Évaluation du Projet pilote relatif aux examens et aux interventions ministériels - Réponse et plan d’action de la direction

Si CIC devait régulariser le Projet pilote relatif aux EI pour en faire un programme permanent, les recommandations suivantes devraient être prises en considération :

Recommandation #1:

CIC devrait élaborer un cadre stratégique, en collaboration avec l’ASFC, qui décrit les pouvoirs liés à la fonction des examens et des interventions, notamment :

• définir la nature des renseignements qui peuvent être recueillis et les sources;
• clarifier les protocoles entourant l'échange d'information avec les ministères et les organisations non gouvernementales;
• établir des lignes directrices et des paramètres pour la tenue des interventions (c.-à-d., quand on devrait réaliser une intervention).

Réponse 1 :

CIC est d’accord avec cette recommandation. Un cadre permettra de mieux définir les paramètres et la gouvernance du programme des EI et exigera des consultations auprès de la Direction générale des affaires des réfugiés (DGAR) et de l’ASFC. Des directives précisant à quel moment une intervention devrait être réalisée et les sources d’information possibles seront également clarifiées dans les Instructions relatives à l’exécution des programmes (IEP).

Mesure 1a:

Cadre des examens et des interventions : CIC établira un cadre pour définir la gouvernance, les protocoles d’échange d’information et les limites de la fonction des EI.

• Effectuer des recherches sur les structures de gouvernance actuelles et vérifier leur faisabilité pour établir la gouvernance du nouveau programme des EI.
• Définir les paramètres du programme des EI pour les interventions et les enquêtes.
  • Clarifier les mandats et les rôles et responsabilités de CIC et de l'ASFC dans le cadre d'une intervention.
  • Définir le pouvoir d'intervention du ministre.
  • Définir les limites de la fonction des EI, y compris les enquêtes de CIC
  • Identifier les informations qui peuvent être recueillis et les sources.
• Responsabilité : DGGOC. Soutien : DGAR. Date d’achèvement : T2 2015/16.

Mesure 1b:

• Échange d’information : Clarifier les protocoles entourant la collecte, l’échange et la divulgation d’information.
• Responsabilité: DGGOC. Soutien : DGAR. Date d’achèvement : T3 2015/16.

Mesure 1c:

• Documenter le cadre et obtenir l’approbation pertinente (niveau du DG).
• Clarifier le moment de l’intervention en déposant des documents par écrit ou en personne auprès de la SPR et la SAR, et mettre à jour les Instructions relatives à l’exécution des programmes (IEP).
• Responsabilité : DGGOC. Date d’achèvement : T3 2015/16.

Mesure 1d:

• Mises à jour des Instructions relatives à l’exécution des programmes (IEP) : Des conseils supplémentaires sur le choix du moment de l’intervention et les sources d’information seront communiqués aux agents dans les mises à jour des IEP.
• Responsabilité : DGGOC. Date d’achèvement : T2 2015/16.

Recommandation #2:

CIC devrait collaborer avec l’ASFC pour s’assurer que les mandats de chaque ministère et leurs rôles et responsabilités respectifs pour les cas hybrides et le processus de triage sont clairement définis, documentés et communiqués à tous les membres du personnel.

Réponse 2 :

CIC est d’accord avec cette recommandation.

Un document des procédures normalisées de fonctionnement (PNF) du processus de triage et la façon de traiter les cas hybrides est en cours d’élaboration. Il existe également une liste de contrôle conjointe pour indiquer à qui les dossiers sont attribués durant le triage.

Les PNF comprennent des instructions, telles que : des éléments déclencheurs pour trier les dossiers, selon le mandat de chaque ministère pour examiner les cas ou intervenir; le flux des documents, de l’entrevue initiale du demandeur à la procédure d’appel de la SAR; et comment traiter le cas si on découvre qu’il s’agit d’un cas hybride une fois le triage terminé.

Mesure 2a :

Les PNF pour le triage conjoint et les cas hybrides seront finalisées par l’ASFC, avec des définitions établies d’un commun accord et une liste de contrôle mise à jour. Ce document sera mis à la disposition de tous les membres du personnel des EI et l’ASFC communiquera le document à ses employés.

• Définir un cas hybride avec l'ASFC.
• Clarifier la marche à suivre pour les dossiers de cas hybrides entre les deux ministères afin d'éliminer le dédoublement de tâches tant au stade du triage qu'après le triage.
• Examiner les listes de contrôle du triage actuelles et les déclencheurs et les modifier au besoin.
• Responsabilité : DGGOC. Consultation : ASFC. Date d’achèvement : T3 2015/16.

Mesure 2b :

• Mettre la dernière main aux PNF du triage conjoint, qui doivent être approuvées au niveau du directeur.
• Communiquer les PNF au personnel des interventions de CIC et de l'ASFC.
• Responsabilité : DGGOC. Consultation : ASFC. Date d’achèvement : T3 2015/16.

Recommandation #3:

CIC devrait collaborer avec l’ASFC pour établir les instruments et processus nécessaires (tels que des ententes sur l’échange d’information) pour obtenir ou échanger les informations nécessaires à la tenue des examens et des interventions (p. ex., analyse des documents).

Réponse 3 :

CIC est d’accord avec cette recommandation.

Il est nécessaire d’établir des ententes pour les processus communs et l’échange d’information entre CIC et l’ASFC. Certaines questions seront réglées à l’aide du cadre et des PNF de triage mentionnées ci- dessus. Parmi les autres domaines qui peuvent nécessiter une structure plus élaborée figurent : la collecte et l’échange de renseignements sur les tendances en matière de demandeurs d’asile; l’échange d’informations recueillis aux fins de l’immigration; et la livraison de la formation aux agents.

Mesure 3a :

Des ententes sur le processus et l’échange de renseignements seront mises au point (protocoles d’entente CIC/ASFC, IEP, etc.).

Instruments à partagés entre CIC et l’ASFC

• Dresser la liste des outils et processus existants et étudier les outils utilisés dans les fonctions d’EI de CIC et de l’ASFC
• Effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de chaque outil indiqué pour permettre l’échange entre CIC et l’ASFC
• Responsabilité : DGGOC – Ententes nationales; Région de l’Ontario – Ententes régionales. Consultation : ASFC. Soutien : DGAR. Date d’achèvement : T3 2015/16

Mesure 3b :

• En se fondant sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, mettre en œuvre les mesures nécessaires pour régler les préoccupations éventuelles et modifier, au besoin, les ententes sur l’échange d’information
• Obtenir les approbations pertinentes pour les ententes nouvelles ou modifiées
• Responsabilité : DGGOC - Outils opérationnels. Région de l’Ontario – Formation. Date d’achèvement : T4 2015/16

Recommandation #4:

CIC devrait combler les lacunes en matière de formation et d’outils, y compris la formation sur les systèmes d’information de la SAR et de CIC, en élaborant des procédures normalisées de fonctionnement et en assurant l’accès à des outils analytiques supplémentaires.

Réponse 4 :

CIC est d’accord avec cette recommandation. Une formation sur l’intervention à la SAR a été dispensée aux agents principaux d’immigration en décembre 2014 et en janvier 2015.

Mesure 4a :

Les documents et outils de formation actuels utilisés pour les interventions seront examinés et, au besoin, mis à jour afin de combler les lacunes en matière de formation et d’outils.

• Déterminer la formation et les outils utilisés actuellement au sein du Ministère, qui sont destinés à d'autres secteurs d'activités et déterminer si on peut en tirer parti pour les EI.
• Déterminer s'il est nécessaire d'effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
• Responsabilité : DGGOC - Outils opérationnels. Région de l’Ontario – Formation. Date d’achèvement : T2 2015/16

Mesure 4b :

• Les mettre en œuvre s'ils sont jugés utiles.
• Intégrer les outils applicables à la trousse de formation sur les EI ou dans les IEP.
• Responsabilité : DGGOC - Outils opérationnels. Région de l’Ontario – Formation. Date d’achèvement : T3 2015/16.

Mesure 4c :

• Clarifier les rôles et responsabilités de la Division de l’apprentissage et du perfectionnement (DAP) et de la Région de l’Ontario à l’égard de l’entretien du matériel de formation et la prestation de la formation sur les EI, à documenter dans une entente sur les niveaux de service.
• Responsabilité : Région de l’Ontario. Soutien : DAP. Date d’achèvement : T3 2015/16

Recommandation #5:

Afin d’aborder les problèmes liés aux données sur les EI qui ont été décelés dans le cadre de l’évaluation:

• CIC devrait s'assurer que des mesures de rendement appropriées sont définies pour la fonction des examens et des interventions et, le cas échéant, qu'elles sont intégrées aux stratégies de mesure du rendement pertinentes en vigueur;
• CIC devrait s'assurer que les données sur le rendement relatives à la fonction des examens et des interventions sont recueillies et communiquées de façon uniforme à l'échelle du Ministère.

Réponse 5a:

CIC est d’accord avec cette recommandation.

• Un document contenant des spécifications et des règles opérationnelles claires et transparentes pour la collecte et la communication des données sur les EI exige une collaboration avec les responsables des EI, la DGGRO, la DGGOC, la DGSGI et la DGAR. Cela permettra de s’assurer que CIC a des règles d’EI uniformes qui peuvent être intégrées aux divers systèmes de rapport de CIC (peu importe la technologie ou l’outil utilisé).

Mesure 5a:

Un document des spécifications et des règles opérationnelles claires et transparentes sera élaboré.

Responsabilité : DGGOC, DGGRO, R&E, DGAR. Responsable : R&E. Date d’achèvement : T1 2015/16

Réponse 5b:

Les mesures du rendement actuelles et les données recueillies pour les EI doivent être examinées, mises à jour et, le cas échéant, intégrées à la stratégie de mesure du rendement des réformes concernant les réfugiés. CIC consultera l’ASFC lors de l’examen et la mise à jour des mesures du rendement.

Mesure 5b:

On procédera à un examen des mesures du rendement des EI. On mettra à jour, le cas échéant, la stratégie de mesure du rendement des réformes du système d’octroi de l’asile. CIC consultera l’ASFC lors de l’examen et la mise à jour des mesures du rendement.

Responsabilité : DGGOC, DGGRO, R&E, DGAR. Responsable : DGGRO. Date d’achèvement : T4 2015/16

Réponse 5c:

Un domaine des EI, qui assure la surveillance appropriée du rendement, est actuellement élaboré par la DGGRO dans le modèle de données intégrées de CIC en collaboration avec le groupe de l’entrepôt des données d’entreprise au sein de la DGSGI. Une fois que le domaine aura été mis sur pied et validé, toutes les données sur les EI pour CIC et l’ASFC proviendront uniformément de cette source unique.

Mesure 5c:

Un domaine des EI sera créé et intégré au modèle des données intégrées de CIC.

Responsabilité : DGGOC, DGGRO, R&E, DGAR. Responsable : DGGRO. Date d’achèvement : T4 2015/16

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