Allocations de déplacement

Employés à temps partiel

Si vous versez une allocation raisonnable pour des frais de déplacement ou remboursez de tels frais engagés par un employé à temps partiel pour se rendre à son travail et en revenir, vous n’avez pas à inclure le montant dans son revenu si l’employé à temps partiel et vous-même n’avez aucun lien de dépendance. Cette règle s’applique :

  • aux professeurs ou aux enseignants qui travaillent à temps partiel dans un établissement d’enseignement agréé au Canada et qui vous fournissent un service en leur qualité de professeur ou d’enseignant dans un endroit situé à au moins 80 kilomètres de leur résidence;
  • à un employé à temps partiel qui avait un autre emploi ou qui exploitait une entreprise alors qu’il travaillait dans un endroit situé à au moins 80 kilomètres à la fois du lieu de sa résidence et du lieu de son autre emploi ou entreprise

Vendeurs et membres du clergé

Une allocation raisonnable pour frais de déplacement que vous versez à un vendeur ou à un membre du clergé, autre que pour l'utilisation d'une automobile (par exemple, pour les repas, le logement, les indemnités journalières).  L'allocation n'est pas incluse dans le revenu de l'employé si elle était pour des dépenses se rapportant à l'exercice de la charge ou de l'emploi et que l'employé est, selon le cas :

  • un agent commercial qui vend des biens et négocie des contrats pour le compte de l'employeur;
  • un membre du clergé.

Autres employés

Vous devez inclure l'allocation raisonnable pour frais de déplacement dans le revenu d'un employé, autre qu'un vendeur ou un membre du clergé, qui voyage pour accomplir les fonctions de sa charge ou de son emploi. N’incluez pas l’allocation, si l’employé la reçoit pour voyager à l'extérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine où est situé votre établissement où il travaille ou s’y présente habituellement.

Dans certains cas, il se peut que vous fournissiez une allocation à votre employé pour voyager (autre qu'une allocation liée à l'utilisation de véhicules) dans une municipalité ou une région métropolitaine afin que votre employé puisse remplir ses fonctions d'une manière plus efficace au cours d'un quart de travail.

Cette allocation n'est pas un avantage imposable et peut être exclue du revenu de l'employé si toutes les conditions suivantes sont remplies :

  • l'employé voyage à l'extérieur du bureau;
  • l'allocation est raisonnable. Nous considérons généralement une valeur maximale de 23 $ comme raisonnable pour la partie de l'allocation qui couvre le repas;
  • vous êtes le principal bénéficiaire de l'allocation;
  • l'allocation n'est pas une forme de rémunération supplémentaire.

Cela signifie que vous n'avez pas à inclure ce genre d'allocation de déplacement si sa principale justification est qu'elle permet à vos employés d'exécuter leurs tâches d'une manière plus efficace au cours d'un quart de travail.

Pour des exemples d’allocation de déplacement qui sont considérés comme des avantages imposables, consultez Exemples – Allocation de déplacement.

Allocations de déplacement raisonnables

Une allocation de déplacement raisonnable est avant tout une question de faits. Vous devriez comparer les coûts raisonnables des frais de déplacement que vous estimez que votre employé va engager avec l'allocation que vous lui verserez pour le voyage.

Si l'allocation de déplacement est raisonnable, vous n'avez pas à l'inclure dans le revenu de vos employés. Si l'allocation n'est pas raisonnable, elle doit être incluse dans le revenu de vos employés.

Pour en savoir plus, lisez le paragraphe 48 du bulletin d'interprétation archive IT522R, Frais afférents à un véhicule à moteur, frais de déplacement et frais de vendeurs engagés ou effectués par les employés.

Vos employés pourraient être en mesure de demander le remboursement de certaines dépenses d'emploi dans leur déclaration de revenus et de prestations. Pour en savoir plus, lisez Dépenses d'emploi admissibles pour les employés.

Retenues sur la paie

Si l'allocation est imposable, elle ouvre aussi droit à pension et est assurable. Faites des retenues d'impôt, de cotisations au RPC et à l'AE.

Comment remplir le feuillet T4

Si l'allocation de déplacement donne lieu à un avantage imposable, déclarez l'allocation à la case 14 « Revenus d'emploi » et dans la section « Autres renseignements » sous le code 40, au bas du feuillet T4. Pour en savoir plus, consultez T4 – Information pour les employeurs.

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