Organigramme interactif : Processus d'enquête – Transcription

Le processus d’enquête

• Examen des demandes d’enquête
• Enquête et mesures correctives
• Après l’enquête: Surveillance et communication des renseignements personnels

Examen des demandes d’enquête

Ouverture du dossier

• La Commission de la fonction publique (CFP) s’assure qu’elle a obtenu tous les renseignements nécessaires à l'ouverture d'un dossier
• Pour les préoccupations concernant un processus de nomination, la CFP doit avoir le plus de renseignements possible, tels le nom de l’organisation fédérale d’embauche, le numéro du processus de nomination, le titre du poste, le nom du candidat et des détails sur la préoccupation
• Pour les allégations d’activités politiques irrégulières, la CFP doit connaître le nom du fonctionnaire visé par une allégation, le nom de l’organisation fédérale où il travaille et des détails sur la préoccupation

Examen et analyse du dossier

L’agent à la compétence :

• Recueille de l’information de sources pertinentes comme l’organisation concernée
• Examine les renseignements reçus
• Communique avec le demandeur de l'enquête, au besoin, pour clarifier l’allégation ou la préoccupation
• Obtient et analyse la documentation pertinente en lien avec la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, ses règlements et les lignes directrices de la Commission de la fonction publique (CFP)
• Détermine si l'allégation ou la préoccupation soulevée justifie une enquête

La CFP s'efforce d'informer le demandeur de l'enquête de sa décision de mener une enquête ou de fermer le dossier dans un délai de 40 jours civils

Option 1 – Décision de ne pas enquêter

La Commission de la fonction publique (CFP) :

• Envoie une lettre au demandeur de l'enquête et à l'administrateur général concerné pour les informer de la décision prise par la CFP de ne pas enquêter
• Explique, dans sa lettre, les motifs de la décision

Option 2 - Décision d'enquêter

La Commission de la fonction publique (CFP) :

• Envoie une lettre au demandeur et à l'administrateur général pour les informer de la décision prise par la CFP d’enquêter
• Envoie une lettre aux personnes concernée pas l’enquête pour exposer les motifs et le mandat d'enquête
• Peut communiquer les renseignements fournis par le demandeur de l'enquête à l'organisation ou aux personnes concernées par l'enquête
• Peut offrir une intervention précoce, si cela est approprié. Il s’agit d’un processus volontaire et confidentiel visant à résoudre les problèmes

Enquête et mesure corrective

Planification

Examen du dossier

• L'enquêteur reçoit le dossier et examine les renseignements qui y sont versés

Plan d'enquête

• L'enquêteur détermine qui sont les personnes concernées par l'enquête, établit la méthodologie d'enquête et décide si des renseignements ou documents additionnels sont nécessaires

Organisation des entrevues

• L'agent de gestion de cas communique avec les personnes à rencontrer pour fixer la date et l'heure d’une entrevue ou d’une réunion d’enquête

Collecte et validation des faits

Les faits peuvent être recueillis par divers moyens, dont les suivants :

Soumissions écrites

• L'enquêteur communique par écrit avec les personnes concernées par l'enquête pour recueillir des renseignements

Entrevues

• L'enquêteur rencontre les personnes concernées par l'enquête individuellement ou en groupes distincts

Réunions d'enquête

• L'enquêteur rencontre collectivement toutes les personnes concernées par l'enquête

Rapport factuel

Lorsque les faits sont recueillis durant une réunion d’enquête, l'étape du rapport factuel n'est pas nécessaire. Dans de tels cas, le rapport d'enquête suivra immédiatement l'étape de la collecte des faits

Communication du rapport factuel

• L’enquêteur prépare le rapport factuel qui présente les faits pertinents recueillis
• L’enquêteur envoie le rapport factuel en totalité ou en partie aux personnes concernées par l'enquête pour leurs soumissions et commentaires

Commentaires sur le rapport factuel

• L’enquêteur peut communiquer les nouveaux renseignements reçus à la suite des consultations sur le rapport factuel à certaines ou à toutes les personnes concernées par l'enquête pour leur soumissions et commentaires

Rapport d'enquête et décision

Communication du rapport d'enquête

• Sur la base du rapport factuel, l’enquêteur rédige le rapport d'enquête, y compris l'analyse et la conclusion
• Le directeur de la Direction des enquêtes envoie le rapport d’enquête aux organisations et aux personnes affectées par l'enquête

Enquête menée à la demande de l'administrateur général (paragraphe 67(2))

• La Commission de la fonction publique envoie le rapport d'enquête et les mesures correctives recommandées à l'administrateur général qui a demandé l'enquête. L'administrateur général décide d'accepter ou de refuser les constatations
• L'administrateur général accepte ou refuse les conclusions du le rapport d'enquête et décide de prendre ou non les mesures correctives recommandées par la Commission. L'administrateur général peut aussi prendre toute mesure corrective qu'il estime indiquée
• L'administrateur général peut remettre aux personnes affectées, et à d’autres personnes de son choix, le rapport d'enquête et les mesures correctives

Allégation ou préoccupation non fondée – Fermeture du dossier

• La Commission ferme le dossier

Allégation ou préoccupation fondée – Mesures correctives

Les mesures correctives s'appliquent uniquement aux allégations ou préoccupations fondées

• Si l'allégation ou la préoccupation est fondée, la Commission de la fonction publique avise les organisations et les personnes affectées qu'elles pourront fournir des soumissions et des commentaires sur le rapport d'enquête après que la Commission sera passée à la prochaine étape: les mesures correctives

 

Mesures correctives proposées

• La Commission considère les recommandations de mesures correctives proposées de la Direction générale des enquêtes
• La Commission consulte par écrit les organisations et les personnes affectées au sujet du rapport d'enquête et des mesures correctives proposées

Décision à l'égard des mesures correctives

• La Commission reçoit et étudie les commentaires reçus
• La Commission accepte, refuse ou modifie le rapport d'enquête et impose des mesures correctives en émettant un rapport de décision
• La Commission de la fonction publique envoie le rapport de décision aux organisations et personnes affectées par sa décision

 

Après l’enquête

• Surveillance des mesures correctives: Si l'allégation ou la préoccupation est fondée
• Communication des renseignements personnels: Si la CFP décide de le faire

Surveillance des mesures correctives

Mise en œuvre et surveillance

L'agent d'assurance de la qualité :

• Communique avec les personnes affectées pour les informer de la mise en œuvre des mesures correctives
• S'assure que les mesures correctives sont mises en œuvre
• Surveille la mise en œuvre des mesures correctives et s'assure du respect des conditions

L’organisation concernée :

• S'assure que les personnes affectées connaissent leurs obligations pour la mise en œuvre des mesures correctives
• Sollicite l'aide de la Commission de la fonction publique (CFP), au besoin
• Avise la CFP de la mise en œuvre des mesures correctives et lui fournit des preuves de la mise en œuvre

Les personnes affectées :

• Mettent en œuvre les mesures correctives ordonnées et les respectent

Fermeture du dossier

• Le dossier est fermé lorsque les mesures correctives ont été mises en œuvre et que le délai prescrit de surveillance est écoulé
• La Commission de la fonction publique avise l'organisation et les personnes affectées que toutes les mesures correctives ont été mises en œuvre et qu'elle a fermé le dossier

Communication des renseignements personnels

Consultation

• La Commission décide ou non de considérer la communication d’un résumé du rapport d’enquête contenant des renseignements personnels des personnes affectées
• Si la Commission considère la communication de renseignements personnels, elle informe les personnes affectées que la communication éventuelle de leurs renseignements personnels peut porter atteinte à leur vie privée
• La Commission de la fonction publique (CFP) partage avec les personnes affectées une ébauche du résumé du rapport d’enquête aux fins d'étude et de commentaires
• La CFP informe l'organisation affectée par l'enquête que la Commission envisage de communiquer des renseignements personnels et partage une ébauche du résumé du rapport d’enquête avec elle à titre d'information

Examen et décision

• La Commission de la fonction publique (CFP) prend en considération les commentaires reçus des personnes affectées sur l’ébauche du résumé du rapport d’enquête
• La Commission soupèse les droits à la vie privée des personnes affectées, sur la base des commentaires reçus, par rapport à l'intérêt public et rend une décision en vue de communiquer les renseignements personnels ou non
• Lorsque la Commission décide de communiquer les renseignements personnels, elle détermine la méthode à utiliser. Elle peut, par exemple, afficher un résumé du rapport d’enquête sur le site Web de la CFP pendant une période précise ou informer des organisations spécifiques ayant un intérêt dans l’enquête

Communication des renseignements personnels

• La Commission de la fonction publique (CFP) informe l’organisation et les personnes affectées de la décision de la Commission de communiquer un résumé du rapport d’enquête
• La CFP communique un résumé du rapport d’enquête en utilisant la méthode choisie par la Commission