Section 4. Préparation des plans sur l’accessibilité

Ce que le règlement exige que vous incluiez sous cette rubrique sur les renseignements généraux

Le règlement indique qui l’information qui doit être inclue dans le rubrique « générale » doit inclure :

• le titre du poste de la personne désignée à recevoir de la rétroaction au nom de l’entité réglementée;
• les modalités et l’information permettant au publique de communiquer avec l’entité réglementée.

Cette « modalité et l’information » incluent l’adresse postale de ses établissements accessibles au publique, un numéro de téléphone, et une adresse courriel.

Ces informations permettront au publique de :

• demander le plan sur l’accessibilité de l’entité dans l’un des formats substituts décrits dans le paragraphe 8(2) du règlement;
• demander des descriptions du processus de rétroaction de l’entité dans l’un des formats substituts décrits dans le paragraphe 9(5) du règlement;
• donner de la rétroaction à l’entité réglementée.

Autrement dit, vous devez fournir l’information nécessaire pour que le public puisse communiquer avec votre organisation par rapport à l’accessibilité et les obstacles.

L’information supplémentaire que nous vous recommandons d’inclure sous cette rubrique sur les « Renseignements généraux »

Ceci peut être un bon endroit pour inclure un sommaire de votre plan. Vous pourriez fournir un aperçu des obstacles importants que vous avez identifiés ainsi que les étapes importantes que vous avez prises pour y répondre. Vous pourriez aussi inclure une déclaration par rapport à l’accessibilité qui explique l’importance de l’accessibilité par rapport aux objectifs et aux valeurs de votre organisation.

Cette section peut également comprendre des renseignements de base sur votre organisation, comme ce que vous faites, qui sont vos clients, combien de personnes font partie de votre personnel et quelles sont la vision et les valeurs globales de votre organisation.

Si une équipe ou un comité prépare le plan sur l’accessibilité de votre organisation, vous pouvez également y inscrire les coordonnées des membres, sous réserve de toute restriction sur la protection des renseignements personnels applicable. Vous pouvez aussi énumérer et décrire tous les rôles liés à l’accessibilité (par exemple, évaluateur de l’accessibilité, coordonnateur de la formation, ou un ombudsman) au sein de votre organisation.

Ce que le règlement exige que vous incluiez sous ces rubriques sur les domaines

Votre plan sur l’accessibilité doit comprendre du contenu concernant les politiques, les programmes, les pratiques et les services de votre organisation en ce qui a trait à la détermination et à l’élimination des obstacles ainsi qu’à la prévention de nouveaux obstacles dans les domaines décrits à l’article 5 de la Loi :

• l’emploi;
• l’environnement bâti;
• les technologies de l’information et des communications (TIC);
• les communications, autres que les TIC;
• l’acquisition de biens, de services et d’installations;
• la conception et la prestation de programmes et de services;
• le transport.

Votre plan sur l’accessibilité doit comprendre une rubrique pour chacun des domaines mentionnés à l’article 5 de la Loi, même si vous ne pouvez pas indiquer immédiatement d’activités ou d’obstacles dans ces domaines. D’autres domaines pourraient être désignés ultérieurement par règlement.

Certaines entités sous réglementation fédérale mènent des activités qui peuvent relever d’autres règlements en vertu de la Loi, élaborés par le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) ou l’Office des transports du Canada (OTC). Cela signifie qu’ils peuvent être nécessaire de se rapporter au commissaire à l’accessibilité (membre de la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP)) et soit du CRTC ou de l’OTC. La Loi exige que les plans sur l’accessibilité de ces entités tiennent compte de leurs politiques, de leurs programmes, de leurs pratiques et de leurs services d’une manière qui est conforme aux autres règlements ou lois qui peuvent s’appliquer à elles.

Lisez les articles 42 à 50 de la Loi afin d’apprendre plus sur les entités qui exploitent une entreprise de radiodiffusion, et leurs exigences prévues au titre de la Loi sur la radiodiffusion.

Lisez les articles 51 à 59 de la Loi afin d’apprendre plus sur les entités réglementées qui sont des entreprises canadiennes ou des fournisseurs de services de télécommunication et leurs exigences prévues au titre de la Loi sur les télécommunications.

Lisez les articles 60 à 68 de la Loi afin d’apprendre plus sur les entités qui font partie du réseau de transport fédéral et leurs exigences prévues au titre de la Loi sur les transports du Canada.

L’information supplémentaire que nous vous recommandons d’inclure sous ces rubriques sur les domaines

Chaque organisation aura différents obstacles à reconnaître, à éliminer et à prévenir. Nous recommandons que les sections de votre plan sur l’accessibilité liées à chacun des domaines énoncés à l’article 5 de la Loi soient adaptées en conséquence.

Sous chaque rubrique, nous vous recommandons d’inclure une partie ou la totalité des éléments suivants :

• les mesures concrètes et réalisables que votre organisation prend (ou a déjà prises) pour reconnaître, éliminer et prévenir les obstacles dans ce domaine;
• des brèves descriptions de votre niveau actuel d’accessibilité, de vos objectifs en matière d’accessibilité et des changements positifs qui devraient résulter d’une plus grande accessibilité dans ce domaine;
• lorsque vous établissez les objectifs d’accessibilité de votre organisation, il pourrait être utile de les choisir selon le principe SMART; les objectifs devraient être :
  • spécifiques;
  • mesurables;
  • atteignables;
  • adaptés à la réalité;
  • limités dans le temps.
• notez : lisez le module d’orientation sur l’évaluation de votre plan sur l’accessibilité pour obtenir des recommandations sur l’établissement d’objectifs avec ces qualités;
• les politiques, les programmes, les pratiques et les services que vous avez l’intention de modifier reliée au domaine particulier de la Loi, la façon dont vous comptez le faire et les résultats prévus par ces changements;
• les autres réalisations ou jalons en matière d’accessibilité que vous prévoyez atteindre pendant la mise en œuvre du plan sur l’accessibilité;
• la formation dans ce domaine particulier de la Loi que vous avez donnée ou que vous prévoyez donner aux employés;
• des plans à long terme pour les activités ou les changements qui dépassent la durée du plan sur l’accessibilité;
• le nom et les coordonnées des membres de l’équipe responsable du plan sur l’accessibilité, des agents chargés de l’accessibilité ou d’autres membres du personnel de votre organisation qui ont des responsabilités liées au plan.

Vous devriez déterminer le contenu de ces sections et la façon de le présenter selon ce qui décrit et appuie le mieux vos efforts visant à cerner, à éliminer et à prévenir les obstacles à l’accessibilité.

Ce que le règlement exige que vous incluiez sous cette rubrique sur les « Consultations »

Le règlement indique, en référence avec la Loi, que votre plan sur l’accessibilité doit préciser la manière dont votre organisation a consulté les personnes en situation de handicap lors de la préparation de votre plan (dans d’autres mots, expliquer comment vous avez consulté des personnes en situation de handicap).

N’oubliez pas que votre organisation doit également consulter les personnes en situation de handicap lorsqu’elle prépare ses rapports d’étape. EDSC publiera plus de modules d’orientation sur comment consulter les personnes en situation de handicap en début 2022.

L’information supplémentaire que nous vous recommandons d’inclure sous cette rubrique sur les « Consultations »

Étant donné que les organisations ont des niveaux différents quant à la disponibilité des ressources, des besoins et des capacités, et servent différents clients et fournissent différents services, la Loi et son règlement d’application ne prescrivent pas de façons précises comment mener des consultations. Nous recommandons que votre organisation consulte les personnes en situation de handicap de la façon qui appuie le mieux ses efforts visant à cerner, à éliminer et à prévenir les obstacles.

Dans cette section de votre plan sur l’accessibilité, nous vous recommandons d’inclure des renseignements sur une partie ou la totalité des éléments suivants :

• qui vous avez consulté :
  • le nom des organisations œuvrant pour les personnes en situation de handicap ou des experts en la matière qui ont participé;
  • le nombre de participants;
  • l’éventail de handicaps représentés;
  • note : sauf dans le cas des experts ayant fourni des renseignements à titre professionnel, les noms des participants devraient être supprimés pour des raisons de confidentialité.
• sur quoi vous avez mené les consultations :
  • les questions posées et les réponses reçues;
  • une explication de la façon dont ces réponses ont éclairé votre plan sur l’accessibilité;
• quand vous avez mené les consultations :
  • les dates ou la période où les consultations ont eu lieu;
  • une description de l’état d’avancement de l’élaboration de votre plan sur l’accessibilité au moment où les consultations ont eu lieu.
• comment vous avez mené les consultations :
  • une description du processus et des activités de consultation (par exemple, si vous avez eu recours à des activités en personne, des réunions virtuelles, des discussions de groupe, des sondages numériques ou une combinaison de ceux-ci ou d’autres moyens);
  • une explication des raisons pour lesquelles vous avez choisi ce processus et ces activités;
  • un compte rendu de ce que votre organisation a fait pour s’assurer que les consultations étaient accessibles.
• où vous avez mené les consultations :
  • les collectivités, les villes ou les autres endroits où vous avez tenu des consultations (le cas échéant).
• les résultats :
  • les données et informations que vous avez soulevées de vos consultations et la façon dont vous comptez y donner suite.

Les consultations constituent de bonnes occasions d’écouter, d’apprendre et de discuter. Pendant vos consultations, vous découvrirez peut-être d’autres sujets que vous voudrez possiblement inclure dans votre plan sur l’accessibilité.

Glossaire

Vous pourriez inclure un glossaire dans lequel vous définissez certains des termes utilisés dans votre plan, tels que les types de handicaps, comment la Loi définit le terme « obstacles », ou tout terme technique ou professionnel se rapportant à votre organisation. Un glossaire peut faciliter la lecture de votre plan et vous éviter d’avoir à définir certains termes chaque fois qu’ils apparaissent dans le plan.

Budget et ressources

Vous pourriez également inclure une description des fonds et des ressources que votre organisation prévoit affecter à l’amélioration de l’accessibilité. Cette description favoriserait la responsabilisation et démontrerait l’engagement de votre organisation en matière d’accessibilité à l’égard des employés, des clients et des membres de la communauté des personnes en situation de handicap. Vous pourriez créer une rubrique pour cette section ou inclure cette information dans la rubrique « Renseignements généraux » de votre plan.

Formation

Vous pourriez fournir des détails sur la formation offerte à votre personnel, comme de la formation sur l’accessibilité et sur la communication avec les personnes ayant différents types de handicaps. Les personnes en situation de handicap sont mieux situées de collaborer avec vous à l’élaboration et à l’exécution des programmes de formation, vu leurs expériences vécues et vivantes. De tels partenariats réaffirment également l’engagement des organisations envers le principe de « Rien sans nous ».

La formation peut améliorer la façon dont vos employés servent les clients en situation de handicap et montrer comment l’accessibilité profite à tout le monde, y compris aux employés. Un personnel bien formé est essentiel au succès de toute organisation. Vous pourriez inclure une rubrique distincte dans votre plan à cet effet, ou inclure cette information sous les rubriques appropriées correspondant aux domaines énoncés à l’article 5 de la Loi.

Formats substituts

Le règlement exige que vous fournissiez vos plans sur l’accessibilité dans les formats suivants, sur demande :

• impression;
• gros caractères (taille de police plus grande et meilleure clarté);
• braille (système de points soulevés que les personnes aveugles ou ayant une faible vision peuvent lire avec leurs doigts);
• audio (enregistrement d’une personne qui lit le texte à voix haute);
• électronique (format électronique compatible avec les technologies d’adaptation visant à aider les personnes en situation de handicap).

Plus de lignes directrices qui donneront des suggestions, des conseils et des pratiques exemplaires pour fournir vos plans sur l’accessibilité, vos rapports d’étapes, et vos descriptions de processus de rétroaction en formats substituts seront publiés en printemps 2022.

Le règlement fixe des délais différents pour des différentes entités quant au fournissement des copies de leurs plans sur l’accessibilité, selon le format demandé.

• Toutes les entités du gouvernement fédéral, incluant les ministères, les agences, les sociétés d’État ou des entités reliées au gouvernement tel que les Forces canadiennes ou les entités parlementaires, doivent fournir leurs plans sur papier, en gros caractères et sous forme électronique dans les 15 jours suivant la présentation d’une demande.
• Les organisations du secteur privé réglementée au niveau fédéral comptant en moyenne 100 employés ou plus doivent fournir leurs plans sur papier, en gros caractères et sous forme électronique dans les 15 jours suivant la présentation d’une demande.
• Les organisations du secteur privé réglementée au niveau fédéral comptant en moyenne entre 10 et 99 employés doivent fournir leurs plans sur papier, en gros caractères et sous forme électronique dans les 20 jours suivant la présentation d’une demande.
• Toutes les organisations doivent fournir des versions en braille ou audio de leurs plans dans les 45 jours suivant la présentation d’une demande.

Lisez les paragraphes 1(2) et 1(3) du règlement pour apprendre comment calculer le nombre moyen d’employés ou que faire si le nombre moyen d’employés change.

Langage simple, clair et concis

Le règlement exige que vous rédigiez vos plans sur l’accessibilité, vos rapports d’étape et les descriptions de votre processus de rétroaction dans un langage simple, clair et concis, afin de vous assurer que votre plan est facile à lire et à comprendre. Vos phrases doivent être courtes, et vous devez éviter les mots techniques. Une personne qui ne connaît rien de votre organisation ou de son travail devrait pouvoir comprendre le contenu du plan.

Plus de lignes directrices qui porteront sur des recommandations et des pratiques exemplaires sur l’utilisation du langage simple, claire, et concis seront publiées en printemps 2022.