Registres pour les véhicules à moteur

Registre complet

La meilleure façon de démontrer qu'un véhicule est utilisé à des fins commerciales est de conserver un registre exact de tous les déplacements effectués pour toute l'année, en précisant pour chaque déplacement effectué pour toute l'année, en précisant pour déplacement la destination, la raison du déplacement et la distance parcourue.

Vous pouvez déduire seulement les dépenses raisonnables et à l'appui de reçus. Pour obtenir le maximum admissible, vous devez tenir un registre indiquant le total des kilomètres parcourus par chaque véhicule, ainsi que les kilomètres que vous avez parcourus pour gagner un revenu d'entreprise.

Pour chaque voyage que vous avez fait pour gagner un revenu d'entreprise, gardez un registre des éléments suivants :

  • la date
  • la destination
  • le but du voyage
  • le nombre de kilomètres parcourus

Inscrivez le kilométrage indiqué à l'odomètre de chaque véhicule au début et à la fin de l'exercice.

Si vous changez de véhicule à moteur pendant l'exercice, inscrivez la date et le kilométrage à l'odomètre de chaque véhicule au moment soit de la vente, de l'achat ou de l'échange de celui-ci.

Registre simplifié

Vous pouvez choisir de tenir un registre complet pendant un an afin de déterminer l'utilisation à des fins commerciales qu'elles font d'un véhicule au cours d'une année de base.

Après une année complète de tenue du registre afin de déterminer l'année de base, un registre pour une période représentative de trois mois peut être utilisé afin d'extrapoler l'utilisation du véhicule à des fins commerciales pour l'année complète, si l'utilisation se trouve dans la même échelle (plus ou moins 10 %) que les résultats de l'année de base. Les entreprises devront démontrer que l'utilisation du véhicule au cours de l'année de base demeure représentative de l'utilisation normale du véhicule.

L'utilisation du véhicule à des fins commerciales au cours de l'année suivante sera calculée en multipliant l'utilisation commerciale déterminée dans l'année de base par le ratio entre la période représentative et la période de l'année de base. La formule pour ce calcul est la suivante :

(Pourcentage de la période de l'année représentative ÷ Pourcentage de la période de l'année de base) × Pourcentage annuel de l'année de base = Utilisation aux fins de l'entreprise calculée annuellement

Si l'utilisation aux fins de l'entreprise calculée annuellement augmente ou diminue de plus de 10 % dans une année future, l'année de base n'est plus un indicateur approprié de l'utilisation annuelle de cette année. Dans un tel cas, le registre pour la période représentative ne serait fiable que pour la période de trois mois pendant laquelle il a été tenu. Pour le reste de l'année, l'utilisation du véhicule à des fins commerciales devra être déterminé en s'appuyant sur des dossiers de déplacement courants ou sur tout autre dossier, tel qu'il a été mentionné ci-dessus. Dans de pareilles circonstances, le contribuable devra envisager d'établir une nouvelle année de base en tenant un registre pour une nouvelle période de 12 mois.

Exemple

Un particulier a rempli un registre pour une période de 12 mois qui indiquait un pourcentage d'utilisation à des fins commerciales pour chaque trimestre de 52/46/39/67 et une utilisation annuelle du véhicule de 49 % à des fins commerciales. Dans une année subséquente, le registre a été tenu pour une période représentative en avril, en mai et en juin, qui démontre une utilisation à des fins commerciales de 51 %. Au cours de l'année de base, le pourcentage d'utilisation du véhicule à des fins commerciales était de 46 % pour les mois d'avril, mai et juin. Le calcul pour l'utilisation du véhicule à des fins commerciales se ferait comme suit :

(51 % ÷ 46 %) × 49 % = 54 %

Dans un tel cas, l'ARC accepterait, en l'absence de toute preuve contradictoire, le calcul relatif à l'utilisation annuelle du véhicule à des fins commerciales à 54 % (c'est-à-dire que l'utilisation annuelle à des fins commerciales se situe dans les 10 % de l'utilisation annuelle à des fins commerciales pour l'année de base - cela ne représente pas moins de 39 %, ni plus de 59 %).

Même s'il faut seulement conserver les registres et les documents à l'appui pour une période de six ans à partir de la fin de l'exercice auquel ils se rapportent, le registre pour la période de 12 mois doit être conservé pour une période de six ans suivant la fin de l'exercice pour qu'il a été utilisé pour établir l'utilisation du véhicule à des fins commerciales.

Si vous utilisez plus d'un véhicule pour gagner votre revenu, calculez les dépenses de chaque véhicule séparément. Gardez des registres comptables séparés pour chacun des véhicules. Ces registres comptables doivent indiquer le kilométrage total parcouru à des fins commerciales par chacun des véhicules, ainsi que leurs coûts de fonctionnement.

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