Services internes

Description

On entend par services internes les groupes d’activités et de ressources connexes que le gouvernement fédéral considère comme des services de soutien aux programmes ou qui sont requis pour respecter les obligations d’une organisation. Les Services internes désignent les activités et les ressources des 10 catégories de services distinctes qui soutiennent l’exécution des programmes au sein de l’organisation, sans égard au modèle de prestation des services internes du Ministère. Les 10 catégories de services sont :

• services de gestion des acquisitions;
• services de communication;
• services de gestion des finances;
• services de gestion des ressources humaines;
• services de gestion de l’information;
• services des technologies de l’information;
• services juridiques;
• services de gestion du matériel;
• services de gestion et de surveillance; et
• services de gestion des biens immobiliers.

Résultats

Gestion financière et planification

Les fonctions de gestion financière et de planification du MDN et des FAC sont des facteurs clés qui permettent à l’institution de mettre en œuvre la politique Protection, Sécurité, Engagement (PSE). Le MDN et les FAC veillent à la surveillance et à la responsabilisation efficaces de la politique PSE et continuent à bâtir et maintenir une fonction de gestion financière de haut niveau et à agir comme intendant de la communauté du financement pour le recrutement, la gestion du talent et le maintien en poste afin de répondre aux objectifs de la politique PSE.

La progression de l’analyse et la mise à profit des technologies numériques par le MDN et les FAC se sont poursuivies dans le cadre de l’initiative de transformation numérique pangouvernementale. La gestion de l’information et la modernisation de la technologie ont été employées dans l’ensemble du Ministère, notamment grâce à la transformation de nos processus opérationnels et de nos outils. Le MDN et les FAC ont continué de moderniser les activités de la défense, tout en maintenant un engagement à une gouvernance efficace et efficiente et une surveillance fonctionnelle des activités de gestion financière, y compris l’établissement des coûts au sein du Ministère au moyen de la conformité avec le Guide de l’estimation des coûts, publié le 10 juin 2019 par le Conseil du Trésor.

La mise en œuvre de l’outil de planification et de prévisions financières a débuté au cours de l’AF 2019-2020 afin d’accroître l’efficience des processus et d’améliorer l’analyse et la prise de décisions. Cet outil offre au MDN et aux FAC une capacité renforcée de fournir des données de planification et de prévision financières opportunes, précises et adaptées, à l’appui d’analyses et de recommandations rigoureuses.

Gestion des ressources humaines civiles

La gestion efficace des ressources humaines civiles demeure essentielle et constitue un facteur clé dans la mise en œuvre de la politique PSE. Au cours de l’AF 2019-2020, notre attention s’est concentrée sur l’optimisation du modèle opérationnel des RH civiles.

Les processus ont été rationalisés afin de permettre aux ressources humaines plus intelligentes et plus rapides de se concentrer sur les personnes, les processus et la technologie. Nous avons continué à mettre en œuvre une série d’initiatives de transformation des activités flexibles, novatrices et axées sur les résultats afin de permettre une méthode hyper-personnalisée pour les clients et d’assurer des capacités cohérentes et stratégiques en matière de RH. Nous avons constaté une amélioration de l’efficience et de l’efficacité de notre rémunération, des relations de travail, de la dotation et de la classification par l’intermédiaire de la planification efficace des RH, de l’établissement des priorités des demandes et de l’augmentation de notre capacité.

Au cours de l’AF 2019-2020, nous avons enregistré des améliorations importantes en matière de rémunération. Nous continuons de veiller à ce que les employés soient payés à temps et reçoivent les bons montants. La capacité de l’équipe de rémunération a été augmentée, passant de 158 à 320 équivalents temps plein (ETP) afin de mieux répondre aux questions de rémunération des employés et d’être proactive dans l’évitement des problèmes éventuels avant qu’ils ne surviennent, en soutenant les gestionnaires militaires et civils dans l’administration de la solde. La rémunération du MDN a élargi sa démarche de service complet en augmentant les consultations individuelles avec les conseillers en rémunération, en élargissant les soins aux clients en communiquant directement avec les employés et en augmentant les services en personne sur les bases et les escadres. En date du 31 mars 2020, l’arriéré du Ministère avait été ramené de 77 539 à 35 558 cas actifs, ce qui représentait une réduction de 41 951 cas en suspens (54 %). De plus, nous avons vu une réduction de 7 379 employés touchés par Phénix (28 %). La réduction soutenue de l’arriéré et l’amélioration des processus opérationnels sont le résultat direct de notre investissement dans les services de rémunération, et de notre solide collaboration avec Services publics et Approvisionnement Canada.

Nous avons augmenté notre capacité de mesure du rendement et avons offert des renseignements opérationnels et des analyses de l’effectif civil aux décideurs de la haute direction. Les tableaux de bord sur divers sujets, notamment la rémunération, la dotation et les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, sont présentés à la haute direction du Ministère de façon uniforme, ce qui leur permet de prendre des décisions éclairées fondées sur des données probantes.

Les investissements se poursuivent dans les capacités numériques en matière de RH, y compris l’appli GO RH. Des renseignements sur les programmes, les services et les initiatives civils en matière de RH, comme le soutien en santé mentale, le recrutement au MDN et l’Initiative d’emploi pour les conjoints de militaires, sont ajoutés chaque semaine, et les utilisateurs peuvent accéder à des outils comme des calculatrices de solde, des descriptions de travail normalisées et des recherches sur les types de permission. L’appli GO RH, conçue en collaboration avec les membres de l’Équipe de la Défense, met à la disposition des utilisateurs des renseignements et des outils sur les RH civiles; il s’agit de la première en son genre au sein du gouvernement fédéral. Au cours des neuf premiers mois depuis sa libération, l’appli GO RH compte près de 10 000 téléchargements sur toutes les plateformes mobiles, avec une utilisation quotidienne entre 1 000 et 3 000 vues.

Le centre de contact virtuels de HR Connect RH a été mis en œuvre en tant que canal de prestation de services complémentaire pour l’accès aux programmes et aux services des RH. Disponible en ligne et par l’intermédiaire d’un numéro sans frais, il a reçu et répondu à 15 821 questions d’employés et de gestionnaires sur divers sujets liés aux RH, notamment la rémunération, la dotation, la classification et les relations de travail.

L’accent accru mis sur l’approvisionnement de talents chez les cadres au cours de l’AF 2019-2020 a inclus l’utilisation novatrice de l’outil LinkedIn Recruiter pour fournir des talents et attirer des candidats passifs, et a contribué à l’élaboration de stratégies de recrutement. La publicité active et la promotion des possibilités d’emploi au moyen de divers forums de médias sociaux ont été mises en place pour veiller à ce que divers talents soient touchés, comme le lancement d’une page sur la vie de la communauté sur LinkedIn qui visait à promouvoir la culture et la diversité en matière de leadership, ainsi que les possibilités d’emploi.

Le programme d’embauche des étudiants civils du Ministère a continué de tirer parti de tous les programmes fédéraux d’embauche de stagiaires pour embaucher des étudiants partout au pays dans divers domaines. Pendant trois années consécutives, le MDN a atteint ou dépassé sa cible d’embaucher 1 200 stagiaires. Plus précisément, au cours de l’AF 2019-2020, le Ministère a :

• participé à des activités de recrutement de stagiaires dans l’ensemble du pays;
• créé des groupes de stagiaires qualifiés, permettant de faire correspondre rapidement et facilement les étudiants avec les postes vacants; et
• promulgué l’emploi et l’apprentissage des stagiaires. À cette fin, 322 étudiants ont trouvé un emploi dans la fonction publique, à la suite de leur emploi de stagiaire.

Genre, diversité et inclusion

En février 2020, la Direction de l’égalité entre les sexes, de la diversité et de l’inclusion au sein du MDN et la Direction de l’intégration des perspectives des genres au sein des FAC ont reçu l’approbation de fusionner en une seule organisation afin d’optimiser les efforts coordonnés et cohérents visant à influencer les politiques, les directives, les programmes et les opérations afin de promouvoir l’égalité entre les sexes, d’augmenter la diversité et l’inclusion et de promouvoir et de protéger les droits de la personne. La nouvelle direction se composera de spécialistes et d’analystes en matière d’égalité entre les sexes et de diversité, et disposera de 14 ETP. Cette équipe relèvera directement du chef d’état-major de la défense et de la sous-ministre par l’intermédiaire du Secrétaire général et du directeur de l’état-major interarmées stratégique.

L’Équipe de la Défense a poursuivi sa méthode institutionnelle à l’échelle des systèmes pour intégrer les besoins et les responsabilités en matière d’analyse comparative entre les sexes plus (ACS+) dans les processus et les systèmes, et pour fournir un soutien d’expert technique afin de mener des analyses intersectionnelles fondées sur le sexe. Des progrès ont également été réalisés en vue d’améliorer la collecte et l’utilisation des données anthropométriques pour les femmes et les hommes afin d’éclairer l’acquisition du projet et des plateformes d’équipement intégré du soldat.

Au cours de l’AF 2019-2020, le MDN a continué de sensibiliser et de renforcer la capacité de mener des opérations d’ACS+. Plus particulièrement :

• L’Équipe de la Défense disposait d’un réseau interne d’environ 100 centres de liaison sur l’ACS+ et sur l’égalité entre les sexes, de même que cinq conseillers à temps plein chargés de l’égalité des sexes au sein des FAC;
• L’instruction a été offerte aux membres de l’Équipe de la Défense par la prestation de cas cliniques, d’ateliers et de séances d’orientation;
• Un outil de ressources de données de l’ACS+ pour appuyer la capacité du MDN et des FAC à mener l’ACS+ a également été élaboré et diffusé; et
• Les FAC ont continué à travailler avec des partenaires internationaux tels que le Nordic Centre for Gender in Military Operations et le Collège européen de sécurité et de défense pour offrir à leurs membres la possibilité de suivre des cours axés sur le renforcement des connaissances et des compétences en vue d’intégrer les perspectives liées aux spécificités de chaque genre dans les opérations.

Le MDN et les FAC ont créé un champion pour la modernisation des pratiques en matière d’information relative au sexe et au genre, qui est un membre du réseau interministériel de ces champions, et se concentre sur la sensibilisation et le soutien à la mise en œuvre de l’orientation de la politique du gouvernement du Canada d’avril 2019 sur la modernisation des pratiques en matière d’information relative au sexe et au genre. Le MDN et les FAC ont également mis sur pied un groupe de travail interne chargé d’élaborer des plans de mise en œuvre et, en collaboration avec Anciens combattants Canada, a participé à une improvisation de conception dirigée par le Secrétariat du Conseil du Trésor sur le « travail au sein de l’armée » afin de faire un remue-méninges sur la façon de respecter l’orientation de la politique.

Communiquer avec les Canadiens

Le Ministère communique avec les Canadiens au sujet du travail accompli par l’Équipe de la Défense en vue de protéger le Canada, défendre l’Amérique du Nord en partenariat avec les États-Unis et contribuer à un monde plus pacifique et plus stable. Nous utilisons les médias et plateformes numériques comme principaux moyens de raconter l’histoire de la Défense nationale et de communiquer avec les Canadiens, tout en continuant à utiliser plusieurs voies de communication pour répondre à leurs divers besoins en information.

Au cours de l’AF 2019-2020, les activités suivantes reflétaient certains de nos efforts multiples visant à informer les Canadiens et de nous mobiliser à leurs côtés au sujet des opérations et des exercices des FAC (p. ex. les opérations PRESENCE, GLOBE, LENTUS et LASER), ainsi que des politiques et des programmes du MDN :

• conseils et soutien en matière de communications stratégiques pour les annonces et les événements ministériels, l’élaboration d’évaluations narratives afin de promouvoir la réussite et la capacité opérationnelles et engagement actif sur les médias sociaux;
• plus de 600 activités de communication avec les intervenants, réunissant près de 18 000 participants, ont contribué à accroître la compréhension des priorités, des enjeux et des défis de la Défense chez des auditoires ciblés;
• le Bureau des relations avec les médias a géré 2 218 demandes des médias et répondu à temps à 96 % d’entre elles; il a diffusé 210 produits de communication pour faire rapport sur la progression des opérations des FAC et des initiatives de la Défense;
• le programme des conférenciers de la Semaine nationale des vétérans a reçu un nombre de demandes sans précédent, 3 108, pour les rôles de conférenciers des FAC. Des membres des FAC se sont portés volontaires pour donner 2 506 exposés dans les écoles et les organisations communautaires, touchant ainsi plus de 741 400 Canadiens;
• afin d’accroître le recrutement et de renforcer les FAC, nos campagnes de marketing de recrutement ont été axées sur la promotion des possibilités de carrière uniques (à temps plein et à temps partiel) offertes par les FAC, de même que sur la prise en considération des professions prioritaires et des exigences de la Force de réserve; et
• nous avons continué d’améliorer le thème de la sécurité nationale et de la défense sur le site Web du gouvernement du Canada, Canada.ca, afin que les utilisateurs puissent facilement accéder aux renseignements sur les missions des FAC et les politiques et programmes de Défense. Du contenu pertinent a également été publié sur les plateformes des médias sociaux des FAC et du MDN.

Déménagement du Quartier général de la Défense nationale au complexe Carling

Au début de 2017, l’Équipe de la Défense de la région de la capitale nationale (RCN) a commencé à s’installer dans des locaux de pointe récemment rénovés situés dans l’ouest d’Ottawa, que l’on appelle le Quartier général de la Défense nationale ou QGDN (Carling). Au cours de l’AF 2019-2020, nous avons pris livraison de cinq bâtiments et avons effectué tout l’aménagement des technologies de l’information et l’installation du mobilier dans les locaux à bureaux, les zones de travail collaboratif et les espaces à usage particulier. Nous avons terminé les déménagements pour toutes les organisations qui ont l’intention de travailler dans ces espaces de travail. L’aménagement paysager extérieur a été entrepris, l’installation de systèmes de sécurité intérieurs et l’accès Wi-Fi étendu ont eu lieu, de même que la mise en service des postes de garde.

Les travaux se poursuivront au cours de l’AF 2020-2021, avec la livraison prévue de l’auditorium dans le pavillon et la clôture prévue du projet du complexe Carling.

Gestion de l’information

Le Plan de gestion de l’information de la défense actualisé a été approuvé, et des objectifs dérivés, comme l’élaboration et la mise en œuvre de mesures du rendement normalisées pour le programme (vérification de la gestion de l’information [GI]), ont été respectés. En vertu de la nouvelle Politique sur les services et le numérique du Secrétariat du Conseil du Trésor, une actualisation de l’ensemble de la politique de GI a été amorcée. La mise en œuvre de GCDocs demeure en suspens dans l’ensemble du Ministère, tandis que le MDN et les FAC continuent d’assurer la liaison avec les intervenants afin d’améliorer l’habilitation technologique de la gestion de l’information dans l’ensemble du MDN et des FAC.

Technologie de l’information

Les outils de gestion des ressources de l’entreprise du MDN ont été modernisés afin d’appuyer la transformation du Ministère vers la prise de décisions fondées sur des données probantes. Les outils de gestion des ressources de l’entreprise du MDN sont utilisés pour consigner les renseignements opérationnels liés aux finances, à la gestion des ressources humaines et du matériel, etc., afin d’éclairer la prise de décisions et la production de rapports. Des efforts et des ressources considérables ont été consacrés à la modernisation et à l’ajout d’outils pour permettre la prévision des activités. Voici des points saillants de l’AF 2019-2020 :

• Dans le but de contribuer à l’amélioration de l’information et des données pour permettre de mieux analyser les données au sein du ministère, des progrès ont été accomplis sur les points suivants :
  • L’identification du matériel pour l’amélioration des données de référence du matériel et la mise en œuvre d’une capacité de gestion de la gouvernance des données de références.
  • La modernisation et l’intégration du maintien en puissance et de la logistique afin de moderniser la chaîne d’approvisionnement de la défense, plus précisément en améliorant et en intégrant la capacité d’entreposage et de distribution.
  • La planification et les prévisions financières pour la mise en œuvre des processus et des outils essentiels à l’échelle du ministère pour la prévision financière de l’année en cours, et la planification financière et des activités des exercices ultérieurs.
• Le projet de modernisation du Système d’information de la gestion des ressources de la Défense a été lancé; une série d’ateliers avec les principaux intervenants ministériels a été organisée et des études stratégiques ont été menées en appui au lancement du projet.
• Le projet de remplacement des aéronefs de recherche et sauvetage à voilure fixe ainsi que le projet du système d’échange de renseignements par voie électronique ont progressé.
• Recours à la solution de gestion finances et de la gestion du matériel du gouvernement du Canada pour assurer la convergence du logiciel de planification des ressources de l’entreprise et l’harmonisation avec les processus opérationnels communs en gestion financière.
• Présidence du groupe d’intérêt de la défense, une organisation regroupant des organisations de défense de 19 pays qui disposent de la SAP afin de définir et établir l’ordre de priorité du module de défense et de sécurité militaires pour le prochain système de planification des ressources de l’entreprise
• Des améliorations ont été apportées aux services de l’analyse et de renseignement organisationnel de l’entreprise. Mise en œuvre de l’analyse opérationnelle de la chaîne d’approvisionnement au sein de la capacité opérationnelle de la chaîne d’approvisionnement du Groupe des matériels.

Données, innovation et analyse de la Défense

Le MDN a poursuivi l’harmonisation de ses priorités afin de permettre la mise en œuvre de données et des analyses dans l’ensemble du Ministère, et de contribuer à l’application de la Politique de défense. Voici les principaux faits saillants du MDN pour l’AF 2019-2020 :

• Lancement de la Stratégie de données de la Défense, à l’automne 2019. La Stratégie a été publiée dans le but de tirer profit des données de tous les éléments des programmes de la Défense afin d’améliorer les capacités et la prise de décisions en matière de défense, et de fournir un avantage en matière d’information pendant les opérations militaires.
• Publication d’une directive conjointe du sous-ministre et le chef d’état-major de la défense interarmées sur la gestion des données, appuyée par des documents clés comme la PSE et la Politique sur les services et le numérique du gouvernement du Canada ainsi que de la Directive sur les services et le numérique.
• Définition d’un cadre qui établit les principes, les structures, les rôles et les responsabilités des ressources de données de l’entreprise en matière de gouvernance. Ce cadre constitue une première étape vers l’instauration des pratiques de gestion des données de référence.
• Achèvement de la phase 1 de la feuille de route et du modèle d’analyse pour MDN et les FAC. La phase 1 consistait en une évaluation détaillée des lacunes dans les capacités de données et l’analyse de l’entreprise. La phase 2, entreprise en février 2020, développera une vision et des principes directeurs pour les analyses au sein du MDN et des FAC, et établira les fondements d’un modèle opérationnel futur.
• Création de centres de soutien analytique dans la plupart des organisations au sein du Ministère. Un soutien a été accordé sur une base régulière, en particulier en ce qui concerne l’intégration, l’instruction, les politiques et la facilitation de la solution.
• Amélioration de l’éducation et la formation pour permettre l’analyse et les pratiques rationnelles en matière de données. Plus précisément, le Ministère a réalisé les mesures suivantes :
  • Évaluation des besoins pour l’instruction et l’éducation.
  • Lancement du Guide sur les rapports sur l’information décisionnelle à l’intention des clients.
  • Création d’une bibliothèque électronique de données et d’analytique.
  • Cours et activités d’instruction et d’éducation, y compris des ateliers d’analyse du Collège militaire royal.
  • Formation des auteurs de rapports de Web Intelligence
  • Soutien à l’École de la fonction publique du Canada et à l’Académie du numérique pour la rédaction du cadre de compétence en matière de données du gouvernement du Canada.
  • Coordination des membres du MDN concernant leur stage sur le volet numérique et les efforts de perfectionnement en vue de créer un atelier Découvrez les données.

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Surveillance du contentieux ministériel

La gestion continue de plusieurs recours collectifs au MDN et dans les FAC a mis en évidence la nécessité pour le Ministère d’envisager la mise en œuvre d’une approche structurée, persistante et ferme de la gestion de l’ensemble du cycle de vie des contentieux pour les dossiers de contentieux multi-organisationnel complexes. Afin d’uniformiser l’ensemble des efforts en un point de surveillance unique, il a été décidé de créer en novembre 2019 une nouvelle fonction de surveillance d’ordre administratif pour la gestion et la coordination des activités liées aux contentieux complexes. La capacité de surveillance du contentieux ministériel est responsable de la gestion stratégique, de la coordination et de la prestation de conseils non juridiques, pour permettre au Ministère de respecter les obligations juridiques et morales liées aux ententes de règlement et de gérer les risques connexes de façon appropriée pour garantir la cohérence. La capacité de surveillance du contentieux ministériel relève de la sous-ministre, et rend compte au sous-ministre adjoint; elle est appuyée par une équipe du programme de surveillance de contentieux complexes (politiques et analytiques), par la préparation des clients, la vérification des réclamations, et les capacités d’administration et de communications.

Principaux risques ministériels

Un des principaux risques ministériels du MDN et des FAC peut être associé à la responsabilité essentielle des Services internes. Il existe un risque que la non-disponibilité de données exactes et fiables ainsi que les dispositions en matière de gestion de l’information et de transfert des connaissances nuisent à la prise de décisions fondées sur les données probantes du MDN et des FAC et à l’élaboration de politiques. Ce risque est empêché et atténué par bon nombre des mesures de contrôle énoncées à titre d’activités des Services internes, comme il est indiqué ci-dessus.

 

Ressources financières budgétaires (en dollars)