Cadre de surveillance du Conseil de direction - Évaluation du rendement

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Fort

L'Agence dispose de fonctions administratives rigoureuses et systématiques qui appuient la réalisation efficace des priorités et des résultats des programmes.

Les meilleures pratiques de gestion du risqué de l'entreprise sont intégrées au cadre de gestion du risque de l'Agence, comme le sont l'identification continue du risque, l'évaluation, l'examen et l'élaboration de stratégies d'atténuation. La haute direction appuie et dirige l'identification et l'évaluation des risques.

Il existe des fonctions efficaces de vérification interne et d'évaluation des programmes qui sont utiles à la gestion du risque de l'entreprise et aux processus de planification opérationnelle. Les recommandations émises à la suite des vérifications internes et des évaluations de programmes font l'objet de mesures, d'un suivi régulier et d'établissement de rapports à l'intention de la haute direction.

Le développement durable (DD) est intégré aux systèmes et pratiques de gestion; l' atteint ses objectifs en matière de DD.

Acceptable

Les fonctions administratives de l'Agence appuient la réalisation des priorités et des résultats des programmes.

La gestion du risque est intégrée aux fonctions de planification et de gestion à l'échelle de l'Agence. Cela inclut la mise à jour continue, des inventaires et des stratégies d'atténuation des risques de l'Agence, des directions générales et des régions.

Il existe des fonctions de vérification interne et d'évaluation des programmes et elles sont parfois utiles à la gestion du risque de l'entreprise et aux processus de planification opérationnelle. Les recommandations émises à la suite de vérifications internes et des évaluations des programmes font parfois l'objet de mesures et d'un suivi.

Il existe une stratégie du développement durable, y compris des mesures et des objectifs.

Occasion d'amélioration

Des améliorations aux fonctions administratives sont nécessaires; la réalisation des priorités et des résultats des programmes pourrait être compromise.

Il existe un programme de gestion du risque à l'échelle de l'Agence, ainsi que des inventaires de risques et des stratégies d'atténuation dans certains secteurs.

Il existe des fonctions de vérification interne et d'évaluation des programmes, mais celles-ci n'influent aucunement sur la planification opérationnelle. Les recommandations émises à la suite des vérifications internes et des évaluations de programmes font rarement l'objet de mesures.

On élabore actuellement une stratégie de développement durable.

Attention requise

La réalisation des priorités et des résultats des programmes est compromise en raison de graves lacunes dans les fonctions administratives.

La gestion du risque n'est pas systématique et elle se fait au niveau de l'unité de travail. Il existe des inventaires et des stratégies d'atténuation des risques dans certains secteurs.

On élabore actuellement des fonctions de vérification interne et d'évaluation des programmes. L'Agence n’évalue pas l'efficacité et les coûts de ces programmes d'une façon systématique et axée sur les preuves.

Le développement durable ne fait pas partie de la gestion ou des processus de planification de l'Agence.

Attente (a) : Gestion du risque – Le Conseil doit s'assurer que l'Agence suit les processus adéquats de gestion du risque au niveau de l'entreprise.

Vue d'ensemble

Le programme de gestion du risque d'entreprise (GRE) a été créé en 2005 afin d'assurer que l'Agence a une approche exhaustive et systématique de la gestion du risque, et que celle-ci soit pleinement intégrée aux processus décisionnels et aux mécanismes stratégiques, opérationnels et financiers de l’Agence.

L'ARC a élaboré et mis en oeuvre un cadre de GRE solide harmonisé avec les attentes du gouvernement du Canada avec les normes internationales en matière de GR (p. ex., ISO 31000). Ce cadre comprend une politique exhaustive qui est soutenue par des processus, des outils et des produits de formation solides. Ces éléments permettent la détermination, l'analyse, l'évaluation, le traitement, la surveillance, la communication des risques d'entreprise, opérationnels et de projets, ainsi que l'établissement de rapports sur ceux-ci.

Depuis la mise en oeuvre du programme de GRE, la GR est devenu un élément essentiel d'une bonne gestion, d'une planification solide, de l'établissement des priorités, et de l'excellence opérationnelle à tous les niveaux de l'ARC :

• La GR fait partie des priorités du commissaire auprès du Conseil de direction et constitue un engagement obligatoire pour tous les cadres. Les Lignes directrices pour la préparation des ententes de rendement des Executive/Cadres (EC) indiquent que les EC ont comme responsabilité fondamentale d'inclure la gestion du risque dans leur processus de prise de décision et de favoriser une culture de travail qui encourage la prise de décision responsable fondée sur les risques.
• La direction de l'Agence oriente la gestion du risque et y participe à tous les niveaux.
• Les projets présentés au Comité des ressources et des investissements (CGRI) font l'objet d'une évaluation du risque dans le cadre du processus de présentation. De plus, l'Agence favorise une approche de portefeuille à la gestion des projets d'investissement, et l'examen du risque est l'un des éléments clés requis lors de l'établissement d'un portefeuille d'investissement.
• Le Profil de risque d'entreprise (PRE) (autrefois constitué de l'inventaire des risques de l'entreprise et de ses documents connexes, du Plan d'action axé sur les risques de l'ARC et du Rapport d'étape) fournit des renseignements importants qui permettent au Conseil d'exécuter ses responsabilités en matière de surveillance du risque et qui permettent à l'ARC de gérer efficacement ses activités. L'élaboration et la mise en oeuvre de stratégies de réponse au risque pour lesquels les contrôles sont jugés insuffisants ou inefficaces démontrent l'engagement permanent de l'Agence à s'assurer que les mesures appropriées sont prises afin de gérer les risques en fonction du niveau de tolérance de l'organisation.
• Les profils de risque des projets, des bureaux des services fiscaux, des directions générales et des régions, que le programme de GRE a contribué à établir, ont fourni des renseignements essentiels à la direction de l'ARC afin de lui permettre de gérer les risques en fonction de ses objectifs.
• Le programme de GRE de l'ARC a été reconnu pour son excellence par la direction de l'ARC, et par d'autres organismes gouvernementaux. Il a obtenu la cote « fort » au cours des deux dernières années dans les évaluations du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du SCT. À l'échelle nationale, il est reconnu comme un modèle d'excellence.
• En juin 2010, l'ARC a renforcé davantage le programme de GRE en créant une fonction de GRE spécialisée, indépendante et neutre sous la direction du chef de la gestion du risque (CGR), qui occupe également un poste au niveau de sous-commissaire (SC). Les présidents du Conseil et du comité de régie d’entreprise ont participé au processus de sélection du CGR. La Direction générale de la GRE a été créée par la suite. Elle est financée de manière indépendante afin de fournir une orientation plus stratégique en matière de GR à l'organisation, et fournir des conseils objectifs et stratégiques au commissaire, au CGA, à la haute direction et au Conseil à l'égard des risques auxquels l'Agence est confrontée.
• Depuis sa création en juin, la DGGRE a présenté une vision renouvelée de la GRE visant à conduire l'organisation à un stade plus évolué, qui intègre pleinement la GRE à titre d'outil stratégique. En outre, elle a comparé les pratiques exemplaires en matière de GRE dans les secteurs privés et publics, les sociétés d'État, des organismes de consultation et de recherche et d’autres administrations fiscales afin d'améliorer ses programmes et politiques. En décembre 2010, la Direction générale de la DGGRE a lancé son site InfoZone, qui sera un portail important en ce qui concerne les renseignements et les ressources concernant la gestion du risque.

Questions clés

1. Le programme de GRE facilite-t-il élaboration de stratégies de réponse au risque efficaces?

Favoriser les stratégies de réponse au risque efficaces

Même si une évaluation indépendante ou par un tiers doit toujours être menée en ce qui a trait au programme de GRE, les initiatives clés suivantes montrent quel a été le rendement de la DGGRE pour ce qui est de favoriser des stratégies de réponse au risque efficaces en établissant des liens entre les initiatives pertinentes et quatre critères de réussites clés.

Critères de réussite clés :

On fournit aux promoteurs du risque au bureau de première responsabilité (BPR), au bureau de seconde responsabilité (BSR) et aux personnes participant à l'élaboration et à la mise en oeuvre des stratégies de réponse au risque les renseignements contextuels appropriés.

• La DGGRE accorde beaucoup d'importance à la conduite d'analyses de l'environnement sur les éléments pouvant exercer une influence sur les risques de l'Agence. La DGGRE a publié sa dernière analyse de l'environnement en novembre 2010 afin de soutenir la haute direction dans l'élaboration du Profil des risques organisationnels de 2011.
• L'analyse montre les tendances et les changements clés dans l'environnement qui pourraient influer sur la nature ou la gravité des risques déterminés précédemment, de même que ceux qui pourraient présenter de nouveaux risques pour l'Agence. L'analyse tient compte des environnements interne et externe pour produire une vision cohérente des facteurs de risque. Les stratégies de réponse au risque ciblent souvent ces facteurs, puisqu'ils sont la source du risque.
• Dans le cadre du processus de gestion du risque, la DGGRE favorise la détermination de contrôles associés aux risques déterminés aux niveaux de l’ARC, de la direction générale de la région et du projet. Ces inventaires sur la mesure du contrôle permettent aux personnes concernées par l'élaboration de stratégies de réponse au risque de comprendre ce qui est en place en vue d'atténuer de réduire les risques et des endroits où il peut y avoir de voir.

Les promoteurs du risques/le BPR, le BSR et autres personnes participant à l'élaboration et à la mise en oeuvre des stratégies de réponse au risque ont un niveau de connaissances adéquat en matière de gestion du risque. Par l'entremise de ses centres d'expertise, la Direction générale de la GRE offre et participe à un large éventail d'initiatives d'apprentissage qui ciblent différents publics et y participe. Ces initiatives contribuent à inclure davantage la gestion du risque dans la culture de l'ARC et à accroître les connaissances des personnes participant à l'élaboration et à la mise en oeuvre des stratégies de réponse au risque.

• L'ARC offre une formation en gestion du risque de 1,5 jour qui cible expressément les gestionnaires et les cadres. Ces derniers ont été ciblés afin de s'assurer que les personnes qui prennent les décisions ayant les plus grandes répercussions organisationnelles disposent des connaissances et des outils appropriés afin de gérer les risques efficacement. Un cours d'un jour est actuellement mis à l'essai en réponse à la rétroaction des participants relativement à cette formation.
• Depuis 2009, 461 employés de l'ARC ont suivi la formation. L'objectif de formation pour 2010-2011 est de 200. Jusqu'à présent, 201 employés de l'ARC ont reçu la formation et on prévoit que 30 à 60 autres employés l'auront suivie d'ici la fin de l'année. La DGGRE s'attend à dépasser son objectif de 15 % en 2010-2011 et prévoit former de 400 personnes en 2011-2012.
• Dans le cadre de son engagement à améliorer la formation des employés de l'ARC en gestion du risque, aux employés de l'ARC, la Direction générale de la GRE exige des participants qu'ils remplissent le formulaire d'évaluation du cours. En 2010-2011, d'après les formulaires d'évaluation du cours pilote d'un jour, les connaissances des participants ont augmenté de 58 %. Ce résultat dépasse de 28 % la cible de 30 % établie par la DGGRE. De plus, 98 % des participants ont indiqué qu'ils recommanderaient ce cours à leurs collègues.
• Le module sur les finances et l'administration du Programme d'apprentissage des MG comprend un segment de deux heures sur la gestion du risque de ce programme, dans le module sur les finances et l'administration. Jusqu'à présent, 95 % des segments sur la gestion du risque de programme ont été suivis et soutenus par les experts en la matière de la Direction générale de la GRE.
• Le Programme d'apprentissage des EC pour les nouveaux cadres a été mis à l'essai pour la première fois en novembre 2010. Pour soutenir cette initiative, la DGGRE a élaboré un module de formation de 90 minutes sur la visant à diffuser davantage les connaissances à ce sujet à l'échelle de l'Agence. D'après les formulaires d'évaluation reçus de la Direction des programmes pour les cadres de direction ce module a obtenu une note supérieure à la moyenne de tous les critères d'évaluation du Programme.
• La DGGRE a aussi mis a jour la Politique sur la GRE de l'ARC en mettant l'accent sur la promotion de l'horizontalité et d'une culture de gestion du risque. L'approbation finale de la politique sera effectuée par le Conseil en mars 2011. La politique indique clairement les exigences nécessaires pour adhérer au processus de GR de l'ARC, lequel comprend la surveillance et la préparation de rapports sur le risque, notamment sur l'évolution du risque et l'efficacité des mesures prises concernant le risque. Cette exigence appuie l'engagement de l'ARC visant à favoriser une culture de gestion du risque solide à l'échelle organisationnelle, ce qui est aussi exprimé clairement dans la politique.

Les promoteurs du risque le BPR, le BSR et autres personnes participant à l'élaboration et à la mise en oeuvre des stratégies de réponse au risque reçoivent un soutien et des conseils adéquats de la DGGRE à cet égard.

• Les analystes principaux de la DGGRE sont affectés à des directions générales et à ces régions particulières afin de leur fournir un soutien spécialisé relativement à l’élaboration de plans d'action et à l'établissement de rapports sur ceux-ci.
• Pour aider les promoteurs de risques à mettre au point des stratégies, la DGGRE a élaboré les Lignes directrices pour l'élaboration de telles stratégies lu réponse au risque. Elle ont été fournies aux personnes participant à l'élaboration de stratégies, et la DGGRE a offert un soutien dans le cadre de leur mise en oeuvre. De plus, les lignes directrices ont été publiées dans InfoZone au début de 2010. Cela permet de mettre eu place une réponse efficace au risque à tous les niveaux de l'Agence (direction générale, région, direction, projet, etc.).
• Dans un esprit d'amélioration continue, la DGGRE prévoit réviser les lignes directrices lorsqu'elle estime que cela est nécessaire. Étant donné la création récente de la DGGRE et conformément à la nouvelle vision axée sur la GRE de l'ARC, les lignes directrices devraient faire l'objet d'un examen officiel au cours du prochain exercice, les premiers travaux commençant au quatrième trimestre de 2010-2011.

Il y a une surveillance adéquate de l'état d'avancement et du rendement en ce qui concerne la mise en oeuvre des stratégies de réponse au risque.

• La responsabilité de la gestion du risque – y compris la surveillance – relève des promoteurs de risques et des BPR. La fréquence des rapports varient selon la gravité d'un risque. Au niveau de organisationnel, les risques font l'objet d'un rapport au moins une fois par année. Il incombe aux promoteurs de risques et aux BPR de fournir des renseignements sur l'état d'avancement et le rendement des stratégies de réponse au risque. La DGGRE soutient les promoteurs de risques et les BPR dans le cadre de leurs responsabilités en matière d'établissement de rapports.
• La DGGRE a identifié des indicateurs du rendement afin de mesurer efficacement les progrès des stratégies de réponse au risque par rapport aux résultats escomptés. La collecte des données sur ces indicateurs a commencé en janvier 2011. La Direction générale facilitera également l'établissement de rapports sur la mise en oeuvre des stratégies.
• Les activités de surveillance permettent de reconnaître les signes de progrès dans la mise en oeuvre des stratégies risque, ainsi que leur rendement. Elles fournissent également des renseignements sur la mise en oeuvre de nouveaux contrôles permettant de gérer le risque d'un cycle à l'autre; on considère que les stratégies risque sont des mesures de contrôle lorsqu'elles sont mises en oeuvre et que l'on estime qu'elles sont efficaces.
• Les stratégies en vue d'inclure risque qui ont été élaborées à partir du Profil des risques organisationnels sont prises en considération lors de planification interne de l'ARC, et l'établissement des priorités et les processus de prise de décision, démontrant davantage l'intégration de la gestion du risque dans la culture de l'Agence. La DGGRE travaille avec la Direction générale de la stratégie et de l'intégration (stratégies risque clés dans le Plan d'entreprise de l'ARC et le Rapport sur les plans et les priorités. Le rendement par rapport à ces plans d'actions est par la suite indiqué dans le Rapport annuel de l'ARC et dans le Rapport ministériel sur le rendement. De plus, la plupart des indicateurs de rendement utilisés pour les plans d'action sur le risque sont harmonisés avec le cadre des mesures du rendement élaboré aux fins du Rapport annuel de l'ARC.

Sources des éléments de preuve

• Inventaire des risques organisationnels de l'ARC de 2007 – Rapport d'étape, de septembre 2008 à janvier 2010
• Mise à jour de l'Inventaire des risques de l'entreprise de 2010
• Déterminer les rôles et les responsabilités en matière de gestion des risques d'entreprise, novembre 2010
• Cycle de gestion des risques d'entreprise – Pratiques exemplaires, août 2010
• Site intranet de la Direction générale de la gestion des risques de l’entreprise
• Programme d'apprentissage des EC (mis à l'essai en décembre 2010) –Document du module sur la gestion des risques
• Programme d'apprentissage des MG – Document du module sur la gestion des risques
• Lignes directrices pour l'élaboration de stratégies de réponse au risque (dans InfoZone)
• Document de formation sur la gestion des risques pour les gestionnaires et les cadres, et la rétroaction sur le cours et les évaluations des séances de formation

Évaluation et commentaires du Conseil

Attente (b) : Évaluation de programme – Le Conseil doit s'assurer que l'Agence a une fonction d'évaluation de programmes efficace pour mesurer le succès à long terme des programmes de l'Agence.

Vue d'ensemble

La politique d'évaluation des programmes de l'ARC a été revue à l'automne 2009. Elle met l'accent sur l'indépendance organisationnelle de la Division de l'évaluation des programmes et énonce les responsabilités clés en ce qui a trait à la gestion, à la mise en oeuvre et à la surveillance de la fonction d'évaluation. Cette dernière fournit à la direction de l'ARC des renseignements crédibles sur le rendement de ses programmes ainsi que des conseils et une orientation efficaces quant à la mesure des résultats. Bien qu'il soit difficile de déterminer dans quelle mesure les changements apportés aux programmes ont été faits avant une évaluation de suivi, l'ARC utilise les renseignements issus des évaluations afin d'éclairer ses décisions relatives aux dépenses, aux politiques et aux améliorations des programmes.

Le plan d'évaluation de programmes est fondé sur un certain nombre de points à examiner, y compris les priorités de l'ARC, les risques d'entreprise, les suggestions de la haute direction, les exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor en ce qui a trait aux évaluations et les exigences du Comité de gestion des ressources et des investissements (CGRI). Le processus de planification des évaluations tient également compte des travaux de vérification qui ont été effectués ou qui sont prévus par la Division de la vérification interne de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise et le Bureau du vérificateur général. Depuis peu, on tient également compte de la couverture des programmes comme facteur dans le cadre de l'élaboration des plans d'évaluation. L'Architecture d'activités des programmes (AAP) de l'ARC est considéré comme l'« univers d'évaluation » aux fins de la planification. L'Agence assure le suivi des éléments de l'AAP qui ont été évalué/s par le passé et en tient compte au moment de sélectionner des secteurs d'évaluation éventuels.

Questions clés

1. La fonction d'évaluation fournit-elle des renseignements crédibles et neutres sur le rendement des programmes, ainsi que des conseils et une orientation efficaces sur la mesure des résultats à la direction de l'ARC?

Renseignements crédibles et neutres

La Division d'évaluation des programmes (DEP) fournit à la direction de l'ARC des renseignements neutres et crédibles liés aux résultats.Pour cela, elle commence par déterminer les questions liées à l'évaluation et élaborer des méthodes d'évaluation (cadres d'évaluation). La DEP prépare ensuite les rapports sur les constatations et les recommandations connexes (études d'évaluation).

Pour s'assurer que les renseignements sont crédibles et neutres, la travaux d'évaluation des programmes sont menés conformément à la Norme d'évaluation pour le gouvernement du Canada du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

Quatre études d'évaluation, un cadre d'évaluation et une étude de l'évaluabilité ont été effectués en 2010-2011. Selon les sondages après l'évaluation, les gestionnaires responsables des programmes évalués estiment que les évaluations ont été menées de manière professionnelle et que les rapports d'évaluation étaient équilibrés, constructifs et soutenus par des faits.

La DEP a continué de répondre aux demandes d'aide sur la mesure des résultats et de conseils provenant d'autres directions générales. Un nombre important de ces demandes sont liées à des projets soumis au processus d'approbation du CGRI.

La DEP joue aussi un rôle de coordination et de liaison relativement aux évaluations interministérielles dirigées par d'autres ministères fédéraux qui ont demandé la participation de l'ARC. En 2010-2011, la Division a participé à six évaluations interministérielles.

Conseils et orientation efficaces

En 2010-2011, la DEP a répondu aux demandes de conseil visant 16 projets. Les sondages auprès des clients et la rétroaction provenant des directions générales relativement aux orientations et aux conseils reçus de la DEP continuent d'être très positifs.

Les évaluations moyennes des répondants au sondage (9 répondants au cours des 13 derniers mois) pour six attributs de services conseils ont été mesurées sur une échelle de sept points, de 1 (entièrement en désaccord) à 7 (entièrement d'accord). Les résultats sont les suivants :

• Rapidité de la réponse : 6,5
• Niveau de connaissance : 6,4
• Capacité d'expliquer les concepts : 6,4
• Uniformité des conseils : 6,4
• Réponse aux attentes : 6,2
• Effort pour comprendre les difficultés du projet : 6,8

Sources des éléments de preuve

• Tableau – Cadres et études d'évaluation pour 2010-2011
• Évaluations interministérielles
• Liste des projets fournis par les Services consultatifs

2. L'utilise-t-elle efficacement les renseignements tirés des évaluations afin d'éclairer les décisions liées aux dépenses aux politiques et d'améliorer les programmes?

Politique sur l'évaluation des programmes

Étant donné qu'elle traitait de la prochaine étape du Conseil, la Politique sur l'évaluation des programmes a obtenu l'approbation du Conseil et est entrée en vigueur le 15 mars 2010. La politique vise à fournir un cadre pour une fonction d'évaluation de programmes professionnelle et efficace qui :

• évalue le rendement et la pertinence des programmes, des politiques et des initiatives, et qui détermine d'autres façons d'exécuter ces derniers ou d'atteindre les même/s résultats;
• fournit des conseils et de l'aide aux gestionnaires de programme relativement à l'évaluation et à la mesure du rendement.

Rapports d'évaluation

Ces rapports comprennent habituellement des recommandations à l'intention de la direction. Il est difficile d'évaluer si elles ont eu des répercussions avant qu'une période suivant l'évaluation se soit achevée. La direction doit d'abord prendre des mesures pour répondre aux recommandations. Selon la complexité de la question, il peut s'écouler un certain temps entre la mise en oeuvre d'une recommandation et ses effets. Les indicateurs permettant de savoir si l'ARC utilise les renseignements provenant des évaluations sont les suivants :

• la direction accepte les recommandations de l'évaluation;
• la direction estime que ces recommandations sont utiles et réalistes et existe un potentiel d'amélioration importante en raison de l'évaluation;
• il existe des éléments de preuve selon lesquels des mesures particulières on été prises à la suite d'une évaluation.

Toutes les recommandations comprises dans les quatre évaluations achevées en 2010-2011 ont été acceptées et la direction a indiqué les mesures qu'elle prendra afin de répondre à ces indicateurs.

Il existe des éléments de preuve selon lesquels des mesures ont été prises à la suite de l'évaluation effectuée au cours des deux derniers exercices. Voici quelques exemples de changements entrepris à la suite des évaluations récentes :

• Évaluation du centre d'appels du recouvrement de la gestion des créances (achevé en juin 2010) : Une fois que l'évaluation a été approuvée, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise a aidé la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances à élaborer un système permettant de mesurer l'efficacité des arrangements fondés sur la méthode utilisée pour l'évaluation.
• Évaluation de l'exécution et des divulgations (achevé en octobre 2010) : Cette évaluation a été approuvée en octobre 2010; il est donc trop tôt pour commenter les mesures particulières qui ont été prises toutefois, la Direction générale des programmes d'observation prévoit examiner à nouveau le mandat de l'exécution et élaborer un plan stratégique à la suite de l'évaluation. Même avant d'être finalisé le rapport d'évaluation, elle eu des répercussions, car il est devenu le point de mire du Symposium national de la Direction de l'exécution et des divulgations en mai 2010. La DEP avait invité des conférenciers des administrations fiscales du Royaume-UniR.-U., des États-Unis et de l'Australie, qui étaient également des points importants à l'ordre du jour du symposium.

Sources des éléments de preuve

• Base de données de la DEP des sondages auprès des clients
• Renvoi à la décision du CVGE sur l'évaluation du programme d'échange des gestionnaires de l'Administration centrale et des régions
• Rapport d'étape de la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances sur les recommandations relatives à l'évaluation de l'inscription à la TPS
• Éléments de preuve selon lesquels des mesures ont été prises en raison des évaluations effectuées au cours des deux derniers exercices

Évaluation et commentaires du Conseil

Attente (c) : Vérification interne – Le Conseil doit s'assurer que l'Agence a une fonction de vérification interne efficace pour fournir l'assurance de l'efficacité du cadre de contrôle de l'Agence.

Vue d'ensemble

La direction de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise (DGVEE) continuera d'aborder de façon proactive la question du recrutement et de la rétention des vérificateurs et des évaluateurs. Grâce à une planification stratégique de la main-d'oeuvre et de la relève la direction de la DGVEE oeuvre à cerner les besoins en talents de l'Agence. Le Plan de l'effectif de la DGVEE appuie celui de l'ARC et se rattache à l'initiative du Renouvellement de la fonction publique. Par exemple, en 2010-2011, la DGVEE a mis sur pied un programme de mentorat officiel afin de développer le talent des employés à l'interne, d'appuyer leur cheminement de carrière et de contribuer au transfert des connaissances. Les exigences en matière de dotation sont une composante clé de l'exercice de planification annuelle de la DGVEE pour s'assurer de la disponibilité des compétences nécessaires pour effectuer les vérifications planifiées.

Selon la norme 1312 du Cadre international des pratiques professionnelles de l'Institut des normes à l'usage des vérificateurs internes les évaluations externes doivent être menées au moins une fois tous les cinq ans par un tiers indépendant qualifié ou par une équipe d'examen extérieure à l'organisation. En 2006, l'Agence était l'une des premières entités gouvernementales à être examinée et à avoir atteint le plus haut classement possible. Elle est en voie encore ce le classement quand l'examen externe de 2011 sera mené.

L'Agence suit l'exemple du Bureau du contrôleur général en appuyant les vérificateurs internes dans l'obtention de l'accréditation professionnelle de vérificateur interne autorisé de l'Institute of Internal Auditors afin de répondre au besoin croissant de vérificateurs internes au gouvernement.

L'Agence soutient également l'obtention des autres désignations professionnelles par les vérificateurs, y compris les CA, CMA, CGA, CISA et CIA. Par exemple, la DGVEE est un participant actif au Programme de formation des stagiaires CA du gouvernement du Canada.

Le Plan d'entreprise de la DGVEE traite principalement de la prestation de services de certification et d'évaluation auprès au Comité de la vérification du Conseil de direction du commissaire et de la haute direction de l'Agence, tout en s'assurant qu'une attention adéquate est portée aux questions d'intérêt pour l'ensemble du gouvernement. Afin d'assurer la fiabilité et la précision des rapports de vérification interne, le processus de vérification interne est mené conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne. La planification et les produits finaux sont ensuite examinés par un comité normatif de l'examen de la qualité, et la fonction de vérification interne est supervisée et évaluée par un évaluateur externe tous les cinq ans. Tous les engagements et rapports finaux prévus sont approuvés par le Comité de la vérification de la gestion et de l'évaluation (CVGE) et le Conseil. Les rapports finaux approuvés sont publiés dans le site Web de l'Agence en collaboration avec la Direction générale des affaires publiques.

Le dirigeant principal de la vérification participe aux séances à huis clos du Conseil à l'occasion de chaque réunion trimestrielle.

Questions clés

1. La planification de la vérification interne est-elle appropriée (axée sur le risque, aborde les risques appropriés, approbations appropriées, méthodologie, etc.)?

Planification de la vérification interne

La planification de la vérification interne est principalement axée sur le risque de mais elle tient également compte des priorités de gestion de l’ARC énoncées dans le Plan d'entreprise de   2010-2011 à 2012-2013.

Les vérifications sont axées sur l'amélioration de la gestion de l'exécution des programmes et sur le renforcement de la responsabilité, en fournissant à la haute direction des renseignements sur la pertinence et l'efficacité des systèmes de contrôle internes et sur la qualité du rendement en vue de réaliser les priorités de l'Agence.

Vérifications internes axées sur le risque

Les vérifications internes axées sur le risque tiennent compte des risques de l'Agence, des priorités du Plan d'entreprise et de l'évaluation du risque menée par la DGVEE relative à l'univers de la vérification; l'évaluation du risque comprend une analyse de l'environnement et une consultation auprès de la direction de l’ARC. La DGVEE tient également compte de toute vérification ou de tout examen mené par les organismes centraux, comme le Bureau du vérificateur général (BVG). Les résultats de la vérification interne fournissent des renseignements opportuns au commissaire et au Conseil et appuient leurs responsabilités en matière de surveillance.

La DGVEE fournit au Conseil une assurance et de l'information régulières et opportunes sur les activités de l'Agence. Pour s'acquitter de cette tâche, elle lui présente des rapports approuvés par le CVGE, ainsi que des rapports d'étape faisant état des progrès réalisés en fonction du plan et des séances d'information sur les travaux menés dans les principaux secteurs à risque élevé.

Rapport annuel de la DGVEE

La DGVEE prépare un rapport annuel qui fournit une vue d'ensemble du rendement de la Direction générale. Les mesures prises jusqu'à présent qui pourraient, avec le temps, permettre l'établissement de rapports plus précis sur les trois éléments désignés par le BVG (le risque, les contrôles et la gouvernance) étaient initialement axées sur les contrôles et comprennent ce qui suit :

• l'élaboration d'une base de données automatisée comprenant des liens entre les résultats de la vérification et l'Architecture d'activités de programme et le Cadre de responsabilisation de gestion (CGR) et les contrôles connexes;
• la mise en oeuvre de la vérification continue de l'efficacité de contrôles particuliers (automatisés);
• la révision des modèles de planification interne et d'établissement de rapports de la DGVEE, au besoin, afin de faciliter l'enregistrement et la compilation des résultats de la vérification aux fins des rapports sommaires, par exemple, la nouvelle exigence d'indiquer les liens aux risques d'entreprise, ou au CGR entre autres.

Le Plan d'entreprise annuel de la DGVEE est approuvé par le Comité de la vérification du Conseil, et des rapports d'étape faisant état des progrès réalisés sont présentés.

La DGVEE est en voie d'achever les engagements établis dans ses plans d'entreprise pour 2009-2012 et 2010-2013.

Sources des éléments de preuve

• Rapport annuel de la DGVEE de 2009‑2010
• Plan d'entreprise de la DGVEE de 2009-2012
• Plan d'entreprise de la DGVEE de 2010 -2013
• Rapports sur l'état d'avancement des plans présentés à chaque réunion du Conseil
• Rapports finaux déposés au Conseil de mars 2010 à mars 2011
• Vérifications publiées dans le site Web de l'ARC en 2010-2011

2. Les rapports de vérification interne sont-ils objectifs, fiables, précis et de bonne qualité?

Objectif, fiable, précis

La Division des pratiques professionnelles de la DGVEE fournit une orientation, des outils et des conseils afin de s'assurer que les vérifications sont menées de manière objective, fiable et précise. Un processus d'examen de la qualité permet également de s'assurer que les documents liés à la planification et les instruments liés à l'établissement de rapports déposés au CVGE et au Conseil sont de la plus grande qualité possible.

Les vérifications menées par la DGVEE portaient sur des occasions d'amélioration et les pratiques exemplaires à l'échelle de l'Architecture d'activités de programme. Elles ont été axées sur des secteurs comme les finances et autres contrôles, la technologie de l'information, la gouvernance, ainsi que l'exécution et l'efficacité des programmes. Toutes les vérifications ont été menées conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne et, le cas échéant, aux Objectifs de contrôle de l'Information et des Technologies Associées de l'Association des professionnels de la vérification et du contrôle des systèmes d'information.

Sources des éléments de preuve

• Division des pratiques professionnelles
• Processus d'examen de la qualité officiel
• Sondage sur la satisfaction de la clientèle

3. Les plans d'action de la direction ont-ils été mis en oeuvre?

Mise en oeuvre des plans d'action

En décembre 2010, la DGVEE a déposé le Suivi des Rapports de vérification interne de 2007-2008 auprès du CVGE et du Conseil. Ce rapport annuel comprend également tous les plans d'action en suspens des vérifications des années précédentes. La DGVEE fournit ainsi à la direction de l'Agence l'assurance que les plans d'action sont mis en oeuvre. En 2010-2011, la DGVEE a aussi inclus un suivi aux recommandations sur les Contrôles 5970 présentées à la Direction générale des finances et de l'administration par le BVG.

Plusieurs mesures immédiates ont été prises en réponse aux vérifications effectuées en 2010-2011. Des exemples de vérifications menées au cours de l'année où des mesures immédiates ont été prises comprennent le processus des ordres de travail de la Direction générale de l'informatique et les contrôles de la surveillance financière – Frais d'exploitation.

Les réponses de la direction aux recommandations de la vérification ont permis de faire des améliorations en 2010‑2011. Ces vérifications comprenaient : les Services aux contribuables – Demandes de renseignements téléphoniques; les Pistes de vérification – Accès par ordinateur central aux renseignements sur les contribuables; la vérification interne du centre d'appels de la gestion des créances.

La DGVEE a effectué l'exercice de surveillance du BVG et a présenté un rapport au Conseil. Ce rapport indiquait que l'Agence avait réalisé des progrès concernant la mise en œuvre des recommandations découlant des vérifications de gestion effectuées par le BVG qui ont fait l'objet d'un rapport entre 2004 et 2008. À la fin de 2009-2010, 52 % des recommandations en suspens ont été mises en œuvre totalité ou en partie. En se fondant sur l'auto-évaluation et les justifications fournies par les membres de la direction, la DGVEE est d'avis que les progrès réalisés par l'Agence, en ce qui concerne la mise en œuvre des recommandations du BVG, sont raisonnables.

Sources des éléments de preuve

• Suivi des Rapports de vérification interne de 2007-2008
• Exemples de réponse immédiate de la direction à l'égard des activités ou des recommandations de la vérification
• Exemples tirés des plans d'action de la direction en réponse aux recommandations de la vérification de 2010-2011
• Exercice de surveillance du BVG

Évaluation et commentaires du Conseil

Attente (d) : Développement durable – Le Conseil doit s'assurer que le développement durable est ancré dans les pratiques d'affaires de l'Agence.

Vue d'ensemble

Le Programme du développement durable (DD) de l'Agence est dirigé par la Division du DD et appuyé par un réseau d'intervenants en DD dans toutes les directions générales et régions de l’ARC. La direction à tous les échelons doit fournir un soutien et une orientation à la planification et à la mise en oeuvre des activités de DD de l’ARC, et les engagements à cet égard sont inclus dans les ententes de rendement des EC. La stratégie de DD décrit des plans concrets afin d'intégrer le DD dans les politiques les programmes et les activités de l'ARC. Le DD est intégré aux principaux documents de planification et d'établissement de rapports de l'ARC, y compris le Rapport sur les plans et priorités, le Plan d'entreprise et le Rapport annuel. L'Agence utilise des outils, des systèmes et des processus de gestion modernes pour intégrer efficacement le DD à ses activités et à la prestation de services.

1. L'ARC respecte-t-elle ses buts et objectifs en matière de DD, en plus de ceux du gouvernement du Canada?

Stratégie de développement durable

Les buts et objectifs du gouvernement du Canada et de l'ARC en matière de DD font partie de la Stratégie de DD de l'ARC de 2007-2010 et du Plan d'action national en matière de DD. Ce plan a été prolongé jusqu'en mars 2011 afin d'orienter la transition de l'Agence vers de nouvelles exigences en matière de responsabilisation en vertu de la Loi fédérale sur le développement durable de 2008.

Dans l'ensemble, l'Agence a atteint 87 % des progrès prévus dans le cadre de sa stratégie et de son plan d'action, en plus de respecter 10 des15 engagements du gouvernement du Canada envers le DD. L'ARC a également réalisé environ 70 % des progrès dans les cinq engagements restants, qui seront achevés dans la Stratégie de DD de l'ARC de 2011-2014. L'annexe B du Rapport annuel du DD de 2009-2010 comprend plus de renseignements détaillés. Les principales réalisations de l'Agence matière de DD sont les suivantes :

Écologisation :

Augmentation de 74 % à 90 % de l'accès des employés au programme de gestion des déchets solides, qui permet d'envoyer 84 % des déchets solides vers des sites d'enfouissement. Cela dépassait l'objectif de (70 %) et représentait une hausse de 79 % par rapport à 2007.

Hausse dans l'achat de produits écologiques chez Synergy (28,7 millions de dollars) ou 21,4 % des dépenses totales. Cela dépassait l’objectif (20 %) et représentait et représentait une hausse de 17 % par rapport à 2007.

L'ARC a inclus des clauses sur le DD et des normes environnementales dans tous les nouveaux contrats d'approvisionnement stratégiques.

La proportion des véhicules du parc automobile qui sont considérés écologiques (véhicules hybrides et à carburant de remplacement) a augmenté de 47 % – une augmentation de 38 % par rapport à 2007.

Réduction de l'utilisation du papier de 29 % depuis 2005: chaque employé a utilisé 5 147 feuilles en moyenne, ce qui est moins que l'objectif de la stratégie de DD (5 643 feuilles par employé).

Promotion d'initiatives de réduction de la consommation d'énergie et d'options de transport écologiques.

Intégration :

Pour soutenir la prestation de service durable, l'Agence a intégré des critères DD à 85 % des protocoles d'entente et des lettres d'intention entre l'ARC et d'autres organisme.

L'ARC continue d'inclure des considérations en matière de DD à ses instruments de politique.

Dans le cadre du Fonds d'innovation du développement durable, 50 000 $ ont été octroyés afin de financer la mise en oeuvre de trois projets.

Responsabilité :

99 % des membres du groupe EC et 82 % des membres du groupe MG ont inclus des engagements de DD dans leurs ententes de rendement.

L'Agence a mené des consultations afin d'élaborer sa stratégie de DD de 2011-2014. Cette stratégie s'harmonise avec la nouvelle stratégie de DD fédérale qui a été déposée à la Chambre des communes en octobre 2010. La stratégie de l'ARC sera déposée par l'intermédiaire du Rapport sur les plans et priorités en mars 2011.

Sources des éléments de preuve

• Stratégie de développement durable de l'ARC de 2007-2010
• Rapport sur les plans et priorité et Plan d'entreprise
• Rapports sur le développement durable
• Rapport annuel au Parlement 2009‑2010
• Système d'approvisionnement en ligne Synergy
• Plan d'action national du DD de 2007‑2010
• Plans d'action du DD de 2007-2010 des directions générales, des régions et des directions
• Stratégie de communication du DD
• Outil de rapport en ligne sur le rendement du DD
• Rapports semestriels du Réseau du DD
• Année de transition du Plan d'action national du DD 2010-2011
• Politiques de l'ARC en matière de développement durable et d'environnement

Évaluation et commentaires du Conseil

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