Directive du commissaire 564-5 : accès au Centre d’information de la police canadienne

Directive du commissaire

Numéro: 564-5

En vigueur: 2018-09-17

Sujets Connexes

Instruments habilitants

But

Veiller à ce que toute utilisation du système du Centre d’information de la police canadienne par le Service correctionnel du Canada respecte le protocole d’entente conclu avec la Gendarmerie royale du Canada/les Services nationaux de police et soit licite et conforme aux exigences du Manuel des principes directeurs et du Manuel de l’utilisateur du Centre d’information de la police canadienne

Champ d'application

S’applique à tous les membres du personnel autorisés qui utilisent le système du Centre d’information de la police canadienne

Contenu

Responsabilités

  1. Le commissaire adjoint, Opérations et programmes correctionnels, approuvera et signera le protocole d’entente entre la Gendarmerie royale du Canada (GRC)/les Services nationaux de police (SNP) et le Service correctionnel du Canada (SCC) relativement à l’accès au Centre d’information de la police canadienne (CIPC).
  2. Ce protocole d’entente établit le niveau de service de l’organisation en fonction de son mandat d’application de la loi défini aux termes de la LSCMLC. Le niveau établi par l’entente est de catégorie II (C), à l’exception du Centre national de surveillance, dont le niveau de service est de catégorie II (C) avec privilèges aux fins de la délivrance de mandats dans l’éventualité d’une interruption de service du Système de gestion des délinquant(e)s (SGD). Le Centre national de surveillance tiendra lieu de principal point de contact pour les organismes d’application de la loi.
  3. Le directeur général, Sécurité, veillera à la sécurité, à l’intégrité et au fonctionnement du système du CIPC au SCC, ainsi qu’au respect par le personnel de toutes les politiques et procédures établies dans la présente directive et dans le Manuel des principes directeurs du CIPC de la GRC/des SNP.
  4. Le directeur, Division de la sécurité du Ministère, veillera à ce qu’un coordonnateur national du CIPC soit nommé.
  5. Le coordonnateur national du CIPC :
    1. établira des politiques et des procédures régissant la sécurité, l’intégrité et le fonctionnement du système du CIPC, ainsi que la conformité en ce qui a trait à l’accès à celui-ci
    2. demeurera en liaison avec la GRC/les SNP afin de négocier un protocole d’entente et de l’officialiser.
  6. L’administrateur national du CIPC :
    1. veillera à ce que, avant de se voir accorder l’accès au système du CIPC, chaque utilisateur du CIPC autorisé :
      1. ait fait l’objet d’une vérification du casier judiciaire avec empreintes digitales au dossier
      2. ait réussi le cours approuvé du CIPC
      3. ait signé le formulaire « Reconnaissance des restrictions concernant la manipulation du matériel, des dossiers et des renseignements du CIPC » (annexe I.2-A : Reconnaissance des restrictions concernant l’accès au CIPC – Manuel des principes directeurs du CIPC)
    2. attribuera un numéro d’identification à tous les utilisateurs autorisés
    3. attribuera l’indicatif du service émetteur (IND) à chaque unité opérationnelle.
  7. Le sous-commissaire adjoint, Services intégrés :
    1. veillera à ce qu’un coordonnateur régional du CIPC soit désigné
    2. veillera à la sécurité, à l’intégrité et au fonctionnement du système du CIPC au SCC, ainsi qu’au respect par le personnel de toutes les politiques et procédures établies dans la présente directive et dans le Manuel des principes directeurs du CIPC de la GRC/des SNP.
  8. Le coordonnateur régional du CIPC :
    1. tiendra à jour une liste de tous les utilisateurs du CIPC et informera l’administrateur national du CIPC de tout changement ou déplacement temporaire ou permanent
    2. enverra à l’administrateur national du CIPC tous les formulaires dûment remplis et les documents concernant les utilisateurs du CIPC de la région.
  9. Le directeur de l’établissement/du district :
    1. veillera à ce que le coordonnateur régional du CIPC soit informé de tout changement concernant les utilisateurs du CIPC et/ou leur statut
    2. sera responsable de l’intégrité et de la sécurité du système du CIPC au SCC, ainsi que de l’accès à celui-ci, et s’assurera que toutes les politiques et procédures établies dans la présente directive et dans le Manuel des principes directeurs du CIPC de la GRC/des SNP sont respectées
    3. veillera à ce que tous les employés du SCC qui ont accès au système du CIPC respectent le protocole d’entente en vigueur. Le système du CIPC peut être utilisé pour mener une enquête sommaire sur des visiteurs et/ou des détenus et, au besoin, en vue de la réhabilitation ou de la réinsertion sociale de délinquants. Toutefois, l’accès à la banque de données étant limité, ce système ne peut être utilisé pour procéder à la vérification d’antécédents, des enquêtes, des autorisations ou autres évaluations concernant des bénévoles, des travailleurs ou des contractuels
    4. veillera à ce que tous les employés du SCC qui ont accès au système du CIPC aient obtenu le formulaire de consentement signé et vérifié l’identité au moyen d’une pièce d’identité officielle de la personne faisant l’objet d’une interrogation du système, autorisant une seule interrogation du système (à l’exception des interrogations du CIPC concernant les délinquants)
    5. s’assurera que toute personne non à l’emploi du SCC ou de la Commission des libérations conditionnelles du Canada qui se rend à un établissement uniquement à titre de participant actif ou passif à une audience de la Commission ne fera pas l’objet d’une interrogation du CIPC. Cette personne sera cependant assujettie aux politiques et procédures de l’établissement concernant les fouilles et les passages à l’entrée principale, conformément à la DC 566-1 – Contrôle des entrées et sorties des établissements.
  10. Le superviseur du Centre national de surveillance :
    1. répondra aux demandes urgentes des services de police et des autres organismes d’application de la loi de l’ensemble du Canada
    2. s’assurera que les mandats délivrés sont consignés dans le système du CIPC lorsque le SGD n’est pas en service
    3. veillera à la tenue à jour du système du CIPC (suppression des entrées manuelles) dès que le SGD redevient fonctionnel.

Utilisateurs du CIPC autorisés

  1. Dans chaque unité opérationnelle, les utilisateurs du CIPC se limiteront aux personnes suivantes :
    1. l’agent du renseignement de sécurité et son personnel/commis de soutien
    2. le conseiller régional, Gestion des peines, et le chef, Gestion des peines, ainsi que leur personnel de soutien
    3. le personnel de soutien chargé de l’évaluation initiale
    4. tout autre membre du personnel du SCC ayant besoin d’avoir accès au système du CIPC pour s’acquitter de ses fonctions professionnelles courantes, pourvu que le coordonnateur national du CIPC estime que cet accès est nécessaire.
  2. Tous les utilisateurs du CIPC qui ont accès au système du CIPC doivent :
    1. détenir une autorisation de sécurité ou une cote de fiabilité valide obtenue après avoir soumis leurs empreintes digitales conformément à la politique du CIPC
    2. avoir un compte actif de l’infrastructure à clés publiques (p. ex., Entrust Authority)
    3. avoir réussi le cours obligatoire du CIPC donné par la GRC/les SNP
    4. ne jamais fournir leur code d’utilisateur, leur accès et/ou leur mot de passe à qui que ce soit
    5. veiller à interroger le système du CIPC que dans des zones d’accès restreint conformément à la DC 564-2 – Sécurité matérielle du Ministère. Lorsque l’ordinateur du SCC que détient l’utilisateur du CIPC est de nature mobile (p. ex., un portatif ou une tablette), l’utilisateur s’assurera, durant l’interrogation du système du CIPC, que l’accès à son espace environnant immédiat est limité aux personnes autorisées et que l’information affichée sur l’écran est protégée des personnes n’ayant pas besoin de savoir
    6. s’abstenir de divulguer des renseignements du CIPC à une personne qui n’a pas « besoin de savoir », compte tenu que l’information est classée « Protégé B ». Les utilisateurs s’assureront de respecter les mesures de protection de l’information obtenue et de détruire toute copie papier des renseignements conformément à la DC 564-2 – Sécurité matérielle du Ministère.
  3. Les responsables des Services de gestion de l’information (SGI) fourniront à tous les utilisateurs du CIPC les outils technologiques et les dispositifs de protection nécessaires pour utiliser le système du CIPC.
  4. On pourra mettre fin à l’accès direct au système d’un utilisateur du CIPC pour divers motifs, y compris :
    1. une cessation d’emploi
    2. une mutation temporaire ou permanente à un autre poste qui ne requiert pas un accès direct au CIPC
    3. un congé prolongé (de plus de trois mois)
    4. une atteinte à la sécurité.

Procédures

  1. Le système du CIPC peut être utilisé pour mener une enquête sommaire sur des visiteurs et/ou des détenus et, au besoin, en vue de la réhabilitation ou de la réinsertion sociale de délinquants.
  2. Aucune interrogation du système du CIPC ne sera effectuée en vue d’une enquête de sécurité aux fins d’emploi (p. ex., vérification de fiabilité ou autorisation de sécurité) conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques.
  3. Il est interdit d’interroger le système du CIPC pour des motifs personnels.
  4. La section des remarques doit être remplie à chaque interrogation du système, en y inscrivant le nom de l’utilisateur qui interroge le système, ainsi que l’une des options suivantes :
    1. Gestion des peines des détenus
    2. SCC – Visiteur d’un détenu
    3. SCC – Évaluation communautaire/surveillance dans la collectivité
  5. Les dossiers des délinquants au CIPC seront consultés à intervalles précis au cours de leur peine, conformément à la section sur la vérification des fichiers du Centre d’information de la police canadienne dans la DC 703 – Gestion des peines, afin de vérifier leurs antécédents criminels et d’établir s’ils font l’objet d’accusations en instance.
  6. Les renseignements contenus dans le système du CIPC ne doivent servir qu’aux fins d’évaluation et ne permettent pas d’identifier formellement la personne visée par l’interrogation du système. La validité de ces renseignements doit être confirmée auprès de l’organisme d’origine.
  7. Il est permis d’interroger le système du CIPC conformément à l’annexe B au sujet d’une personne qui doit entrer dans un établissement.
  8. Il est permis d’interroger le système du CIPC aux fins d’une Évaluation communautaire, conformément à la DC 715-3 – Évaluations communautaires.
  9. Aux fins de toute interrogation du système du CIPC (à l’exception des interrogations effectuées pour la gestion des peines des délinquants), le formulaire Accès à un établissement – Demande de vérification du dossier au CIPC (CSC/SCC 1279) ou le formulaire Consentement – Demande de vérification du dossier au CIPC (Communauté) (CSC/SCC 1279-01) doit être rempli et remis, avec une pièce d’identité officielle aux fins de vérification, à un utilisateur du CIPC autorisé.
  10. Les demandes provenant de la Commission des libérations conditionnelles du Canada et visant la présence d’observateurs aux audiences doivent être signées et datées au moins 15 jours avant la date prévue de l’audience.

Consentement à la divulgation

  1. Pour les visiteurs des détenus et les évaluations communautaires, le formulaire Accès à un établissement – Demande de vérification du dossier au CIPC (CSC/SCC 1279) ou le formulaire Consentement – Demande de vérification du dossier au CIPC (Communauté) (CSC/SCC 1279-01) dûment signé constituera un consentement écrit à l'exécution d'une interrogation du système du CIPC, et ce consentement ne s’appliquera qu’à l’exécution d’une seule interrogation.

Divulgation de renseignements

  1. Conformément au paragraphe 6.1 du protocole d’entente entre la GRC/les SNP et le SCC concernant le CIPC, « le Service veillera à ce que l’information consultée selon les dispositions du présent Accord soit utilisée et communiquée dans le respect des lois et des politiques du Centre d’information de la police canadienne (Centre IPC) qui s’appliquent ».
  2. Conformément au paragraphe 6.3 du protocole d’entente entre la GRC/les SNP et le SCC concernant le CIPC, « le Service convient de ne communiquer aucune information obtenue des fichiers de la banque de données auxiliaires du CIPC ».
  3. Les paragraphes 6.6 et 6.7 du protocole d’entente stipulent ce qui suit : « Lorsque la loi exige la divulgation d’une information autrement qu’en exécution d’une obligation de communication à l’avocat du ministère public, le Service avise par écrit et sans délai le service émetteur de cette exigence avant de transmettre l’information. Si le Service reçoit une demande d’accès à de l’information provenant des systèmes du Centre IPC, il doit consulter le service émetteur de la fiche avant de communiquer l’information, que la demande ait été faite conformément au processus d’accès à l’information ou aux lois régissant la protection des renseignements personnels ou selon tout autre processus officiel ou officieux. »
  4. Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et au protocole d’entente, seules les décisions finales seront communiquées au visiteur ou à la personne qui aura donné son consentement à une interrogation du CIPC.
  5. Le système du CIPC ne sera interrogé qu’au sujet de personnes qui ont atteint l’âge de la majorité dans la province où l’interrogation est effectuée.
  6. Une copie numérisée du formulaire Accès à un établissement – Demande de vérification du dossier au CIPC (CSC/SCC 1279) ou du formulaire Consentement – Demande de vérification du dossier au CIPC (Communauté) (CSC/SCC 1279-01) sera remis, sur demande, au coordonnateur national du CIPC, aux fins d’examen et d’assurance de la conformité.

Confidentialité des renseignements

  1. Tous les renseignements tirés du CIPC sont protégés et seront classés PROTÉGÉ B.

Conformité

  1. Pour assurer le respect du protocole d’entente conclu entre la GRC/les SNP et le SCC, le coordonnateur national du CIPC, Division de la sécurité du Ministère, procédera à des examens de la conformité qui nécessiteront :
    1. un accès sur place afin d’effectuer des vérifications de l’utilisation du système du CIPC et de tout réseau sur lequel il est utilisé
    2. tous les documents pertinents pour confirmer la validité de la saisie de renseignements ou de documents dans le système du CIPC, ou de l’extraction de renseignements ou de documents du système
    3. l’aide des utilisateurs du CIPC afin d’effectuer une vérification complète des opérations du SCC relatives au CIPC
    4. la suppression ou la correction, à la demande du vérificateur, de toute information enregistrée dans le système qui n’est pas conforme au Manuel des principes directeurs du CIPC de la GRC/des SNP.

Commissaire,

Original signé par :

Anne Kelly

Annexe A
Renvois et définitions

Renvois

DC 001 – Cadre de la mission, des valeurs et de l’éthique du Service correctionnel du Canada
DC 024 – Gestion des bénévoles du Service correctionnel du Canada
DC 228 – Gestion de l’information
DC 559 – Visites
DC 564-1 – Filtrages de sécurité sur les personnes
DC 564-2 – Sécurité matérielle du Ministère
DC 566-1 – Contrôle des entrées et sorties des établissements
DC 568 – Gestion de l’information et des renseignements de sécurité
DC 701 – Communication de renseignements
DC 703 – Gestion des peines
DC 705 – Cadre du processus d’évaluation initiale et du Plan correctionnel
DC 705-1 – Évaluations préliminaires et évaluations communautaires postsentencielles
DC 712-3 – Examens de la Commission des libérations conditionnelles du Canada
DC 715-3 – Évaluations communautaires

Loi sur l’accès à l’information
Loi sur la gestion des finances publiques
Loi sur la protection des renseignements personnels

Définitions

Administrateur national du CIPC : une personne à l’administration centrale qui aide le coordonnateur national à administrer les opérations courantes du système du CIPC.

Bénévole du SCC inscrit : une personne qui donne de son temps à un organisme sans rémunération. Une définition complète est fournie dans la section sur les bénévoles dans la DC 024 – Gestion des bénévoles du Service correctionnel du Canada.

Coordonnateur national du CIPC : une personne à l’administration centrale, nommée par le directeur, Division de la sécurité du Ministère, qui est responsable de la mise en œuvre du système du CIPC au SCC.

Coordonnateur régional du CIPC : une personne à l’administration régionale, nommée par l’administrateur régional, Sécurité, qui est responsable de la mise en œuvre du système du CIPC dans sa région.

Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) : dans le cadre de la Politique sur la sécurité du gouvernement, tel qu’il est stipulé par le Conseil du Trésor du Canada, et en tant que membre du Programme de sécurité des contrats de Services publiques et Approvisionnement Canada (SPAC), la DSIC est responsable de la mise en œuvre et de l’examen ultérieur de toutes les mesures de sécurité au sein des industries canadiennes ou autres organismes non gouvernementaux lorsque des renseignements ou des biens protégés/classifiés du Canada ou d’un pays étranger sont transmis au secteur privé, que ce soit aux termes d’un contrat, d'un accord ou d'une exigence précontractuelle auquel participe SPAC.

Ouvrier spécial : une personne de métier ou travailleur d’un organisme privé qui n’a pas fait l’objet d’une enquête de sécurité par la Direction de la sécurité industrielle canadienne ni par le SCC. À la demande du personnel de l’établissement, cette personne procède à la réparation d’un service ou d’une infrastructure de l’établissement qui est jugé essentiel.

Pièce d’identité officielle : un document d’identification peut être tout document qui permet d’identifier une personne ou qui présente des renseignements sur l’identité de cette personne conformément à des dispositions législatives telles que le Code criminel du Canada, la Stratégie nationale de lutte contre les crimes liés à l’identité de la GRC, la Directive sur la gestion de l’identité et la Norme sur l’assurance de l’identité et des justificatifs du Conseil du Trésor. En bref, un document d’identification désigne notamment, mais non exclusivement, un permis de conduire, une carte d’assurance-maladie, un certificat de naissance, un passeport, un certificat de citoyenneté, tout document indiquant le statut d’immigration au Canada, un certificat sécurisé de statut indien ou une carte d’identité d’employé portant la photographie et la signature du titulaire ou tout autre document semblable, délivré ou semblant avoir été délivré par un ministère ou un organisme public fédéral, provincial ou municipal et/ou un gouvernement étranger.

Utilisateur du CIPC : une personne qui satisfait aux exigences minimales en matière de sécurité et a réussi la formation approuvée du CIPC.

Zone d’accès restreint : zone de travail où l’accès sans escorte est strictement limité aux personnes autorisées et ayant été soumises à une enquête de sécurité. Inclut les zones de travail, de sécurité et de haute sécurité.

Annexe B
Grille de référence relative à l'accès aux établissements

L'identité de la personne sera établie positivement au moyen d'une pièce d'identité officielle à chaque visite, avant que cette personne ne soit autorisée à entrer dans une installation du SCC.
Catégorie Niveaux de filtrage de sécurité Responsable L'établissement peut-il faire une vérification sur le système du CIPC?
Employés
Période indéterminée
Période déterminée
Occasionnels
Étudiants
Cote de fiabilité
Fonctions nécessitant l'accès à l'information
et aux biens du gouv. et l'accès sans
escorte aux installations du SCC
AC-DSM NON
Contractuels/bénévoles inscrits
Bénévoles inscrits dans la base de données de gestion des ressources bénévoles du SCC
Accès à l'information et aux biens du gouv. et/ou accès sans escorte aux zones d'accès restreint du SCC
Cote de fiabilité AC-DSM NON
Contractuels inscrits à la DSIC
Accès à l'information et aux biens du gouv. et/ou accès sans escorte aux zones d'accès restreint du SCC
Cote de fiabilité DSIC NON
Visiteurs et ouvriers spéciaux

Visiteurs officiels

Citoyens, bénévoles non inscrits dans la base de données du SCC, policiers, pompiers, ambulanciers paramédicaux, visiteurs du personnel, participants à une audience de libération cond.
Aucun - Les visiteurs doivent être escortés en tout temps. Directeur de l'établissement NON
Visiteurs de détenus Aucun - Vérification du casier judiciaire et évaluation interne / Accès à l'établissement conformément aux DC 566-1 et 559 Directeur de l'établissement OUI
Ouvriers spéciaux
Aucun accès à l'information du gouvernement et accès escorté aux zones d'accès restreint du SCC
Aucun - Les ouvriers doivent être escortés en tout temps. Directeur de l'établissement NON
Personnel d'autres ministères fédéraux Cote de fiabilité - Accès à l'établissement conformément à la DC 566-1 Directeur de l'établissement NON

Conformément au protocole d’entente signé par la GRC/les SNP et le SCC, le système du CIPC peut être utilisé pour mener une enquête sommaire sur des visiteurs et/ou des détenus et, au besoin, en vue de la réhabilitation ou de la réinsertion sociale de délinquants (p. ex., permissions de sortir). Ce système ne peut être utilisé pour procéder à la vérification d’antécédents, des enquêtes, des autorisations ou autres évaluations concernant des bénévoles, des travailleurs ou des contractuels.

Les bénévoles non inscrits (conformément à la DC 024 – Gestion des bénévoles du Service correctionnel du Canada) seront considérés comme des visiteurs. Leur accès à l’établissement sera en conformité avec la DC 566-1 – Contrôle des entrées et sorties des établissements et la DC 559 – Visites.

Toute personne de métier, tout contractuel ou tout ouvrier embauché par voie de contrat avec le SCC et/ou SPAC, mais non assujetti à des exigences de sécurité sera escorté en tout temps.

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