Préparez vos rapports d’étape

De : Emploi et Développement social Canada

Sur cette page

• Introduction
• Rubrique obligatoire : « Renseignements généraux »
• Rubriques obligatoires : domaines visés par l’article 5 de la Loi
• Rubrique obligatoire : « Consultations »
• Rubrique obligatoire : « Rétroaction »
• Aller au-delà des rubriques obligatoires

Introduction

Conformément au Règlement canadien sur l’accessibilité (le règlement), vous devez inclure certaines rubriques obligatoires dans vos rapports d’étape :

1. « Renseignements généraux »;
2. les domaines visés à l’article 5 de la Loi canadienne sur l’accessibilité (Loi);
3. « Consultations »;
4. « Rétroaction ».

Dans cette section, vous trouverez ce que vous devez inclure sous chacune de ces rubriques. Vous trouverez également d’autres mesures que vous pourriez prendre pour dépasser les exigences réglementaires.

Rubrique obligatoire : « Renseignements généraux »

Exigences du règlement relativement à la rubrique « Renseignements généraux »

À l’instar de vos plans sur l’accessibilité, vos rapports d’étape doivent comprendre les renseignements suivants sous la rubrique « Renseignements généraux » :

• le titre du poste de la personne que vous avez désignée pour recevoir la rétroaction au nom de votre organisation;
• des renseignements sur les façons de joindre votre organisation :
  • ces renseignements doivent inclure au minimum :
    • l’adresse postale des établissements accessibles au public de votre organisation;
    • un numéro de téléphone;
    • une adresse courriel;
    • de l’information sur tout autre moyen que votre organisation utilise pour communiquer avec le public (par exemple, un compte de médias sociaux ou un site Web).
  • ces renseignements doivent également permettre aux personnes :
    • de demander copie de vos plans sur l’accessibilité, de vos rapports d’étape et des descriptions du processus de rétroaction sur certains supports de substitution;
    • de soumettre de la rétroaction sur les obstacles auxquels elles ont fait face lorsqu’elles ont fait affaire avec votre organisation;
    • de donner de la rétroaction sur la mise en œuvre par votre organisation de son plan sur l’accessibilité.

Autres informations que nous vous recommandons d'inclure sous la rubrique « Renseignements généraux »

Les éléments suivants pourraient, en tout ou en partie, figurer sous la rubrique « Renseignements généraux » :

• un court résumé ou aperçu du rapport d’étape;
• le titre du poste et les coordonnées de la personne désignée pour recevoir la rétroaction;
• les titres des postes et les coordonnées des autres intervenants en matière d’accessibilité;
• les changements apportés aux moyens par lesquels on peut communiquer avec votre organisation, donner de la rétroaction, ou demander les plans, rapports et descriptions sur supports de substitution.

Rubriques obligatoires : domaines visés à l’article 5 de la Loi

Exigences du règlement relativement aux rubriques portant sur les domaines visés à l’article 5 de la Loi

Voici les domaines visés à l’article 5 de la Loi :

• a) l’emploi;
• b) l’environnement bâti;
• c) les technologies de l’information et des communications (TIC);
• c.1) les communications, autres que les TIC;
• d) l’acquisition de biens, de services et d’installations;
• e) la conception et la prestation de programmes et de services;
• f) le transport.

Il se peut que de nouveaux règlements désignent d’autres domaines à l’avenir.

Vos plans sur l’accessibilité doivent être le reflet de vos politiques, programmes, pratiques et services en ce qui a trait à la reconnaissance et à l’élimination des obstacles, et à la prévention de nouveaux obstacles. Vos rapports d’étape décrivent les progrès réalisés à cet égard.

Rappel : Certaines organisations peuvent également être tenues de préparer des plans d'accessibilité et des rapports d'étape qui relèvent de règlements supplémentaires en vertu de la Loi, élaborés soit par le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) ou l'Office des transports du Canada (OTC). Les en-têtes requis pour les rapports d'étape (traitant des domaines visés à l'article 5 de la Loi) doivent suivre les en-têtes des plans sur l'accessibilité requis par des règlements spécifiques. Pour plus d'informations à ce sujet, consultez la section sur les Rubriques obligatoires : domaines énumérés à l’article 5 de la Loi qui se trouve dans les lignes directrices sur les plans sur l’accessibilité.

Pour en savoir plus, lisez la section sur les divers organismes de réglementation et d’application de la loi à aviser.

Autres informations que nous vous recommandons d'inclure sous les rubriques portant sur les domaines visés à l’article 5 de la Loi

Les organisations devront probablement reconnaître, éliminer et prévenir divers obstacles ayant trait aux domaines énoncés dans la Loi. Elles peuvent donc choisir les éléments qu’elles souhaitent inclure dans chacune des rubriques correspondant à ces domaines. Vous pourriez inclure, en tout ou en partie, les éléments suivants dans chaque rubrique de votre rapport d’étape :

• les progrès réalisés dans l’élimination ou la prévention des obstacles reconnus dans votre plan sur l’accessibilité;
• les mises à jour des échéanciers s’appliquant à certaines mesures ou certains objectifs dans votre plan sur l’accessibilité :
  • vous pouvez choisir de mettre en relief les actions dont vous entrevoyez l’achèvement d’ici la publication du prochain rapport d’étape ou de la prochaine mise à jour de votre plan sur l’accessibilité.
• tout nouvel obstacle que vous avez reconnu depuis la publication la plus récente de votre plan sur l’accessibilité;
• tout plan ou toute activité à long terme qui peut se poursuivre au-delà du cycle actuel de planification.

Rubrique obligatoire : « Consultations »

Exigences du règlement relativement à la rubrique « Consultations »

Selon la Loi, vous devez consulter les personnes en situation de handicap pendant la préparation de votre rapport d’étape. Les rapports d’étapes doivent décrire votre processus à cet égard. Vous devez inclure cette description dans la rubrique « Consultations ».

• Lisez la section sur la préparation de la rubrique « Consultations » dans vos plans sur l’accessibilité
• Lisez les lignes directrices complètes sur les consultations auprès des personnes en situation de handicap.

Autres informations que nous vous recommandons d'inclure sous la rubrique « Consultations »

La méthode utilisée pour décrire vos consultations dépendra de nombreux facteurs, y compris le type de consultations que vous avez menées et les leçons que vous en avez tirées.

Nous vous recommandons d’inclure les renseignements qui appuient le mieux les initiatives de votre organisation en vue de reconnaître, d’éliminer et de prévenir les obstacles. Les éléments suivants pourraient, en tout ou en partie, y figurer :

• les intervenants que vous avez consultés :
  • les noms des organisations représentant des personnes en situation de handicap ou des experts qui ont participé :
    • assurez-vous de protéger les renseignements personnels de toute autre personne participante;
    • ne fournissez pas le nom ou les renseignements personnels des participants sans leur permission.
  • le nombre de participants et l’éventail des situations de handicap représentées.
• votre méthode de consultation et les questions posées :
  • la description des modes de consultation que vous avez choisis (en personne, en ligne ou hybride) et des activités ou événements qui en ont découlé;
  • une justification du choix des modes de consultation et une explication des mesures prises afin d’éliminer les obstacles pour les participants;
  • la liste des questions posées.
• la période et le lieu des consultations :
  • un calendrier montrant la période ou les dates auxquelles la consultation s’est déroulée;
  • la liste des endroits, dont les collectivités ou les régions, où vous avez tenu vos consultations (le cas échéant).
• les résultats obtenus :
  • une récapitulation des commentaires formulés par les participants en réponse à vos questions;
  • une évaluation provisoire de la manière dont vous avez tenu compte des résultats des consultations et des mesures que vous pourriez prendre en fonction de ce que vous avez appris, notamment au stade de la préparation de votre plan sur l’accessibilité mis à jour.

Rubrique obligatoire : « Rétroaction »

Exigences du règlement relativement à la rubrique « Rétroaction »

Contrairement aux plans sur l’accessibilité, les rapports d’étape doivent inclure une rubrique « Rétroaction ». Dans celle-ci, vous devez fournir des renseignements sur :

• la rétroaction reçue par votre organisation à propos :
  • de la façon dont elle met en œuvre son plan sur l’accessibilité;
  • des obstacles auxquels ont fait face les personnes qui font affaire avec votre organisation.
• la mesure dans laquelle votre organisation a pris la rétroaction en considération.

Lisez les lignes directrices sur la description du processus de rétroaction pour obtenir des recommandations et des astuces relatives à la réception et à la prise en considération de la rétroaction.

Autres informations que nous vous recommandons d'inclure sous la rubrique « Rétroaction »

Nous vous recommandons d’inclure les renseignements qui appuient le mieux les initiatives menées par votre organisation en vue de reconnaître et d’éliminer les obstacles, et de prévenir les nouveaux obstacles. Ces renseignements peuvent porter à la fois sur la rétroaction positive et négative; ou sur la rétroaction anonyme et celle dont la source est mentionnée.

Voici d’autres renseignements que vous pourriez inclure dans la rubrique « Rétroaction » :

• les statistiques de la rétroaction :
  • le volume de rétroaction reçue au cours de la dernière année, ou pendant la période couverte par le rapport :
    • certaines organisations peuvent ne pas être en mesure de couvrir toute l'année dans leur premier rapport d'avancement, compte tenu du temps nécessaire pour faire approuver, traduire et publier le rapport;
    • ces organisations peuvent choisir de couvrir la période restante de l'année dans leur rapport d'avancement ultérieur;
    • pour leur premier rapport d'étape, les organisations pourraient envisager ajouter du contenu sur le travail qu’elles ont effectué pour éliminer des obstacles avant l’année couverte par le rapport, le cas échéant.
  • une répartition de la rétroaction par thème, comme :
    • les obstacles;
    • les domaines visés à l’article 5 de la Loi;
    • certains éléments de votre plan sur l’accessibilité, et la façon dont vous le mettez en œuvre;
  • une répartition des moyens par lesquels les personnes ont soumis de la rétroaction.
• les lacunes de la rétroaction :
  • les aspects de votre plan sur l’accessibilité qui n’ont pas encore fait l’objet d’une rétroaction.
• divers autres renseignements potentiellement pertinents :
  • les commentaires sur l’accessibilité de votre processus de rétroaction;
  • les changements que vous prévoyez d’apporter à votre processus de rétroaction ou aux moyens par lesquels vous communiquez avec le public.

Aller au-delà des rubriques obligatoires

Le règlement précise les rubriques que vous devez inclure dans vos rapports d’étape. Vous pouvez inclure d’autres renseignements qui ne sont pas requis. Ceux-ci peuvent se révéler utiles pour les clients, les employés et les autres membres du public.

De plus, ils pourront vous dépanner dans les cas où certaines des priorités de votre organisation en matière d’accessibilité risquent de ne pas correspondre parfaitement à l’une des rubriques existantes.

Ce que vous avez appris

Dans cette section, vous pourriez fournir des précisions supplémentaires sur ce que votre organisation a appris durant la création, la mise en œuvre ou la mise à jour de son plan sur l’accessibilité.

Les éléments suivants pourraient y figurer, en tout ou en partie :

• les améliorations de l’accessibilité qui ont été les plus urgentes et difficiles;
• les plans ou améliorations qui ne se sont pas déroulés comme prévu (pour le meilleur ou pour le pire);
• la découverte d’obstacles nouveaux ou imprévus à éliminer ou à prévenir;
• les plans ou améliorations qui ont occasionné de nouveaux obstacles;
• les réalités relatives à la logistique, au personnel et à la budgétisation dans la mise en œuvre du plan.

Formation

Dans cette section, vous pourriez donner des mises à jour sur la formation que vous avez offerte à vos employés sur des thèmes liés à l’accessibilité ou aux handicaps. Vous pourriez y inclure des précisions sur :

• la formation ou les cours offerts;
• le nombre d’employés qui ont suivi la formation ou les cours;
• l’effet de la formation sur le fonctionnement de votre organisation;
• toute répercussion de la formation sur la mise en œuvre de votre plan sur l’accessibilité.

Glossaire

Vous devez rédiger vos rapports d’étape dans un langage simple, clair et concis. Cela peut s’avérer difficile si vous devez recourir à des termes et exprimer des idées que les lecteurs ne connaissent pas. À cet égard, l’inclusion d’un glossaire peut se révéler utile. Dans votre glossaire, vous pourriez définir ce qui suit :

• les termes techniques ou professionnels que vous devez employer pour décrire vos activités;
• les termes relatifs aux handicaps ou à l’accessibilité, y compris ceux qui figurent dans la Loi et son règlement;
• les termes relatifs aux exigences du cycle de planification utilisés dans le règlement.