Bulletin opérationnel 634 – le 23 décembre 2016

Processus de sélection au hasard des demandes de parrainage de parents et de grands-parents

Sommaire

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) changera sa façon de recevoir les demandes dans le cadre du Programme des parents et des grands-parents (PGP). De nouvelles instructions ministérielles ont été émises, lesquelles entreront en vigueur le 1er janvier 2017, à l’appui de la mise en œuvre d’un nouveau processus de sélection au hasard des demandes, tout en maintenant le plafond des demandes dûment remplies à 10 000.

Objet

Le présent bulletin opérationnel a pour but de fournir des instructions aux membres du personnel au sujet du nouveau processus de sélection au hasard des demandes qui régira la sélection des demandes dans le cadre du Programme des PGP.

Contexte

Depuis janvier 2014, le plafond des demandes dûment remplies était fixé à 5 000 dans le cadre du Programme des PGP. Et, chaque année, ce nombre était atteint en quelques jours. Le 27 février 2016, des instructions ministérielles ont été publiées afin de faire passer ce plafond de 5 000 à 10 000 demandes.

Auparavant, le Programme appliquait le principe du « premier arrivé, premier servi » quand venait le temps d’accepter les demandes aux fins de traitement. Pour cette raison, de nombreux demandeurs avaient recours aux services de messagerie pour s’assurer que leur demande arrive le plus rapidement possible au Centre de traitement des demandes de Mississauga (CTD-M) et fasse partie du nombre limite imparti. Des préoccupations ont été soulevées quant au fait que certains services de messagerie accordaient un avantage indu aux demandeurs qui étaient en mesure de payer des frais de messagerie supplémentaires et, par conséquent, au fait que certains services de messagerie pouvaient facturer des frais excessifs aux demandeurs.

Afin de s’assurer que tous les clients aient une chance égale de voir leur demande acceptée aux fins de traitement dans le cadre du Programme de PGP et d’être en mesure de gérer le nombre limite de 10 000 demandes, le Ministère a décidé de lancer un processus de sélection au hasard des demandes. Dans le cadre de ce processus, les répondants potentiels auront trente jours pour manifester leur intérêt à déposer une demande à l’égard du parrainage de parents ou de grands-parents. Par la suite, le Ministère sélectionnera au hasard, parmi les personnes qui auront exprimé leur intérêt, 10 000 répondants potentiels et les invitera à présenter une demande de parrainage pour leurs parents ou leurs grands-parents.

Procédures

Le programme sera ouvert chaque année à compter de 12 h, heure normale de l’Est (HNE), le premier jour ouvrable de l’année. Les répondants potentiels auront jusqu’à 12 h (HNE) 30 jours plus tard pour indiquer leur intérêt à présenter une demande de parrainage de parents ou de grands-parents à l’aide du formulaire Web Avis d’intérêt pour le parrainage accessible à cette fin sur le site Web d’IRCC. Ce formulaire ne consiste pas en une demande de parrainage. Les répondants potentiels doivent indiquer tous les renseignements requis dans le formulaire pour être admissibles à la sélection au hasard.

Répondants potentiels qui auront réussi à soumettre leur formulaire Web

Si les répondants potentiels réussissent à présenter leur formulaire en ligne Avis d’intérêt pour le parrainage, un numéro de confirmation généré par ordinateur s’affichera sur la page Web; les demandeurs doivent conserver ce numéro.

Répondants potentiels qui n’auront pas réussi à soumettre leur formulaire Web

Les répondants potentiels qui n’auront pas réussi à indiquer les renseignements requis dans le formulaire Web ou ceux qui éprouveront des difficultés techniques les empêchant de transmettre leur formulaire Avis d’intérêt pour le parrainage avec succès verront un message s’afficher à l’écran, qui les invitera à réessayer plus tard.

  1. Étape 1

    Le formulaire Web Avis d’intérêt pour le parrainage sera accessible à compter de midi (HNE) le premier jour ouvrable de l’année.

    Le répondant potentiel doit remplir le formulaire Web disponible sur le site Web d’IRCC.

    Remarque : Les répondants potentiels disposeront de 30 jours pour déclarer leur intérêt à présenter une demande de parrainage de PGP.

    Les répondants potentiels qui ne peuvent pas remplir le formulaire en ligne en raison de circonstances exceptionnelles, y compris un handicap, doivent communiquer avec le Télécentre d’IRCC pour obtenir une copie papier. Le Télécentre transmettra un avis à la Direction générale de l’orientation du programme d’immigration. Une copie papier du formulaire sera envoyée par la poste au répondant potentiel.

    Description

    Le répondant potentiel fournira les renseignements suivants dans le formulaire Web :

    1. Nom de famille;
    2. Prénom;
    3. Date de naissance;
    4. Pays de naissance;
    5. Adresse domiciliaire principale;
    6. Code postal;
    7. Adresse de courriel (qui servira aux fins de communication future par le Ministère);
    8. Signature électronique.
  2. Étape 2

    Une fois qu’un répondant potentiel aura présenté un formulaire Avis d’intérêt pour le parrainage, il recevra un numéro de confirmation.

    Description

    Si le répondant potentiel réussit à soumettre son formulaire en ligne, une confirmation générée par ordinateur s’affichera sur la page Web. Ce numéro doit être indiqué dans le formulaire de demande du répondant si ce dernier est sélectionné au hasard pour présenter une demande.

    Si le répondant potentiel n’a pas réussi à soumettre son formulaire en ligne avec succès, il verra un message d’erreur sur la page Web, qui l’informera que son formulaire n’a pas été transmis et qu’il devrait réessayer plus tard.

  3. Étape 3

    Les renseignements fournis dans le formulaire Avis d’intérêt pour le parrainage seront consignés automatiquement dans une base de données.

    Description

    Les renseignements biographiques et l’identité alphanumérique des répondants potentiels seront exportés automatiquement dans une liste maîtresse dans GCDocs.

  4. Étape 4

    À la fin de la période de 30 jours, le formulaire Avis d’intérêt pour le parrainage prendra fin et les formulaires en double seront retirés.

    Description

    Le Réseau centralisé (RC-BR) passera en revue la liste maîtresse, puis supprimera les formulaires Avis d’intérêt pour le parrainage soumis en double.

  5. Étape 5

    Le RC-BR fournira les derniers numéros des formulaires Avis d’intérêt pour le parrainage reçus à la Direction générale de la planification et du rendement des opérations (DGPRO) aux fins de sélection au hasard.

    En tout, 10 000 personnes sélectionnées au hasard seront invitées à présenter au Centre de traitement des demandes à Mississauga (CTD-M) une demande complète afin de parrainer des parents ou des grands-parents.

    Les personnes qui n’auront pas été sélectionnées recevront un courriel indiquant qu’elles n’ont pas été choisies.

    Description

    La DGPRO mélangera les numéros au hasard et fournira au RC-BR une liste aléatoire de ces numéros.

Les personnes qui ne sont pas invitées à présenter une demande de parrainage seront avisées

Les personnes qui ne sont pas choisies au hasard pour présenter une demande seront avisées par courriel et informées qu’elles pourront présenter une Avis d’intérêt pour le parrainage lors de la réouverture du programme.

Personnes invitées à présenter une demande de parrainage

Si un répondant potentiel est choisi au hasard, il recevra un courriel l’invitant à présenter une demande. Cette invitation n’est pas transférable. La personne qui a présenté le formulaire Avis d’intérêt pour le parrainage doit être la personne qui parraine, à défaut de quoi la demande ne sera pas acceptée aux fins de traitement.

La demande doit :

  • être complète;
  • inclure tous les documents justificatifs, conformément à liste de contrôle des documents (PDF, 2,24Ko);
  • être présentée dans les 90 jours suivant la date de l’envoi du courriel par IRCC invitant la personne à présenter une demande.

Remarque : tous les frais de traitement doivent être payés en entier en ligne.

Procédures pour inclure les demandes de parents et grands-parents dans le plafond

Toutes les demandes de parrainage de parents ou de grands-parents doivent être envoyées au CTD-M. Après avoir reçu la demande, le CTD-M vérifie que la personne a bien été invitée à présenter une demande et que ses renseignements correspondent à ceux inscrits sur le formulaire Web. Le CTD-M doit être convaincu que la personne a reçu une invitation à présenter une demande et que les renseignements fournis sur le formulaire Avis d’intérêt pour le parrainage sont les mêmes que ceux inscrits sur la demande et les documents justificatifs.

La demande fera l’objet d’une vérification de l’exhaustivité, conformément aux articles 10 et 11 du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés (IRPR). Les instructions ministérielles exigent entre autres que les demandes incluent les documents exigés dans la trousse de demande. Les demandes complètes et accompagnées de tous les documents requis présentées par des personnes qui ont reçu une invitation à présenter une demande seront incluses dans le plafond de 10 000 demandes, pourvu qu’elles soient reçues dans les délais prescrits. Les demandes incomplètes ou non accompagnées de tous les documents requis ne seront pas acceptées et seront retournées. Le répondant ne recevra pas d’autre invitation à présenter une demande et devra présenter un nouveau formulaire Avis d’intérêt pour le parrainage lors de la réouverture du programme des PGP.

Personnes choisies au hasard qui ne présentent pas leur demande de parrainage au titre du programme des PGP dans les délais prescrits

Si une personne ne présente pas sa demande de parrainage visant ses parents ou grands-parents dans les 90 jours suivant l’envoi du courriel l’avisant qu’elle a été choisie au hasard pour présenter une demande, sa demande ne sera plus admissible aux fins de traitement. Si leur demande est reçue après que 90 jours se sont écoulés, leur demande leur sera retournée et elles devront présenter de nouveau un formulaire Avis d’intérêt pour le parrainage lorsque le programme des PGP rouvrira.

Priorités de traitement

Le Ministère traitera des demandes de parrainage de parents et de grands-parents reçues après que la personne a été invitée à présenter une demande conformément aux procédures régulières.

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