ARCHIVÉ – Bulletin opérationnel 634 – Le 23 décembre 2016 (modifié le 29 mai 2018)

Ce document est désuet. Pour des renseignements à jour, veuillez consulter les instructions, Processus de réception des demandes au titre de la catégorie du regroupement familial pour les parents et les grands-parents.

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’IRCC. Elle est publiée sur le site Web du ministère par courtoisie pour les intervenants.

Processus de sélection au hasard des demandes de parrainage des parents et grands-parents

Sommaire

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) continuera d’utiliser un processus de sélection au hasard pour gérer les demandes au programme de parrainage des parents et grands-parents (PGP). Les instructions ministérielles entrées en vigueur le 1er janvier 2017 appuient la mise en œuvre d’un processus de sélection au hasard pour la gestion des demandes.

Le nombre maximal de nouvelles demandes dûment remplies pouvant être acceptées aux fins de traitement chaque année est indiqué dans les instructions ministérielles.

Objet

Le présent bulletin opérationnel (BO) a pour but de fournir des instructions aux membres du personnel au sujet du processus de sélection au hasard des demandes qui régit la sélection des demandes dans le cadre du programme des PGP.

Contexte

Depuis janvier 2014, le plafond des demandes dûment remplies était fixé à 5 000 dans le cadre du programme des PGP et, chaque année, ce nombre était atteint en quelques jours. Le 27 février 2016, des instructions ministérielles ont été publiées afin de faire passer ce plafond de 5 000 à 10 000 demandes dûment remplies acceptées aux fins de traitement.

Auparavant, le programme des PGP était régi par le principe du premier entré, premier sorti quand venait le temps d’accepter les demandes aux fins de traitement. Pour cette raison, de nombreux demandeurs avaient recours aux services de messagerie afin de s’assurer que leur demande arrive le plus rapidement possible au Centre de traitement des demandes de Mississauga (CTD-M) de manière à faire partie du nombre limite imparti. Des préoccupations ont été soulevées quant au fait que le recours à des services de messagerie accordait un avantage indu aux demandeurs qui étaient en mesure de payer des frais de messagerie supplémentaires et, aussi, quant au fait que certains services de messagerie pouvaient facturer des frais excessifs aux demandeurs.

Afin de s’assurer que tous les clients aient une chance égale de voir leur demande acceptée aux fins de traitement dans le cadre du programme des PGP, et d’être en mesure de gérer le nombre limite de demandes dûment remplies, le ministère a décidé de mettre en place un processus de sélection au hasard des demandes. Dans le cadre de ce processus, les répondants potentiels disposeront de 30 jours afin de manifester leur intérêt à parrainer leurs parents et grands-parents. Parmi ceux qui ont soumis le formulaire Web « Intérêt pour le parrainage » avec succès, le ministère choisira au hasard des répondants potentiels et les invitera à présenter une demande complète de parrainage de leurs parents et grands-parents.

Un courriel sera envoyé aux répondants potentiels pour les inviter à présenter une demande complète. Par le passé, toutes les personnes qui soumettaient avec succès un formulaire « Intérêt pour le parrainage » étaient avisées, qu’elles aient été sélectionnées ou non.

Procédures

Le programme sera ouvert chaque année à compter de midi (heure normale de l’Est [HNE]), le premier jour ouvrable de l’année. Le formulaire Web « Intérêt pour le parrainage » sera accessible à ce même moment et restera ouvert pendant 30 jours.

Les répondants potentiels auront jusqu’à midi (HNE) le 30e jour suivant le premier jour ouvrable de l’année pour faire savoir au ministère qu’ils s’intéressent à parrainer leurs parents et grands-parents en soumettant un formulaire Web « Intérêt pour le parrainage » accessible à cette fin sur le site d’IRCC. Le formulaire Web ne constitue pas une demande de parrainage. Les répondants potentiels doivent remplir tous les renseignements requis dans le formulaire pour être admissibles à la sélection au hasard.

Répondants potentiels qui auront réussi à soumettre leur formulaire Web

Si le répondant potentiel réussit à soumettre son formulaire Web « Intérêt pour le parrainage », un numéro de confirmation généré par ordinateur s’affichera sur la page Web; le demandeur doit conserver ce numéro.

Répondants potentiels qui n’auront pas réussi à soumettre leur formulaire Web

Les répondants potentiels qui n’auront pas rempli tous les renseignements requis dans le formulaire Web ou qui auront éprouvé des difficultés techniques les empêchant de transmettre leur formulaire « Intérêt pour le parrainage » avec succès obtiendront un message à l’écran les invitant à réessayer plus tard.

Procédures pour le traitement des formulaires « Intérêt pour le parrainage »

Étape 1

Les répondants potentiels doivent remplir le formulaire Web « Intérêt pour le parrainage » accessible sur le site Web d’IRCC.

Les répondants potentiels qui ne peuvent pas remplir le formulaire en ligne en raison d’un handicap ou autres circonstances exceptionnelles doivent communiquer avec le Centre de soutien à la clientèle (CSC) d’IRCC pour obtenir une copie papier. Le CSC transmettra un renvoi à la Direction générale de l’orientation du programme d’immigration. Une copie papier du formulaire sera envoyée par la poste au répondant potentiel.

Description

Le répondant potentiel fournira les renseignements suivants dans le formulaire Web :

  1. Nom de famille
  2. Prénom
  3. Date de naissance
  4. Pays ou territoire de naissance
  5. Pays ou territoire de résidence
  6. Statut au Canada
  7. Taille de l’unité familiale
  8. Nombre de personnes qu’il aimerait parrainer
  9. Noms complets et dates de naissance des personnes qu’il souhaite parrainer
  10. S’il satisfait aux exigences en matière de revenu
  11. Adresse résidentielle principale
  12. Code postal
  13. Adresse courriel (qui servira aux fins de communication future de la part du ministère)
  14. Signature électronique

Étape 2

Une fois qu’un répondant potentiel aura soumis avec succès un formulaire « Intérêt pour le parrainage », il recevra un numéro de confirmation.

Description

Si le répondant potentiel réussit à soumettre son formulaire Web, une confirmation générée par ordinateur s’affichera sur la page Web. Si le répondant potentiel n’a pas réussi à soumettre son formulaire Web avec succès, un message d’erreur s’affichera sur la page Web, ce qui l’informera que son formulaire n’a pas été transmis et qu’il devrait réessayer plus tard.

Étape 3

Les renseignements fournis dans le formulaire « Intérêt pour le parrainage » seront consignés automatiquement dans une base de données.

Description

Les renseignements biographiques et l’identité alphanumérique des répondants potentiels seront exportés automatiquement dans une liste maîtresse dans GCdocs.

Étape 4

À la fin de la période de 30 jours, le formulaire « Intérêt pour le parrainage » ne sera plus accessible et les formulaires soumis en double seront retirés.

Description

Le Réseau centralisé (RC) passera en revue la liste maîtresse, puis supprimera les formulaires soumis en double.

Étape 5

Après la suppression des formulaires soumis en double, le RC fournira le nombre final de formulaires « Intérêt pour le parrainage » reçus à la Direction générale de la planification et du rendement des opérations (DGPRO) aux fins de sélection au hasard.

Les répondants potentiels sélectionnés au hasard seront invités par courriel à présenter au CTD-M une demande complète afin de parrainer leurs parents ou grands-parents.

Description

La DGPRO mélangera les numéros au hasard et fournira au RC une liste aléatoire de ces numéros.

Personnes invitées à présenter une demande de parrainage

Un courriel sera envoyé aux répondants potentiels sélectionnés aléatoirement pour les inviter à soumettre une demande complète. Cette invitation n’est pas transférable. La personne qui a présenté le formulaire « Intérêt pour le parrainage » doit être la personne qui parraine, à défaut de quoi la demande ne sera pas acceptée aux fins de traitement.

La demande doit :

  • être complète;
  • inclure tous les documents justificatifs, conformément à la Liste de contrôle des documents;
  • être présentée dans les 60 jours suivant la date de l’envoi du courriel par IRCC invitant la personne à présenter une demande.

Les personnes qui ne sont pas invitées à présenter une demande de parrainage ne seront pas avisées.

Remarque : Tous les frais de traitement doivent être payés en entier en ligne. Le défaut de fournir une preuve de paiement ou un paiement insuffisant rendra la demande incomplète et celle-ci sera retournée au répondant sans être traitée.

Procédures pour inclure les demandes de parrainage des parents et grands-parents dans le plafond

Toutes les demandes de parrainage des parents et grands-parents doivent être envoyées au CTD-M. À la réception de la demande, le CTD-M vérifiera que la personne a été invitée à présenter une demande et que les renseignements correspondent à ceux fournis dans le formulaire « Intérêt pour le parrainage ».

La demande fera l’objet d’une vérification de l’exhaustivité, conformément aux articles R10 et 11 du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés. Les instructions ministérielles exigent entre autres que les demandes incluent les documents exigés dans la trousse de demande. Les demandes complètes et validées remises par des personnes qui ont reçu une invitation à présenter une demande seront incluses dans le plafond de demandes défini par les instructions ministérielles actuelles, pourvu qu’elles soient reçues dans les délais prescrits. Les demandes incomplètes ou non accompagnées de tous les documents requis ne seront pas acceptées et seront retournées. Le répondant ne recevra pas d’autre invitation à présenter une demande et devra présenter un nouveau formulaire « Intérêt pour le parrainage » au moment de la réouverture du programme des PGP.

Personnes choisies au hasard qui ne présentent pas leur demande de parrainage au titre du programme des PGP dans les délais prescrits

Si une personne ne présente pas sa demande de parrainage visant ses parents ou grands-parents dans les 60 jours suivant l’envoi du courriel l’invitant à présenter une demande complète, sa demande ne sera plus admissible aux fins de traitement. Si sa demande est reçue après l’échéance du délai de 60 jours, elle lui sera retournée et la personne devra présenter de nouveau un formulaire « Intérêt pour le parrainage » lorsque le programme des PGP rouvrira.

Priorités de traitement

Le ministère traitera des demandes de parrainage des parents et grands-parents reçues après que les personnes auront été invitées à présenter une demande conformément aux procédures normales.

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