Guide de présentation du budget

Tous les demandeurs de financement doivent consulter le présent Guide de présentation du budget pour obtenir des informations détaillées sur les éléments admissibles et non admissibles dans le cadre des programmes d’établissement et de réinstallation. Ce guide aidera les demandeurs à remplir la partie de financement d’une demande qui se trouve à la Section 8 : Budget sur le portail des partenaires.

  • Ne remplissez que les sections qui s’appliquent à votre demande.
  • Le coût global du projet proposé doit être aussi précis que possible.
  • Les demandeurs retenus seront invités à fournir des précisions budgétaires supplémentaires au cours de la phase de négociation, afin de déterminer les montants définitifs.
  • Le montant du financement et la portée des activités que financera IRCC dépendront de la négociation satisfaisante d’une entente de contribution ou d’une subvention. Les dépenses engagées avant la signature de l’entente de financement par IRCC ou avant la date de début du projet approuvée par IRCC, ainsi que les coûts liés à la préparation de la demande, ne seront pas remboursés.
  • Au moment de fournir des détails sur le budget, veuillez prendre note qu’IRCC ne financera que sa part proportionnelle du total des coûts (p. ex. si vous proposez qu’un employé ne consacre que 30 % de son temps de travail au projet, IRCC ne financera que jusqu’à 30 % du coût salarial total).
  • Si les coûts sont répartis parmi différents bailleurs de fonds ou projets, une matrice de répartition des coûts sera exigée pour vérifier si elle est équitable. Cette matrice doit inclure la méthodologie utilisée pour déterminer les facteurs générateurs de coûts (p. ex. superficie en pieds carrés, équivalents temps plein, etc.) et la ventilation selon les bailleurs de fonds, y compris la part d’IRCC.
  • La part admissible de la TPS/TVH et, le cas échéant, de la TVP, doit être calculée dans les coûts du projet proposé. Consulter les références ci-dessous pour connaître les taux de TPS/TVP canadiennes admissibles.

Choisissez une province

  • Alberta
  • Colombie-Britannique
  • Manitoba
  • Nouveau-Brunswick
  • Terre-Neuve-et-Labrador
  • Territoires du Nord-Ouest
  • Nouvelles-Écosse
  • Nunavut
  • Ontario
  • Île-du-Prince-Edouard
  • Québec
  • Saskatchewan
  • Yukon

Liens vers l’Agence du revenu du Canada et Revenu Québec

Consulter le site Web du gouvernement du Canada pour connaître les taux de TPS/TVP admissibles les plus récents.

Programmes d’établissement et d’aide à la réinstallation – Coûts admissibles et non admissibles

Dans cette section

Coûts liés à l’exécution du programme : Programmes d’établissement et d’aide à la réinstallation

Les informations suivantes décrivent les coûts admissibles et non admissibles liés à la mise en œuvre du Programme d’établissement et du Programme d’aide à la réinstallation (PAR). D’autres informations relatives à la mise en œuvre du programme sont également présentées dans les sections propres à chaque programme (c.-à-d. le Programme d’établissement seulement et le PAR seulement).

Traitements, salaires et avantages sociaux

IRCC contribue aux coûts proposés liés au poste responsable de fournir les services en vertu d’une entente de financement, pas à la personne. IRCC contribuera aux coûts liés à un poste, par exemple un professeur de langue. Si la personne embauchée pour occuper ce poste devait prendre un congé parental, IRCC ne contribuerait plus aux coûts liés à son salaire. IRCC contribuerait au coût lié au personnel qui la remplace.

Traitements et salaires bruts
  • Les contributions salariales d’IRCC refléteront les taux en vigueur pour des emplois et des qualifications similaires sur le marché du travail local. IRCC peut limiter sa contribution à une partie seulement du salaire si les taux ne sont pas alignés sur des postes similaires sur le marché du travail local. Les taux salariaux proposés doivent également correspondre à la grille salariale actuelle du demandeur.
  • Au moment de remplir le formulaire du budget :
    • Chaque poste à temps partiel et à temps plein, le cas échéant, devrait être classé par titre d’emploi en regroupant les postes dans une même catégorie (p. ex. dans le cadre du Programme d’établissement, 20 professeurs de langue ou dans le cadre du PAR, 3 employés de maison d’accueil).
    • Le taux salarial, le nombre d’heures travaillées par semaine et le nombre de semaines (ou toute autre fréquence selon la fréquence de paye) doivent être indiqués pour chaque poste.
    • En ce qui concerne les postes à temps plein, financés entièrement ou en partie par IRCC, pour lesquels le salaire est basé sur un taux de rémunération annuel, le salaire annuel (calculé au prorata, s’il y a lieu) doit être indiqué.
    • Pour les coûts partagés, le pourcentage de la portion d’IRCC doit être clairement indiqué.
  • Les indemnités de vacances et les congés payés sont des dépenses admissibles; toutefois, IRCC ne financera pas les deux pour un employé.
    • L’indemnité de vacances correspond à un pourcentage du salaire ou du traitement qui est versé à l’employé à chaque période de paye ou sous forme de paiement forfaitaire chaque année. S’il n’y a pas de convention collective, il faudrait consulter les taux provinciaux/territoriaux au moment d’établir le fondement de l’indemnité de vacances. L’indemnité de vacances qu’acquièrent les employés temporaires ou occasionnels étant généralement incluse dans leur paye régulière, ils ne reçoivent aucune rémunération lorsqu’ils sont en congé ou en vacances.
    • Les congés payés sont des congés distincts des congés annuels acquis par les employés à mesure qu’ils travaillent (p. ex. les congés de deuil, les jours fériés discrétionnaires si la politique du personnel du demandeur potentiel le prévoit). Les congés payés doivent être décrits dans la politique interne des ressources humaines du demandeur ou dans un document équivalent et s’appliquer à l’ensemble des employés, qu’ils soient ou non financés par IRCC. IRCC ne financera pas les congés accumulés ou reportés à l’exercice suivant.
    • Les congés annuels accumulés au cours de l’exercice du Ministère (c.-à-d. d’avril à mars) et qui sont payés sont admissibles si la politique des ressources humaines du demandeur ou son équivalent stipule que les congés sont payés à la fin de l’exercice. On s’attend à ce que les congés annuels accumulés au cours d’un exercice soient pris ou payés au cours du même exercice.
  • Les heures supplémentaires constituent une dépense admissible dans des circonstances exceptionnelles, mais elles ne devraient pas être anticipées; et par conséquent, les fonds supplémentaires pour tenir compte des heures supplémentaires ne devraient pas être inclus dans la présentation du budget.
  • Les rajustements salariaux rétroactifs et les primes uniques à la signature découlant de la négociation de la convention collective (s’ils sont ratifiés et encourus pendant la période de financement de l’entente de financement).
  • En ce qui concerne les professeurs de langues et les responsables des langues, le demandeur est chargé de déterminer les politiques internes concernant le temps nécessaire à la formation et à la mise en œuvre, y compris le temps de préparation. Veuillez noter qu’il peut être nécessaire de consulter le Centre des niveaux de compétence linguistique canadiens (CNCLC) pour déterminer le temps de formation adéquat.
Charges sociales obligatoires de l’employeur (CSOE)
  • Les CSOE sont des couts que les’ employeurs sont tenus de payer en fonction des lois fédérales et provinciales ou territoriales.
  • Les CSOE et autres avantages sociaux doivent être énumérés individuellement, y compris le pourcentage moyen des salaires qu’ils représentent.
  • Les CSOE comprennent l’indemnité de vacances, l’assurance-emploi (AE) et le Régime de pensions du Canada (RPC).Note de bas de page *
  • Les provinces et territoires pourraient également exiger des protections comme l’indemnisation des accidentés du travail (p. ex. la Commission des accidents du travail de la Saskatchewan), des impôts dans les domaines de la santé (p. ex. l’impôt-santé des employeurs en Ontario), des taxes scolaires, des régimes de retraite provinciaux, etc.
  • Les jours fériés seront financés selon les normes d’emploi de la province ou du territoire. Ces dernières doivent être énoncées dans la politique de gestion du personnel de l’employeur ou dans une politique équivalente.
Autres avantages sociaux
  • Les avantages sociaux discrétionnaires prévus dans la politique de gestion du personnel de l’employeur ou dans une politique équivalente pourraient comprendre les suivants: les régimes d’assurance-maladie ou d’assurance de soins dentaires, l’assurance vie, ou les régimes de pensions privés ou les régimes enregistrés d’épargne-retraite collectifs gérés par un tiers.
  • Les avantages sociaux discrétionnaires doivent être offerts à l’ensemble du personnel visé par la politique relative au personnel de l’employeur ou par un document équivalent, pas seulement aux membres du personnel financés par IRCC.
  • Lorsque les employés ne profitent pas pleinement de ces avantages, la présentation du budget doit refléter un montant correspondant au taux d’utilisation (p. ex. certains employés pourraient refuser au moins une des assurances santé s’ils sont couverts par le régime de leur conjoint(e)). IRCC n’est pas obligé de contribuer à la totalité de ces avantages sociaux.
Coûts non admissibles
  • Montants remplaçant des avantages sociaux; par exemple, l’employé refuse de bénéficier d’avantages discrétionnaires, mais reçoit à la place un pourcentage de l’ensemble des avantages.
  • Avantages sociaux d’employé non administrés par un tiers.
  • Coûts salariaux liés aux activités ou à l’adhésion syndicales.
  • Les rajustements salariaux rétroactifs et les primes uniques à la signature découlant de la négociation de la convention collective qui sont ratifiés ou encourus en dehors de la période de financement d’une entente.
  • Indemnités de licenciement ou de départ en dehors des coûts obligatoires pour l’employeur prévus par la loi (p. ex. lorsque le préavis de licenciement est fourni au lieu de l’indemnité).
  • Portion des CSOE et des avantages sociaux des employés qui est déduite de leur salaire.
  • Impôts sur le revenu payés au nom du personnel employé pour des projets à l’étranger.
  • Congé parental, y compris les coûts/avantages complémentaires connexes, sauf si la loi prévoit qu’il s’agit de coûts obligatoires pour l’employeur.
  • Invalidité de longue durée (IRCC peut exiger que le demandeur précise ce qu’il entend par « courte durée » dans sa politique des RH. Si cette politique ne contient aucune disposition à cet égard, IRCC considère que le terme « longue durée » désigne une période supérieure à huit semaines), sauf si la loi prévoit qu’il s’agit de coûts obligatoires.
  • Congé de maladie de longue durée.
  • Frais de retard liés à la paye ou pénalités sur la paye (infligés par l’Agence du revenu du Canada ou par d’autres organismes).
  • Frais de retard ou pénalités infligés par les établissements bancaires.
  • Pauses du midi payées, sauf si la loi prévoit qu’il s’agit de coûts obligatoires pour l’employeur.
  • Les congés annuels qui ne sont pas pris ou utilisés (et la politique des RH du demandeur ou une politique équivalente ne stipule pas que les congés sont payés à la fin de l’exercice).
  • Indemnité de vacances pour les employés qui prennent des vacances en dehors de la période de financement d’une entente ou pendant des périodes où ils ne sont pas employés par le demandeur.
  • Les coûts de paiement liés aux congés accumulés dans le cadre d’ententes de financement antérieures.
  • Paiement des congés de maladie non utilisés accumulés par les employés.
  • Coûts supplémentaires découlant d’un congé payé, sauf les remplacements admissibles de professeurs de langue, de fournisseurs de services de garde d’enfants et d’enseignants principaux. Comme pour les heures supplémentaires, les coûts de remplacement des congés de maladie de courte durée sont admissibles, mais ne devraient pas être inclus dans la présentation du budget.
  • Toute forme de rémunération destinée aux membres bénévoles de conseils d’administration ou d’autres corps administratifs.
  • Primes aux employés ou autres avantages discrétionnaires (p. ex. primes à la signature/à l’embauche, place de stationnement, place de stationnement ajoutée aux contrats de location et payée pour que les employés puissent l’utiliser, voiture de fonction, loyer subventionné, allocation de téléphone).
  • Coûts associés au maintien en poste et à la reconnaissance des employés.

Formation et perfectionnement professionnel

  • Cette rubrique doit être utilisée pour enregistrer tous les coûts associés au perfectionnement professionnel des employés. Les activités de perfectionnement professionnel doivent être directement liées aux activités et aux objectifs du projet et doivent servir à améliorer le rendement du personnel dans la prestation des services ou des programmes (p. ex. la formation des enseignants principaux, la formation des évaluateurs linguistiques certifiés aux outils d’évaluation d’IRCC, la formation à la lutte contre le racisme ou à l’équité, la formation à l’intervention en cas de traumatisme, etc.). Les activités de formation et de perfectionnement professionnel peuvent comprendre les frais de scolarité et les frais d’inscription.
  • IRCC continuera à contribuer aux coûts salariaux lorsqu’un employé suit une formation. Le montant salarial doit être saisi dans la rubrique des salaires, traitements et avantages sociaux. Si le formateur est un employé, seuls les coûts salariaux sont considérés comme admissibles.
Coûts non admissibles
  • La formation et le perfectionnement professionnel qui visent à renforcer les capacités générales d’une organisation et qui ne sont pas liés à la fourniture d’un service précis (p. ex. une formation générale en comptabilité). Les employés embauchés pour occuper un poste doivent avoir les compétences requises pour accomplir les tâches liées au poste en question.
  • Coûts liés au remplacement d’employés embauchés afin de travailler durant une activité de formation ou de perfectionnement professionnel, à l’exception du remplacement d’enseignants de langues, de fournisseurs de services de garde d’enfants et d’enseignants principaux.

Frais de voyage et d’hébergement

  • Pour pouvoir bénéficier d’un financement, le voyage doit être considéré comme nécessaire et raisonnable pour la prestation de services, selon les critères d’IRCC.
  • Le mode de transport financé par IRCC devrait être le moins coûteux, en tenant compte du temps et du coût (kilométrage, taxi, location, tarif aérien, etc.).
  • Les déplacements financés par IRCC sont limités à l’équivalent de la catégorie économique et des solutions de rechange aux voyages doivent d’abord être envisagées.
  • Les coûts admissibles comprennent les frais de transport, de repas et d’hébergement engagés durant le voyage et précisément liés à l’exécution du programme, pour les employés et les bénévoles seulement. Cela comprend les voyages pour le perfectionnement professionnel, les ateliers, les événements et la formation.
    • IRCC financera le montant le moins élevé entre le taux indiqué dans la politique sur les voyages interne du demandeur et la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (repas et kilométrage jusqu’à concurrence des indemnités prévues par la Directive). Il convient de noter que les taux sont mis à jour régulièrement.
  • IRCC utilisera les limites de tarif d’hébergement pour les villes, conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, pour évaluer les coûts raisonnables et maximaux. Consultez le répertoire des limites de tarif d’hébergement pour les villes et des plafonds d’hébergement.
  • Dans le cas des ententes d’amélioration de la prestation de services et des services avant l’arrivée, les frais de voyage et d’hébergement et autres coûts connexes à l’étranger sont admissibles à condition qu’ils soient considérés comme essentiels, nécessaires et raisonnables pour la réalisation du ou des projets de prestation de services à l’étranger.

Remarque : Les frais de voyage des experts-conseils ou des entrepreneurs tiers doivent être inclus dans les honoraires associés et figurer à la rubrique des honoraires des professionnels et des consultants.

Coûts non admissibles
  • Frais de voyage internationaux, y compris les voyages internationaux pour des activités indirectes en dehors du Canada (p. ex. participation à des conférences).
  • Frais de voyage entre différents bureaux et pour assister aux réunions du personnel, aux assemblées générales annuelles ou aux réunions de la direction ou du conseil d’administration, ainsi que pour se rendre du domicile au lieu de travail ou vice-versa.
  • Frais accessoires.

Outils et matériel d’aide à l’exécution

  • Les outils d’aide à la mise en œuvre propres au programme et les coûts associés doivent soutenir la prestation de services directs aux clients ou la prestation d’activités de services indirects. Cela comprend les articles de papeterie (s’ils font l’objet d’un suivi/codage systématique); par exemple, le papier, les stylos/crayons.
  • Les frais de photocopie ou d’impression (s’ils font l’objet d’un suivi/codage systématique) de documents protégés ou non par des droits d’auteur dont la copie est approuvée et qui sont directement liés à l’exécution du programme (p. ex. questionnaires, documents destinés aux nouveaux arrivants, feuilles de travail pour les apprenants de langues).
  • Frais de droits d’auteur liés à la duplication/l’impression approuvée de documents protégés par des droits d’auteur.
  • Pour les programmes déjà en cours, les manuels et les autres documents pédagogiques visant à compléter les documents existants relatifs à l’exécution du programme ou à remplacer ceux qui sont désuets, brisés ou inutilisables.
  • Pour les nouveaux programmes, l’achat de nouveaux outils et documents d’aide à l’exécution. Tout bien dont le coût équivaut à plus de 1 000 $ CA devrait être inscrit dans la catégorie de coût des dépenses en immobilisations.
  • Les coûts des sorties qui sont directement liés et nécessaires à l’exécution de services, par exemple le transport vers et depuis le site et les frais d’admission (le cas échéant).
  • Frais de rafraîchissement pour les collations ou les boissons nécessaires au bon déroulement des programmes pour les jeunes.
  • Les frais de rafraîchissement doivent correspondre au montant le moins élevé entre ce que prévoit la politique du demandeur en matière de nourriture et de boissons et le coût standard par personne figurant dans la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor.

Remarque :

  • Les coûts des articles de papeterie ou d’autres fournitures qui ne sont pas directement associés aux outils d’aide à la prestation propres au programme doivent être inclus dans la catégorie des coûts administratifs. Cela comprend les articles de papeterie ou les fournitures qui peuvent être utilisées pour l’exécution du programme, mais qui ne font pas l’objet d’un suivi/codage systématique.
  • Les autres coûts de photocopie ou d’impression (s’ils font l’objet d’un suivi/codage systématique) et qui ne sont pas directement liés à l’exécution du programme doivent être inclus dans la catégorie des coûts administratifs. Les coûts liés aux contrats de location de photocopieurs ou d’imprimantes doivent également être inclus dans les coûts administratifs, sauf si les contrats de location d’équipement comportent une option d’achat (et il y a une attente raisonnable que le locataire deviendra propriétaire de l’équipement à la fin du contrat de location), dans ce cas les coûts doivent être inclus dans la catégorie de coûts des dépenses en immobilisations.
  • Les frais de nourriture et de boissons associés à un atelier ou à un événement indirect doivent être comptabilisés sous la rubrique des conférences et des ateliers.
  • Les coûts liés à la préparation de matériel publicitaire par un service de marketing centralisé pour les projets de programme financés par IRCC doivent être inclus dans la catégorie des coûts administratifs.
Coûts non admissibles
  • Les frais de nourriture et de boissons liés aux sorties.
  • Frais d’accueil pour les employés du programme.
  • Les coûts liés au matériel publicitaire, et à l’achat d’articles promotionnels et publicitaires pour faire le marketing ou la promotion de l’organisation demandeuse elle-même, ou la faire connaître, y compris les cartes de visite; et les coûts liés au réseautage dans le but de promouvoir leur’ organisation.

Conférences et ateliers

  • Les coûts liés à l’organisation d’événements et d’ateliers externes doivent être comptabilisés sous cette rubrique et peuvent inclure la logistique et le lieu, les honoraires versés aux conférenciers et la nourriture ou les rafraîchissements pour les événements ponctuels de plus grande envergure. Ces coûts ne doivent pas être inclus pour les réunions périodiques ou régulières du personnel ou les groupes de travail.
    • La nourriture et les boissons doivent toujours constituer le minimum nécessaire pour atteindre l’objectif. Voici certaines des formes les plus fréquentes: repas (nourriture et boissons non alcoolisées offertes en tant que déjeuner, au dîner ou au souper) et rafraîchissements (collations ou boissons non alcoolisées servies entre les repas).
    • Les frais de nourriture et boissons doivent correspondre au montant le moins élevé entre ce que prévoit la politique du demandeur en matière de nourriture et de boissons et le coût standard par personne figurant dans la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor.
Coûts non admissibles
  • Achat de boissons alcoolisées, de cannabis ou de substances illégales.
  • Nourriture et boissons exclusivement pour les fonctions, les événements de formation et les réunions s’adressant aux employés internes.

Publicité

  • Coûts liés à la publicité (p. ex. signalisation), et à l’achat d’articles promotionnels (p. ex. brochures) et publicitaires pour faire le marketing ou la promotion d’un programme/service particulier financé par IRCC.

Remarque : Les coûts liés à la préparation de matériel publicitaire par un service de marketing centralisé pour les projets de programme financés par IRCC doivent être inclus dans la catégorie des coûts administratifs.

Coûts non admissibles
  • Coûts liés au matériel publicitaire, à l’achat d’articles promotionnels et publicitaires pour faire le marketing ou la promotion de l’organisation demandeuse/bénéficiaire elle-même, ou la faire connaître.
  • Coûts liés au réseautage dans le but de promouvoir l’organisation demandeuse/bénéficiaire.

Honoraires des professionnels et des consultation

  • Les coûts qui soutiennent les coûts directs du programme/projet, y compris les contrats de service tels que les traducteurs, les interprètes, les experts en la matière, les évaluateurs tiers, et les services de développement et de mise en place de l’infrastructure informatique nécessaire à la mise en œuvre du programme.
  • Les honoraires des conférenciers invités lors d’ateliers ou de séances de groupe pour les services directs, dans les cas où une organisation ne dispose pas de l’expertise nécessaire et où les invités ne sont pas rémunérés pour donner des conférences dans le cadre de leur travail (p. ex. une personne qui explique comment elle a appris à se constituer un réseau pour trouver un emploi).
  • Les honoraires des participants aux groupes de discussion qui sont distribués à la fin de la participation de chaque membre du groupe de discussion (et non après chaque séance du groupe de discussion).
  • Honoraires, y compris le tabac et les cadeaux de remerciement aux aînés autochtones, habituels pour la participation à une activité directe ou indirecte.
  • Honoraires versés aux nouveaux arrivants pour leur participation à une activité directe ou indirecte (p. ex. réunions de partenariats locaux en matière d’immigration). Les nouveaux arrivants ne peuvent pas recevoir d’honoraires pour leur participation à un projet dont ils tirent également un bénéfice direct en tant que client.

Remarque :

  • Le cas échéant, si les services susmentionnés sont fournis par des employés du demandeur, les coûts doivent être inclus sous la rubrique des salaires, traitements et avantages sociaux.
  • Les professionnels et les consultants n’étant pas des employés, les CSOE et autres avantages sociaux ne s’appliquent pas.
  • Les frais de garde d’enfants associés aux services de garde d’enfants confiés en sous-traitance doivent être inscrits sous la rubrique de garde d’enfants.
  • Les coûts d’entretien liés à l’informatique ne sont pas des honoraires professionnels; ils doivent plutôt être inclus sous la rubrique des frais généraux s’ils sont associés à l’exécution du programme (p. ex. un logiciel de langue pour la prestation du programme installé sur les ordinateurs d’un laboratoire utilisé uniquement par les clients) ou dans la catégorie des coûts administratifs s’ils sont associés à la fonction d’entreprise (p. ex. les mises à jour de logiciels pour MS Office, l’entretien du serveur).

Signataires d’ententes auxiliaires et redistribution du financement

  • Les coûts liés à la redistribution du financement doivent être inscrits dans cette catégorie. Il y a redistribution du financement lorsqu’un demandeur de financement transfère des fonds à une organisation tierce (signataire d’entente auxiliaire) pour exécuter, en totalité ou en partie, un projet financé au titre d’une entente de contribution. Cela est différent d’un contrat de service qu’un demandeur peut conclure, par exemple, pour fournir des services de traduction ou pour créer un outil.
  • Les demandeurs/bénéficiaires peuvent inclure les coûts administratifs pour les signataires d’ententes auxiliaires. Veuillez noter que le taux négocié pour les dépenses liées à l’administration ne s’applique pas aux signataires d’ententes auxiliaires.
  • IRCC s’attend à ce que le processus utilisé pour sélectionner un signataire d’entente auxiliaire soit ouvert, équitable et impartial, et représente un bon rapport qualité-prix.
  • Les coûts proposés encourus par les organisations partenaires (signataires d’ententes auxiliaires) dans le cadre d’une entente de financement avec IRCC peuvent inclure les coûts salariaux et non salariaux des organisations partenaires. Le soutien à l’égard de ces coûts doit faire l’objet d’une entente de financement entre les organisations partenaires et le demandeur titulaire de l’entente de financement avec IRCC.
  • Lorsque la redistribution du financement s’applique, le bénéficiaire du financement assume la responsabilité des obligations prévues dans l’entente de contribution. Pour s’acquitter de cette responsabilité, les bénéficiaires du financement sont tenus de mettre en place un cadre de responsabilisation et de gestion afin de s’assurer que les signataires d’ententes auxiliaires remplissent leurs obligations. IRCC se réserve le droit de procéder à une vérification des livres et registres des signataires d’ententes auxiliaires.
  • Les dépenses en immobilisations (le cas échéant) devraient figurer dans une sous-section distincte de la section Dépenses en immobilisations pour chaque signataire d’entente auxiliaire.

Coûts indirects (autres coûts non salariaux liés à l’exécution du programme)

Cette section comprend d’autres coûts supplémentaires directement liés aux activités/à l’exécution du programme, à l’exclusion des coûts associés à l’administration.

  • Location de locaux à bureaux et services publics (il convient de noter que le loyer des immeubles appartenant aux organisations demandeuses devra faire l’objet d’une évaluation de la juste valeur marchande).
  • Équipement associé à l’exécution du programme (les contrats de location d’équipement avec option d’achat, tels que les photocopieurs, doivent être inclus dans la catégorie de coûts des dépenses en immobilisations, si l’on peut raisonnablement s’attendre à ce que le locataire obtienne la propriété de l’équipement à la fin du contrat de location).
  • Les services publics et les services de nettoyage et d’entretien (retenus au moyen d’un contrat avec un tiers) s’ils ne font pas partie du contrat de location.
  • Équipement (inférieur à 1 000 $ CA) nécessaire à l’exécution directe du programme.
  • Réparations et entretien (inférieurs à 1 000 $ CA). Si les réparations et l’entretien dépassent 1 000 $ CA et sont considérés comme des améliorations locatives, les coûts associés doivent être inscrits dans la catégorie de coûts des dépenses en immobilisations. Il convient de noter que les réparations et l’entretien ne sont pas considérés comme des améliorations locatives lorsque le demandeur est propriétaire du bâtiment. Les réparations sont plutôt considérées comme couvertes par le paiement par IRCC de l’équivalent d’un loyer à sa juste valeur marchande.
  • Coûts liés aux communications (seuls les coûts supplémentaires) requis comme résultat direct de l’exécution du programme doivent être inclus dans les coûts indirects. Cela peut comprendre, sans s’y limiter :
    • les téléphones cellulaires pour le personnel qui fournit principalement des services itinérants, qui est de garde ou qui travaille en dehors des heures de bureau;
    • un ordinateur réservé aux clients admissibles du PAR (p. ex. Internet pour un ordinateur situé dans une zone commune [hall d’entrée] à l’usage des clients admissibles du PAR);
    • les lignes téléphoniques fixes utilisées principalement pour offrir des services aux clients par téléphone.
  • Les coûts liés aux communications qui ne sont pas directement liés à l’exécution du programme doivent figurer dans la catégorie des coûts administratifs. Les demandeurs doivent s’appuyer sur les principes énoncés ci-dessous pour déterminer correctement les coûts liés aux communications (administration ou exécution du programme) :
    • Administration: Coûts des lignes téléphoniques utilisées pour fixer des rendez-vous et répondre aux demandes de renseignements généraux.
    • Exécution du programme: Coûts liés aux communications pour l’exécution du programme (p. ex. coûts de connexion des postes de travail du personnel chargé de l’exécution du programme à Internet, au téléphone ou à une ligne de téléconférence pour mener des groupes de discussion dans le cadre de services indirects).
  • Frais de sécurité directement liés à l’exécution d’une activité précise plutôt qu’à l’organisation dans son ensemble. Par exemple, la présence d’un agent de sécurité est requise pour les programmes organisés en dehors des heures de bureau, pour des raisons de sécurité.
  • Assurance particulière associée à l’exécution du programme qui ne serait pas autrement requise au niveau de l’organisation (p. ex. assurance pour les dépenses en immobilisations, les services de garde d’enfants financés par IRCC, le transport des clients pour participer à des activités ou à des services).
  • Les frais d’affranchissement et de messagerie liés à la prestation du programme (s’ils font l’objet d’un suivi/codage systématique). Tous les autres frais d’affranchissement et de messagerie doivent être inscrits dans la catégorie des coûts administratifs.
  • Frais de licences, permis et entretien externe associés aux systèmes de base de données d’information sur les clients directement liés à l’exécution du programme.
  • Les coûts d’entretien liés à informatique pour l’exécution du programme (p. ex. logiciel de langues lié à la mise en œuvre du programme installé sur les ordinateurs d’un laboratoire utilisé uniquement par les clients).
  • Les coûts liés aux bénévoles, tels que les prix de reconnaissance non monétaire des bénévoles pour les programmes financés par IRCC et les rafraîchissements pour la cérémonie de reconnaissance des bénévoles afin de montrer l’appréciation de leurs efforts. Les frais de rafraîchissement doivent correspondre au montant le moins élevé entre ce que prévoit la politique du demandeur en matière de nourriture et de boissons et le coût standard par personne figurant dans la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor.
Coûts non admissibles
  • Les coûts liés à la validation des titres de compétence professionnelle de personnes. Cela s’applique aux employés et aux clients du demandeur.
  • Cartes-cadeaux (y compris les laissez-passer pour des événements) et honoraires pour les bénévoles participant à une activité ou pour la reconnaissance des employés.
  • Coûts des téléphones cellulaires personnels.

Coûts liés à l’exécution du programme : Programme d’établissement (seulement)

Les informations suivantes décrivent les coûts admissibles et non admissibles propres à l’exécution du Programme d’établissement.  

Services de soutien

Les services de soutien offerts dans le cadre du Programme d’établissement comprennent l’interprétation et la traduction, les services pour les personnes ayant une incapacité, les services de counseling à court terme, la garde d’enfants et les mesures de soutien numérique. Les services de soutien sont financés pour permettre aux clients d’accéder à un service d’aide à l’établissement financé par IRCC. Les coûts associés aux services de soutien ne sont pas admissibles s’ils sont individuels.

Interprétation orale et traduction écrite
  • Coûts associés aux services d’interprétation qui sont essentiels à la satisfaction des besoins immédiats du client (p. ex. communiquer avec le personnel de l’organisation ou de l’école).
  • Coûts associés à la traduction de documents écrits (p. ex. certificats de naissance et relevés de notes) dans le but de soutenir le client.

Remarque : Ces coûts doivent généralement être inscrits dans la catégorie de coûts liés à l’exécution du programme, à la rubrique des salaires, traitements et avantages sociaux, lorsque les services proposés doivent être fournis par des employés du programme, ou à la rubrique des honoraires des professionnels et des consultants lorsque les services proposés sont fournis par un tiers.

Dans les cas où il est proposé que les services d’interprétation et/ou de traduction soient assurés par le demandeur/bénéficiaire, IRCC effectuera une analyse de faisabilité des coûts afin de déterminer la méthode la plus rentable pour le Ministère.

Coûts non admissibles
  • Frais de traduction de documents pour la demande de citoyenneté ou de résidence permanente d’une personne, ainsi que la traduction de documents qui ne sont pas nécessaires pour répondre à des besoins immédiats d’établissement (p. ex. des articles de journaux sur le client, des lettres personnelles).
  • Services d’interprétation ou de traduction pris en charge par les provinces, les territoires ou les municipalités pour l’accès à un service précis, comme l’interprétation pour les rendez‑vous médicaux et les services hospitaliers.
Transport de la clientèle
  • Les coûts liés au transport comme les billets d’autobus ou les jetons de transport sont admissibles pour les clients qui, autrement, pourraient avoir de la difficulté à participer au Programme d’établissement. Des exceptions seront envisagées si d’autres moyens de transport sont nécessaires, par exemple, les coûts liés aux moyens de transport comme le taxi, la location de voitures ou la conduite d’un véhicule n’appartenant pas à un membre du personnel (le remboursement du carburant est basé sur le kilométrage comptabilisé) sont admissibles là où le transport en commun n’est pas offert ou n’est pas utilisable.
  • Les coûts associés au transport des clients doivent être comptabilisés dans la catégorie de coûts liés à l’exécution du programme, à la rubrique du transport des clients. Il est à noter qu’IRCC financera le montant le moins élevé entre le taux indiqué dans la politique sur les voyages interne du demandeuse et la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (kilométrage jusqu’à concurrence des indemnités prévues par la Directive). Il convient de noter que les taux sont mis à jour régulièrement.
Coûts non admissibles
  • Coût d’achat et/ou de location d’un véhicule.
  • Tous les paiements effectués directement aux clients.
Dispositions pour les personnes ayant une incapacité
  • Les coûts engagés pour permettre à un client ayant une incapacité physique ou un trouble de l’apprentissage de participer au Programme d’établissement sont admissibles et comprennent jusqu’à 1 000 $ CA d’équipement, de même que des dispositions et des mesures non liés à l’équipement, comme les documents et les logiciels de formation spéciaux (p. ex. les documents en braille ou en gros caractères). Ils comprennent également les coûts liés à l’interprétation afin de faciliter la communication entre les clients sourds ou malentendants et le personnel du demandeur.
  • Les dispositions et les mesures d’une valeur de plus de 1 000 $ CA sont considérées comme des dépenses en immobilisations; consulter la catégorie de coûts des dépenses en immobilisations sous la rubrique des coûts liés aux aménagements et aux appareils nécessaires aux clients admissibles ayant une incapacité.
  • Les dispositions et les mesures d’une valeur de moins de 1 000 $ CA doivent figurer dans la catégorie des coûts liés à l’exécution du programme, à la rubrique des coûts indirects.
Services de counseling à court terme
  • Les coûts associés aux services de counseling à court terme doivent être comptabilisés dans la catégorie des coûts liés à l’exécution du programme, à la rubrique des salaires, traitements et avantages sociaux. Lorsque ces services sont offerts par un tiers, les coûts doivent être inscrits sous la rubrique des honoraires des professionnels et des consultants.
Garde d’enfants
  • IRCC ne financera que la partie des frais de garde d’enfants qui n’est pas déjà couverte par des subventions admissibles à la garderie ou à la famille de l’enfant qui en a besoin, selon chaque compétence provinciale.
  • La garde d’enfants peut être à court terme, à long terme, ou une combinaison des deux.
  • La garde d’enfants peut comprendre les coûts d’une garde non agréée conforme aux normes de Childminding Monitoring, Advisory and Support (CMAS) (notez que CMAS n’est pas applicable en Alberta et en Colombie-Britannique), d’une garde d’enfants agréée sur place, et/ou de l’achat de places agréées pour les enfants, si les services sur place ne sont pas disponibles.
  • Les salaires et les traitements de tout personnel de garde d’enfants, y compris la période de préparation avant le programme et la période de nettoyage après le programme sur une base quotidienne ainsi que les autres coûts connexes.
  • La location d’un espace, y compris la conciergerie, les services publics et l’assurance pour l’espace de garde d’enfants.
  • Le matériel et les fournitures liés à la garde d’enfants, y compris les collations.
  • Les coûts associés à la garde d’enfants doivent être comptabilisés dans la catégorie des coûts liés à l’exécution du programme, à la rubrique de garde d’enfants.
Coûts non admissibles
  • Tout paiement effectué directement aux clients pour couvrir les frais de garde d’enfants de manière indépendante.
Soutiens numériques
  • Le soutien numérique est un nouveau service de soutien pour les clients admissibles qui ont besoin d’aide pour accéder aux services d’aide à l’établissement financés par IRCC offerts à distance, notamment :
    • la fourniture d’appareils numériques sous la forme d’un prêt d’ordinateurs portables, de tablettes et de téléphones portables financé par IRCC, aux clients admissibles qui n’ont pas leur propre appareil, qui n’ont pas accès à un appareil par d’autres moyens (p. ex. une école ou une bibliothèque), et qui en ont besoin pour pouvoir accéder à un service numérique d’aide à l’établissement financé par IRCC;
    • le soutien aux compétences numériques, p. ex. séances/aide à l’intention des clients admissibles pour les aider à naviguer dans les technologies numériques/en ligne afin d’accéder aux services d’aide à l’établissement financés par IRCC;
    • les salaires, traitements et avantages sociaux liés aux séances de formation numérique. Ces coûts doivent être inscrits dans la catégorie des coûts liés à l’exécution du programme, sous salaires, traitements et avantages sociaux, lorsqu’ils sont fournis par les employés du demandeur. Si ces services sont fournis par un tiers, ils doivent être inscrits à la rubrique des honoraires des professionnels et des consultants.

Remarque : La fourniture d’appareils numériques dont le coût est supérieur à l’équivalent d’une valeur de 1 000 $ CA dans le cadre des activités de soutien numérique doit être comptabilisée dans la catégorie des dépenses en immobilisations. Les articles multiples achetés en vrac et dont la valeur est supérieure à 1 000 $ sont considérés comme des immobilisations, même si les unités individuelles ont une valeur inférieure à 1 000 $. Pour plus d’informations, voir la catégorie de coûts des dépenses en immobilisations.

Coûts non admissibles
  • Les coûts associés aux activités de littératie numérique ne constituent pas un service de soutien admissible au titre du soutien numérique. La littératie numérique est un terme à part entière qui désigne la capacité à utiliser la technologie ou l’Internet de la manière la plus appropriée à des fins personnelles ou professionnelles.

Coûts liés à l’exécution du programme : Programme d’aide à la réinstallation (seulement)

Les informations suivantes décrivent les coûts admissibles et non admissibles propres à l’exécution du Programme d’aide à la réinstallation (PAR).

Services de soutien

Les services de soutien offerts dans le cadre du PAR comprennent l’interprétation et la traduction, ainsi que la garde d’enfants. Les services de soutien sont financés pour permettre aux clients admissibles au PAR d’accéder aux services du PAR financés par IRCC. Les coûts associés aux services de soutien ne sont pas admissibles s’ils sont individuels.

Interprétation orale et traduction écrite
  • Coûts associés aux services d’interprétation qui sont essentiels à la satisfaction des besoins immédiats du client admissible au PAR (p. ex. communiquer avec le personnel de l’organisation ou de l’école).
  • Coûts associés à la traduction de documents écrits (p. ex. certificats de naissance et relevés de notes) dans le but de soutenir le client.

Remarque : Ces coûts seraient inscrits dans la catégorie des coûts liés à l’exécution du programme, à la rubrique des salaires, traitements et avantages sociaux, lorsque les services proposés doivent être fournis par des employés du programme, ou à la rubrique des honoraires des professionnels et des consultants lorsque les services proposés sont fournis par un tiers.

Dans les cas où il est proposé que les services d’interprétation et/ou de traduction soient assurés par le demandeur/bénéficiaire, IRCC effectuera une analyse de faisabilité des coûts afin de déterminer la méthode la plus rentable pour le Ministère.

Coûts non admissibles
  • Frais de traduction de documents pour la demande de citoyenneté ou de résidence permanente d’une personne, ainsi que la traduction de documents qui ne sont pas nécessaires pour répondre à des besoins immédiats d’établissement (p. ex. des lettres personnelles).
  • Services d’interprétation ou de traduction pris en charge par les provinces, les territoires ou les municipalités pour l’accès à un service précis, comme l’interprétation pour les rendez‑vous médicaux fournis dans un hôpital.
Garde d’enfants
  • IRCC ne financera que la partie des frais de garde d’enfants qui n’est pas déjà couverte par des subventions admissibles à la garderie ou à la famille de l’enfant qui en a, selon chaque compétence provinciale.
  • La garde d’enfants peut être à court terme.
  • La garde d’enfants peut comprendre les coûts d’une garde non agréée conforme aux normes de Childminding Monitoring, Advisory and Support (CMAS) (notez que CMAS n’est pas applicable en Alberta et en Colombie-Britannique), d’une garde d’enfants agréée sur place, et/ou de l’achat de places agréées pour les enfants, si les services sur place ne sont pas disponibles.
  • Les salaires et les traitements de tout personnel de garde d’enfants, y compris la période de préparation avant le programme et la période de nettoyage après le programme sur une base quotidienne ainsi que les autres coûts connexes.
  • La location d’un espace, y compris la conciergerie, les services publics et l’assurance pour l’espace de garde d’enfants.
  • Le matériel et les fournitures liés à la garde d’enfants, y compris les collations.
  • Les coûts associés à la garde d’enfants doivent être comptabilisés dans la catégorie des coûts liés à l’exécution du programme, à la rubrique de garde d’enfants.
Coûts non admissibles
  • Tout paiement effectué directement aux clients pour couvrir les frais de garde d’enfants de manière indépendante.

Transport de la clientèle

  • Les coûts liés au transport des clients admissibles au PAR (p. ex. du point d’entrée au logement temporaire et/ou d’un hébergement temporaire à un hébergement permanent).
  • Les frais de transport du personnel du demandeur pour l’accompagnement des clients admissibles au PAR à leurs rendez-vous. Cela comprend notamment le transport pour se rendre à des rendez-vous médicaux obligatoires, pour participer à la prestation de services du PAR et pour visiter des logements. Les coûts associés au transport tel que le taxi, la location de voitures ou la conduite d’un véhicule là où le transport en commun n’est pas offert ou n’est pas utilisable.
  • Les coûts associés au transport des clients doivent être comptabilisés dans la catégorie des coûts liés à l’exécution du programme, à la rubrique du transport des clients. Il est à noter qu’IRCC financera le montant le moins élevé entre le taux indiqué dans la politique sur les voyages interne du demandeuse et la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (kilométrage jusqu’à concurrence des indemnités prévues par la Directive). Il convient de noter que les taux sont mis à jour régulièrement.
Coûts non admissibles
  • Tous les paiements effectués directement aux clients.

Hébergement temporaire

  • Les coûts associés à l’entretien d’une installation servant à loger et à nourrir les clients admissibles au PAR avant leur placement dans un logement permanent (c’est-à-dire une maison d’accueil). Il convient de noter que le loyer des immeubles appartenant aux organisations demandeuses doit faire l’objet d’une évaluation de la juste valeur marchande.
  • Les logements commerciaux sont également admissibles (p. ex. un hôtel), mais doivent être utilisés dans les situations suivantes :
    • en l’absence d’une maison d’accueil;
    • si aucune place n’est disponible dans la maison d’accueil;
    • en cas d’augmentation du nombre d’arrivées (p. ex. vols affrétés);
    • lorsque la maison d’accueil ne peut pas répondre à certains besoins (p. ex. en matière de mobilité).
  • Les coûts associés à l’hébergement temporaire doivent être inscrits dans la catégorie des coûts liés à l’exécution du programme, à la rubrique de l’hébergement temporaire.

Indemnité pour la nourriture et les frais accessoires

  • Les coûts engagés afin de donner aux clients admissibles au PAR les moyens de préparer leurs propres repas pendant leur séjour dans un logement temporaire. Par exemple, une allocation alimentaire, des cartes d’épicerie, des produits d’épicerie ou des paniers alimentaires.
  • L’indemnité pour les frais accessoires est destinée à couvrir les dépenses accessoires nécessaires au client admissible au PAR pendant son séjour dans un logement temporaire (p. ex. cartes d’appel).
  • Les coûts associés à la nourriture et aux faux frais doivent être inscrits dans la catégorie des coûts liés à l’exécution du programme, à la rubrique des indemnités de repas et de faux frais.

Coût des repas sur place pour les clients admissibles au PAR

  • Les coûts associés aux repas offerts aux clients admissibles au PAR (p.ex. dans une maison d’accueil qui fournit les repas). Il peut s’agir d’articles tel que des produits d’épicerie.
  • Les repas sur place peuvent comprendre des repas préparés et livrés aux clients admissibles au PAR qui vivent dans un logement temporaire ne leur permettant pas de préparer leurs propres repas.
  • Les repas sur place peuvent comprendre des repas ou des collations fournis aux clients admissibles au PAR qui sont en transit au point d’entrée en attendant le vol de correspondance vers leur destination.
  • Les coûts associés aux repas sur place pour les clients admissibles au PAR doivent être inscrits dans la catégorie des coûts liés à l’exécution du programme, à la rubrique Coût des repas sur place pour les client admissibles au PAR.

Dépenses en immobilisations : Programmes d’aide à l’établissement et à la réinstallation

  • Les coûts nécessaires pour faciliter les activités d’exécution du programme pour les immobilisations dont la valeur est de plus de 1 000 $ CA en tant qu’unité unique ou groupe d’articles semblables comme les ordinateurs, les frais de licence de logiciel uniques (les frais d’abonnement annuels doivent être inscrits dans les coûts indirects), le mobilier et d’autres biens concrets, achetés et/ou loués (avec option d’achat). Ces coûts comprennent aussi les améliorations locatives (non applicables au propriétaire/locateur de l’immeuble) ainsi que les coûts pour les adaptations et les appareils nécessaires pour les clients admissibles ayant une incapacité.

Remarque : Les permis, les frais et l’entretient externe des licences associées aux systèmes de base de données d’information sur les clients liés directement aux coûts liés à l’exécution du programme doivent être inscrits à la rubrique des coûts indirects.

  • Tout bien dont le coût équivaut à plus de 1 000 $ CA devrait être inscrit dans la catégorie de coût des dépenses en immobilisations :
    • Les multiples articles d’un même type coûtant plus de 1 000 $ CA doivent être considérés comme des dépenses en immobilisations, même si chacun vaut moins de 1 000 $ CA (p. ex. bureaux/tables et chaises pour les cours).
    • Les composants (c’est-à-dire les articles qui fonctionnent ensemble pour former un tout) doivent être considérés comme des immobilisations, même si chaque élément pris individuellement a une valeur inférieure à 1 000 $ CA (p. ex. ordinateur, imprimante, écran, clavier).
  • Les biens loués doivent être considérés comme des immobilisations s’il y a une option d’achat dans le contrat de location et s’il y a une attente raisonnable que le locataire deviendra propriétaire des biens à la fin du contrat de location.
  • Financement maximal accordé par IRCC : Deux plafonds en ce qui a trait aux coûts/dépenses en immobilisation devraient être pris en compte dans l’ordre suivant (tous les coûts sont indiqués à l’équivalent en dollars canadiens) :
    1. Dans le cadre du programme d’aide à l’établissement, IRCC remboursera les dépenses en immobilisations jusqu’à un maximum de 15 % de la valeur totale de l’exécution du programme. Pour ce qui est du PAR, IRCC remboursera les dépenses en immobilisations jusqu’à un maximum de 15 % de la valeur totale de l’entente de financement.
    2. Dans le cadre du programme d’aide à l’établissement, à l’intérieur de ce plafond de 15 %, IRCC ne remboursera pas les dépenses en immobilisations au-delà de 50 % des dépenses totales liées à l’exécution directe du programme pour une année financière donnée. Pour ce qui est du PAR, au titre de ce plafond de 15 %, IRCC ne remboursera pas les dépenses en immobilisations au-delà de 50 % de la valeur totale de l’entente de financement.

Par exemple, le tableau suivant présente quelques scénarios d’application des plafonds ci-dessus appliqués pour une entente de financement de 5 ans dans le cadre du Programme d’aide à l’établissement :

Année financière 1 Année financière 2 Année financière 3 Année financière 4 Année financière 5 Total
Total des dépenses directement liées à l’exécution du programme 600 000 $ 400 000 $ 400 000 $ 400 000 $ 300 000 $ 2 100 000 $
Dépenses en immobilisations maximales - - - - - 315 000
(15 % multiplié par 2,1 M$)
Dépenses en immobilisations maximales/exercice (50 % de l’exécution du programme) 300 000 $ 200 000 $ 200 000 $ 200 000 $ 150 000 $ S. O.
Scénarios Année financière 1 Année financière 2 Année financière 3 Année financière 4 Année financière 5 Total
Scénario 1 :
Il est possible de dépenser un maximum de 300 000 $ en immobilisations durant l’AF 1, le solde (jusqu’à 315 000 $) étant dépensé durant les AF restantes.
300 000 $ 10 000 $ 5 000 $ 0 $ 0 $ 315 000 $
Scénario 2 :
Il est possible de dépenser un maximum de 200 000 $ durant l’AF 2, le solde (jusqu’à 315 000 $) étant dépensé durant les AF restantes.
0 $ 200 000 $ 0 $ 100 000 $ 15 000 $ 315 000 $
Scénario 3 :
Il est possible de dépenser moins de 150 000 $ en immobilisations durant l’AF 5, le solde (jusqu’à 315 000 $) étant dépensé durant les années restantes.
50 000 $ 15 000 $ 50 000 $ 50 000 $ 150 000 $ 315 000 $

Par exemple, le tableau suivant présente quelques scénarios d’application des plafonds ci-dessus appliqués pour une entente de financement de 5 ans dans le cadre du PAR :

Année financière 1 Année financière 2 Année financière 3 Année financière 4 Année financière 5 Total
Valeur totale de l’entente 600 000 $ 400 000 $ 400 000 $ 400 000 $ 300 000 $ 2 100 000 $
Dépenses en immobilisations maximales - - - - - 315 000 
(15 % multiplié par 2,1 M$)
Dépenses d’investissement maximales/année financière (50 % de la valeur totale de l’entente) 300 000 $ 200 000 $ 200 000 $ 200 000 $ 150 000 $ S. O.
Scénarios Année financière 1 Année financière 2 Année financière 3 Année financière 4 Année financière 5 Total
Scénario 1 :
Il est possible de dépenser un maximum de 300 000 $ en immobilisations durant l’AF 1, le solde (jusqu’à 315 000 $) étant dépensé durant les AF restantes.
300 000 $ 10 000 $ 5 000 $ 0 $ 0 $ 315 000 $
Scénario 2 :
Il est possible de dépenser un maximum de 200 000 $ durant l’AF 2, le solde (jusqu’à 315 000 $) étant dépensé durant les AF restantes.
0 $ 200 000 $ 0 $ 100 000 $ 15 000 $ 315 000 $
Scénario 3 :
Il est possible de dépenser moins de 150 000 $ en immobilisations durant l’AF 5, le solde (jusqu’à 315 000 $) étant dépensé durant les années restantes.
50 000 $ 15 000 $ 50 000 $ 50 000 $ 150 000 $ 315 000 $
Coûts liés aux aménagements et aux appareils nécessaires aux clients admissibles ayant une incapacité :
  • Coûts d’immobilisation engagés pour permettre à un client ayant une incapacité physique ou un trouble d’apprentissage de participer au programme d’aide à l’établissement et à la réinstallation financé par IRCC. Ils comprennent les aménagements à effectuer et les dispositions à prendre pour répondre aux besoins des personnes ayant une incapacité qui consistent en des articles de plus de 1 000 $, comme de l’équipement spécial ou des meubles, des rampes et/ou d’autres aménagements qui rendent les bâtiments et les lieux plus accessibles. Ils ne peuvent pas dépasser 10 000 $ par client ayant une incapacité, jusqu’à un maximum de 100 000 $ par année par entente de financement.
  • Les demandeurs doivent effectuer une recherche afin de connaître l’aide financière qui pourrait leur être offerte par les propriétaires de bâtiments, d’autres ordres de gouvernement ou d’autres bailleurs de fonds.

En général, IRCC ne fait pas ce qui suit :

  • Rembourser les immobilisations réservées à des fins administratives. Les demandeurs doivent avoir établi cette infrastructure, et toutes les demandes de financement des immobilisations doivent être liées directement à l’exécution du programme ou à l’exécution des services (elles ne doivent pas viser le renforcement des capacités dans le contexte de l’infrastructure). Les coûts proposés doivent ajouter de la valeur à l’infrastructure existante, et leur nécessité doit être directement liée à l’exécution réussie de l’activité ou du programme proposé.
  • Cofinancer les achats d’immobilisations (les systèmes de base de données d’information sur les clients peuvent faire l’objet d’une exception).
  • Rembourser les coûts liés à l’achat de véhicules.
  • Rembourser les coûts liés à la dépréciation et à l’amortissement des immobilisations.

Coûts administratifs (taux des dépenses liées au taux négocié pour l’administration) : Programme d’aide à l’établissement et à la réinstallation

IRCC utilise un taux négocié pour les dépenses liées à l’administration. Le taux négocié représente un pourcentage (ne dépassant habituellement pas 15 %) de la contribution totale d’IRCC pour les dépenses liées à l’exécution du programme.

La part des coûts administratifs d’IRCC doit tenir compte de toutes les ententes de financement d’IRCC et de toutes les autres sources de financement non liées à IRCC pour l’année financière.

Les fonctions organisationnelles sont des activités et/ou des services réalisés par une organisation indépendamment du financement d’IRCC. Si les activités sont nécessaires au fonctionnement de l’organisation, elles sont considérées comme étant de nature administrative et doivent être imputées à la catégorie des coûts administratifs.

  • Les coûts d’administration sont regroupés sous une seule rubrique dans le budget. Les autres détails concernant la détermination du pourcentage seront demandés durant les négociations aux demandeurs retenus.
  • Les détails des coûts proposés pour être couverts par le taux négocié pour les dépenses liées à l’administration sont examinés au stade de la négociation. Le taux négocié pour les dépenses liées à l’administration de chaque entente fait l’objet d’une révision périodique pendant la durée de l’entente, en particulier si un financement supplémentaire est demandé à un moment quelconque de l’exécution du programme.
  • Le taux négocié est appliqué au total des coûts admissibles liés à l’exécution du programme pour chaque réclamation soumise durant le cycle de vie de l’entente (c’est-à-dire, le montant maximal des dépenses administratives pouvant être réclamé et directement lié à la somme des dépenses engagées dans le cadre de l’exécution du programme durant toute période donnée).
  • Lors de la préparation de la présentation du budget, aucun coût lié à l’administration ne doit être inscrit dans la catégorie des coûts liés à l’exécution du programme et vice-versa. Le taux négocié pour les dépenses liées à l’administration vise à réduire la charge administrative pour les demandeurs du financement. Pour les coûts qui peuvent être des coûts liés à l’exécution du programme ou à l’administration, il est important de prendre en compte le niveau d’effort requis par le demandeur pour assurer le suivi de ces dépenses.

Les coûts suivants sont considérés comme des coûts administratifs :

  • Les coûts relatifs au personnel associés aux fonctions organisationnelles, par exemple, finances, ressources humaines, adjoint administratif de l’organisation, personnel de soutien informatique, etc. Il convient de noter que les coordonnateurs de la collecte de fonds et/ou les praticiens du développement ne sont pas considérés comme admissibles au taux négociés pour les dépenses liées à l’administration.
  • Le loyer, les services publics ainsi que les autres frais relatifs aux fonctions/au personnel de l’organisation, y compris les espaces communs (p. ex. les cuisines, les zones de réception, le hall d’entrée, etc.), si l’espace est utilisé uniquement par le personnel/les employés responsables du projet. Si l’espace est utilisé uniquement par les clients, les coûts doivent être comptabilisés dans la catégorie des coûts liés à l’exécution du programme, à la rubrique des coûts indirects.
  • Les frais de téléphone, de télécopie, d’Internet ou d’autres communications qui sont de nature administrative ou normalement centralisés (p. ex. coûts liés aux communications visant à fixer des rendez-vous, à répondre à des demandes de renseignements).
  • Les frais de poste qui ne sont pas directement liés à l’exécution du programme et qui sont engagés de manière continue à des fins de fonctionnement général.
  • L’impression et les photocopies, sauf pour les outils et les documents d’aide à l’exécution (consulter la section « Outils et matériel d’aide à l’exécution »).
  • Le bail du photocopieur (s’il n’est pas considéré comme une immobilisation, c.-à-d. les biens loués doivent être considérés comme des immobilisations si le contrat de location contient une option d’achat et s’il y a une entente raisonnable que le locataire deviendra propriétaire des biens à la fin du contrat de location).
  • Les frais bancaires (p. ex. les frais de compte bancaire pour les fonds reçus d’IRCC et frais liés aux paiements financés par IRCC aux fournisseurs).
  • Les charges salariales, en cas de sous-traitance.
  • Les fournitures de bureau non utilisées pour l’exécution du programme (p. ex. encre, papier).
  • Les coûts des articles de papeterie ou d’autres fournitures qui ne sont pas directement associés aux outils d’aide à l’exécution propres au programme, y compris la papeterie et/ou les fournitures qui peuvent être utilisées pour l’exécution du programme, mais qui ne font pas l’objet d’un suivi/codage systématique.
  • Les coûts de formation et de perfectionnement professionnel du personnel de l’organisation associés aux fonctions organisationnelles.
  • Les frais de déplacement, d’hébergement et autres coûts associés aux activités du personnel administratif pour gérer l’entente de financement.
  • Les coûts d’audit des états financiers.
  • Les frais d’assurance standards (p. ex. la propriété, la responsabilité du conseil d’administration, la cybersécurité).
  • Le recrutement du personnel, y compris notamment les vérifications de sécurité/du casier judiciaire, les coûts liés à l’affichage d’annonces, etc.
  • Les frais liés à la préparation de matériel publicitaire par un service de marketing centralisé pour les projets de programmes financés par IRCC.
  • La part d’IRCC pour les frais de sécurité liés aux mesures permanentes d’alarme et de sécurité sur le site (p. ex. gardiens de sécurité, systèmes d’alarme, services professionnels).
  • Le soutien informatique pour l’entretient (p. ex. entretient informatique interne pour les bases de données d’informations sur les clients), les mises à niveau et achats de logiciels d’application générale et/ou de licences (p. ex. produits MS Office, Windows, etc.). L’entretient informatique associée à l’exécution du programme (p. ex. un programme linguistique installé sur les ordinateurs dans un laboratoire informatique utilisé uniquement par les clients) doit être comptabilisée dans la catégorie des coûts liés à l’exécution du programme, à la rubrique des coûts indirects.
  • Les consultants professionnels retenus pour évaluer la faisabilité ou la création d’une infrastructure ou la modification d’une infrastructure existante (p. ex. accessibilité [rampes, ascenseurs, etc.], systèmes d’information [systèmes de comptabilité, bases de données, etc.] et santé et sécurité [CVCA, etc.], serveurs, etc.) et/ou ceux qui fournissent une expertise à une organisation sur certains aspects organisationnels (p. ex. RH, finances et politiques internes).
  • Les honoraires de services juridiques qui soutiennent l’exécution du programme (p. ex. la recherche d’un avis juridique lié à l’exécution de services).

Dans certaines situations, les coûts peuvent être divisés entre l’administration et l’exécution du programme. Voici certaines exceptions aux frais strictement administratifs énoncés ci-dessus :

  • Le salaire du directeur général, s’il contribue directement à l’exécution du programme (p. ex. il donne un cours ou un atelier de langue, il anime une séance de réseautage reliée à l’emploi).
  • L’assurance supplémentaire (p. ex. protection supplémentaire au-delà de la protection de base de l’organisation, comme l’assurance nécessaire au transport des clients afin qu’ils reçoivent les services, etc.).
  • Les logiciels spécialement conçus pour la prestation de services directs (p. ex. un programme linguistique installé sur les ordinateurs dans le laboratoire informatique utilisés uniquement par les clients).

Le taux négocié pour les dépenses liées à l’administration vise à réduire la charge administrative pour les demandeurs du financement. Pour les coûts qui peuvent être des coûts liés à l’exécution du programme ou à l’administration, il est important de prendre en compte le niveau d’effort requis pour assurer le suivi de ces dépenses.

Autres coûts non admissibles : Programme d’établissement et d’aide à la réinstallation

Soulignons qu’IRCC se réserve le droit d’établir d’autres dépenses non admissibles au cas par cas. Alors que certains coûts non admissibles sont énumérés dans les catégories de coûts applicables, voici d’autres coûts qui ne sont pas admissibles :

  • Les activités qui ont été entreprises ou les coûts qui ont été engagés avant la signature d’une entente de financement ou après la date de fin de l’entente.
  • Les activités ou les coûts qui ont déjà été financés par d’autres partenaires ou bailleurs de fonds.
  • Les assemblées générales annuelles ou les réunions régulières du conseil d’administration d’une organisation ou d’une association, y compris les voyages connexes.
  • Tout type d’honoraires versés au conseil d’administration, comme les honoraires versés aux directeurs, aux membres bénévoles du conseil d’administration ou à d’autres organes de gouvernance.
  • Les indemnités pour usage de véhicule personnel.
  • Les coûts liés à l’adhésion ou à la certification professionnelle de l’employé du demandeur.
  • Les coûts liés à la validation des titres de compétence professionnelle des clients.
  • Les frais liés aux divertissements (p. ex. les billets de théâtre et les événements sportifs).
  • Les abonnements à un centre de remise en forme.
  • Les frais de garde d’enfants pour les clients de l’aide à l’établissement ne peuvent pas être financés par une entente de financement du PAR et vice-versa.
  • La nourriture et la boisson pour les fonctions, formations, réunions et événements du personnel (p. ex. fêtes ou réunions du personnel) fournis aux employés (déjeuner, dîner, souper, collations, y compris le café et le thé).
  • Les honoraires en tant que dons de bienfaisance.
  • Les frais d’hébergement et les honoraires pour les visites sur le terrain.
  • Les coûts associés aux contributions et/ou aux dépenses en nature.
  • Les voyages internationaux, à l’exception des ententes d’amélioration de la prestation de services et des services avant l’arrivée.
  • Les sanctions comme les contraventions de stationnement, les contraventions pour excès de vitesse, les évaluations et audits fiscaux du gouvernement, et autres, comme les frais de retard de paiement.
  • Les activités lucratives, y compris notamment les intérêts sur les prêts.
  • La taxe sur les ventes au détail associée aux services de paye si elle est remboursée par un autre moyen.
  • Les coûts liés au démarrage et au fonctionnement d’organisations (c’est-à-dire les coûts liés au renforcement général des capacités dans le contexte de l’infrastructure).
  • Les dépenses imprévues et les frais divers non spécifiés ou autorisés par IRCC.
  • Sauf indication contraire dans l’entente de financement, aucuns frais d’utilisation ou d’adhésion ne peuvent être exigés des clients à l’égard des services financés par IRCC.

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