Code de conduite : Gestion des conflits d’intérêts

Vous devez comprendre ce qui constitue un conflit d’intérêts, quand et comment le signaler à SPAC, ainsi que la façon de continuer à respecter les valeurs de SPAC et vos responsabilités. Comme indiqué dans votre lettre d'offre, le respect de ce code constitue une condition d'emploi ; il est donc essentiel de signaler toute situation susceptible de présenter un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel.

À SPAC, vous devez :

• éviter toute situation qui pourrait affecter, ou sembler affecter, votre impartialité ou votre prise de décisions
• soumettre une déclaration de conflit d’intérêts (accessible seulement aux employés de Services publics et Approvisionnement Canada) au besoin (comme expliqué ci dessous)
• vous abstenir d’avoir des intérêts privés qui pourraient être indûment touchés par les mesures du gouvernement, à moins que l’annexe A de la Directive sur les conflits d’intérêts ne le permette
• vous abstenir d’utiliser ou de donner la permission d’utiliser les biens du gouvernement, y compris les biens loués au gouvernement, pour des activités autres que celles officiellement approuvées
• vous abstenir d’accorder un traitement spécial à vos amis, à votre famille ou à vos relations d’affaires
• vous abstenir d’aider des entités ou des personnes dans leurs rapports avec le gouvernement si cela peut mener à un traitement préférentiel ou à un avantage indu
• vous abstenir d’accepter des cadeaux ou des avantages qui pourraient influencer vos décisions
• vous abstenir de promouvoir des entreprises personnelles ou des causes politiques en utilisant votre position
• veiller à résoudre un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel dans l’intérêt public
• mener vos activités personnelles pendant votre temps libre, en dehors de vos heures de travail officielles au gouvernement
• vous abstenir, en toutes circonstances, de prendre part à des décisions qui pourraient vous avantager ou avantager un proche

En cas de doute, demandez conseil. Commencez par votre superviseur ou le Centre d’expertise en matière de valeurs et d’éthique.

Vous devez soumettre une déclaration :

• chaque année, même si rien n’a changé et que vous n’avez rien à déclarer
• avant d’accepter un emploi à l’extérieur ou de démarrer une entreprise
• lorsque vous commencez un nouvel emploi, que vous changez de rôle ou que votre situation personnelle change et crée un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, par exemple
  • de nouveaux investissements, y compris des biens locatifs
  • un emploi à l’extérieur
  • un rôle de bénévole
  • une nomination à un conseil d’administration
  • des plans concrets d’activités ou d’emploi après votre départ de la fonction publique fédérale
• si vous supervisez ou évaluez quelqu’un avec qui vous avez une relation personnelle
• si vous envisagez d’accepter des cadeaux ou de participer à une activité politique qui pourrait compromettre votre impartialité

Ce ne sont pas toutes les situations qui sont couvertes par le Code. Si vous n’êtes pas sûr de ce qui est adéquat, parlez-en à votre responsable ou communiquez avec les experts du Centre d’expertise en matière de valeurs et d’éthique.

À SPAC, vous êtes tenu de déclarer tous les emplois extérieurs et la propriété d’entreprises, qu’ils créent ou non un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel. D’autres situations personnelles doivent être déclarées seulement si elles créent un conflit d’intérêts, ou encore si elles pouvaient ou peuvent sembler créer un conflit d’intérêts.

Vous devez déclarer tous les biens ou intérêts qui pourraient influencer – ou sembler influencer – vos fonctions et responsabilités officielles au travail. Parmi ceux ci, citons :

• les portefeuilles de titres négociés en bourse que vous détenez directement auprès d’entreprises ou de gouvernements (et non par l’intermédiaire de fonds communs de placement ou de fonds négociés en bourse)
• les exploitations agricoles gérées comme des entreprises
• les propriétés qui ne sont pas réservées à vous ou à votre famille
• les investissements tels que des marchandises, des contrats à terme ou des devises étrangères détenus pour réaliser un profit
• les actifs d’une fiducie ou d’une succession dont vous êtes bénéficiaire
• les prêts que vous avez accordés à des personnes à l’extérieur de votre famille immédiate
• tout autre élément qui pourrait créer un conflit d’intérêts réel ou perçu
• les dettes liées à l’un des éléments ci dessus

Vous n’avez pas à déclarer vos effets personnels courants ou vos outils financiers courants, comme :

• votre maison, votre chalet ou votre ferme familiale (si vous ou votre famille l’utilisez)
• vos meubles, vêtements et effets personnels
• vos œuvres d’art, antiquités ou objets de collection
• vos voitures ou autres véhicules personnels
• votre argent en espèces, vos comptes bancaires ou votre épargne
• vos obligations d’épargne du gouvernement ou vos placements similaires à valeur fixe
• vos Régime enregistré d'épargne-retraite (REER) et Régimes enregistrés d’épargne-études (REEE) gérés par une institution financière (non autogérés)
• vos fonds communs de placement
• vos certificats de placement garanti (CPG) et placements sûrs similaires
• votre assurance-vie ou vos rentes
• vos prestations de retraite
• les sommes qui vous sont dues par un ancien employeur ou client
• les prêts que vous avez consentis à des membres de la famille proche ou les petits prêts personnels consentis à d’autres
• les dettes courantes, comme les prêts automobiles, les prêts pour la rénovation domiciliaire ou les cartes de crédit d’une banque

En cas de doute, soumettez une déclaration ou demandez conseil au Centre d’expertise en matière de valeurs et d’éthique.

S’il est déterminé qu’il existe un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, vous pourriez devoir vous départir de certains actifs ou passifs ou y renoncer. Le fait de les transférer à des membres de votre famille proche ou à des amis ne vous dispense pas de ces règles. Des procédures détaillées pour gérer de telles situations sont décrites à l’annexe B de la Directive sur les conflits d’intérêts.

Les emplois extérieurs et/ou les propriétés d’entreprise sont traités comme des conflits d’intérêts potentiels jusqu’à ce qu’ils soient examinés.

Ce n’est pas à vous de décider si votre travail à l’extérieur représente un conflit d’intérêts. Vous devez soumettre une déclaration de conflit d’intérêts (accessible seulement aux employés de Services publics et Approvisionnement Canada) dès que possible.

L’autorité désignée, c’est-à-dire la personne déléguée par le sous ministre au moyen de l’instrument de délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines (accessible seulement aux employés de Services publics et Approvisionnement Canada), examinera votre déclaration et pourrait vous donner des règles à suivre pour gérer le risque, le cas échéant. Vous devez attendre la réponse de l’autorité désignée avant de vous engager dans un emploi extérieur ou une entreprise. Il se peut qu’on vous demande de modifier ou d’arrêter l’activité si elle crée un conflit d’intérêts.

Vous pouvez exercer un emploi à l’extérieur ou exploiter une entreprise, mais seulement si l’autorité désignée détermine que cela :

• n’interfère pas avec vos fonctions à SPAC
• ne compromet pas l’objectivité ou l’impartialité de la fonction publique
• ne crée pas un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel qui ne peut être atténué
• ne va pas à l’encontre des normes de conduite attendues à SPAC

Il est important de comprendre la différence entre le double emploi et la double rémunération :

• Double emploi - vous travaillez pour plus d’une organisation fédérale, mais vous n’êtes actif et rémunéré que par une seule (par exemple, vous êtes en congé non payé de l’autre organisation).
• Double rémunération - vous travaillez activement pour deux organisations fédérales et êtes rémunéré par celles ci en même temps.

Si vous travaillez pour plus d’une organisation fédérale ou êtes rémunéré par plus d’une organisation fédérale en même temps, vous devez :

• recevoir l’autorisation préalable de l’autorité déléguée
• soumettre une déclaration de conflit d’intérêts

Dans une telle situation, les points suivants devront être abordés :

• les heures de travail qui se chevauchent
• les conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels
• les conflits de tâches

Si la situation crée un conflit, vous pourriez devoir mettre fin à l’autre emploi.

Si vous vous livrez à des activités extérieures non rémunérées, comme faire du bénévolat ou siéger au conseil d’administration d’un organisme de bienfaisance, vous devez soumettre une déclaration de conflit d’intérêts (accessible seulement aux employés de Services publics et Approvisionnement Canada) pour toute activité qui pourrait créer un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel.

En cas de doute, consultez votre superviseur ou le Centre d’expertise en matière de valeurs et d’éthique. Il se peut que vous deviez modifier ou interrompre l’activité si elle est jugée conflictuelle.

Vous pouvez participer à des activités politiques, mais seulement si elles n’affectent pas et ne semblent pas affecter votre capacité à rester impartial au travail.

En vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), les activités politiques comprennent ce qui suit :

• soutenir un parti politique
• appuyer un candidat avant ou pendant une élection ou s’y opposer
• présenter une candidature ou se porter candidat dans le cadre d’une élection fédérale, provinciale, territoriale ou municipale

Si vous prévoyez solliciter une mise en candidature ou vous présenter à une élection fédérale, provinciale, territoriale ou municipale, vous devez :

• communiquer avec vos représentants désignés en matière d’activités politiques pour obtenir la permission de la Commission de la fonction publique (CFP) avant de vous engager, même pour des élections partielles et des élections par acclamation
  • s’il y a un risque de conflit d’intérêts, vous devrez peut être modifier ou arrêter vos activités politiques
• vous abstenir d’utiliser votre position ou des ressources gouvernementales pour appuyer un parti politique ou un candidat ou s’y opposer
• respecter les valeurs de la fonction publique, y compris la neutralité et l’obligation de loyauté

Si vous planifiez une activité politique qui n’est pas liée à une candidature, vous devez :

• utiliser l’outil d’autoévaluation des activités politiques de la Commission de la fonction publique pour déterminer si vous devez soumettre une déclaration
• soumettre une déclaration de conflit d’intérêts (accessible seulement aux employés de Services publics et Approvisionnement Canada) s’il est possible que l’activité affecte ou semble affecter votre capacité à faire votre travail de manière impartiale, et obtenir la permission avant de vous engager

Vous pouvez participer à des activités non partisanes liées aux élections, c’est à dire à des activités qui ne sont pas liées à un parti ou à un candidat en particulier. Voici quelques exemples :

• recueillir des bulletins de vote le jour de l’élection
• compiler et publier les résultats des élections
• examiner, produire ou entreposer des documents et des formulaires électoraux

En cas de doute, informez-vous auprès de vos représentants désignés en matière d’activités politiques.

Vous devez refuser les cadeaux, marques d’hospitalité ou autres avantages qui pourraient avoir une influence réelle, apparente ou potentielle sur vos décisions ou créer un sentiment d’obligation envers le donateur.

Si vous avez déjà accepté ou ne pouvez pas refuser ces cadeaux, marques d’hospitalité ou autres avantages, vous devez soumettre une déclaration de conflit d’intérêts et en informer immédiatement votre gestionnaire.

Vous devez refuser :

• l’hébergement ou les déplacements gratuits
• les dons d’argent, quelle qu’en soit la forme
• les honoraires pour une allocution que vous donnez, peu importe le montant – ils doivent être payés au receveur général du Canada
• des billets ou des invitations à des événements sportifs ou culturels, comme des matchs de hockey ou des concerts
• les droits de jeu ou les invitations à des tournois de golf

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’acceptation de cadeaux, de marques d’hospitalité et d’autres avantages, consultez les lignes directrices ministérielles sur l’acceptation des cadeaux et des marques d’hospitalité (accessible seulement aux employés de Services publics et Approvisionnement Canada). En cas de doute, adressez vous à votre superviseur ou au Centre d’expertise en matière de valeurs et d’éthique.

En tant que fonctionnaire, il est important de bien comprendre vos responsabilités et obligations éthiques lorsque vous faites des sollicitations ou des collectes de fonds sur le lieu de travail.

Activités de bienfaisance

• vous pouvez amasser des fonds pour la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC) si vous suivez les lignes directrices ministérielles sur l’acceptation des cadeaux et des marques d’hospitalité (accessible seulement aux employés de Services publics et Approvisionnement Canada)
• afin de solliciter ou de collecter des fonds pour des initiatives autres que la CCMTGC, remplissez une déclaration de conflit d’intérêts (accessible seulement aux employés de Services publics et Approvisionnement Canada) et attendez d’obtenir la permission pour procéder
• s’il existe un risque de conflit d’intérêts, même dans le cadre de la CCMTGC, vous devrez peut être modifier ou arrêter votre sollicitation ou vos activités de collecte de fonds
• bien que vous puissiez établir de solides relations de travail avec les experts conseils, n’oubliez pas qu’il s’agit de partenaires du secteur privé, et non de fonctionnaires :
  • ne demandez ni n’acceptez de dons, de cadeaux, de marques d’hospitalités ou d’autres avantages de la part de particuliers, d’experts conseils ou d’entreprises qui font affaire avec SPAC sans l’approbation écrite du sous ministre
  • ne demandez pas aux experts conseils de contribuer à la CCMTGC ou de participer à des activités de financement :
    • dirigez-les vers l’administration centrale de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada s’ils veulent contribuer
• Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter les Lignes directrices sur l’éthique et les conflits d’intérêts pour la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (accessible seulement aux employés de Services publics et Approvisionnement Canada).

Activités non caritatives

• vous pouvez inviter des collègues à participer à une loterie de groupe, à condition que la participation soit volontaire
• ne vendez pas de produits ou de services aux employés que vous gérez ou supervisez, et ne sollicitez pas ces derniers pour des initiatives personnelles
• obtenez l’approbation de la direction avant d’entreprendre une collecte de fonds ou de solliciter la participation à des activités pour des initiatives non caritatives (par exemple, équipes sportives d’enfants, vente d’articles, pose d’affiches)
• les activités approuvées doivent :
  • se dérouler de façon respectueuse et ne pas perturber le travail des autres
  • être effectuées pendant les pauses ou les heures de dîner
  • être passives (pas de sollicitation de poste de travail en poste de travail)
  • se dérouler sans l’utilisation d’équipement ou de ressources du gouvernement, à moins d’y être autorisé
  • éviter de donner une perception de traitement de faveur
  • se dérouler sans qu’elles soient imposées aux employés qui choisissent de ne pas participer

En tant que fonctionnaires, nous devons faire preuve d’équité, d’objectivité et d’intégrité dans toutes nos actions, y compris la supervision des autres, la prise de décisions en matière de dotation et l’exercice de nos responsabilités quotidiennes. Les relations personnelles peuvent créer des conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels. C’est pourquoi il est important de comprendre vos obligations et de gérer ces situations de manière proactive, avec transparence et avec soin.

Les relations peuvent comprendre :

• les membres de la famille : membres de la famille élargie, y compris, mais sans s’y limiter, les parents, les frères et sœurs, l’époux, le conjoint ou le partenaire de vie, les enfants, les beaux parents, les demi frères et demi sœurs, les grands parents, les petits enfants, les oncles, les tantes, les neveux, les nièces et les cousins
• les amis : personnes avec qui vous entretenez un lien étroit, de l’affection ou une relation particulière qui va au delà de simples connaissances occasionnelles ou de cercles sociaux élargis
• les associés : personnes non apparentées avec qui vous entretenez une relation personnelle fondée sur des intérêts communs ou des circonstances allant au delà des interactions professionnelles ou sociales habituelles. Cela comprend les relations d’affaires mutuellement avantageuses ou tout lien substantiel qui pourrait être considéré comme un conflit

Les 3 situations ci après doivent être prises en compte pour prévenir et régler les conflits d’intérêts découlant des relations.

Supervision

Vous ne devez pas :

• superviser un employé, directement ou indirectement (indirectement signifiant que seulement 2 personnes se trouvent entre vous et votre relation personnelle), qui est un membre de votre famille, un ami ou un associé
• contrôler directement ou voir vos employés contrôler un entrepreneur qui est un membre de votre famille, un ami ou un associé
• participer à toute activité de passation de marchés ou de ressources humaines liée à des membres de votre famille, amis ou associés
• être dans une relation intime avec quelqu’un qui relève de vous

Si vous êtes superviseur et qu’une relation personnelle existe ou se développe :

• informez votre propre superviseur
• veillez à ce que vous et l’employé ou l’entrepreneur remplissiez une déclaration de conflit d’intérêts
• la direction peut ajuster les liens hiérarchiques ou prendre d’autres mesures pour assurer l’équité

Dotation

Si vous participez à l’embauche ou à la promotion d’employés :

• récusez-vous du processus s’il existe un lien personnel entre une personne participant au processus et vous
• signalez votre relation personnelle à votre superviseur et à votre conseiller en dotation et soumettez une déclaration de conflit d’intérêts concernant votre relation personnelle
• ne prenez pas part aux décisions concernant une personne que vous connaissez personnellement
• n’accordez pas de traitement spécial et ne refusez pas d’occasions en fonction de vos préjugés personnels

Fonctions et responsabilités officielles, y compris la passation de marchés

Dans votre travail quotidien :

• abstenez-vous de prendre des décisions qui pourraient avantager ou désavantager une personne avec qui vous entretenez une relation personnelle, y compris les décisions liées aux opérations du programme, aux pénalités ou aux récompenses financières, aux paiements de transfert ou à tout autre exercice de responsabilité
• récusez-vous si une relation peut affecter votre objectivité

Que vous preniez votre retraite ou que vous acceptiez un nouvel emploi à l’extérieur de la fonction publique fédérale, vous devez protéger l’intégrité de votre travail et éviter tout conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel.

Obligations d’après-mandat pour tous les employés

Avant de quitter le Ministère, vous devez :

• divulguer toute offre d’emploi à l’extérieur de la fonction publique fédérale ou toute activité future qui pourrait créer un conflit dans une déclaration de conflit d’intérêts (accessible seulement aux employés de Services publics et Approvisionnement Canada)
• restituer tous les biens du gouvernement
• vous abstenir de prendre ou d’utiliser des documents ou des renseignements non publics

Après avoir quitté la fonction publique fédérale, vous :

• ne devez pas divulguer de renseignements protégés, classifiés ou confidentiels obtenus pendant votre emploi à SPAC ni les utiliser à des fins personnelles, à moins d’une autorisation explicite de SPAC
• devez respecter votre serment ou votre affirmation solennelle (formulaire PWGSC-TPSGC-518 – accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)

Obligations relatives à l’après mandat des employés occupant des postes particuliers

Si vous occupez ou avez occupé un poste de cadre supérieur (EX), EX moins 1 et EX moins 2 ou si vous occupez un autre poste qui est assujetti à des obligations d’après mandat (accessible seulement aux employés de Services publics et Approvisionnement Canada), vous devez respecter une restriction d’après mandat d’un an.

Avant votre départ et pendant votre période de restriction d’un an applicable à l’après mandat, vous devez :

• remplir une déclaration de conflit d’intérêts pour toutes les offres d’emploi fermes ou les activités proposées à l’extérieur de la fonction publique qui pourraient entrer en conflit avec vos plus récentes responsabilités à SPAC
• obtenir l’approbation écrite de l’autorité désignée pour une exonération ou une réduction avant :
  • d’accepter un emploi ou une nomination à un conseil d’administration avec des personnes ou des organisations extérieures avec lesquelles vous ou vos employés avez travaillé durant la dernière année de votre emploi à SPAC
  • de représenter des personnes ou des organisations extérieures auprès de toute organisation gouvernementale avec laquelle vous ou vos employés avez travaillé durant la dernière année de votre emploi à SPAC
  • de fournir des conseils à des clients ou à tout nouvel employeur fondés sur des renseignements non publics au sujet d’un programme ou d’une politique du gouvernement

Vous pouvez demander une exemption ou une réduction de la restriction d’un an en fournissant les renseignements nécessaires au Centre d’expertise en matière de valeurs et d’éthique (par exemple, circonstances applicables, justification d’une transition rapide, etc.).

Cependant, certaines limites, comme l’utilisation de renseignements confidentiels, ne peuvent jamais être levées. Votre serment d’office signifie que vous êtes tenu, en permanence, de préserver la confidentialité de ces renseignements, même après avoir quitté la fonction publique.

Si l’on constate un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, vous devez conclure une entente avec l’autorité désignée. Autrement, le désaccord sera réglé au moyen de la procédure de règlement établie par l’autorité désignée.

Pour obtenir de plus amples directives, les employés devraient consulter leur superviseur ou le Centre d’expertise en matière de valeurs et d’éthique.