Registres d'entreprise
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Vous êtes tenu par la loi d'inscrire toutes vos transactions dans vos registres comptables et d'être en mesure de montrer la provenance de tous vos revenus et dépenses. Les registres comprennent les comptes, les conventions, les livres, les graphiques et les tableaux, les diagrammes, les formulaires, les images, les factures, les lettres, les cartes, les notes, les plans, les déclarations, les états, les télégrammes, les pièces justificatives et toute autre preuve renfermant des renseignements, que ce soit par écrit ou sous toute autre forme.
Vous devez inscrire dans vos registres comptables vos revenus et dépenses quotidiens. L'Agence du revenu du Canada (ARC) ne fournit pas de registres comptables et l'ARC ne recommande pas l'emploi de registres comptables ou d'un système comptable en particulier. Il y a plusieurs registres et systèmes de comptabilité sur le marché que vous pouvez utiliser. Par exemple, vous pouvez utiliser un registre à colonnes contenant des pages distinctes pour les revenus et les dépenses.
Conservez vos bordereaux de dépôt, vos relevés bancaires et vos chèques annulés. Vous devez tenir des registres comptables distincts pour chacune des entreprises que vous exploitez. Si vous désirez tenir des registres comptables informatisés, ils doivent être clairs et lisibles.
Remarque
N'envoyez pas vos registres comptables avec votre déclaration de revenus. Vous devez cependant les conserver au cas où l'ARC vous demanderions de les consulter plus tard.
Registre des revenus
Vous devez conserver les détails du revenu brut réalisé par votre entreprise. Le revenu brut est le total des revenus avant la déduction des dépenses, incluant celles liées aux marchandises vendues. Votre registre des revenus doit indiquer la date, le montant et la source du revenu.
Vous devez inscrire tous les revenus, que vous ayez reçu de l'argent, des biens, ou des services. Chaque inscription doit être accompagnée d'un document original.
Il peut s'agir :
- d'une facture de vente;
- d'un ruban de caisse enregistreuse;
- d'un reçu;
- d'un relevé de dépôt bancaire;
- d'un relevé d'honoraires;
- d'un contrat.
Remarque pour les agriculteurs
Un document original pour l'agriculture peut être un billet d'achat au comptant provenant de la vente de céréales et un talon de chèque reçu d'un bureau de mise en marché.
Remarque pour les pêcheurs
Un document original pour la pêche peut être une facture pour chaque prise débarquée, des rapports de voyages ou des bordereaux de vente au public, aux détaillants ou aux restaurants.
Pour un exemple montrant comment comptabiliser vos revenus, allez à Exemple – Journal des ventes – Mois de juillet.
Registre des dépenses
Lorsque vous faites une dépense d'entreprise, conservez toujours votre reçu ou votre facture.
Ce document doit comprendre tous les renseignements suivants :
- la date de l'achat;
- le nom et l'adresse du vendeur ou du fournisseur;
- le nom et l'adresse de l'acheteur;
- une description complète des biens ou des services;
- le numéro d'entreprise du vendeur s'il est inscrit à la TPS/TVH, lorsque le prix d’achat est de 30 $ ou plus (avant impôts).
Assurez-vous que le vendeur inscrit la description de chaque bien ou service sur le reçu ou la facture. Toutefois, s'il n'y a pas de description, comme c'est le cas avec les rubans de caisse enregistreuse, vous devriez en écrire une sur le reçu ou la facture, ou dans votre journal des dépenses.
Il est aussi possible que le vendeur ou fournisseur ne vous remette pas un reçu ou une facture. Dans un tel cas, inscrivez le nom et l'adresse du fournisseur ou vendeur, ainsi la somme payée pour chaque bien ou service, la date du paiement et les détails de la transaction dans votre journal des dépenses.
Inscrivez dans vos registres comptables les biens achetés et vendus. Vous devez indiquer qui vous a vendu le bien, le coût ainsi que la date d'achat. Ces renseignements vous aideront à calculer votre déduction pour amortissement (DPA) ainsi que certains autres montants.
Si vous vendez ou échangez un bien, inscrivez la date de la vente ou de l'échange et le montant du paiement ou du crédit de la vente ou de l'échange.
Pour voir un exemple montrant comment comptabiliser vos dépenses, allez à Exemple – Journal des dépenses – Mois de juillet.
Registres des biens
Si vous vendez ou échangez un bien, inscrivez la date de la vente ou de l'échange et le montant du paiement ou du crédit de la vente ou de l'échange.
Formulaires et publications
- Guide T4002, Revenus d'un travail indépendant d'entreprise, de profession libérale, de commissions, d'agriculture et de pêche
- Formulaire T137, Demande d'autorisation de détruire des registres
- Circulaire d'information IC78-10, Conservation et destruction des registres comptables
- Circulaire d'information IC05-1, Tenue de registres électroniques
- Guide RC4022, Renseignements généraux sur la TPS/TVH pour les inscrits
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