Vérifier les documents
Sur cette page
- Valider les documents à l’aide du fichier Excel
- Valider les documents en faisant une recherche pour un étudiant en particulier
- Valider les documents manuellement
La vérification de la lettre d’acceptation doit être effectuée dans les 10 jours civils. Vous pouvez vérifier la date limite de vérification pour chaque étudiant dans le portail. Si vous ne vérifiez pas le document à temps, la demande sera annulée et renvoyée au demandeur avec les frais de traitement.
Suivez les étapes ci-dessous pour valider les documents.
Valider les documents à l’aide du fichier Excel
Un courriel sera envoyé quotidiennement à tous les utilisateurs primaires et secondaires s’il y a des activités de vérification à effectuer.
S’il n’y a pas de documents à valider, le portail affichera le message suivant lorsque vous cliquerez sur Téléchargez un fichier Excel des demandes de permis d’études ayant des lettres d’acceptation à valider : « Il n’y a présentement aucune lettre d’acceptation à valider ».
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- Connectez-vous au portail d’IRCC.
- Un code de vérification vous sera envoyé à l’adresse électronique que vous avez enregistrée. Pour poursuivre la vérification, entrez ce code dans les 3 minutes qui suivent et cliquez sur Valider le code.
- Lisez les modalités du portail d’IRCC. Si vous les acceptez, cliquez sur J’accepte.
- À partir de la page d’accueil de votre compte, cliquez sur Téléchargez un fichier Excel des demandes de permis d’études ayant des lettres d’acceptation à valider dans la section Lettre d’acceptation à valider. Vous recevrez un document Excel contenant les informations que vous devrez vérifier.
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- Pour chaque étudiant de la liste, sélectionnez le statut de validation applicable dans le menu déroulant de la colonne Statut de validation.
Options pour le statut de validation
Une fois que vous avez soumis un statut de validation pour un étudiant dans le portail, vous ne pourrez plus le modifier. Il existe 3 options différentes :
- Vérifié – Conforme : Sélectionnez cette option si :
- le demandeur a été choisi par votre EED ou étudie actuellement à votre EED; et
- vous êtes convaincu que l’étudiant a soumis un document valide reflétant son nom et sa date de naissance tels qu’ils apparaissent dans le portail d’IRCC.
- Annulé : Sélectionnez cette option si :
- le document présenté est expiré ou votre EED a annulé la lettre d’acceptation ou l’attestation d’inscription parce qu’elle n’est plus valide (par exemple en raison d’un report ou d’une demande annulée, etc.).
- Vérifié – Non conforme : Sélectionnez cette option si :
- la demande de permis d’études présentée ne comprenait aucun des documents acceptés; ou
- votre EED n’a pas délivré le document à l’étudiant dont le nom et la date de naissance apparaissent dans le portail.
La valeur par défaut (Non commencé) ne constitue pas un statut de validation.
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Ne modifiez ni n’ajoutez d’informations à aucune des colonnes du fichier Excel, à l’exception de la colonne « Statut de validation ». Cela nous permettra de nous assurer que nous pouvons associer les informations à l’étudiant correspondant.
- Enregistrez le fichier Excel mis à jour sur votre ordinateur sous le format « .xlsx ».
- Cliquez sur Accueil du compte pour revenir à la page d’accueil de votre compte.
- Cliquez sur Téléverser le fichier Excel dans la section Soumettre une liste d’étudiants vérifiés
- Cliquez sur Parcourir.
- Sélectionnez le fichier Excel que vous venez d’enregistrer sur votre ordinateur.
- Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur Soumettre et téléverser. Le fichier Excel a maintenant été soumis à IRCC.
- Pour quitter le portail, cliquez sur Fermer la session.
Date limite de la vérification
La colonne Date limite de la vérification indique la date à laquelle l’EED doit avoir terminé la vérification de la lettre d’acceptation pour chaque étudiant.
Toutes les vérifications doivent être fournies avant minuit temps universel coordonné (UTC) à la date indiquée dans le portail.
Par exemple, si la date limite de vérification pour un étudiant est le 11 avril 2024, vous devez avoir terminé la vérification à 23 h 59 min 59 sec UTC le 10 avril 2024. Après cela, vous ne pourrez plus fournir de statut de validation pour cet étudiant.
Si vous avez fourni un statut de validation ou que la date limite de validation est passée, les informations relatives à l’étudiant seront supprimées du portail d’IRCC. Vous ne pourrez visualiser le statut de validation qu'en consultant le fichier Excel correspondant que vous avez téléversé dans le portail.
Valider les documents en faisant une recherche pour un étudiant en particulier
Pour consulter le document qu’un étudiant donné a fourni avec sa demande, cliquez sur Trouver un étudiant pour lequel une lettre d’acceptation a été soumise dans la section Rechercher une lettre d’acceptation. Vous pouvez faire une recherche pour un étudiant en particulier en utilisant :
- soit son nom de famille et sa date de naissance;
- soit le numéro d’identification de l’étudiant.
Si vous avez fourni un statut de validation ou si la date limite de vérification est passée
Vous ne pouvez voir l’étudiant et les documents qu’il a soumis si :
- vous n’avez pas soumis de statut de validation; et
- la date limite de vérification n’est pas passée.
Si la date limite de vérification est passée ou que vous avez soumis un statut de validation, vous ne pourrez pas trouver l’étudiant.
Valider les documents manuellement
Dans certains cas, les EED peuvent recevoir un courriel de notre part les invitant à valider les documents manuellement. Cette validation doit également être effectuée dans le délai indiqué ci-dessus. Il s’agit de courriels distincts des courriels de notification reçus du portail d’IRCC. Si vous ne savez pas si le courriel provient d’IRCC, veuillez envoyer un courriel pour le vérifier.
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