Programme des retenues d’impôt des non-résidents de la partie XIII

Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) - La Direction de l’observation des particuliers de la Direction générale des recouvrements et de la vérification

Aperçu et amorce d’une ÉFVP

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Michael Snaauw
Sous-commissaire, Direction générale des recouvrements et de la vérification

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Marie-Claude Juneau
Coordonnatrice de l’AIPRP

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale

Recouvrements, observation et vérification – Observation et vérification

Description de la catégorie de document et du fichier de renseignements personnels

Catégories de documents spécifiques à l'institution ou ordinaire :
Numéro de dossier du programme des retenues d’impôt des non-résidents de la partie XIII (CRA CVB 189)

Description des FRP spécifiques à l'institution ou ordinaire :
Numéro de fichier de renseignements personnels du programme des retenues d’impôt des non-résidents de la partie XIII (CRA PPU 094)

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 215, de la partie XIII de la LIR. Le NAS est recueilli conformément à l’article 237 et au paragraphe 220(1) de la LIR et est utilisé aux fins d’identification.

Résumé du projet, de l'initiative, des modifications

La portée de cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée vise la charge de travail du Programme des retenues d’impôt des non-résidents (partie XIII), principalement exécutée au Bureau des services fiscaux international et d’Ottawa (BSFIO). Elle touche les obligations relatives à la retenue, le versement, la déclaration et la production de déclarations en vertu de la partie XIII de la LIR, de même que les différents choix et demandes de remboursement qui sont présentés par les entreprises, les tiers et les particuliers.

Détermination et classement du risque

A) Type de programme ou d’activité

Administration des programmes, des activités et des services

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails : Les renseignements personnels sont utilisés afin d’identifier le contribuable et de réaliser des mises à jour sur les comptes et les activités d’observation, comme :

• Mettre à jour le dossier du contribuable (p. ex. changements d’adresse, mises à jour du représentant autorisé);
• Examiner les opérations du compte;
• Évaluer ou réévaluer les montants dus (impôt, pénalités et/ou d’intérêts);
• Émettre des remboursements;
• Tenter de recouvrer les montants en souffrance;
• Réaliser les redressements au compte;

B) Type de renseignements personnels en jeu et contexte

Le numéro d’assurance sociale, les renseignements médicaux et financiers ou d’autres renseignements personnels de nature délicate et/ou encore le contexte de ceux-ci sont de nature délicate. Les renseignements personnels sur les mineurs, les personnes incapables ou un représentant agissant au nom du particulier concerné.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails : Le Programme de la partie XIII compile et se fonde sur les renseignements recueillis en vertu de la LIR pour :

• Créer de nouveaux comptes d’impôt de non-résidents;
• Répondre à la correspondance ou aux demandes de renseignements par téléphone;
• Traiter les demandes NR5, NR6 ou NR7-R;
• Accéder aux montants d’impôt en souffrance.

Les renseignements personnels peuvent comprendre des détails comme le nom, les coordonnées, le numéro de téléphone et l’adresse, des numéros connexes d’identification aux fins de l’impôt (p. ex. BN, T1, T3, GLA), des numéros connexes d’identification de tiers aux fins de l’impôt (p. ex. le NE ou le NAS d’un représentant canadien, le NAS d’un client non-résident).

C) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé

Avec d’autres gouvernements, ou une combinaison des gouvernements fédéral et provinciaux et/ou des administrations municipales.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails : Les renseignements personnels recueillis par le programme de retenues de la partie XIII peuvent être partagés à l’interne au sein de l’ARC dans le but d’administrer des programmes de l’ARC connexes. L’ARC peut également partager des renseignements personnels comme le nom, le NAS ou le numéro de régime de pension avec tout responsable du régime de pension applicable (fédéral, provincial ou tiers) afin de traiter une demande NR5 de réduction d’impôt retenu.

D) Durée du programme ou de l’activité

Programme à long terme

Programme existant qui a été modifié ou qui ne possède pas de date d’élimination progressive précise.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails : Ces activités se poursuivront indéfiniment.

E) Population du programme

Le programme touche certains particuliers aux fins administratives externes.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails : Le programme de la partie XIII touche les entreprises, les tiers et/ou les particuliers qui paient ou qui reçoivent un revenu passif imposable dans le cadre de la partie XIII de la LIR.

F) Technologie et vie privée

L'activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, d'un logiciel ou d'un programme d'application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l'activité eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?

Risque pour la vie privée : Non

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité est-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?

Risque pour la vie privée : Non

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :

Méthode d’identification améliorée – cela comprend la technologie biométrique (c.-à-d. la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence (IRF), etc.) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » (c.-à-d. des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact qui est reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou une seulement à une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable).

Risque pour la vie privée : Non

Détails : S.O.

Utilisation de la surveillance – cela comprend les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, entre autres.

Risque pour la vie privée : Non

Détails : Le programme n’implique pas l’utilisation de la surveillance des particuliers associés à la production d’une déclaration, au paiement de versements ou à la réalisation de choix liés au Programme des retenues d’impôt des non-résidents (programme de la partie XIII). Les agents des services accèdent à différents comptes pour leur permettre de répondre aux demandes des contribuables ou de résoudre des problèmes de comptes.

Conformément aux exigences de la Politique sur la journalisation et la surveillance de l’accès aux renseignements des contribuables de l’ARC, tous les accès aux renseignements personnels identifiables des contribuables sont surveillés et journalisés afin de créer une piste de vérification, au moyen du Système de pistes de vérification en direct (SPVD) du SNPV. L’utilisation de renseignements liés aux enregistrements de pistes de vérification, tels que l’ID utilisateur pour l’ouverture de session des employés de l’ARC, la date et l’heure de l’ouverture et de la fermeture de session, l’emplacement où se trouve l’utilisateur, l’identité du terminal, le nom et l’ID du contribuable pour lequel les dossiers ont été accédés, ce qui comprend les modifications apportées pendant chaque séance de l’utilisateur. Les renseignements sont utilisés pour vérifier que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux renseignements personnels et pour s’assurer que les accès peuvent être liés à des particuliers précis pour appuyer une enquête concernant une utilisation malveillante soupçonnée ou alléguée.

Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances – pour l’application de la Directive sur l’ÉFVP, les institutions fédérales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles ou pour prédire des comportements.

Risque pour la vie privée : Oui

Détails : La Fonction de rapport Platinum (FRP) est une sous-catégorie du Système de repérage et d’analyse de rapports statistiques (SRARS); elle permet à une personne autorisée d’exécuter des demandes de renseignements dans une base de données afin de déceler des tendances ou de recueillir des statistiques ou tout autre renseignement nécessaire. Des rapports sont créés à partir de la FRP au moyen d’un ensemble de filtres et de paramètres identifiés qui sont ensuite utilisés aux fins d’analyse.　

G) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés dans un système qui a des connexions à au moins un autre système.

Le programme ou l’activité comprend une ou plusieurs connexions à Internet, à l’intranet ou à tout autre système. La circulation des documents sur copie papier n’est pas contrôlée.

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails : Les renseignements sont entrés dans les différents systèmes informatiques de l’ARC utilisés à l’Agence; toutefois, les renseignements seront seulement utilisés aux fins du Programme des retenues d’impôt de la partie XIII. Des mesures sont en place pour protéger les renseignements.

Les données obtenues dans le cadre des obligations du Programme des retenues d’impôt de la partie XIII ne peuvent EN AUCUN CAS être transférées à un appareil portatif (p. ex. CD/DVD, clé USB).

H) Risque possible pour le particulier ou l’employé

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails : Si ces renseignements sont divulgués ou compromis de manière accidentelle ou délibérée, ils risqueraient vraisemblablement de mettre l’ARC dans l’embarras et d’entraîner une perte de crédibilité et de confiance avec le public.

I) Risque possible pour l’institution

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails : Si les renseignements personnels étaient compromis, ils pourraient causer un préjudice financier à la personne et la mettre dans l’embarras.