Traitement et suivi de votre consultation
Traitement et suivi de votre consultation
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Introduction
La Loi canadienne sur l’accessibilité (la Loi) et le Règlement sur l’accessibilité du Canada (le règlement) exigent que vos plans sur l’accessibilité et vos rapports d’étape comprennent une rubrique « Consultations ». Sous cette rubrique, vous devez décrire la manière dont vous avez consulté les personnes en situation de handicap lors de la préparation de ce plan ou rapport.
En remplissant cette exigence, nous vous recommandons ce qui suit :
- évaluer les informations que vous avez reçues des participants;
- évaluer le processus de consultation;
- faire le suivi auprès des participants.
Ces lignes directrices fournissent des conseils, des recommandations et des pratiques exemplaires sur la façon :
- d’évaluer et de traiter les commentaires;
- d’organiser les notes et les soumissions;
- de rédiger des documents sommaires publics;
- de déterminer les moyens d’améliorer les consultations futures.
Évaluer et traiter l’information
Organiser les notes et les propositions, et analyser le contenu
Au terme de vos consultations, vous aurez beaucoup d’information à traiter. La plupart de ces renseignements seront fournis par les participants, mais vous pouvez également disposer de notes des organisateurs ou des animateurs.
Il existe de nombreuses façons de traiter ces informations. Nous vous recommandons de commencer par classer et organiser l’information dans un répertoire, un chiffrier ou tout autre document. Vous pourriez trier l’information par :
Vous pouvez classer les commentaires et les notes de plusieurs façons. Par exemple, vous pourriez trier l’information par :
- types d’obstacles;
- domaines pertinents de l’article 5 de la Loi;
- types de handicaps;
- longueur et profondeur de la réponse.
Choisissez la meilleure méthode en fonction des propositions que vous avez reçues et des besoins de votre organisme. Assurez-vous de recueillir toutes les notes des organisateurs ou des animateurs, car ils peuvent fournir des perspectives utiles.
N’oubliez pas de respecter la confidentialité des participants dans vos enregistrements et dans tout ce que vous publiez. Cela peut comprendre :
- supprimer les renseignements sur l’identification comme les noms, les coordonnées (comme les numéros de téléphone ou les adresses) et les lieux (s’ils permettent d’identifier quelqu’un);
- rendre anonymes les détails sur les participants afin de garantir la confidentialité.
Les participants pourraient partager des histoires personnelles à propos de leur vie et de leurs expériences. Ces histoires peuvent offrir des perspectives précieuses sur l’accessibilité et les handicaps, fondées sur l’expérience vécue. Il se pourrait que vous deviez adopter une approche différente de la façon dont vous les intégrez dans vos plans sur l’accessibilité et vos rapports d’étape.
Nous vous recommandons de compiler et de classer ces histoires dans un programme de saisie de données comme Excel. Créez des étiquettes cohérentes pour chaque histoire qui reflètent leur contenu spécifique, par exemple :
- les types d’obstacles qu’ils décrivent;
- les types d’incapacités qu’elles intègrent;
- les domaines de l’article 5 de la Loi dont ils peuvent discuter.
La collecte et l’organisation de ces données vous permettront de rédiger les descriptions sur comment vous avez consulté des personnes en situation de handicap.
Par exemple :
- « 35 des 40 participants ont décrit l’élimination d’obstacles liés aux comportements comme étant tout aussi importante que l’élimination des barrières physiques »;
- « 85 % des participants ont indiqué que nous avons fait d’importants progrès dans la mise en œuvre de notre plan »;
- « les participants ayant des déficiences sur le plan de l’apprentissage et du développement étaient trois fois plus susceptibles que les autres de dire que notre site Web avait besoin d’améliorations en matière d’accessibilité ».
Ces données pourraient aussi vous aider à cerner les tendances ou les lacunes.
Par exemple, vous pourriez découvrir :
- si certains participants ont contribué plus activement ou de façon plus approfondie que d’autres :
- si certains ont contribué davantage grâce au soutien que vous pourriez avoir fourni;
- si d’autres ont moins contribué parce qu’ils se sont butés, pendant le processus, à des obstacles que votre organisme n’avait pas anticipés.
- s’il y a des différences dans les commentaires soumis par les participants aux consultations individuelles par rapport à ceux qui ont participé en groupe ou par téléconférence;
- s’il y a des thèmes communs dans les réponses que les participants ont données à vos questions.
N’oubliez pas de remercier les participants pour leur temps et leurs contributions. Nous vous recommandons également de tenir ces canaux de communication ouverts même après la fin de la consultation. Vous pourrez ainsi :
- informer les participants des progrès réalisés dans la mise en œuvre de vos plans sur l’accessibilité;
- inviter les participants à des événements futurs;
- informer les participants de tout changement apporté à vos plans, vos rapports d’étape ou vos processus de rétroaction.
Créer des sommaires publics des consultations
Vous devez inclure des descriptions de la façon dont vous avez consulté les personnes en situation de handicap dans vos plans sur l’accessibilité et vos rapports d’étape. Vous pouvez aussi choisir de préparer des sommaires et des rapports pour usage interne, ou de les partager avec le public. Ces rapports sont parfois appelés des rapports sur « ce que nous avons entendu » ou « ce que nous avons appris ».
Ces sommaires décrivent le déroulement du processus de consultation et ses résultats, et donnent un aperçu des commentaires reçus. Ces sommaires publics peuvent contribuer à démontrer la responsabilisation de votre organisme envers les personnes en situation de handicap. Ils peuvent également vous aider à déterminer les mesures concrètes que vous décrivez dans vos plans sur l’accessibilité et vos rapports d’étape.
Si vous partagez un sommaire avec le public, nous recommandons qu’il :
- décrive les méthodes, le calendrier et les objectifs de la consultation;
- énumère toutes les questions que vous avez posées;
- énumère toutes les contributions que vous avez reçues;
- décrive la façon dont votre organisme tiendra compte de ces contributions;
- fournisse une explication de haut niveau de tout apport auquel vous ne pouvez ou ne voulez pas donner suite;
- évalue franchement les forces et des possibilités d’amélioration du processus de consultation;
- définisse les prochaines mesures que votre organisme prendra pour reconnaître, éliminer et prévenir les obstacles.
Cela peut contribuer à démontrer que vous avez entendu les commentaires des participants. Cela peut contribuer à vous assurer que le sommaire est utile pour les personnes en situation de handicap.
Si vous choisissez de publier un sommaire public, nous vous recommandons que ce document soit :
- simple, clair et concis;
- présenté sous une forme accessible et qu’il soit fourni sur un support de substitution sur demande;
- communiqué aux participants rapidement;
- publié sur le site Web ou la plateforme numérique de votre organisme, si vous en avez un;
- respectueux du droit des participants à la confidentialité et de toute demande à propos du caractère anonyme ou de l’attribution.
Évaluer le processus de consultation
Nous vous recommandons aussi d’évaluer votre processus de consultation. Cela peut vous aider à déterminer les choses qui ont bien fonctionné ou que vous pourriez améliorer et à documenter les leçons retenues.
Vos critères d’évaluation pourraient dépendre de votre approche à l’égard de la consultation. Vous pourriez tenter de découvrir certains ou la totalité des éléments suivants :
- si la consultation a suscité la participation que vous aviez espérée;
- si elle a inclus des expériences et des perspectives diverses;
- si le processus a fini par exclure des groupes de personnes ou des types de perspectives :
- le cas échéant, pourquoi cela s’est produit et comment vous pourriez y remédier lors de futures consultations.
- si les contributions étaient utiles, détaillées et constructives;
- si les contributions ont pu donner lieu à des actions;
- si les lieux ou la plateforme de la consultation ont été de bons choix :
- sinon, comment vous pourriez les modifier lors des futures consultations.
- si les organisateurs, les animateurs ou les employés ont fait face à des problèmes récurrents pendant la consultation.
Nous vous recommandons de demander aux participants leur avis sur le processus et leurs expériences. Leur contribution peut vous aider à planifier les consultations futures. La description de votre processus de rétroaction pourrait comprendre des instructions sur comment les participants peuvent soumettre leurs commentaires. Des lignes directrices supplémentaires sur les processus de rétroaction seront publiées en 2022.
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