DOAD 5050-3, Dossiers du personnel des Forces armées canadiennes relatifs à l’administration des pertes


1. Introduction

Date de publication : 2006-06-16

Date de la dernière modification : 2018-08-15

Application : La présente Directive et ordonnance administrative de la défense (DOAD) est une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Autorité approbatrice : Chef du personnel militaire (CPM)

Demandes de renseignements : Directeur – Gestion du soutien aux blessés (D Gest SB)

2. Définitions

disposition de documents (records disposition)

Acte qui consiste à soustraire des dossiers du contrôle du MDN ou des FAC par l’un des moyens autorisés suivants :

  • la destruction;
  • le transfert à Bibliothèque et Archives Canada;
  • le transfert de la garde et du contrôle à un organisme en dehors du gouvernement du Canada, p. ex., le transfert de dossiers à un musée.

(Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 43225)

dossier du personnel des FAC (CAF personnel record)

Ensemble de tous les renseignements personnels requis par les FAC pour gérer la carrière d’un militaire, quel que soit le format des renseignements. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 42959)

dossier du personnel des FAC relatif à l’administration des pertes (CAF personnel casualty administration record)

Élément d’un dossier du personnel des FAC qui contient des renseignements personnels en soutien à une perte militaire ou en lien avec celle-ci. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 694892)

élément d’un dossier du personnel des FAC (CAF personnel record component)

Partie du dossier du personnel des FAC créée et maintenue par un responsable d’un dossier du personnel des FAC. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 42960)

perte militaire (military casualty)

Membre des FAC qui est gravement blessé ou malade, est très gravement blessé ou malade, est porté disparu, est prisonnier de guerre, ou est tué ou meurt. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 43138)

responsable d’un dossier du personnel des FAC (CAF personnel record custodian)

Bureau responsable de la gestion d’un élément d’un dossier du personnel des FAC au nom du chef du personnel militaire. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 42961)

3. Aperçu

Contexte

3.1 Les dossiers du personnel des FAC relatifs à l’administration des pertes (DPFRAP) doivent être correctement créés, maintenus, entreposés, protégés et gérés, et être accessibles, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

3.2 Les politiques et les procédures relatives à l’origine et aux normes des DPFRAP sont décrites dans les DOAD énoncées comme références à la présente DOAD.

Directeur - Gestion du soutien aux blessés

3.3 En tant que responsable d’un dossier du personnel des FAC des DPFRAP, le D Gest SB doit :

  1. maintenir et traiter les DPFRAP;
  2. fournir des directives et des conseils sur la gestion de tous les renseignements compris dans les DPFRAP.

3.4 Le D Gest SB maintient les éléments d’un dossier du personnel des FAC suivants comme DPFRAP :

  1. la base de données des pertes militaires;
  2. les dossiers relatifs au formulaire CF 98, Rapport en cas de blessure ou de maladie, rempli.

Vérification

3.5 Le D Gest SB doit effectuer une vérification des DPFRAP au moins tous les cinq ans pour confirmer que :

  1. la gestion et l’administration de ces dossiers sont conformes à la législation gouvernementale et aux normes professionnelles;
  2. les dossiers contiennent des renseignements utiles, complets et précis.

Propriété

3.6 Les DPFRAP sont créés et recueillis dans le cadre des activités des FAC et appartiennent donc à Sa Majesté du chef du Canada et non à un individu ou à une organisation.

4. Cycle de vie de gestion des dossiers

Cycle de vie de la base de données des pertes militaires

4.1 La base de données des pertes militaires est un système de gestion des dossiers que le D Gest SB utilise pour saisir tous les renseignements reçus par le D Gest SB concernant les pertes militaires et assurer leur suivi. Les éléments d’un dossier du personnel des FAC recueillis dans la base de données des pertes militaires sont utilisés pour :

  1. coordonner la réponse du MDN et des FAC à un militaire ou aux membres survivants de sa famille;
  2. analyser les renseignements aux fins d’identification des problèmes.

4.2 Lorsqu’il est contacté à propos d’une perte militaire, le D Gest SB doit créer une inscription au registre dans la base de données des pertes militaires en fonction du numéro matricule et du nom du militaire. Le D Gest SB doit mettre à jour la base de données pour refléter les mesures prises en réponse à l’inscription.

4.3 Les éléments d’un dossier du personnel des FAC créés dans la base de données des pertes militaires doivent être conservés en permanence jusqu’à ce qu’il soit nécessaire de les archiver.

Formulaire CF 98

4.4 Le formulaire CF 98 est rempli lorsqu’un militaire est blessé ou malade. La page 2 du formulaire CF 98 énonce les directives détaillées pour le remplir.

4.5 À la réception d’un formulaire CF 98 dûment rempli, le D Gest SB doit le consigner dans la base de données des pertes militaires selon le numéro matricule et le nom du militaire.

4.6 Une fois consigné, le D Gest SB doit distribuer le formulaire CF 98 comme suit :

  1. pour les membres de la Force régulière, le D Gest SB doit le transmettre au Quartier général de la Défense nationale/Directeur – Gestion de l’information des ressources humaines (Système de gestion électronique des dossiers du personnel) (SGEDP), où il est balayé et ajouté au dossier SGEDP permanent du militaire;
  2. pour les membres de la Force de réserve, le D Gest SB doit le conserver jusqu’à ce qu’il soit nécessaire de l’archiver.

Éléments d’un dossier du personnel des FAC contenus dans le SGEDP

4.7 Les éléments d’un dossier du personnel des FAC contenus dans le SGEDP sont conservés pendant une période de dix ans à compter de la date de libération d’un membre de la Force régulière et sont ensuite transférés à Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

5. Divulgation de renseignements personnels à un individu

Sources de renseignements sur les employés fédéraux

5.1 Le site Web Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements du Conseil du Trésor aide les militaires actuels et les anciens militaires à :

  1. repérer leurs renseignements personnels détenus par le gouvernement;
  2. exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Fichiers de renseignements personnels

5.2 Les fichiers de renseignements personnels (FRP) sont constitués en collaboration avec BAC afin d’assurer la disposition correcte d’un dossier. La Loi sur la protection des renseignements personnels exige que les FRP comprennent tous les renseignements personnels, et qu’ils soient organisés et puissent être retrouvés par référence :

  1. au nom d’un individu;
  2. à un numéro, un symbole, ou toute autre indication identificatrice propre à un individu.

5.3 Les FRP sont identifiés par un code composé de trois lettres et d’un numéro correspondant à un ensemble précis. Ils sont accompagnés de leurs normes de conservation et de disposition, et sont répertoriés sur le site Web Info Source – Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux. Ils font l’objet d’un examen annuel afin de veiller à ce que les renseignements créés sur les militaires soient consignés et gérés conformément aux politiques en place.

5.4 Les FAC ont des renseignements personnels consignés dans les trois types de FRP suivants :

  1. PPU (fichier particulier – public);
  2. PPE (fichier particulier – employé);
  3. POE (fichier ordinaire).

Fichiers de renseignements personnels des DPFRAP

5.5 Les DPFRAP sont décrits dans Info Source – Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux sous les FRP suivants :

  1. PPE 817 – Base de données sur les pertes subies par les Forces canadiennes;
  2. PPE 818 – Fichier des renseignements personnels des membres des Forces canadiennes (pour le formulaire CF 98 d’un membre de la Force régulière);
  3. PPE 836 – Fichier des dossiers du personnel militaire des unités (formulaire FC 478, Enveloppe des dossiers du personnel, pour le formulaire CF 98 d’un membre de la Force de réserve).

Demandes de renseignements relatives aux DPFRAP

5.6 Pour obtenir de l’information sur les demandes formelles ou informelles relativement aux renseignements personnels contenus dans les DPFRAP, voir la DOAD 1002-0, Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et les autres DOAD de la série 1002.

6. Conformité et conséquences

Conformité

6.1 Les militaires doivent se conformer à la présente DOAD. Si des éclaircissements aux politiques ou aux instructions énoncées dans la présente DOAD sont nécessaires, les militaires peuvent demander des directives par l’entremise de leur chaîne de commandement. Les supérieurs militaires sont les principaux responsables, et détiennent les principaux moyens, d’assurer que les militaires se conforment à la présente DOAD.

Conséquences d’une non-conformité

6.2 Les militaires sont tenus de rendre compte à leur supérieur militaire de tout cas de non-conformité aux directives énoncées dans la présente DOAD. La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des conséquences tant pour le MDN et les FAC, en tant qu’institutions, que pour les militaires, en tant qu’individus. Tout cas de non-conformité soupçonnée pourrait faire l’objet d’une enquête. Les supérieurs militaires doivent prendre ou imposer les mesures correctives appropriées dans le cas où la non-conformité à la présente DOAD entraîne des conséquences pour le MDN ou les FAC. La décision d’un conseiller de niveau un ou d’un autre haut fonctionnaire de prendre des mesures ou d’intervenir dans un cas de non-conformité, sauf en ce qui concerne une décision prise en vertu du Code de discipline militaire, dépendra du niveau de risque évalué en fonction des incidences et de la probabilité d’un résultat défavorable découlant du cas de non-conformité et des autres circonstances entourant ce cas.

6.3 La nature et la gravité des conséquences découlant d’une non-conformité devraient être proportionnelles aux circonstances entourant le cas de non-conformité et aux autres circonstances pertinentes. Une non-conformité pourrait entraîner une ou plusieurs des conséquences suivantes :

  1. l’ordre de suivre l’apprentissage, la formation, l’instruction ou le perfectionnement professionnel approprié;
  2. l’inscription d’observations dans l’évaluation du rendement individuel;
  3. le renforcement des mesures de suivi et de contrôle du rendement;
  4. la révocation de tout ou partie de l’autorité qu’accorde la présente DOAD à un militaire;
  5. le signalement des infractions soupçonnées aux autorités chargées de l’application de la loi;
  6. l’imposition des conséquences particulières énoncées dans les lois et les codes de conduite applicables ainsi que les politiques et directives des FAC;
  7. l’application de toute autre mesure administrative ou disciplinaire, ou les deux;
  8. l’imposition de la responsabilité de Sa Majesté du chef du Canada ou des militaires.

7. Responsabilités

Tableau des responsabilités

7.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

Le... est chargé de ou d'...

CPM

  • établir un cadre pour les dossiers du personnel des FAC destiné aux personnes participants à l’administration des DPFRAP;
  • fournir des conseils au D Gest SB relativement à la gestion des DPFRAP.

D Gest SB

  • veiller à l’intégrité des DPFRAP;
  • veiller au respect des autorisations de disposition de documents;
  • effectuer des vérifications sur une base régulière.

directeur - Accès à l'information et protection des renseignements personnels (DAIPRP)

  • coordonner les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels concernant les renseignements personnels contenus dans les DPFRAP.

8. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

Autres références

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