Planifier votre consultation : choisir une approche

Sur cette page

• Consulter les personnes en situation de handicap – généralités
• Consulter les personnes en situation de handicap – clients et membres du public
• Consulter les personnes en situation de handicap – employés
• Approcher les participants potentiels
• Invitations directes et indirectes
• Échéances liées à la planification et à la production de rapports
• Choisir la formule
• Consultation en personne
• Consultations sur le Web
• Événements virtuels et autres
• Sites web, discussions, et invitations à soumettre des propositions
• Présentation et garde de l’information
• Élaboration et partage de renseignements accessibles

Consulter les personnes en situation de handicap – généralités

Faites participer les personnes en situation de handicap aux processus décisionnels concernant vos politiques, vos programmes, vos pratiques et vos services. La consultation des personnes en situation de handicap, comme la Loi canadienne sur l’accessibilité (la Loi) l’exige, contribue à cette inclusion. Cela aide également votre organisme à mettre en œuvre le principe « Rien sans nous » et les principes qui sous-tendent la Loi.

Avant de commencer vos consultations, nous vous recommandons de commencer par faire des recherches et établir des relations. Voici quelques éléments à ne pas oublier :

• faire des recherches;
  • Repérer le type d’obstacles auxquels les personnes en situation de handicap peuvent être confrontées lorsqu’elles utilisent vos services ou travaillent pour vous
  • Effectuer un examen de l’accessibilité des activités de votre organisme, y compris dans les espaces physiques et numériques
  • Lire les expériences publiées par les personnes en situation de handicap à propos d’organismes similaires au vôtre et dans votre communauté
  • Consulter du matériel didactique préparé par des organismes œuvrant pour les personnes en situation de handicap
  • Consulter les ressources du gouvernement du Canada sur l’accessibilité et le handicap fournies par les sources, comme Normes d’accessibilité Canada ou le Bureau de l’accessibilité au sein de la fonction publique
• établir des relations;
  • Promouvoir la sensibilisation à l’accessibilité et aux différents types de handicaps au sein de votre organisme
  • Établir des relations avec les organismes œuvrant pour les personnes en situation de handicap et leurs dirigeants, en particulier au sein de votre communauté :
    • ils peuvent vous aider à évaluer les obstacles de votre organisme et à entrer en contact avec d’éventuels participants.
  • Favoriser les relations avec la communauté des personnes en situation de handicap :
    • déterminer et traiter les inégalités historiques ou actuelles dans votre secteur ou votre communauté;
    • déterminer et traiter les obstacles potentiels à la participation à vos consultations;
    • rencontrer une variété de groupes représentant des perspectives et des expériences multiples en matière de handicap.
  • Participer à des événements communautaires publics liés aux handicaps et écouter les expériences des participants;
  • Réfléchir à vos façons d’établir des relations :
    • s’assurer que vos méthodes sont accessibles et sécurisées, notamment lorsque vous utilisez des sites Web ou des médias sociaux;
    • penser à consulter les personnes en situation de handicap à propos des obstacles relevant des technologies de l’information et des communications et du numérique qui sont liés à vos opérations :
      • envisager de faire tester ces technologies par des personnes en situation de handicap pour s’assurer de leur accessibilité et de leur bon fonctionnement.

N’oubliez pas : L’établissement de relations avec les organismes œuvrant pour les personnes en situation de handicap peut vous aider à préparer des consultations utiles. Ces organismes peuvent être disposés à vous aider dans vos recherches, à faire connaître votre processus de consultation et à vous mettre en contact avec des personnes susceptibles d’être consultées. Cependant, ces relations ne remplacent pas la consultation elle-même. Vous devez quand même consulter les personnes en situation de handicap lors de la préparation de vos plans sur l’accessibilité et de vos rapports d’étape.

Consulter les personnes en situation de handicap – clients et membres du public

Il peut aussi être très utile de consulter des clients ou des membres du grand public en situation de handicap. Plusieurs ont encore des suggestions pour éliminer et prévenir les obstacles à l’accessibilité.

Vous souhaiterez peut-être embaucher un animateur indépendant qui connaît bien les enjeux d’accessibilité et qui sait comment les gérer. Les clients peuvent être plus à l’aise de parler avec un animateur provenant de l’extérieur de votre organisme.

Vous pouvez également souhaiter :

• afficher des documents sur votre site Web ou une plateforme de médias sociaux pour obtenir des commentaires;
• installer un kiosque dans une foire commerciale ou un événement communautaire;
• organiser une assemblée publique dans votre lieu d’affaires;
• envoyer par courriel un sondage ou un questionnaire aux clients et intervenants.

Nous vous recommandons également de garder ces éléments à l’esprit :

• tenir compte des fêtes religieuses et culturelles, et des jours fériés lors de la planification des consultations :
  • lire notre annexe sur les considérations culturelles.
• si possible, envisager d’offrir les documents de consultation en plusieurs langues, en plus des langues officielles (le français et l’anglais) :
  • vous pouvez notamment offrir des documents en American Sign Language (ASL), dans la langue des signes québécoise (LSQ) ou dans les langues des signes autochtones;
  • vous pouvez aussi offrir des documents dans des langues autres que le français ou l’anglais, qui sont parlées couramment dans votre communauté;
  • lire notre annexe sur le langage inclusif.
• ajouter de l’information contextuelle supplémentaire dans vos documents de consultation :
  • les clients et les membres du public ne connaissent peut-être pas les détails de votre organisme et de ses activités;
  • lire notre annexe sur les catégories et les considérations relatives aux handicaps.

Consulter les personnes en situation de handicap – employés

Nous vous recommandons d’intégrer vos employés en situation de handicap dans vos consultations. Ils comprennent le fonctionnement de votre organisme et sont bien placés pour repérer les obstacles à l’accessibilité et donner des conseils liés à ceux-ci. Selon la structure hiérarchique et les politiques de votre organisme, des représentants syndicaux peuvent participer à ces consultations.

La participation devrait être ouverte à tous les employés, qu’ils choisissent de révéler, ou pas, un handicap. Donner aux employés la possibilité de participer à votre consultation de façon anonyme, si possible. Demander à un animateur indépendant de diriger vos consultations peut aider les employés à se sentir plus à l’aise pour s’exprimer librement.

Approcher les participants potentiels

Lorsque vous invitez des personnes en situation de handicap aux consultations, le temps devrait être un des aspects les plus importants à prendre en compte. L’envoi d’invitations suffisamment à l’avance :

• aidera les gens à intégrer vos consultations dans leur emploi du temps;
• leur permettra de prendre connaissance des documents distribués et de préparer leurs réponses;
• leur donnera le temps pour prévoir les déplacements ou l’hébergement;
• vous permettra de répondre à toutes les demandes d’aménagements, telles que des interprètes ou des documents sur des supports de substitution.

Invitations personnelles et générales

Les invitations personnelles peuvent être utiles si vous avez déjà été en contact avec les organismes ou les individus que vous souhaitez inviter. Les organismes peuvent être disposés à utiliser leurs réseaux pour inviter certaines personnes en particulier à prendre part à vos consultations. Ils peuvent également envoyer des représentants pour participer en leur nom. Les invitations directes peuvent être plus personnelles et offrir, au tout début, une occasion de discuter des mesures d’adaptation et des préférences.

Les invitations générales ne ciblent aucune personne ni aucun organisme en particulier. Elles offrent plutôt un avis public que vos consultations se déroulent. Les invitations indirectes peuvent comprendre :

• la publicité dans les journaux locaux et les stations de radio ou de télévision;
• la publicité ou la mobilisation dans les médias sociaux;
• la distribution de matériel aux groupes de personnes en situation de handicap pour qu’ils les partagent avec leurs membres;
• l’affichage de publicités imprimées, de brochures ou d’autres documents là où ils sont susceptibles d’être trouvés par des personnes que vous souhaitez intégrer dans vos consultations.

Peu importe la forme d’invitation choisie, directe ou indirecte, ou un mélange des deux, votre invitation devrait expliquer :

• le motif de votre consultation;
• la formule de votre consultation;
• tout critère de sélection des participants;
• ce que vous attendez des participants et ce que vous souhaitez obtenir comme résultats;
• toute autre exigence, y compris les échéances.

N’oubliez pas : Il peut être utile d’inclure des participants qui sont intéressés par l’accessibilité et qui ont une expérience avec les handicaps et les obstacles. Cependant, évitez de cibler des personnes uniquement en fonction de leurs handicaps particuliers (par exemple, « nous voulons parler avec des personnes sourdes ou des personnes en fauteuil roulant »). Adressez-vous aux participants en tant que personnes d’abord plutôt que simplement en tant que détenteurs de certains traits, de certaines conditions de santé ou en tant qu’ayant vécu certains obstacles. Consultez l’annexe sur le langage inclusif pour obtenir plus de conseils et des recommandations.

Échéances liées à la planification et à la production de rapports

Le règlement prévoit des échéances de publication de vos plans sur l’accessibilité et de vos rapports d’étape. Nous vous recommandons de tenir vos consultations bien avant ces échéances. Cela vous donnera le temps de recevoir, de traiter les commentaires des participants et d’y réagir.

Choisir la formule

La Loi et son règlement n’exigent pas que vous reteniez une formule particulière pour vos consultations.

Vous devriez choisir votre formule en fonction des ressources, des besoins et des capacités de votre organisme. Vous souhaiterez également joindre autant de personnes que possible en utilisant différentes formules de consultations. Vous pourrez ainsi tenir compte des différentes langues, des besoins d’interprétation et des préférences de participation.

Consultation en personne

Certains participants préfèrent les événements en personne aux événements virtuels ou aux propositions en ligne. Les événements en personne permettent des présentations en direct et des discussions ouvertes et offrent des occasions de réseautage tant aux participants qu’aux animateurs.

Vous pouvez décider que les événements en personne sont les plus appropriés pour les besoins de votre organisme. N’oubliez pas qu’ils peuvent engager des coûts plus élevés, davantage de ressources et une planification logistique plus importante que les formules sur le Web ou autres. Consultez l’annexe sur les concepts clés des handicaps pour obtenir d’autres conseils, recommandations et pratiques exemplaires.

La tenue d’événements en personne peut ne pas être possible pendant la pandémie de COVID-19. Assurez-vous de suivre tous les protocoles de santé et sécurité locaux, provinciaux et fédéraux lorsque vous planifiez des événements en personne. Même si ces protocoles permettent les événements en personne, certaines personnes en situation de handicap peuvent avoir d’autres besoins de santé et de sécurité à prendre en compte.

Si vous organisez un événement en personne, nous vous recommandons de garder ces éléments à l’esprit :

• prévoyez le bon nombre d’interprètes et de membres du personnel de soutien :
  • l’interprétation en langue des signes devrait être offerte à tous les participants qui en ont besoin :
    • si votre événement comporte des séances en petits groupes, chaque participant qui a besoin d’un interprète en langue des signes peut avoir besoin de soutien individuel :
      • vérifiez si l’on peut aussi projeter un interprète par séance sur un écran partagé.
  • un sténographe professionnel devrait fournir les sous-titres de traduction en temps réel des communications aux participants qui en ont besoin :
    • n’oubliez pas que vous devrez peut-être réserver et obtenir séparément la technologie audiovisuelle comme les projecteurs, les écrans et les portables.
  • faites appel à des employés qui sont formés en premiers soins;
  • incluez des employés qui sont aussi formés en premiers soins en santé mentale, qui peuvent aider les personnes qui vivent de la détresse, de l’anxiété ou d’autres situations;
  • envisagez que le personnel s’habille d’une manière qui augmente sa visibilité :
    • portez une couleur uniforme, par exemple des chemises entièrement noires ou toutes de la même couleur;
    • portez des marqueurs très visibles, comme des rubans, des cordons d’épaule, des chapeaux ou des signes à la main avec des visages souriants :
  • placez les organisateurs et les assistants à des endroits cohérents et visibles pendant l’événement pour que les participants puissent facilement les trouver :
• prévoyez une période suffisante pour les événements et les pauses, idéalement allongez la période prévue :
  • prévoyez jusqu’à deux fois le temps prévu pour tout ce qui nécessite une participation active de la part des participants afin de vous assurer que chacun dispose de suffisamment de temps pour participer confortablement;
  • respectez l’horaire le plus possible, mais soyez toujours prêt à vous adapter aux situations imprévues;
  • envisagez la possibilité d’offrir certains ou l’ensemble des événements plus d’une fois, tant le matin que l’après-midi, pour rendre la participation plus facile.
• choisissez un lieu confortable et spacieux :
  • laissez au moins 2 mètres entre les tables et les murs :
    • cela aidera les personnes qui utilisent des fauteuils roulants, des triporteurs, des quadriporteurs ou d’autres aides à la mobilité à se déplacer librement.
  • laissez suffisamment de place à chaque table pour les interprètes, les assistants et les chiens de service;
  • si vous devez baisser l’éclairage pendant une présentation, assurez-vous que les interprètes sont toujours bien visibles.
  • évitez l’éclairage clignotant, les odeurs ou d’autres choses qui pourraient être des obstacles ou des déclencheurs;
  • offrez un espace calme et privé pour les participants qui doivent prendre des pauses des activités de consultation ou répondre à des besoins personnels ou médicaux.
• vérifiez, avant l’événement, tout l’équipement nécessaire (comme les projecteurs, les microphones ou les haut-parleurs);
• anticipez les besoins des participants accompagnés d’un chien d’assistance :
  • assurez-vous qu’ils ont accès à un bol d’eau et à un espace désigné pour les besoins;
  • offrez un espace confortable au chien et à son maître;
  • évitez de les asseoir devant un conférencier ou dans une zone de grande circulation;
  • rappelez aux participants et au personnel de ne pas flatter ou nourrir les chiens d’assistance ni de jouer avec eux.

Planifier un plan d’intervention d’urgence

Un plan d’intervention d’urgence doit être préparé pour tous les événements en personne. Élaborez ce plan avec le gestionnaire du lieu. Pendant le processus d’inscription à vos événements, demandez à tous les participants comment vous devez vous adapter à leurs besoins en cas d’urgence. Présentez le plan d’intervention d’urgence à tout le monde au début de la séance de consultation.

Voici quelques éléments que nous vous recommandons de garder à l’esprit :

• assurez-vous que le personnel est disponible et formé pour aider les participants à évacuer le lieu;
• assurez-vous qu’un grand nombre d’employés sont qualifiés pour prodiguer des premiers soins;
• assurez-vous que le lieu est protégé par une alerte d’incendie avec un éclairage stroboscopique visible aux personnes ayant une incapacité auditive;
• tenez l’événement au rez-de-chaussée, autant que possible :
  • ce qui permet une évacuation plus rapide;
  • cela assure aussi que les perturbations des ascenseurs ou des escaliers ne constituent pas un obstacle.
• si les lieux de réunion comportent des escaliers, assurez-vous qu’ils disposent de chaises d’évacuation pour escaliers :
  • ces dispositifs ressemblent à des fauteuils roulants et permettent aux personnes en situation de handicap d’être évacuées par les escaliers;
  • au moins une personne supplémentaire doit fournir de l’aide pour faire fonctionner les fauteuils d’évaluation :
    • vous devez désigner cette personne dans le cadre du plan d’intervention d’urgence.
  • les évacuations peuvent comporter des obstacles supplémentaires pour les personnes en situation de handicap visuel ou auditif :
    • vous devez désigner le personnel pour accompagner ces personnes dans le plan d’intervention d’urgence.
• assurez-vous que le personnel offre une aide calme et respectueuse à tous les participants.

Consultations sur le Web

Il existe plusieurs façons de consulter en ligne :

• les événements virtuels, comme les conférences vidéo ou webinaires;
• la sollicitation de commentaires écrits, de mémoires ou de réponses à des questionnaires et des sondages;
• combiner ces types de consultations et d’autres approches.

Les consultations sur le Web peuvent rester une option privilégiée pendant et après la pandémie de COVID-19. Elles sont plus sécuritaires et peuvent être plus accessibles et abordables pour les participants à différents endroits.

Tout contenu publié en ligne devrait être accessible. Les Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) du World Wide Web Consortium (W3C) peuvent vous aider. Ce sont des règles pour la conception de sites Web accessibles.

Le règlement exige que toutes les versions numériques de vos plans sur l’accessibilité, de vos rapports d’étape et des descriptions des processus de rétroaction respectent les exigences particulières des règles WCAG. Ils doivent répondre aux critères de niveau AA de la version la plus récente des WCAG en français et en anglais. Il s’agit actuellement de la version WCAG 2.1, mais cela changera lorsque les traductions officielles de versions plus récentes des règles WCAG seront accessibles.

Nous recommandons que tout le contenu Web pour vos consultations réponde aussi aux critères de niveau AA de la version WCAG 2.1 au minimum. Vous pouvez consulter la norme EN 301 549 de l’Union européenne (fichier PDF, 2,17 Mo, en anglais seulement) pour obtenir plus d’idées sur la façon d’améliorer l’accessibilité de vos technologies de l’information et des communications (TIC).

Événements virtuels et autres

Les événements virtuels peuvent être un bon substitut aux rencontres ou aux discussions en personne. Ils permettent aux participants d’interagir en temps réel. Ils peuvent également permettre aux participants de se voir et de se « rencontrer » tout en travaillant en réseau et en collaborant. Ils peuvent être plus accessibles et abordables pour les participants qui pourraient difficilement voyager.

Certains événements virtuels peuvent être tenus en direct – les participants sont alors tous en ligne en même temps. D’autres événements sont préenregistrés; les discussions ne se déroulent donc pas en temps réel. Cela permet aux participants de contribuer à leur propre rythme et aux moments qui leur conviennent le mieux. Les événements virtuels sur les plateformes comme Zoom, WebEx ou Microsoft Teams ont été plus courants pendant la pandémie de COVID-19. Ils continueront probablement d’être populaires, même après la pandémie.

Voici certaines recommandations lors de la planification d’un événement virtuel :

• accessibilité :
  • utilisez un logiciel doté de fonctionnalités d’accessibilité comme le sous-titrage automatique, mais n’oubliez pas :
    • certains participants pourraient tout de même demander des services de traduction en temps réel des communications;
    • il est possible que les sous-titres automatisés ne soient pas absolument exacts et qu’ils ne soient pas aussi efficaces dans toutes les langues;
    • l’interprétation en langue des signes peut rester nécessaire pour certains participants, alors assurez-vous de demander aux participants leurs besoins à l’avance.
  • assurez-vous que le logiciel de tenue d’événement est compatible avec les lecteurs d’écran :
    • les lecteurs d’écran sont des logiciels ou des appareils qui peuvent interpréter (lire) le texte pour les personnes atteintes d’une incapacité visuelle;
    • des logiciels incompatibles peuvent constituer un obstacle pour certains participants, il est donc conseillé de demander aux participants quels sont leurs besoins à l’avance;
    • de nombreux lecteurs d’écran ne peuvent pas lire la fonction de clavardage dans les plateformes de vidéoconférence, alors prévoyez d’autres manières de partager l’information qui s’affiche dans la fonction de clavardage.
  • assurez-vous que toutes les présentations et tous les documents des présentations (comme les diapos ou les enregistrements) sont accessibles;
  • il est possible que les lecteurs d’écran ne puissent pas capter le texte des diapositives, si les participants utilisent une fonction de « partage d’écran » :
    • évaluez la possibilité de transmettre les diapositives aux participants avant l’événement;
    • les présentateurs devraient éviter d’utiliser l’option de « partage d’écran », car elle pourrait bloquer les interprètes de langue des signes.
  • les événements virtuels qui ne sont pas en direct peuvent être plus accessibles :
    • certains participants peuvent avoir besoin de s’engager à leur propre rythme;
    • évaluez la possibilité de contribution des participants d’autres manières, comme par courriel ou par téléphone, s’ils se butent à un trop grand nombre d’obstacles avec les événements virtuels.
• soutien :
  • assurez-vous qu’un moins un membre du personnel est présent pour agir comme dépanneur ou modérateur :
    • il doit activement observer l’événement, répondre aux questions techniques et tenter de minimiser les perturbations.
  • établissez un code de conduite clair pour le comportement, y compris comment les animateurs répondront aux participants qui ne le respectent pas :
    • envisagez la possibilité de faire intervenir les participants dans ce processus, en leur demandant s’ils ont des règles ou des attentes supplémentaires à proposer;
    • les règles devraient aborder les éléments que les organisateurs déconseillent ou interdisent, comme un comportement perturbateur ou irrespectueux;
    • les règles devraient aussi aborder les éléments que les organisateurs encouragent ou permettent, comme la manière de poser des questions ou ce qui peut apparaître sur caméra.
• prévoyez du temps supplémentaire au début de chaque événement en direct et chaque fois qu’un événement passe d’une activité à une autre :
  • les participants auront souvent besoin de temps pour vérifier la compatibilité de leur matériel ou de leurs dispositifs;
  • de même, vous pourrez ainsi résoudre des problèmes techniques ou répondre à des questions d’ordre général.
• sécurité :
  • utilisez seulement un logiciel bien connu, offert sous licence, pour tenir votre événement :
    • assurez-vous que les participants peuvent télécharger toutes les applications ou les modules d’extension nécessaires à partir d’une source légitime avec un certificat de sécurité à jour;
    • utilisez des versions entièrement mises à jour des logiciels de tenue d’événement, car elles sont moins susceptibles d’avoir des bogues ou des vulnérabilités.
  • si vous organisez un événement en direct diffusé en vidéo en continu, assurez-vous de contrôler qui peut partager son écran :
    • vous réduirez ainsi les perturbations et éviterez que les participants deviennent visibles accidentellement.
  • assurez-vous que seuls les participants inscrits peuvent se joindre à l’événement :
    • vous éviterez ainsi le comportement perturbateur comme les intrusions numériques ou « zoombombing »;
    • envoyez aux participants des liens privés par courriel à l’adresse électronique qu’ils ont fournie;
    • vous pouvez également ajouter un mot de passe pour l’événement, mais cet ajout pourrait être un obstacle pour certains participants.

Sites Web, discussions, et invitations à soumettre des propositions

Les consultations sur le Web peuvent aussi comprendre des questionnaires, des enquêtes et des sondages, des forums de discussion ou des invitations à soumettre des propositions. Il y a d’autres exigences en matière de sécurité et de planification à prendre en considération avec ces approches :

• assurez la sécurité de votre plateforme de tenue d’événement, en particulier si vous utilisez un service tiers pour créer ou héberger un site Web;
• vérifiez que les certificats de sécurité du site Web sont à jour;
• envisagez d’exiger que les participants s’inscrivent avant de pouvoir lire le contenu ou contribuer à votre site Web :
  • cela peut ne pas être possible lors d’un appel ouvert au public pour commenter;
  • l’inscription est particulièrement importante s’il y a des forums de discussion qui permettent aux participants de commenter les contributions des autres;
  • prenez note que l’inscription pourrait constituer un obstacle pour certains participants atteints de handicaps de mobilité, cognitifs ou de communication.
• si vous incluez des images sur les sites Web utilisés pendant la consultation, assurez-vous d’héberger ces images sur l’espace Web que vous contrôlez :
  • les images intégrées provenant de sources externes ne sont pas toujours sûres ou stables et peuvent changer sans avertissement;
  • assurez-vous que les images autres que les logos sont accompagnées d’une légende ou d’un texte de remplacement (texte alternatif) décrivant leur contenu et leur objectif.
• assurez-vous que seuls les individus connus et fiables ont accès au système principal ou aux paramètres de la plateforme d’hébergement :
  • protégez cet accès au moyen d’un mot de passe unique et complexe.
• si votre site Web doit comprendre un contenu créé par l’utilisateur (comme les affichages de forum, les commentaires ou les flux de médias sociaux), envisagez de créer une « file d’attente de modération » :
  • elle vous permettra de vérifier le contenu inapproprié avant qu’il n’apparaisse sur votre site;
  • vous vous assurerez ainsi que seul le contenu sûr et approprié est visible pour les participants;
  • choisissez au moins une personne connue et fiable qui agira comme modérateur :
    • vous aurez peut-être besoin de modérateurs supplémentaires s’il y a de nombreux participants.
  • les modérateurs doivent également encourager une participation respectueuse et constructive.
• ne permettez pas aux participants d’afficher des hyperliens vers des sites Web externes sans modérateur :
  • vous aiderez à empêcher ainsi d’autres participants d’accéder par inadvertance à un contenu non sûr.
• si possible, permettez aux participants inscrits de publier ou de contribuer de manière anonyme s’ils le préfèrent.

Présentation et garde de l’information

Gardez toujours à l’esprit que certains des renseignements peuvent être personnels et sensibles. Vous devez protéger ces renseignements.

Voici certaines recommandations pour la réception de l’information des participants :

• utilisez une adresse électronique unique et sûre pour les contributions et les questions :
  • évitez d’utiliser l’adresse électronique personnelle des organisateurs ou du personnel;
  • les adresses courriel personnelles pourraient ne pas être sécurisées.
• si vous utilisez une plateforme qui exige l’inscription de l’utilisateur, stockez les identifiants et le mot de passe de façon sécuritaire :
  • ne stockez jamais ces renseignements en texte ordinaire;
  • le centre du gouvernement numérique du gouvernement du Canada comprend des conseils sur la sécurité du stockage des mots de passe.
• assurez-vous que tout service tiers que vous utilisez pour héberger les données que vos participants soumettent est réputé, avec des certificats de sécurité à jour.

Élaboration et partage de renseignements accessibles

Quelle que soit la forme de vos consultations, les renseignements que vous fournissez aux participants devraient être accessibles. Ces sujets peuvent comprendre le programme, les résumés, les sondages, les questionnaires, les diapositives ou d’autres documents.

Vous pouvez rendre vos documents plus accessibles en appliquant certaines fonctionnalités de base dans votre traitement de texte ou un autre programme de création, notamment :

• des titres correctement formatés;
• des tailles et des styles de polices grands et clairs;
• un texte de remplacement (texte alternatif) pour décrire les images;
• une couleur et un contraste appropriés pour le texte et l’arrière-plan.

Certains participants peuvent vous demander de fournir des versions de vos documents sur un autre support.

Le règlement vous oblige à mettre à disposition, sur demande, vos plans sur l’accessibilité, vos rapports d’étape et vos descriptions des processus de rétroaction sur les supports suivants :

• papier;
• en gros caractères;
• en braille;
• audio;
• électronique compatible avec les technologies d’adaptation visant à aider les personnes en situation de handicap.

Même si le règlement ne vous oblige pas à fournir des documents de consultation dans des supports de substitution, nous vous recommandons de le faire sur demande, dans la mesure du possible. Cela peut contribuer à rendre vos consultations plus inclusives et accessibles. Cela peut également donner à votre organisme l’occasion de s’exercer à répondre à ces demandes.

Certaines personnes consultées peuvent communiquer en langue ASL, dans la langue des signes québécoise (LSQ) ou dans les langues des signes autochtones. La Loi reconnaît ces langues des signes comme langues principales de communication par les personnes sourdes au Canada. À ce titre, envisagez la possibilité :

• de fournir des versions des renseignements de la consultation par l’entremise d’enregistrements des interprètes en langue des signes ainsi que dans la forme des documents;
• de permettre aux personnes consultées de soumettre leurs commentaires par l’entremise d’enregistrements d’eux-mêmes à l’aide de la langue des signes;
• de vous assurer que les employés et les autres organisateurs de la consultation connaissent le Service de relais vidéo (SRV) :
  • le SRV permet aux personnes qui utilisent le langage gestuel de faire des appels téléphoniques et des vidéoconférences par l’entremise d’un opérateur qui interprète leurs signes verbalement, et vice versa.