Publication et gestion de vos rapports d’étape

De : Emploi et Développement social Canada

Sur cette page

• Introduction
• Publication de rapports d’étape : échéanciers et avis
• Publication des rapports d’étape : emplacements
• Publication des rapports d’étape : format et contenu
• Publication des rapports d’étape : gestion et conservation

Introduction

Dans le Règlement canadien sur l’accessibilité (le règlement), il est indiqué quand, où et comment vous devez publier les rapports d’étape de votre organisation. Les règles relatives à la façon de gérer et de conserver ces rapports y sont également énoncées.

Exemptions

Rappel : Les organisations visées par la Loi et son règlement ne sont pas toutes tenues de publier des rapports d’étape. Le règlement donne des précisions au sujet de ces exemptions.

• Exemptions relatives aux organisations visées aux alinéas 7(1)e) ou (f) de la Loi, qui emploient en moyenne moins de dix employés
  • Lisez les paragraphes 1(2) et 1(3) du règlement pour savoir comment calculer le nombre moyen d’employés.
  • Vous pouvez également consulter les pages sur l’accessibilité dans le site Web de la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) pour obtenir des exemples de ces calculs.
• Exemptions concernant les conseils de bande des Premières Nations, qui s’appliquent durant cinq ans à compter de la date (13 décembre 2021) d’entrée en vigueur du règlement

Publication de rapports d’étape : échéanciers et avis

Voici le cycle de planification établi dans le Règlement canadien sur l’accessibilité pour les organisations sous réglementation fédérale :

• année 1 : publier un plan sur l’accessibilité et une description du processus de rétroaction;
• année 2 : publier un rapport d’étape sur la mise en œuvre du plan sur l’accessibilité;
• année 3 : publier un deuxième rapport d’étape;
• année 4 : publier un plan sur l’accessibilité mis à jour;
• année 5 : publier un rapport d’étape à propos de la mise en œuvre du plan sur l’accessibilité mis à jour; poursuivre le cycle comme avant.

Le délai accordé pour la publication du premier plan sur l’accessibilité n’est pas le même chez toutes les organisations. Le délai accordé pour la publication des rapports d’étape est fonction du délai accordé pour la publication du plan sur l’accessibilité.

Remarque : Ces délais peuvent différer chez les organisations visées par le Règlement concernant les exigences en matière de rapports sur l’accessibilité du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes et le Règlement sur l’établissement des plans et des rapports en matière de transports accessibles. Consultez ces règlements pour connaître les délais de publication des rapports d’étape chez diverses catégories d’organisations.

Les organisations doivent publier leurs rapports d’étape avant le jour anniversaire du délai de publication de leur plan sur l’accessibilité le plus récent. Différents délais s’appliquent aux organisations selon leurs types et leurs tailles :

• chez les organisations du gouvernement fédéral (y compris les ministères, les organismes, les sociétés d’État ou les organisations apparentées au gouvernement, comme les Forces canadiennes ou les organisations parlementaires) :
  • publication du premier plan sur l’accessibilité d’ici le 31 décembre 2022;
  • publication du premier rapport d’étape d’ici le 31 décembre 2023.
• chez les organisations du secteur privé comptant en moyenne 100 employés ou plus:
  • publication du premier plan sur l’accessibilité d’ici le 1er juin 2023;
  • publication du premier rapport d’étape d’ici le 1er juin 2024.
• chez les organisations du secteur privé comptant en moyenne de 10 à 99 employés:
  • publication du premier plan sur l’accessibilité d’ici le 1er juin 2024;
  • publication du premier rapport d’étape d’ici le 1er juin 2025.

Lisez la section à propos de la publication des plans sur l’accessibilité pour en savoir plus sur ces délais.

Rappel : Comme dans le cas des plans sur l’accessibilité et des descriptions du processus de rétroaction, vous devez aviser le commissaire à l’accessibilité dans les 48 heures suivant la publication d’un rapport d’étape. Vous devez envoyer cet avis par courriel ou par d’autres moyens électroniques. L’avis doit inclure :

• ou bien l’adresse URL du rapport d’étape;
• ou bien un hyperlien vers le rapport d’étape;
• ou bien les adresses postales des établissements où se trouve une copie papier du rapport d’étape.

Il se peut que votre organisation doive également aviser le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) ou l’Office des transports du Canada (OTC). Pour obtenir des précisions sur ces responsabilités, lisez la section sur les organismes de réglementation et d’application de la loi à aviser.

Publication des rapports d’étape : emplacements

Vous devez publier votre rapport d’étape sur la plateforme numérique principale dont vous êtes propriétaire, que vous exploitez ou qui est sous votre contrôle. Celle-ci doit être la plateforme dont vous vous servez pour communiquer avec le public, comme le site Web ou le portail numérique de votre organisation. Le rapport d’étape doit être accessible soit directement à partir de la page ou de l’écran d’accueil, soit à partir d’un hyperlien sur cette page ou cet écran.

Si vous ne disposez pas d’une telle plateforme numérique, vous devez tout de même publier des rapports d’étape. Des copies papier des rapports doivent se trouver à la réception ou à l’entrée de chacun de vos établissements. Les emplacements doivent être bien en vue et accessibles au public.

Publication des rapports d’étape : format et contenu

Le règlement ne précise pas la longueur que doivent avoir vos rapports d’étape. Ceux-ci doivent montrer vos progrès dans la mise en œuvre de votre plan sur l’accessibilité, surtout en ce qui touche les mesures concrètes qui y sont énoncées. Lisez la section sur ce que vous devez inclure dans chacune des rubriques obligatoires du rapport d’étape.

Si vous publiez vos rapports d’étape en ligne, ils doivent satisfaire aux exigences pour être conformes au niveau AA dans la version officielle la plus récente des WCAG en français et en anglais (les WCAG 2.1).

Voici quelques suggestions supplémentaires pour rendre vos rapports d’étape accessibles.

• servez-vous des titres formatés et imbriqués convenablement à partir de la feuille de style de votre programme de traitement de texte (Titre 1, Titre 2, etc.);
• utilisez des polices linéales de taille 12 ou 14 :
  • ces polices sont dépourvues des ornements, comme des crochets ou des traits, qui caractérisent les lettres de certaines autres polices;
  • parmi les polices linéales d’usage courant, il y a Arial, Calibri et Helvetica.
• faites en sorte que le contraste des couleurs soit prononcé; du texte en noir sur un arrière-plan en blanc, c’est l’idéal;
• faites appel à des éléments visuels, comme des images et des tableaux, seulement si c’est nécessaire :
  • voyez à ce que les images et les tableaux comportent la description de leur objet et de leur contenu sous forme de légende ou de texte de remplacement.

Pour obtenir de plus amples recommandations et astuces, lisez davantage sur la création de documents accessibles. Vous pouvez également consulter la boîte à outils d’accessibilité numérique du gouvernement du Canada et le Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca pour obtenir d’autres astuces.

Langage simple, clair et concis

Conformément au règlement, vous devez rédiger vos rapports d’étape dans un langage simple, clair et concis.

De cette façon, votre rapport sera facile à lire et à comprendre. Tâchez de faire des phrases courtes et d’éviter le jargon technique. Une personne qui ignore tout de votre organisation ou du travail qu’elle accomplit devrait être en mesure de comprendre le contenu du plan.

Lisez les lignes directrices sur le langage simple, clair et concis pour obtenir de plus amples recommandations et astuces.

Publication des rapports d’étape : gestion et conservation

Vous devez fournir sur demande copie de vos rapports d’étape sur les supports suivants :

• support papier;
• en gros caractères;
• support en braille;
• support audio;
• support électronique compatible avec les technologies d’adaptation visant à aider les personnes en situation de handicap.

Consultez les lignes directrices sur les supports de substitution pour obtenir des conseils et astuces sur les façons de rendre ces supports disponibles.

Les organisations doivent fournir les rapports d’étape sur ces supports dans les délais que prévoit le règlement. Bien que toutes les organisations doivent rendre ces supports disponibles aussitôt que possible, mais dans les délais que prévoit le règlement, les délais à cet égard dépendent du type de support et de l’organisation.

• Sur support papier, en gros caractères et sur un support électronique :
  • chez les organisations du gouvernement fédéral, y compris les ministères, les organismes, les sociétés d’État ou les organisations apparentées au gouvernement, comme les Forces canadiennes ou les organisations parlementaires : dans les 15 jours après la demande;
  • chez les organisations du secteur privé comptant en moyenne 100 employés ou plus : dans les 15 jours après la demande;
  • chez les organisations du secteur privé comptant en moyenne 99 employés ou moins : dans les 20 jours après la demande.
• Sur support en braille ou sur support audio :
  • chez toutes les organisations : dans les 45 jours après la demande.

Lisez les paragraphes 1(2) et 1(3) du règlement pour savoir comment calculer le nombre moyen d’employés. Vous pouvez également consulter les pages sur l’accessibilité dans le site Web de la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) pour obtenir des exemples de ces calculs.

Conserver des copies des rapports d’étape

Après la publication de votre rapport d’étape, vous devez en conserver copie et rendre celle-ci accessible au public. La méthode et le lieu de conservation de cette copie dépendront de la méthode et du lieu de publication du rapport d’étape.

• Si celui-ci est publié sur votre plateforme numérique principale, la copie en format numérique sera conservée sur celle-ci.
• Si celui-ci se trouve à la réception ou à l’entrée de vos établissements, la copie en format papier ou électronique sera conservée à chaque endroit.

Vous devez conserver copie de chaque rapport d’étape pendant au moins 7 ans à compter de la date à laquelle vous avez dû le publier. Cette ligne directrice s’applique aussi aux copies en format numérique, papier et électronique.