Organigramme : Processus d'enquête

Le processus d’enquête

  • Examen des demandes d’enquête
  • Enquête et mesures correctives
  • Après l’enquête: Surveillance et communication des renseignements personnels
Examen des demandes d'enquête

Ouverture du dossier

  • La Commission de la fonction publique (CFP) s’assure qu’elle a obtenu tous les renseignements nécessaires à l'ouverture d'un dossier
  • Pour les préoccupations concernant un processus de nomination, la CFP doit avoir le plus de renseignements possible, tels le nom de l’organisation fédérale d’embauche, le numéro du processus de nomination, le titre du poste, le nom du candidat et des détails sur la préoccupation
  • Pour les allégations d’activités politiques irrégulières, la CFP doit connaître le nom du fonctionnaire visé par une allégation, le nom de l’organisation fédérale où il travaille et des détails sur la préoccupation

Examen et analyse du dossier

L’agent à la compétence :

  • Recueille de l’information de sources pertinentes comme l’organisation concernée et peut également faire des recherches Internet ou dans les médias sociaux
  • Examine les renseignements reçus
  • Communique avec le demandeur d'enquête, au besoin, pour clarifier l’allégation ou la préoccupation
  • Obtient et analyse la documentation liée à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, ses règlements, et les lignes directrices de la Commission de la fonction publique (CFP)
  • Détermine si l'allégation ou la préoccupation soulevée justifie une enquête

La CFP s'efforce de déterminer s’il y a lieu de mener une enquête ou de fermer le dossier suivant une échéance de 40 jours civils.

Option 1 - Décision de ne pas enquêter

La Commission de la fonction publique (CFP) :

  • Envoie une lettre au demandeur d'enquête et à l'administrateur général concerné pour les informer de la décision de la CFP de ne pas enquêter; cependant, s’il s’agit d’information personnelle sur une autre personne, il se peut que l’auteur de la demande ne soit pas informé de la décision de ne pas enquêter
  • Justifie, dans sa lettre, les motifs de sa décision à moins qu’il s’agisse d’information personnelle sur une autre personne
Option 2 - Décision d'enquêter

La Commission de la fonction publique (CFP) :

  • Envoie une lettre au demandeur et à l'administrateur général pour les informer de la décision prise par la CFP d’enquêter; cependant, s’il s’agit d’information personnelle sur une autre personne, il se peut que la décision de mener une enquête ne soit pas communiquée à l’auteur de la demande
  • Envoie une lettre aux personnes affectées par l’enquête pour exposer les motifs et le mandat d'enquête
  • Peut communiquer les renseignements fournis par le demandeur d'enquête à l'organisation ou aux personnes concernées par l'enquête
  • Peut offrir une intervention précoce, si cela est approprié. Il s’agit d’un processus volontaire et confidentiel visant à résoudre les problèmes
Enquête et mesure corrective

Qu'advient-il d'une enquête?

Planification
Examen du dossier
  • L'enquêteur reçoit le dossier et examine les renseignements qui y sont versés
Plan d'enquête
  • L'enquêteur détermine les personnes concernées par l'enquête, établit la méthodologie d'enquête et décide si des renseignements ou documents additionnels sont nécessaires
Organisation des entrevues
  • L'agent de gestion de cas communique avec les personnes à rencontrer pour fixer la date et l'heure d’une entrevue ou d’une réunion d’enquête
Collecte et validation des faits

Les faits peuvent être recueillis par divers moyens, dont les suivants :

Soumissions écrites
  • L'enquêteur communique par écrit avec les personnes concernées par l'enquête pour recueillir des renseignements
Entrevues
  • L'enquêteur rencontre les personnes concernées par l'enquête individuellement ou en groupes distincts
Réunions d'enquête
  • L'enquêteur rencontre collectivement toutes les personnes concernées par l'enquête
Rapport factuel

Lorsque les faits sont recueillis durant une réunion d’enquête, l'étape du rapport factuel n'est pas nécessaire. Dans de tels cas, le rapport d'enquête suivra immédiatement l'étape de la collecte des faits

Communication du rapport factuel
  • L’enquêteur prépare le rapport factuel qui présente les faits pertinents recueillis
  • L’enquêteur envoie le rapport factuel en totalité ou en partie aux personnes concernées par l'enquête pour leurs soumissions et commentaires
Commentaires sur le rapport factuel
  • L’enquêteur peut communiquer les nouveaux renseignements reçus à la suite des consultations sur le rapport factuel à certaines ou à toutes les personnes concernées par l'enquête pour leur soumissions et commentaires
Rapport d'enquête et décision
Communication du rapport d'enquête
  • Sur la base du rapport factuel, l’enquêteur rédige le rapport d'enquête, y compris l'analyse et la conclusion
  • Le rapport d’enquête est envoyé aux organisations et aux personnes affectées par l'enquête
Enquête menée à la demande de l'administrateur général (paragraphe 67(2) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique)
  • La Commission de la fonction publique envoie le rapport d'enquête et les mesures correctives recommandées à l'administrateur général qui a demandé l'enquête
  • L'administrateur général accepte ou refuse les conclusions du rapport d'enquête et décide de prendre ou non les mesures correctives recommandées par la Commission
  • L'administrateur général peut aussi prendre toute mesure corrective qu'il estime indiquée
  • L'administrateur général peut partager aux personnes affectées, et à d’autres personnes de son choix, le rapport d'enquête et les mesures correctives
Allégation ou préoccupation non fondée
Fermeture du dossier
  • La Commission de la fonction publique ferme le dossier
Allégation ou préoccupation fondée
Mesures correctives
  • Les mesures correctives s'appliquent uniquement aux allégations ou préoccupations fondées
  • La Commission de la fonction publique consulte les organisations et les personnes affectées au sujet du Rapport d’enquête et les mesures correctives proposées 
Décision à l'égard des mesures correctives
  • La Commission de la fonction publique (CFP) reçoit et étudie les commentaires
  • La CFP accepte, refuse ou modifie le rapport d'enquête et impose des mesures correctives en émettant un Rapport de décision
  • La CFP de la fonction publique envoie le rapport de décision aux organisations et personnes affectées par sa décision
Après l'enquête
Surveillance des mesures correctives

Mise en œuvre et surveillance

L'agent d'assurance de la qualité :

  • S'assure que les mesures correctives sont mises en œuvre
  • Surveillance de la mise en œuvre et respect des mesures correctives
L’organisation concernée :
  • S’assure que les gestionnaires soient bien outillés pour mettre en œuvre les mesures correctives
  • Informe la Commission de la fonction publique (CFP) lorsqu’une mesure corrective est appliquée et en fournit la preuve
  • Demande des éclaircissements à la CFP, au besoin
Les personnes affectées :

Fermeture du dossier

  • Le dossier est fermé lorsque les mesures correctives ont été mises en œuvre et que le délai prescrit de surveillance est écoulé
  • La Commission de la fonction publique avise l'organisation concernée et les personnes affectées que toutes les mesures correctives ont été mises en œuvre et que le dossier est fermé
Communication des renseignements personnels

Consultation (au besoin)

  • Dans le cadre d’une enquête, la Commission de la fonction publique (CFP) peut communiquer des renseignements personnels obtenus sur une ou plusieurs personnes. Plus précisément, certains renseignements recueillis ou créés dans le cadre d’une enquête peuvent être communiqués aux autres personnes concernées par l’enquête, aux organisations fédérales concernées, aux organismes canadiens d’application de la loi, à d’autres organismes de surveillance, ou à d’autres organisations du secteur public ou privé. À cette fin, la CFP tient compte de la législation en matière de diffusion de renseignements afin de déterminer le mécanisme de communication et l’information à communiquer.

Examen et décision

  • Lorsque les personnes affectées ont été consultées, la Commission de la fonction publique (CFP) prend en considération les commentaires reçus
  • La Commission soupèse les droits à la vie privée de ces personnes quant à l'intérêt public, et les commentaires reçus, avant de rendre sa décision

Communication des renseignements personnels

  • La Commission de la fonction publique (CFP) pourrait informer les personnes affectées de la décision de la Commission de communiquer un résumé du rapport d’enquête, si cela ne nuit pas à l’intérêt public
  • La CFP diffuse les renseignements personnels en utilisant le mécanisme choisi
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