Allocation d'un montant fixe
Si vous versez à un employé une allocation d'un montant fixe qui n'est pas basé sur le nombre de kilomètres parcourus, cette allocation est imposable et doit être incluse dans le revenu de votre employé.
Les employés peuvent être en mesure de déduire leurs dépenses d'emploi admissibles sur leur déclaration.
N'incluez pas la TPS/TVH dans la valeur de ces allocations.
Exemple : Employé qui reçoit une allocation d'un montant fixe
Vous êtes propriétaire d'une entreprise de fournitures de bureau où vous employez des vendeurs représentants des ventes. Chaque vendeur a un territoire précis dont il doit s'occuper et il se déplace avec son propre véhicule. Ils reçoivent une allocation d'un montant fixe mensuel de 600 $, peu importe leur destination ou la distance parcourue. Ce montant a été établi au moment de l'embauche et figure dans le contrat d'embauche des vendeurs.
Dans cet exemple, l'allocation d'un montant fixe est considérée comme un avantage imposable car l'allocation n'est pas basée sur le nombre de kilomètres parcourus. L'allocation doit donc être incluse dans le revenu de l'employé.
Si l'allocation n'est pas suffisante pour couvrir tous les frais encourus par l'employé, ce dernier pourra déduire des dépenses pour les frais de véhicule à moteur admissibles. Afin qu'il puisse demander cette déduction, vous, l'employeur, devrez compléter le formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail. Pour de plus amples renseignement, veuillez consulter Dépenses d'emploi admissibles pour les employés.
Retenues sur la paie
Si l'allocation est imposable, elle ouvre aussi droit à pension et est assurable. Faites des retenues de cotisations au RPC, à l'AE et d'impôt.
Comment déclarer l'avantage
Déclarez l'avantage imposable à la case 14 « Revenus d'emploi » et dans la section « Autres renseignements », sous le code 40, au bas du feuillet T4 de l'employé. Pour en savoir plus, consultez T4 - Information pour les employeurs.
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