Planifier votre consultation : fixer des objectifs

Sur cette page

• Introduction
• Élaborer les objectifs et les questions liées aux exigences de planification et de rapports de la Loi canadienne sur l’accessibilité
• Consulter pour les plans sur l’accessibilité
• Consulter pour les rapports d’étape
  • Processus de rétroaction par rapport aux commentaires de la consultation
• Consulter sur les domaines décrits dans l’article 5 de la Loi
• Consulter pour déterminer, éliminer et éviter les obstacles

Introduction

Sachant que les organismes ont des ressources, des besoins et des capacités différents, il existe différentes façons de consulter. La Loi canadienne sur l’accessibilité (la Loi) et le Règlement canadien sur l’accessibilité (le règlement) ne vous obligent pas à adopter une approche en particulier pour vos consultations. Compte tenu de l’éventail des possibilités et des facteurs, la planification d’une consultation efficace peut être une entreprise complexe.

Vous devrez choisir :

• l’étape de préparation de votre plan sur l’accessibilité ou de votre rapport d’étape au cours de laquelle vous procéderez à des consultations;
• la gamme de handicaps à représenter lors de votre choix des personnes à consulter;
• le type de questions à poser;
• la foumule.

Lorsque vous planifiez vos consultations, vous devriez déterminer certains ou la totalité des éléments suivants :

• la représentation :
  • quelles sont les personnes en situation de handicap les plus concernées par votre organisme;
  • quelles personnes sont les plus susceptibles de se buter à des obstacles propres à votre organisme;
  • qui a été marginalisé, mal servi ou ignoré dans votre secteur ou votre communauté.
• le lieu de l’événement :
  • si votre organisme dispose d’un espace de réunion accessible pour les consultations en personne ou doit réserver un lieu;
  • si vous disposez de l’espace, combien de personnes pouvez-vous accueillir confortablement, y compris les personnes en fauteuil roulant;
  • si cet événement est tenu dans un endroit facilement accessible aux participants;
  • si l’endroit où a lieu l’événement n’est pas associé à votre organisme, envisagez de consulter le fournisseur pour lui dire que l’accessibilité est un facteur important à prendre en considération;
  • l’annexe sur les concepts clés des handicaps et les mesures d’adaptation contient davantage de conseils, de recommandations et de détails sur les pratiques exemplaires.
• inclusion :
  • si vos intervenants préfèrent un certain genre de consultation;
  • s’ils ont des préférences en matière de confidentialité :
    • s’ils sont à l’aise de s’exprimer en personne dans le cadre de discussions ouvertes;
    • s’ils préfèrent la confidentialité d’un appel téléphonique ou d’un sondage en ligne.
  • si l’ouverture de vos consultations au public, plutôt que sur invitation directe, aide ou nuit à votre processus;
  • les annexes contiennent d’autres conseils, recommandations et pratiques exemplaires sur le langage inclusif et les considérations intersectionnelles et culturelles.
• budget :
  • les coûts directs et indirects – en argent, en temps ou en ressources – du type de consultation que vous avez choisie;
  • si vous devrez fournir vos documents de consultation sur des supports de substitution :
    • combien ils coûteront et combien de temps il faudra pour les obtenir.
  • les coûts des interprètes (par exemple pour la langue des signes ou la traduction en temps réel des communications), des animateurs ou d’autres membres du personnel;
  • quels services professionnels ou soutien les organismes de personnes en situation de handicap pourraient être en mesure de fournir pour votre consultation. Par exemple :
    • les services d’interprète ou de Traduction en temps réel des communications (CART);
    • les services des animateurs indépendants;
    • les services qui aident à évaluer l’accessibilité de l’espace physique ou virtuel de votre consultation.
• horaire :
  • si vous tenez des événements en personne ou des événements virtuels, quand ils auront lieu et quelle sera leur durée;
  • combien de temps à l’avance vous devez réserver les interprètes, les fournisseurs de CART ou d’autres employés de soutien;
  • si votre horaire tient compte des obligations et des responsabilités existantes des participants;
  • si votre horaire évite les activités tôt le matin ou tard en soirée;
  • si l’événement comporte plusieurs composantes, que vous ayez prévu une période suffisante pour les pauses, les rafraîchissements et l’installation;
  • le temps de déplacement des participants et du personnel;
  • si les sollicitations en ligne ou par courrier laissent suffisamment de temps aux participants pour préparer et soumettre leurs réponses.

Rappel : vous pouvez utiliser plus d’une forme de consultation. En fait, vous pourriez envisager plus d’une forme si vous souhaitez obtenir des réponses de personnes ou de groupes différents. Apprenez-en davantage sur certains des différents types de consultations que vous pourriez envisager.

Consultation sur les exigences de la Loi en matière de planification et de rapport

La Loi exige que vous consultiez les personnes en situation de handicap lors de la préparation de vos plans sur l’accessibilité et de vos rapports d’étape. Cela vous permettra d’obtenir des renseignements importants et utiles pour reconnaître, éliminer et prévenir les obstacles à l’accessibilité. Ces consultations ne sont pas destinées à recueillir des avis sur le marketing, les préférences des consommateurs ou les politiques qui sont sans rapport avec l’accessibilité.

N’oubliez pas que les participants investissent leur temps et leur énergie pour vous aider. Respectez leurs efforts en gardant votre consultation centrée sur les sujets qu’ils ont accepté de discuter.

N’oubliez pas non plus que certains participants ne seront peut-être pas en mesure de commenter tous les aspects de vos politiques, programmes, pratiques et services. Par exemple, un client en situation de handicap peut être en mesure de commenter vos services, mais pas vos pratiques d’embauche. Les personnes ayant des handicaps différents peuvent également avoir des expériences différentes dans un même domaine ou un même sujet. Ce qui est accessible à une personne peut ne pas l’être à une autre.

Consulter pour les plans sur l’accessibilité

Votre organisme doit préparer et publier des plans sur l’accessibilité. Vous devez consulter des personnes en situation de handicap en préparant ces plans.

Vos plans doivent inclure du contenu sous certaines rubriques spécifiques, y compris une rubrique « Consultations ». Sous cette rubrique, vous devez décrire comment vous avez consulté les personnes en situation de handicap lors de la préparation de votre plan.

Le règlement exige également que vos plans incluent des rubriques pour les domaines décrits à l’article 5 de la Loi. Vos plans doivent aborder vos politiques, programmes, pratiques et services en relation avec la reconnaissance, l’élimination et la prévention des obstacles dans ces domaines. Les domaines que vous incluez dans vos plans et la manière dont vous les traitez peuvent dépendre de l’autorité ou des autorités de réglementation que vous devez aviser.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon de préparer et de publier des plans sur l’accessibilité, consultez nos lignes directrices associées aux plans sur l’accessibilité. Vous pouvez aussi lire le paragraphe d’orientation sur les différents organismes de réglementation et d’application de la loi.

Lorsque vous planifiez des consultations, gardez à l’esprit qu’il existe des échéances selon lesquelles les entités doivent publier leurs premiers plans sur l’accessibilité. Selon la Loi, les entités doivent publier leurs premiers plans sur l’accessibilité dans un délai d’un an (12 mois) après le jour fixé dans le règlement. Le règlement fixe différents délais selon la nature et la taille des entités :

• pour les entités gouvernementales, y compris les ministères, les organismes, les sociétés d’État ou les entités apparentées au gouvernement, comme les Forces armées canadiennes ou les entités parlementaires :
  • le règlement fixe la date au 31 décembre 2021
  • ces entités doivent donc publier leurs premiers plans sur l’accessibilité avant le 31 décembre 2022
• pour les grands organismes du secteur privé sous réglementation fédérale comptant en moyenne 100 employés ou plus :
  • le règlement fixe la date au 1er juin 2022
  • ces entités doivent donc publier leurs premiers plans sur l’accessibilité avant le 1er juin 2023
• pour les petits organismes du secteur sous réglementation fédérale comptant en moyenne entre 10 et 99 employés :
  • le règlement fixe la date au 1er juin 2023
  • ces entités doivent donc publier leurs premiers plans sur l’accessibilité avant le 1er juin 2024

Votre organisme doit tenir compte de ces échéances lors de la planification de ses consultations. Il existe au moins deux façons de le faire.

Une façon consiste à consulter d’abord les personnes en situation de handicap sur une grande variété d’obstacles et d’autres questions. Vous rédigerez ensuite votre plan en fonction des commentaires qu’ils vous fourniront. En savoir plus sur les questions à poser sur les obstacles.

Une autre solution consiste à rédiger d’abord une version préliminaire de votre plan, puis à consulter les personnes en situation de handicap sur les moyens de l’améliorer. Si vous faites cela, vous pourriez demander aux participants si votre plan :

• établit des objectifs réalistes et atteignables :
  • explique comment votre organisme atteindra ces objectifs;
  • fournit une justification des raisons pour lesquelles votre organisme a pris certaines décisions et proposé certaines mesures;
  • couvre tous les sujets qu’il devrait couvrir.
• est similaire à tout autre plan sur l’accessibilité que les participants ont pu voir ou s’il est différent;
• démontre que les consultations exigées ont été ou seront utiles;
• est simple, clair et concis;
• est présenté d’une manière qu’ils trouvent accessible;
• devrait faire l’objet de modifications plus utiles lorsque votre organisme le mettra à jour à l’avenir.

Vous devez prévoir suffisamment de temps après la consultation pour analyser les renseignements que vous avez reçus. Vous devez également prévoir du temps pour rédiger la description de la méthode de consultation à intégrer dans votre plan.

Consulter pour les rapports d’étape

Votre organisme doit préparer et publier les rapports d’étape sur la mise en œuvre de vos plans sur l’accessibilité. Vous devez consulter les personnes en situation de handicap lors de la préparation de ces rapports d’étape.

Comme vos plans sur l’accessibilité, vos rapports d’étape doivent inclure du contenu sous certaines rubriques spécifiques, y compris une rubrique « Consultations ». Sous cette rubrique, vous devez décrire comment vous avez consulté les personnes en situation de handicap lors de la préparation de votre rapport.

Le règlement prévoit également que les rapports d’étape doivent inclure des rubriques pour les domaines décrits à l’article 5 de la Loi. Les rapports d’étape doivent inclure les renseignements sur la mise en œuvre des plans sur l’accessibilité de votre organisme, y compris dans ces domaines. Les domaines que vous incluez dans vos plans et rapports et la manière dont vous les traitez peuvent dépendre de l’autorité de réglementation dont vous dépendez.

Des lignes directrices supplémentaires sur les rapports d’étape seront publiées en 2022. Vous pouvez aussi lire le paragraphe d’orientation sur les différents organismes de réglementation et d’application de la loi.

Lorsque vous planifiez des consultations pour vos rapports d’étape, n’oubliez pas que le cycle de planification et de rapport du règlement détermine quand vous devez publier ces rapports. Vous devez publier ou mettre à jour vos plans sur l’accessibilité selon un cycle de 3 ans (36 mois). L’article 13 du règlement explique que vous devez publier un rapport d’étape au cours de chacune des années comprises entre chaque version de votre plan sur l’accessibilité.

Par exemple, si vous êtes une entité qui doit publier son premier plan sur l’accessibilité d’ici au 31 décembre 2022, vous serez alors tenu de publier :

• un rapport d’étape sur ce plan d’ici au 31 décembre 2023;
• un autre rapport d’étape sur ce plan d’ici au 31 décembre 2024;
• un plan sur l’accessibilité mis à jour d’ici au 31 décembre 2025;
• un rapport d’étape sur ce plan mis à jour d’ici au 31 décembre 2026;
• etc.

N’oubliez pas que l’échéance de publication de votre premier rapport d’étape dépend de l’échéance de publication de votre premier plan sur l’accessibilité. Les exigences et les échéances de publication d’un premier plan sur l’accessibilité ne sont pas les mêmes pour toutes les entités. Pour en savoir plus, consulter nos lignes directrices associées aux échéances des plans sur l’accessibilité.

Votre organisme doit tenir compte de ce cycle lors de la planification de ses consultations. Il existe au moins deux façons de le faire.

Une façon consiste à consulter les personnes en situation de handicap avant de rédiger votre rapport d’étape. Vous leur demanderez comment ils évaluent vos progrès dans la mise en œuvre de votre plan sur l’accessibilité. Vous rédigerez ensuite votre rapport d’étape en fonction des commentaires qu’ils vous fourniront.

Une autre solution consiste à rédiger d’abord une version préliminaire de votre rapport, puis à consulter les personnes en situation de handicap sur les moyens de l’améliorer. Si vous faites cela, vous pourriez leur poser des questions pour déterminer certains ou la totalité des éléments suivants :

• dans quels domaines ils déterminent les progrès que votre organisme a faits;
• s’il y a des domaines de succès ou de travail continu que le rapport d’étape n’a pas encore évalués;
• s’il y a de meilleures façons pour votre organisme de gérer les obstacles que les participants ont soulevés;
• si le rapport démontre que vos consultations ont été ou seront utiles;
• s’il y a de nouvelles questions qu’ils aimeraient que vous posiez dans les prochaines consultations;
• si le rapport est simple, clair et concis;
• si le rapport décrit et prend en compte de façon significative les commentaires que vous avez reçus dans le cadre de votre processus de rétroaction;
• si votre organisme doit en faire plus pour améliorer l’accessibilité.

Vous devriez prévoir suffisamment de temps après la consultation pour analyser les renseignements que vous avez reçus. Vous devez également prévoir du temps pour rédiger la description de la méthode de consultation à intégrer dans votre rapport.

Processus de rétroaction par rapport aux commentaires de la consultation

Pour l’application de la Loi et de son règlement, gardez à l’esprit qu’il existe une différence entre :

• les commentaires que vous recevez dans le cadre du processus de rétroaction de votre organisme;
• les commentaires que vous recevez lorsque vous consultez les personnes en situation de handicap.

Toutes les exigences de la Loi et de son règlement relatives à la « rétroaction » s’appliquent uniquement aux informations que vous recevez via votre processus de rétroaction. Vous recevrez cette rétroaction par les moyens que vous avez définis dans la description de votre processus de rétroaction. Ces moyens doivent inclure au moins le courrier, le téléphone, le courrier électronique et tout autre moyen que votre organisme utilise pour communiquer avec le public.

La Loi dit que vous devez avoir un processus pour recevoir et traiter les commentaires sur :

• la façon dont vous mettez en œuvre votre plan sur l’accessibilité;
• les obstacles auxquels les employés et autres personnes qui traitent avec votre organisme font face.

Vos rapports d’étape doivent comporter une rubrique « Rétroaction ». Vos rapports doivent fournir des renseignements sur les commentaires que vous avez reçus par le biais de votre processus de rétroaction et sur la manière dont vous les avez pris en compte. Des lignes directrices supplémentaires sur les processus de rétroaction seront publiées en 2022.

Les informations que vous recevez lorsque vous consultez des personnes en situation de handicap peuvent porter sur beaucoup de choses. Cela dépendra des questions que vous choisirez de poser et des réponses que les participants choisiront de donner.

Lorsque vous publiez un plan sur l’accessibilité ou un rapport d’étape, celui-ci doit comporter une rubrique « Consultations ». Votre plan et votre rapport doivent fournir des informations sur la façon dont vous avez consulté les personnes en situation de handicap lors de la préparation de ce plan ou rapport. Des lignes directrices supplémentaires sur les rapports d’étape seront publiées en 2022.

Consulter sur les domaines de l’article 5 de la Loi

Pour aider à réaliser un Canada sans obstacle au plus tard le 1er janvier 2040, les entités sous réglementation fédérale devraient reconnaître, éliminer et prévenir les obstacles dans les domaines décrits dans l’article 5 de la Loi :

• emploi;
• environnement bâti;
• technologies de l’information et des communications (TIC);
• communications, autres que les TIC;
• acquisition de biens, de services et d’installations;
• conception et prestation de programmes et services;
• transport.

Certains obstacles à l’accessibilité peuvent relever de plus d’un de ces domaines. Par exemple, un portail d’embauche inaccessible peut relever à la fois de l’emploi et des TIC.

N’oubliez pas : vos plans sur l’accessibilité et vos rapports d’étape doivent comporter des rubriques pour les domaines dans l’article 5 de la loi. Vos plans sur l’accessibilité doivent aborder vos politiques, programmes, pratiques et services en ce qui concerne la reconnaissance, l’élimination et la prévention des obstacles dans ces domaines. Vos rapports d’étape doivent fournir des renseignements sur la façon dont vous mettez en œuvre vos plans sur l’accessibilité. Les domaines que vous incluez dans vos plans et rapports et la manière dont vous les traitez peuvent dépendre de l’autorité de réglementation dont vous dépendez. Consultez le paragraphe d’orientation sur les différentes autorités chargées de la réglementation et de l’application de la loi.

Lorsque vous consultez des personnes en situation de handicap, demandez des conseils qui vous permettront de reconnaître, d’éliminer et de prévenir les obstacles dans tous les domaines.

Consulter pour reconnaître, éliminer et prévenir les obstacles

Lors de la consultation des personnes en situation de handicap à propos de la reconnaissance, de l’élimination et de la prévention des obstacles, nous vous recommandons de poser des questions pour déterminer une partie ou l’ensemble des éléments suivants :

• les obstacles au sein de votre organisme que vous devez encore éliminer :
  • les barrières physiques sur la propriété de votre organisme ou dans ses structures physiques :
    • les barrières physiques rendent difficile pour une personne de se déplacer ou d’interagir avec un environnement, un espace ou des objets, par exemple :
      • entrées sans rampes;
      • un processus de signature à l’entrée qui nécessite un formulaire écrit à la main;
      • zones d’attente ou de repos éclairées par des lumières vives et clignotantes.
  • des obstacles relatifs aux comportements dans les politiques, les programmes, les pratiques et les services de votre organisme;
    • les obstacles relatifs aux comportements sont créés par la façon dont les personnes pensent aux personnes en situation de handicap, leur parlent ou les traitent d’une autre façon, par exemple :
      • les employés ne sont pas formés sur les handicaps cachés ou invisibles;
      • les gestionnaires supposent qu’un employé en situation de handicap est moins capable et ne lui confient pas de travail important ou ne lui offrent pas des possibilités d’avancement;
      • les gestionnaires et les employés accordent moins d’attention aux clients en situation de handicap ou les traitent avec moins de respect.
  • des obstacles systémiques dans les politiques, les programmes, les pratiques et les services de votre organisme :
    • les obstacles systémiques persistent dans les normes et les pratiques d’un organisme, par exemple :
      • le site Web ou d’autres publications de l’organisme utilisent régulièrement des images et des tableaux sans légende ni texte de remplacement;
      • les administrateurs n’apportent des améliorations en matière d’accessibilité qu’en réaction à des plaintes ou à des demandes, plutôt que de manière proactive;
      • le site Web ou d’autres publications de l’organisme n’incluent pas d’image ou de reconnaissance des personnes en situation de handicap.
  • les obstacles existants que vous devriez éliminer en priorité;
  • les éventuels obstacles qui feraient l’objet de votre première intervention de prévention.
• comment votre organisme pourrait mieux comprendre, reconnaître, éliminer et prévenir les obstacles;
• si votre organisme applique une optique diversifiée et intersectionnelle à l’accessibilité;
• si votre organisme s’assure que les mesures prises pour éliminer les obstacles actuels ne contribuent pas à créer de nouveaux obstacles à l’avenir.