Organisation de l’Agence

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Attente (a) : Responsabilisation interne – Le Conseil doit s’assurer que l’Agence dispose d’une structure interne de responsabilisation appropriée.

Questions clés 1 : De quelle façon le Conseil interagit-il avec les cadres supérieurs?

Réponse

• La dotation du poste de commissaire délégué en 2009-2010 a permis au commissaire de travailler plus étroitement avec le Conseil de direction sur des enjeux stratégiques importants, telle la gestion du risque.
• Le président du Conseil et le commissaire tiennent régulièrement des appels pour discuter des enjeux clés.
• Au cours de chaque réunion en personne du Conseil et de chaque téléconférence trimestrielle, le commissaire donne une mise à jour des activités importantes de l’ARC.
• Le Conseil est soutenu par un conseiller juridique provenant du ministère de la Justice. Le conseiller juridique participe à toutes les réunions du Conseil et des comités.
• Des membres du Bureau du vérificateur général participent à toutes les séances habituelles du Comité de la vérification du Conseil.
• Par l’entremise du secrétaire exécutif, les membres du Conseil ont accès aux membres de la haute direction.
• La haute direction participe aux réunions en personne du Conseil et à ses téléconférences trimestrielles, ainsi qu’à toute autre réunion spéciale, au besoin.
• La haute direction :
  • travaille avec le Conseil et avec les présidents de comités pour élaborer les plans de travail des comités et du Conseil ainsi que les ordres du jour des réunions;
  • participe aux réunions préparatoires trimestrielles des comités et du Conseil avec les présidents des comités du Conseil afin de répondre aux questions en suspens avant les réunions des comités ou du Conseil;
  • est présente aux réunions et aux téléconférences des comités et du Conseil pour les points à l’ordre du jour liés aux domaines de gestion respectifs ainsi qu’aux réunions de planification stratégique annuelles du Conseil.
• Le dirigeant principal de la vérification de l’Agence participe aux séances à huis clos du Comité de la vérification du Conseil lors de chaque réunion trimestrielle en personne.
• Malgré la nomination d’un nouveau ministre, d’un nouveau commissaire, d’un nouveau commissaire délégué et d’un nouvel agent financier supérieur, les interactions entre la haute direction et le Conseil sont demeurées efficaces.

Sources des éléments de preuve

• Loi sur l'Agence du revenu du Canada
• Guide de régie d’entreprise du Conseil de direction (le Conseil) de l’Agence du revenu du Canada (ARC) (y compris les chartes des comités)
• Plans de travail du Conseil et des comités
• Réunion de planification stratégique – ordres du jour et procès-verbal
• Page des comités dans InfoZone

Questions clés 2 : Existe-t-il des structures et des processus décisionnels solides au niveau des cadres supérieurs?

Réponse

• Six comités de l’Agence surveillent les activités administratives et l’orientation stratégique de l’Agence, et sont appuyés par le Secrétariat de l’Agence.
• Le Comité de gestion de l’Agence (CGA) supervise l’élaboration et l’exécution des programmes ainsi que les activités quotidiennes de l’Agence. Tous les dossiers présentés au Conseil de direction doivent d’abord être présentés au CGA.
• Le CGA sert de forum principal aux délibérations sur les enjeux opérationnels et veille à l’uniformité et à la cohérence dans l’exécution des programmes. Les réunions du CGA sont prévues chaque semaine. Des réunions en personne d’une journée ont lieu au moins une fois par trimestre à Ottawa. Le CGA tient des réunions de planification stratégique une fois par année afin d’élaborer le programme stratégique de l’ARC et d’évaluer le rendement dans son ensemble. Le commissaire préside le CGA. Les membres sont tous des cadres supérieurs qui relèvent directement du commissaire.

Questions clés 3 : Quels sont les processus en place qui permettent de s’assurer que la gestion et le Conseil travaillent en étroite collaboration pour atteindre les objectifs opérationnels de l’Agence?

Réponse

• Le secrétaire exécutif :
  • s’assure qu’il y a une communication fiable de renseignements entre le Conseil et la haute direction;
  • organise les réunions préparatoires entre la haute direction et les présidents des comités et le président du Conseil afin de faire coïncider avec les réunions du Conseil;
  • tient un registre des mesures de suivi demandées par le Conseil et y donne suite.
• Le Conseil fournit des commentaires sur les évaluations de rendement et les objectifs de rendement du premier dirigeant, du dirigeant principal de la vérification, de l’administrateur supérieur des affaires financières (ASAF), du dirigeant principal de l’information (DPI), des SC de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) et de la Direction générale des stratégies d’entreprise et du développement des marchés (DGSEDM) et du secrétaire exécutif.
• La gestion de l’Agence travaille avec le Conseil afin d’établir les priorités du cycle de planification au cours du processus d’élaboration du Plan d’entreprise et participe à la réunion annuelle de planification stratégique du Conseil.

Sources des éléments de preuve

• Objectifs et évaluations de rendement du premier dirigeant, du dirigeant principal de la vérification, de l’ASAF, du DPI et des SC de la DGRH et de la DGSEDM
• Plan d’entreprise

Questions clés 4 : Les responsabilités des cadres sont-elles harmonisées avec les plans d’entreprise, les priorités et les objectifs du Conseil?

Réponse

Le Conseil fixe des objectifs de rendement annuels pour le commissaire et participe aux ententes de rendement de l’ASAF, du dirigeant principal de la vérification et du DPI.

Le Conseil a effectué une évaluation annuelle du rendement de deux premiers dirigeants en 2009-2010, laquelle sera présentée au greffier du Conseil privé. Il a également fourni une rétroaction sur l’évaluation du rendement des cadres supérieurs mentionnés pour 2009-2010.

Le Conseil a effectué une évaluation de mi-exercice sur les progrès réalisés par rapport aux objectifs fixés pour le commissaire pour 2009-2010.

Chaque année, une liste des engagements obligatoires est dressée et distribuée à tous les cadres de l’Agence (EC) sous forme de Fondement des engagements et de lignes directrices connexes, afin de s’assurer que les priorités de l’Agence se traduisent en mesures et que les responsabilités soient affectées.

• Les engagements pour toutes les catégories doivent être accompagnés d’exemples de mesures du rendement dans l’entente de rendement (ER) de chacun des membres de l’effectif de la direction (EC).
• Pour aider les EC à déterminer les mesures de rendement appropriées, les lignes directrices de chaque engagement comprennent des exemples de mesures particulières et d’autres références pour aider à élaborer des mesures.

• Un examen de mi-exercice (en décembre) fait partie du processus de gestion du rendement des EC, ce qui assure une discussion sur le rendement entre les EC et leurs supérieurs.
• Un diagramme décrivant le processus de gestion du rendement des EC sera présenté au cours de la réunion du Conseil de juin 2010, comme cela était indiqué dans les prochaines étapes de 2008-2009.
• Les ententes de rendement des cadres traitent des lacunes en matière de rendement qui sont notées dans le Rapport annuel.

Sources des éléments de preuve

• Séances privées à huis clos du Conseil de direction aux réunions du Conseil du mois de mars.
• Priorités principales, résultats mesurables et calendriers du commissaire pour l’exercice 2009-2010
• Fondement des engagements en matière de rendement des EC 2009-2010
• Analyse des ententes de rendement

Questions clés 5 : Est-ce que l’harmonisation des responsabilités avec les plans, les priorités et les objectifs du Conseil soutient l’efficacité horizontale de l’Agence?

Réponse

• Le Plan d’entreprise indique les priorités et les réalisations attendues de l’ARC qui s’intègrent aux engagements des cadres supérieurs en matière de rendement.

Sources des éléments de preuve

• Plan d’entreprise de l’ARC 2010-2011 à 2012-2013

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