La configuration des systèmes de gestion financière

Auteur

Le présent document, rédigé par l’Autorité des systèmes financiers (ASF) du Secteur de la gestion financière au Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor, a été produit pour le compte du gouvernement du Canada.

Remerciements

Le Bureau du contrôleur général remercie sincèrement les ministères, organismes et regroupements suivants, qui ont apporté une contribution précieuse au présent document :

• Agence canadienne de développement international
• Agence des services frontaliers du Canada
• Agence du revenu du Canada
• Agriculture et Agroalimentaire Canada
• Bureau du surintendant des institutions financières
• Centre de la sécurité des télécommunications Canada
• Citoyenneté et Immigration Canada
• Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité
• Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire
• Commission de la fonction publique
• Conseil des regroupements d’usagers des systèmes administratifs
• Gendarmerie royale du Canada
• Industrie Canada
• Ministère du Patrimoine canadien
• Receveur générale
• Regroupement d’usagers de FreeBalance
• Secrétariat du Conseil du Trésor
• Sécurité publique Canada
• Service correctionnel Canada
• Statistique Canada
• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Registre des changements apportés au document

Contexte

Conformément au Cadre principal des politiques du Conseil du Trésor, le programme de gestion de l'administration publique établit des normes minimales concernant la façon dont les ministres et les administrateurs généraux doivent utiliser leurs pouvoirs et gérer les ressources publiques. Ce programme repose sur des pratiques de gestion saines, des valeurs solides en matière de service public et des règles claires prescrites par les lois et par les politiques du Conseil du Trésor. Dans le contexte économique, social et technologique d'aujourd'hui, il est essentiel que le gouvernement du Canada se concentre sur les moyens à mettre en oeuvre pour » accomplir un travail de meilleure qualité et plus efficace grâce à des approches novatrices, des pratiques exemplaires et de nouveaux modèles de gestion. (...) L'examen permanent des améliorations est essentiel pour que les activités gouvernementales continuent de répondre aux exigences ».^{Voir la note en bas de page 3}

« Les SGF [systèmes de gestion financière] sont essentiels à la gestion des opérations gouvernementales. Ces systèmes ont été conçus pour assurer une solide gestion financière et un contrôle interne rigoureux des ressources publiques, renforcer les principes de probité et de prudence et améliorer la prise de décisions (ministérielles et gouvernementales), améliorer l'efficacité et la prestation des services aux Canadiens. L'orientation et le leadership dans les domaines des SGF, des processus opérationnels et des données connexes facilitent l'atteinte de ces résultats. »^{Voir la note en bas de page 4}

En vertu de la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière, « le Bureau du contrôleur général du Canada (BCG) fournit une orientation fonctionnelle à l'échelle du gouvernement en ce qui concerne la gérance des SGF et aide à l'évaluation et à l'approbation des plans d'investissements stratégiques dans les SGF ». En vertu de la section 6.1.3 de la Politique, il incombe aux administrateurs généraux d'attribuer les ressources appropriées pour assurer la mise en oeuvre en temps opportun de la normalisation des configurations des SGF, des processus opérationnels et des besoins en matière de données définis de temps à autre par le Bureau du contrôleur général.

Situation actuelle

L'initiative de la CS-GF, dont la portée et les composants sont illustrées à la figure 1, permettra d'établir une série d'exigences communes pour la configuration des SMGFM s'inscrivant dans le cadre actuel des politiques et des lois sur la gestion financière. Le présent rapport s'applique à tous les ministères et organismes visés à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)

L'établissement d'exigences de configuration à l'échelle du gouvernement permettra aux gestionnaires des finances et des programmes de s'entendre sur les fonctions et les capacités des systèmes de gestion financière. La normalisation renforce la qualité de l'information à l'appui de la prise de décisions judicieuses. À mesure que la normalisation de la gestion financière à l'échelle du gouvernement augmente, l'efficacité, l'efficience et l'interopérabilité s'améliorent. La CS-GF est un outil de gestion vital pour assurer la normalisation des systèmes à l'occasion d'améliorations ou de remplacements prévus

Figure 1 - Version Textuelle

Ce diagramme vise à illustrer dans un graphique l’initiative, ses objectifs, les politiques sur lesquelles elle porte et la façon dont elle sera menée. Ce diagramme illustre la portée de l’initiative de configuration commune des systèmes de gestion financière (CS­GF) au moyen de trois cercles. Le cercle externe contient le nom des trois politiques dont découle l’initiative : la Loi sur la gestion des finances publiques, la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière, et le Cadre principal des politiques de gestion financière du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Le cercle du centre comporte le nom de chacune des onze composantes de l’initiative : la gestion des engagements, les approvisionnements, la gestion des dépenses et des paiements, la gestion du système, la gestion des biens, la gestion de l’inventaire, l’administration de la paye, la gestion des voyages, la gestion des recettes et des comptes débiteurs, la gestion du grand livre, et la planification et budgétisation. Enfin, le cercle interne forme un diagramme à secteurs divisé en trois secteurs, comportant chacun l’une des composantes suivantes : les rapports normalisés du gouvernement du Canada, la divulgation proactive, et les rapports de gestion financière. En outre, une case dans laquelle est inscrit le mot Rapports apparaît dans la partie supérieure du diagramme à secteurs.

Les regroupements d'usagers des SGF jouent un rôle de premier plan, car ils servent de centres d'expertise et de coordination pour la configuration normalisée et la gestion des systèmes communs de gestion des finances et du matériel (applications des SGF) partout au gouvernement. De plus, les regroupements d'usagers, sous la direction des DPF dans les ministères, veillent à ce que la configuration des regroupements soit conforme aux critères établis par le Bureau du contrôleur général ^{Voir la note en bas de page 5} tout au long de cette initiative.

Conformément à sa responsabilité qui consiste à offrir leadership et orientation en matière de SGF, le BCG dirige actuellement deux initiatives connexes qui sont étroitement reliées à l'initiative de la CS-GF. Il s'agit de l'initiative des processus opérationnels communs en gestion financière (PO-GF) et de l'initiative des données opérationnelles communes (IDOC), qui, respectivement, fournissent de l'information sur les processus normalisés et sur les exigences connexes en matière de données communes aux fins des exigences de configuration des SGF qui seront définies dans le cadre de l'initiative de la CS-GF.

II.1. Objet

L'initiative de la CS-GF a pour objet d'établir une série d'exigences communes de configuration pour les SMGFM au gouvernement du Canada qui s'inscrivent dans le cadre actuel de politiques et de lois sur la gestion financière du GC. Les exigences en matière de CS-GF ont trait à toutes combinaisons de processus administratifs (de bout en bout, automatisé et manuel), de procédures, de contrôles, de données et de logiciels considérés comme des SFMC. Les exigences de la CS-GF s'appliquent à tous les ministères et organismes visés à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Tout au long du présent document, l'expression « à l'échelle du gouvernement » renvoie à ces ministères et organismes.

II.2. Définitions clés

La portée de l'initiative de la CS-GF a été établie è partir de définitions clés qu'on retrouve dans la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière et dans la Directive qui l'accompagne, à savoir :

Systèmes de gestion financière (SGF)

Combinaison de processus opérationnels (de bout en bout, automatisés et manuels), de procédures, de contrôles, de données et d'applications logicielles répartis selon les catégories suivantes : systèmes ministériels de gestion des finances et du matériel ( SMGFM), ou systèmes de programmes et systèmes centraux produisant de l'information financière et de l'information non financière connexe. ^{Voir la note en bas de page 6}

Système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM)

Système dont les objectifs principaux consistent à démontrer que le gouvernement respecte les pouvoirs financiers conférés par le Parlement, se conforme aux conventions comptables du gouvernement, informe le public au moyen des états financiers ministériels, fournit des renseignements sur les finances et le matériel aux fins de gestion et de contrôle, communique de l'information nécessaire à l'analyse économique et à l'élaboration des politiques, répond aux besoins en matière de présentation de rapports des organismes centraux et établit les assises de la vérification. ^{Voir la note en bas de page 7}
Bien que la portée d'un SMGFM soit plus étroite que celle d'un SGF, elle ne correspond pas nécessairement à la portée d'une « application de SGF » (voir la définition ci-dessous). Un SMGFM est une combinaison de processus opérationnels (de bout en bout, automatisés et manuels), de procédures, de contrôles, de données et d'applications logicielles. En fin de compte, c'est à l'administrateur général/au DPF qu'il appartient de déterminer si c'est une approche manuelle ou une approche électronique qui sera retenue et si leur SMGFM comportera une seule application de SGF ou plusieurs.

Regroupement d'usagers du système de gestion des finances et du matériel (regroupement d'usagers du SGFM)

Groupe de ministères travaillant ensemble dans le but de promouvoir et d'instaurer des solutions opérationnelles normalisées pour la gestion interopérable des finances et du matériel au gouvernement du Canada ^{Voir la note en bas de page 8} . Le DPF doit veiller à ce que le ministère soit un membre des regroupements pertinents d'usagers de SGF qui représentent leurs applications des SGF. ^{Voir la note en bas de page 9}

Systèmes de gestion des finances et du matériel (application du SGF)

Application utilisée par un ministère dans le cadre de son SGF. Il existe des regroupements d'usagers pour chacun des principaux systèmes de gestion des finances et du matériel utilisés au gouvernement du Canada, par exemple SAP, Oracle, FreeBalance, SFMC et GX.

II.3. Portée

Il incombe aux administrateurs généraux d'attribuer les ressources appropriées pour assurer la mise en oeuvre en temps opportun de la normalisation des configurations des SGF, des processus opérationnels et des besoins en matière de données définis de temps à autre par le Bureau du contrôleur général.^{Voir la note en bas de page 10}

Même si l'administrateur général est en fin de compte responsable de tous les aspects des SGF de son ministère, c'est le dirigeant principal des finances qui est responsable de l'information consignée dans les SMGFM ainsi que de la gestion de ces derniers.^{Voir la note en bas de page 11}

Aux fins de l'initiative de la CS-GF, la portée des exigences en matière de configuration correspond à la fonctionnalité des SMGFM, dont les principaux objectifs consistent à démontrer que le gouvernement

• respecte les pouvoirs financiers conférés par le Parlement
• se conforme aux conventions comptables du gouvernement
• informe le public (au moyen des états financiers du ministère)
• fournit des renseignements financiers servant à la gestion et au contrôle
• favorise le contrôle interne en matière de gestion financière
• communique de l'information nécessaire à l'analyse et à l'élaboration des politiques
• établit les assises de la vérification ^{Voir la note en bas de page 12}

Par conséquent, la CS-GF ne visera pas les systèmes des organismes centraux ni les systèmes communs comme l'éventail des systèmes centraux du receveur général (RG) et d'autres systèmes de services communs (p. ex. administration de la paye et voyages) ou les systèmes propres aux programmes de tel ou tel ministère (p. ex. subventions et contributions, recettes fiscales). L'initiative de CS-GF vise toutefois les interfaces avec les systèmes de ce genre pour assurer l'intégralité de l'information de gestion financière.

La figure 2 illustre les composantes des systèmes ministériels de gestion financière qui sont visées par l'initiative de la CS-GF.

Figure 2 - Version Textuelle

Ce diagramme vise à illustrer dans un graphique l’initiative, ses objectifs, les politiques sur lesquelles elle porte et la façon dont elle sera menée. Ce diagramme illustre la portée de l’initiative de configuration commune des systèmes de gestion financière (CS­GF) au moyen de trois cercles. Le cercle externe contient le nom des trois politiques dont découle l’initiative : la Loi sur la gestion des finances publiques, la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière, et le Cadre principal des politiques de gestion financière du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Le cercle du centre comporte le nom de chacune des onze composantes de l’initiative : la gestion des engagements, les approvisionnements, la gestion des dépenses et des paiements, la gestion du système, la gestion des biens, la gestion de l’inventaire, l’administration de la paye, la gestion des voyages, la gestion des recettes et des comptes débiteurs, la gestion du grand livre, et la planification et budgétisation. Enfin, le cercle interne forme un diagramme à secteurs divisé en trois secteurs, comportant chacun l’une des composantes suivantes : les rapports normalisés du gouvernement du Canada, la divulgation proactive, et les rapports de gestion financière. En outre, une case dans laquelle est inscrit le mot Rapports apparaît dans la partie supérieure du diagramme à secteurs.

Les exigences de la CS-GF seront organisées par composantes et des exigences précises seront établies pour chacune des sous-composantes. Les exigences seront indépendantes des systèmes (elles ne dépendront pas d'un logiciel en particulier) et elles seront donc pertinentes pour chacun des ministères et des organismes.

Bien qu'elles soient indépendantes des systèmes, certaines des exigences de la CS-GF pourraient ne pas s'appliquer à tous les ministères, compte tenu des programmes prévus dans leur mandat. Par exemple, ce ne sont pas tous les ministères qui ont besoin d'une fonction de gestion des recettes et des comptes débiteurs. Les exigences de la CS-GF s'appliqueront donc en fonction du mandat du ministère ou de l'organisme.

Les exigences se conformeront aux lois, règlements et politiques actuels figurant dans le Cadre des politiques de gestion financière.

II.4. Catalyseurs opérationnels et avantages de la CS-GF

La normalisation et la rationalisation des processus opérationnels des SMGFM et des données à l'échelle pangouvernementale procureront d'importants avantages directs et indirects sur le plan de la qualité de la gestion financière au gouvernement du Canada. La normalisation des systèmes, des processus opérationnels et des données améliorera la qualité de l'information servant à la prise de décisions. À mesure que la normalisation à l'échelle du gouvernement augmente, l'efficacité, l'efficience et l'interopérabilité s'améliorent ^{Voir la note en bas de page 13}.

Dans l'ensemble, les objectifs de la CS-GF concourent directement aux résultats escomptés de la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière, et particulièrement un SMGFM efficace et interopérable. On s'attend à ce que les exigences communes de configuration aient les retombées et les avantages suivants pour le gouvernement du Canada:

• appuyer la gestion efficace des processus opérationnels communs de gestion financière et des exigences communes concernant les données d'entreprise;
• favoriser l'efficience en offrant une configuration efficace pour les SGF à l'échelle du gouvernement;
• favoriser les contrôles et la conformité des SGF en veillant à ce que les exigences de configuration tiennent compte des lois, des politiques, des directives et des normes du GC en matière de gestion financière;
• renforcer la mise en commun des connaissances et des pratiques relatives à la configuration des systèmes de gestion financière à l'échelle du gouvernement;
• accroître les gains d'efficience au sein des regroupements d'usagers des SGF;
• préserver la confiance du public et la crédibilité au moyen d'une gérance efficace des systèmes de gestion financière.

II.5. Évolution des exigences en matière de CS-GF

Le présent rapport sur la CS-GF porte sur la première étape de la détermination d'exigences communes de configuration pour les SMGFM. Il définit les composantes et les sous-composantes qui s'inscrivent dans la portée de la CS-GF.

Les exigences de la CS-GF seront publiées sous forme d'une ligne directrice du Secrétariat du Conseil du Trésor. Il se peut que la surveillance et la conformité à ce chapitre soient intégrées au Cadre de responsabilisation de gestion.

Le cas échéant, les exigences de la CS-GF évolueront au fil du temps en fonction des révisions apportées aux instruments de l'éventail des politiques de gestion financière.

III.1 L'initiative des processus opérationnels communs de gestion financière (PO-GF)

L'initiative des PO-GF contribuera à assurer l'uniformité et la normalisation des processus opérationnels. Ainsi, les ministères pourront s'adapter plus efficacement à la plus grande priorité qui est accordée à la gérance à l'échelle du gouvernement, appliquer les nouvelles politiques et les instruments de politiques associés et améliorer la qualité de l'information financière et la rapidité de sa communication.

La portée de l'initiative des PO-GF est illustrée à la figure 4.

Figure 4 - Version Textuelle

Ce diagramme illustre la portée de l’initiative des processus opérationnels en gestion financière (PO­GF) en utilisant le schéma d’une maison formée de nombreuses colonnes. Le toit de la maison représente la gouvernance de l’initiative. Il est formé d’une section supérieure réservée au Comité consultatif du Contrôleur général, sous laquelle se trouve un rectangle dans lequel est inscrit Comité directeur du domaine pertinent, puis un dernier rectangle placé avant les colonnes, lequel est intitulé Groupe de travail du domaine pertinent.

Ensuite, chaque colonne (de gauche à droite) représente un domaine : Budgétisation, planification, prévisions; Revenus et comptes débiteurs; Dépenses et comptes créditeurs; Interactions finances/matériel, Interactions RH/finances; paiements de transfert.

Enfin, les fondations du bâtiment sont formées de trois marches rectangulaires. On peut lire sur la première marche Données de base, sur la deuxième Intégration, puis sur la dernière (celle au bas de la figure) Rapports sur les résultats et le rendement.

L'initiative des PO-GF communs réunit actuellement 22 projets (se reporter à l'Annexe C pour un complément d'information) qui correspondent à l'un ou l'autre des processus de gestion financière illustrés sur les six piliers de la figure 4. Les PO-GF sont présentés comme des processus communs « souhaités » en conformité des lois, politiques et règlements actuels du Cadre des politiques de gestion financière.

Pour un complément d'information, se reporter aux documents sur la portée et les processus de l'initiative des données opérationnelles communes sur GCPedia.

III.2 Initiative des données opérationnelles communes (IDOC)

L'IDOC a pour objectif d'établir un langage financier commun, de mettre en place des normes de données et de gouvernance des données et de faciliter la mise en oeuvre des instruments de politique et des dépôts de données nécessaires à l'interopérabilité des données entre les intervenants. Des mesures logiques seront prises dans le cadre de l'IDOC pour faire progresser l'interopérabilité et l'intégration entre les données financières et les systèmes financiers du gouvernement du Canada et exécuter des projets qui produiront des legs durables et des effets positifs sur l'état des capacités financières et des rapports.

Figure 5 - Version Textuelle

Ce diagramme fournit une représentation visuelle de la portée de l’Initiative de données opérationnelles communes (IDOC). Le diagramme établit un lien entre les dix projets de l’IDOC (Données sur les opérations, Données de référence, Autres données financières de base, Normes sur les stocks, Normes sur les fichiers des biens, Normes sur les éléments d’approvisionnement, Norme sur les fichiers des clients, Normes sur les fichiers des fournisseurs, Lignes directrices sur les codes communs des articles d’exécution, Norme sur les plans comptables ministériels communs) et le diagramme cyclique illustrant la normalisation, lequel est à son tour lié à une liste d’entités qui tireront profit de la normalisation de ces renseignements, soit les Canadiens et Canadiennes, le Parlement, les ministères, les gestionnaires, les employés et les organismes centraux.

Comme le montre la figure 5 ci-dessus, l'IDOC établit un cadre de gestion proactive de l'information et des données financières considérées comme des avoirs stratégiques et des outils habilitants, et ce, afin de mieux répondre aux besoins des intervenants qui veulent une meilleure information et des services de gestion financière améliorés. L'IDOC comprend :

• Des instruments de politiques, y compris des normes de données et des définitions de données, parmi lesquelles on trouvera également la définition des rôles, des responsabilités et des obligations de rendre compte types en matière de gestion de l'information, notamment les exigences de surveillance et de conformité;
• Au besoin, l'implantation de données de référence communes et de dépôts de données communs en vue de soutenir la mise en oeuvre des normes d'information et de mettre en place des sources de données faisant autorité au sein du GC pour les renseignements critiques;
• L'intégration des normes d'information et des rôles et responsabilités aux processus opérationnels et aux systèmes de gestion financière en vue d'améliorer la cohérence et la comparabilité de l'information et de soutenir l'interopérabilité des systèmes financiers.

Les résultats attendus dans le cadre de l'IDOC permettront de faire progresser plus rapidement l'interopérabilité et l'intégration des données financières dans les divers systèmes financiers.

Pour un complément d'information, se reporter aux documents sur la portée et les processus de l'Initiative des données opérationnelles communes sur GCPedia

III.3. Interrelations entre la CS-GF, les PO-GF et l'IDOC

Dans le cadre des PO-GF et de l'IDOC sont établis des processus communs de gestion financière et des exigences connexes en matière de données communes qui constitueront un fondement sur lequel les exigences de la CS-GF pourront reposer. Les processus normalisés des PO-GF sont à la base de la définition des composantes de configuration des SMGFM utilisée dans le cadre de la CS-GF.

Figure 6 - Version Textuelle

Ce diagramme illustre deux exemples de résultats attendus pour les PO­GF et l’IDOC, et des flèches partant de ces exemples pointent vers les spécifications de la configuration commune. Essentiellement, l’image illustre le processus par lequel les PO­GF et l’IDOC sont liés à la CF­GF.

Comme le montre la figure 6, les PO-GF font état des processus (et flux) communs de la gestion financière, des rôles et des responsabilités, des données connexes et des sources faisant autorité  – autant d'éléments qui peuvent être exploités au moment de l'établissement des exigences communes en matière de configuration. Les retombées prévues de l'IDOC se fondent aussi sur les cadres de lois et de politiques à l'échelle du gouvernement et elles représenteront des normes pour l'information opérationnelle que les exigences de configuration des SMGFM devront soutenir. Les lignes directrices et normes respectives des processus opérationnels et des données seront exploitées pour orienter l'élaboration d'un cade cohérent d'exigences de configuration commune pour les SMGFM.

IV.1. Centres de politique et organismes centraux

IV.2. Intervenants

IV.3. Orientation pangouvernementale

IV.4. Initiatives horizontales

V.1. Principes sur lesquels reposent le cadre de la configuration commune des SGF

Les principes suivants s’appliquent à tous les SGF :

• se conformer aux lois, règlements, politiques, directives et normes du gouvernement du Canada;
• favoriser l’apport en temps opportun d’information de gestion financière exacte et complète pour la prise de décisions et la production de rapports à des fins autant internes qu’externes;
• appuyer des processus opérationnels communs en gestion financière en vue d’améliorer la gérance des activités financières et la reddition de comptes dans le secteur public;
• soutenir un système adéquat de contrôle interne sur les actifs, les passifs, les recettes et les dépenses;
• être adaptables pour pouvoir se plier aux exigences opérationnelles de tous les ministères et organismes;
• pouvoir évoluer au fil du temps en fonction des changements dans les exigences en matière d’information, de rapports et de gestion financière (selon le principe de l’amélioration continue).

Par conséquent, les exigences de la CS-GF seront établies de telle sorte que les SMGFM:

• soient facilement accessibles et adaptables pour les différents intervenants, y compris les ministères et organismes;
• évoluent au fil du temps en fonction des modifications apportées aux lois, règlements, politiques, directives et normes du GC;
• évoluent au fil du temps en fonction de l’évolution des exigences opérationnelles des ministères et des organismes;
• orientent et appuient l’élaboration, l’achat, l’intégration, la mise à l’essai et la mise en oeuvre d’applications de SMGFM.

V.2. Portée de la configuration commune des SGF

Les exigences de la CS-GF concernent les SMGFM dans les ministères et organismes; les systèmes expressément énumérés dans la partie IV.5 du présent rapport sont exclus de la portée de l’initiative.

La portée de la CS-GF est étroitement reliée à l’initiative des PO-GF communs et à l’IDOC. L’harmonisation de la portée des initiatives clés du BCG appuie l’orientation qu’imprime le BCG et le leadership qu’il assure en matière de politiques et de processus opérationnels de gestion financière

La figure 2 de la Section II.2 ci-dessus illustre la portée de la CS-GF.

Les exigences de la CS-GF feront état des résultats attendus dans la perspective des systèmes, indépendamment des logiciels. Ces exigences, qui seront propres aux SMGFM, respecteront le cadre actuel de politiques en matière de gestion financière. Elles viendront aussi compléter les exigences opérationnelles définies par les ministères et les regroupements d’usagers.

V.3. Documentation des exigences de configuration

Les exigences communes de CS-GF ne dépendront d’aucun système, c’est-à-dire qu’elles ne seront pas propres à un logiciel particulier. Par conséquent, elles seront pertinentes pour tous les ministères et organismes.

La documentation des exigences se fera en conformité des cadres actuels de lois, de politiques et de règlements.

Les exigences communes de la CS-GF seront publiées sous forme de consignes à l’intention des ministères et des organismes; elles exposeront en détail chaque composante et sous-composante; et elles se retrouveront dans les catégories suivantes, le cas échéant:

• Exigences en matière de processus, qui décrivent les activités ou les décisions comme la validation des données, la vérification de la disponibilité des fonds, la notification des usagers, l’exécution des calculs et la répartition des dépenses;
• Exigences en matière de données, qui décrivent les différents types de renseignements saisis dans le système. Ces exigences couvrent les données communes des ministères et de l’ensemble du gouvernement et elles sont étroitement reliées aux exigences de l’IDOC;
• Exigences en matière derapports, qui décrivent les sorties générées par les systèmes assujetties aux règles de forme et de contenu ainsi que les fonctions de recherches utilisées pour avoir accès aux renseignements dans le système;
• Exigences en matière d’interface, qui définissent l’échange de données entre les systèmes internes du ministère ou de l’organisme ou avec un système gouvernemental externe. (Exemple d’interface interne : un système de programme qui génère des entrées sommaires pour consigner les résultats des opérations dans le grand livre général ou les sommes à verser dans le grand livre auxiliaire des comptes créditeurs. Exemple d’interface externe : la génération d’un fichier de paiement dans le Système normalisé des paiements de TPSGC);
• Exigences en matière d’intégration, qui décrivent les interactions entre les diverses composantes de la CS-GF.

V.4. Systèmes exclus de la postée

La CS-GF définira en détail des exigences de configuration indépendantes des logiciels pour les SMGFM. Même si les interfaces avec les systèmes des organismes centraux et/ou les systèmes communs sont incluses dans la portée générale de l’initiative pour garantir l’intégralité de l’information de gestion financière, la CS-GF exclut les exigences s’appliquant aux systèmes des organismes centraux/systèmes communs comme les systèmes du RG et d’autres systèmes de services communs (p. ex. administration de la paye et voyages).

Plus précisément, les systèmes suivants sont exclus de la CS-GF :

• systèmes propres à un programme (p. ex. systèmes de subventions et de contributions)
• systèmes propres à des programmes ministériels particuliers (p. ex. le grand livre général des recettes fiscales de l’ARC)
• ensemble des systèmes du receveur général
• Système régional de la paye
• systèmes d’approvisionnement (TPSGC)
• systèmes de services communs (p. ex. voyages)

VI.1. Composantes de la configuration commune des SGF

La figure 9 illustre les composantes des systèmes ministériels de gestion financière visées par la CS-GF.

Figure 9 - Version Textuelle

Ce diagramme vise à illustrer dans un graphique l’initiative, ses objectifs, les politiques sur lesquelles elle porte et la façon dont elle sera menée. Ce diagramme illustre la portée de l’initiative de configuration commune des systèmes de gestion financière (CS­GF) au moyen de trois cercles. Le cercle externe contient le nom des trois politiques dont découle l’initiative : la Loi sur la gestion des finances publiques, la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière, et le Cadre principal des politiques de gestion financière du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Le cercle du centre comporte le nom de chacune des onze composantes de l’initiative : la gestion des engagements, les approvisionnements, la gestion des dépenses et des paiements, la gestion du système, la gestion des biens, la gestion de l’inventaire, l’administration de la paye, la gestion des voyages, la gestion des recettes et des comptes débiteurs, la gestion du grand livre, et la planification et budgétisation. Enfin, le cercle interne forme un diagramme à secteurs divisé en trois secteurs, comportant chacun l’une des composantes suivantes : les rapports normalisés du gouvernement du Canada, la divulgation proactive, et les rapports de gestion financière. En outre, une case dans laquelle est inscrit le mot Rapports apparaît dans la partie supérieure du diagramme à secteurs.

Les exigences de la CS-GF seront regroupées par composante et des exigences particulières seront prévues pour chaque sous-composante. Chacune des composantes et des sous-composantes visées par la CS-GF sont décrites dans les sous-sections qui suivent.

VI.2. Planification, budgétisation et prévisions

La composante Planification, budgétisation et prévisions porte principalement sur les aspects ministériels du processus de planification et de budgétisation du GC. Les activités qui font partie du système de gestion des dépenses du gouvernement du Canada (Rapports sur les plans et les priorités, Budget principal des dépenses, mémoires au Cabinet, présentations au CT) en sont exclues.

En matière financière, on entend par « planification » le processus qui consiste à estimer les dépenses, les actifs et, s’il y a lieu, les recettes à venir, et qui, selon l’architecture des activités de programme, seront nécessaires pour assurer la prestation efficace des programmes et des services sur une période de plusieurs années. Les activités de planification salariale seront harmonisées avec les processus opérationnels communs de RH visant la planification des RH. Les activités de planification propres à la gestion des programmes sont exclues de la portée.

Les exigences en matière de configuration comprendront :

• le processus de planification financière;
• les processus de planification et de budgétisation annuelles et pluriannuelles qui comprennent la répartition des budgets originaux aux programmes, aux centres de responsabilité et aux projets;
• les activités correspondantes de prévisions et de réaffectations budgétaires.

Sous-composantes

• Planification salariale
• Planification opérationnelle
• Entrée des budgets de dépenses de fonctionnement, de gestion salariale, de recettes et de paiements de transfert
• Affectations budgétaires
• Rajustements budgétaires
• Analyse des prévisions et des scénarios.

VI.3. Gestion du grand livre général

La composante Gestion du grand livre général reconnaît que cette fonction est l’élément central d’un système de gestion financière. Toutes les transactions visant à enregistrer les activités financières doivent figurer au grand livre général, peu importe l’origine de l’opération. Les opérations engendrées par d’autres systèmes, tels les systèmes de programmes ou de rémunération, peuvent être imputées de façon détaillée ou sommaire selon les exigences en matière d’information et de rapports. Toutefois, les opérations sommaires doivent à tout le moins être affichées à un niveau qui respecte les exigences gouvernementales de classification comptable et d’autres caractéristiques requises pour les rapports financiers internes et externes.

Le grand livre général consigne les soldes des comptes selon la structure de classification du Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale, à savoir : autorisation; rapport financier; objet; responsabilité; et type d’opération^{Voir la note en bas de page 23} Les opérations sont également classées selon qu’il s’agit d’opérations internes (au sein du gouvernement) ou externes (c’est-à-dire des opérations reliées à des parties extérieures à l’entité déclarante du gouvernement du Canada), afin que le gouvernement puisse produire des états financiers consolidés qui excluent les opérations internes. Le grand livre général fournit également des soldes en fonction du Plan comptable ministériel, qui comprend la structure des comptes et des codes utilisés pour classifier et consigner les opérations financières et en rendre compte. Les exigences de configuration relatives au Plan comptable seront harmonisées avec les normes de l’IDOC au fur et à mesure de l’évolution de ces dernières.

La fonction de gestion du grand livre général comprend les sous-composantes suivantes :

• Définition des comptes du grand livre général
• Définition de la personne morale/du ministère
• Définition des opérations
• Écritures comptables et rajustements (écritures de journal, y compris toutes les affectations et les charges à payer)
• Mise à jour et fermeture de la période comptable
• Rapprochement des comptes

VI.4. Contrôle des affectations de crédits et des engagements

Dans le cadre de l’initiative de configuration commune des SGF, la composante Contrôle des affectations de crédit et des engagements se définit comme un processus partagé parmi de multiples projets et de multiples domaines.

Le contrôle des affectations de crédits et des engagements constitue une importante pratique de gestion qui fait partie intégrante d’une bonne fonction de contrôle budgétaire, de prévisions et d’affectation/réaffectation des ressources de programme dans les organisations gouvernementales. Conformément à l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, le solde disponible non grevé du crédit ou du poste devant la Chambre des Communes doit être suffisant avant qu’un organisme puisse conclure un contrat ou d’autres ententes.^{Voir la note en bas de page 24}

L’administrateur général ou toute autre personne responsable de l’administration d’un programme est chargé d’établir les procédures visant à assurer que les crédits parlementaires ne sont pas dépassés, que les engagements sont contrôlés et font l’objet de rapports et que les registres associés sont tenus à jour aux termes de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Les sous-composantes de ce domaine, dont l’énumération suit, reflètent les fonctions qu’un SMGFM doit offrir pour appuyer ces processus opérationnels communs de gestion financière :

• Contrôle des affectations de crédits
• Autorisation d’engagement
• Enregistrement des engagements préalables^{Voir la note en bas de page 25}
• Enregistrement des engagements fermes^{Voir la note en bas de page 26}
• Rajustements des engagements
• Disponibilité des fonds et mise à jour
• Rapprochement des comptes

VI.5. Approvisionnement

La première étape de la composante Approvisionnement, qui s’inspire du processus opérationnel commun « de l’approvisionnement au paiement » des PO-GF, est la détermination d’un besoin et la dernière étape est la transmission de la demande de paiement au receveur général. L’enregistrement des opérations concernant les cartes d’achat et les activités de vérification relatives à l’article 34 font également partie de cette composante. Il est à noter que les cartes d’achat sont considérées autant comme une méthode d’approvisionnement que comme une méthode de paiement et que ces deux aspects sont visés par la CS-GF.

La partie de la composante Approvisionnement qui concerne le contrôle des engagements et la disponibilité des fonds est incluse dans la composante Contrôle des affectations de crédits et des engagements (section VI.4 ci-dessus). La gestion des comptes créditeurs et des paiements est incluse dans la composante Gestion des dépenses et des paiements (section VI.6 ci-dessous). Les interactions avec la sous-composante de la gestion des actifs comprennent l’achat de biens ou la signature d’un contrat de location-achat.

En outre, les normes relatives aux éléments d’approvisionnement et aux données fournisseurs de l’IDOC sont aussi pertinentes pour cette composante. Il peut y avoir des interdépendances ou des interactions entre ces activités et d’autres composantes, par exemple lors de l’achat d’un bien ou d’articles stockés.

La définition des exigences de configuration pour la composante Approvisionnement a été établie dans la perspective de la gestion financière ministérielle. Les sous-composantes suivantes font partie de la composante Approvisionnement :

• Définition des besoins (demande)
• Gestion des bons de commande et contrats
• Gestion des autorisations (engagements des dépenses et passation de marchés [types de transactions autorisées])
• Réception et approbation des biens et des services (réception physique) (article 34)
• Gestion des retours, des notes de crédit et des remboursements
• Gestion des cartes d’achat
• Gestion des opérations relatives aux cartes d’achat (inscription et vérification)
• Rapprochement des comptes

VI.6. Gestion des dépenses et des paiements

La composante Gestion des dépenses et des paiements est constituée des processus qui entrent en jeu lorsque des dépenses qui se soldent par un compte créditeur sont enregistrées (que ce soit par l’interface des systèmes de programmes, par l’interface d’un autre système interne, ou par le biais d’une autre sous-composante comme l’approvisionnement), lorsque des factures sont enregistrées ou lorsque des paiements sont effectués. La vérification des comptes, y compris les méthodes connexes d’échantillonnage statistique, est également incluse dans la portée.

Les processus définis pour le domaine des dépenses et comptes créditeurs ainsi que pour le domaine des paiements de transfert des PO-GF forment le point de départ de la portée de cette composante. Selon le ministère ou l’organisme, les activités de paiements peuvent inclure les systèmes de programmes qui fournissent des données de paiement aux SMGFM.

La fonction de gestion des paiements comprend les exigences relatives au traitement des renseignements sur les fournisseurs et les demandes de paiement de la part de fournisseurs externes, de bénéficiaires et d’employés (ci-après appelés collectivement « fournisseurs »). Les exigences de configuration des fournisseurs sont pertinentes pour cette composante ainsi que pour la composante Approvisionnement (section VI.5 ci-dessus) et elles seront harmonisées aux normes de données communes de l’IDOC au fur et à mesure de leur évolution.

Le processus de facturation des règlements interministériels (RI) est amorcé par le ministère qui fournit le bien ou le service et les RI sont payés ou réglés par le ministère client. Pour simplifier leur présentation, les exigences relatives aux RI, c’est-à-dire les paiements pour régler un RI lorsque le processus de facturation a été amorcé, sont inclus dans la sous-composante Gestion de la facturation (section VI.7 ci-dessous).

La fonction de gestion des dépenses et des paiements comprend les sous-composantes suivantes:

• Tenue à jour des renseignements sur les fournisseurs (y compris les données sur les employés)
• Enregistrement des dépenses et des comptes créditeurs (y compris les comptes créditeurs à payer à la fin de l’exercice)
• Vérification et certification de la réception des biens et des services (article 34)
• Gestion des factures (entrée et approbations)
• Création des paiements (y compris les retenues, les paiements récurrents et les paiements urgents ainsi que les intérêts sur les comptes en souffrance)
• Vérification et certification des demandes de paiement (article 33)
• Création et transmission des fichiers de paiement
• Enregistrement des paiements effectués et des références du paiement
• Suivi des paiements et mesures postérieures à prendre
• Rapprochement des comptes

VI.7. Gestion des recettes et des comptes débiteurs

Les ministères et les organismes offrent au public, à d’autres ordres de gouvernement et à d’autres ministères gouvernementaux une vaste gamme de produits et de services générateurs de recettes. Parmi ces produits et services, citons les permis, les frais d’utilisation, les amendes, les licences, les produits d’information et un éventail de services administratifs internes.

Seules les recettes non fiscales sont incluses dans la portée de l’initiative de la CS-GF.

La première étape de la composante Gestion des recettes et des comptes débiteurs est l’amorce d’une opération concernant un bien ou un service (la présentation d’une commande, la négociation d’une entente de service ou d’un protocole d’entente et l’émission d’un avis de cotisation ou d’un constat d’amende). Les ministères produisent une facture ou engagent un règlement interministériel, révisent les factures au besoin (retours , pénalité d’intérêt, etc.) et perçoivent et déposent les sommes ou les règlements interministériels.

La fonction de gestion des recettes et des comptes débiteurs doit permettre la création et la gestion de comptes-clients (et particulièrement la gestion de l’exposition au risque de crédit que représente le client). Elle doit aussi permettre de lier ces comptes aux comptes équivalents des fournisseurs aux fins de compensation. Enfin, les exigences de configuration client seront harmonisées avec les normes de données de l’IDOC au fur et à mesure de leur évolution.

Selon le bien ou service en question, un système de programme ou un SMGFM présente les produits ou services offerts en vente, enregistre les commandes, amorce le processus de livraison du bien ou du service (interrelié aux stocks), et établit et émet des factures (y compris les RI) dans une vaste gamme de formats adaptés au type d’opération génératrice de recettes. La constatation des recettes, y compris les produits constatés d’avance, doit être gérée et le grand livre des comptes débiteurs doit être tenu à jour et faire l’objet d’un rapprochement complet avec le grand livre général. Les rapports pertinents, les notifications, les avis de retard et les informations disponibles en ligne doivent faciliter les activités de recouvrement, s’il y a lieu. La fonction doit également favoriser l’application des paiements reçus et tout rajustement nécessaire aux factures en souffrance ainsi que l’enregistrement et le rapprochement des dépôts aux comptes de contrôle du receveur général et aux comptes d’attente des RI.

La fonction Gestion des recettes et des comptes débiteurs comprend les sous-composantes suivantes :

• Gestion des renseignements sur les clients (y compris des données sur les employés)
• Gestion des commandes (interreliées aux stocks)
• Gestion de la facturation (y compris les règlements interministériels)
• Enregistrement des recettes et des comptes débiteurs (y compris les revenus disponibles et les revenus courus et les comptes débiteurs courus à la fin de l’exercice)
• Gestion des comptes débiteurs (y compris les retours, les articles contestés, les activités de recouvrement, les rajustements, les radiations, les saisies-arrêts et les compensations)
• Gestion des rentrées de fonds et enregistrement des dépôts
• Rapprochement des comptes

Il est à noter que la livraison des biens et des services en question enclenche le processus de facturation, mais qu’elle est considérée comme une fonction de programme et qu’à ce titre, elle est exclue de la portée de la composante Gestion des recettes et des comptes débiteurs. Le déstockage d’articles par suite d’une commande d’un client, quant à lui, s’inscrit dans la portée de la fonction de gestion des stocks.

VI.8. Gestion des stocks

Aux fins de la comptabilité publique, les articles conservés dans les stocks sont des marchandises achetées ou produites qui ne sont pas immédiatement consommées. Ils sont enregistrés à titre d’actifs jusqu’à ce qu’ils soient retirés des stocks aux fins de consommation ou de vente, moment auquel ils sont imputés aux charges. Il existe deux types fondamentaux de stocks : les stocks de matières consommables, qui, comme leur nom l’indique, sont destinés à être consommés directement ou indirectement, dans les extrants de programme (équipement, pièces de rechange, vaccins, carburant, etc.); et les stocks destinés à la revente, qui comprennent des articles qui seront vendus ou utilisés pour produire un article qui sera vendu à des intervenants de l’extérieur du gouvernement du Canada (p. ex. des produits d’information). Les articles conservés dans les stocks ont généralement une durée de vie de moins d’un an. ^{Voir la note en bas de page 27}

La première étape de la composante Gestion des stocks est l’établissement de prévisions de l’offre/de la demande qui permettront de déterminer s’il est nécessaire d’acquérir des articles supplémentaires. Les articles conservés dans les stocks sont acquis et/ou produits puis entreposés dans des entrepôts ou des magasins. Les articles attrayants (matériel électronique, etc.) et les articles contrôlés (armes à feu, munitions, etc.) sont généralement entreposés dans des endroits séparés et font l’objet d’une surveillance et d’un contrôle accrus.

On fait le suivi des stocks et on procède à leur dénombrement. De plus, on évalue régulièrement leur degré d’utilisation et leur valeur. En fin de compte, les articles sont utilisés lorsqu’ils sont vendus ou consommés. Dans certains cas, les articles en stock peuvent être utilisés dans le cadre d’un projet d’immobilisations et sont par la suite capitalisés (p. ex. pièces de rechange pour la remise en état d’un avion ou d’un navire). Les articles endommagés, excédentaires ou expirés sont éliminés des stocks et radiés des livres.

La première étape de la gestion des stocks consiste à recevoir et à consigner les articles acquis au moyen de la fonction de réception des biens. L’enregistrement des articles en stock comprend les quantités reçues et les coûts correspondants; à cette fin, l’une des quatre méthodes prescrites par la Norme comptable 3.4 doit être utilisée, c’est-à-dire coût propre, coût moyen, méthode du premier entré, premier sorti (PEPS) ou méthode de comptabilisation à coûts préétablis. L’enregistrement des articles en stock comprend aussi de nombreux renseignements sur l’article même (numéro d’entrepôt ou de magasin, numéro d’article, catégorie et type de marchandise, emplacement, caractéristiques propres, etc.). Les exigences de configuration concernant les numéros d’article seront harmonisées aux normes de données communes de l’IDOC au fur et à mesure de leur évolution.

L’acquisition de stocks rentre dans la composante Approvisionnement (section VI.5 ci-dessus) et n’est pas comprise dans la portée de la fonction de gestion des stocks.

Les registres des stocks doivent également indiquer certains éléments particuliers, par exemple matières dangereuses, dates d’expiration, exigences spéciales de manutention, ou manutention d’articles spéciaux comme les armes à feu et les munitions. La fonction doit également permettre le transfert des articles entre les magasins ou les entrepôts et devrait également permettre de faire un dénombrement cyclique ou périodique efficace. La fonction doit aussi permettre de disposer des articles désuets, excédentaires ou endommagés. Si l’article est désigné comme manquant ou perdu à la suite d’un dénombrement ou par tout autre moyen, il doit être radié. Enfin, la fonction doit faciliter le rapprochement des enregistrements des stocks au grand livre général ainsi qu’aux états financiers vérifiés des ministères.

La gestion des stocks, qui est interreliée à la composante Approvisionnement, comprend les sous-composantes suivantes :

• Prévision de l’offre et de la demande (qui est interreliée à la composante Approvisionnement et à la composante Recettes/comptes débiteurs [gestion des commandes])
• Réapprovisionnement/achat d’articles (qui sont interreliés à la composante Approvisionnement)
• Enregistrement des articles achetés (qui est interrelié à la composante Approvisionnement)
• Gestion des stocks (transfert, dénombrement ainsi que désignation et enregistrement des articles désuets, excédentaires, endommagés ou expirés)
• Déstockage d’articles pour vente ou consommation
• Rapprochement des comptes

VI.9. Gestion des actifs

Les ministères et les organismes acquièrent, louent et se constituent une vaste gamme d’avoirs, notamment des terrains, des immeubles, des biens militaires, des véhicules, des routes, des améliorations locatives, du mobilier de bureau et des accessoires fixes, de même que du matériel informatique et des logiciels.

Aux fins de la comptabilité publique, les immobilisations sont généralement les biens corporels achetés, construits ou mis au point qui sont conservés pour être utilisés de façon systématique et qui ne sont pas destinés à être revendus dans le cours normal des activités du ministère ou de l’organisme. Leur durée de vie est de plus d’un an et leur coût individuel doit s’élever à plus de 10 000 $, mais les ministères et les organismes peuvent établir un seuil moins élevé pour différentes catégories d’immobilisations. Nombre de ministères et d’organismes gèrent et contrôlent également des « avoirs non capitalisés » qui sont souvent des articles attrayants, comme des ordinateurs portatifs, qui ne correspondent pas aux seuils financiers de la politique aux fins de la capitalisation.

Pour la majorité des catégories d’actifs, la première étape de la composante Gestion des actifs est généralement un processus de planification des investissements en capital qui consiste à déterminer les grands investissements à faire dans des immobilisations et à en établir le budget sur plusieurs années. Les actifs sont acquis, construits ou loués (contrat de location-achat). Une fois en place, les actifs sont utilisés, entretenus, surveillés, amortis et évalués. À la fin de leur vie utile, ils sont éliminés par les ministères et organismes.

L’achat d’un actif, à titre individuel ou dans le cadre d’un projet de construction, ou la passation d’un contrat de location-achat s’inscrivent dans la fonction Approvisionnement, mais sont exclus de la portée de la fonction de gestion des actifs.

La première étape de la fonction de gestion des actifs est l’enregistrement d’un actif ou d’un contrat de location-achat par le biais de la fonction de réception des biens. L’enregistrement d’un actif doit inclure non seulement les détails financiers pertinents (valeur au moment de l’achat, valeur accumulée de la construction ou valeur du contrat de location-achat), mais également divers renseignements au sujet de l’avoir même (catégorie et type, durée de vie utile, emplacement, détenteur, numéro d’identification ou d’étiquette, etc.).

La fonction doit également permettre le déménagement des avoirs, leur transfert entre différents détenteurs, leur identification et leur dénombrement, leur amortissement ou leur dépréciation, leur réparation (amélioration) ou leur entretien, ainsi que leur évaluation. L’aliénation des actifs doit également être enregistrée, l’actif supprimé du registre et les résultats financiers consignés. La fonction doit permettre le rapprochement du dossier de l’actif avec le grand livre général et avec les états financiers vérifiés des ministères.

La fonction de gestion des actifs comprend les sous-composantes suivantes :

• Évaluation des besoins et planification des actifs
• Enregistrement des actifs capitalisés (achat, élaboration, construction)
• Exploitation, utilisation et entretien des actifs capitalisés (y compris l’amortissement)
• Enregistrement et gestion des actifs non capitalisés
• Aliénation des actifs (vente, transfert, etc.,)
• Rapprochement des comptes

VI.10. Administration de la paye

La portée de la composante Administration de la paye repose sur les activités du ministère ou de l’organisme, selon la définition qu’en donne la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière pour l’administration de la paye. La comptabilité de la paye et les contrôles financiers exercés sur les processus d’administration de la paye font partie de la gestion financière, tandis que les politiques et les procédures de rémunération des employés appartiennent à la gestion des RH. Par conséquent, le dirigeant principal des finances (DPF) et la haute direction des RH partagent la responsabilité de l’administration de la paye au sein des ministères.

Aux fins de la CS-GF, la « paye » se limite au montant de la paye brute et aux opérations de paye, selon la description qu’on en trouve dans le fichier des dépenses de paye détaillées du Système régional de la paye (SRP)^{Voir la note en bas de page 28}, qui comprend les éléments suivants :

• la paye de base
• les indemnités
• la paye supplémentaire (y compris les heures supplémentaires)
• les rajustements et les retours de crédit, y compris les recouvrements, les saisies-arrêts, les rajustements de retenues non législatives, etc.

Les activités de configuration se rapportant à l’administration de la paye dans un SMGFM sont les suivantes :

• Planification opérationnelle : Processus de planification ministérielle, y compris la gestion salariale, et l’enregistrement des engagements (sous la composante Budgétisation, planification et prévisions)
• Processus antérieurs à la paye : Les processus de paye de TPSGC ainsi que les processus de paye et de RH des ministères, tels qu’ils sont définis aux fins de l’Initiative des processus opérationnels communs en matière de RH du BDPRH et exigés en vertu de la LGFP et des politiques connexes du CT concernant l’engagement des dépenses, l’art. 32 de la LGFP, l’art. 34 de la LGFP, l’assurance de la qualité pour démontrer le caractère satisfaisant de la vérification en vertu de l’art. 34 de la LGFP (exécutée avant ou après le paiement par un agent à qui le pouvoir a été délégué en vertu de l’art. 33 de la LGFP), l’art. 33 de la LGFP et la gestion salariale;
• Processus postérieurs à la paye : Les processus et les activités d’enregistrement et de comptabilisation de la paye des ministères et de TPSGC, ce qui comprend la réalisation de la vérification en vertu de l’art. 34 de la LGFP, l’assurance de la qualité pour démontrer le caractère satisfaisant de la vérification en vertu de l’art. 34 de la LGFP (exécutée avant ou après le paiement par un agent à qui le pouvoir a été délégué en vertu de l’art. 33 de la LGFP), les rajustements des engagements et la gestion salariale.

Il est à noter que dans certains ministères et organismes, les processus antérieurs à la paye peuvent comprendre la déclaration du temps des employés et des consultants. Aux fins de l’administration de la paye, le temps déclaré peut servir au calcul du paiement des heures supplémentaires et il peut dans certains cas être un élément déclencheur des paiements aux consultants, des factures pour les dépenses récupérables, de l’enregistrement des coûts d’un projet, et/ou de la répartition des coûts aux fins de leur comptabilisation. À titre de source de renseignements sur diverses facettes de la gestion financière, la déclaration du temps fait partie de la portée de cette composante.

Les processus de paye de TPSGC et les activités correspondantes tels qu’ils sont définis dans les opérations de paye de TPSGC sont exclus de la CS-GF, car ils sont du ressort de TPSGC et non pas du SMGFM.

Les activités de gestion financière suivantes s’inscrivent dans la portée de la composante:

• Gestion salariale (y compris l’attribution des tâches)
• Déclaration du temps (en tant que source de renseignements pour diverses facettes de la gestion financière)
• Enregistrement des opérations de la paye brute
• Comptabilisation de la paye brute
• Gestion des opérations salariales relatives à des détachements à l’intérieur du gouvernement du Canada
• Gestion des opérations salariales relatives à des échanges de personnel
• Rapprochement des saisies-arrêts et des avances salariales

Il existe des interrelations entre l’administration de la paye et le contrôle des affectations de crédit et des engagements, avec le système de gestion des ressources humaines des ministères et des organismes et avec le Système régional de la paye de TPSGC.

VI.11 Gestion des voyages et des réinstallations

La composante Gestion des voyages et des réinstallations est définie et décrite dans la perspective de la gestion financière ministérielle. La première étape de la composante Gestion des voyages et des réinstallations est la détermination des besoins en matière de voyages et la dernière étape est l’enregistrement du paiement d’une demande de remboursement approuvée. La planification des voyages et les réservations s’inscrivent dans le processus général de gestion des voyages, mais sont exclues de la portée du SMGF, car elles font partie des services communs fournis par le service de gestion des voyages de TPSGC.

La première étape de la gestion des réinstallations est l’autorisation de la réinstallation d’un employé et la dernière étape est l’enregistrement de la ou des demandes de remboursement approuvées. Les avantages auxquels les employés ont droit en cas de réinstallation, qui sont établis dans la Directive sur la réinstallation, peuvent comprendre les coûts reliés à la vente d’une maison, à une location temporaire, les frais d’expédition et d’entreposage, les frais de recherche d’une maison, la garde des personnes à charge et les déplacements.

Cette composante a des interdépendances ou des interactions avec beaucoup d’autres composantes de la CS-GF. La gestion et le contrôle des engagements liés aux voyages et aux réinstallations sont examinés dans la composante Contrôle des affectations de crédits et des engagements (section VI.4 ci-dessus); le recouvrement des avances est examiné dans la composante Gestion des recettes et des comptes débiteurs (section VI.7 ci-dessus); et la gestion des paiements est examinée dans la composante Gestion des dépenses et des paiements (section VI.6 ci-dessus).

Les activités de gestion financière suivantes s’inscrivent dans la portée de cette composante :

• Gestion des demandes de voyages (y compris les demandes d’avance de la part d’un voyageur)
• Autorisation de voyage
• Gestion des demandes de remboursement de frais de voyage et de frais de réinstallation
• Vérification des comptes
• Gestion des recouvrements ou des règlements
• Gestion des cartes de voyage (recouvrement ou saisie-arrêt des cartes de voyage désignées (CVD) individuelles des voyageurs)
• Gestion des comptes pour les cartes de voyage désignées des centres de responsabilité (CVDCR) d’un ministère
• Rapprochement des comptes

VI.12. Rapports

La composante Rapports englobe la vaste gamme des exigences du gouvernement du Canada qu’il faut respecter en matière de production de rapports financiers à l’échelle du gouvernement ou à l’échelle ministérielle, et notamment :

• Divulgation proactive (p. ex. marchés, subventions et contributions, frais de voyage et d’accueil)
• Rendement ministériel(p. ex. états financiers des ministères)
• Rapports sur les opérations (p. ex. planification et budgétisation; passation de marchés et approvisionnement; utilisation des ressources)
• Rapports à l’échelle du gouvernement (p. ex. Comptes publics; rapports d’organismes centraux; rapports exigés par la loi)
• Demandes de renseignements du public (p. ex. AIPRP, demandes spéciales, questions parlementaires)

Les exigences en matière de rapports peuvent s’articuler autour de diverses perspectives, notamment :

• la perspective financière (p. ex. balance de vérification, états financiers vérifiés, rapports financiers internes/externes, comptabilité de gestion, rapport sur les opérations [RH, actifs/matériel, etc.], rapport de bilan [retenues, comptes à usage déterminé, etc.] et rapports types de vérification);
• la perspective budgétaire : (p. ex. rapports de solde disponible, rapports sur les engagements et rapports sur les résultats globaux de la gestion financière)
• la perspective des résultats : (p. ex. architecture d’activités de programme, cadre de gestion du rendement)

Les exigences en matière de rapports sont respectées grâce à divers outils conçus sur mesure et que la composante Rapports de la CS-GF doit prendre en considération. Parmi ces outils, citons la fonction d’impression de formulaires, les fonctions de listes, les rapports types, l’intégration de l’entrepôt de données et les rapports, les téléchargements, les données/cubes et les analyses par simulation, les demandes des utilisateurs finaux ou les outils de rapports, les rapports définis sur mesure ou les portails des employés ou des gestionnaires.

Nombre d’exigences en matière de rapports prévoient l’intégration de données financières et non financières qui ne se trouvent généralement pas dans un même système.

La composante Rapports de la CS-GF comprend les sous-composantes suivantes :

• Budgétisation, planification et prévisions
• Gestion des ressources (affectation et réaffectation des ressources)
• Rapports sur le budget et le solde disponible
• Rapports axés sur les résultats (AAP)
• Fonction de contrôle, rapports financiers et rapports de fermeture
• Rapports des organismes centraux
• Rapports externes, transparence et divulgation proactive

VI.13. Gestion des systèmes/Interfonctionnalité

La composante Gestion des systèmes/Interfonctionnalité soutient le traitement des opérations de toutes les composantes et des divers contrôles de sécurité servant à protéger la confidentialité, l’intégrité et l’accessibilité des données financières contenues dans le SMGFM. Afin de répondre aux exigences de sécurité, le système financier de base doit faire en sorte que les contrôles de la gestion et des opérations ainsi que les contrôles techniques de sécurité de base soient effectués. Il doit assurer l’intégrité et la fiabilité des opérations en général; permettre la recherche, l’accès et le formatage de l’information; et s’appuyer sur une bonne documentation.

Les exigences en matière de gestion des systèmes comprennent les suivantes :

• Gestion des données de référence (p. ex. fournisseurs, plan comptable, clients, articles d’approvisionnement)
• Pouvoirs financiers (y compris l’authentification et l’autorisation électroniques ou AAE)
• Pistes de vérification
• Contrôles d’accès et autres caractéristiques de sécurité
• Gestion de l’interopérabilité/interface
• Autres exigences de configuration interfonctionnelle des systèmes comme l’ouverture/la fermeture de périodes, les exercices financiers et les codes d’entités multiples.

Définitions

Activité financière

( financial event) – Activité ayant des conséquences financières pour le gouvernement du Canada.

Classification du type d’opération (interne et externe)

( transaction type [internal/external classification]) – Détermine les opérations gouvernementales comme étant internes ou externes (c.-à-d., celles ne faisant pas partie de l’entité de déclaration du gouvernement du Canada), permettant l’établissement d’états financiers consolidés qui excluent les opérations internes.

Classification par autorisation

( authority classification) – Dérivée du Budget des dépenses et désigne le crédit parlementaire, la loi ou une autre autorisation législative en vertu de laquelle l’opération est autorisée. Elle permet également de déterminer si l’opération est budgétaire ou non budgétaire et is elle a ou non un caractère législatif.

Classification par objet

( object classification) – Désigne le type de biens ou de services acquis, les paiements de transfert, la source de recettes ou la cause des augmentations ou des diminutions de l’actif et du passif.

Classification par programme

( program classification) – Dérivée du Budget des dépenses et identifie les activités de programme en fonction de l’architecture des activités des programmes. La ventilation des dépenses de chaque programme jusqu’au niveau des activités et aux niveaux inférieurs permet de regrouper les dépenses afin de rendre compte de l’utilisation des ressources pour obtenir les résultats et le résultat stratégique.

Classification par rapports financiers

( financial reporting classification) – Désigne le compte pertinent de l’actif, du passif, des capitaux propres, des recettes ou des charges en vue de la tenue à jour du Grand livre général du receveur général et de l’établissement des états financiers et des comptes publics du Canada.

Classification par responsabilité

( responsibility classification) – Identifie l’unité organisationnelle qui est responsable de l’opération et doit en rendre compte. La structure de responsabilité doit être conforme à la structure organisationnelle permettant le regroupement au niveau du ministère ou de l’organisme.

Comptes du Canada

( Accounts of Canada) – Registre central tenu par le receveur général pour l’enregistrement des opérations financières et des soldes de compte du gouvernement du Canada. Les comptes du Canada comprennent une classification récapitulative des opérations et des soldes de compte par responsabilité par rapports financiers, par autorité, par programme, par objet et par type d’opération.

Configuration du regroupement d’usagers des SGF

( FMS cluster configuration) – Paramètres propres à un système ou programme personnalisé fourni par le regroupement aux ministères et qui répond aux besoins opérationnels génériques

Information financière

( financial information) – Toute donnée, information et connaissance utilisée pour comprendre, gérer et rendre compte des aspects monétaires d’une activité. L’information financière ne se limite pas aux données comptables; elle inclut les renseignements et les connaissances agrégés, élaborés et utilisés pour comprendre, gérer et rendre compte des aspects monétaires de toute activité.

Plan comptable ministériel

( departmental chart of accounts) – Liste contenant les comptes et les codes du ministère pour tous les champs du bloc de codage à l’échelle de l’administration fédérale qui est utilisée pour classifier et enregistrer les opérations financières ainsi qu’en rendre compte.

Pratiques et contrôles de gestion

( management practices and controls) – Politiques, processus, procédures et systèmes qui permettent à un ministère de mettre en oeuvre ses programmes et ses activités, d’utiliser ses ressources de manière efficiente et efficace, d’exercer une intendance solide, de remplir ses obligations et d’atteindre ses objectifs.

Regroupement d’usagers du système de gestion des finances et du matériel (SGFM)

( Financial and Materiel Management Systems [FMMS] Cluster Group) – Groupe de ministères travaillant ensemble dans le but de promouvoir et d’instaurer des solutions opérationnelles normalisées pour la gestion interopérable des finances et du matériel au gouvernement du Canada.

Source faisant autorité

( authoritative source) – Le « système » (ou le « contenant ») qui détient la version officielle de l’information ou de la décision. La source faisant autorité peut être automatisée ou manuelle.

Systèmes de gestion financière (SGF)

(financial management systems [FMS]) – Combinaison de processus opérationnels (de bout en bout, automatisés et manuels), de procédures, de contrôles, de données et d’applications logicielles répartis selon les catégories suivantes : systèmes ministériels de gestion des finances et du matériel (SMGFM), ou systèmes de programmes et systèmes centraux produisant de l’information financière et de l’information non financière connexe.

Les systèmes de gestion financière servent à l’une ou l’autre des fins suivantes :

• collecte, traitement, tenue, transmission et déclaration de données sur les activités financières et reddition de comptes sur les actifs, passifs et avoirs connexes;
• soutien des activités de gestion financière, de planification, de budgétisation et de prise de décisions;
• collecte des données sur les coûts et rapports connexes;
• appui de l’élaboration de rapports internes et externes, tels que les états financiers ministériels et l’information pour les Comptes publics du Canada.

Système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM)

( DFMMS – Departmental Financial and Materiel Management System) – Système dont les objectifs principaux consistent à démontrer que le gouvernement respecte les pouvoirs financiers conférés par le Parlement, se conforme aux conventions comptables du gouvernement, informe le public au moyen des états financiers ministériels, fournit des renseignements sur les finances et le matériel aux fins de gestion et de contrôle, communique de l’information nécessaire à l’analyse économique et à l’élaboration des politiques, répond aux besoins en matière de présentation de rapports des organismes centraux et établit les assises de la vérification.

Systèmes de programmes

( program systems) – Systèmes qui appuient les programmes et assurent la fonctionnalité opérationnelle en fournissant des données aux systèmes ministériels de gestion des finances et du matériel ( SMGFM) ou aux systèmes centraux de gestion financière, ou en extrayant des données de ces systèmes, qui produisent des rapports ou de l’information financière importante pour la gestion financière ou la gestion générale des ministères ou des organismes, sur une base consolidée ou non.

Sigles

AAP:

Architecture des activités de programme

ADPF:

Adjoint au dirigeant principal des finances

AG:

Administrateur général

ASF:

Autorité des systèmes financiers

BCG:

Bureau du contrôleur général

BGP:

Bureau de gestion de projet

CT:

Conseil du Trésor

DPF:

Dirigeant principal des finances

GC:

Gouvernement du Canada

GI:

Gestion de l’information

IDOC:

Initiative des données opérationnelles communes

ISVP:

Initiatives des services de voyage partagés

LGFP:

Loi sur la gestion des finances publiques

MJANR:

Mise à jour annuelle des niveaux de référence

PO-GF; PO-GF communs:

Processus opérationnels communs en gestion financière

RACI:

Responsable, agent comptable, consulté et informé

RG:

Receveur général

RH:

Ressources humaines

RPP:

Rapport sur les plans et les priorités

S et G:

Subventions et contributions

SCT:

Secrétariat du Conseil du Trésor

SFMC:

Système financier ministériel commun

SGA:

Systèmes de gestion des actifs

SGDDI:

Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information

SIFM:

Système intégré des finances et du matériel

TI:

Technologie de l’information

Liens entre les PO-GF, l’IDOC et la CS-GF

Le tableau qui suit illustre les liens entre les trois initiatives qui sont menées sous la direction de l’Autorité des systèmes financiers du Bureau du contrôleur général, soit les PO-GF, l’IDOC et la CS-GF.

Annexe C – Projets des PO-GF

Ce tableau expose la portée et les échéances actuelles des projets dans le cadre de l’initiative des PO-GF. La liste sera mise à jour au fur et à mesure de l’approbation des projets. Pour en savoir plus, se reporter au Document sur la portée des PO-GF.