Lignes directrices sur la participation du public 2023 : Guide sur le processus de participation du public

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• Processus de participation du public
• Étape 1 : Planification
• Étape 2 : Élaboration de produits
• Étape 3 : Mise en œuvre
• Étape 4 : Analyse et établissement de rapports
• Étape 5 : Évaluation

Processus de participation du public

Le processus de participation du public comporte généralement 5 étapes principales, telles que la planification, l'élaboration des produits, la mise en œuvre, l'analyse et l'établissement de rapports, et l'évaluation. Ce guide décrit les 5 étapes, y compris les questions clés, les considérations et les pratiques exemplaires dont il faut tenir compte lors d'une activité de participation du public.

Figure 3 - Équivalent textuel

Le diagramme montre les 5 étapes principales. La lecture se fait de gauche à droite :

• L'étape 1 est intitulée Planification ;
• L'étape 2 est intitulée Élaboration de produits ;
• L'étape 3 est intitulée Mise en œuvre ;
• L'étape 4 est intitulée Analyse et établissement de rapports; et,
• l'étape 5 est intitulée Évaluation.

Les activités de participation varient et le processus doit être souple afin d'adapter chaque activité aux circonstances qui peuvent changer, telles que de nouvelles informations ou l'émergence de priorités.

Étape 1 : Planification

Questions clés :

• Quel est le but de la participation?
• Les participants appropriés ont-ils été déterminés?
• Quels sont les calendriers importants à prendre en compte?
• Quelle est l'approche de participation la plus appropriée?
• De quelle façon les commentaires seront-ils analysés et pris en compte dans le cadre du processus décisionnel?
• Des fonds sont-ils disponibles pour soutenir l'activité?

1.1 Déterminer la question principale

La planification est l'étape la plus importante du processus de participation du public. Vous devez tout d'abord bien comprendre la politique, le programme, le service ou l'initiative de réglementation au sujet de laquelle vous souhaitez mener une consultation auprès du public et des intervenants. Il est important de tenir compte des questions suivantes lors de la détermination de la question principale :

• Quelles sont la nature et la portée de la question?
• Une décision ou une mesure doit-elle être prise?
• Quels sont les facteurs de motivation liés à la décision de faire participer le public (par exemple, échange de renseignements, élaboration de politiques, exigences législatives ou réglementaires)?

Déterminer la question principale permettra de décider si une activité de participation du public est appropriée ou nécessaire et, si oui, la raison qui la justifie. Certains déclencheurs communs de la participation du public comprennent les éléments suivants :

• Éclairer l'élaboration d'un programme ou d'une politique
• Contribuer aux priorités ou aux engagements clés du gouvernement
• Réaliser des initiatives ou des exigences législatives ou réglementaires
• Favoriser l'échange de renseignements ou de connaissances ou l'établissement de relations

1.2 Comprendre le contexte

Comprendre l'environnement contextuel plus large aidera à définir la portée du processus de participation et le type d'approche nécessaire. Examiner les renseignements généraux et le contexte aide à déterminer les considérations, les possibilités et les risques stratégiques qui peuvent avoir des répercussions sur l'activité de participation. Parmi les questions à examiner, notons les points suivants :

• Y a-t-il une exigence ou un engagement du ministère ou de l'agence qui rend obligatoire la participation du public (ou des intervenants) concernant cette question?
• Quel est le niveau de connaissances et de compréhension du public à l'égard de cette question?
• Quels sont le niveau d'intérêt du public et des médias et les réactions éventuelles des participants (c'est-à-dire leurs propositions possibles, leurs perspectives et les sources potentielles de conflit)?
• Y a-t-il des répercussions ou des risques liés à la question?
• Y a-t-il des facteurs régionaux, politiques, sociaux, économiques, autochtones et internationaux à prendre en compte?

1.3 Définir clairement le but, les objectifs et les résultats attendus

Une participation du public réussie nécessite une définition claire du but, des objectifs et des résultats attendus.

Le but devrait décrire le problème à résoudre ou la question qui doit être abordée. Il s'agit d'une déclaration d'intention large et brève qui présente une vision globale de la participation. Voici quelques questions clés qui aident à déterminer le but :

• Quelle est la raison de la participation du public?
• Les commentaires seront-ils utilisés pour soutenir l'élaboration d'une politique, d'un programme ou d'un règlement?
• Quel changement ou quels changements sont anticipés à la suite de la participation?

Les objectifs sont des stratégies précises ou des mesures prises afin de réaliser le but qui devraient être opportuns, clairs, réalistes, pertinents et mesurables. Ils orientent l'activité de participation et offrent un fondement en fonction duquel évaluer l'activité lorsqu'elle est achevée. Voici quelques questions clés qui aident à déterminer les objectifs :

• Quel est le résultat souhaité de la participation du public?
• Quels renseignements ou commentaires sont nécessaires et pourquoi?
• De quelle façon les commentaires seront-ils analysés et utilisés afin de réaliser le but?

Les résultats sont ce que vous souhaitez obtenir au moyen de l'activité de participation. Ils doivent être réalistes, appropriés pour la question et avoir un lien clair avec le but et les objectifs.

1.4 Établir le budget et déterminer les ressources disponibles

À cette étape, il faut déterminer tout coût potentiel lié à la participation du public et établir un budget en conséquence. Il est important de déterminer cet élément tôt dans le processus afin de pouvoir y apporter des modifications, au besoin. Les coûts et les ressources nécessaires varieront pour chaque activité de participation en fonction de vos besoins et de votre approche de participation. Voici quelques éléments à prendre en compte :

• l'élaboration des documents de participation et leur traduction
• la rémunération ou les honoraires des participants, au besoin
• le soutien interne ou externe pour :
  • les services de modération ou d'animation
  • l'utilisation des outils et des plateformes de participation en ligne et virtuelle disponibles (par exemple, M365, Webex et Zoom)
  • l'analyse ou l'établissement de rapports

Les événements en personne entraînent un certain nombre de dépenses supplémentaires, notamment :

• les mesures logistiques, telles que la location d'un lieu, les salles de réunion et les besoins techniques (par exemple, équipement audiovisuel, interprétation simultanée, équipement de TI)
• l'impression de documents, de cartes de tente, de porte-nom et d'affiches de signalisation
• l'accueil (par exemple, repas, rafraîchissements)
• les déplacements et l'hébergement pour les participants ou le personnel, au besoin

En plus du budget disponible, il est important de déterminer le temps que les employés consacreront à l'activité de participation afin d'avoir une compréhension entière des ressources requises.

L'obtention d'approbations pour tout besoin de déplacement et d'accueil pourrait être nécessaire. Pour obtenir des renseignements sur les exigences et les approbations pour les déplacements et l'accueil, veuillez consulter la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements et communiquer avec le responsable financier de votre direction générale.

Voir l'étape 1.9 (Planifier la logistique pour une participation en personne) et l'étape 1.10 (Planifier la logistique pour une participation en ligne ou virtuelle) pour obtenir des précisions sur les mesures logistiques.

1.5 Entamer le soutien et les services de participation du public

Les activités de participation du public exigent de la collaboration et de la coordination entre les secteurs pertinents du ministère et de l'agence. Le secteur responsable d'un programme ou d'une politique qui entreprend l'activité de participation du public est le chef de projet. Au début de l'étape de planification, le chef de projet devrait communiquer avec l'Unité de la participation du public (cpab.consultations-dgcap@hc-sc.gc.ca) de la Direction générale de la communication et des affaires publiques (DGCAP) afin de l'informer de l'activité et d'obtenir de l'orientation, des conseils et de l'aide au besoin (voir la figure 2. Partenaires de la participation du public). Selon l'activité et les besoins précis, il est également possible de communiquer avec les spécialistes fonctionnels pertinents (par exemple, les Services juridiques ou les Services liés à la vie privée) pour demander de l'aide au besoin.

En plus de l'Unité de la participation du public de la DGCAP, la direction générale fournit un éventail de services auxquels vous pouvez accéder pour soutenir la mise en œuvre de vos activités de participation du public. Selon l'échelle et la portée voulue de votre activité de participation du public, vous pourriez avoir besoin des services des équipes des relations avec les médias et des médias sociaux, des services créatifs et de communications régionales et numériques. Le conseiller en communications stratégiques de votre direction générale est votre premier point de contact pour accéder à ces services et il peut vous aider à coordonner les différents éléments du déploiement de l'initiative.

Voir Services pour soutenir la participation du public afin d'en savoir plus sur la liste de secteurs de la DGCAP qui vous orienteront et vous soutiendront dans vos activités de participation.

Certaines questions liées à la participation du public (c'est-à-dire les questions horizontales larges touchant plusieurs ministères) exigeront ou tireront avantage de la coordination avec d'autres ministères ou agences gouvernementales et devraient être traitées tôt pendant l'étape de la planification.

1.6 Identifier le public cible

Afin d'assurer une participation efficace, il est important d'identifier et de mobiliser les personnes, les groupes et les organismes qui sont intéressés et touchés par la politique, le programme, la réglementation ou le service qui fait l'objet de discussions. Ce sont ces personnes et ces groupes qui contribueront de façon importante à l'activité de participation.

Voici les questions clés à se poser lors de la détermination du public cible :

• Qui est directement intéressé ou touché par la question, que ce soit sur le plan économique, social ou autre?
• Quel est le niveau de connaissances à ce sujet des différents participants et groupes potentiels?
• Y a-t-il des facteurs comme l'âge, le sexe, la géographie, l'ethnicité ou la langue qui sont particulièrement importants pour cette question?

Lors de la conception du processus de participation, il est important d'assurer une participation ouverte, transparente et inclusive. L'identification des participants potentiels ne devrait pas uniquement viser les personnes ou groupes connus pour leur intérêt général lié à cette question, mais devrait également comprendre les personnes qui pourraient potentiellement exercer une influence sur le résultat final ou la décision, soit directement ou indirectement. Vous devriez obtenir les commentaires des participants ayant un large éventail de perspectives et d'expériences, y compris les différents groupes d'intérêt. Vous devriez accorder une attention particulière à la diminution des obstacles à la participation au moyen de mesures d'adaptation et d'un soutien des participants afin de promouvoir une plus grande accessibilité et de montrer une ouverture et une volonté d'inclusion.

Lorsque vous engagez des personnes ayant une expérience de vie ou une expérience vécue ou des groupes de population spécifiques, il est important d'effectuer vos recherches et de vous assurer que votre communication verbale et écrite, vos documents et approches de participation sont appropriés, non stigmatisants et propices à une participation active.

Le Système de gestion de l'information sur les consultations et les intervenants (SGICI) est un outil que peut utiliser le personnel lors de la planification des activités de consultation et de participation. Il s'agit d'un système en ligne accessible au public qui combine un registre des intervenants et un dépôt central de renseignements sur les activités de participation publique actuelles et passées de SC et de l'ASPC. Les membres du personnel qui organisent des activités de participation peuvent utiliser le système afin d'aider à la planification de l'activité, à la recherche de participants potentiels ainsi qu'à la communication avec les participants. Pour obtenir des renseignements ou pour ouvrir un compte d'utilisateur, veuillez communiquer avec l'équipe du SGICI au CSIMS-External@hc-sc.gc.ca.

1.7 Établir les calendriers

Les calendriers pour l'activité, y compris les dates de début et de fin ainsi que toute échéance importante, doivent être communiqués clairement. Des calendriers adéquats devraient être fournis afin d'accorder aux participants un délai raisonnable pour préparer et fournir des commentaires et, dans certains cas, consulter d'autres personnes au sein de leur organisation. Du temps doit être prévu afin que SC et l'ASPC puissent examiner les commentaires reçus dans le cadre du processus décisionnel.

Le temps nécessaire pour entreprendre une activité de participation dépend d'un certain nombre de facteurs, y compris l'approche choisie et la complexité des commentaires que vous souhaitez obtenir des participants.

De nombreuses activités de participation ont un calendrier fixe ou une date limite exigée par une loi, un règlement ou des engagements précédents du gouvernement. Dans ces cas, un défi important de planification est de prévoir le temps disponible dans le but d'optimiser la valeur du processus de participation.

Voici quelques questions à prendre en compte lors de l'établissement de calendriers :

• Y a-t-il un calendrier fixe ou une date limite imposée par la loi, par des engagements du gouvernement ou par d'autres ententes établies?
• Combien faut-il de temps pour mener une consultation à l'interne ou avec d'autres ministères (au besoin), élaborer et achever la documentation et organiser la logistique?
• Combien de temps devez-vous accorder aux participants pour qu'ils fournissent des commentaires?
• Combien de temps vous faudra-t-il pour examiner les commentaires et pour analyser et présenter les résultats à l'interne et à l'externe?

1.8 Choisir l'approche de participation appropriée

Il existe une variété d'approches de participation du public à examiner lors de la planification d'une activité de participation. Ces approches peuvent comprendre des demandes de commentaires généraux envoyées par courriel, des questionnaires ou des forums de discussion en ligne, des discussions en personne et des ateliers. Les objectifs, le budget, le public cible et les calendriers déterminent la meilleure approche à adopter pour l'activité de participation. Lorsque vous envisagez d'utiliser des plateformes ou des outils en ligne et virtuels, analysez premièrement les options disponibles à l'interne, puisqu'elles auront été soigneusement vérifiées pour s'assurer qu'elles répondent aux exigences en matière d'accessibilité, de langues officielles, d'informatique et de sécurité.

Outils utiles à cette étape :

• Figure 1. Continuum de la participation du public

Approches fréquentes pour la participation du public

Approche	Description	Avantages	Défis
Séance de discussion en personne	Les participants assistent à une séance de groupe qui comprend des présentations et des discussions.	Occasion pour les participants et les décideurs de discuter de façon ouverte. Efficace pour recueillir des commentaires sur les options ou les idées préliminaires.	Plus coûteuse et plus longue que les autres options. Se déroule selon la disponibilité des participants à un moment et lieu précis.
Séance de discussion virtuelle	Les participants assistent à une séance de groupe qui comprend des présentations et des discussions par vidéoconférence.	Occasion pour les participants et les décideurs de discuter de façon ouverte. Efficace pour recueillir des commentaires sur les options ou les idées préliminaires. Occasion d'obtenir des perspectives de participants provenant de zones régionales ou éloignées. Réduit les besoins en ressources et les coûts.	Il est plus difficile d'établir des rapports avec/entre les participants que lors de séances en personne. Peut être moins efficace que les options en personne dans les situations où il n'y a pas de rapport positif avec l'auditoire.
Plateforme d'interaction en ligne	Les participants se joignent à un forum en ligne afin de discuter de différentes questions et d'échanger leurs points de vue.	Possibilité d'obtenir des perspectives de participants provenant de zones régionales ou éloignées au moment qui leur convient. Approche souple qui peut être conçue et adaptée en fonction des objectifs et modifiée tout au long de la participation.	Longue à concevoir, à mettre en œuvre, à animer et à surveiller. Nécessite de la planification et des ressources afin de résumer et d'analyser les commentaires.
Questionnaire en ligne	La possibilité de participer est affichée en ligne ou un courriel est envoyé aux participants ciblés, avec un lien vers le questionnaire. Les participants remplissent le questionnaire et le soumettent directement en ligne.	Possibilité d'obtenir des perspectives de participants provenant de zones régionales ou éloignées au moment qui leur convient. Approche flexible qui peut être conçue et adaptée en fonction des objectifs.	Longue à concevoir, à mettre en œuvre et à surveiller. Les participants n'ont pas la chance d'entendre les différents points de vue des autres. Nécessite de la planification et des ressources afin de résumer et d'analyser les commentaires reçus.
Demande de commentaires	Affichage en ligne ou envoi par courriel au public cible d'un document ou d'une proposition provisoire, dans lequel il est demandé aux participants de fournir des commentaires généraux par courriel.	Façon économique de recevoir des commentaires détaillés et réfléchis sur les documents ou propositions. Des renseignements précis peuvent être obtenus d'une manière contrôlée.	Les participants n'ont pas la chance d'entendre les différents points de vue des autres. Nécessite de la planification et des ressources afin de résumer et d'analyser les commentaires.
Hybride	Une combinaison d'approches en personne, en ligne et virtuelles	Offre la plus grande variété d'options de participation pour les intervenants, favorisant la diversité, l'inclusion et une participation plus large.	C'est l'approche qui demande le plus de temps et exige beaucoup de ressources, puisque la planification et l'exécution seront nécessaires pour les événements/approches en personne, en ligne et virtuels.

Vous pourriez devoir recourir à plusieurs approches de participation, y compris l'hybride, afin de répondre aux besoins des différents participants. Si l'éventail des participants potentiels est grand, ou si les participants sont éloignés sur le plan géographique, vous pourriez devoir concevoir votre approche de façon à permettre une participation plus large. Par exemple, des séances de discussion pour diverses régions peuvent être combinées avec une demande de commentaires écrits par courriel. Autrement, vous pouvez utiliser différentes approches pour les participants ayant une expertise en la matière par rapport à ceux qui ont un intérêt plus général.

Lorsque les participants et le public peuvent consulter les renseignements sur une variété de canaux et en formats faciles d'accès, où l'ouverture, le caractère inclusif et la transparence de l'activité de participation sont assurés.

L'utilisation de canaux de médias sociaux pour promouvoir l'activité de participation peut permettre d'élargir sa portée et aider à veiller à ce qu'elle soit facilement accessible aux participants potentiels. SC et l'ASPC utilisent une variété de canaux de médias sociaux, y compris Facebook, Twitter et LinkedIn afin de faire connaître les activités de participation.

Lors de la planification de l'approche de participation, il est important que vous preniez en compte et que vous anticipiez le type et le volume des commentaires ainsi que les renseignements que vous pourriez recevoir. Il est possible que vous receviez plus ou moins de commentaires que prévu ou que vous n'obteniez pas l'information que vous recherchiez. Par conséquent, l'approche de la participation doit être planifiée, surveillée et adaptée (au besoin) pour maximiser la participation, s'assurer que les objectifs sont atteints et favoriser une analyse efficace.

1.9 Planifier la logistique pour une participation en personne

La planification d'une activité de participation en personne comporte de nombreux éléments à régler, comme la détermination du lieu, le transport, l'hébergement, l'accueil, les animateurs, la traduction, les besoins de technologie et l'accessibilité. Il est utile de demander l'avis des autres qui ont déjà participé à la préparation de la logistique des activités d'engagement similaires afin de tirer parti de leur expérience.

Les frais entraînés doivent être réduits au minimum pour les participants, le ministère et l'agence. Par exemple, le lieu et le calendrier des activités de participation devraient être choisis afin de minimiser les déplacements des participants et du personnel. Il faut déterminer les possibilités de présence virtuelle ou d'approches de participation en ligne pour faciliter cette participation.

Consultez l'étape 1.4 (Établir le budget et déterminer les ressources disponibles) afin d'en savoir plus sur les dépenses potentielles liées à la logistique de la planification d'une activité de participation.

1.10 Planifier la logistique pour une participation en ligne et virtuelle

La planification d'une activité de participation du public en ligne et virtuelle exige que vos objectifs et le public cible soient déterminés et que le type de commentaires recherchés soit défini. Ensuite, vous pouvez choisir l'outil et l'approche (réunion, webinaire, forum, histoire à raconter, questionnaire, etc.) en fonction de vos objectifs. Il est utile de demander l'avis des autres qui ont déjà participé à la préparation de la logistique des activités de participation similaires afin de tirer parti de leur expérience.

Les coûts pour le ministère et l'agence pourraient être réduits par la collecte de commentaires au moyen de l'utilisation des outils en ligne et virtuels de la DGCAP. Pensez à demander l'aide de la DGCAP tôt dans le processus pour discuter de vos activités de participation, les planifier et en explorer les options de mise en œuvre.

Les initiatives réglementaires comportant une période de collecte de commentaires auprès de la population (c'est-à-dire dans la Gazette du Canada, Partie I) devraient aussi être planifiées en collaboration avec la DGCAP. Ainsi, vous serez assuré d'obtenir de l'aide pour afficher votre activité en ligne (notamment pour l'élaboration des pages de profil de la consultation et la soumission des activités de consultation dans le SGICI) et que les produits de communication nécessaires seront élaborés.

Voir Services pour soutenir la participation du public afin d'en savoir plus sur la liste de secteurs de la DGCAP qui vous orienteront et vous soutiendront dans vos activités de participation.

1.11 Planifier l'analyse, l'établissement de rapports et l'évaluation

Avant que l'activité de participation commence, planifiez comment les commentaires reçus seront analysés, pris en compte dans le processus décisionnel et rapportés. Par exemple, si vous prévoyez recevoir un gros volume de commentaires, vous pourriez avoir besoin de ressources additionnelles pour réaliser l'analyse. Il est aussi important que vous décidiez de la façon et du moment où vous partagerez les résultats avec les participants et les décideurs et la manière dont l'activité de participation sera évaluée. Lorsque vous choisirez l'approche la plus appropriée pour faire rapport des résultats, considérez :

• si le rapport doit être affiché en ligne pour la population ou envoyé aux participants par courriel
• les renseignements qui devraient être fournis pour démontrer la façon dont les commentaires reçus ont été pris en compte dans le processus décisionnel
• la façon de résumer les commentaires reçus en fonction des thèmes
• le moment où le rapport devra être partagé

La détermination des éléments qui seront évalués permettra d'évaluer si les objectifs ont été atteints et de cerner les leçons apprises lorsque l'activité aura pris fin.

Voir l'étape 5 (évaluation) pour en savoir plus sur la planification en vue de l'évaluation du processus et des résultats de vos activités de participation.

Étape 2 : Élaboration de produits

Questions clés :

• Les documents de participation décrivent-ils clairement les objectifs, l'approche et les calendriers de l'activité?
• Les documents de participation présentent-ils une image claire et complète des questions qui seront abordées, afin de permettre aux participants de contribuer de façon efficace?
• Les documents de participation sont-ils offerts aux participants sur une variété de canaux et en formats conviviaux?
• Les documents de participation et les produits de communication finaux sont-ils fournis dans un format accessible, dans un langage clair et inclusif et dans les 2 langues officielles?

2.1 Élaborer des documents sur les activités de participation

Dans la plupart des cas, les documents à l'appui de la participation devront être élaborés avant la mise en œuvre d'une activité de participation. Ils peuvent comprendre, par exemple, des fiches d'information, des documents de discussion, des versions provisoires de propositions de politiques, des propositions réglementaires, des guides de discussion, des documents techniques, des questionnaires et des pages de profil de consultation en ligne. Ces documents doivent fournir suffisamment de précisions concernant la ou les questions abordées afin que les participants puissent contribuer de façon efficace à l'activité de participation.

Selon le ou les documents de participation élaborés, les renseignements pertinents peuvent comprendre :

• un énoncé clair des objectifs et de la ou des approches de participation
• les questions qui feront et ne feront pas l'objet de discussions
• les décisions prises jusqu'à présent
• la façon dont les commentaires des participants seront pris en compte dans le processus décisionnel

Au moment de l'élaboration des documents relatifs aux activités de participation, il faudra considérer le public cible afin de s'assurer qu'il n'existe pas d'obstacle à leur participation. Pour ce faire, il faut s'assurer que les documents pour le grand public :

• sont rédigés en langage clair et neutre et ne comporte pas de jargon technique inutile
• sont préparés dans un format qui répond aux exigences d'accessibilité
• sont rédigés dans un langage inclusif et non stigmatisant
• fournissent tous les renseignements nécessaires pour permettre une participation significative
• comportent une mention indiquant qu'ils proviennent du gouvernement du Canada
• sont offerts dans les 2 langues officielles et dans une variété de canaux et en formats faciles d'accès

La DGCAP peut offrir de l'orientation, des conseils et de l'aide pour élaborer les documents liés à l'activité de participation. Voir Services pour soutenir la participation du public afin d'obtenir une liste de secteurs de la DGCAP qui vous orienteront et vous soutiendront dans vos activités de participation.

2.2 Élaborer des produits de communication

Il pourrait être nécessaire d'élaborer des produits de communication (par exemple, des lignes de presse, des communiqués, des foires aux questions, des affichages pour les médias sociaux) pour faire la promotion de l'activité de participation et se préparer à répondre aux questions. Les produits de communication devraient être élaborés en collaboration avec la DGCAP et ils devraient être rédigés en langage clair et inclusif et facile à comprendre. Le personnel devrait tenir compte des processus d'approbation internes et des calendriers nécessaires pour ces documents. Les stratégies de communication doivent tenir compte de tous les organismes, groupes et personnes intéressés ou touchés.

Voir Services pour soutenir la participation du public afin d'obtenir une liste de secteurs de la DGCAP qui vous orienteront et vous soutiendront dans vos activités de participation.

Étape 3 : Mise en œuvre

Questions clés :

• Le public cible a-t-il été informé de la possibilité de participer à l'activité de participation?
• L'objectif et la portée de l'activité de participation ont-ils été clairement communiqués aux participants?
• De l'information est-elle offerte aux participants dans une variété de canaux, de formats ou d'outils?
• Des personnes précises ont-elles été chargées de surveiller, de saisir et de conserver les commentaires reçus, à l'écrit ou à l'oral?

3.1 Informer le public

Une fois que l'approche de l'activité de participation a été choisie et conçue et que les produits ont été élaborés, l'initiative peut être lancée. En conformité avec la Politique sur les communications et l'image de marque (section 6.3) et la Directive sur la gestion des communications (section 6.42), il est important de s'assurer que l'information concernant les activités de participation du public est affichée sur le site Web du gouvernement du Canada, afin que les Canadiens et les intervenants intéressés soient informés des occasions de participer à ces activités, notamment sur la façon et le moment de le faire. L'équipe des communications Web du DGCAP peut vous guider tout au long du processus. Voir Services pour soutenir la participation du public afin d'obtenir une liste de secteurs de la DGCAP qui vous orienteront et vous soutiendront dans vos activités de participation.

Si l'activité de participation s'adresse à la population, elle doit être soumise au moyen du Système de gestion de l'information sur les consultations et les intervenants (SGICI). Cela permet de s'assurer que les intervenants inscrits dans le SGICI seront avisés par courriel qu'il existe une occasion de participer à une telle activité sur un sujet qui les intéresse. De plus, toutes les occasions de participation du public sont publiées sur le site Web Consultations auprès des Canadiens du gouvernement du Canada. L'Unité de la participation du public fait le suivi et tient à jour la liste de toutes les activités de participation du public de SC et de l'ASCP qui doit être fournie au BCP afin d'assurer la tenue à jour du Registre des consultations – gouvernement ouvert.

Voir l'étape 2.2 (Élaborer des produits de communication) pour en savoir davantage sur l'élaboration de produits de communication à des fins d'information du public.

3.2 Communiquer clairement avec les participants

La réussite des activités de participation sera assurée si les renseignements qui suivent sont bien compris des participants dès le début du processus :

• Les objectifs et l'approche de participation
• Les questions qui seront abordées pendant la discussion
• Les questions ou les domaines connexes qui ne seront pas abordés pendant la discussion
• Les décisions prises jusqu'à présent et les décisions à prendre
• La façon dont les commentaires des participants seront pris en compte dans le processus décisionnel

Si la portée de la discussion et les options ne sont pas clairement définies, les participants peuvent perdre du temps à discuter de questions ou d'options qui ne sont pas pertinentes à l'activité de participation. Lorsque la portée est bien définie, les organisateurs peuvent mieux réorienter la discussion, le cas échéant.

3.3 Surveiller l'activité

Pendant la mise en œuvre, l'activité de participation devrait être surveillée afin de veiller à ce qu'elle réponde aux objectifs. Il est important de pouvoir adapter l'activité en fonction des commentaires reçus ou d'organiser des activités supplémentaires qui tiennent compte de nouveaux commentaires ou qui permettent d'explorer plus en profondeur des questions particulières. Cette démarche sera facilitée en prévoyant une certaine flexibilité dans le processus. L'élaboration d'une liste où figurent toutes les modifications suggérées et apportées à l'activité permet une amélioration continue.

Étape 4 : Analyse et établissement de rapports

Questions clés

• Ai-je documenté les renseignements sur toutes les activités de participation (par exemple, approche, lieux, nombre de participants)?
• Ai-je documenté les commentaires afin de démontrer que les participants ont été entendus?
• Ai-je examiné des façons d'analyser les commentaires?
• De quelle façon puis-je communiquer les résultats de la participation aux décideurs?
• Quelle est la meilleure approche pour partager le rapport avec les participants et le public?

4.1 Analyser les commentaires

Il est important à l'étape de la planification (voir l'étape 1.11, Planifier l'analyse, l'établissement de rapports et l'évaluation) de tenir compte de l'analyse et des exigences en matière d'établissement de rapports. L'objectif de l'analyse est d'harmoniser et de résumer les commentaires reçus de façon concise. L'analyse doit permettre de savoir ce qui a été dit, de connaître les thèmes abordés, les similitudes ou les différences dans les commentaires selon les types de participants et aussi de refléter l'importance de certaines questions ou idées aux yeux des participants.

Pour les activités de participation de petite envergure, il pourrait être possible d'analyser les commentaires tout simplement en les examinant et en prenant des notes. Par contre, pour les activités de grande envergure qui génèrent plus de commentaires, une approche systématique sera nécessaire et il faudra compter plus de temps pour gérer et analyser le volume des commentaires. Dans certains cas, des outils logiciels d'analyse des données peuvent être utilisés pour organiser et analyser les commentaires. Il est important de s'assurer que l'analyse est objective et équilibrée.

4.2 Faire rapport aux décideurs

Il est important de fournir aux décideurs une évaluation objective et précise de l'activité de participation, y compris les contributions des participants. Les formats de rapport varieront grandement, mais la clé est de présenter une image claire et concise des préoccupations et des points de vue les plus importants des participants, ainsi que des thèmes, tendances ou faits saillants sous-jacents et importants. Si des questions litigieuses sont soulevées, elles devraient être notées.

4.3 Faire rapport aux participants et à la population

L'étendue des rapports devrait respecter la taille, la complexité et les répercussions potentielles de l'activité de participation. Un rapport comportant un aperçu du processus et un résumé des commentaires reçus, expliquant la méthode selon laquelle les commentaires ont été ou seront pris en compte dans le processus décisionnel et présentant les prochaines étapes doit être rendu disponible en temps opportun.

Des rapports plus complets peuvent comprendre des renseignements détaillés comme des réponses à des questions précises sous forme de résumé ou, dans le cas d'une initiative réglementaire, un Résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR).

Les rapports démontrent de l'ouverture et de la transparence en indiquant aux participants que leurs commentaires ont été entendus et pris en compte par les décideurs. Par souci d'ouverture et de transparence, certains rapports pourraient être rendus disponibles à un public plus large, par exemple à la population canadienne, en les affichant en ligne, alors que d'autres pourraient seulement être transmis aux participants par courriel ou par d'autres moyens, au besoin.

4.4 Assurer la bonne tenue des dossiers

Tous les renseignements présentés ou recueillis lors d'une activité de participation devraient être documentés, organisés et archivés. Une bonne stratégie pour le suivi et l'archivage de tous les documents aidera à veiller à ce qu'ils soient accessibles comme point de référence ou leçons apprises pour d'autres collègues qui entreprennent des activités de participation semblables. Ces dossiers seront utiles pour répondre aux demandes d'information de la haute direction.

Étape 5 : Évaluation

Questions clés

• L'approche de participation sélectionnée a-t-elle été efficace du point de vue du but, des objectifs, du budget et du public cible?
• Les calendriers étaient-ils adéquats?
• Un rapport sommaire a-t-il été achevé en temps opportun?
• Qu'est-ce qui doit et ne doit pas être répété à l'avenir et pourquoi?

5.1 Évaluer le processus de participation et les résultats

Le processus et les résultats d'une activité de participation devraient être évalués afin d'en déterminer le succès et de permettre une amélioration continue. Idéalement, au cours de la période de planification, vous devez réfléchir à la façon dont vous évaluerez l'activité afin d'en déterminer le succès (voir l'étape 1.11, Planifier l'analyse, l'établissement de rapports et l'évaluation).

Lorsque vous évaluez un processus, vous déterminez la mesure dans laquelle les étapes 1 à 4, soit la planification, l'élaboration de produits, la mise en œuvre et l'analyse et l'établissement de rapports, ont été efficaces. Voici quelques points à prendre en compte :

• L'activité de participation a-t-elle été organisée de façon efficace?
• L'information a-t-elle été clairement communiquée et les participants ont-ils été en mesure de fournir leurs commentaires de façon appropriée?
• Les calendriers étaient-ils adéquats?
• Un processus pour faire connaître les résultats a-t-il été mis en place?

Figure 4 - Équivalent textuel

Le diagramme illustre sous forme de demi-cercles trois étapes du processus d'évaluation. Ils sont reliés par des flèches et placés verticalement de haut en bas. Le premier demi-cercle est appelé « Évaluer le processus ». Il mène à un deuxième demi-cercle, appelé « Évaluer les résultats ». Ce deuxième demi-cercle mène au dernier demi-cercle, appelé « Mettre en pratique les résultats et les leçons apprises ».

L'évaluation des résultats est un processus plus approfondi que l'évaluation du processus. Il s'agit d'examiner l'impact de l'activité de participation du public sur la décision. Voici quelques points à prendre en compte :

• Les objectifs et les résultats attendus ont-ils été atteints?
• Les commentaires nécessaires ont-ils été reçus?
• Comment les commentaires ont-ils été examinés et quelles sont leurs répercussions sur le processus décisionnel?

5.2 Déterminer et mettre en pratique les leçons apprises

L'évaluation des activités de participation du public peut aider à éclairer et à améliorer les futurs plans de participation du public. L'évaluation devrait examiner :

• ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et la raison
• la façon dont le processus de participation du public a été adapté à l’enjeu et à son public cible
• si les ressources ont été allouées efficacement
• la manière dont la contribution a été prise en compte dans le processus décisionnel

L'évaluation devrait être intégrée à la planification initiale et à un processus continu qui permet au personnel d'évaluer l'efficacité et les effets de l'activité tout au long de l'effort de participation.

Voir Services pour soutenir la participation du public afin d'obtenir une liste de secteurs de la DGCAP qui vous orienteront et vous soutiendront dans vos activités de participation.