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Programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises v 2.0

Direction des déclarations des entreprises, 
Direction générale de cotisation, de prestation et de service

Aperçu et amorce d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Institution fédérale
Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’ÉFVP
Frank Vermaeten
Sous-commissaire
Direction générale de cotisation, de prestation et de service

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Lia Jackson
Directrice
Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels  

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale
Services fiscaux et traitement des déclarations – Programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises

Catégories de documents propres à l’institution ou ordinaireProgramme de compensation de dettes par remboursement des entreprises
ARC DGCPS 229 

Fichier de renseignements personnels propres à l’institution ou ordinaire
Programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises
ARC PPU 221

Autorisation légale pour le programme ou l’activité
Le pouvoir de compenser un remboursement d’impôt sur le revenu est prévu au paragraphe 164(2) de la Loi de l’impôt sur le revenu et au paragraphe 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques pour la TPS/TVH et d’autres prélèvements (Loi sur la taxe d’accise, Loi sur l’accise, Loi de 2001 sur l’accise, Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien et Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre).

Le pouvoir de divulguer des renseignements aux fins de compensation avec toute somme d’argent qui peut être due ou payable par Sa Majesté du chef du Canada est prévu aux alinéas 8(2)b) et (l) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, à l’alinéa 241(4)d) de la Loi de l’impôt sur le revenu, au sous-alinéa 295(5)d)(vi) de la Loi sur la taxe d’accise, au sous-alinéa 211(6)e)(vi) de la Loi de 2001 sur la taxe d’accise, au paragraphe 107(6) de la Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre, au sous-alinéa 84(6)d)(vi) de la Loi de 2006 sur les droits d’exportation de produits de bois d’œuvre et au paragraphe 9(3) de la Loi sur la gestion des finances publiques. 

Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications

Aperçu du programme ou de l’activité

Le Programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises est une initiative de l’Agence du revenu du Canada en vertu de laquelle les montants des remboursements des secteurs de recettes des entreprises peuvent être compensés par des dettes dues à Sa Majesté du chef du Canada ou à Sa Majesté du chef d’une province ou d’un territoire. L’ensemble des ministères et organismes fédéraux, provinciaux ou territoriaux, ou des sociétés d’État, peuvent participer à ce programme, sous réserve des exigences politiques et de toute autre obligation de l’Agence. Les partenaires doivent conclure une entente officielle avec l’Agence pour participer au programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises, et ces ententes prennent la forme d’un protocole d’entente.

La Division de la comptabilité des entreprises (DCE) est l’autorité fonctionnelle pour tous les secteurs de recettes des entreprises (impôt des sociétés, taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée [TPS/TVH] et autres prélèvements dans le système de comptabilité normalisée). La DCE a également la responsabilité de fournir un soutien aux bureaux locaux pour l’administration du Programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises. Le Programme permet à l’Agence de compenser les remboursements d’impôt des sociétés, de la TPS/TVH et des déclarations spécialisées des entreprises aux autres ministères fédéraux, aux sociétés d’État ou aux ministères provinciaux et territoriaux qui participent au Programme. 

Afin de participer au Programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises, les autres ministères ou organismes fédéraux, provinciaux ou territoriaux, ou sociétés d’État, doivent conclure une entente officielle avec l’Agence. L’entente officielle prend la forme d’un protocole d’entente, qui énonce les conditions et les procédures en vertu desquelles les remboursements des comptes d’impôt des entreprises seront compensés, ainsi que l’échange de renseignements aux fins de compensation. Une fois qu’un protocole d’entente est signé, l’autre ministère ou organisme fédéral, provincial ou territorial, ou société d’État, devient un participant au Programme et peut demander une compensation de dettes par remboursement des entreprises. Avant de compenser les remboursements d’une entreprise à un participant du Programme, l’Agence s’acquittera d’abord des dettes que l’entreprise a contractées auprès de l’Agence et s’assurera que le statut de déclaration de l’entreprise est à jour par rapport aux différentes lois qu’elle applique.

Afin de faire une demande de compensation de dettes par remboursement des entreprises, le participant doit d’abord avoir fait une tentative raisonnable pour : 

Cela doit être fait avant de présenter une demande de compensation de dettes par remboursement à l’Agence, conformément à la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et à la Ligne directrice sur le recouvrement des comptes débiteurs. 

Pour amorcer une demande de compensation de dettes par remboursement des entreprises, le participant doit remplir et soumettre à l’Agence les formulaires suivants :

Le participant peut soumettre les formulaires à l’Agence par l’intermédiaire de la boîte aux lettres de la compensation de dettes par remboursement des entreprises. Les renseignements communiqués dans ces formulaires se limitent à des renseignements suffisants pour identifier le débiteur et traiter la demande de compensation. L’annexe E du protocole d’entente prescrit les renseignements qui doivent être divulgués à l’Agence, notamment :

Si des renseignements supplémentaires sont requis pour identifier le débiteur, on peut demander au participant d’inclure ce qui suit : 

Une fois les formulaires reçus, l’Agence compare le nom et l’adresse du débiteur fournis par le participant avec les renseignements dans l’ordinateur central de l’Agence afin de déterminer s’il y a une correspondance. Si l’Agence n’est pas en mesure de trouver le ou les comptes d’entreprise du débiteur, elle demandera au participant de fournir des renseignements supplémentaires qui lui permettraient de faire une correspondance. Si aucune correspondance n’est trouvée, aucun montant ne sera compensé à ce participant pour ce débiteur et le participant en sera informé. Si une correspondance est trouvée, l’Agence retiendra tous les remboursements du débiteur qui pourraient servir aux fins de compensation.

Lorsqu’une correspondance est trouvée dans le système du numéro d’entreprise, l’Agence enverra une lettre d’avis initiale au débiteur. La lettre explique que l’Agence peut utiliser ses remboursements d’impôt sur le revenu des sociétés, ses remboursements de la TPS/TVH et ses remboursements des déclarations spécialisées des entreprises pour payer la dette en souffrance auprès du demandeur de la compensation.

Les participants à la compensation de dettes par remboursement des entreprises sont également tenus d’envoyer une lettre semblable au débiteur. Le participant doit aviser l’Agence immédiatement si la totalité de la dette a été payée, si la dette a augmenté ou diminué, ou si d’autres ententes ont été conclues entre le participant et le débiteur après l’envoi de la demande de compensation.

Lorsqu’un remboursement devient disponible, et si le débiteur a produit toutes ses déclarations et qu’il n’a pas de solde en souffrance, l’Agence traitera la demande de compensation et enverra une lettre d’avis pour informer le débiteur du montant qui a été compensé au participant qui a demandé la compensation.

Quoi de neuf
Depuis la première version de l’ÉFVP, les nouveaux ministères du gouvernement fédéral, la province de la Colombie-Britannique et la province de l’Ontario ont signé un protocole d’entente pour participer au Programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises. Toutes les ententes provisoires antérieures ont été annulées et certaines organisations ont renouvelé leur participation au Programme en signant un protocole d’entente. Aucun autre changement n’a eu lieu dans le cadre de l’administration du Programme qui pourrait avoir une incidence sur les pratiques du Programme en matière de protection des renseignements personnels.

Depuis le 1er janvier 2019, les remboursements de la redevance sur les combustibles en vertu de la Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre et les remboursements des droits d’accise sur le cannabis en vertu de la Loi de 2001 sur l’accise ont été ajoutés au Programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises.

La portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
La portée de cette ÉFVP couvre l’administration du Programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises, qui comprend la réception d’une demande de compensation, ses inscriptions dans la base de données du Programme et le versement d’un remboursement au demandeur en vertu du système de comptabilité normalisée.

Des ententes de collaboration écrites sont en place avec d’autres ministères ou organismes fédéraux, provinciaux ou territoriaux, ou sociétés d’État, auxquels l’Agence fournit le service de compensation. Chaque entente comprend ce qui suit :

Chaque entente est accompagnée d’un questionnaire de sécurité qui est examiné et approuvé par la Direction de la sécurité et des affaires internes. Il y a une clause de vérification interne incluse dans chaque entente, qui stipule qu’un examen périodique doit être effectué par le partenaire en ce qui concerne la confidentialité et la sécurité des renseignements fournis par l’Agence.

Détermination et classement du risque 

A) Type de programme ou d’activité
Administration des programmes/Activités et services  

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails : 
La compensation de dettes par remboursement des entreprises a une incidence sur l’administration des paiements de programme, mais pas sur le calcul de ces paiements – seulement sur leur versement. Les remboursements qui peuvent être versés à l’entreprise par l’Agence peuvent être redirigés vers un participant de la compensation de dettes par remboursement.

B) Type de renseignements personnels en jeu et contexte
Le numéro d’assurance sociale, les renseignements médicaux ou financiers, ou d’autres renseignements personnels de nature délicate ou dont le contexte est de nature délicate. Les renseignements personnels de mineurs, de personnes inaptes ou de représentants agissant au nom d’un particulier. 

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails : 
L’administration du Programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises s’appuie sur la base de données de la compensation de dettes par remboursement. Pour demander une compensation, le participant doit soumettre à l’Agence un formulaire de demande de compensation de dettes par remboursement et un formulaire de déclaration. Le formulaire de demande de compensation de dettes par remboursement fournit les renseignements nécessaires pour identifier le ou les comptes d’entreprise du débiteur et pour imposer une suppression sur le ou les comptes d’entreprise du débiteur. Le formulaire de déclaration est une sorte d’affidavit confirmant que le participant à la compensation de dettes par remboursement des entreprises a respecté les exigences pour demander une compensation. 

Qu’une correspondance soit trouvée ou non, les deux formulaires sont sauvegardés dans le dossier de compensation de dettes par remboursement sur le lecteur G de l’Agence. Les renseignements utilisés pour mettre à jour la base de données sur la compensation de dettes par remboursement des entreprises sont le nom du débiteur, le montant de la demande de compensation, le numéro d’entreprise, le nom du participant qui a demandé la compensation et ses instructions de remboursement. Les renseignements recueillis sont uniquement utilisés à des fins de compensation d’une dette par les remboursements de l’entreprise. Les renseignements fournis dans le formulaire de demande de compensation de dettes par remboursement sont les renseignements prescrits indiqués à l’annexe E du protocole d’entente et comprennent ce qui suit :  

Si l’Agence a de la difficulté à trouver une correspondance dans son système, elle peut demander les renseignements supplémentaires suivants :

L’Agence ne divulguera aucun renseignement d’entreprise au participant à la compensation de dettes par remboursement des entreprises.

C) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé 
Avec d’autres gouvernements ou une combinaison des gouvernements fédéraux et provinciaux ou des administrations municipales. 

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails : 
L’Agence acceptera uniquement d’autres ministères et organismes fédéraux, provinciaux ou territoriaux, ou sociétés d’État, à titre de participants au Programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises. L’Agence ne recueille que des renseignements pour lui permettre d’identifier l’entreprise ayant une dette en souffrance envers le participant au Programme. Lorsqu’une correspondance est trouvée, une suppression de remboursement est établie sur le ou les comptes d’entreprise du débiteur. Lorsqu’un montant de remboursement est déterminé, les fonds sont dirigés vers le participant au Programme. L’Agence ne communique aucun autre renseignement dans le cadre de ce programme.

D) Durée du programme ou de l’activité
Il s’agit d’un programme à long terme.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails : 
Ce programme se poursuivra indéfiniment.

E) Population du programme
Le programme touche certains particuliers à des fins administratives externes.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails : 
Le Programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises administre les demandes de compensation à l’égard de l’impôt des sociétés (T2), de la TPS/TVH (RT) et des autres prélèvements, ce qui comprend les comptes de taxes d’accise non liés à la TPS/TVH (RE, RN), les droits d’accise (RD), les droits pour la sécurité des passagers du transport aérien (RG), les droits d’exportation de produits de bois d’œuvre (SL) et la taxe sur le carbone (CT) en vertu de la Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre.  

F) Technologie et vie privée

  1. L’activité ou le programme, nouveau ou modifié, comporte-t-il la mise en œuvre d’un nouveau système électronique, d’un logiciel ou d’un programme d’application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l’activité en ce qui a trait à la création, à la collecte ou à la manipulation de renseignements personnels?

    2. Risque pour la vie privée : Non

  2. L’activité ou le programme, nouveau ou modifié, nécessite-t-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?

    3. Risque pour la vie privée : Non

  3. L’activité ou le programme, nouveau ou modifié, comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :

Méthode d’identification améliorée – Comprend la technologie biométrique (c.-à-d. la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence (IRF), etc.) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » (c.-à-d. des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact qui est liée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou à seulement une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable). 

Risque pour la vie privée : Non

Utilisation de la surveillance – Comprend les technologies de surveillance, telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, et la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification et la surveillance par satellite.

Risque pour la vie privée : Non

Détails :
Aucune surveillance des particuliers associés au Programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises n’est effectuée.

Toutefois, dans le cadre du Programme de sécurité de l’Agence, les employés de l’Agence qui ont accès à des renseignements personnels sont surveillés par l’intermédiaire du Programme des affaires internes et du contrôle de la fraude, ce qui comprend l’utilisation de la solution de gestion de la fraude d’entreprise (GFE). La solution de GFE enregistre certains renseignements, notamment l’ID utilisateur fourni pour ouvrir une session, la date et l’heure d’ouverture et de fermeture de session, l’endroit où se trouve l’utilisateur, l’identité du terminal, le nom et l’ID du client dont on a accédé aux dossiers, les modifications apportées pendant chaque session de l’utilisateur, etc. 

Les renseignements servent à s’assurer que seuls les employés autorisés ont accès à des renseignements personnels et que l’accès peut être lié à une personne en particulier pour appuyer les enquêtes sur les cas soupçonnés ou présumés de mauvaise utilisation. 

Chaque fois que les employés de l’Agence ouvrent une session sur leur ordinateur, un avis s’affiche et exige qu’ils reconnaissent qu’ils sont au courant du fait que tout accès aux réseaux de l’Agence est surveillé et que cet accès est accordé uniquement selon le principe du besoin de savoir. Ces renseignements sont décrits dans le fichier de renseignements personnels de l’Agence ARC PPU 718 – Surveillance de l’accès électronique aux renseignements sur les contribuables.

Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances – Pour l’application de la Directive sur l’ÉFVP, les institutions fédérales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignement), des tendances ou des modèles, ou pour prédire des comportements.

Risque pour la vie privée : Non

Détails :
L’Agence utilisera les renseignements fournis par le participant à la compensation de dettes par remboursement des entreprises pour déterminer le ou les comptes d’entreprise du débiteur qui peuvent avoir des remboursements disponibles pouvant être utilisés aux fins de compensation. Les agents de l’Agence effectueront des recherches dans les systèmes de l’ordinateur central de l’Agence afin de trouver le ou les comptes d’entreprise du débiteur. Ils vont comparer le nom, l’adresse, les numéros de téléphone et le numéro de facture du débiteur aux dossiers de l’ordinateur central de l’Agence afin de trouver le compte d’entreprise en question.

G) Transmission des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont utilisés dans un système qui est lié à au moins un autre système.

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails : 
La correspondance des participants à la compensation de dettes par remboursement des entreprises est reçue par courriel chiffré. Tous les renseignements reçus des participants, et les renseignements qui leur sont retournés par l’Agence, sont stockés dans une base de données de l’Agence et sur un lecteur de l’Agence (le lecteur G), organisés par numéro d’entreprise. Un nouveau dossier est ouvert pour chaque compte pour lequel une correspondance est trouvée. Dans le dossier, les PDF des formulaires de demande et de déclaration reçus du participant sont sauvegardés. Les courriels sont sauvegardés dans la boîte aux lettres Outlook sous un numéro de suivi. L’accès à la boîte aux lettres, à la base de données et au lecteur G est limité aux employés de l’Agence ayant un besoin d’accès lié au travail (certains agents du centre fiscal de Summerside et de l’Administration centrale).

H) Risque possible pour le particulier ou l’employé 

Détails : 
Comme nous recevons rarement le numéro d’entreprise ou le numéro d’assurance sociale du client, le risque est quelque peu réduit. Toutefois, si le nom, l’adresse et les coordonnées de l’entreprise, ou le montant dû à un autre ministère, sont perdus ou volés, l’incidence sur l’entreprise pourrait comprendre le vol d’identité et possiblement un embarras pour l’entreprise si le montant dû était révélé. Toutes les communications sont effectuées par courriel chiffré.

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