Document d'orientation sur les rappels d'instruments médicaux (GUI-0054)

Version précédente : Document d'orientation sur les rappels d'instruments médicaux (25 mars 2011)

Date de diffusion : Le 3 novembre, 2016

Date de mise en œuvre : Le 3 novembre, 2016

Avis de non-responsabilité

Le présent document ne constitue pas une partie de la Loi sur les aliments et drogues (la Loi) ou de ses règlements. En cas de contradiction ou d'incompatibilité entre la Loi ou les règlements et le présent document, la Loi ou les règlements auront préséance. Le présent document est un document administratif destiné à faciliter la conformité des parties réglementées à la Loi, aux règlements d'application et aux politiques administratives applicables.

This document is also available in English.

Table des matières

À propos du présent document

1.0 Objet

Le présent guide aidera quiconque travaille avec des instruments médicaux à comprendre les articles du Règlement sur les instruments médicaux (le Règlement), et à s'y conformer, relativement aux rappels d'instruments médicaux.

Le rappel d'un produit signifie généralement son retrait de la vente. Au Canada, les mesures comme informer les utilisateurs d'un problème potentiel ou fournir une étiquette différente pour un instrument médical sont également considérées comme des rappels. Pour de plus amples détails, consultez la section Définition d'un rappel.

Le guide vous aidera notamment à apprendre comment :

  • conserver des registres de distribution des instruments médicaux;
  • effectuer des rappels d'instruments médicaux;
  • signaler des rappels d'instruments médicaux à Santé Canada;
  • rédiger des procédures pour la conservation de registres de distribution et les rappels.

 

Si Santé Canada estime que vous vendez un instrument médical qui pourrait affecter gravement ou de façon imminente la santé d'une personne, nous pourrions vous demander :
  • d'effectuer le rappel du produit;
  • d'envoyer le reste du produit à un endroit précis.

Si votre entreprise refuse de rappeler un produit ou si votre rappel n'est pas adéquat, nous pourrions utiliser l'article 21.3 de la Loi sur les aliments et drogues pour appliquer les exigences réglementaires.

2.0 Portée

Ce guide s'adresse à quiconque travaille avec des instruments médicaux comme :

  • les fabricants;
  • les importateurs;
  • les distributeurs.

Il s'applique aux articles suivants du Règlement qui sont visés par les rappels :

Les exigences sur les rappels d'instruments médicaux ne s'appliquent pas à toutes les entreprises qui travaillent avec des instruments médicaux. Les exigences relatives à la conservation de registres de distribution des articles 52 à 56 et à la procédure de rappel de l'alinéa 58b) du Règlement (partie 1) s'appliquent aux fabricants, aux importateurs et aux distributeurs. Les exigences relatives à la production de rapports sur les rappels aux termes des articles 64 et 65 s'appliquent uniquement aux fabricants et aux importateurs. L'exigence relative à une procédure de rappel s'applique également aux fabricants, aux importateurs et aux distributeurs d'instruments destinés aux essais expérimentaux, comme le précise l'alinéa 88d) du Règlement (partie 3).

Les titulaires d'une licence d'établissement d'instruments médicaux sont également tenus, en application de l'alinéa 45g) du Règlement, de fournir une attestation voulant qu'ils disposent d'une procédure écrite visant à respecter les exigences relatives au registre de distribution et à effectuer des rappels.

3.0 Introduction

Cette section donne un aperçu des renseignements contenus dans le présent guide. Utilisez-la pour repérer rapidement les renseignements appropriés et vous rappeler vos exigences réglementaires clés.

3.1 Exigences clés

En vertu du Règlement, si vous fabriquez, importez ou distribuez des instruments médicaux, vous devez :

Les fabricants et les importateurs doivent signaler les rappels à Santé Canada.

Les établissements disposant de licences d'établissement d'instruments médicaux (LEIM) doivent également conserver des procédures écrites comportant des instructions étape par étape sur la façon de conserver des registres de distribution et d'effectuer des rappels.

Évaluez les procédures de votre établissement à l'aide des listes de vérification de l'annexe D et de l'annexe E.

3.2 Aperçu du processus de rappel

Le processus de rappel est divisé en deux parties et comprend cinq étapes :

3.3 Conseils sur l'utilisation du présent guide

Pour un aperçu du processus de rappel, consultez le diagramme de l'annexe B. Pour en apprendre davantage sur la relation de collaboration entre les importateurs, les distributeurs et les fabricants, consultez l'illustration à l'annexe C.

Pour des renseignements sur la façon de documenter correctement le processus de rappel de votre établissement, consultez la section Établissement et utilisation de processus documentés.

Si vous avez des questions pour Santé Canda après avoir lu le présent guide, consultez l'annexe I pour trouver le bureau régional le plus près. Si vous êtes au Canada, vous pouvez également composer le 1-800-267-9675 pour trouver un bureau régional.

Orientation

4.0 Définition de rappel

Le Règlement définit un « rappel » comme suit :

« Mesure prise par le fabricant, l'importateur ou le distributeur, après la vente de l'instrument médical, visant à en faire le rappel, à y apporter des correctifs ou à aviser le propriétaire ou l'utilisateur de la défectuosité - réelle ou potentielle -, après qu'il se soit rendu compte que l'instrument, selon le cas :
  1. peut être dangereux pour la santé;
  2. peut ne pas être conforme aux affirmations du fabricant ou de l'importateur relativement à son efficacité, à ses avantages, à ses caractéristiques de rendement ou à sa sûreté;
  3. peut ne pas être conforme à la Loi ou au présent règlement. »

Le rappel peut comprendre les mesures suivantes :

  • retirer un instrument médical qui se trouve sur le marché;
  • demander aux clients de cesser d'utiliser un instrument médical et de détruire les unités en stock;
  • apporter des correctifs à l'instrument médical sur les lieux;
  • informer les utilisateurs d'un instrument au sujet d'un problème ou d'un problème potentiel;
  • fournir une étiquette différente (qui peut inclure des mises à jour d'instructions ou de manuels).

 

La réglementation canadienne définit souvent le terme « rappel » en des termes plus larges que d'autres pays. Si vous fabriquez des instruments médicaux en dehors du Canada, sachez que certaines mesures prises sur votre territoire (p. ex. correctifs sur le terrain) pourraient être considérées comme des rappels au Canada. Assurez-vous que vos procédures énoncent que les exigences en matière de production de rapports en vertu des articles 64 et 65 du Règlement s'appliquent à vous.

5.0 Responsabilités

Le rappel est un processus collaboratif entre toutes les parties visées de la chaîne de distribution, y compris :

  • les fabricants;
  • les importateurs;
  • les distributeurs;
  • les détaillants;
  • les établissements de santé;
  • les utilisateurs;
  • les consommateurs.

L'efficacité du processus de collaboration entre un fabricant et ses importateurs et distributeurs dépend, en partie, de la mesure dans laquelle chaque établissement :

  • comprend son propre rôle et ses responsabilités;
  • définit et consigne ses attentes envers d'autres établissements de la chaîne de distribution;
  • communique et partage des renseignements sur les rappels.

Les fabricants concluent parfois des ententes spéciales avec leurs importateurs ou distributeurs qui sont en place pour faciliter les rappels. Ces ententes peuvent comprendre un accès aux registres de distribution des distributeurs ou la conclusion d'un contrat avec des distributeurs qui garantit leur collaboration pendant un rappel.

Pour un diagramme montrant la relation entre l'établissement effectuant un rappel et ses importateurs et distributeurs, consultez l'annexe C.

6.0 Établissement et utilisation de processus documentés

Vos processus de conservation de registres de distribution et d'exécution de rappels (y compris la production de rapports sur les appels) doivent être documentés par écrit, soit en format papier ou électronique. Vous pouvez documenter chaque activité en une seule procédure ou utiliser un certain nombre de procédures, selon la structure de votre système qualité. Les établissements qui utilisent de multiples procédures doivent être en mesure de montrer que toutes les parties du registre de distribution et du processus de rappel sont représentées. Vous devez également être en mesure de montrer que vos procédures sont respectées.

6.1 Documentation du rappel et conservation des registres de distribution

Les procédures écrites de votre établissement doivent :

  • définir les activités clés;
  • attribuer des responsabilités;
  • fournir une description détaillée des étapes prises du début à la fin du processus;
  • établir des échéanciers;
  • utiliser un format commun.

 

Tous les fabricants doivent respecter les exigences des registres de distribution énoncées aux articles 52 à 56 du Règlement. Cependant, seuls les fabricants qui détiennent une LEIM doivent attester qu'ils disposent de procédures documentées pour la conservation de registres de distribution.

Si votre établissement ne dispose pas d'une LEIM (et n'est donc pas tenu d'attester), vous avez tout de même besoin d'un processus contrôlé pour respecter les exigences en matière de registres de distribution.

Assurez-vous que les activités décrites dans vos procédures de rappel ont un échéancier, s'il y a lieu. Basez les échéanciers sur le niveau de risque : plus le risque est élevé, plus l'échéancier pour exécuter une action sera court. En particulier, précisez des échéanciers pour :

  • informer les clients touchés;
  • informer Santé Canada;
  • faire un suivi auprès de quiconque ne répond pas à votre avis de rappel.

Vous devez établir des échéanciers uniques pour chaque niveau de risque ou établir un échéancier unique pour tous les rappels en vous fondant sur le temps requis pour un rappel à risque élevé.

Vous trouverez d'autres renseignements sur la façon de rédiger des procédures à l'annexe F.

6.2 Utilisation de procédures écrites

Lorsque votre établissement initie un rappel ou reçoit un avis de rappel, utilisez les procédures écrites étape par étape comme suit :

  1. Effectuez toutes les étapes de la procédure.
  2. Assurez-vous que chaque employé responsable d'une étape de la procédure :
    • a accès à la procédure;
    • comprend ses responsabilités;
    • a la formation et les qualifications nécessaires;
    • reçoit du soutien de la direction pour s'assurer qu'il respecte la procédure.
  3. Conservez les registres selon les exigences.

Pour démontrer qu'une tierce partie prendra les mesures convenues dans le cadre de la procédure de rappel, vous devez également :

  • disposer d'une entente de qualité documentée qui précise les rôles et les responsabilités et assure la conformité avec le Règlement (p. ex. communiquer avec les clients touchés et faire un suivi auprès des personnes qui ne répondent pas);
  • demander à la tierce partie de signer vos procédures écrites.

7.0 Conservation des registres de distribution

Le processus qu'applique un fabricant, un importateur ou un distributeur pour produire et tenir des registres de distribution varie en fonction des procédures de l'entreprise relatives aux ventes, à la comptabilité et à l'expédition. La tenue de registres peut concerner un certain nombre de procédures et d'employés. Votre établissement doit déterminer quels registres utiliser pour recenser l'emplacement des produits visés lors d'un rappel.

Les registres peuvent exister en version imprimée ou électronique. Entreposez-les de façon à protéger leur intégrité. Par exemple, faites des copies électroniques de sauvegarde régulièrement et conservez-les à des endroits différents.

 

Si vous disposez d'une LEIM, vous devez attester de votre demande, en vertu de l'alinéa 45g) du Règlement, énonçant que vous avez des procédures documentées en place pour respecter les exigences des articles 52 à 56 du Règlement

Les pages suivantes traitent de chacune des cinq exigences en matière de registres de distribution du Règlement. Lorsque vous avez terminé de lire cette section du guide, utilisez la liste de vérification de l'annexe D pour vérifier si votre entreprise respecte les exigences en matière de registres de distribution.

7.1 Article 52

L'article 52 du Règlement prévoit ce qui suit :

  1. « Le fabricant, l'importateur et le distributeur d'un instrument médical doivent chacun tenir un registre de distribution de celui-ci.
  2. Le paragraphe (1) ne s'applique :
    • ni aux détaillants;
    • ni aux établissements de santé, en ce qui concerne les instruments médicaux distribués pour utilisation interne. »

Les fabricants, les importateurs et les distributeurs doivent créer et tenir un registre de distribution pour chaque instrument médical qu'ils distribuent, y compris :

  • les unités en location;
  • les échantillons;
  • les unités « prêtées »;
  • les dons;
  • les cadeaux;
  • les instruments utilisés pour les démonstrations.

Les procédures de suivi des différentes activités de distribution (p. ex. vente et location) peuvent varier en fonction des activités de votre entreprise.

Les détaillants (y compris les pharmacies et les grands magasins) ne sont pas tenus de maintenir des registres de distribution des instruments médicaux qu'ils vendent.

Les établissements de santé ne sont pas tenus de maintenir des registres de distribution si la distribution se fait uniquement au sein de leur autorité régionale de la santé. Les établissements de santé incluent :/p>

  • les hôpitaux;
  • les cliniques;
  • les groupes d'établissements formant une personne morale.

Si vous distribuez des instruments en dehors de votre autorité régionale de la santé ou personne morale, les exigences de tenue de registres s'appliquent alors. Toutefois, si vous distribuez des instruments médicaux aux patients, cette activité est considérée comme une activité de détail et vous n'êtes pas tenu de maintenir des registres.

7.2 Article 53

L'article 53 du Règlement prévoit ce qui suit :

« Le registre de distribution doit contenir suffisamment de renseignements pour permettre le retrait rapide et complet de l'instrument médical se trouvant sur le marché. »

Vos procédures concernant les registres de distribution devraient préciser ce qui suit :

  • la façon de consigner des renseignements détaillés sur le client et l'instrument pour chaque vente;
  • le format dans lequel conserver les registres (p. ex. papier, électronique), y compris les programmes logiciels à utiliser pour conserver les registres;
  • l'endroit où les renseignements sont entreposés et la façon d'y accéder.

Lorsque vous recevez un produit, créez un registre qui comprend :

  • suffisamment de détails pour identifier l'instrument, y compris :
    • le nom,
    • l'identifiant de l'instrument,
    • le numéro de modèle,
    • le numéro de catalogue (si différent de l'identifiant),
    • le numéro de contrôle ou de lot,
  • la date de réception;
  • le nombre d'unités reçues;
  • le nom de la personne ou de l'entreprise qui a fourni l'instrument.

Lorsque vous distribuez ou expédiez un produit, votre registre devrait comprendre :

  • suffisamment de détails pour identifier l'instrument, y compris :
    • le nom,
    • l'identifiant de l'instrument,
    • le numéro de modèle,
    • le numéro de catalogue (si différent de l'identifiant),
    • le numéro de contrôle ou de lot,
  • la date d'expédition au destinataire;
  • le nombre d'unités expédiées;
  • le nom et l'adresse du destinataire.

Conservez les coordonnées du client dans votre système de registres conformément à la façon dont vous informerez le client d'un rappel (p. ex. nom de la personne-ressource, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, adresse électronique).

7.3 Article 54

L'article 54 du Règlement prévoit ce qui suit :

  1. « Le registre de distribution que tient le fabricant d'un implant doit également contenir les renseignements inscrits sur les fiches d'enregistrement qu'il reçoit des établissements de santé en application de l'article 67.
  2. Le fabricant d'un implant doit mettre à jour ces renseignements d'après tout renseignement qui lui est transmis par les établissements de santé et les patients. »

Si vous fabriquez un implant énuméré à l'annexe 2 du Règlement, vous êtes tenu :

  • d'inclure dans son registre de distribution les renseignements qui vous ont été envoyés par un établissement de santé lorsqu'il complète une implantation (selon l'article 67 du Règlement);
  • de mettre à jour le registre selon tout autre renseignement que vous recevez de l'établissement de santé ou du patient.

Ces exigences s'appliquent uniquement à un certain groupe d'instruments implantables définis comme des implants aux termes de lannexe 2 du Règlement :

  • valvules cardiaques;
  • anneaux pour annuloplastie;
  • instruments implantables actifs suivants :
    • stimulateurs cardiaques,
    • défibrillateurs,
    • cœurs mécaniques,
    • dispositifs d'assistance ventriculaire,
    • systèmes pour la perfusion de médicaments;
  • instruments d'origine humaine suivants :
    • dure-mère humaine,
    • pansements contenant des cellules humaines.

7.4 Article 55

L'article 55 du Règlement prévoit ce qui suit :

« Le fabricant, l'importateur et le distributeur doivent conserver le registre de distribution d'un instrument médical pendant la plus longue des périodes suivantes :

  1. la durée de vie utile projetée de l'instrument médical;
  2. deux ans suivant la date d'expédition de l'instrument. »

Assurez-vous que vos procédures écrites montrent la durée précise pendant laquelle vous conserverez des registres (p. ex. en années). Le fabricant détermine généralement la durée de vie utile projetée d'un instrument.

Il ne suffit pas de répéter simplement l'article 55 dans une procédure écrite. Vous devez préciser une durée selon la nature des instruments que vous distribuez. Vous pouvez également préciser différentes durées pour conserver des registres papier et électroniques, ou indiquer que vous conserverez tous les registres indéfiniment.

7.5 Section 56

L'article 56 du Règlement prévoit ce qui suit :

« Le registre de distribution doit être tenu de façon à être facilement accessible. »

Assurez-vous que les registres de distribution sont conservés de façon à pouvoir être facilement récupérés (sans égard à leur emplacement physique). Dans la plupart des cas, vous devriez être en mesure de récupérer les registres dans un délai d'un à deux jours ouvrables.

Vous pourriez avoir besoin de temps pour accéder aux registres provenant de bases de données archivées. Établissez cette mesure comme faisant partie de votre stratégie de rappel. Si vous changez le logiciel que vous utilisez pour conserver les registres, assurez-vous que vous avez encore accès par voie électronique ou d'une autre façon (p. ex. en format papier) aux registres générés par le logiciel antérieur.

8.0 Processus de rappel

L'alinéa 58b) du Règlement prévoit ce qui suit :

« Le fabricant, l'importateur et le distributeur d'un instrument médical doivent chacun établir et mettre en œuvre des procédures écrites leur permettant d'effectuer […] le rappel de l'instrument de façon efficace et en temps opportun. »

De plus, l'alinéa 45g) du Règlement exige qu'un fabricant, importateur ou distributeur qui détient une LEIM atteste, sur la demande, qu'il dispose de ces procédures documentées.

Aperçu des étapes du rappel

Le présent guide divise le processus de rappel en deux principales parties :

L'entreprise effectuant le rappel initie et exécute le rappel pour ses destinataires. D'autres entreprises situées à un niveau inférieur de la chaîne de distribution (p. ex. importateurs, distributeurs) participent également au rappel et informent les destinataires.

Les fabricants, qui sont au bout du compte responsables de la sécurité et de l'efficacité de l'instrument, initient la majorité des rappels. Cependant, les importateurs et les distributeurs doivent être en mesure d'initier un rappel si la défectuosité ou le problème est attribuable à leurs activités (p. ex. produit thermosensible qui a gelé pendant l'expédition) ou si le fabricant ne souhaite pas effectuer un rappel ou n'est pas en mesure de le faire.

Le processus de rappel peut être divisé selon les cinq étapes suivantes :

Les entreprises initiant un rappel participent aux cinq étapes. Les entreprises effectuant un rappel lancé par une autre entreprise participent aux étapes 3, 4 et 5.

Pour une représentation visuelle des étapes du rappel décrites dans le présent guide, consultez l'annexe B. Après avoir lu cette section, vous devriez utiliser la liste de vérification de l'annexe E pour évaluer l'intégralité du processus de rappel de votre entreprise.

8.1 Étape 1 : Déterminer le besoin d'initier un rappel

Les fabricants devraient initier un rappel s'ils apprennent que l'instrument (y compris son étiquette) est défectueux ou potentiellement défectueux et pourrait :

  • être dangereux pour la santé;
  • ne pas être conforme aux affirmations du fabricant ou de l'importateur relativement à son efficacité, à ses avantages ou à sa sûreté;
  • ne pas être conforme à la Loi ou au Règlement.

Vous pourriez être mis au courant d'une défectuosité ou d'une anomalie de l'instrument par le biais d'enquêtes sur des plaintes, d'inspections, d'essais de contrôle de la qualité ou de vérifications (p. ex. pour un produit non conforme). La défectuosité peut être liée aux éléments suivants :

  • lacunes en matière de conception;
  • défaut ou défaillance d'une composante;
  • problèmes d'étiquetage;
  • problèmes de fabrication;
  • erreurs logicielles;
  • problèmes de conformité (p. ex. relativement aux licences pour l'instrument);
  • expédition, installation ou entretien inadéquat.

Si vous fabriquez des instruments médicaux, vous devez avoir un moyen de déterminer à quel moment :

  • retirer un instrument médical qui se trouve sur le marché;
  • corriger un instrument;
  • informer les propriétaires et les utilisateurs que l'utilisation d'un instrument comporte des risques.

Votre système qualité devrait inclure des façons de recenser les défectuosités ou les anomalies. Vous devez déterminer le niveau de risque et les mesures requises pour corriger les problèmes (p. ex. enquêter sur une plainte ou un produit non conforme, prendre des mesures correctives ou préventives).

Le fait de prendre des mesures pour corriger les problèmes d'un instrument qui a été distribué est considéré comme un « correctif » et, dans la plupart des cas, respectera la définition du terme « rappel » de Santé Canada. En plus d'un correctif, vous devriez probablement prendre des mesures préventives pour empêcher la répétition du problème.

8.2 Étape 2 : Élaborer une stratégie de rappel et établir la portée

Les procédures de rappel documentées d'un fabricant devraient exiger l'élaboration d'une stratégie de rappel qui traite des points suivants :

  • une évaluation des risques;
  • une évaluation d'un changement important à l'instrument médical;
  • la portée du rappel au sein de la chaîne de distribution;
  • la rapidité d'exécution;
  • les communications dans le cadre du rappel;
  • la façon d'informer les utilisateurs qui ne sont pas facilement identifiables;
  • une évaluation de l'efficacité des mesures prises;
  • la date de mise en œuvre, les rapports d'étape présentés à Santé Canada et la date prévue de la fin du rappel.

Une fois que vous avez déterminé qu'un rappel est nécessaire, définissez la portée des produits visés et élaborez une stratégie pour mettre en œuvre le rappel. Identifiez les clients qui pourraient être affectés de façon précoce.

Votre stratégie doit tenir compte de ce qui suit :

  • les résultats de votre évaluation des risques;
  • le type de risque attribué au rappel;
  • la facilité avec laquelle l'instrument faisant l'objet d'un rappel est identifié;
  • le degré selon lequel la défectuosité de l'instrument est évidente pour le consommateur ou l'utilisateur;
  • le degré d'inutilisation du produit sur le marché;
  • la disponibilité continue de produits de rechange comparables pour remplacer les instruments en question.

Votre stratégie devrait également préciser les entreprises responsables d'informer les clients. Si vous fabriquez des instruments médicaux, vous pouvez vous procurer des listes de distribution auprès des importateurs et des distributeurs et aviser les utilisateurs finaux du rappel en leur nom.

8.2.1 Signalement du rappel à Santé Canada

L'importateur et le fabricant sont tenus de signaler le rappel à Santé Canada comme l'exige l'article 64 du Règlement. Cette étape doit être clairement indiquée dans votre procédure de rappel.

Pour en savoir plus sur les exigences précises de signalement d'un rappel à Santé Canada, consultez la section sur le processus de production de rapports sur les rappels.

8.2.2 Évaluation des risques

Les procédures de rappel nécessitent que les entreprises effectuent une évaluation des risques associés à l'instrument défectueux pendant l'élaboration de la stratégie de rappel. La portée et le type de mesure de rappel dépendent des risques associés à l'utilisation de l'instrument défectueux. Lorsque vous évaluez le risque, tenez compte des éléments suivants :

  • la nature et l'importance du risque;
  • la nature de la population à risque;
  • la taille de la population à risque;
  • le degré de compétence du client dans le cadre de l'utilisation de l'instrument;
  • la connaissance du problème par les clients;
  • l'incidence de maladies, de blessures ou de décès liés à l'utilisation de l'instrument;
  • la probabilité que le problème se reproduise;
  • la capacité de l'utilisateur de détecter le problème.

Effectuez une comparaison des risques et des avantages à l'aide des résultats de votre évaluation des risques. Utiliser les résultats de l'évaluation des risques pour attribuer une classification du risque pour la santé (type I, II ou III) au rappel :

  • Type I : Attribuez ce type à une situation dans laquelle il existe une probabilité raisonnable que l'utilisation d'un instrument faisant l'objet d'un rappel (ou l'exposition à celui-ci) entraîne des conséquences négatives graves sur la santé ou la mort.
  • Type II : Attribuez ce type à une situation dans laquelle l'utilisation d'un produit faisant l'objet d'un rappel (ou l'exposition à celui-ci) peut entraîner des conséquences négatives temporaires sur la santé ou dans laquelle la probabilité de conséquences négatives graves sur la santé est faible.

 

Les types I et II comprennent des situations dans lesquelles un instrument qui n'a pas de valeur thérapeutique reconnue ou appuyée par des données scientifiques est promu de façon à ce que la thérapie reconnue soit évitée et dans lesquelles cet évitement pourrait entraîner des blessures ou la mort.
  • Type III: Attribuez ce type à une situation dans laquelle l'utilisation d'un instrument faisant l'objet d'un rappel (ou l'exposition à celui-ci) n'est pas susceptible d'entraîner des conséquences négatives sur la santé.

Vous devez inclure votre évaluation des risques dans votre rapport de rappel initial présenté à Santé Canada (voir la section sur le processus de production de rapports en matière de rappels). Nous évaluerons les renseignements que vous fournissez, y compris le type que vous avez attribué au rappel. Si votre évaluation détermine que le type est d'un niveau élevé, nous pourrions communiquer avec votre entreprise pour discuter d'une stratégie révisée.

8.2.3 Évaluation d'une modification importante

Les fabricants sont tenus d'évaluer les correctifs qui touchent les instruments médicaux de classe III et IV afin de déterminer si ces correctifs respectent la définition de « modification importante ».

« Modification importante » signifie une modification qui pourrait vraisemblablement influer sur la sûreté ou l'efficacité de l'instrument médical. Comme l'indique l'article 1 du Règlement, elle inclut une modification :

  • des processus, des installations ou de l'équipement de fabrication;
  • des procédures de contrôle de la qualité de la fabrication (notamment les méthodes, essais ou procédures utilisés pour contrôler la qualité, la pureté et la stérilité de l'instrument ou de ses matériaux de fabrication);
  • de la conception de l'instrument;
  • de l'utilisation prévue de l'instrument, y compris toute utilisation nouvelle ou élargie.

Lorsqu'un instrument de classe III ou IV fait l'objet d'un rappel, vous devez évaluer si l'une des mesures de rappel prévues respecte la définition de « modification importante ».

Si vous prévoyez prendre une mesure corrective qui correspond à cette définition, vous devez donc, en vertu de l'alinéa 34a) du Règlement, présenter une demande pour une licence d'instrument médical modifiée. Présentez cette demande au Bureau des instruments médicaux de Santé Canada et décrivez la modification importante. Vous devez recevoir votre LEIM modifiée avant de vendre l'instrument modifié.

Les résultats de votre examen de la modification importante devraient être inclus dans votre rapport final à Santé Canada, comme l'exige l'article 65 du Règlement (voir la section sur le processus de production de rapports en matière de rappels).

Vous trouverez davantage de renseignements sur les modifications importantes dans la Directive sur l'interprétation d'une modification importante d'un instrument médical de Santé Canada.

8.2.4 Portée du rappel au sein de la chaîne de distribution

Une stratégie de rappel doit définir la « portée » du rappel, c'est-à-dire jusqu'où le rappel s'étendra dans la chaîne de distribution. Déterminez la portée du rappel en fonction du type d'instrument (en tenant compte du lieu d'utilisation et de la façon dont il est utilisé) et du risque qu'il représente pour le public.

Le rappel pourrait s'étendre à l'échelle :

  • de l'utilisateur (établissements de santé, professionnels de la santé);
  • du distributeur (y compris les importateurs);
  • de la vente au détail;
  • du grand public (consommateurs et patients).
8.2.5 Échéanciers

Votre stratégie de rappel doit définir des échéanciers pour les activités clés.

Lorsque la communication initiale n'est pas la seule mesure de rappel, vous devez disposer d'un plan détaillé qui montre les échéanciers estimés pour accomplir les autres mesures. Établissez ce plan en fonction des éléments suivants :

  • la complexité des mesures correctives;
  • le nombre de clients et leur emplacement géographique;
  • le risque associé à l'instrument visé;
  • les exigences en validation;
  • la disponibilité continue des produits essentiels.
8.2.6 Communications dans le cadre du rappel

Votre stratégie de rappel doit définir la méthode et le contenu de toutes les communications associées au rappel. En général, ces communications incluent ce qui suit :

  • une description de l'appareil, dont :
    • le numéro de modèle,
    • le numéro de lot,
    • le numéro de série,
    • d'autres renseignements pour aider à identifier l'instrument (p. ex. version logicielle);
  • la raison du rappel (les risques associés à son utilisation);
  • la distribution ou l'utilisation des produits restants doit cesser immédiatement, s'il y a lieu;
  • une indication pour vos clients qui auraient pu distribuer l'instrument de transmettre la communication sur le rappel à leurs clients, s'il y a lieu;
  • des instructions concernant l'élimination du produit, énonçant des mesures précises quant au retour, à l'élimination et à la correction;
  • une demande de réponse rapide confirmant la réception de la communication relative au rappel.

Pour encourager une réponse rapide des clients ou d'autres entreprises, votre communication sur le rappel pourrait inclure :

  • des cartes adressées;
  • des réponses téléphoniques utilisant un numéro sans frais;
  • un formulaire à remplir et à retourner par télécopieur ou courriel.

Indiquez clairement sur les communications écrites de rappel (y compris les avis, les pages couvertures et les enveloppes) les termes « Rappel d'un instrument médical » en caractères gras rouges. Indiquez que les rappels de types I et II sont « urgents ».

L'entreprise effectuant le rappel est responsable d'envoyer les communications relatives au rappel. D'autres entreprises peuvent élaborer des communications qui seront envoyées en plus de celles de l'entreprise effectuant le rappel si elles communiquent le rappel à leurs clients.

8.2.7 Notification des utilisateurs qui ne sont pas facilement identifiables

Les stratégies de rappel doivent également tenir compte de la façon de communiquer les utilisateurs des instruments médicaux qui ne sont pas faciles à identifier. Dans ces cas, vous pourriez envisager d'autres moyens de communication (p. ex. un avis public). Cette méthode est habituellement réservée aux situations où le risque est classé en tant que type I ou II.

Les avis publics peuvent varier selon la nature de la population à risque qu'il faut joindre. Vous pourriez faire des annonces auprès du public par les médias ou des messages sur des sites Web. Concentrez votre communication en ciblant des médias spécialisés (p. ex. presses professionnelles) ou des segments précis de la population (p. ex. médecins, hôpitaux ou cliniques).

 

L'entreprise effectuant le rappel est responsable d'avertir le public. Cependant, certaines situations pourraient exiger que Santé Canada émette un avis public. La Loi sur le ministère de la Santé autorise Santé Canada à informer les Canadiens de tout risque grave pour la santé.

8.3 Étape 3 : Informer et corriger

Cette étape commence lorsque l'entreprise qui effectue le rappel informe les destinataires touchés (quiconque ayant reçu ou acheté l'instrument visé) du rappel. Cette étape s'applique également aux destinataires qui ont redistribué le produit (p. ex. importateurs et distributeurs).

 

Les procédures de rappel de l'importateur et du distributeur doivent clairement expliquer les étapes à suivre lorsque l'entreprise reçoit un avis de rappel, et un responsable doit être désigné pour chaque étape.

Cette étape pourrait comprendre plusieurs sous-étapes. Elle comprend la notification initiale, et peut être suivie de correctifs ou du remplacement de l'instrument.

8.3.1 Mise en quarantaine du produit visé

Examinez le stock actuel pour recenser et mettre en quarantaine les produits visés toujours sous votre contrôle. Les mesures de mise en quarantaine peuvent inclure la mise en quarantaine physique du produit ainsi que le recours à des méthodes de mise en quarantaine électroniques visant à empêcher la distribution des produits.

8.3.2 Détermination des clients touchés

Vos procédures de rappel devraient décrire comment générer une liste de distribution des clients touchés. Vous aurez également besoin d'une méthode pour localiser les coordonnées des clients. Les listes de distribution doivent tenir compte des instruments distribués par tous les moyens, y compris :

  • par les ventes;
  • par les locations;
  • par la fourniture d'instruments prêtés, d'instruments de démonstration ou d'échantillons.

Le degré selon lequel vous êtes en mesure de retracer les registres de distribution détermine le nombre de clients avec lesquels vous devrez communiquer. Par exemple, pendant un rappel pour un lot ou un numéro de série précis, vous auriez à informer seulement les clients qui ont reçu les lots visés.

 

Une fois que vous avez identifié les clients touchés et êtes prêt à commencer le processus de notification, vous êtes tenu de soumettre votre rapport initial de rappel à Santé Canada en vertu de l'article 64 du Règlement (voir la section sur le processus de production de rapports en matière de rappels).
8.3.2 Méthode de notification

Dans vos procédures de rappel, décrivez de quelle façon vous communiquerez avec les clients touchés. Vous pouvez préciser des méthodes primaires et secondaires de communication.

Déployez tous les efforts nécessaires pour vous assurer de communiquer avec les personnes appropriées. Veuillez inclure les coordonnées dans les registres de distribution. Pour les grands établissements de soins, vous pouvez conserver plus d'une personne-ressource (p. ex. une personne pour les achats et une personne pour les rappels, comme un gestionnaire des risques).

  • par téléphone;
  • en personne;
  • par télécopieur;
  • par courriel;
  • par lettre en livraison exprès (courrier recommandé, messagerie).

Lorsque vous optez pour un mode de communication verbale, comme les appels téléphoniques et les visites en personne, vous devrez peut-être faire un suivi par écrit pour communiquer des renseignements détaillés.

8.3.4 Échéanciers de notification

Vos procédures de rappel doivent préciser les échéanciers prévus pour communiquer avec les clients touchés.

Si votre entreprise a distribué le produit visé, vous êtes responsable d'aviser promptement chacun de vos destinataires à propos du rappel. Suivez les consignes suivantes.

  • Pour les rappels de type I, faites le premier contact dans un délai d'un à deux jours ouvrables après le début du rappel.
  • Pour les rappels de type II, faites le premier contact dans un délai de trois à cinq jours ouvrables.
  • Pour les rappels de type III, faites le premier contact dans un délai de cinq à sept jours ouvrables.

 

Il est très important de suivre ces lignes directrices. Si vous ne pouvez pas communiquer avec les destinataires dans les délais indiqués ci-dessus, vous devez fournir une raison dans votre stratégie de rappel.

Estimez également un temps de réponse raisonnable pour les destinataires dans votre stratégie de rappel.

8.3.5 Suivi des réponses aux rappels

Vos procédures de rappel devraient exiger que les réponses fassent l'objet d'un suivi et décrire comment vous effectuerez leur suivi. Nous nous attendons à ce qu'une entreprise touchée par un rappel conserve des registres montrant qu'elle a déployé des efforts appropriés pour communiquer avec tous les destinataires. Ces registres pourraient inclure les renseignements suivants :

  • les dates de tentative de communication;
  • le nom et le titre de la personne contactée;
  • les moyens de communication (p. ex. numéro de téléphone ou de télécopieur, adresse électronique ou postale);
  • les détails des communications, une fois qu'on a réussi à joindre la bonne personne;
  • le fait que les directives relatives au rappel ont été comprises et exécutées ou non;
  • la réponse reçue à chaque tentative;
  • des exemplaires des formulaires de réponse dûment remplis;
  • des copies de la correspondance connexe.

Les preuves de communication pourraient comprendre un formulaire à retourner par télécopieur, une réponse par courriel ou un registre des appels téléphoniques. Documentez les détails de toutes les communications avec un client. Assurez-vous de faire un suivi auprès de toutes les personnes qui ne répondent pas (voir la section sur l'évaluation de l'efficacité des rappels).

8.3.6 Exécution et suivi des mesures de rappel

L'entreprise qui effectue le rappel doit également prendre d'autres mesures relatives au produit visé et en faire le suivi (p. ex. retrait du produit ou correctif). Une fois que vous recevez la confirmation voulant que votre notification initiale du rappel ait été reçue, effectuez les autres mesures relatives au rappel, lesquelles pourraient inclure les suivantes :

  • retourner l'instrument pour destruction ou remise en état;
  • demander au client de détruire l'instrument sur place;
  • demander au client d'inspecter ou de tester l'instrument sur place;
  • fournir des pièces au client pour corriger ou modifier l'instrument;
  • fournir une nouvelle étiquette;
  • fournir un correctif ou une mise à niveau logicielle;
  • inspecter, tester, corriger ou modifier l'instrument à l'emplacement du client;
  • retourner l'instrument pour inspection, test, correction ou modification.

Faites le suivi de chaque mesure que vous prenez. Puisque certains rappels exigent de nombreuses mesures, vous voudrez peut-être utiliser des tableurs ou des bases de données pour faire le suivi de l'exécution des mesures de rappel.

8.3.7 Récupération du produit visé

Vos procédures de rappel doivent préciser de quelle façon l'instrument faisant l'objet d'un rappel devrait être manipulé jusqu'à son élimination. En raison des risques, tout produit retourné doit faire l'objet d'un contrôle pour empêcher sa réutilisation ou sa redistribution.

8.4 Étape 4 : Faire un suivi

Précisez les étapes requises pour faire le suivi des mesures correctives décrites dans vos procédures de rappel. Les mesures de suivi pourraient inclure les suivantes :

  • évaluer l'efficacité du rappel;
  • prendre des mesures correctives;
  • disposer du produit visé.
8.4.1 Évaluation de l'efficacité du rappel

Lorsque le rappel est complet, évaluez son efficacité. Combien de réponses avez-vous reçues à la suite de votre processus de notification? Dans quelle mesure les mesures correctives prises par votre entreprise ont-elles été efficaces?

Votre stratégie de rappel devrait préciser comment évaluer l'efficacité du rappel. Dans la plupart des cas, vous pouvez surveiller l'efficacité de la notification initiale par le biais du niveau de réponse des clients (p. ex. nombre de formulaires reçus par télécopieur). Les réponses pourraient inclure un accusé de réception écrit voulant que le client ait reçu, lu et compris le rappel. Vous pourriez également exiger que les clients fournissent des renseignements sur l'état des instruments visés. Évaluez l'efficacité de chaque mesure requise dans le cadre du rappel (p. ex. réponses à l'avis initial, correctifs ou retours).

Suivi auprès des personnes n'ayant pas répondu

Si les clients ne répondent pas à la notification initiale, vous devez faire un suivi. Les personnes n'ayant pas répondu sont celles desquelles vous n'avez pas reçu de télécopie, de courriel, de messagerie ou de message téléphonique. Santé Canada s'attend à ce que vos procédures de rappel définissent la façon dont vous ferez un suivi auprès de ces personnes.

Utilisez les directives suivantes :

  • Type I : Il ne doit rester aucune personne n'ayant pas répondu. En raison du risque élevé, tous les clients doivent être mis au courant du rappel dès que possible. Au besoin, faites une visite personnelle pour informer les clients du rappel. S'il demeure des personnes n'ayant pas répondu, vous devez fournir une justification qui inclut les registres de chaque tentative de suivi.
  • Type II : Faites un suivi auprès des personnes n'ayant pas répondu à deux autres reprises à l'aide de méthodes de communication différentes. Conservez des registres de chaque tentative de suivi.
  • Type III : Faites une autre tentative de suivi, préférablement par le biais d'autres moyens de communication.

En plus de surveiller les réponses, tenez compte des renseignements fournis par les utilisateurs, surtout s'ils indiquent que le rappel n'a pas été efficace. Par exemple, dans certains cas, le problème pourrait affecter d'autres produits ou lots non précisés dans votre avis de rappel original, ou un correctif pourrait créer un nouveau problème.

Si vous ne pouvez pas identifier facilement les clients qui possèdent ou ont utilisé le produit visé, fournissez un mécanisme pour qu'ils répondent (p. ex. avis publics donnant des numéros sans frais). Dans ces cas, vous pourriez ne pas être en mesure de faire un suivi auprès de toutes les personnes n'ayant pas répondu.

Vérification des mesures de rappel

Examinez votre mécanisme de suivi relativement aux mesures correctives pour vous assurer d'avoir traité tous les produits visés. Vous devez vous assurer que toutes les mesures de rappel sont effectuées.

Santé Canada reconnaît que les mesures correctives peuvent dépendre du consentement et de la collaboration de l'utilisateur ou du propriétaire de l'instrument. Si le propriétaire refuse d'autoriser ou d'appliquer les mesures requises dans le cadre du rappel malgré les tentatives répétées visant à communiquer leur importance, veuillez inclure cette information dans vos registres de rappel.

Examinez tous les renseignements que vous recueillez pendant cette évaluation pour déterminer si vous devez prendre des mesures supplémentaires pour atténuer le risque. Cela pourrait inclure la modification de votre stratégie de rappel.

8.4.2 Vérification de l'efficacité par Santé Canada

Après avoir communiqué avec les destinataires et fait un suivi auprès des personnes n'ayant pas répondu, nous pourrions examiner vos registres de communication avec les clients et vérifier l'efficacité de la stratégie de rappel de votre entreprise.

8.4.3 Disposition du produit

Lorsque le produit est retourné, veuillez en disposer conformément à votre stratégie de rappel. Conservez des registres pour montrer que vous avez disposé de tous les produits visés.

8.5 Étape 5 : Examiner et fermer le rappel

Les étapes à suivre pour examiner les rappels effectués et y mettre fin sont les suivantes :

8.5.1 Examen final

La procédure de rappel requiert un examen final pour déterminer si le rappel est prêt à être conclu. Vous pouvez mettre fin à un rappel seulement lorsque tous les correctifs ont été apportés, que toutes les notifications ont été communiquées et que toutes les mesures de suivi ont été effectuées relativement au problème. Une personne qualifiée ou un groupe de personnes qualifiées doit faire un examen final pour s'assurer que le dossier de rappel contient des registres ou fait référence à ceux-ci pour toutes les mesures de rappel.

Vous devez examiner les renseignements suivants, s'il y a lieu, avant de déterminer qu'un rappel est complet :

  • le nombre d'unités récupérées;
  • le nombre d'unités utilisées par les destinataires;
  • le nombre d'unités détruites par les destinataires (comme il était demandé dans l'avis de rappel);
  • le nombre d'unités corrigées (modifiées, réparées ou rajustées), que ce soit sur le site ou non, et retournées aux destinataires;
  • le nombre d'unités que vous n'avez pas pu localiser;
  • un énoncé quant à la méthode actuelle ou envisagée de disposition de toute unité récupérée ou unité de stock (une preuve de la disposition doit être accessible à Santé Canada sur demande);
  • la date définitive de l'achèvement du processus de rappel;
  • l'assurance que tous les destinataires ont reçu les renseignements relatifs au rappel (la preuve doit être accessible à Santé Canada sur demande);
  • un plan détaillé pour empêcher que le problème se produise de nouveau et résoudre le problème à l'aide de mesures, comme :
    • une modification technique,
    • la validation du processus,
    • un contrôle de la qualité accru;
  • l'évaluation de la modification importante (pour les instruments médicaux de classes III et IV seulement).

Votre examen du rappel terminé peut également fournir des renseignements inestimables sur les procédures et les stratégies de rappel. Les entreprises peuvent utiliser l'expérience acquise dans le cadre d'un rappel pour peaufiner l'approche qu'elles adopteront lors des prochains rappels.

8.5.2 Informer Santé Canada au sujet de la fermeture du rappel

Lorsqu'une entreprise estime, selon son examen final, que l'on peut mettre fin à un rappel, les importateurs et les fabricants doivent soumettre un rapport final à Santé Canada comme l'exige l'article 65 du Règlement. Cette étape doit être clairement indiquée dans votre procédure de rappel.

Pour en savoir plus sur les exigences précises de signalement d'un rappel à Santé Canada, consultez la section sur le processus de production de rapports sur les rappels.

8.5.3 Fermeture du rappel

Vous devez documenter la fermeture de votre rappel. La personne que vous choisissez pour la fermeture du dossier doit connaître tous les aspects du processus de rappel et signer et dater la documentation.

Lorsque Santé Canada recevra votre rapport final, nous vous enverrons une lettre pour confirmer que le rappel a pris fin.

8.5.4 Documentation finale

Registres maintenus par le fabricant, l'importateur et le distributeur

Votre entreprise doit conserver une documentation suffisante pour montrer que vous avez pris les mesures de rappel nécessaires de façon opportune et efficace et respecté le Règlement.

Les importateurs et les distributeurs doivent maintenir un dossier de rappel montrant leur participation au rappel. Ce dossier devrait contenir des listes de distribution, ainsi que des registres des notifications, des correctifs et des vérifications de l'efficacité du rappel.

Durée de conservation

Vos procédures de rappel devraient définir la durée de conservation des registres de rappel. Il n'existe aucune exigence réglementaire précise sur la durée de conservation de vos registres. Cependant, Santé Canada recommande ce qui suit :

  • les fabricants devraient conserver leurs registres tant que les instruments visés sont vendus;
  • les importateurs et les distributeurs devraient conserver leurs registres pendant la durée de vie utile projetée ou la durée de conservation prévue de l'instrument.

9.0 Processus de production de rapports

9.1 Orientation pour les rapports en matière de rappels

9.1.1 Article 63

L'article 63 du Règlement prévoit ce qui suit.

« Les articles 64 et 65 ne s'appliquent :

  1. ni aux détaillants;
  2. ni aux établissements de santé, en ce qui concerne les instruments médicaux distribués pour utilisation interne. »

Les exigences relatives à la production de rapports en matière de rappels décrites aux articles 64 et 65 du Règlement ne s'appliquent pas aux détaillants ni aux établissements de santé (p. ex. associations d'hôpitaux qui distribuent des instruments aux organismes qu'elles chapeautent).

 

Si vous fabriquez ou importez des instruments médicaux vendus au Canada, les exigences de production de rapports en matière de rappels énoncées dans les pages suivantes s'appliquent à vous.
9.1.2 Articles 64 et 65

Les procédures de rappel des fabricants et des importateurs devraient inclure des renseignements pour aider à rédiger des rapports de rappel initiaux et finaux pour présentation à Santé Canada. Dans vos procédures, précisez ce qui suit :

  • le contenu précis requis dans les rapports de rappel initiaux et finaux (selon les articles 64 et 65 du Règlement, voir l'annexe G pour plus de renseignements);
  • l'échéancier pour soumettre des rapports de rappel initiaux et finaux à Santé Canada;
  • la nécessité de produire des rapports d'étape, si Santé Canada le demande;
  • les coordonnées de votre bureau régional de Santé Canada le plus près.

Pour une liste détaillée des renseignements à inclure dans vos rapports de rappel initiaux et finaux, voir l'annexe G.

Présentation de vos rapports

Pour soumettre un rapport de rappel, suivez les lignes directrices suivantes.

  1. Présentez un rapport initial en vertu de l'article 64 à votre bureau régional de Santé Canada le plus près dans un délai de trois jours ouvrables du début du rappel. La date de début du rappel est la date à laquelle vous commencez à envoyer des notifications relatives au rappel (la date inscrite dans la lettre de notification relative au rappel). Utilisez le formulaire de rapport initial de rappel d'un instrument médical (FRM 0360) pour rédiger votre rapport de rappel initial.
  2. Présentez un rapport final en vertu de l'article 65 à votre bureau régional de Santé Canada le plus près le plus tôt possible après la fin du rappel. Utilisez le formulaire de rapport final de rappel d'un instrument médical (FRM-0360) pour rédiger votre rapport de rappel final.

La Politique sur les retraits/rappels (POL-0016) de Santé Canada précise que vous devez fournir une notification verbale ou écrite à Santé Canada dans un délai de 24 heures du lancement d'un rappel. Si vous n'êtes pas en mesure de nous informer dans ce délai, vous devez fournir une raison dans votre rapport de rappel initial.

9.1.3 Article 65.1

L'article 65.1 du Règlement prévoit ce qui suit.

  1. « Malgré les articles 64 et 65, le fabricant d'un instrument médical peut confier à l'importateur de l'instrument le soin de préparer et de soumettre, en son nom, les renseignements et documents sur le rappel, si les renseignements et documents que chacun d'eux doit soumettre sont identiques.
  2. S'il confie à l'importateur le soin d'établir et de soumettre, en son nom, les renseignements et documents sur le rappel, le fabricant en avise par écrit le ministre. »

Nous exigeons que le fabricant et l'importateur soumettent des rapports de rappel à moins que le fabricant désigne un importateur pour produire un rapport en son nom. Le fabricant peut seulement désigner l'importateur seul de l'instrument au Canada, et les renseignements que l'importateur soumet doivent être identiques à ceux du fabricant. Si vous êtes un fabricant et désirez désigner un importateur pour soumettre un rapport de rappel en votre nom, assurez vous que l'importateur comprend les exigences de production de rapports en matière de rappels. L'importateur ainsi désigné a la responsabilité de fournir tous les renseignements sur les rappels exigés aux articles 64 et 65 du Règlement.

Les fabricants doivent fournir une notification écrite à Santé Canada confirmant que l'importateur accepte la désignation relative au rapport de rappel. Envoyez cette notification à votre bureau régional. (Voir l'annexe I pour trouver le bureau de Santé Canada le plus près.)

9.2 Rapports provisoires ou d'étape

Après avoir examiné votre rapport de rappel initial, nous pourrions vous demander de soumettre des rapports provisoires ou d'étape à des intervalles convenus. Nous demandons normalement des rapports provisoires pour :

  • les rappels dont la date de fermeture projetée est éloignée;
  • les rappels comportant de multiples étapes;
  • les rappels qui ne sont pas terminés à la date projetée.

Les rapports d'étape des rappels contiennent :

  • le nombre de destinataires informés du rappel;
  • la date et la méthode de notification;
  • le nombre de répondants et la quantité d'instruments visés en leur possession;
  • le nombre de personnes n'ayant pas répondu (nous pourrions exiger leur identité);
  • le nombre d'instruments retournés ou corrigés;
  • le nombre de vérifications de l'efficacité des rappels et leurs résultats;
  • l'estimation du délai d'exécution (si révisé).

Annexes

Annexe A - Glossaire

Les définitions ci-dessous expliquent de quelle façon les termes sont utilisés dans le présent document. En cas de conflit relativement à une définition de la Loi sur les aliments et drogues ou son règlement d'application, y compris le Règlement sur les instruments médicaux, la définition de la Loi ou du Règlement prévaut.

Analyse des risques
Utilisation systématique des renseignements disponibles pour cerner les risques et les estimer. ( ISO 14971 - Dispositifs médicaux - Application de la gestion des risques aux dispositifs médicaux)
Classification des risques pour la santé
Désignation numérique (type I, II ou III) attribuée à un rappel d'instrument particulier pour indiquer le degré relatif de risque présenté par l'instrument faisant l'objet d'un rappel, le type I étant le risque le plus élevé.
Correctif
Mesure prise pour éliminer une non-conformité repérée. Il peut également s'agir d'un rappel visant à traiter des instruments non conformes des systèmes de distribution. Il peut comprendre la réparation, la modification, le rajustement, le réétiquetage ou l'inspection (y compris la surveillance du patient) d'un instrument sans retrait physique vers un autre emplacement. Un correctif peut être mené conjointement avec une mesure corrective. Par exemple, il peut s'agir d'une remise en état ou d'un reclassement. ( ISO 13485 - Dispositifs médicaux - Systèmes de management de la qualité - Exigences à des fins réglementaires)
Destinataire
Quiconque a reçu, acheté ou utilisé le produit faisant l'objet d'un rappel.
Distributeur
Personne autre qu'un fabricant, importateur ou détaillant qui vend un instrument médical au Canada à des fins de revente ou d'utilisation, autre que pour une utilisation personnelle. Une personne à l'étranger qui vend des instruments médicaux au Canada est aussi considérée comme un distributeur.
Établissement
Personne qui doit détenir une licence d'établissement selon l'article 44 du Règlement. Pour en apprendre davantage sur les exigences en matière de licence, lisez le Document d'orientation concernant l'octroi d'une licence d'établissement d'instruments médicaux (GUI-0016) de Santé Canada.
Étiquette
Sont assimilés aux étiquettes les inscriptions, mots ou marques accompagnant les aliments, les drogues, les cosmétiques, les instruments ou les emballages. Les étiquettes comprennent non seulement les renseignements fixés sur l'instrument ou inscrits sur l'emballage, mais également les manuels, les encarts, les brochures et les dépliants. (Article 2 de la Loi sur les aliments et drogues).
Évaluation des risques
Jugement, fondé sur l'analyse des risques, visant à déterminer si un risque qui est acceptable a été atteint dans un contexte donné en se fondant sur les valeurs actuelles de la société. ( ISO 14971 - Dispositifs médicaux - Application de la gestion des risques aux dispositifs médicaux)
Évaluation des risques
Processus global comprenant une analyse des risques et une évaluation des risques. ( ISO 14971 - Dispositifs médicaux - Application de la gestion des risques aux dispositifs médicaux)
Évaluation des risques pour la santé
Caractérisation scientifique de la probabilité et de la gravité d'effets indésirables connus ou potentiels sur la santé découlant de l'exposition à des risques. Le processus comprend les étapes suivantes : recensement des risques, caractérisation des risques et évaluation de l'exposition.
Fabricant
Personne qui vend l'instrument médical sous son propre nom ou sous un nom commercial, une marque de commerce, un dessin ou un autre nom ou marque qu'elle contrôle ou dont elle est propriétaire et qui est responsable de la conception, de la fabrication, de l'assemblage, du traitement, de l'étiquetage, de l'emballage, de la remise à neuf ou de la modification de l'instrument, ou de l'assignation d'une utilisation à cet instrument, que ces opérations soient effectuées par elle ou pour son compte.
Identifiant de l'instrument
Numéro donné à un instrument précis par Santé Canada afin de saisir l'information sur l'instrument dans la base de données sur les instruments médicaux. L'identifiant de l'instrument était auparavant le « numéro d'acquisition de l'instrument ». Ce n'est pas la même chose que « l'identifiant » de l'instrument assigné par le fabricant.
Implant
Identificateur d'instrumentInstrument médical mentionné à l' annexe 2 du Règlement
Importateur
Personne au Canada, autre que le fabricant d'un instrument, qui est responsable de l'instrument médical qui entre au Canada pour vente.
Instrument médical
Instrument, au sens de la Loi, à l'exclusion des instruments destinés à être utilisés à l'égard des animaux. La définition de la Loi comprend les instruments, les pièces et les accessoires utilisés.
Modification importante
Modification qui pourrait vraisemblablement influer sur la sûreté ou l'efficacité d'un instrument médical. Est également visée toute modification d'un des éléments suivants :
  • les procédés, les installations ou l'équipement de fabrication;
  • les procédures de contrôle de la qualité de la fabrication, notamment les méthodes, essais ou procédures utilisés pour assurer la qualité, la pureté et la stérilité de l'instrument ou de ses matériaux de fabrication;
  • la conception de l'instrument, notamment les principes de fonctionnement, les caractéristiques de rendement et les spécifications des matériaux, de la source d'énergie, du logiciel ou des accessoires;
  • l'utilisation à laquelle l'instrument est destiné, notamment toute utilisation nouvelle ou supplémentaire, tout ajout ou suppression de contre-indications et toute modification de la période servant à fixer la date de péremption.
Numéro de contrôle
Série unique de lettres, de chiffres ou de symboles, ou toute combinaison de ceux-ci, qui est assignée à l'instrument médical par le fabricant et qui permet de retracer les étapes de fabrication, d'emballage, d'étiquetage et de distribution d'un lot.
Personne
Comprend les partenariats et les associations.
Portée du rappel
Niveau de distribution à partir duquel un instrument fait l'objet d'un rappel (vente en gros, vente au détail, utilisateur ou consommateur).
Préjudice
Blessure ou préjudice physique à la santé des personnes ou préjudice à la propriété ou à l'environnement. ( ISO 14971 - Dispositifs médicaux - Application de la gestion des risques aux dispositifs médicaux)
Quarantaine
Restriction effective de la disponibilité du matériel ou de l'instrument pour son utilisation ou distribution par l'entreprise, jusqu'à sa libération par une autorité désignée.
Rappel
Mesure prise par le fabricant, l'importateur ou le distributeur, après la vente de l'instrument médical, visant à en faire le rappel, à y apporter des correctifs ou à aviser le propriétaire ou l'utilisateur de la défectuosité - réelle ou potentielle -, après qu'il se soit rendu compte que l'instrument, selon le cas :
  • peut être dangereux pour la santé;
  • peut ne pas être conforme aux affirmations du fabricant ou de l'importateur relativement à son efficacité, à ses avantages, à ses caractéristiques de rendement ou à sa sûreté;
  • peut ne pas être conforme à la Loi ou au Règlement.
Récupération des stocks
Retrait ou correction par un fabricant, un importateur ou un distributeur d'un instrument qui n'a pas été distribué ou qui est encore sous le contrôle direct de l'entreprise. La récupération des stocks n'est pas considérée comme un rappel. Cependant, si le produit n'est plus sous le contrôle d'un fabricant, mais est encore sous le contrôle des importateurs ou distributeurs, la mesure est considérée comme un rappel à l'échelle du fabricant et comme une récupération des stocks à l'échelle de l'importateur ou du distributeur. Si le fabricant le permet (selon l'article 65.1 du Règlement), l'importateur peut préparer et soumettre des renseignements et des documents de rappel au nom du fabricant.
Risque
Combinaison de la probabilité de préjudice et de la gravité de ce préjudice. ( ISO 14971 - Dispositifs médicaux - Application de la gestion des risques aux dispositifs médicaux)
Stratégie de rappel
Mesures prévues prises par une entreprise effectuant un rappel dans le cadre de l'exécution d'un rappel précis, y compris, sans toutefois s'y limiter, la portée du rappel, le besoin de lancer des avertissements publics et la portée des vérifications de l'efficacité du rappel.
Risque
Source de préjudice potentielle. ( ISO 14971 - Dispositifs médicaux - Application de la gestion des risques aux dispositifs médicaux)
Vérification de l'efficacité
Comprend un sondage pour ceux touchés par le rappel (destinataires) pour vérifier qu'ils ont reçu la notification de rappel et sont au courant des mesures appropriées qui seront prises. Elle peut inclure une vérification des mesures prises. L'entreprise effectuant le rappel est responsable de mener des vérifications de l'efficacité, lesquelles peuvent également être entreprises ou vérifiées par Santé Canada.

Annexe B - Étapes du rappel

Les deux diagrammes suivants illustrent les étapes du processus de rappel décrites dans le présent guide. Le premier diagramme présente toutes les étapes du processus et s'applique aux fabricants ou aux autres entreprises lançant un rappel.

Graphique 1: Processus de rappel d'un instrument médical : Entreprise qui initie le rappel

>Graphique 1: Entreprise qui initie le rappel
Graphique 1: Entreprise qui initie le rappel

Ce diagramme de processus est divisé en deux sections; la première section (celle du haut) s'intitule « Initiation du rappel », et la seconde section (celle du bas) s'intitule « Exécution du rappel ». Ces deux sections sont à leur tour subdivisées en un total de cinq étapes.

La section « Lancement du rappel » comprend les deux premières étapes. L'étape 1 s'intitule « Évaluation de la nécessité d'un rappel » et débute par un encadré contenant une liste représentative de mesures correctives et préventives qui peuvent déclencher un rappel. Cette liste comprend entre autres les mesures suivantes :

  • contrôles des risques recensés pendant les enquêtes sur les plaintes;
  • lacunes en matière de qualité (p. ex. produit non conforme);
  • respect de la réglementation (p. ex. inspections);
  • vente d'instruments non homologués.

Si une entreprise a pris ces mesures ou des mesures similaires, une flèche dans le diagramme de processus lui indique de trier les mesures en se fondant sur deux questions, afin de déterminer si un rappel est déclenché par ces mesures. La première question, représentée par un losange, est la suivante : « Faut-il prendre une mesure concernant un produit déjà distribué? » Si la réponse est non, l'entreprise est renvoyée à un encadré lui indiquant de « Poursuivre la mise en œuvre des mesures correctives et préventives », mais aucun rappel n'est déclenché. Si la réponse est oui, le diagramme de processus renvoie l'entreprise à la deuxième question, qui est la suivante : « La mesure respecte-t-elle les critères figurant dans la définition d'un « rappel »? ». Si la réponse est non, l'entreprise est renvoyée à un encadré lui indiquant de « Poursuivre la mise en œuvre des mesures correctives et préventives », mais aucun rappel n'est déclenché. Si la réponse est oui, un rappel est déclenché, et l'entreprise effectuant le rappel passe à l'étape 2 du diagramme de processus, intitulée « Élaboration d'une stratégie ».

À l'étape 2, l'entreprise effectuant le rappel est dirigée vers l'encadré « Établissement des paramètres ou de la stratégie de rappel », qui dresse la liste des paramètres suivants :

  • produits touchés (modèle, lot);
  • évaluation du risque/type de risque;
  • mesures requises;
  • étendue;
  • élimination du produit;
  • logistique relative à la correction.

À l'étape 2, une flèche bidirectionnelle dirige l'entreprise effectuant le rappel vers l'encadré « Communications relatives au rappel », qui dresse la liste suivante :

  • élaboration des communications;
  • méthode de communication;
  • méthode de suivi.

L'entreprise effectuant le rappel passe alors à la deuxième section du diagramme de processus, qui s'intitule « Exécution du rappel ». Cette section est subdivisée en trois autres étapes (étapes 3, 4 et 5). L'étape 3 s'intitule « Notification et corrections » et dirige l'entreprise effectuant le rappel vers l'encadré « Identification des clients touchés », qui dresse la liste suivante :

  • examen des registres de distribution;
  • y compris à des fins de prêt, de location ou de démonstration.

À la gauche de cet encadré, une flèche bidirectionnelle pointe vers l'encadré « Notification aux importateurs et aux distributeurs », tandis qu'à la droite de l'encadré, une flèche unidirectionnelle pointe vers l'encadré « Présentation du rapport initial sur le rappel à Santé Canada ». Puis, le diagramme de processus dirige l'entreprise effectuant le rappel vers l'encadré « Notification aux consommateurs - surveillance des réponses ». Le diagramme de processus contient ensuite une flèche vers l'encadré « Application d'autres mesures », qui dresse la liste suivante :

  • collecte du produit/mise en quarantaine,
  • corrections apportées sur place.

À cette étape, une flèche unidirectionnelle pointe vers l'encadré « Présentation des rapports d'étape à Santé Canada », situé à droite. L'entreprise effectuant le rappel est alors dirigée vers l'étape 4, intitulée « Suivi ».

À l'étape du suivi, l'entreprise effectuant le rappel est dirigée vers l'encadré « Évaluation de l'efficacité », qui dresse la liste suivante :

  • suivi auprès des personnes n'ayant pas répondu;
  • application des mesures nécessaires.

À la gauche de cet encadré, une flèche unidirectionnelle pointe vers l'encadré « Réconciliation relatif au produit touché », tandis qu'à la droite de l'encadré, une flèche unidirectionnelle pointe vers l'encadré « Mise en œuvre d'autres mesures, au besoin ».

L'entreprise entame alors la dernière étape du processus.

L'étape 5 s'intitule « Examen et fermeture » et dirige l'entreprise effectuant le rappel vers l'encadré « Examen et fermeture du rappel », contenant un avis d'inclure les registres et les documents pertinents. À la gauche de cet encadré, une flèche unidirectionnelle pointe vers l'encadré « Élimination du produit touché », tandis qu'à la droite de l'encadré, une flèche unidirectionnelle pointe vers l'encadré « Présentation du rapport final à Santé Canada ».

Ainsi se termine le diagramme de processus.

Le deuxième diagramme est destiné aux importateurs et aux distributeurs qui effectuent un rappel lancé par un fabricant.

Graphique 2: Exécution d'un rappel initié par une autre entreprise

Graphique 2: Exécution d'un rappel initié par une autre entreprise
Graphique 2: Exécution d'un rappel initié par une autre entreprise

Le diagramme est divisé en trois étapes : au haut, l'étape 3 « Notification et corrections », au milieu, l'étape 4 « Suivi » et au bas, l'étape 5 « Examen et fermeture ».

Au haut du diagramme, l'étape 3 « Notification et corrections » commence avec un encadré indiquant qu'une notification de rappel d'une autre entreprise a été reçue. L'entreprise qui reçoit cette notification est dirigée, à l'aide d'une flèche, vers les deux questions d'évaluation visant à déterminer la nécessité de procéder au rappel. La première question, dans un losange, indique : « Le rappel vise-t-il des produits de l'établissement? » Dans la négative, l'entreprise est dirigée vers l'encadré « Réponse à l'entreprise ayant initié le rappel ». Dans l'affirmative, l'entreprise répond à la deuxième question, également dans un losange : « Les produits ont-ils été distribués? ». Dans la négative, l'entreprise est dirigée vers l'encadré « Mise en quarantaine des produits touchés », puis vers le haut à la boîte « Réponse à l'entreprise ayant initié le rappel ». Toutefois, dans l'affirmative, l'entreprise est dirigée vers l'encadré « Examen du processus de rappel » contenant la liste de mesures suivante :

  • examen des stocks actuels
  • sélection de la méthode de communication des renseignements sur le rappel
  • préparation de communications additionnelles

À la gauche de l'encadré contenant la liste, une flèche unidirectionnelle vers la gauche mène à l'encadré « Mise en quarantaine de tout produit touché encore en stock ». L'entreprise suit ensuite le processus vers le bas vers un encadré contenant une liste de mesures relatives à l'identification des parties touchées où, parmi les mesures, figurent : « examen des registres de distribution » et « y compris à des fins de prêt, de location ou de démonstration ». De cet encadré, deux options s'offrent contenant des mesures à prendre conjointement avec les mesures relatives à l'identification des parties touchées : vers la gauche, une flèche bidirectionnelle menant à l' encadré « Notification aux autres distributeurs et détaillants (le cas échéant) », et vers la droite, une flèche unidirectionnelle menant à l' encadré « Présentation du rapport initial sur le rappel à Santé Canada (importateurs seulement) ». Poursuivant le processus vers le bas, l'entreprise est dirigée vers l' encadré « Notification aux consommateurs » avec la mention « surveillance des réponses », à partir de laquelle une flèche vers la droite mène à l'encadré « Suivi des réponses ». L'entreprise est par la suite dirigée vers un encadré de mesures supplémentaires dans laquelle apparaît la mention « Mise en œuvre d'autres corrections établies par l'entreprise effectuant le rappel », suivie de la liste :

  • inspection/essais
  • corrections
  • retrait du produit.

De l' encadré contenant la liste, s'offrent deux choix de mesures à prendre conjointement avec d'autres mesures de correction : vers la gauche, « Compte rendu à l'entreprise ayant lancé le rappel », et vers la droite, « Fin du suivi ». Cela termine l'étape 3 du processus.

De l' encadré de l'étape 3 contenant la liste, l'entreprise est dirigée vers le premier encadré de l'étape 4 « Suivi ». Ce premier encadré, intitulée « Évaluation de l'efficacité », contient notamment la mention « Suivi auprès des personnes n'ayant pas répondu ». Une flèche vers la droite mène également à l'encadré « Prise d'autres mesures, au besoin ». Enfin, l'entreprise est dirigée vers le bas vers deuxième encadré de l'étape 4, intitulée « Collecte du produit visé par le rappel et activité de rapprochement ».

Maintenant à l'étape 5 « Examen et fermeture », l'entreprise est dirigée vers l' encadré contenant des mesures liées à l'examen et à la fermeture du rappel, soit « élimination du produit touché » et « registres et documents ». Enfin, de ce dernier encadré du diagramme, deux options s'offrent : vers la gauche, « Réponse à l'entreprise ayant lancé le rappel », et vers la droite, « Présentation du rapport final à Santé Canada (importateurs seulement) ».

Ainsi se termine le diagramme de processus.

Annexe C - Rôles et responsabilités

Ce diagramme illustre la relation entre une entreprise effectuant un rappel (normalement un fabricant) et les importateurs et distributeurs qui effectuent le rappel en aval dans la chaîne de distribution.

Graphique 3: Responsabilités des parties réglementées et relations entre celles ci

Graphique 3: Responsabilités des parties réglementées et relations entre celles ci
Graphique 3: Responsabilités des parties réglementées et relations entre celles ci

Le présent diagramme se divise en quatre colonnes (volets verticaux) : de gauche à droite, les volets représentent les « Distributeurs », l'« Entreprise effectuant le rappel », les « Importateurs » et « Santé Canada ».

Le diagramme commence dans le volet « Entreprise effectuant le rappel » avec un encadré indiquant « Instrument ou étiquette défectueux ». Une flèche joint l'encadré de l'entreprise effectuant le rappel à un encadré indiquant « Étape 1 - Évaluation de la nécessité d'un rappel ». Une autre flèche joint ensuite l'entreprise effectuant le rappel à un encadré indiquant « Étape 2 - Élaboration de la stratégie de rappel ». Une troisième flèche mène vers l'encadré suivant, qui indique « Étape 3 - *Notifications et corrections ». De chaque côté de cet encadré, des flèches mènent vers d'autres encadrés. La flèche de gauche mène vers un encadré dans le volet « Distributeurs » intitulé « Étape 3 - *Notifications et corrections » (un astérisque figure dans cet encadré). La flèche de droite mène vers un encadré dans le volet « Importateurs » intitulé « Étape 3 - *Notifications et corrections » (un astérisque figure dans cet encadré). En plus des deux flèches, une autre flèche relie le côté droit de l'encadré de l'étape 3 de l'entreprise effectuant le rappel à un encadré à l'extrême droite, dans le volet « Santé Canada ». Cet encadré indique « Rapport initial sur le rappel (article 64) ». De plus, une flèche relie le côté droit de l'encadré de l'étape 3 du volet « Importateurs » au même encadré (« Rapport initial sur le rappel ») dans le volet « Santé Canada ». Un encadré contenant une note et un astérisque figure sous l'encadré de l'étape 3, dans le volet de l'entreprise effectuant le rappel. Cet astérisque lie cette note à l'astérisque dans l'encadré de l'étape 3 dans les volets « Distributeurs » et « Importateurs ». La note indique ce qui suit : « *Remarque : Dans certains cas, l'importateur et le distributeur peuvent fournir leur liste de distribution à l'entreprise effectuant le rappel, qui s'occupera de la notification en leur nom. Les entreprises utilisant cette méthode doivent tout de même disposer d'un processus de rappel écrit et respecter toute exigence applicable en matière de production de rapports. ».

Le diagramme se poursuit dans les volets « Distributeurs », « Entreprise effectuant le rappel » et « Importateurs » avec des flèches quittant les encadrés de l'étape 3 et joignant des encadrés indiquant « Étape 4 - Suivi ». À ce niveau, dans les volets « Distributeurs » et « Importateurs », des flèches mènent vers des encadrés indiquant « Étape 5 - Examen et fermeture ». À partir de ce point, il n'y a plus d'encadrés dans ces volets, mais des flèches relient les encadrés de l'étape 5 à l'encadré de l'étape 4 dans le volet « Entreprise effectuant le rappel ». Dans le volet « Importateurs », une flèche relie le côté droit de l'encadré de l'étape 5 à l'encadré « Rapport final sur le rappel (article 65) » dans le volet de Santé Canada, à l'extrême droite.

Dans le volet « Entreprise effectuant le rappel », une flèche relie le bas de l'encadré de l'étape 4 à un dernier encadré intitulé « Étape 5 - Examen et fermeture ». Une flèche relie le côté droit de l'encadré de l'étape 5 à un encadré intitulé « Rapport final sur le rappel (article 65) » dans le volet de Santé Canada, ce qui conclut le diagramme.

Ainsi se termine le diagramme de processus.

La liste de vérification suivante vous aidera à évaluer vos procédures de création et de conservation des registres de distribution. Utilisez-la pour vérifier si vous respectez les exigences en matière de tenue de registres de distribution des articles 52 à 56 du Règlement.

Création d'un registre de distribution

  • Notre entreprise a cerné des éléments déclencheurs pour la distribution de produits. Ils peuvent inclure :
    • la réception de bons de commande de la part des clients;
    • des contrats de location;
    • des demandes pour des unités de démonstration, des unités prêtées et des échantillons.
  • Nous avons décrit les formulaires ou les registres utilisés pour recueillir ces renseignements dans nos procédures écrites, et des copies ou des modèles sont joints s'il y a lieu.
  • Nous déterminons quels membres du personnel sont responsables de consigner les registres de distribution.
  • Si nous recueillons des renseignements de façon électronique, nous avons décrit le système électronique et la façon de sauvegarder des données dans nos procédures.

Contenu d'un registre de distribution

Ces exigences découlent de l'article 53 du Règlement.

  • Nos registres de distribution contiennent des renseignements sur les clients.
  • Nos registres de distribution contiennent des renseignements sur les instruments.

Conservation des registres de distribution

Ces exigences découlent de l'article 55 du Règlement.

  • Nous avons précisé dans nos procédures la durée pendant laquelle notre entreprise conservera des registres de distribution pour les instruments médicaux. Cette période est adéquate pour couvrir la durée de vie projetée la plus longue de l'instrument.
  • Nous avons énoncé cette période (p. ex. en années) ou indiqué que les registres seront conservés indéfiniment.
  • Nous comprenons que la tenue de registres en format archivé est acceptable si nous pouvons récupérer les registres rapidement.

Récupération des registres de distribution

Ces exigences découlent de l'article 55 du Règlement.

  • Nous avons précisé en détail la façon de récupérer des registres de distribution pendant un rappel dans nos procédures écrites.

Annexe E - Liste de vérification pour les rappels

La liste de vérification suivante vous aidera à comprendre les étapes précises à suivre pendant un processus de rappel. Il s'agit d'un outil inestimable pour évaluer le caractère adéquat des procédures de rappel de votre entreprise. Cependant, elle ne vise pas à fournir une description exhaustive du processus de rappel.

Les procédures de rappel de notre entreprise précisent :

  • le sens des termes clés, y compris du terme « rappel »;
  • qui sont les responsables de la gestion des rappels.

Partie 1 : Initiation d'un rappel

Ce sont les fabricants qui lancent la plupart des rappels d'instruments médicaux. Cependant, les importateurs et les distributeurs qui pourraient également lancer un rappel devraient traiter de l'étape initiale du rappel dans leurs procédures écrites.

Étape 1 : Déterminer le besoin d'initier un rappel
  • Les procédures de notre entreprise traitent des rappels que nous lançons au sein de notre entreprise par rapport aux rappels qui sont reçus d'un fournisseur ou d'un fabricant.
  • Nous avons lié les procédures qui pourraient être des sources de rappels (p. ex. gestion des plaintes, mesures correctives et préventives, ou manipulation de produits non conformes) à nos procédures de rappel.
Étape 2 : Élaborer une stratégie
  • Nos procédures décrivent les étapes de l'élaboration d'une stratégie de rappel, y compris les facteurs à considérer lors de la recherche et de la rédaction de la stratégie.

Partie 2 : Exécution du rappel

Étape 3 : Informer et corriger
  • Nos procédures décrivent le processus de notification de rappel.
  • Nos procédures prévoient des échéanciers pour nous assurer que les rappels sont initiés dans les délais prescrits selon le niveau de risque.
  • Nos procédures exigent que les importateurs et les fabricants de l'instrument médical fournissent à Santé Canada un rapport de rappel initial.
  • Nos procédures soulignent la façon dont nous communiquerons un rappel aux clients touchés (p. ex. par télécopieur, courriel ou téléphone). Elles exigent que les clients touchés fournissent un accusé de réception ou une réponse lorsque nous émettons une notification de rappel.
  • Nos procédures précisent comment nous ferons le suivi des accusés de réception et des réponses de la part des clients touchés.
  • Nos procédures précisent comment un produit retourné doit être mis en quarantaine jusqu'à ce qu'il puisse être corrigé ou disposé.
Étape 4 : Faire un suivi
  • Afin de nous permettre d'évaluer l'efficacité d'un rappel, nos procédures décrivent comment nous ferons le suivi des réponses données par les clients avisés ainsi que de la mise en œuvre complète de nos mesures de rappel.
Étape 5 : Examiner le rappel et y mettre fin
  • Nos procédures précisent les critères permettant de mettre fin à un rappel.
  • Nos procédures nécessitent que la haute direction examine et approuve la fermeture d'un rappel.
  • Nos procédures précisent comment nous créerons des registres montrant que chaque étape du rappel a été menée à bien. Elles précisent également où cette documentation sera entreposée, de quelle façon et pendant combien de temps.
  • Nos procédures exigent que les importateurs et les fabricants fournissent un rapport de rappel final à Santé Canada.

Annexe F - Lignes directrices pour la rédaction des procédures

Utilisez les lignes directrices suivantes lors de la rédaction de procédures (p. ex. procédures de tenue de registres de distribution ou de rappel).

Définitions

Vos procédures écrites devraient inclure des définitions des termes clés utilisés pour décrire les activités (p. ex. « rappel »).

Responsabilités

Assignez une responsabilité générale pour chaque procédure à une personne qualifiée ayant le pouvoir et les connaissances nécessaires pour assurer l'efficacité de sa mise en œuvre.

Activités

Veuillez inclure des instructions détaillées sur les étapes de chaque activité.

Format

Vos procédures écrites devraient respecter un format cohérent. Voici un exemple de format.

  1. Objet : Veuillez inclure une courte présentation des motifs de la procédure.
  2. Portée : Définissez les situations, les personnes ou les lois auxquelles la procédure s'applique.
  3. Responsabilité : Définissez les unités ou les personnes responsables de mettre en œuvre la procédure.
  4. Références : Veuillez inclure toute référence utile :
    • aux chapitres correspondants dans votre manuel de la qualité;
    • les normes applicables du système de qualité;
    • les procédures connexes;
    • les règlements fédéraux.
  5. Définitions : Veuillez inclure toute définition pertinente (p. ex. « rappel »).
  6. Procédure : Décrivez étape par étape les mesures qui doivent être prises. (Cette section peut également être appelée « Instructions », « Mesures » ou « Méthodes ».)
  7. Documentation : Énumérez les types de registres associés à la procédure, ainsi que l'endroit où ces registres sont classés et pendant combien de temps vous les conserverez. (Aussi, vous pouvez indiquer pendant combien de temps vous conserverez les registres dans vos procédures à des fins de contrôle des données et de la documentation.)
  8. Distribution: Précisez quels employés ou services de votre entreprise recevront la procédure.
  9. Feuille ou tableau de révision : Veuillez inclure :
    • le niveau de révision (lettre, nombre ou combinaison);
    • la date de la révision;
    • la date d'entrée en vigueur de la révision;
    • une brève description des modifications.

    Vous pouvez également faire le suivi des révisions dans le cadre de vos procédures générales de contrôle de la documentation.

  10. Pièces jointes : Veuillez inclure tous les formulaires que vous utiliserez pour mettre en œuvre la procédure (p. ex. formulaire de rapport du rappel).

Annexe G - Comment rédiger des rapports de rappel

Les articles 64 et 65 du Règlement exigent que les fabricants et les importateurs soumettent des rapports à Santé Canada soulignant les détails sur le processus de rappel d'instruments médicaux. Cette annexe présente les renseignements que vous devez fournir à Santé Canada dans vos rapports de rappel initiaux et finaux.

Article 64 : Rapport de rappel initial

Cet article du Règlement souligne les exigences précises pour les renseignements à inclure dans un rapport de rappel initial à Santé Canada. Il énonce ce qui suit.

« Avant ou au moment d'effectuer le rappel d'un instrument médical, le fabricant et l'importateur doivent chacun transmettre au ministre les renseignements et documents suivants :

  1. les noms et identificateur de l'instrument, y compris l'identificateur de tout instrument médical faisant partie d'un système, d'une trousse d'essai, d'un ensemble d'instruments, d'une famille d'instruments ou d'une famille d'ensembles d'instruments;
  2. les nom et adresse du fabricant et, s'ils diffèrent, ceux de l'établissement où l'instrument a été fabriqué, ainsi que les nom et adresse de l'importateur;
  3. les motifs du rappel, la nature de la défectuosité - réelle ou potentielle -, ainsi que la date et les circonstances de sa découverte;
  4. l'évaluation du risque lié à la défectuosité réelle ou potentielle;
  5. le nombre d'unités en cause que le fabricant ou l'importateur a :
    • fabriquées au Canada,
    • importées au Canada,
    • vendues au Canada;
  6. la période durant laquelle les unités en cause ont été distribuées au Canada par le fabricant ou l'importateur;
  7. le nom des personnes à qui l'instrument en cause a été vendu par le fabricant ou l'importateur, ainsi que le nombre d'unités vendues à chaque personne;
  8. une copie de tout communiqué diffusé relativement au rappel;
  9. le plan d'action proposé pour effectuer le rappel, y compris la date de début du rappel, les modalités de temps et autres selon lesquelles le ministre sera informé du déroulement du rappel et la date prévue de la fermeture du rappel;
  10. les mesures proposées pour que le problème ne se reproduise pas;
  11. les nom, titre et numéro de téléphone d'un représentant du fabricant ou de l'importateur avec lequel communiquer pour tout renseignement concernant le rappel. »

Pour respecter les exigences de l'article 64, suivez ces lignes directrices lors de la rédaction de votre rapport initial.

  1. Décrivez l'instrument faisant l'objet du rappel de la façon la plus complète possible dans votre avis initial. Veuillez inclure :
    • le nom autorisé de l'instrument;
    • son identifiant (p. ex. numéro de catalogue, code de produit, code à barres);
    • son numéro de lot ou de série;
    • son numéro de licence;
    • son numéro d'identification, s'il est connu.
  2. Identifiez le fabricant et l'importateur de l'instrument. Précisez les nom et adresse complets du fabricant (indiqués sur l'étiquette de l'instrument) et de l'importateur (s'il y a lieu). Veuillez inclure l'adresse municipale et le code postal. Si l'instrument a été fabriqué ailleurs que dans les installations du fabricant, fournissez également les nom et adresse complets du fabricant contractuel.
  3. Décrivez le problème ou le problème potentiel touchant l'instrument. Donnez une définition de 50 mots ou moins dans les deux langues officielles (français et anglais). Les renseignements supplémentaires à fournir en vertu de l'article 64 (comme la date à laquelle vous avez découvert le problème et comment vous l'avez appris, tout décès ou blessure découlant du problème ou de la défectuosité) doivent être joints séparément.
  4. Énoncez le niveau de risque associé à l'utilisation de l'instrument dans son état défectueux et la probabilité qu'il puisse blesser les utilisateurs.
    Vous devriez assigner un niveau de risque à chaque rappel. Pour des renseignements sur les types de risques et la façon d'évaluer le niveau de risque d'un rappel, consultez la section sur l' évaluation des risques du présent guide.
  5. Comptabilisez toutes les unités touchées du produit. Énoncez le nombre d'unités qui demeurent dans les stocks du fabricant ou de l'importateur. Si plus d'un instrument médical est visé par le rappel, précisez le nombre d'unités touchées pour chacun.
  6. Précisez la période de distribution de l'instrument. À tout le moins, signalez les dates de la première et de la dernière vente de l'instrument défectueux. Si plus d'un instrument médical est visé, veuillez inclure chaque période de distribution séparément.
  7. Identifiez chaque personne à qui l'instrument a été vendu. Veuillez inclure :
    • le nom et les coordonnées de chaque personne ou entreprise;
    • le nombre d'unités distribuées à cette personne ou entreprise;
    • le nom de chaque personne à qui vous avez fourni des renseignements sur le rappel.
  8. Par exemple, si l'instrument a été vendu à un hôpital, fournissez le nom et les coordonnées de chaque personne dans l'hôpital qui a reçu l'avis de rappel.
  9. Joignez des copies de toutes les communications documentées sur le rappel dans les deux langues officielles, notamment :
    • des lettres ou des avis écrits aux destinataires;
    • des formulaires d'accusé de réception;
    • des avis publics ou des communiqués;
    • des avis à des associations professionnelles.
  10. Inclure des renseignements précis sur la façon dont vous prévoyez mener le rappel, y compris les dates de début et de fin. Vous devez fournir une raison si vous vous attendez à ce que le rappel ne soit pas terminé dans les trois mois suivant l'envoi de votre avis initial à Santé Canada.
    Pour d'autres renseignements sur la façon d'élaborer une stratégie de rappel, consultez la section sur les étapes du processus de rappel du présent guide.
  11. Décrivez comment vous prévoyez empêcher le problème ou le problème potentiel de se reproduire. Veuillez inclure une analyse de la cause fondamentale du problème (si connue) et la portée de la production affectée. Si vous n'avez pas encore de plan détaillé, indiquez dans quel secteur vous concentrerez vos efforts pour comprendre et résoudre le problème.
  12. Fournissez les coordonnées de votre entreprise. Identifiez un représentant facile à joindre et qui connaît le processus de rappel. Dans la mesure du possible, fournissez un numéro de télécopieur ou une adresse courriel, en plus du nom, du titre et du numéro de téléphone de la personne-ressource. Si une cote de risque de type I a été attribuée au rappel, cette personne devrait être disponible 24 heures sur 24.

Article 65 : Rapport de rappel final

L'article 65 du Règlement prévoit ce qui suit.

« Le fabricant et l'importateur doivent chacun, dans les plus brefs délais après la fin du rappel, soumettre au ministre :
  1. les résultats du rappel;
  2. les mesures qui ont été prises pour que le problème ne se reproduise pas. »

Les fabricants et les importateurs doivent soumettre un rapport écrit au terme du rappel. Votre rapport devrait inclure les éléments suivants :

  • le nombre d'unités récupérées;
  • le nombre d'unités utilisées par les destinataires;
  • le nombre d'unités détruites par les destinataires (comme demandé dans l'avis de rappel);
  • le nombre d'unités corrigées (modifiées, réparées ou rajustées), que ce soit sur le site ou non, et retournées aux destinataires;
  • le nombre d'unités non localisées,
  • la façon dont vous avez l'intention de disposer des unités récupérées ou les unités de stock (vous devez fournir une preuve de l'élimination à Santé Canada sur demande);
  • la date définitive de l'achèvement du processus de rappel;
  • l'assurance que tous les destinataires ont reçu les renseignements sur le rappel (nous pourrions exiger des preuves);
  • un plan détaillé montrant comment vous avez corrigé le problème et empêcherez qu'il se produise de nouveau (p. ex. modification technique, validation du processus ou contrôle accru de la qualité);
  • l'évaluation des modifications importantes, selon le cas.

Annexe H - Références

Lois

Lignes directrices de Santé Canada

Autres documents d'orientation

Annexe I - Personnes-ressources

Présentez une notification de rappel au bureau régional de Santé Canada le plus près. Si vous ne savez pas qui appeler, communiquez avec l'Unité de la conformité des instruments médicaux en composant le 1-800-267-9675.

Coordonnées des bureaux régionaux
scope="col">Emplacement de l'entreprise qui effectue le rappel Coordonnées pour le signalement d'un rappel (par région)
Canada - Nouveau-Brunswick, Terre-Neuve-et-Labrador, Nouvelle-Écosse, Île-du-Prince-Édouard

États-Unis - Connecticut, Delaware, Maine, Maryland, Massachusetts, New Hampshire, New Jersey, Rhode Island, Vermont

Ailleurs dans le monde - Moyen-Orient (Bahreïn, Chypre, Iran, Irak, Israël, Jordanie, Koweït, Liban, Oman, Qatar, Arabie saoudite, Syrie, Turquie, Émirats arabes unis, Cisjordanie et bande de Gaza, Yémen)

Région de l'Atlantique

Programme de conformité des matériels médicaux
Suite 1625, 16e étage
1505, rue Barrington
Halifax, Nouvelle-Écosse B3J 3Y6
Téléphone : 902-426-2160
Télécopieur : 902-426-6676
Courriel : atl-med@hc-sc.gc.ca

Canada - Québec

États-Unis - District fédéral de Columbia, Floride, Géorgie, New York, Caroline du Nord, Pennsylvanie, Caroline du Sud, Virginie, Virginie occidentale

Ailleurs dans le monde - Toutes les îles des Caraïbes, Amérique centrale (Belize, Costa Rica, Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua, Panama), Scandinavie et pays baltes (Danemark, Estonie, Finlande, Lettonie, Lituanie, Norvège, Suède), Europe centrale (Autriche, Belgique, France, Allemagne, Liechtenstein, Luxembourg, Pays-Bas, Suisse)

Région du Québec

Programme de conformité des matériels médicaux
1001, rue St-Laurent Ouest
Longueuil, QC J4K 1C7
Téléphone : 450-646-1353
Télécopieur : 450-928-4313
Courriel : que-med@hc-sc.gc.ca

Canada - Ontario

États-Unis - Alabama, Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan, Mississippi, Ohio, Tennessee, Wisconsin

Ailleurs dans le monde - : Europe du Nord (Islande, Irlande, Angleterre, Écosse, Pays de Galles, Irlande du Nord), Europe de l'Est (Albanie, Bosnie-Herzégovine, Bulgarie, Croatie, République tchèque, Hongrie, Pologne, Roumanie, Serbie, Slovaquie, Slovénie), Europe du Sud (Grèce, État de la Cité du Vatican, Italie, Malte, Monaco, Portugal, Saint-Marin, Espagne), tous les pays d'Amérique du Sud

Région de l'Ontario

Programme de conformité des matériels médicaux
2301, avenue Midland
Toronto (Ontario) M1P 4R7
Téléphone : 416-973-1600
Télécopieur : 416-954-4581
Courriel : ont-med@hc-sc.gc.ca

Canada - Manitoba, Saskatchewan

États-Unis - Arkansas, Iowa, Kansas, Louisiana, Minnesota, Missouri, Nebraska, North Dakota, Oklahoma, South Dakota, Texas

Ailleurs dans le monde - Tous les pays d'Afrique, Mexique

Région du Manitoba et de la Saskatchewan

Programme de conformité des matériels médicaux
391, avenue York, bureau 100
Winnipeg (Manitoba) R3C 4W1
Téléphone : 204-983-5490
Télécopieur : 204-984-2155
Courriel : ms-med@hc-sc.gc.ca

Canada - Alberta, Territoires du Nord-Ouest, Nunavut

États-Unis - Arizona, Colorado, Idaho, Montana, Nevada, New Mexico, Utah, Wyoming

Ailleurs dans le monde - Australie, Nouvelle-Zélande et toutes les îles du Pacifique Sud

Région de l'Alberta

Programme de conformité des matériels médicaux
9700, avenue Jasper, bureau 730
Edmonton (Alberta) T5J 4C3
Téléphone : 780-495-6815
Télécopieur : 780-495-2624
Courriel : ab-med@hc-sc.gc.ca

Canada - Colombie-Britannique, Yukon

États-Unis - Alaska, California, Hawaii, Oregon, Washington

Ailleurs dans le monde - Tous les pays d'Asie

British Columbia region

Programme de conformité des matériels médicaux
4595, Canada Way, bureau 400
Burnaby (Colombie-Britannique) V5G 1J9
Téléphone : 604-666-3350
Télécopieur : 604-666-3149
Courriel : woc-med@hc-sc.gc.ca

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