Programme du traitement des déclarations et des paiements des sociétés v3.0 - Sommaire d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Direction des déclarations des entreprises
Direction générale de cotisation‚ de prestation et de service
Agence du revenu du Canada

Aperçu et amorce d’une ÉFVP

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’ÉFVP

Frank Vermaeten
Sous-commissaire
Direction générale de cotisation‚ de prestation et de service

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Lia Jackson
Directrice
Direction de l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale

Impôts – Services fiscaux et traitement des déclarations

Description de la catégorie de document et du fichier de renseignements personnels

Catégories de documents propres à l’institution ou ordinaires :
Programme de traitement des déclarations et des paiements des sociétés
ARC DGCPS 225

Fichiers de renseignements personnels (FRP) spécifiques à l’institution ou ordinaires :
Traitement des déclarations et des paiements des sociétés
ARC PPU 047

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications

Aperçu du programme ou de l’activité

Le Programme du traitement des déclarations et des paiements des sociétés veille à ce que les déclarations de revenus des sociétés (T2) pour les sociétés résidentes et non résidentes ainsi que les déclarations spéciales et les choix (DSC) fassent l’objet d’une cotisation exacte et en temps opportun. Le Programme T2 mène des activités de planification, de contrôle, de surveillance et de vérification de ces déclarations et englobe tous les systèmes, les procédures et les politiques relatifs aux cotisations et aux nouvelles cotisations, à l’émission d’avis et à l’examen de l’exactitude des déclarations T2 et des DSC en vue de déterminer les redressements qui s’imposent. 

Le traitement des paiements est responsable de l’administration, de l’élaboration, de la mise en œuvre, de la surveillance et de la maintenance des systèmes qui soutiennent et facilitent le versement, le traitement et le suivi des paiements faits à l’Agence. Le Programme T2 est également responsable d’établir les cotisations découlant des déclarations de revenus provinciales des sociétés pour les impôts et les crédits qui sont harmonisés avec les déclarations T2 fédérales. Cela s’applique à toutes les provinces, à l’exception du Québec et de l’Alberta, qui administrent leurs propres déclarations de revenus des sociétés provinciales. Les renseignements sont communiqués aux ministères fédéraux et aux gouvernements provinciaux et territoriaux conformément aux ententes sur l’échange de renseignements établies. Les renseignements propres à un accord peuvent aussi être communiqués par les programmes de l’autorité compétente de l’Agence aux gouvernements étrangers en vertu d’une convention fiscale. Une convention fiscale ou un accord est généralement conçu de façon à éviter la double imposition.

Toutes les sociétés résidentes, y compris les organismes à but non lucratif, les sociétés exonérées d’impôt et les sociétés inactives (à l’exception des sociétés d’État exonérées d’impôt, des colonies huttérites et des organismes de bienfaisance enregistrés) doivent produire une déclaration T2 pour chaque année d’imposition, même lorsqu’elles n’ont pas d’impôt à payer. Une société non résidente doit produire une déclaration si, à un moment de l’année, elle a exploité une entreprise au Canada, réalisé un gain en capital imposable ou disposé d’un bien canadien imposable.

Un choix est un formulaire que produit un contribuable, sur une base volontaire, pour être admissible à des dispositions fiscales spéciales en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR). Dans la plupart des cas, ces dispositions sont utilisées pour éliminer ou reporter certaines conséquences fiscales découlant d’une opération particulière. Les déclarations spéciales sont des déclarations de revenus qu’un contribuable est tenu de produire en vertu de la LIR. Les déclarations spéciales génèrent un avis de cotisation et doivent être produites en plus d’une déclaration T2. Dans la plupart des cas, les déclarations spéciales sont utilisées pour calculer divers impôts, y compris, sans toutefois s’y limiter, l’impôt pour la disposition de certains biens et l’impôt sur le revenu provenant du Canada d’un assureur non-résident approuvé.

Au total, il y a 3,3 millions de sociétés inscrites dans le système du numéro d’entreprise, et plus de 2,2 millions de déclarations T2 et 107 000 DSC sont traités chaque année.  

Quoi de neuf ?

  1. Les renseignements divulgués à Emploi et Développement social Canada en vertu du protocole d’entente pour la fourniture de renseignements protégés à l’appui du Régime de pensions du Canada, de l’assurance-emploi et de la Sécurité de la vieillesse ont été mis à jour pour inclure ce qui suit :
    • des renseignements sur le revenu, les dépenses, les déductions et l’annexe 11
  2. Certains éléments ont été ajoutés afin de mieux refléter les activités actuelles du Programme de traitement des déclarations et des paiements des sociétés.

Portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

La présente évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) cible et évalue les risques pour la protection des renseignements personnels liés au programme de cotisation des déclarations T2 de l’Agence, y compris le traitement des déclarations des sociétés (T2 et DSC) et des paiements.

Certaines activités en matière d’observation, comme les vérifications et les enquêtes, sont des programmes distincts et ne font donc pas partie de la présente EFVP.

Détermination et classement du risque

A) Type de programme ou d’activité

Administration des programmes/activités et services

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails :

Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le Programme T2. Par exemple, ils sont nécessaires pour l’identification, le traitement des déclarations et des choix, la perception des recettes, l’émission de paiements et le soutien aux contribuables. Les renseignements sont utilisés afin de calculer le montant exact de l’impôt à payer ou des crédits dans le compte et d’éviter les remboursements injustifiés.

Les renseignements personnels recueillis dans le cadre du Programme T2 sont communiqués aux programmes d’observation afin de détecter la fraude ou d’enquêter sur des abus possibles. Si un cas de fraude ou d’abus est constaté, des vérifications peuvent être effectuées, lesquelles peuvent donner lieu à un impôt supplémentaire à payer et à des pénalités. Toutes les déclarations T2 peuvent être sélectionnées aux fins de vérification.

B) Type de renseignements personnels et contexte

Numéro d’assurance sociale, renseignements médicaux et financiers ou d’autres renseignements personnels de nature délicate, ou dont le contexte est de nature délicate. Renseignements personnels sur des mineurs, des personnes inaptes ou des représentants agissant au nom des personnes concernées.    

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Les renseignements personnels incluent le nom, les coordonnées et les renseignements financiers. Ils peuvent également comprendre des renseignements sur des personnes associées. 

C) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé

Organisations du secteur privé, organisations internationales ou gouvernements étrangers. 

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

L’Agence divulgue des renseignements personnels à ses partenaires provinciaux, à ses divers programmes et à d’autres ministères et organismes fédéraux. Les renseignements communiqués sont analysés afin de déterminer si d’autres détails de production sont nécessaires. Les données feront l’objet de renvois croisés entre les programmes selon le principe du besoin de savoir, aux fins de l’administration des programmes et de l’application de la loi. L’objectif est d’encourager les entreprises à divulguer entièrement leur activité commerciale, à respecter les exigences en matière de déclaration et de versement, et à réduire la planification fiscale abusive ou les reports d’impôt.

Les documents papier qui comprennent des renseignements personnels sont conservés pour une période déterminée par un tiers du secteur privé qui a une entente contractuelle avec l’Agence. 

D) Durée du programme ou de l’activité :

Programme à long terme

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Le Programme de traitement des déclarations et des paiements des sociétés n’a pas de date de fin.

E) Population du programme

Le programme touche certains particuliers à des fins administratives externes.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Le Programme actuel s’applique aux personnes affiliées à toutes les sociétés qui ont un établissement au Canada.

F) Technologie et vie privée

  1. L'activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, d'un logiciel ou d'un programme d'application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l'activité quant à la création, à la collecte ou à la manipulation de renseignements personnels?
  2. Risque pour la vie privée : Non

  3. L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) exige-t-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?
  4. Risque pour la vie privée : Non

  5. L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) comprend-il la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes?

Méthode d’identification améliorée : Comprend la technologie biométrique (par exemple, la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale et l’identification par radiofréquence [IRF]) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » (c’est-à-dire des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact qui est reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou seulement à une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable). 

Risque pour la vie privée : Non

Utilisation de la surveillance : Comprend, entre autres, les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification et la surveillance par satellite.

Risque pour la vie privée : Non

Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances : Afin de respecter la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, les institutions fédérales doivent cerner les activités qui comprennent l’utilisation d’une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, évaluer ou extraire des éléments des renseignements personnels. Ces activités comprennent le rapprochement de renseignements personnels, le rapprochement de dossiers, l’exploration de renseignements personnels, la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances et le filtrage ou l’analyse de renseignements. De telles activités comportent une forme ou une autre d’intelligence artificielle ou d’apprentissage machine pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles, ou encore pour prédire des comportements. 

Risque pour la vie privée : Oui

G) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont transmis au moyen de technologies sans fil.

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

Les systèmes CORTAX et des DSC sont liés à différents systèmes qui se trouvent sur les serveurs de l’Agence. Ils sont sécurisés. Seuls les employés de l’Agence ont accès au système, selon le principe du besoin de savoir. L’accès à l’emplacement physique où les ordinateurs sont conservés est contrôlé. Il y a une piste de vérification pour toutes les consultations et tous les changements liés à ces systèmes. Chaque utilisateur reçoit un niveau d’accès en fonction des exigences organisationnelles (rôles et profils).

Les fichiers de données sont chiffrés et transférés par voie électronique au moyen du Protocol de transfert de fichiers (PTF) ou par messagerie assurée en se servant de disques compacts (DC) ou de disques numériques polyvalents (DVD).

De plus, l’infrastructure à clé publique (ICP) a été mise en œuvre afin d’appuyer plusieurs initiatives à l’échelle de l’Agence, y compris l’accès à distance sécurisé, les courriels sécurisés et les autres transactions électroniques nécessitant la sécurité électronique ou la signature numérique. L’ICP est une combinaison de politiques et de technologies qui établissent un environnement de travail électronique sécurisé, permettant aux utilisateurs de l’Agence d’effectuer des opérations électroniques sécurisées. L’ICP utilise des certificats numériques et des outils essentiels pour permettre l’utilisation sûre et fiable de nos réseaux électroniques. Les certificats numériques permettent aux utilisateurs d’utiliser les réseaux électroniques de l’Agence pour envoyer, recevoir et accéder à des renseignements protégés en toute sécurité. En général, les risques et les préoccupations en matière de vie privée sont faibles, et l’on s’attend à ce qu’ils demeurent faibles. Les pratiques d’atténuation actuelles sont considérées comme adéquates et elles sont rigoureusement réglementées.

Certains postes de travail d’employés comprennent des ordinateurs portatifs et des stations d’accueil fournis par l’Agence. Tout télétravail se fait à l’aide d’un accès à distance sécurisé.

Toutes les clés USB (Universal Serial Bus) utilisées doivent être fournies par l’Agence et formatées au moyen de la technologie de chiffrement propre à l’utilisateur.

H) Risque potentiel qu’en cas d’atteinte à la vie privée, il y ait une incidence sur la personne ou l’employé

Détails :

Si des renseignements personnels ont été compromis, cela peut entraîner un préjudice financier et un embarras pour le particulier.

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