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DOAD 5005-2, Délégation de pouvoirs pour la gestion des ressources humaines civiles

Table des matières

  1. Introduction
  2. Aperçu
  3. Valeurs et pincipes de base
  4. Principes directeurs
  5. Contrôle et vérification
  6. Responsabilités
  7. Références

1. Introduction

Date de publication : 2006-01-20

Application : Le présent document est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires », qui agissent à titre de gestionnaires ou de superviseurs des employés du MDN.

Document annulé : OAPC 2.01, Délégation du pouvoir de signature

Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Ressources-humaines – Civils) (SMA[RH-Civ]).

Demandes de renseignements : Chef d'état-major - SMA(RH-Civ) (CEM - SMA[RH-Civ])

2. Aperçu

Terminologie

2.1 La définition de « convention collective » dans la présente DOAD est la même qu'au paragraphe 2(1) de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP).

But

2.2 La présente DOAD :

  1. explique les responsabilités qui découlent des pouvoirs délégués au MDN en matière de gestion des ressources humaines (RH) civiles;
  2. donne un aperçu des conditions que les gestionnaires doivent respecter pour avoir le droit d'exercer les pouvoirs qui leur sont délégués.

3. Valeurs et principes de base

Responsabilité du sous-ministre

3.1 Le sous-ministre (SM) est responsable :

  1. de l'exercice approprié, au sein du MDN, de tous les pouvoirs délégués en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), de la LRTFP, de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et des règlements adoptés en vertu de ces lois;
  2. du respect des obligations, au sein du MDN, en vertu de la Loi sur l'équité en matière d'emploi (LEME) et de la Loi sur les langues officielles.

3.2 Le SM doit rendre des comptes au Conseil du Trésor et à la Commission de la fonction publique en ce qui concerne l'exercice de ces pouvoirs et obligations.

3.3 Le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique établit les valeurs et l'éthique de la fonction publique pour orienter et appuyer les fonctionnaires dans toutes leurs activités professionnelles.

3.4 Il appartient également au SM ainsi qu'aux gestionnaires auxquels les pouvoirs ont été délégués de :

  1. conserver la confiance du public en l'intégrité de la gestion et du fonctionnement des RH civiles au sein du MDN;
  2. préserver la tradition de neutralité politique de la fonction publique et sa capacité continue à fournir des conseils professionnels, sincères et francs.

Système de classification

3.5 Des valeurs fondamentales imprègnent tous les aspects de la gestion des RH civiles. Le système de classification de la fonction publique établit la valeur relative de tout travail dans la fonction publique de manière équitable, cohérente et efficace, et fournit un fondement à la rémunération des fonctionnaires fédéraux. Dans ce contexte, les gestionnaires doivent veiller à ce que les fonds publics soient utilisés de manière adéquate, efficace et efficiente.

Modernisation du système de gestion des ressources humaines de la fonction publique

3.6 Les gestionnaires doivent aborder la gestion des RH civiles au moyen d'une planification intégrée des activités et des RH. C'est ce qui permet d'évaluer et de comprendre les besoins actuels et futurs du MDN en RH et qui est essentiel à la promotion d'organisations saines qui retiennent les employés compétents et engagés.

3.7 La modernisation de la gestion et du soutien des RH civiles est essentielle pour :

  1. attirer, récompenser et retenir des employés doués;
  2. former des leaders;
  3. développer les capacités pour favoriser la réalisation des objectifs du gouvernement et contribuer à la mission du MDN et des FAC.

3.8 Choisir qui est embauché et qui est promu est une des responsabilités les plus fondamentales et importantes.

3.9 Le système de gestion des ressources humaines de la fonction publique exige des processus et des décisions qui respectent et mettent en équilibre certaines valeurs essentielles liées principalement à son objectif qui consiste à favoriser la mise en place d'une fonction publique professionnelle. Ces valeurs essentielles découlent également du contexte de la gestion lors de laquelle les décisions en matière de RH se conforment aux exigences :

  1. de la LEFP et de ses règlements;
  2. de la LEME et de ses règlements;
  3. de la Loi sur les langues officielles;
  4. d'autres lois, règlements et politiques connexes.

3.10 Lorsqu'ils exercent des pouvoirs délégués, les gestionnaires doivent être guidés dans leurs décisions et leur conduite professionnelle par :

  1. un cadre équilibré d'une fonction publique axée sur des valeurs démocratiques, professionnelles, liées à l'éthique et aux personnes;
  2. le respect des valeurs de dotation axées sur l'équité, la transparence, l'accès et la représentativité tout en tenant compte de facteurs tels que la souplesse, l'abordabilité et l'efficacité.

Rapports avec les syndicats

3.11 La LRTFP expose l'importance de rapports respectueux et harmonieux et d'un dialogue efficace avec les syndicats dans le but de favoriser :

  1. un milieu de travail et des effectifs sains et productifs, capables de protéger et de servir le public en tout temps;
  2. le règlement équitable, crédible et efficient des problèmes touchant le milieu de travail et les effectifs.

3.12 De bonnes relations patronales-syndicales représentent la pierre angulaire d'une bonne gestion des ressources humaines, ce qui exige un effort de collaboration entre les parties.

3.13 La communication et un dialogue soutenu améliorent la capacité de la fonction publique à servir et à protéger l'intérêt du public.

Programmes d'apprentissage

3.14 Le MDN reconnaît l'importance de développer et d'appuyer une équipe de la Défense professionnelle, efficace et durable. Il appartient aux gestionnaires de promouvoir et de favoriser une culture d'apprentissage qui est dynamique et innovatrice en facilitant et en rendant accessibles les programmes et services d'apprentissage qui allient l'excellence en matière de qualité, de rentabilité et de facilité d'accès.

4. Principes directeurs

Contexte législatif

4.1 En vertu de la Loi sur la modernisation de la fonction publique (LMFP), les pouvoirs en matière de gestion des RH émanent de la :

  1. nouvelle LRTFP;
  2. nouvelle LEFP et ses règlements;
  3. nouvelle Loi sur l'École de la fonction publique du Canada;
  4. LGFP modifiée.

4.2 Certains des pouvoirs délégués sont confiés au SM par l'entremise des organismes centraux, tandis que d'autres sont transmis directement au SM en vertu de la LGFP et de la LEFP. Étant donné que le SM ne peut exercer personnellement tous les pouvoirs en matière de RH, certains de ces pouvoirs sont en outre délégués au gestionnaire ou au fonctionnaire approprié.

Délégation de pouvoirs au niveau le plus bas possible

4.3 Afin d'assurer la gestion efficiente et efficace des RH civiles, le SM délègue des pouvoirs au niveau le plus bas possible au moyen de l'Instrument de délégation de pouvoirs pour la gestion des ressources humaines du personnel civil.

4.4 Les gestionnaires ayant le droit d'exercer les pouvoirs qui leur sont délégués en matière de gestion des RH civiles peuvent le faire dans leur secteur de compétence conformément aux conditions et critères énoncés dans la présente DOAD.

Modification des pouvoirs délégués

4.5 Le SMA(RH-Civ) peut modifier les pouvoirs délégués en fonction des changements approuvés par le SM s'il y a lieu.

Instruments de délégation par écrit

4.6 Personne n'a le droit d'exercer des pouvoirs à moins d'obtenir une délégation officielle par écrit du SM. Au moyen d'un instrument de délégation officiel dûment signé, le SM autorise l'exercice des pouvoirs délégués à des titulaires de postes au sein du MDN et des FAC.

Exercice des pouvoirs délégués

4.7 Les gestionnaires exercent les pouvoirs délégués en conformité avec :

  1. la LRTFP, la LEFP, la LGFP et tous les règlements qui s'y rattachent;
  2. les principes et valeurs de gestion des RH du Ministère;
  3. les conditions prévues dans leurs instruments particuliers de délégation de pouvoirs en RH;
  4. les politiques, directives et conventions collectives pertinentes;
  5. toute restriction opérationnelle, budgétaire et de formation;
  6. toute autre restriction imposée par le gouvernement.

4.8 Ne pas s'y conformer pourrait donner lieu à des sanctions imposées par le SM, telles que des restrictions ou le retrait des pouvoirs délégués ou d'autres mesures administratives. Ces restrictions peuvent avoir une incidence sur la capacité des personnes autorisées à continuer d'exercer leurs fonctions de gestion.

Conditions d'exercice des pouvoirs délégués

4.9 Pour exercer les pouvoirs qui leur sont délégués, les gestionnaires doivent satisfaire des conditions particulières grâce à une formation obligatoire et à de l'expérience acquise en cours d'emploi. Ces conditions comprennent notamment :

  1. la connaissance des pouvoirs pertinents en matière de gestion des RH et des pouvoirs connexes liés à la gestion financière ainsi que des lois, des règlements, des politiques et des directives applicables;
  2. la capacité de prendre de bonnes décisions afin de maintenir et de promouvoir les valeurs de la fonction publique;
  3. l'adoption, lors de l'accomplissement de leurs activités, d'un comportement professionnel empreint d'intégrité et de justesse ainsi que de sensibilité à l'égard de la diversité et de la participation de tous les segments de la population canadienne à la fonction publique;
  4. la formation obligatoire relative aux pouvoirs qui leur sont délégués en matière de RH (classification, dotation et relations de travail);
  5. la consultation des agents des ressources humaines (ARH) au sein du groupe du SMA(RH-Civ) pour obtenir davantage de renseignements et de conseils, tel que requis, pour veiller à ce que les décisions soient prises conformément aux lois, aux règlements, aux politiques, aux directives et aux conventions collectives applicables.

Nota - Les ARH sont responsables de la qualité des services et des conseils qu'ils fournissent aux gestionnaires.

Exercice par les personnes nommées à titre intérimaire et les personnes désignées

4.10 Toute personne nommée officiellement à titre intérimaire à un poste par le supérieur du titulaire de ce poste aurait, elle aussi, le droit d'exercer les pouvoirs qui ont été délégués à ce poste, pendant la durée de son affectation. Si aucune personne n'a été nommée au poste, les pouvoirs délégués peuvent être, selon le cas :

  1. exercés par un gestionnaire occupant un échelon supérieur au sein de la chaîne de commandement;
  2. confiés, par un gestionnaire occupant un échelon supérieur au sein de la chaîne de commandement, à une personne faisant partie de la même chaîne de commandement;
  3. exercés par toute autre personne désignée par le SM.

4.11 La personne nommée à titre intérimaire ou la personne désignée doit répondre aux conditions établies dans la présente DOAD.

5. Contrôle et vérification

Résultats escomptés

5.1 En vertu du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le SM doit s'assurer que le MDN, à l'appui des opérations des FAC, possède les effectifs, le milieu de travail et l'orientation nécessaires pour se doter de capacités et assumer le leadership lui permettant de garantir son succès et un avenir prometteur pour la fonction publique du Canada.

5.2 La composante du CRG liée aux personnes précise les attentes, les résultats et les critères de succès pour la gestion des RH. Les résultats escomptés sont expliqués dans le CRG du SCT sous la composante Personnes qui se trouve sous le module Références principales.

5.3 Le processus de contrôle et d'établissement de rapports du groupe du SMA(RH-Civ) doit s'aligner sur les résultats et les attentes :

  1. de la composante du CRG liée aux personnes;
  2. en matière de priorités ministérielles du MDN et des FAC;
  3. liés au cadre de mesure du rendement du MDN et des FAC.

Contrôle du groupe SMA(RH-Civ)

5.4 Afin de mesurer les progrès et de présenter aux organismes centraux et au SM un rapport sur le rendement et les résultats liés à la gestion des RH, le groupe du SMA(RH-Civ) :

  1. effectue un contrôle et un examen fondés sur l'évaluation des risques;
  2. fournit chaque année des suggestions aux plans de vérification et d'examen du Chef - Services d'examen (CS Ex) sur les problèmes potentiels ayant trait à la gestion des RH;
  3. donne plus de poids à la vérification interne et aux plans d'examen du CS Ex;
  4. collabore avec le CS Ex à la mise en œuvre du plan de vérification et d'examen du SMA(RH-Civ).

5.5 Les aspects couverts par le contrôle du groupe du SMA(RH-Civ) sont :

  1. le rendement de la direction du MDN dans l'exercice des pouvoirs en matière de RH qui lui sont délégués;
  2. l'intégration de la planification de la gestion des RH à la planification des activités;
  3. les politiques et programmes liés aux RH selon les secteurs qui représentent les risques les plus élevés;
  4. les rapports de vérification internes et les mesures correctives connexes en ce qui concerne la gestion et l'administration des RH et des pouvoirs délégués;
  5. l'application de mesures correctives à la suite d'examens et de vérifications internes visant les relations de travail, la dotation et la classification;
  6. les secteurs des RH qui devraient faire l'objet des rapports présentés aux organismes centraux concernant les pouvoirs délégués en matière de RH du SM;
  7. la mise en œuvre des mesures correctives découlant de rapports externes publiés par le vérificateur général du Canada, le SCT ou l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada ainsi que des vérifications de la Commission de la fonction publique, concernant les pouvoirs délégués en matière de gestion des RH.

6. Responsabilités

Tableau des responsabilités

6.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la délégation de pouvoirs pour la gestion des RH civiles :

Le ou les... est chargé ou sont chargés de ou d'...

SMA(RH-Civ) à titre d'autorité fonctionnelle pour la gestion des RH civiles
  • s'assurer que des instruments de délégation sont en place;
  • veiller à ce que soit offerte aux gestionnaires la formation nécessaire;
  • surveiller l'exercice des pouvoirs délégués en matière de gestion des RH au sein du Ministère, y compris les mesures correctives;
  • fournir au SM des conseils sur l'abus des pouvoirs délégués et de formuler des recommandations concernant une révocation ou une suspension.

conseillers de niveau un
  • veiller à ce que les pouvoirs délégués en matière de gestion des RH s'exercent correctement au sein de leur organisation;
  • veiller à ce que les gestionnaires suivent une formation obligatoire avant d'exercer les pouvoirs qui leur sont délégués;
  • appliquer les décisions appropriées pour maintenir et promouvoir les valeurs et principes de la fonction publique tout en respectant les lois, les règlements et les politiques applicables;
  • surveiller l'exercice global des pouvoirs délégués au sein de l'organisation;
  • corriger les problèmes décelés dans les rapports internes ou externes de surveillance, de vérification et de rendement.

gestionnaires délégataires
  • exercer les pouvoirs en matière de gestion des RH civiles qui leur sont délégués conformément aux conditions et aux critères énoncés dans la présente DOAD et dans les instruments de délégation;
  • prendre, au besoin, des mesures correctives concernant certaines activités liées aux RH;
  • suivre une formation obligatoire avant d'exercer les pouvoirs qui leur sont délégués;
  • consulter, au besoin, les ARH du groupe du SMA(RH-Civ) pour obtenir renseignements, conseils et appui en ce qui concerne l'exercice des pouvoirs qui leur sont délégués.

ARH du groupe du SMA(RH-Civ)
  • fournir aux gestionnaires des conseils et de les appuyer dans l'exercice des pouvoirs qui leur sont délégués en matière de gestion des RH civiles;
  • demeurer au fait de tous les changements apportés aux lois, aux règlements, aux politiques et aux systèmes;
  • offrir de la formation;
  • corriger les problèmes décelés dans les rapports internes ou externes de surveillance, de vérification et de rendement.

divisions ministérielles des RH (SMA[RH-Civ])
  • surveiller l'exercice des pouvoirs délégués en matière de RH et de fournir des rapports internes et externes, au besoin;
  • exercer les pouvoirs spéciaux en matière de RH qui leur sont délégués par le SM;
  • veiller à ce que les cours et les outils appropriés soient offerts.

7. Références

Lois, règlements. politiques des organismes centraux et DOAD – politique

Autres références

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