Renseignements spécifiques que certaines entités doivent conserver

Renseignements spécifiques à être conservés par :

Sociétés

Les sociétés doivent garder dans leurs registres les suivants :

  • les renseignements sur leurs activités commerciales sur Internet;
  • les procès-verbaux des réunions des administrateurs;
  • les procès-verbaux des réunions des actionnaires;
  • les renseignements sur les droits de propriété des actions de leur capital-actions et sur tout transfert de ces actions;
  • le grand livre général ou tout autre livre d'inscriptions définitives qui résume les transactions de la société d'une année à l'autre;
  • tout accord ou contrat spécial nécessaire à la compréhension du grand livre général ou de tout autre livre d'inscriptions définitives.

Les sociétés doivent aussi conserver tous documents qui appuient leurs transactions. Cela est important pour celles qui font des transactions internationales avec lien de dépendance. Ces dernières doivent conserver tous les documents liés à leur politique d'établissement des prix de transfert.

Fiducies

Les fiducies doivent garder dans leurs registres les suivants :

  • le testament et le codicille du testateur, s'il y en a un;
  • la liste homologuée de l'actif et du passif, s'il y en a une;
  • l'entente de fiducie;
  • la liste des dernières volontés du disposant;
  • les livres de comptes du bénéficiaire du revenu et du bénéficiaire de capital qui sont requis par la loi régissant les fiducies;
  • la liste annuelle des répartitions ou des attributions au bénéficiaire;
  • tout document de transfert des revenus de fiducie et d'intérêts sur le capital.

Agents enregistrés d'un parti politique enregistré et agents officiels d'un candidat à une élection fédérale

Leurs registres doivent aussi renfermer des documents à l'appui des contributions monétaires qu'ils reçoivent et des dépenses qu'ils font. Pour en savoir plus sur ces documents, consultez la circulaire d'information IC75-2R9, Contributions à un parti enregistré, à une association enregistrée ou à un candidat à une élection fédérale.

Donataires reconnus

Organismes de bienfaisance enregistrés et associations canadiennes enregistrées de sport amateur

Les organismes de bienfaisance enregistrés et associations canadiennes enregistrées doivent garder dans leurs registres :

  • les documents démontrant les revenus, y compris les dons de bienfaisance reçus;
  • les documents démontrant les ressources consacrées à des programmes de bienfaisance;
  • les renseignements démontrant que les fins et activités de l'organisme relèvent toujours de la bienfaisance;
  • les renseignements permettant à l'ARC de vérifier les dons de bienfaisance pour lesquels les donateurs ont demandé un crédit d'impôt ou une déduction;
  • les procès-verbaux des réunions des administrateurs;
  • les procès-verbaux des réunions des membres;
  • les documents et les règlements internes qui les régissent;
  • une copie des reçus officiels de dons sur lequel figure les renseignements exigés selon la loi (pour en savoir plus sur les renseignements qui doivent figurer sur un reçu, allez à Délivrer des reçus de dons complets et exacts).

Autres donataires reconnus

Les autres donataires reconnus doivent garder dans leurs registres :

  • les documents confirmant qu'ils sont des donataires reconnus selon la Loi de l'impôt sur le revenu;
  • les documents permettant à l'ARC de vérifier les dons pour lesquels les donateurs ont demandé un crédit d'impôt ou une déduction;
  • une copie des reçus officiels de dons sur lequel figure les renseignements exigés selon la loi (pour en savoir plus sur les renseignements qui doivent figurer sur un reçu, allez à Délivrer des reçus de dons complets et exacts).
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