Lieu des cérémonies de citoyenneté et aménagement des salles

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Dans les cas où un bureau local de citoyenneté ne possède pas de salle de cérémonie, la cérémonie peut être organisée dans un lieu public approprié. Il convient de noter que les cérémonies qui ont lieu dans des endroits publics ne sont pas nécessairement spéciales. Le type de cérémonie (sous-type facilité du SMGC) est déterminé par la nature de l’événement, et non par l’emplacement où il se déroule.

Cérémonies de citoyenneté ordinaires

Les cérémonies de citoyenneté ordinaires se déroulent dans la salle du bureau local prévue à cet effet, selon un calendrier prédéterminé. Dans les petits centres, elles peuvent n'avoir lieu qu'une fois par année, tandis que dans les grands centres, il peut y avoir deux ou trois cérémonies tous les jours.

Cérémonies de citoyenneté spéciales

Les cérémonies de citoyenneté spéciales ont habituellement lieu hors du bureau de CIC, mais il n'est pas impossible qu'elles se déroulent au bureau. L'organisation d'une cérémonie spéciale/hors du bureau exige plus de planification, étant donné que la cérémonie pourrait avoir lieu dans un endroit reculé, ou encore la fin de semaine ou un jour férié comme la fête du Canada.

La salle devrait être disponible assez longtemps pour qu'il soit possible de la préparer en prévision de la cérémonie, de tenir la cérémonie et de la remettre dans son état original après la cérémonie et la réception (le cas échéant), soit normalement pendant trois à quatre heures.

Les bureaux de la citoyenneté qui participent à l'organisation de cérémonies d'envergure ou spéciales peuvent envisager de préparer un plan du déroulement de la cérémonie et de remettre une copie des documents d'information constitués au personnel des communications de la région, au juge de la citoyenneté, aux bénévoles, aux hôtes et aux commanditaires.

Au moment de choisir le lieu d’une cérémonie de citoyenneté à l’extérieur des bureaux, des problèmes imprévus peuvent survenir. Gardez à l’esprit les facteurs suivants pour éviter le plus possible les difficultés :

  • si le lieu est à ciel ouvert ou accessible à tous les membres du grand public, certaines personnes au comportement dérangeant pourraient être présentes et perturber la cérémonie;
  • la chaleur, la pluie ou le vent peuvent perturber les cérémonies à ciel ouvert;
  • il ne doit y avoir dans le lieu ni affiche, ni panneau, ni inscription qui véhiculent un message offensant.

Choisir un lieu

Voici quelques exemples de lieux de la collectivité qui se prêtent bien à des cérémonies :

  • une école;
  • une bibliothèque, un musée, un parc ou l’hôtel de ville;
  • un édifice parlementaire fédéral ou provincial;
  • un centre communautaire;
  • une salle dans un hôtel;
  • un manège militaire;
  • un centre sportif/récréatif;
  • une salle de la Légion ou une aire de loisirs et des installations récréatives annexées à une église, à une synagogue, à une mosquée ou à un temple (mais pas dans l’église, la synagogue, la mosquée ou le temple, à proprement parler).

Les églises, autres lieux religieux et les bureaux politiques ne sont pas des endroits appropriés pour les cérémonies de citoyenneté. CIC ne peut pas donner l’impression de favoriser une religion ou une formation politique en particulier. Les symboles religieux ne peuvent pas être exposés ou présents, et la cérémonie doit être neutre.

Accessibilité et besoins spéciaux

Les organisateurs doivent toujours garder à l’esprit la question de l’accessibilité pour les candidats à la citoyenneté et leurs invités, le juge de la citoyenneté ou le président de cérémonie bénévole, ainsi que les dignitaires.

Dans la mesure du possible, les participants devront pouvoir se rendre sans encombre à la tribune, à la table de signature des formulaires de serment de citoyenneté et à leurs places respectives. Les toilettes devraient être accessibles.

Aménager la salle

Que les cérémonies aient lieu dans les bureaux ou à l’extérieur de ceux-ci, nous vous encourageons à respecter un aménagement et une configuration standard.

Placez une table, de préférence à la gauche de la tribune (de la perspective du public) ou à l’arrière de la salle pour que les candidats puissent signer le formulaire de serment de citoyenneté.

La tribune

À l’avant de la salle se trouve une tribune pour les dignitaires, c’est-à-dire le juge de la citoyenneté ou le président de cérémonie, le greffier et l’agent de la GRC. Il peut s’agir d’une estrade, d’une plateforme légèrement surélevée ou simplement d’un endroit à l’avant de la salle.

Si on utilise une estrade ou une plateforme comme dans un théâtre, il devrait y avoir des escaliers des deux côtés pour que les candidats puissent y monter et en descendre facilement et rapidement. Il doit y avoir suffisamment d’espace pour que les candidats puissent se présenter devant le juge de la citoyenneté ou le président de cérémonie pour recevoir leurs certificats.

La tribune devrait être aménagée ainsi :

  • des sièges sont réservés pour le juge ou le président de cérémonie bénévole et pour le greffier de cérémonie;
  • s’il y a des invités spéciaux, il faut prévoir des sièges pour eux sur la tribune soit à la droite, soit à l’arrière (de la perspective du public); l’orateur devrait être placé de manière à avoir facilement accès au lutrin; s’il y a beaucoup d’invités spéciaux, on peut les faire asseoir dans la première rangée de l’auditoire;
  • un lutrin ou une table avec un microphone pour le juge de la citoyenneté ou le président de cérémonie et les invités spéciaux;
  • une table pour permettre au greffier de cérémonie de disposer les certificats des candidats;
  • le drapeau canadien placé en évidence sur la tribune;
  • sur le mur à l’arrière de la tribune, on peut placer les armoiries du Canada, les drapeaux et emblèmes des provinces et des territoires, une photographie de la Reine et du gouverneur général en titre.

Disposition des sièges des candidats

Les sièges des candidats doivent être suffisamment espacés. Il devrait y avoir suffisamment d’espace entre les rangées pour qu’ils puissent quitter leur place et y revenir sans déranger les personnes assises devant et derrière eux. Pour faciliter la vérification de la prestation du serment par les représentants de CIC, tous les candidats à la citoyenneté doivent être assis ensemble, immédiatement à l’avant, en face de la tribune, aussi près que possible du président de cérémonie.

La famille et les amis s’assoient derrière ou de chaque côté des rangées de sièges réservés pour les candidats.

Dans le cas d’une cérémonie d’envergure, on peut envisager de diviser les sièges destinés aux candidats en sections séparées par une allée menant à la tribune. Les invités des candidats s’assoient derrière eux.

Pour faciliter la circulation des candidats à la citoyenneté et veiller à ce que chacun ait un siège, les employés de la citoyenneté peuvent attribuer un numéro à chaque siège et remettre à chaque candidat un numéro de siège à son arrivée. La numérotation des sièges doit correspondre à l’ordre dans lequel les candidats recevront leur certificat.

Le numéro un est attribué au premier candidat qui recevra un certificat, et le siège numéro un devrait se trouver à la droite de la première rangée faisant face à la tribune. Le candidat numéro un devrait se rendre à la tribune en passant par la droite, comme les autres candidats de la rangée. Les candidats de chaque rangée regagnent ensuite leur place par la gauche.

Éclairage

Il faut vérifier l’éclairage sur la tribune avant la cérémonie pour s’assurer qu’il ne nuit à la vision de personne.

Système de sonorisation

Le système de sonorisation devrait comprendre un microphone pour le juge de la citoyenneté ou le président de cérémonie, un microphone au lutrin et un lecteur de disque compact ou autre chaîne audio pour faire jouer l’hymne national.

Le système de sonorisation devrait toujours être vérifié avant la cérémonie, que celle-ci ait lieu dans un bureau de la citoyenneté ou ailleurs, pour s’assurer qu’il fonctionne bien et qu’il est audible de partout dans la pièce. Même s’il n’a jamais fait défaut lors des cérémonies tenues au cours des dernières années, il faut tout de même vérifier le système de sonorisation avant chacune d’entre elles.

Si le système de sonorisation fait défaut pendant une cérémonie d’envergure, les employés ne devraient pas essayer de poursuivre sans microphone et s’attendre à ce que les participants projettent leurs voix. Dans une grande pièce, il peut être difficile d’entendre ce qui se dit. Avant de poursuivre, il est donc suggéré au personnel d’attendre que le système de sonorisation fonctionne de nouveau. Un lecteur DVD devrait aussi être installé afin de jouer une vidéo avant la cérémonie, à l’arrivée des candidats.

Il faut qu’une personne connaissant le fonctionnement du système de sonorisation soit disponible pendant la cérémonie. Une panne du système de sonorisation est embarrassante et nuit à la solennité de la cérémonie.

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