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Déclaration des produits cosmétiques : Guide pour les déclarations des cosmétiques

Ce document de référence vous aidera à remplir le formulaire de déclaration des cosmétiques en ligne.

Il contient des renseignements généraux sur certaines des exigences fixées par la Loi sur les aliments et drogues (LAD) et le Règlement sur les cosmétiques (RC).

Il ne vise pas à remplacer ni à restreindre les exigences de la LAD et du RC. En cas de divergence entre le présent document et la loi en question, cette dernière a préséance.

Conformément à l'article 30 du RC, les fabricants et les importateurs doivent fournir une déclaration à Santé Canada dans les dix jours suivant la vente initiale d'un cosmétique au Canada. Un produit non-déclaré pourrait être interdit d'entrée au Canada ou retiré du marché.

À qui s'adresse ce guide

Ce guide fourni des renseignement aux personnes qui doivent soumettre une déclaration de cosmétique à Santé Canada concernant un cosmétique qu'ils fabriquent, importent ou vendent. Cela comprend :

Dans ce guide

Liste de vérification afin de remplir le formulaire de déclaration cosmétiques

1- Classification : est-ce que votre produit est un cosmétique

2- Les renseignements concernant le produit

3- Les coordonnées

4-Documents requis

Comment remplir un formulaire de déclaration des cosmétiques (FDC)

Le FDC comporte neuf sections. Suivez les instructions pour chaque section.

Important : Tous les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires. Vous devez remplir tous les champs obligatoires pour pouvoir soumettre un FDC.

Section 1 – Type de déclaration

Choisissez le type de déclaration approprié dans la liste déroulante :

Important: Des modifications au nom de marque, coordonnées, liste des ingrédients ou formulation nécessitent la soumission d'une modification.

Important : Tous les ingrédients du produit doivent être énumérés lorsque vous soumettez un « arrêt de la vente ».

Conseil : Sauvegardez une copie des déclarations afin de faciliter la soumission de modification et d'arrêt de vente pour vos produits.

Pour les déclarations concernant des modifications ou un arrêt de vente, si vous n'avez pas obtenu le numéro de cosmétique pour le produit, le champ du formulaire peut être vide et celui-ci sera ajouté par un agent de Santé Canada.

Section 2 – Produit

Référence du déclarant

Vous pouvez utiliser ce champ pour identifier tout nom ou numéro du produit utilisé à l'interne, par exemple un code de formule d'un sous-traitant ou tout autre référence utilisé à l'interne. N’utilisez pas ce champ lorsque vous communiquez avec Santé Canada. Il est pour votre référence uniquement.

Nom de marque principal et nom commun du produit

Vous devez indiquer le nom de marque principal et le nom commun du produit cosmétique, tel qu'ils apparaissent sur l'étiquette du produit.

Ce nom doit être distinct et différent du nom de tous les autres produits vendus par votre entreprise.

À titre d'exemple, si un produit est commercialisé par une entreprise nommée « Marque du cosmétique » comme un « shampooing doux à la lavande », le nom de marque principal du produit serait « Marque du cosmétique – Shampooing doux à la lavande ». Un nom comme « Shampooing » n'est pas assez spécifique pour identifier le produit.

Autres noms du produit

Vous pouvez indiquer le nom dans d'autres langues ou tout autre nom du produit.

Si vous transmettez une gamme de produits qui comportent des variations de nuances ou de couleurs, d'odeurs ou de parfums et d'arômes ou de saveurs, mais dont la composition de base est la même, soumettez une seule déclaration. Énumérez les différentes variations de nuances ou de couleurs, parfums et odeurs ou arômes ou de saveurs dans ce champ du formulaire.

Entrez un nom de produit par ligne. Cliquez sur le bouton « Ajouter un autre nom » pour ajouter un autre nom de produit. Cliquez sur le bouton « Enlever nom » pour enlever un nom de produit.

Conseil : Déclarer chaque produit séparément.

Un Formulaire de déclaration des cosmétiques (FDC) doit être soumis par le fabricant ou l'importateur pour chaque produit à moins que :

Date de la première vente ou date prévue de vente au Canada

Vous pouvez entrer la date exacte de la première vente ou la date approximative à laquelle le produit sera disponible à la vente au Canada. Le fabricant et l'importateur doivent présenter une déclaration de produit cosmétique à Santé Canada dans les 10 jours suivant la vente initiale d'un produit cosmétique au Canada.

Description du produit

Utilisez cette section pour décrire la raison d'être du produit. Par exemple : « sérum lustrant pour les cheveux » ou « démêlant pour les cheveux ».

Vous pouvez aussi utiliser cette section pour indiquer des produits cosmétiques qui sont emballés ensemble, tels que les paniers-cadeaux et les « emballages combinés » contenant un savon et un shampooing. De tels produits ne sont pas considérés comme des « trousses » et, par conséquent, chaque composant doit être déclaré séparément. Vous pouvez utiliser cette section afin d'indiquer le nom et le numéro de cosmétique (le cas échéant) du ou des produits avec lesquels il est emballé.

Aux fins du présent guide, une trousse est décrite comme étant deux composants ou plus qui doivent être mélangés afin de créer le produit final. Veuillez consulter l'annexe 2 pour des renseignements supplémentaires.

Type de produit *Nouveau*

Vous devez indiquer s'il s'agit d'un cosmétique à rincer ou sans rinçage.

Les produits à rincer sont ceux qui sont destinés à être enlevé après l'application sur la peau, les cheveux, les ongles ou les muqueuses dans les conditions normales. Par exemple : savon, shampoing, gel douche ou nettoyants pour la peau.

Les produits sans rinçage sont destinés à rester en contact prolongé avec la peau, les cheveux, les ongles ou les muqueuses dans les conditions normales. Par exemple : lotions, crèmes, déodorants, rouge à lèvres ou vernis à ongles.

Zone d'application

Veuillez choisir toutes les zones d'application qui s'appliquent pour votre cosmétique. Ce champ est obligatoire.

Le tableau ci-dessous décrit la zone d'application prévue pour les produits.

Zone d'application Description
Cavité buccale Appliqué sur les dents ou sur les muqueuses de la cavité buccale (bouche) seulement.
Cheveux Appliqué sur les cheveux et les poils sur la tête, le corps et le visage, à l'exception des cils et des sourcils.
Corps Appliqué topiquement sur la peau du corps. Ne comprend pas les yeux ni la cavité buccale.
Lèvres Appliqué sur les lèvres.
Ongles Appliqué seulement sur les ongles.
Organes génitaux Appliqué à la région génitale y compris les muqueuses.
Visage Appliqué sur la peau du visage.
Yeux Appliqué à la région des yeux. Autrement dit, la région délimitée par les crêtes supraorbitale et infraorbitale, y compris les sourcils.

Fonction du Produit

La fonction du produit indique spécifiquement ce que le produit fait ou l'utilisation du produit. Veuillez choisir toutes les fonctions qui s'appliquent pour votre cosmétique : si le produit a plusieurs fonctions, choisissez les fonctions qui conviennent le mieux.

Le tableau ci-dessous décrit les fonctions du produit.

Fonction du produit Description
Adhésif Produit qui permet de coller des surfaces opposées, comme un ongle artificiel et un ongle naturel.
Antisudorifique ou désodorisant Produit qui couvre, réduit ou prévient l'apparition d'odeurs corporelles.
Colorant capillaire – permanent Produit qui change la couleur des cheveux.
Colorant capillaire – temporaire Produit qui applique une couleur aux cheveux et qui disparaît au lavage.
Décolorant Produit qui enlève les pigments naturels du cheveu. Ne comprend pas les éclaircissants avec des colorants qui pâlissent les cheveux.
Démaquillant Produit appliqué sur la peau pour enlever le maquillage.
Dentifrice sans fluorure Produit qui nettoie et/ou polit les dents et ne protège pas contre les caries.
Dépilatoire Produit permettant l'épilation des poils par des moyens chimiques.
Dissolvant d'adhésif Produit qui permet de retirer la colle de certaines parties du corps, par exemple, des ongles et des cheveux.
Dissolvant pour vernis à ongles Produit pour enlever le vernis à ongles.
Douche vaginale Produit utilisé pour l'irrigation du vagin.
Exfoliant – chimique Produit qui enlève les cellules mortes de la surface de la peau par des moyens chimiques, par exemple un dermabrasif chimique facial.
Exfoliant – mécanique Produit qui enlève les cellules mortes de la surface de la peau par des moyens mécaniques, par exemple un gommage corporel.
Hydratant Produit appliqué sur la peau pour l'adoucir ou en maintenir la souplesse en réduisant la perte d'eau ou en augmentant la teneur en eau de la peau. Comprend les émollients et les humectants.
Lubrifiant (personnel, sans spermicide) Produit utilisé pour diminuer la friction et augmenter le confort dans la région des organes génitaux.
Maquillage (permanent) ou encre de tatouage Produit injecté dans les couches supérieures du derme à des fins de décoration. Comprend également les encres semi-permanentes.
Maquillage (temporaire) Produit appliqué pour colorer ou embellir la peau. Comprend les crayons à sourcils, les ligneurs, les ombres à paupières, le mascara, les fards à joues, les poudres pour le visage, les fonds de teint, les rouges et les fixatifs pour maquillage.
Nettoyant Produit qui nettoie la peau. Comprend le savon et les astringents.
Produit autobronzant (sans FPS) Produit qui donne l'apparence du hâle. Exclut les produits qui protègent la peau contre le soleil ou qui intensifient ou accélèrent le bronzage.
Produit coiffant Produit utilisé pour donner une forme ou un style à la chevelure. Comprend les mousses, les gels, les pommades et les fixatifs en aérosol.
Produit de bain Produit ajouté à l'eau du bain. Comprend par exemple, les huiles de bain, les pastilles, les sels et les produits moussants.
Produit de blanchiment des dents Produit utilisé pour éclaircir les dents en éliminant les taches ou décolorations.
Produits de défrisage et de mise en plis (permanents ou semi-permanents) Produit qui assouplit de façon chimique les cheveux afin d'en faciliter le défrisage ou le frisage. Habituellement, une étape de neutralisation suit.
Produit de massage Produit utilisé à des fins de massage.
Produit de parfum Produit qui donne une odeur. Comprend le parfum, l'eau de Cologne, l'eau de toilette et la poudre de talc.
Produit de rasage Produit utilisé pour préparer les poils ou la peau au rasage. Comprend les crèmes pour rasage, les lotions avant-rasage, les lotions après-rasage, les assouplisseurs de barbe et le savon à rasage.
Produit épilatoire Produit qui facilite l'épilation des poils par des moyens mécaniques, comprend le traitement à la cire.
Produit pour les ongles Produit appliqué sur les ongles. Comprend les crèmes et lotions pour les ongles, les assouplisseurs de cuticules et les durcisseurs d'ongles.
Rafraîchisseur de l'haleine Produit utilisé dans la cavité buccale pour modifier ou réduire les odeurs. Comprend les gouttes, les aérosols et les bandelettes pour rafraîchir l'haleine. Ne comprend pas les pastilles ni la gomme à mâcher.
Revitalisant Produit qui n'est pas un shampooing et qui augmente la souplesse des cheveux, leur donne plus de corps ou facilite le peignage.
Rince-bouche Produit utilisé pour rafraîchir ou désodoriser la bouche et l'haleine. Habituellement un liquide avec lequel on se rince la bouche et qu'on recrache (on ne l'avale pas).
Shampooing Produit qui nettoie les cheveux.
Soin après épilation Produit appliqué sur la peau après l'épilation pour l'adoucir ou en maintenir la souplesse.
Vernis à ongles Produit appliqué sur les ongles pour ajouter de la couleur, de l'éclat ou pour améliorer l'apparence.

Forme du produit

La forme du cosmétique est la forme physique du produit tel qu'il est vendu ou utilisé par les consommateurs. Veuillez choisir la forme qui convient le mieux.

Le tableau ci-dessous décrit chaque forme.

Forme du produit Description Exemple
Aérosol Suspension de fines particules solides ou de gouttelettes liquides dans un gaz. Laque à cheveux
Barre solide Mélange solide. Pain de savon
Crème semi-solide Produit épais et crémeux avec une consistance semblable à une émulsion. Crème pour les mains
Gel semi-solide Produit transparent et du genre gelée avec une consistance épaisse et semblable à un gel. Gel pour les cheveux
Granules solides Petits grains ou particules habituellement dissous ou dispersés dans l'eau ou un autre liquide. Sels pour le bain
Huile Substance qui ne mélange pas avec l'eau, habituellement glissante au toucher, visqueuse et liquide à température ambiante. Huile pour les cheveux
Liquide non huileux Fluide à verser légèrement visqueux, mais non fait à base d'huile. Tonique pour le visage
Lotion semi-solide Émulsion liquide qui est plus épaisse qu'un liquide typique, utilisée pour l'application sur la peau. Crème pour le corps.
Mousse Suspension de gaz dans un liquide. Mousse pour le rasage
Onguent ou baume semi-solide Préparation épaisse et visqueuse à base de matière grasse. Baume à lèvres
Poudre solide – libre Mélange granuleux d'ingrédients fins à l'état sec. Poudre à coiffer
Poudre solide – pressée Mélange compact des particules fines à l'état sec, habituellement appliqué sur la peau. Fard à joues compact
Suspension liquide Solide suspendu dans un liquide. Lotion scintillante pour le corps
Trousse Deux composants ou plus qui doivent être mélangés afin de créer le produit final. Si vous choisissez « trousse », vous devez aussi choisir la forme pour chaque composant dans le FDC. Si les produits ne sont pas mélangés ou utilisés ensemble, p. ex. paniers-cadeaux, ne choisissez pas « trousse » et il faut déclarer chaque produit séparément (FDC distincts). Trousse de teinture capillaire

Conseil : Certains cosmétique sont imbibés dans une partie solide afin de faciliter leur utilisation, comme les lingettes et les masques en feuilles. Dans ces cas, la partie liquide est considérée comme le cosmétique, ainsi choisissez la forme appropriée, basé sur cette notion. Par exemple, si vous avez des lingettes nettoyantes imbibées d'une solution liquide, choisissez « Liquide non huileux » pour la forme du produit.

Information : Soumettre une seule déclaration pour de multiples produits

Vous pouvez utiliser un seul FDC pour de multiples produits lorsque toutes les conditions ci-dessous sont réunies :

  • le même nom de produit de base ou la même marque de commerce s'applique à chaque produit de la gamme indiqué dans la déclaration cosmétique;
  • la composition de base du produit demeure la même d'un produit à l'autre, à l'exception de modifications mineures apportées à des ingrédients qui rendent chaque produit distinct : colorants, parfums ou aromatisants; et
  • tous les renseignements fournis sur le FDC, tel que la forme, la fonction et le fabricant sont les mêmes pour chaque produit de la gamme.

Vous ne devez pas soumettre une modification si le nombre de produits dans la gamme change légèrement en raison de l'ajout ou du retrait de quelques produits, en autant qu'il n'y ai pas de nouveaux ingrédients qui sont ajoutés.

Section 3 – Déclarant

Le déclarant est la personne qui remplit le formulaire de déclaration. Cette personne peut être le fabricant, l'importateur ou la personne responsable désignée qui remplit la déclaration cosmétiques en leur nom. Ce sera le contact principal pour la déclaration. Indiquez la dénomination sociale officielle complète, l'adresse postale en entier et les coordonnées de la personne/entreprise.

Si vous remplissez le formulaire de déclaration cosmétique au nom d'un fabricant ou importateur, veuillez indiquer les coordonnées complètes du fabricant et importateur dans la section 4.

Section 4 – Fabrication, importation et coordonnées figurant sur l'étiquette

Dans cette section, entrez les coordonnées concernant les personne-ressources suivantes (selon le cas) :

Conformément au Règlement sur les cosmétiques modifié, un fabricant est :

Dans le Règlement sur les cosmétiques, un importateur est :

Fournissez aussi les coordonnées de la personne qui a fabriqué ou formulé le cosmétique, si celle-ci diffère du « fabricant ».

Vous devez aussi fournir les coordonnées figurant sur l'étiquette comme « coordonnées figurant sur l'étiquette ». Sélectionnez « coordonnées figurant sur l'étiquette » comme type de personne-ressource afin de fournir soit un numéro de téléphone, une adresse électronique, une adresse de site Web, une adresse postale ou tout autre renseignement permettant aux consommateurs de poser leurs questions relatives au produit cosmétique.

Cochez la case « Même que le déclarant » lorsque cela s'applique.

Utilisez la case « Type de personne-ressource » pour indiquer si la personne-ressource correspond aux coordonnées figurant sur l'étiquette, un importateur ou un fabricant. Si la personne-ressource occupe plus d'un rôle, indiquez seulement celui correspondant à l'échelon commercial le plus élevé. Par exemple, si la personne-ressource est l'importateur et le fabricant, choisissez fabricant.

Vous pouvez aussi ajouter les contacts pour tout fabricant additionnel, et les agents autorisés à agir au nom du déclarant. Cliquez sur le bouton « Ajouter une personne-ressource » pour ajouter une autre personne-ressource. Cliquez sur le bouton « Enlever personne-ressource » pour enlever une personne-ressource.

Important: Une adresse au Canada sera exigée dans la section 4 du formulaire afin de pouvoir soumettre le formulaire avec succès. NOTE: Cette exigence sera mise en place à une date ultérieure. Une date n'a pas été décidée pour le moment; par contre un message sera envoyé par la liste de diffusion électronique concernant les cosmétiques afin d'aviser les intervenants avant que cette fonctionnalité soit mise en place.

Demandes de renseignements par Santé Canada

Si Santé Canada a des questions ou des préoccupations concernant un FDC ou un produit, ou pour tout autre problème concernant la déclaration, le ministère pourrait communiquer avec le déclarant. Par exemple, selon l'enjeu, Santé Canda pourrait vous demander de :

Pour éviter les lacunes courantes et les délais dans le traitement de votre FDC, consultez la liste de l'annexe 2.

Section 5 – Ingrédients

Définition d'un ingrédient

En ce qui concerne les cosmétiques, un ingrédient s'entend de toute substance ou tout élément ajouté délibérément à la composition et qui se retrouve dans le produit cosmétique fini. Chaque ingrédient présent dans la formulation remplit une fonction et confère généralement au produit fini une caractéristique physique particulière. On peut mentionner à titre d'exemple les agents revitalisants, les parfums, les colorants, les agents de conservation et les aromatisants.

Les impuretés et les ingrédients transformés pendant le processus de fabrication ne sont pas considérés comme des ingrédients cosmétiques et il n'est pas nécessaire de les mentionner sur le formulaire de déclaration.

Comment énumérer les ingrédients dans le formulaire

Indiquez un ingrédient par ligne en utilisant la Nomenclature internationale des ingrédients cosmétiques (INCI). Vous trouverez plus d'information sur les noms INCI sur le site Web du Personal Care Products Council (disponible en anglais seulement). Entrez au moins trois caractères dans le champ « Nom INCI » et cliquez sur le bouton « Trouver le nom INCI ». Sélectionnez l'ingrédient sur la liste qui est présent dans le produit déclaré.

Un ingrédient qui n'a pas de nom INCI ou qui n'est pas trouvé lors de l'utilisation du bouton « Trouver le nom INCI » doit être entré en utilisant son nom chimique dans le champ « Autre nom chimique ».

Vous devez indiquer tous les ingrédients de ce produit déclaré. Conformément au Règlement sur les cosmétiques, la liste complète des ingrédients et leur concentration ou plages de concentration doivent être fournies. La soumission d'un nom autre qu'un nom INCI peut entraîner des retards dans le traitement de votre déclaration de cosmétique.

Après avoir entré le nom de l'ingrédient, cliquez sur le bouton « Rechercher l'ingrédient » pour valider l'ingrédient. Le statut de l'ingrédient apparaîtra dans le champ « Résultat de la recherche ». Toute condition qui s'applique à l'ingrédient apparaîtra dans le champ « Condition d'utilisation ». Si le statut de l'ingrédient est « Inconnu » ou « Non trouvé », vérifiez l'orthographe, la ponctuation et les espaces supplémentaires.

Si vous indiquez la concentration exacte, saisissez la valeur dans le champ « Concentration exacte ». Vous pouvez également sélectionner une plage de concentration dans la liste déroulante et les concentrations inférieure et supérieure seront automatiquement saisies.

Cochez « Peut contenir » seulement si l'ingrédient est variable. Il ne devrait pas être sélectionné pour tous les ingrédients.

Utilisez les boutons « Ajouter un ingrédient » et « Enlever un ingrédient » pour ajouter ou supprimer des ingrédients.

Important: Pour éviter tout délai dans le traitement de votre déclaration :

  • Énumérez un seul ingrédient par ligne;
  • Entrez chaque ingrédient qui fait partie d'un mélange ou d'une composition de base exclusifs séparément;
  • Utilisez les noms de la nomenclature INCI (International Nomenclature for Cosmetic Ingredient) dans la mesure du possible. Des renseignement supplémentaires sur les noms INCI sont disponibles sur le site Web du « Personal Care Products Council (disponible en anglais seulement) ». Vous devrez vous connectez afin d'accéder la base de données;
  • Énumérez les ingrédients botaniques par leur nom INCI complet ou, à tout le moins, par la partie « genre » et « espèce » de leur nom INCI complet;
  • Si l'ingrédient n'a pas de nomenclature INCI ou le nom INCI saisi n'est pas disponible dans la liste déroulante, utilisez un des systèmes de nomenclature ci-dessous pour identifier l'ingrédient (classés par ordre de préférence) :
    • le nom INCI
    • le numéro du Chemical Abstract Service (numéro CAS)
    • la dénomination chimique comme le nom du Chemical Abstract Service (CAS) ou de l'Union internationale de chimie pure et appliquée (IUPAC)
    • le « nom commercial » du Merck Index (édition actuelle) (publié par Merck & Co., Inc., Rahway, New Jersey, États-Unis)
    • le nom latin (nom binomial scientifique, y compris le genre et l'espèce)
    • la dénomination commune internationale (DCI)
    • le nom inscrit à la pharmacopée européenne ou américaine (EP, USP)
    • le nom commun
  • Vérifiez que l'ingrédient a été bien orthographié;
  • Vérifiez que les traits et les espaces dans le nom de l'ingrédient se trouvent au bon endroit;
  • Pour les ingrédients de coloration qui n'ont pas de nom INCI ou qui ont plusieurs nom INCI, utilisez le numéro correspondant du Colour Index (CI) ou le nom de la couleur (pas les deux).

Une liste d'ingrédients jointe (par exemple un certificat d'analyse, une fiche de données de sécurité, etc.) n'est pas une solution de rechange acceptable à la présente section remplie du FDC.

Validation d'un ingrédient

Après avoir inscrit le nom de l'ingrédient, appuyez sur le bouton « Rechercher l'ingrédient » pour valider l'entrée. Vous verrez ainsi l'information concernant le statut de l'ingrédient dans la liste critique dans les cosmétiques au Canada. Veuillez noter que la Liste critique n'est pas exhaustive. Le fabricant ou l'importateur a la responsabilité de voir à ce que le cosmétique respecte les exigences de la Loi sur les aliments et drogues et du Règlement sur les cosmétiques, peu importe qu'une substance figure ou non dans la Liste critique.

Les résultats de la recherche d'ingrédient figureront dans le champ « Statut de l'ingrédient ». Il y a quatre possibilités :

La liste critique doit être consultée chaque fois qu'un FDC est soumis. Si vous avez des doutes concernant l'utilisation d'un ingrédient dans un cosmétique, n'hésitez pas à communiquer avec le bureau de la sécurité des produits de votre région.

Concentration des ingrédients

Vous pouvez indiquer la concentration des ingrédients en indiquant une des valeurs suivantes :

Le tableau ci-dessous liste les plages de concentration correspondant aux treize codes de concentration décrits dans le Règlement sur les cosmétiques. – choisissez celui qui convient le mieux

Code de concentration Niveau de concentration
Supérieure à 80 %, sans dépasser 100 % 1
Supérieure à 65 %, sans dépasser 80 % 2
Supérieure à 50 %, sans dépasser 65 % 3
Supérieure à 40 %, sans dépasser 50 % 4
Supérieure à 30 %, sans dépasser 40 % 5
Supérieure à 20 %, sans dépasser 30 % 6
Supérieure à 10 %, sans dépasser 20 % 7
Supérieure à 3 %, sans dépasser 10 % 8
Supérieure à 1 %, sans dépasser 3 % 9
Supérieure à 0,3 %, sans dépasser 1 % 10
Supérieure à 0,1 %, sans dépasser 0,3 % 11
Supérieure à 0,001 %, sans dépasser 0,1 % 12
Supérieure à 0 %, sans dépasser 0,001 % 13

Conseil : Lorsque vous fournissez la concentration exacte pour un ingrédient qui est décrit comme « restreint » sur la liste critique, vous éviterez des délais dans le traitement de votre FDC.

Veuillez consultez l'annexe 2 pour une explication détaillée de la façon de calculer la « concentration ».

La concentration totale doit correspondre à 100 %, à moins que la composition du produit comporte des ingrédients qui sont variables, et que la case « Peut contenir » a été cochée.

Renseignements supplémentaires afin de compléter la section sur les ingrédients

Case « Peut contenir »

Cette case devrait être seulement utilisée, dans le cas d'un FDC unique pour une gamme de produits :

  1. indiquer les ingrédients variables présents dans le produit, énumérez un seul ingrédient par entrée d'ingrédient
  2. indiquer la concentration exacte ou plage de concentration pour chaque ingrédient;
  3. cocher la case « Peut contenir » pour chacun de ces ingrédients.

Agents de propulsion pour les contenants sous pression

Si le produit est emballé dans un contenant sous pression, vous devez indiquer le nom de l'agent de propulsion et sa concentration sur le FDC et sur l'étiquette.

Ingrédients indirects

Tous les ingrédients contenus dans le produit final doivent être indiqués dans le FDC. Il n'est pas nécessaire d'indiquer les adjuvants de fabrication qui ont été :

Agents parfumants et agents aromatisants

Vous pouvez énumérer les ingrédients aromatisants séparément ou les regrouper sous le terme « saveur » ou « arôme ». Vous pouvez énumérer les ingrédients parfumants séparément ou les regrouper sous le terme « fragrance » ou « parfum ». Noter – en vigueur le 12 avril, 2026, certains allergènes de parfum doivent être énumérés comme un ingrédient dans le FDC. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter les Lignes directrices à l'intention de l'industrie sur l'étiquetage des cosmétiques (Voir l'appendice 1).

Important: Le fabricant et l'importateur doivent s'assurer qu'un cosmétique est conforme aux exigences de la LAD et du Règlement sur les cosmétiques. L'article 16 de la LAD interdit de vendre un cosmétique qui, selon le cas :

  • contient une substance susceptible de nuire à la santé de la personne qui en fait usage conformément au mode d'emploi accompagnant le cosmétique, soit à des fins et de façon normales ou habituelles; ou
  • est composé, en tout ou en partie, d'une substance malpropre ou décomposée ou d'une matière étrangère.

Santé Canada peut prendre des mesures de conformité pour l'application de la LAD et le RC, si une substance est présente à un niveau qui est susceptible de nuire à la santé, ou qui autrement ne devrait pas être présente dans le produit fini, peu importe la raison pour laquelle la substance est présente dans le produit.

Section 6 – Documents et images supplémentaires

Utilisez cette section afin de soumettre les étiquettes des produits, les preuves d'innocuité ou tous autres documents pertinent pour votre produit, dans le cas échéant. Lorsqu'un produit cosmétique présente une exigence particulière relative à l'étiquetage, tel qu'une mise en garde et des précautions pour son utilisation sécuritaire, ou présente un risque évitable aux termes du Règlement sur les cosmétiques ou selon la Liste critique des ingrédients des cosmétiques, vous devez joindre une copie des étiquettes et des feuillets de renseignements au FDC afin de faciliter le traitement de votre déclaration. Si ces informations ne sont pas fournies au moment où la déclaration est soumise, Santé Canada communiquera avec vous afin d'obtenir les documents demandés afin de traiter votre déclaration cosmétique.

Pour joindre un document au FDC, suivez les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur le bouton « Parcourir » et sélectionnez le document à joindre.
  2. Ajoutez un titre à chaque document et sélectionnez un type de document dans le menu déroulant. Le choix le plus fréquent sera « Étiquette – Texte » pour une étiquette ne comportant que du texte ou « Étiquette – Marché » pour une étiquette comprenant des graphiques ou des épreuves d'imprimerie.
  3. Utilisez le bouton « Choisir un fichier/Parcourir » chaque fois qu'un autre document doit être joint.
  4. Utilisez le bouton « Enlever » pour supprimer un document en pièce jointe.

Conseil : Fournissez tous les documents nécessaires au moment de la soumission de la déclaration

Si la taille de votre formulaire rempli et des fichiers numériques en pièces jointes est supérieure à 70 Mo, un message d'erreur s'affichera et vous ne serez pas en mesure de procéder à la soumission. Si c'est le cas, suivez les étapes suivantes :

  1. Soumettez autant de pièces jointes numériques que possible avec votre formulaire.
  2. Assurez-vous de noter par écrit le numéro de cas que vous recevez après la transmission de ce formulaire.
  3. Allez au formulaire en ligne « Soumettre des documents supplémentaires » et joignez les autres pièces jointes à transmettre (celles qui ont entraîné le dépassement des 70 Mo maximum). Entrez le numéro de cas du cas original dans le champ « Nº de cas ».

Vous ne pouvez pas soumettre certains fichiers exécutables (p. ex. des programmes et des fichiers .exe) ou fichiers compressés (p. ex. des fichiers .zip).

Section 7 – Comment sauvegarder votre formulaire de déclaration des cosmétiques

Pendant que vous compléter votre FDC, vous avez la possibilité de le sauvegarder à tout moment.

Une fois que le FDC est complété, enregistrez le fichier dans vos dossiers. La sauvegarde d'une copie de votre FDC facilitera la soumission de modifications au produit ou lors d’une déclaration d'arrêt de vente.

Veuillez noter que si vous n'avez pas sauvegardé une copie du fichier de format « .hcxs », vous devrez re-saisir tous les renseignements manuellement au moment de soumettre une modification ou un arrêt de vente de produit.

Pour sauvegarder une copie du formulaire en ligne:

  1. Cliquez sur le lien « Sauvegarder mon formulaire »
  2. Dans le menu déroulant, cliquez sur l'option « Enregistrez sous… » avec le bouton gauche de la souris
  3. Dans la fenêtre « Enregistrez la cible sous… » qui s'affiche, choisissez l'endroit où enregistrer les renseignements dans votre ordinateur. Le fichier sera de format « .hcxs ».
  4. Choisissez un endroit qui permettra de le retrouver facilement en lui donnant un nom composé du numéro de cas et du numéro de soumission (celui-ci sera disponibles après que le FDC a été soumis). Il est aussi bon d'inclure le nom du produit.

Noter que seul le texte saisi sur le FDC en ligne sera enregistré dans un fichier de format « .hcxs ». Le formulaire en soi n'apparaîtra pas en format PDF ou HTML.

Santé Canda recommande également d'enregistrer une copie lisible (« PDF ») de votre formulaire, p. ex. « Imprimer au format PDF » à partir de la page Web. Ce format vous permettra de voir les renseignements saisis dans le formulaire sans avoir à accéder au formulaire en ligne. De plus, si vous le souhaitez, vous pourrez partager votre copie lisible du FDC avec des tiers.

Section 8 – Comment soumettre votre formulaire de déclaration des cosmétiques

Avant de soumettre votre FDC, vous devez faire la revue des renseignement saisis dans le formulaire et cocher la case pour les déclarations suivantes :

Dans le champ « Signature », vous devez indiquer vos prénom et nom de famille comme déclarant. Les prénom et nom de famille indiqués dans le champ « signature » doivent correspondre au nom de la personne ressource dans la section pour le déclarant.

Cliquez sur le bouton « Procéder à la soumission » pour transmettre votre FDC. Une confirmation s'affichera si le FDC a été transmis avec succès, accompagnée des numéros attribués au cas et à la soumission. Si le formulaire contient des erreurs ou est incomplet, des messages d'erreurs apparaîtront en haut de la page du FDC ainsi que dans les sections qui doivent être corrigées avant que le FDC puisse être soumis.

Prenez vos numéros de cas et de soumission en note. Ces numéros doivent être utilisés lors de vos communications avec Santé Canada à propos d'un produit déclaré.

Si vous éprouvez des difficultés au moment de soumettre votre FDC, consultez la page Conseils pour l'utilisation des formulaires.

Section 9 – Comment consulter et modifier votre FDC préalablement sauvegardé

Ouvrez la page du FDC et faites dérouler jusqu'à la section 9, puis suivez les étapes suivantes :

  1. Choisissez le fichier « .hcxs » que vous avez sauvegardé dans votre ordinateur, à l'aide du bouton « Choisir un fichier/Parcourir ».
  2. Le nom du fichier choisi s'affichera à la droite du bouton « Choisir un fichier ».
  3. Cliquez sur le bouton « Télécharger les renseignements ».
  4. Les renseignements sauvegardés précédemment s'afficheront sur le formulaire en ligne.
  5. Si vous modifiez ces renseignements et que vous souhaitez soumettre ces modifications, veuillez consulter la Section 8 – Comment soumettre votre formulaire de déclaration des cosmétiques pour plus de détails.

Assurez-vous que le formulaire en ligne est vide (ne contient aucun renseignement d'un autre FDC) avant de télécharger votre fichier de renseignements. De plus, pour que d'autres personnes puissent consulter ou modifier le contenu de votre FDC, elles doivent d'abord :

  1. ouvrir le formulaire en ligne sur le site Web de Santé Canada (à l'aide de leur navigateur), puis
  2. télécharger le fichier de renseignements que vous leur avez transmis.

Modifications et arrêts de vente

Vous devez soumettre des modifications chaque fois qu'un changement au produit est effectué, notamment :

Dès que vous avez cessé la vente d'un cosmétique sur le marché canadien, vous devez soumettre une déclaration de type « arrêt de vente ».

Le fabricant ou importateur doit déterminer le moment approprié afin de soumettre une déclaration d'« arrêt de vente », ce qui peut être lorsque :

Pour modifier un produit ou le retirer du marché, il faut ouvrir la page du FDC et faire dérouler jusqu'à la section 9. Suivez ensuite les étapes suivantes :

  1. Utilisez le bouton « Choisir un fichier/Parcourir » pour choisir le fichier contenant les renseignements; le fichier sera de format « .hcxs ».
  2. Cliquez sur le bouton « Télécharger les renseignements » pour récupérer les renseignements sauvegardés. Les renseignements préalablement sauvegardés s'afficheront sur le FDC.
  3. Pour apporter des modifications, choisissez « Modification » comme Type de déclaration à la section 1 du FDC et ajoutez le numéro de cosmétique.
  4. Apportez tous les changements nécessaires, puis cliquez sur le bouton « Soumettre » pour les transmettre en ligne.
  5. Souvenez-vous de sauvegarder une copie de toute modification apportée aux renseignements de votre FDC dans vos dossiers (consulter la section « Comment sauvegarder votre formulaire de déclaration des cosmétiques » pour plus de détails).
  6. Pour retirer un produit, suivez les mêmes étapes, mais au lieu de choisir « Modification », sélectionnez « Arrêt de vente » comme Type de déclaration à la section 1 du FDC.

Numéros de référence associés au FDC

Numéro de cosmétique (NC) : Le NC est un identifiant unique à huit chiffres attribués par Santé Canada à des fins administratives. Une fois le FDC traité, un NC sera attribué puis envoyé par courriel au déclarant. Pour une déclaration de type modification ou un arrêt de vente, entrez le NC (si disponible) dans la case « No de cosmétique » pour accélérer le traitement.

L'obtention d'un numéro de cosmétique ne constitue pas une approbation pour la vente de la part de Santé Canada.

Le NC doit être mentionné dans toute correspondance avec Santé Canada concernant un produit. Ce numéro correspond au « numéro du FDC » qui était utilisé avant 2013.

Numéros de cas et de soumission : Les numéros de cas et de soumission sont des numéros de suivi à l'interne propres à chaque FDC soumis. Les numéros sont attribués et saisis directement dans le FDC lorsqu'il est soumis en ligne. L'inclusion des numéros de cas et de soumission dans toute correspondance avec Santé Canada concernant le FDC permet au Ministère de mieux identifier le ou les produits dont il est question.

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