Communication de renseignements

Directive du commissaire

Directive du commissaire

  • Numéro : 701
  • En vigueur : 2016-06-01

INSTRUMENTS HABILITANTS

BUT

  • Veiller à obtenir des renseignements et à les communiquer aux personnes et/ou groupes concernés conformément aux exigences prévues dans la loi et aux protocoles

CHAMP D'APPLICATION

S’applique aux membres du personnel qui interviennent dans la communication de renseignements sur les délinquants

CONTENU

RESPONSABILITÉS ET PROCÉDURES

  1. Le sous-commissaire régional conclura des protocoles relatifs à la divulgation de renseignements, selon les besoins.
  2. Le sous-commissaire régional informera les Services juridiques et le commissaire adjoint, Opérations et programmes correctionnels, avant de finaliser tout protocole.
  3. Le directeur de l’établissement/du district :
    1. peut refuser de communiquer des renseignements aux délinquants conformément au paragraphe 27(3) de la LSCMLC
    2. veillera à ce qu’une personne désignée soit à la disposition des délinquants pour les aider à présenter des demandes officielles d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels comme il est indiqué dans le document Accès à l’information et protection des renseignements personnels : Guide de procédures et de conformité
    3. veillera à ce que les délinquants qui en ont besoin reçoivent de l'aide pour bien comprendre un rapport ou une décision conformément à l'article 88 du RSCMLC
    4. veillera à ce que, conformément au paragraphe 27(4) de la LSCMLC, les délinquants qui ne parlent aucune des deux langues officielles disposent des services d’un interprète pour toute audience ou pour la compréhension des documents qui leur sont communiqués
    5. veillera à ce que les processus énoncés dans la section « Délinquants notoires » de la présente directive soient respectés
    6. veillera à ce que les processus énoncés dans la DC 784 – Engagement des victimes soient respectés.
  4. L’agent du renseignement de sécurité :
    1. est chargé de tenir et de protéger les dossiers de la Sécurité préventive ainsi que d’en empêcher l’accès non autorisé conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor
    2. divulguera les renseignements de sécurité préventive selon le besoin de savoir
    3. rédigera un résumé des renseignements de sécurité protégés, au besoin
    4. examinera attentivement les documents portant la mention « Protégé C » avant qu’ils soient transmis à la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC), au besoin.
  5. Le gestionnaire, Évaluation et interventions/responsable des agents de libération conditionnelle/gestionnaire du Centre correctionnel communautaire (CCC) s’assurera que la communication de renseignements est conforme aux politiques et aux dispositions de la loi et que la Mise à jour de la liste de vérification des renseignements à communiquer (CSC/SCC 1197), la Déclaration sur les garanties procédurales (CSC/SCC 1198) et la Liste initiale de vérification des renseignements à communiquer (CSC/SCC 1199) sont remplies au besoin.
  6. L’agent de libération conditionnelle :
    1. vérifiera l’exactitude des renseignements sur la gestion du cas et consultera son superviseur au besoin
    2. examinera attentivement toute référence à d’autres délinquants ou à de simples citoyens dans les documents protégés
    3. s’assurera que la divulgation de renseignements est conforme à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels, auxarticles 23 à 27, 133(7) et 134.1(5) de la LSCMLC et à la DC 784 – Engagement des victimes
    4. rédigera, au besoin, un résumé de l’essentiel des renseignements comme il est indiqué à l'annexe C
    5. transmettra au membre du personnel compétent les demandes que formulent les délinquants par écrit pour obtenir des renseignements figurant à leur dossier
    6. veillera à ce que tous les documents devant servir dans le cadre du processus décisionnel soient transmis au délinquant et présentés à la CLCC au moins 28 jours avant la date prévue de l’audience. La Liste initiale de vérification des renseignements à communiquer (CSC/SCC 1199) ou la Mise à jour de la liste de vérification des renseignements à communiquer (CSC/SCC 1197) et la Déclaration sur les garanties procédurales (CSC/SCC 1198) doivent être incluses
    7. dans les cas de libération d’office faisant l’objet d’un renvoi en vue d’un maintien en incarcération, s’efforcera de fournir les renseignements au délinquant au plus tard 60 jours avant la date de libération d'office. Lorsque de nouveaux renseignements amènent le commissaire à effectuer le renvoi d'un cas en vue d'un maintien en incarcération, les renseignements seront communiqués aussitôt que possible
    8. s’assurera que des copies du Rapport de renseignements protégés ou du Rapport sur les renseignements de sécurité ayant servi à la rédaction d’un résumé sont transmises à la CLCC.
  7. Lorsque de nouveaux renseignements sont reçus dans les 15 jours précédant une audience de la CLCC, l’agent de libération conditionnelle transmettra les renseignements ou un résumé de ceuxci au délinquant et à la CLCC dès que possible, accompagnés de la Mise à jour de la liste de vérification des renseignements à communiquer (CSC/SCC 1197) et d’une Déclaration sur les garanties procédurales (CSC/SCC 1198). Dans tous les autres cas, si de nouveaux renseignements sont reçus après que les renseignements ont été communiqués et que l’Évaluation en vue d’une décision a été rédigée et transmise à la CLCC, ils seront soumis à la CLCC et communiqués au délinquant aussitôt que possible.
  8. Tous les membres du personnel qui interviennent dans la communication de renseignements en vertu de la LSCMLC auront connaissance du fait :
    1. qu’ils sont légalement tenus de protéger les personnes auxquelles la divulgation inopportune de renseignements causerait un préjudice
    2. qu’il faut respecter la confidentialité des renseignements personnels sur la santé du délinquant, sauf dans les circonstances où une divulgation est permise aux termes de la LSCMLC ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou encore lorsque les renseignements concernent le risque que présentent le délinquant ou d’autres personnes
    3. que les renseignements personnels sur la santé sont protégés et peuvent être communiqués à d’autres membres du personnel du SCC, sans le consentement de l’intéressé, uniquement après qu’un besoin de savoir a été établi et qu’il a été déterminé que ce besoin correspond aux buts pour lesquels les renseignements personnels ont été recueillis. Les renseignements communiqués doivent toutefois être limités exclusivement à ce dont les membres du personnel ont besoin pour accomplir leurs tâches particulières
    4. que les règles contenues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels qui restreignent la communication de renseignements personnels ne s’appliquent pas lorsque les renseignements doivent être communiqués aux termes de la LSCMLC
    5. que la communication de tout renseignement personnel autre que ce que permettent la LSCMLC, la Loi sur la protection des renseignements personnels ou d'autres textes législatifs pourrait constituer une infraction à la Loi sur la protection des renseignements personnels
    6. qu’avant de communiquer tout renseignement, même lorsque la LSCMLC l'autorise, il leur faut déterminer soigneusement si cette communication est essentielle pour satisfaire aux exigences de la LSCMLC. Seuls les renseignements personnels pertinents nécessaires pour satisfaire aux exigences de la LSCMLC doivent être communiqués.

Corrections au dossier

  1. Lorsque les circonstances le justifient, un membre du personnel responsable d’un dossier peut apporter des changements ou des corrections à un document produit par le SCC, comme il est indiqué à l'annexe B.
  2. Le membre du personnel doit s’assurer qu’il existe des documents fiables ou d’autres sources qui corroborent ou contredisent les renseignements au dossier et/ou les corrections demandées.
  3. Le membre du personnel avisera, dans la mesure du possible, l’auteur de la version originale et son superviseur que le rapport est en voie d’être modifié.

Communication de renseignements au SCC

  1. Toute demande de renseignements concernant un délinquant que le SCC adresse à des sources externes (p. ex., aux services de police, à la famille du délinquant, aux victimes) inclura l’énoncé qui suit :
    « Conformément aux paragraphes 27(1) et (2) de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition, le Service correctionnel du Canada doit communiquer les renseignements au délinquant, sauf dans les cas exceptionnels prévus au paragraphe 27(3) de la Loi, c.-à-d. lorsqu'il existe des motifs raisonnables de croire que leur communication mettrait en danger la sécurité d'une personne ou du pénitencier ou compromettrait la tenue d'une enquête licite. »
    De plus, même si la situation répond à l'une ou plusieurs des conditions précitées, il faut parfois communiquer l'essentiel de l'information au délinquant comme il est indiqué à l'annexe C.
  2. Lorsqu’un délinquant révèle l’existence de renseignements officiels pertinents qui ne sont pas disponibles par le biais des tribunaux (p. ex., des rapports de santé mentale produits dans un établissement provincial de santé mentale), le personnel lui demandera de consentir à la divulgation des renseignements au SCC en signant le Consentement pour divulgation de renseignements personnels (détenu) (CSC/SCC 0487). Si le délinquant refuse de donner son consentement, le personnel du SCC envisagera toutes les voies légales possibles afin d'obtenir l’information et en fera mention dans une inscription au Registre des interventions.
  3. Les limites de la confidentialité des renseignements seront expliquées aux personnes qui communiquent de l'information au sujet d'un délinquant. Bien que le SCC ne puisse pas garantir la confidentialité, il s’efforcera de la protéger. Toutefois, cela peut être impossible si l'information est utilisée dans la prise d'une décision.
  4. Lorsque le directeur de l'établissement/du district détermine qu'aux termes du paragraphe 27(3) de la LSCMLC, il existe des motifs suffisants de ne pas communiquer toute l'information au délinquant, un résumé de l’information sera rédigé et transmis à ce dernier comme il est indiqué à l'annexe C. Le résumé, de même que les documents sur lesquels le résumé est fondé, sera fourni à la CLCC.

Communication de renseignements aux délinquants

  1. Les renseignements qui peuvent être communiqués directement au délinquant devraient lui être transmis dans les plus brefs délais possibles.
  2. Les types de renseignements suivants peuvent être divulgués au délinquant :
    1. renseignements fournis par le délinquant
    2. renseignements accessibles au public
    3. renseignements concernant le délinquant, qui se trouvent dans un rapport verrouillé dans le Système de gestion des délinquant(e)s (SGD)
    4. opinions exprimées par des employés du SCC, d'autres fonctionnaires fédéraux, des membres de la CLCC, des membres du système de justice pénale, ou des employés des organismes sous contrat au sujet des besoins des délinquants, de leurs attitudes, de leur comportement, etc., pourvu qu'il n’y ait pas de motifs raisonnables de croire que la communication de ces renseignements mettrait en danger la sécurité d'une personne quelconque.
  3. Le délinquant peut garder en sa possession des copies des rapports utilisés dans le processus décisionnel, ou bien le directeur de l'établissement/du district lui donnera accès aux documents afin qu’il puisse avoir une possibilité raisonnable de les examiner, soit seul ou avec son assistant, au moins 28 jours avant la date prévue de l’audience de la CLCC.
  4. L’agent de libération conditionnelle avisera le délinquant que la CLCC examinera le ou les rapports avant de prendre une décision. Le délinquant peut prendre contact avec son agent de libération conditionnelle s’il estime que les renseignements contenus dans le rapport sont inexacts ou incomplets.
  5. Dans la documentation qu’il présente à la CLCC, le SCC identifiera clairement tout rapport de nature délicate en lui attribuant la cote Protégé A, B ou C, conformément au tableau des Exigences relatives à la sécurité des renseignements. Le SCC indiquera également que le résumé a été communiqué au délinquant. Lorsqu’on détermine que même l'essentiel de l'information ne peut être communiqué, une justification sera donnée.
  6. Avant de décider de divulguer des renseignements contenus dans des rapports qu’il est demandé de maintenir confidentiels, la CLCC doit consulter les autorités compétentes du SCC. Si l'on ne parvient pas à une entente, il faut demander conseil à l’administration régionale et à l’administration centrale. Bien que la décision finale relève de la CLCC, les opinions du SCC doivent être dûment prises en compte, étant donné le contexte dans lequel les sources ont fourni les renseignements et les conséquences de leur divulgation.
  7. Il incombe à la CLCC d’informer le délinquant et le SCC des renseignements qu’elle a reçus d’autres sources, c’est-à-dire par des truchements autres que la documentation provenant du SCC.

Limites de la communication de renseignements

  1. Aux termes du paragraphe 27(3) de la LSCMLC, on peut refuser de communiquer des renseignements à un délinquant si la communication risque de compromettre :
    1. la sécurité d’une personne
    2. la sécurité du pénitencier, ou
    3. la tenue d’une enquête licite.

La communication compromet la sécurité d’une personne

  1. Le refus de communiquer des renseignements doit être appuyé par des informations qui mènent à la conclusion que leur communication pourrait vraisemblablement entraîner une menace directe pour la sécurité d’une personne (p. ex., un employé, une victime inscrite, un membre de la CLCC, un autre délinquant ou un particulier). Exemples :
    1. renseignements délicats qui proviennent d'un autre délinquant et dont la communication permettrait d'en identifier facilement la source, ou
    2. renseignements provenant de la partenaire du délinquant ou d’une victime inscrite, qui demande explicitement la confidentialité, de crainte que le délinquant ne cherche à lui faire du mal s'il apprend que c’est elle qui a communiqué l’information.

La communication compromet la sécurité du pénitencier

  1. Le risque de blessures devrait être clairement établi et présenter un degré raisonnable de probabilité. Il devrait être plus concret qu'un vague préjudice général qui pourrait survenir. Exemples :
    1. renseignements sur les lieux d'entreposage des armes de l’établissement, le système périmétrique de détection des intrusions, l'ordinateur principal et les moyens de communication
    2. renseignements décrivant tout système de sécurité, ou
    3. renseignements sur les techniques d'enquête utilisées aux fins du renseignement de sécurité.

La communication compromet la tenue d’une enquête licite

  1. Cette exception à la communication des renseignements permet de protéger les renseignements sur les techniques d'enquête ou les méthodes de collecte de renseignements, dont la divulgation pourrait nuire aux enquêtes futures. Exemples :
    1. renseignements sur la façon dont l'enquête a été menée (p. ex., recours à l'écoute électronique, à des informateurs, etc.), ou
    2. renseignements qui révéleraient l'existence d'une enquête en cours. À titre d’exemple, des énoncés généraux, comme « est soupçonné de trafic de drogue », devraient normalement être divulgués à moins que la source ne parvienne à établir qu'une enquête est effectivement en cours et que le fait d'en révéler l'existence à l'intéressé pourrait compromettre le progrès de l'enquête.

Lorsque les renseignements ne sont pas communiqués

  1. Lorsque des renseignements pertinents sont de nature tellement délicate qu'on ne peut en communiquer même l'essentiel au délinquant, la déclaration suivante sera ajoutée au rapport décisionnel :
    « Les renseignements contenus dans certains rapports ne peuvent vous être communiqués actuellement pour des raisons d'intérêt public qui l'emportent sur votre droit à la communication de ces renseignements. »
  2. S'il se présente une situation où il peut être nécessaire de ne pas révéler l'existence de renseignements afin de ne pas compromettre la sécurité d'une personne, la sécurité du pénitencier ou la tenue d'une enquête licite, les membres du personnel doivent consulter leur superviseur et les Services juridiques à l’administration centrale.

Communication de renseignements à l’extérieur du SCC

  1. Le SCC peut communiquer des renseignements à des fonctionnaires et à d'autres parties de l’extérieur lorsque leur communication est autorisée par la loi. De plus, la divulgation de l’information doit aider le SCC à prendre des décisions éclairées et responsables ainsi qu’à assurer la protection de la société.
  2. Les renseignements personnels ne seront communiqués à aucune personne autre que l'individu concerné, sauf si l'une des conditions suivantes s'applique :
    1. les renseignements sont déjà accessibles au public
    2. l'individu concerné consent à leur divulgation, ou
    3. une disposition législative autorise leur divulgation.

Communication de renseignements aux personnes appuyant le délinquant

  1. Toute personne de la collectivité qui apportera un soutien important au délinquant recevra, dans les limites permises par la loi et selon le principe du besoin de savoir, les principaux renseignements sur ses antécédents criminels (nature des infractions à l'origine de sa peine actuelle et de peines antérieures) et sera informée des préoccupations actuelles à son sujet. De plus, elle sera bien informée du plan de libération du délinquant et du rôle qu'elle est censée y jouer. Le fait que cette information ait été communiquée sera consigné.

Communication de renseignements aux organismes ou aux bénévoles

  1. Aux termes du paragraphe 25(1) de la LSCMLC, le Service est tenu de communiquer, aux moments opportuns, à la CLCC, aux gouvernements provinciaux/territoriaux, aux commissions provinciales des libérations conditionnelles, à la police et à toute personne autorisée par le Service à surveiller des délinquants les renseignements pertinents dont il dispose soit pour prendre la décision de les mettre en liberté soit pour leur surveillance.
  2. Pour être autorisés à recevoir de tels renseignements, les employés d’organismes privés et les bénévoles doivent faire l’objet d’une vérification de fiabilité conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor et avoir un besoin de savoir.

Communication de renseignements aux services de police ou à des organismes d'enquête

  1. Aux termes de l'article 25 de la LSCMLC et de l'alinéa 8(2)f) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels relevant du SCC peuvent être divulgués aux services de police ou aux organismes d’enquête en vue de l’application des lois ou de la tenue d’enquêtes licites, y compris à la GRC lorsqu’elle agit à ce titre. Toute autre demande de renseignements personnels sur un délinquant de la part de la GRC ou de tout organisme fédéral d’enquête doit être traitée conformément à l'alinéa 8(2)e) de la Loi surla protection des renseignements personnels. Pour savoir comment procéder dans de tels cas, consultez le document Accès à l’information et protection des renseignements personnels : Guide de procédures et de conformité ou les représentants de l’AIPRP en établissement, à l’administration régionale ou à l’administration centrale. .

Demandes de renseignements provenant du Bureau de l'enquêteur correctionnel

  1. Le paragraphe 172(1) de la LSCMLC confère à l’enquêteur correctionnel le pouvoir de faire enquête au nom des délinquants. Aux termes de l'article 172, l’enquêteur correctionnel peut exiger que les membres du personnel du SCC lui fournissent les renseignements qui, à son avis, se rapportent à une enquête.

Demandes de renseignements provenant du public

  1. Dans le cadre du devoir de sensibilisation du public du SCC, de sa volonté d'assurer sa crédibilité et de son obligation de rendre compte, les membres autorisés de son personnel peuvent divulguer au public les renseignements suivants :
    1. le nom du délinquant
    2. le fait que le délinquant soit sous responsabilité fédérale
    3. l'infraction dont le délinquant a été reconnu coupable et qui est à l'origine de sa peine actuelle ainsi que le tribunal qui l'a condamné
    4. la date de début et la durée de la peine que purge le délinquant
    5. les dates d'admissibilité du délinquant aux permissions de sortir et à la mise en liberté sous condition en vertu de la LSCMLC
    6. la date de libération d'office du délinquant
    7. la date d’expiration du mandat du délinquant.

Lieu de l’incarcération

  1. Le lieu de l’incarcération, y compris l'établissement résidentiel communautaire, peut être divulgué conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  2. Le lieu de l’incarcération peut également être divulgué à toute personne autorisée par le délinquant à condition que ce dernier ait rempli à cette fin le formulaire Consentement pour divulgation de renseignements personnels (détenu) (CSC/SCC 0487).

Communication de renseignements aux tribunaux

  1. Le tribunal peut délivrer une assignation ou un mandat exigeant le dépôt de documents concernant un délinquant ou appeler un membre du SCC à témoigner dans le cadre d’une procédure judiciaire.
  2. Lorsque des membres du personnel sont assignés à comparaître, ils doivent immédiatement communiquer avec leur superviseur ainsi que les Services juridiques à l’administration centrale.

Délinquants notoires

  1. L’agent de libération conditionnelle s'assurera que l'indicateur de délinquant notoire est activé au dossier du délinquant dans le SGD.
  2. L’indicateur de délinquant notoire sera désactivé uniquement après consultation du gestionnaire régional des Communications. La seule situation où il est justifié d'enlever l'indicateur de délinquant notoire est lorsque l'indicateur a été activé par erreur.
  3. À la suite d’une décision ou d’un événement approuvé (prise de décision par le SCC) ou proposé (prise de décision par la CLCC) concernant un délinquant dont l’indicateur de délinquant notoire est activé, le directeur de l'établissement/du district veillera à ce que l'agent de libération conditionnelle transmette un avis par courriel aux personnes qui figurent sur la liste régionale de distribution, y compris à l’adresse de courriel générique GEN-NHQ High Profile – Cas Notoire. Le courriel doit comprendre tout au moins les éléments suivants :
    1. le nom du délinquant
    2. le numéro SED du délinquant
    3. la région dans laquelle se trouve le délinquant
    4. une indication de la décision ou de l’événement approuvé ou proposé
    5. la date approximative et la durée prévue de l’événement.
  4. Après avoir reçu l'avis de l'agent de libération conditionnelle, le gestionnaire régional des Communications fera savoir s'il y a d'autres préoccupations médiatiques et utilisera à cette fin la liste régionale de distribution au sujet des délinquants notoires.
  5. Il incombe aux régions de créer et de tenir à jour une liste de distribution, ainsi que de s’assurer que celle-ci inclut l’adresse de courriel générique GEN-NHQ High Profile – Cas Notoire, afin d’aviser les responsables concernés à l'administration régionale et à l'administration centrale.
  6. L’agent de libération conditionnelle transmettra tout nouveau renseignement aux personnes qui figurent sur la liste régionale de distribution au sujet des délinquants notoires, lorsqu'il y a lieu.

Le Commissaire,

Original signé par :
Don Head

Annexe A

RENVOIS ET DÉFINITIONS

RENVOIS

DÉFINITIONS

Besoin de savoir : information qui est pertinente et dont une personne a besoin pour exécuter ses fonctions.

Délinquant notoire : délinquant ayant commis une infraction qui, par sa dynamique, a suscité, ou pourrait susciter, une réaction dans la collectivité, c’est-à-dire un grand intérêt public et/ou médiatique.

Annexe B

DEMANDE DE CORRECTIONS AU DOSSIER

  1. Le délinquant peut demander que des corrections soient apportées aux renseignements à son dossier en vertu de l’alinéa 24(2)a) de la LSCMLC.
  2. Lorsque le délinquant croit que les renseignements recueillis par le SCC sont erronés ou incomplets, il peut demander que le Service les corrige.
  3. Le délinquant doit présenter sa demande de correction par écrit à l’auteur du rapport ou à son agent de libération conditionnelle. Une copie de la demande écrite du délinquant sera versée à son dossier de gestion de cas.
  4. Les personnes qui prennent des décisions administratives en se fondant sur les renseignements en question seront informées que le délinquant en a officiellement contesté l’exactitude.
  5. L’examen du dossier et toute correction qui en découlera seront normalement effectués dans les 30 jours suivant la présentation de la demande du délinquant.
  6. Le membre du personnel qui procède à l’examen déterminera si les renseignements sont effectivement inexacts, erronés ou incomplets, puis prendra les mesures décrites sous les rubriques « Demande de correction acceptée » et « Demande de correction refusée » ci-dessous, selon le cas.

Demande de correction acceptée

  1. Si l'inexactitude, l'erreur ou l'omission est confirmée, le membre du personnel qui procède à l’examen corrigera les renseignements qui doivent être corrigés dans tous les dossiers du SCC, y compris dans le Système de gestion des délinquant(e)s (SGD).
  2. Le rapport original dans le SGD sera déverrouillé. Au tout début du rapport, il faut indiquer la date de la modification des renseignements, la date du rapport original, les corrections apportées, la raison de ces corrections, le nom de la personne qui les effectue et le nom du superviseur qui les a approuvées.
  3. Les renseignements originaux contenus dans le rapport ne devraient pas être modifiés. Les renseignements corrigés seront insérés en lettres majuscules directement en dessous du texte original. On effectuera un contrôle de la qualité et un examen de routine avant de verrouiller le rapport, au besoin.
  4. Le rapport modifié dans le SGD sera substitué au rapport original dans les dossiers imprimés. Le membre du personnel s'assurera que la version originale (erronée) de la copie papier est enlevée et détruite.
  5. Une copie du rapport corrigé sera envoyée à la CLCC lorsque ces renseignements sont pertinents pour la prise de décisions, et une demande lui sera adressée afin qu’elle remplace l'original par le rapport modifié ou corrigé dans ses dossiers.
  6. Une copie du rapport corrigé sera remise au délinquant.
  7. Lorsque les documents au dossier ont été numérotés à la suite d’une demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, le personnel de la Gestion de l’information insérera une note à la place du rapport original, indiquant que celui-ci a été supprimé et remplacé par un nouveau rapport classé selon la date de ce dernier.

Demande de correction refusée

  1. Aux termes du paragraphe 24(2) de la LSCMLC, lorsque la demande de correction du délinquant est refusée en entier ou en partie, un membre du personnel ajoutera aux renseignements visés par le refus une note indiquant que le délinquant en a demandé la correction et précisant les éléments de la demande.
  2. Le membre du personnel précisera les détails de la demande du délinquant, les motifs du refus ainsi que le nom du superviseur qui a approuvé le refus dans une note au dossier intitulée « Demande de correction au dossier » (dans le SGD). Une copie de la note au dossier sera remise au délinquant qui sera informé de son droit d’interjeter appel selon la DC 081 – Plaintes et griefs des délinquants. Tout rapport connexe dans le SGD devrait être déverrouillé et modifié pour y faire mention de la nouvelle note au dossier et y aiguiller le lecteur. Une copie de la note au dossier sera transmise à la CLCC lorsque ces renseignements sont pertinents pour la prise de décisions.

Annexe C

RÉDACTION D'UN RÉSUMÉ DE RENSEIGNEMENTS PROTÉGÉS

Résumé de renseignements protégés

  1. Le délinquant a normalement le droit de connaître l’essentiel de l’information dont on se sert pour prendre une décision à son égard. L’essentiel de l’information et/ou les détails importants lui sont communiqués sous forme de « résumé ». Il s’agit du respect du « devoir d'agir équitablement ».
  2. Un résumé est un sommaire de l’essentiel des renseignements que les décideurs prennent en ligne de compte. Il contient suffisamment de précisions pour permettre au délinquant de savoir sur quoi portent les renseignements. Il doit fournir le plus de renseignements possible, mais non ceux qui répondent aux critères de non-divulgation et que l'on peut donc légitimement refuser de communiquer.
  3. On ne peut refuser de communiquer des renseignements au délinquant que dans la mesure jugée strictement nécessaire pour protéger les intérêts mentionnés au paragraphe 27(3) de la LSCMLC.
  4. Un résumé de l'essentiel des renseignements doit être utilisé uniquement dans des circonstances exceptionnelles, car normalement tous les renseignements sont transmis aux délinquants. Les renseignements qui ne peuvent être communiqués au délinquant dans un résumé devraient être exclus de la prise de décisions. (Voir les exceptions sous la rubrique « Refus de communiquer un résumé ».)
  5. Lorsque les renseignements protégés ont trait à la sécurité, l’agent du renseignement de sécurité en rédigera un résumé dans un document distinct qu’il remettra à l’agent de libération conditionnelle.
  6. Dans tous les autres cas, c’est normalement l’agent de libération conditionnelle qui rédigera le résumé de l'essentiel des renseignements.

Rédaction du résumé

  1. L'information communiquée au délinquant doit comprendre suffisamment de détails pour lui permettre de répondre de manière éclairée aux déclarations faites.
  2. Le résumé doit fournir les faits pertinents, y compris :
    1. la date et l’endroit où sont survenus les incidents en question
    2. la façon dont les autorités en ont pris connaissance
    3. tout autre élément de preuve à l’appui des renseignements de sécurité.
  3. Le nom de la source des renseignements n’est pas un élément d'information pertinent.
  4. La communication de renseignements au délinquant ne signifie pas nécessairement que celui-ci a le droit :
    1. de connaître l'identité de la source des renseignements, ou encore les détails et les circonstances qui pourraient révéler l'identité de la source des renseignements
    2. d'obtenir une copie des documents mêmes, ou
    3. d'être informé de tous les détails des charges qui pèsent contre lui.

Refus de communiquer un résumé

  1. Pour justifier la décision de ne pas divulguer l'essentiel des renseignements, il faut démontrer que l’information répond à l’un des critères de préjudice énoncés au paragraphe 27(3) de la LSCMLC.
  2. Dans certains cas, l’information doit être maintenue confidentielle pour un certain temps et ne doit pas être divulguée au délinquant tant que le critère de préjudice s’applique. L’agent de libération conditionnelle, en consultation avec l’agent du renseignement de sécurité, communiquera l’essentiel des renseignements au délinquant lorsqu’il n’y aura plus de risque imminent pour la source de l’information.
  3. Dans de rares cas, même l'essentiel des renseignements ne peut être révélé au délinquant sans compromettre la sécurité de l'établissement ou mettre en danger la vie d'une personne. Les motifs de cette exception intégrale seront consignés par écrit et communiqués à la CLCC.
  4. Lorsque des renseignements pertinents sont de nature tellement délicate qu'on ne peut en communiquer même l'essentiel au délinquant, il faut en informer la CLCC et inclure la déclaration suivante dans le rapport décisionnel :
    « Conformément au paragraphe 27(3) de la LSCMLC, les renseignements contenus dans certains rapports ne peuvent vous être communiqués actuellement pour des raisons d'intérêt public qui l'emportent sur votre droit à la communication de ces renseignements. »
  5. Pour justifier la décision de ne pas communiquer certains renseignements au délinquant en vertu du paragraphe 27(3) de la LSCMLC, on devrait tenir compte des points suivants :
    1. lorsque les renseignements sont publics, le délinquant connaîtra déjà les noms des victimes et les détails de l’infraction présumée, et il serait par conséquent difficile de ne pas lui communiquer ces renseignements
    2. la crainte que la communication des renseignements mette en danger la sécurité de sources de renseignements ou d’informateurs doit être étayée de preuves.

Dossiers de la Sécurité préventive

  1. Les renseignements au dossier de la Sécurité préventive ne peuvent être communiqués au délinquant qu'après que l’agent du renseignement de sécurité a évalué pleinement le préjudice que pourrait causer leur communication.
  2. L’information de nature délicate est consignée soit dans un Rapport de renseignements protégés (CSC/SCC 0426) ou un Rapport sur les renseignements de sécurité (CSC/SCC 0232), et ces documents sont conservés dans le dossier de la Sécurité préventive.
  3. Lorsqu’un Rapport de renseignements protégés, ou une partie ou un résumé de celui-ci, est communiqué au délinquant, une note mentionnant qu’un résumé de l’information a été communiqué sera jointe au Rapport de renseignements protégés. Une copie du résumé sera versée au dossier de la Sécurité préventive pour référence ultérieure et pour faciliter tout examen du dossier dans l’éventualité où une demande officielle de communication serait présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  4. Au besoin, l’agent du renseignement de sécurité rédigera un résumé des renseignements de sécurité et le remettra à l’agent de libération conditionnelle.
  5. L'agent de libération conditionnelle communiquera le résumé de ses renseignements à l’agent du renseignement de sécurité, qui l'examinera et l'approuvera.
  6. Le résumé est communiqué à la CLCC dans le rapport (il peut faire l’objet d’une discussion lors d’une audience, s’il y a lieu).
  7. Des copies du Rapport de renseignements protégés ou du Rapport sur les renseignements de sécurité ayant servi à la rédaction d’un résumé doivent être transmises à la CLCC.
  8. Si le délinquant interjette appel de la décision de la CLCC, celle-ci communiquera avec l’administration centrale afin d’obtenir les documents qu’elle juge nécessaires.

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