Directive sur les conflits d'intérêts, cadeaux et marques d'hospitalité, et l'après-mandat

Version : 4.2

Date de la version : le 29 avril 2019

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Sur demande, la présente directive est offerte en différents formats pour les personnes ayant une déficience visuelle (courriel Multiple.Media@cra-arc.gc.ca).

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1. Date d’entrée en vigueur

La présente version de la Directive sur les conflits d’intérêts, cadeaux et marques d’hospitalité, et l’après mandat est entrée en vigueur le 5 avril 2018, suivant l’approbation du Conseil de direction (numéro de résolution 2018-2019-02).

Cette directive remplace la version de la Directive sur les conflits d’intérêts, cadeaux et marques d’hospitalité, et l’après-mandat du 16 décembre 2016.

2. Application

La présente directive s’applique aux employés de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et à toute autre personne ayant l’obligation d’observer les politiques de l’ARC en vertu d’un contrat ou d’un protocole d’entente (PE).

Le Code d’intégrité et de conduite professionnelle met en évidence la norme de conduite attendue pour tous les employés de l’ARC et la nécessité de respecter les instruments de politique de l’ARC. Il est obligatoire de se conformer aux directives d’entreprise de l’ARC.

Afin de faciliter l’interprétation et la mise en œuvre de la Directive sur les conflits d’intérêts, cadeaux et marques d’hospitalité, et l’après-mandat, un certain nombre de termes clés sont définis à la partie Définitions.

3. Instruments de politique d’entreprise connexes

La présente directive est un instrument fondamental compris dans le Cadre d’intégrité de l’ARC et découle de la Politique sur la gestion du milieu de travail.

Cette directive est appuyée par les outils et autres références inclus dans la section 11, Références.

4. Introduction

Les employés de l’ARC jouent un rôle clé dans le maintien de la confiance du public. Les attentes énoncées dans la présente directive, les instruments connexes et les outils complémentaires ne remettent pas en question l’honnêteté et la bonne foi des employés. Le maintien de l’excellente réputation d’intégrité de l’ARC exige que les employés regardent au-delà de la portée de leurs intentions et motivations et qu’ils tiennent compte de la perception du public quant à leurs actions.

En tant que fonctionnaires, les employés de l’ARC sont tenus de respecter une norme élevée de conduite parce que leurs fonctions officielles ont une incidence directe sur les intérêts de tous les Canadiens. Ils sont censés effectuer leurs tâches de façon objective, loyale et impartiale.

Pour se conformer à cette directive, les employés ne permettront pas que leurs intérêts privés, leurs activités extérieures, l’offre ou la réception d’un cadeau ou leurs perspectives futures d’emploi les influencent de façon inappropriée dans l’exercice de leurs fonctions ou pour leur gain personnel ou le gain d’autres personnes.

5. Objectifs et résultats

5.1 Objectifs

5.1.1 Établir une orientation claire afin de prévenir un conflit d’intérêts réel, apparent ou éventuel.

5.1.2 Cerner, divulguer, et gérer tout conflit d’intérêts existant ou qui survient entre les fonctions d’un employé de l’ARC et ses intérêts privés et/ou ses activités extérieures.

5.1.3 Établir une orientation claire sur les obligations d’après-mandat des employés anciens ou actuels, y compris ceux du groupe de la direction (EX).

5.1.4 Établir une orientation claire sur les cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages.

5.2 Résultats

5.2.1 La confiance du public envers l’intégrité de l’ARC est maintenue.

5.2.2 Tout conflit d’intérêts réel, apparent ou éventuel est résolu en faveur de l’intérêt public.

5.2.3 Les employés de l’ARC ne permettront pas qu’une perspective future d’emploi donne lieu à un conflit d’intérêts.

5.2.4 Les cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages interdits et à déclarer sont identifiés, divulgués et gérés.

6. Exigences

Les exigences dans cette directive, et dans les outils et instruments connexes, sont des conditions d’emploi qui soutiennent et respectent les valeurs de l’ARC. Cette directive doit être appliquée conjointement avec la législation, les instruments de politique et les outils énumérés dans la section Références.

Chaque année, les employés sont tenus d’examiner leurs obligations continues sous la présente directive, le Code d’intégrité et de conduite professionnelle et le Code de valeurs et d’éthique du secteur public afin d’assurer qu’ils continuent à adhérer aux conditions à cet égard.

6.1 Engagement

Les employés doivent également divulguer les intérêts privés et les activités extérieures particuliers, les cadeaux et marques d’hospitalité et les plans d’après-mandat dans le formulaire de divulgation confidentielle approprié. Les gestionnaires délégués sont tenus d’évaluer et de gérer les conflits d’intérêts réels, apparents ou éventuels.

6.2 Formulaire de divulgation confidentielle

6.2.1 Divulguer les intérêts privés et les activités extérieures

Les employés sont tenus de divulguer leurs intérêts privés et/ou activités extérieures, comme énoncé dans l’annexe A – Ce qu’il faut inclure dans un formulaire de divulgation confidentielle.

6.2.2 Divulguer les cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages

Les employés sont tenus de divulguer l’offre ou la réception d’un cadeau, d’une marque d’hospitalité ou d’un autre avantage interdits ou à déclarer, comme énoncé dans l’annexe C – Ce que vous devez savoir au sujet des cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages).

6.2.3 Divulguer l’après-mandat

Avant de quitter l’ARC, les employés sont tenus de divulguer leur après-mandat, comme énoncé dans l’annexe D – Ce que vous devez savoir au sujet de l’après-mandat).

7. Rôles et responsabilités

7.1. Employés

Tous les employés sont tenus de prévenir, identifier, divulguer et gérer les conflits d’intérêts et doivent :

  1. Exécuter leurs tâches de façon à préserver la confiance du public et éviter les situations qui pourraient ou vont les placer en conflit d’intérêts réel, apparent ou éventuel.
  2. Organiser leurs intérêts privés et/ou leurs activités extérieures, et gérer l’offre ou la réception d’un cadeau, d’une marque d’hospitalité ou d’un autre avantage de façon à pouvoir résister à l’examen minutieux du public. Il ne suffit pas de simplement observer la loi.
  3. Ne jamais divulguer, prendre avantage ou bénéficier des renseignements obtenus dans l’exercice de leurs fonctions et qui ne sont pas accessibles au public, pour leur propre gain ou pour le gain d’une autre personne ou entité, incluant les amis ou membres de la famille. Cette obligation demeure valide pendant les périodes de congé, payé ou non payé, et se poursuit même lorsqu’un employé n’est plus à l’emploi de l’ARC ou de la fonction publique du Canada.
  4. Ne pas afficher ou ébruiter qu’ils occupent un poste à l’ARC dans le but de générer ou de rehausser des intérêts privés et/ou activités extérieures, pour des gains personnels ou au profit d’une autre personne ou entité, incluant les amis ou membres de la famille, ou utiliser son poste à l’ARC à des fins malhonnêtes, subjectives ou qui nuisent à la confiance du public.
  5. Ne pas permettre à leurs intérêts privés et/ou leurs activités extérieures de nuire à leur disponibilité, leur capacité et leur habileté d’exercer leurs fonctions à l’ARC.
  6. Ne pas effectuer des tâches liées à leurs intérêts privés et/ou leurs activités extérieures pendant les heures de travail de l'ARC ou au moyen des réseaux, systèmes et biens de l'ARC. Pour plus de renseignements, veuillez consulter la Directive sur l’utilisation des systèmes informatiques et des réseaux électroniques.
  7. Ne pas se laisser influencer par des possibilités ou des offres d’emploi externes, y compris le travail indépendant, comme énoncé dans l’annexe D – Ce que vous devez savoir au sujet de l’après-mandat.
  8. Ne pas solliciter, ni accepter de cadeaux, de marques d’hospitalité ou tout autre avantage qui altérera, pourrait altérer, ou pourrait être perçu comme altérant leur jugement ou qui pourrait remettre en question l’intégrité de l’ARC. Pour obtenir de l’orientation, consultez l’annexe C - Ce que vous devez savoir au sujet des cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages.
  9. Ne pas offrir de services à des amis, membres de la famille, connaissances, partenaires d’affaires, collègues actuels/anciens ou à des supérieurs actuels/anciens, ou s’occuper de leur dossier, à moins d’avoir obtenu l’autorisation préalable de leur gestionnaire immédiat. Le gestionnaire immédiat doit aviser le gestionnaire délégué de telles situations.
  10. Ne pas offrir des services ou s’occuper des amis, des membres de la famille, des collègues actuels/anciens, ou de supérieurs actuels/anciens, qui représentent quiconque, y compris un contribuable ou un bénéficiaire, à moins d’avoir obtenu l’autorisation préalable de leur gestionnaire immédiat. Le gestionnaire immédiat doit aviser le gestionnaire délégué de telles situations.
  11. Ne pas aider toute personne (incluant les amis ou membres de la famille), entité privée ou tout collègue actuel/ancien ou supérieur actuel/ancien, dans leurs négociations avec l’ARC lorsque cette aide constitue, pourrait constituer, ou pourrait être perçue comme constituant un traitement préférentiel ou un accès privilégié. Les demandes de traitement préférentiel ou d’accès privilégié doivent être signalées au gestionnaire immédiat. Le gestionnaire immédiat informera le gestionnaire délégué.
  12. Ne pas avoir d’intérêts privés, ou ne pas prendre part à des activités extérieures, directement liés à toute loi ou à des lois appliquées dans le cadre de son rôle à l’ARC, à moins d’avoir obtenu l’autorisation préalable de leur gestionnaire délégué. Afin de déterminer les activités qui ne sont pas interdites et les intérêts privés que vous n’avez pas à divulguer, voir l’annexe A – Ce qu’il faut inclure dans un formulaire de divulgation confidentielle.
  13. Ne pas représenter des personnes ou des parties dans des poursuites contre l’ARC à moins d’avoir obtenu l’autorisation préalable de leur gestionnaire délégué.
  14. Ne pas discréditer l’ARC ou le gouvernement du Canada.
  15. Ne pas intervenir auprès des personnes (incluant les amis ou membres de la famille), des entités privées, des collègues actuels/anciens, ou des supérieurs actuels/anciens en négociation avec l’ARC dans le but d’influencer le résultat de façon inappropriée.
  16. Ne pas utiliser, directement ou indirectement, ni permettre l’utilisation directe ou indirecte, de biens appartenant à l’ARC ou au gouvernement du Canada, ou loués par l’un ou l’autre, pour des activités autres que les activités officielles et/ou autorisées.
  17. Ne pas prendre part à des activités extérieures ou politiques qui compromettraient ou pourraient sembler compromettre leur capacité à exécuter leurs tâches de façon objective et impartiale (pour plus de renseignements, veuillez consulter la page Infozone Participation à des activités politiques ou aller au site de la Commission de la fonction publique).
  18. Prendre les mesures prescrites pour cesser, renoncer ou se retirer, ou toute autre action jugée nécessaire par le gestionnaire délégué pour aborder, atténuer ou résoudre le conflit d’intérêts. Dans les cas où l’employé et le gestionnaire délégué sont en désaccord avec les dispositions nécessaires à la gestion d’un conflit d’intérêts, l’employé doit se conformer à la directive. Les employés disposent du droit de déposer un grief selon le règlement sur les conditions d’emploi ou la convention collective. Pour plus de renseignements, veuillez consulter les Procédures sur le traitement des griefs - Relations de travail.
  19. Veiller à ce qu’un contrat obtenu ou négocié au nom de l’ARC comprenne les dispositions appropriées liées à la présente directive et au Code d’intégrité et de conduite professionnelle. De tels contrats devraient comprendre des mesures de protection afin de prévenir que des employés actuels/anciens, des cadres ou titulaires d’une charge publique, qui ne se conforment pas à la présente directive, reçoivent des avantages du contrat. Pour plus de renseignements, veuillez vous référer à la Directive sur les marchés conclus avec les anciens fonctionnaires et aux Procédures de planification de l’approvisionnement et d’administration.

7.2 Les gestionnaires délégués doivent

  1. Administrer le processus de divulgation en recevant, examinant et conservant les formulaires de divulgation confidentielle conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques connexes.
  2. Sécuriser tous les formulaires de divulgation confidentielle et les conserver pour la période requise (habituellement, cette période équivaut à la durée d’emploi de l’employé additionnée de deux (2) années). Pour obtenir plus de renseignements, consultez la Fonction de la gestion des ressources humaines – Autorisation de disposition numéro 98 / 005.
  3. Évaluer chaque divulgation confidentielle et rendre une décision tel qu’indiqué dans l’Outil n°1 - Comment évaluer et gérer un formulaire de divulgation confidentielle - Outil à l’intention des gestionnaires délégués.
  4. Prendre les mesures appropriées qui sont nécessaires pour gérer et surveiller un conflit d’intérêts.
  5. S’assurer que lorsqu’un employé est tenu de cesser ou se retirer d’activités extérieures, ou renoncer à des intérêts privés, l’action doit être effectuée dans les 120 jours ouvrables, suivant la date où la décision a été communiquée à l’employé. Si nécessaire, le gestionnaire délégué peut accorder plus de temps, pour prolonger le délai de 120 jours et informer l’employé en conséquence.

7.3 Tous les dirigeants, gestionnaires, superviseurs et chefs d’équipe doivent

  1. Charger un employé de soumettre un formulaire de divulgation confidentielle au gestionnaire délégué s’ils constatent, soupçonnent ou sont mis au courant que l’employé se trouve, ou peut se trouver, en situation de conflit d’intérêts réel, apparent ou éventuel, ou si l’employé a reçu un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage.
  2. Aviser le gestionnaire délégué de tout cas, ou de toute demande, de traitement préférentiel ou d’accès privilégié à l’ARC.
  3. S’assurer que les employés qui quittent l’ARC reçoivent une lettre les informant de leurs obligations continues d’après-mandat conformément au processus établi (veuillez consulter la page Départ de l’Agence du revenu du Canada afin d’obtenir des instructions spécifiques.
  4. Informer l’agent principal de l’après-mandat des employés qui quittent ou qui envisagent de quitter l’ARC.
  5. Soutenir de manière proactive le respect de cette directive et des instruments de politique connexes.

7.4 Sous-commissaires ou chefs des directions générales doivent

  1. Favoriser une culture au sein de la direction générale ou de la région qui facilite le respect de la présente directive.
  2. Prendre les mesures appropriées, en collaboration avec le sous-commissaire de la Direction générale des ressources humaines, afin d'aborder les cas de non-respect de la présente directive.

7.5 Directeur général à la Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération (DRMTR) doit

  1. Superviser l’élaboration et l’administration de cette directive et des instruments de politique connexes.
  2. Superviser les activités d’évaluation et de révision liées à cette directive.
  3. Superviser l’orientation et les conseils fonctionnels sur des questions liées à cette directive.
  4. Superviser l’élaboration des produits de communication et d’apprentissage portant sur la présente directive et les instruments de politique d’entreprise connexes.

7.6 Directeur de la Division de l’intégrité et du mieux-être (DIM) doit

  1. Fournir une orientation et des conseils stratégiques sur la façon d’appliquer cette directive et les instruments de politique connexes.
  2. Coordonner, diriger et administrer l’élaboration de la présente directive et instruments de politique d’entreprise connexes.
  3. Évaluer, surveiller et mettre en œuvre les activités portant sur la présente directive et les instruments de politique d’entreprise connexes.
  4. Présenter un rapport au commissaire, annuellement, sur tous les cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages divulgués.

7.7 Conseillers en relations de travail doivent

  1. Fournir une orientation et des conseils aux gestionnaires sur la façon dont cette directive et les instruments de politique d’entreprise connexes sont appliqués.
  2. Appuyer activement l’observation de la présente directive et des instruments de politique d’entreprise connexes.

7.8 Direction du leadership et de l'apprentissage (DLA) doit

  1. Donner des conseils au commissaire et aux sous commissaires.
  2. Soutenir activement la conformité à cette directive et aux instruments de politique d’entreprise connexes.

7.9 Agent principal de l’après-mandat (APAM) doit

  1. Fournir de l’orientation et des conseils sur les questions d’après mandat.
  2. Évaluer et surveiller les activités liées à l’après-mandat.

8. Évaluation et examen

La Direction générale des ressources humaines (DGRH) est responsable d’effectuer l’examen de la présente directive tous les cinq ans et de procéder à tout examen ponctuel jugé nécessaire.

Pour appuyer le processus d’examen, la DGRH est aussi responsable d’établir et d’entreprendre toutes les activités de surveillance et d’évaluation qui lui permettront de déterminer si les objectifs de cette directive demeurent pertinents et réalisables et si les exigences sont respectées.

9. Définitions

Conflit d’intérêts : Un conflit d’intérêts survient lorsque les intérêts privés, les activités extérieures, la réception d’un cadeau, d’une marque d’hospitalité ou autre avantage, ou les plans d’après-mandat d’un employé compromettront, ou pourraient sembler compromettre, sa capacité à prendre des décisions avec intégrité, impartialité et honnêteté dans le meilleur intérêt de l’ARC et du gouvernement du Canada.

  1. Conflit d’intérêts réel : Un conflit existe entre les fonctions d’un employé à l’ARC et ses intérêts privés, ses activités extérieures, la réception d’un cadeau, d’une marque d’hospitalité ou autre avantage, ou ses plans d’après-mandat.
  2. Conflit d’intérêts apparent : Un conflit entre les fonctions d’un employé à l’ARC et ses intérêts privés, ses activités extérieures, la réception d’un cadeau, d’une marque d’hospitalité ou autre avantage, ou ses plans d’après-mandat qu’un observateur raisonnable pourrait percevoir comme existant, peu importe si c’est le cas ou non.
  3. Conflit d’intérêts éventuel : Un conflit entre les fonctions d’un employé à l’ARC et ses intérêts privés, ses activités extérieures, la réception d’un cadeau, d’une marque d’hospitalité ou autre avantage, ou ses plans d’après-mandat qui est raisonnablement possible de prévoir.

Conflit de fonctions : Un conflit qui survient, non en raison des intérêts privés et/ou activités extérieures d’un employé, mais en raison de responsabilités simultanées et concurrentes qui sont liées à son rôle à l’ARC. Par exemple, les fonctions officielles d’un employé pourraient comprendre des responsabilités dans un rôle externe, comme une nomination au sein d’un conseil de directeurs ou une autre fonction externe.

Gestionnaire délégué : La personne qui a l’autorité d’évaluer et de gérer les divulgations confidentielles tel qu’il est indiqué dans la Délégation des pouvoirs liés aux ressources humaines.

  1. Commissaire :
    • Maintient l’autorité de détermination des conflits d’intérêts pour tous les employés qui relèvent directement du commissaire, y compris le personnel du Bureau du commissaire.
  2. Gestionnaire NG1 (comprend le commissaire délégué, les sous-commissaires et les sous-commissaires adjoints) :
    • Agit à titre de gestionnaire délégué pour ses propres subalternes et les employés qui relèvent directement des gestionnaires NG2 dans leur organisation.
  3. Gestionnaire NG2 (comprend tous les gestionnaires qui se rapportent directement au gestionnaire NG1, incluant les directeurs des centres fiscaux, les directeurs des bureaux des services fiscaux, les directeurs généraux et les directeurs régionaux) :
    • Agit à titre de gestionnaire délégué pour tous les employés de leur organisation, à l’exception de ceux qui se rapportent directement à ce dernier.

Employé : Signifie une personne employée à l’ARC. Cela comprend les employés permanents et temporaires, les employés en congé non payé, les étudiants qui participent à un programme d’emploi pour étudiants, et les travailleurs à temps partiel. Bien qu’ils ne soient pas des employés de l’ARC, les personnes prenant part à une affectation du programme Échanges Canada et les bénévoles sont tenus de se conformer aux dispositions de la présente directive et de ses outils et instruments connexes.

10. Défaut de se conformer et conséquences

Ne pas se conformer aux dispositions de la présente directive pourrait entraîner des mesures, telles que des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la cessation d’emploi, un renvoi possible vers un organisme d’application de la loi et/ou, au besoin, une plainte à l’association professionnelle de l’employé (ou de l’ancien employé).

11. Références

La Directive sur les conflits d’intérêts, cadeaux et marques d’hospitalité, et l’après-mandat est fondée sur les pouvoirs énoncés dans les dispositions législatives. La directive doit être administrée et mise en œuvre conjointement avec les autres références qui suivent.

Législation

Instruments de politique d’entreprise

  • Code d'intégrité et de conduite professionnelle et Code de valeurs et d'éthique du secteur public
  • Directive sur les marchés conclus avec les anciens fonctionnaires
  • Directive sur la discipline et Procédures pour gérer les situations d'inconduite des employés
  • Directive sur les conditions d'emploi
  • Directive sur les conditions d'emploi du groupe professionnel Ressources humaines
  • Directive sur l'apprentissage
  • Directive sur les enquêtes internes portant sur l'inconduite présumée ou soupçonnée d'un employé
  • Directive sur l’utilisation des systèmes informatiques et des réseaux électroniques
  • Politique sur la gestion du milieu de travail
  • Procédures sur le traitement des griefs - Relations de travail
  • Procédures de planification de l'approvisionnement et d'administration
  • Politique sur la protection des employés, des renseignements et des biens de l'ARC

Autres références et outils connexes

Les pages et références Web ou intranet suivantes fournissent plus d’information :

  • Conflit d'intérêts dans SavoirFaire
  • Cadre d'intégrité de l'ARC
  • Délégation des pouvoirs liés aux ressources humaines
  • Départ de l'Agence du revenu du Canada - Rémunération
  • Départ de l'Agence du revenu du Canada - Après-mandat
  • Participation à des activités politiques

12. Demandes de renseignements

Veuillez adresser toute demande de renseignements sur la présente directive, ou sur toute situation liée aux conflits d’intérêts, à l’après-mandat ou aux cadeaux, au Centre de services en RH ou à la Direction du leadership et de l’apprentissage, le cas échéant.

13. Tableau de l’historique des versions

Historique des versions
no de version Changements Raison des changements Secteur responsable Changement majeur approuvé par :
Changement mineur autorisé par :
(nom et titre)
Date d'approbation Date d'entrée en vigueur
1.0 Nouvel IPE Ajout du langage de l'ancienne Politique sur les cadeaux, les marques d'hospitalité et autres avantages et de ses lignes directrices dans cette directive. DGRH Sous-commissaire, DGRH 06/02/2014 01/03/2014
2.0 Révision Remplacer la Directive sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat de 2014, les Procédures d'évaluation et de gestion des divulgations confidentielles de 2014 et la Politique en matière de cadeaux, de marques d'hospitalité et d'autres avantages et ses lignes directrices de 2001. DGRH Sous-commissaire, DGRH 17/07/2015 17/12/2015
2.1 Révision Ajout de la Loi sur le lobbying à la section Références et des restrictions relatives au lobbying dans l’après-mandat.
Modifications aux références au executive/cadre de EC à EX.
Les anciens outils 1 à 4 ont été changés pour les annexes A à D (aucun changement dans la formulation).
Ajout de l’agent principal de l’après-mandat.
Changements à la limite des cadeaux.
DGRH Sous-commissaire, DGRH 19/04/2016 02/05/2016
3.0 Révision Changement au niveau d’approbation à la section 1.0
Application du libellé normalisé à la section 2.0
Ajout du lien à Départ de l'Agence du revenu du Canada à la section 7.3(c), ainsi qu’aux Références.
DGRH Comité de direction
(2016-2017-18)
16/12/2016 16/12/2016
4.0 (a) Révision Révisions pour tenir compte de la séparation du formulaire de divulgation confidentielle en trois formulaires :
  1. Divulgation des intérêts privés et des activités extérieures
  2. Divulgation des cadeaux et marques d’hospitalité
  3. Divulgation de l’après-mandat
Ajout de scénarios à l’annexe A pour accroître la sensibilisation
DGRH

Comité de direction
(2017-2018-31)

Note: La version 4.0 (a) a été approuvée mais n’a pas été publiée avant la version 4.0 (b) en avril 2018

15/12/2017 15/12/2017
4.0 (b) Révision

Changements mineurs de texte

Inclut les changements apportés à la version 4.0 (a)

DGRH Conseil de direction
(2018-2019-02)
05/04/2018 05/04/2018
4.1 Révision Ajout le titre « Engagement » à la section 6.1
Ajout le mot « cannabis » à l’annexe C, 1(a) (iv)
DGRH Sous-commissaire, DGHR 18/09/2018 17/10/2018
4.2 Révision Liens brisés réparés et titres des instruments mis à jour au besoin DGRH Sous-commissaire, DGHR 10/04/2019 29/04/2019

Annexe A - Ce qu’il faut inclure dans un formulaire de divulgation confidentielle

Vous avez sans doute une gamme variée d’intérêts et vous prenez certainement part à beaucoup d’activités à l’extérieur de l’ARC. Il est essentiel que ces activités ne nuisent pas, ou ne soient pas perçues comme nuisant, à votre capacité d’exécuter vos fonctions de l’ARC avec objectivité et neutralité. Maintenir la solide réputation en matière d’intégrité de l’ARC nécessite que chacun de nous observe ses intentions et motifs, et envisage la façon dont le public peut percevoir nos actions.

Les exigences de l’ARC en matière de conflits d’intérêts s’appliquent à chaque employé à tous les niveaux de l’organisation.

Il existe trois types de divulgations confidentielles :

  1. Divulgation des intérêts privés et des activités/emplois extérieurs - Cette annexe décrit ce que vous devez divulguer et ce que vous n'avez pas à divulguer à votre gestionnaire délégué.
  2. Divulgation de cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages - Pour obtenir de l’information sur ce qui doit être divulgué, allez à l’annexe C – Ce que vous devez savoir au sujet des cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages.
  3. Divulgation de l’après-mandat - Pour obtenir plus d’information, allez à l’annexe D – Ce que vous devez savoir au sujet de l’après-mandat.

Pour soumettre vos renseignements, remplissez le formulaire de divulgation confidentielle approprié. Ces formulaires de divulgation se trouvent dans le portail du Libre-service des employés des Systèmes administratifs d'entreprise (LSE-SAE) de l’ARC sous l’application « Engagement ». Lorsque vous aurez soumis vos renseignements, ils seront automatiquement envoyés à votre gestionnaire délégué. Si vous n’avez pas accès aux SAE, vous pouvez remplir une copie papier du formulaire de divulgation et la remettre à votre gestionnaire délégué. Veuillez consulter l'Outil n°2 – Formulaire de divulgation confidentielle.

Vous êtes censé fournir suffisamment de détails dans votre divulgation confidentielle pour permettre à votre gestionnaire délégué de prendre une décision éclairée. L’information que vous soumettez est maintenue en toute confidentialité, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels (lien externe).

Il vous incombe de prévenir et d’éviter un conflit d’intérêts réel, apparent ou éventuel ou de prendre des mesures pour le faire cesser. Si vous n’êtes pas certain si vos intérêts privés et/ou vos activités extérieures, l’offre ou la réception d’un cadeau ou d’une opportunité d’après-mandat vous mettront en situation de conflit d’intérêts, il est dans votre meilleur intérêt d’en discuter avec votre gestionnaire délégué et/ou de remplir un formulaire de divulgation confidentielle.

Vous ne devez pas effectuer de travail lié à vos intérêts privés ou activités extérieures pendant les heures de travail de l’ARC, ni utiliser les réseaux, systèmes ou biens de l’ARC à cette fin, en tout temps. L’utilisation doit se conformer à la Directive sur l’utilisation des systèmes informatiques et des réseaux électroniques.

Partie 1 : Intérêts privés et activités extérieures à divulguer

Vous êtes tenu de soumettre une divulgation confidentielle au sujet de vos intérêts privés et/ou vos activités extérieures dans les 60 jours ouvrables suivant votre nomination initiale. Cela comprend les nominations permanentes et temporaires, l’embauche des étudiants et les ententes liées au programme Échanges Canada. Vous êtes également tenu de mettre à jour ou de soumettre une nouvelle divulgation, chaque fois qu’il y a un changement dans vos intérêts privés et/ou vos activités extérieures.

a. Les intérêts privés, les actifs et passifs à inclure dans un formulaire de divulgation confidentielle :

  1. Les actions de sociétés et de gouvernements étrangers émises dans le public et les régimes enregistrés d'épargne-retraite (REER) et/ou régimes enregistrés d'épargne-études (REEE) autoadministrés et/ou autogérés ou autres instruments de placement semblables qui sont composés de ces actions, dans le cas où ces actions sont gérées directement et non à titre d'unités dans des fonds communs de placement;
  2. Des intérêts dans des sociétés de personnes, des entreprises individuelles, des coentreprises, des sociétés privées et/ou des entreprises personnelles ou familiales (y compris celles qui possèdent ou contrôlent des actions de sociétés ouvertes ou qui font des affaires avec l'ARC et/ou le gouvernement du Canada);
  3. Les propriétés agricoles exploitées à des fins commerciales;
  4. Les biens immobiliers non destinés à votre usage personnel (par exemple : les immeubles de placement et les immeubles de location, y compris les biens loués à un membre de la famille);
  5. Les marchandises, les contrats à terme standardisés et les devises étrangères possédés ou négociés à des fins spéculatives;
  6. Les prêts garantis ou non garantis consentis à des personnes autres que les membres de votre famille immédiate;
  7. Les actifs placés dans un fonds ou découlant d'un patrimoine duquel vous êtes le bénéficiaire;
  8. Les passifs directs et éventuels relatifs à tous les intérêts privés énoncés dans cette section;
  9. Tout autre actif ou passif qui pourrait constituer un conflit d'intérêts réel, apparent ou éventuel en raison de la nature particulière de vos fonctions ou les renseignements non rendus publics auxquels vous avez accès, y compris les actifs ou les passifs qui n'auraient pas été divulgués par ailleurs.

Question – Sonia est conseillère en politiques aux Ressources humaines et elle est propriétaire d’un immeuble de six appartements. Puisqu’elle n’a pas à traiter des renseignements sur les contribuables ou des dossiers liés à l’impôt, doit-elle tout de même divulguer ce bien?

Réponse – Oui, elle doit le faire. À titre de fonctionnaire et d’employée de l’ARC, Sonia est tenue de respecter des normes élevées sur le plan des conflits d’intérêts. Puisque le fait d’être propriétaire de biens locatifs est un intérêt privé qui doit être divulgué, elle doit présenter un formulaire de divulgation confidentielle à son gestionnaire délégué. Le gestionnaire délégué tiendra compte de certains facteurs et procédera à une détermination. En temps normal, étant donné qu’elle n’a pas à traiter des renseignements sur les contribuables ou des dossiers liés à l’impôt, ou qu’elle n’y a pas accès, il est très peu probable qu’il y ait un conflit d’intérêts.

b. Activités et emplois extérieurs à inclure dans un formulaire de divulgation confidentielle :

Tout emploi à l’extérieur de l’ARC, rémunéré ou non, doit être divulgué à votre gestionnaire délégué.

Voici une liste non exhaustive d’exemples d’activités et d’emplois extérieurs qui doivent être divulgués :

  1. Les activités de comptabilité, de tenue de registres, d'acquisition, de finances ou liées à l'impôt, y compris la planification financière et le courtage et/ou l'évaluation en immobilier;
  2. Les nominations et possibilités à l'échelle internationale;
  3. Le travail bénévole qui comprend des activités de comptabilité, de tenue de registres, d'acquisition, de finances ou liées à l'impôt, ou toutes les activités reliées à vos fonctions à l'ARC;
  4. Les activités d'enseignement, de publication (y compris les rapports académiques), parler en public (y compris la participation à des conférences et séminaires à titre d'expert, de conférencier ou de modérateur);
  5. La participation à des Conseils d'administration;
  6. L'administration de la propriété d'une autre personne à titre d'exécuteur, d'administrateur, de fiduciaire d'une succession ou de tuteur aux biens, ou dans le cadre d'une procuration.

L’obligation de divulguer tout intérêt privé ou toute activité extérieure mentionnée ci-dessus demeure valide pendant les périodes de congés, payés ou non payés, avec l’ARC.

Il y a certaines activités non payées qui ne sont généralement pas interdites tant que certains critères soient respectés.

Question - Marc prend un congé avec étalement du revenu de trois mois de l’ARC. Pendant son absence, on lui offre un contrat de courte durée dans une entreprise installée à San Antonio, au Texas, qui fait des affaires au Canada. Cet argent lui serait utile et il pourrait passer quelques mois à San Antonio. Que devrait-il faire ensuite?

Réponse - Il doit divulguer cette offre à son gestionnaire délégué sur un formulaire de divulgation confidentielle. Bien que Marc soit en congé, il reste un employé de l’ARC. Le gestionnaire délégué déterminera si le contrat constituera pour Marc un conflit d’intérêts réel, apparent ou éventuel, et au besoin, déterminera si des mesures sont requises pour gérer un conflit d’intérêts.

Question – Suzanna est bénévole pour la ligue de hockey junior de sa fille, à titre de coordonnatrice de la ligue. Il s’agit d’un engagement saisonnier qui implique l’administration et la liaison avec les familles et les entraineurs, l’association de la Ligue provinciale de hockey et le gouvernement municipal où elle demeure. Suzanna a-t-elle besoin de divulguer son activité bénévole?

Réponse – Oui, elle doit divulguer cette activité bénévole à son gestionnaire délégué dans un formulaire de divulgation confidentielle puisque cela est considéré comme un engagement bénévole continu. Le gestionnaire délégué déterminera ensuite si cette activité extérieure placera Suzanna dans un conflit d’intérêts réel, apparent ou éventuel, et déterminera les mesures requises, au besoin.

Partie 2 : Autres renseignements à divulguer (au besoin)

a. Cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages :

On s’attend à ce que vous fournissiez les services sans vous attendre à un paiement, un cadeau ou une autre forme d’avantage personnel de la part du public et vous ne devez pas accepter de cadeaux interdits, de marques d’hospitalité ou d’autres avantages qui auront, ou pourraient avoir, une influence réelle, apparente ou éventuelle sur votre objectivité et neutralité dans le rendement de vos fonctions.

Il vous incombe de refuser tout cadeau, toute marque d’hospitalité ou tout autre avantage qui pourrait influencer votre jugement ou remettre en question votre intégrité ou celle de l’ARC.

Si vous recevez un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage interdit ou à déclarer, tel qu’il est indiqué dans l’annexe C – Ce que vous devez savoir au sujet des cadeaux, les marques d’hospitalité, et autres avantages, vous devez soumettre les renseignements à votre gestionnaire délégué dans un formulaire de divulgation confidentielle. Votre gestionnaire délégué vous informera des prochaines étapes.

Question - Janine est agente d’approvisionnement et un fournisseur lui offre deux billets pour assister à une partie des séries éliminatoires de la LNH. Elle raffole du hockey et n’a jamais pu assister à une partie des séries éliminatoires. Sera-t-elle en conflit d’intérêts si elle accepte les billets?

Réponse - Oui. Si Janine acceptait les billets, elle serait dans une situation de conflit d’intérêts. Elle contreviendrait également à la Directive sur les conflits d’intérêts, cadeaux et marques d’hospitalité, et l’après-mandat (lien externe) dans laquelle des articles comme des billets de la LNH sont interdits. Même si Janine a l’intention de ne jamais accorder de traitement préférentiel à ce fournisseur, il est facile de comprendre qu’un membre du public pourrait estimer qu’il s’agit d’un conflit d’intérêts.

Janine doit refuser les billets et informer le fournisseur au sujet de la Directive sur les conflits d’intérêts, cadeaux et marques d’hospitalité, et l’après-mandat de l’ARC. Elle devrait également présenter un formulaire de divulgation confidentielle à son gestionnaire délégué pour l’informer de l’offre.

b. Après-mandat :

Les employés qui quittent l’ARC afin de prendre leur retraite ou pour un emploi (y compris le travail indépendant) à l’extérieur de l’ARC ou de la fonction publique du Canada demeurent tenus de respecter l’obligation de ne jamais divulguer des renseignements confidentiels, exclusifs et/ou informations sur les contribuables qui ont été obtenus ou dont ils ont pris connaissance dans le cadre de leur emploi à l’Agence, et de ne pas en tirer avantage ou de ne pas en tirer profit.

Si vous êtes un membre du groupe de la direction (EX), vous êtes tenu de soumettre une divulgation d’après-mandat à votre gestionnaire délégué chaque fois que vous recevez ou acceptez une offre d’emploi ferme à l’extérieur de l’ARC ou de la fonction publique du Canada.

Si vous n’êtes pas un employé du groupe des EX, vous devez soumettre une divulgation d’après-mandat à votre gestionnaire délégué si vous acceptez une offre d’emploi à l’extérieur de l’ARC ou de la fonction publique du Canada.

Veuillez consulter l’annexe D – Ce que vous devez savoir au sujet de l’après-mandat pour obtenir plus de renseignements.

Question – Susan est une sous-commissaire adjointe (SCA) à qui l’on vient d’offrir un poste prestigieux au sein d’une grande société internationale. Elle est flattée mais elle n’est présentement pas intéressée à cette offre. Que devrait-elle faire ensuite?

Réponse – En tant que EX, Susan est tenue de divulguer toute offre d’emploi sérieuse à son gestionnaire délégué sur un formulaire de divulgation confidentielle. Elle doit divulguer cette offre peu importe si elle l’accepte ou non. En tant que SCA, Susan exerce une influence d’une grande portée et doit donc agir de façon irréprochable. Elle doit également être au courant des restrictions liées à l’après-mandat qui sont imposées aux cadres.

c. Activités politiques

La Loi sur l’emploi dans la fonction publique (lien externe) définit l’activité politique comme toute activité exercée au sein d’un parti politique, ou exercée pour soutenir un tel parti ou pour s’y opposer; toute activité exercée pour soutenir un candidat avant ou pendant la période électorale ou pour s’y opposer; le fait d’être candidat à une élection ou de tenter de le devenir, avant ou pendant la période électorale. Veuillez consulter la page Participation à des activités politiques pour obtenir plus de renseignements.

Activités qui ne sont pas liées à une candidature : Vous pouvez vous livrer à des activités politiques tant et aussi longtemps que celles-ci ne portent pas atteinte ou ne semblent pas porter atteinte à votre capacité d’exercer vos fonctions de manière politiquement impartiale. Des facteurs comme la nature de l’activité politique, la nature de vos fonctions dans l’organisation, le niveau de votre poste et la notoriété associée à celui-ci détermineront si cette impartialité est compromise ou semble être compromise. De telles activités doivent être divulguées dans un formulaire de divulgation confidentielle.

Participer dans une élection à titre de candidat : En tant qu’employé de la fonction publique fédérale, vous devez préalablement obtenir la permission de la Commission de la fonction publique (CFP) pour tenter de devenir ou être un candidat avant ou pendant une élection. Vous trouverez plus de renseignements sur ce processus et sur les incidences possibles sur votre emploi à l’ARC sur le site Web de la CFP (lien externe). Vous n’êtes pas tenu de divulguer votre candidature dans un formulaire de divulgation confidentielle.

Partie 3 : Ce que vous n’avez pas à divulguer

a. Les intérêts privés qui suivent n’ont pas à être divulgués à votre gestionnaire délégué :

  1. le domicile principal, les propriétés de loisir, et les propriétés agricoles, utilisées par vous-mêmes ou votre famille (et les hypothèques sur ceux-ci);
  2. les articles ménagers et les effets personnels;
  3. les œuvres d'art, les antiquités et les objets de collection;
  4. les automobiles et moyens de transport pour usage personnel;
  5. les liquidés et les dépôts, autres que des devises étrangères, possédés à des fins spéculatives;
  6. les obligations d'épargnes du Canada et autres titres à valeur fixe émis ou garantis par tout ordre de gouvernement au Canada ou par des organismes de celui-ci;
  7. les régimes enregistrés d'épargne-retraite (REER) et régimes enregistrés d'épargne-études (REEE) qui ne sont pas autoadministrés ou autogérés;
  8. les investissements dans des sociétés d'investissements à capital variable;
  9. les certificats de placement garantis (CPG) et les instruments financiers du même genre;
  10. les rentes et les polices d'assurance-vie;
  11. les droits à pension;
  12. les créances à recouvrer d'un ancien employeur, client ou associé;
  13. prêts personnels consentis à des membres de votre famille immédiate et les petits prêts consentis à d'autres personnes.

En générale, il ne vous est pas interdit de préparer ni de soumettre des documents de l’ARC pour d’autres personnes, tant que vous respectiez les conditions suivantes :

  • vous ne recevez pas ni ne cherchez à recevoir une rémunération, un cadeau ou une faveur;
  • vous ne fournissez aucun renseignement qu’une personne ne recevrait normalement pas d’un bureau de l’ARC;
  • que les documents à être préparés ne sont pas liés à une entreprise (lien externe).

Si l’une des conditions ci-haut mentionnées n’est pas respectée, vous devez présenter les détails dans un formulaire de divulgation confidentielle à votre gestionnaire délégué.

Il ne vous est pas non plus interdit d’effectuer des activités de tenue de compte et de comptabilité pour une entreprise tant que les conditions suivantes sont respectées :

  • vous (ou votre époux(se)) détenez au moins 50 % de l’entreprise en question;
  • vous (ou votre époux(se)) avez une appartenance directe d’au moins 25 % de la propriété locative. Si la propriété est possédée indirectement, ce qui signifie qu’elle est détenue par une entité corporative, le partage d’appartenance doit alors être d’au moins 50 %.

Si l’une de ces conditions n’est pas respectée, vous devez soumettre un formulaire de divulgation confidentielle à votre gestionnaire délégué. Que vous accomplissiez ou non des activités de comptabilité ou de tenue de registres, vous êtes tout de même tenu de divulguer que vous possédez des intérêts dans des sociétés à propriétaire unique, des entreprises en participation, des sociétés privées, et/ou des entreprise personnelles ou familiales.

Annexe B - Comment gérer un conflit d'intérêts

Afin de déterminer la mesure appropriée ou la combinaison de mesures appropriées à prendre pour gérer un conflit d’intérêts en particulier, votre gestionnaire délégué peut prendre en considération les facteurs qui suivent (cette liste n’est pas exhaustive) :

  • la nature et la portée de vos tâches précises;
  • les risques organisationnels posés à l’ARC en lien avec le conflit d’intérêts en question;
  • le type d’actifs et passifs divulgués;
  • la nature des intérêts privés et/ou des activités et emplois extérieurs;
  • la nature d’un cadeau, d’une marque d’hospitalité ou d’un autre avantage qui a été offert ou reçu;
  • la perception de la situation par un membre du public raisonnable;
  • la possibilité que vous deviez avoir à choisir entre vos obligations envers l’ARC et vos intérêts privés et/ou activités extérieures;
  • la possibilité qu’un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage pourrait compromettre votre neutralité ou vous placer dans une situation où vous serez redevable envers le donateur;
  • la gestion de situations semblables et les mesures d’observation imposées dans le passé;
  • les coûts réels de la mise en œuvre de la ou des mesures par rapport à la possibilité que vos intérêts privés et/ou activités extérieures constituent un conflit d’intérêts.

Tout conflit d’intérêts entre vos fonctions à l’ARC et vos intérêts privés et/ou activités extérieures, la réception d’un cadeau ou des plans d’après-mandat, sera réglé en faveur de l’intérêt public.

Pensez-y...

En prêtant ou signant le Serment ou affirmation solennelle lors de leur embauche initiale, les employés acceptent de ne pas divulguer de renseignements dont ils prendraient connaissance au cours de leur travail à l’ARC et auxquels le public n’a pas accès.

De plus, les dispositions législatives appliquées par l'ARC établissent des règlements stricts quant à l'utilisation, l'accès et la diffusion de renseignements sur les contribuables, et des renseignements protégés ou classifiés. Les principales dispositions qui protègent la confidentialité des renseignements sur les contribuables sont l'article 241 de la Loi de l'impôt sur le revenu, l'article 295 de la Loi sur la taxe d'accise, et l'article 211 de la Loi de 2001 sur l'accise. Il est attendu que la confidentialité demeure respectée pendant les périodes de congé, payé ou non payé, de l'ARC et se poursuit même après que l'employé ait quitté l'ARC.

L’article 121 du Code criminel interdit aux employés de la fonction publique de tirer avantage de toute collaboration, aide, exercice d’influence ou omission en lien avec toute affaire relevant du gouvernement.

De plus, l’article 80 de la Loi sur la gestion des finances publiques exige spécifiquement que les employés de l’ARC qui travaillent dans un bureau, ou occupe un poste, lié à la collecte, la gestion ou le déboursement d’argent, signalent toute infraction aux lois de l’impôt sur le revenu.

Dans certains cas, votre gestionnaire délégué peut déterminer que la présentation d’un formulaire de divulgation confidentielle est suffisante. Si l’on découvre qu’un conflit d’intérêts réel, apparent ou éventuel existe, votre gestionnaire délégué peut prendre en considération les facteurs qui suivent pour le gérer et le régler (cette liste n’est pas exhaustive) :

  • Restrictions, retrait ou réaffectations de tâches précises qui font partie de vos fonctions habituelles pour adéquatement gérer le conflit d'intérêts.
  • Directive de cesser, de restreindre ou de modifier une activité extérieure ou un intérêt privé.
  • Directive de refuser ou de retourner un cadeau, une marque d'hospitalité ou un autre avantage.
  • Directive d'éviter un conflit d'intérêts d'après-mandat.
  • Abandon, dessaisissement d'actifs, ou autres arrangements visant la gestion d'un conflit d'intérêts de nature financière.

1. Exigences liées aux mesures appropriées

Les mesures requises pour gérer et régler un conflit d’intérêts réel, apparent ou éventuel, telles que déterminées par un gestionnaire délégué, devraient être prises dans les 120 jours ouvrables qui suivent :

  1. la nomination initiale d’un employé ou toute renomination ultérieure (y compris, mais sans s’y limiter, les promotions permanentes et temporaires ou tout autre changement de fonctions);
  2. la détermination qu’un conflit d’intérêts réel, apparent ou éventuel existe suivant un changement ou suivant tout examen des intérêts privés et/ou activités extérieures d’un employé et des fonctions officielles de celui-ci.

Le gestionnaire délégué peut établir une échéance plus courte ou plus longue pour la mise en œuvre des mesures requises et il informera l’employé du calendrier modifié.

D’ici la mise en œuvre des mesures requises, votre gestionnaire délégué et vous devez prendre les mesures intérimaires appropriées pour éviter que le conflit ne se manifeste entre-temps.

2. Recours

Même si vous êtes en désaccord avec la décision de votre gestionnaire délégué quant aux dispositions nécessaires pour gérer un conflit d’intérêts, vous devez vous conformer à l’instruction. Vous avez le droit de déposer un grief à ce sujet.

3. Confidentialité

Les renseignements fournis à votre gestionnaire délégué demeurent confidentiels. Les formulaires de divulgation confidentielle sont conservés, conformément à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour plus de renseignements, veuillez consulter la Fonction de la gestion des ressources humaines – Autorisation de disposition numéro 98 / 005.

4. Considérations quant à la gestion d’un conflit d’intérêts de nature financière

  1. Remboursement des coûts:
    À la discrétion du gestionnaire délégué, l’ARC peut rembourser les coûts administratifs raisonnables que vous pourriez encourir en raison des dispositions visant à gérer un conflit d’intérêts causé par les intérêts privés divulgués. Vous êtes responsable de tout redressement de l'impôt sur le revenu dû au remboursement des coûts administratifs.
  2. L’ARC ne remboursera pas les coûts qui suivent :
    1. coûts liés aux opérations quotidiennes d'une entreprise ou d'une entité commerciale;
    2. coûts liés à la fin des activités d'une entreprise;
    3. coûts liés à l'acquisition d'actifs au moyen des recettes générées par la vente requise d'autres actifs;
    4. coûts liés à des dispositions non recommandées ou non approuvées par l'ARC;
    5. coûts liés aux conflits d'intérêts causés par des actifs ou passifs obtenus après votre nomination si :
      • vous saviez, ou auriez raisonnablement dû savoir, au moment de l'acquisition, que l'actif ou le passif en question constituait ou pourrait constituer un conflit d'intérêts;
      • l'acquisition ne faisait pas l'objet d'un legs, d'un héritage ou d'un cadeau non sollicité;
    6. coûts assumés avant la divulgation de l'actif ou du passif;
    7. coûts engagés par vous pour remplir un rapport sur vos actifs et passifs à l'intention de l'ARC en vertu de la Directive sur les conflits d'intérêts, cadeaux et marques d'hospitalité, et l'après-mandat.

Annexe C - Ce que vous devez savoir au sujet des cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages

Nous devons fournir le même service impartial à tous les contribuables et bénéficiaires de prestations. Bien que le don de cadeaux soit une pratique d’affaires courante, recevoir de tels cadeaux peut vous placer dans une position difficile. Il s’avère approprié de tenter de refuser poliment l’offre et d’expliquer que le service que vous offrez fait partie de votre travail. Vous pouvez, toutefois, être confronté à des situations dans lesquelles le refus de l’offre d’un cadeau ou d’une marque d’hospitalité pourrait offenser la personne ou l’entité, ou pourrait entraîner un manquement au protocole d’affaires. Pour plus de renseignements à ce sujet, veuillez consulter Composer avec des situations difficiles.

Dans le cadre de vos fonctions, vous ne devez jamais vous permettre d’être placé dans une situation où vous serez redevable à une personne ou une entité. N’acceptez pas de cadeaux, de marques d’hospitalité ou d’autres avantages qui auront, ou pourraient avoir, une influence réelle, apparente ou éventuelle sur votre objectivité et neutralité dans le rendement de vos fonctions à l’ARC. Ces cadeaux pourraient être perçus comme étant inappropriés et pourraient vous rendre, ainsi que l’ARC, vulnérables à des accusations d’injustice ou de traitement préférentiel.

Pensez-y...

Si un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage est offert pour vous influencer dans l’exercice de vos fonctions ou dans les décisions que vous prenez, il s’agit alors d’un pot-de-vin, non d’un cadeau.

Si vous avez des questions au sujet des cadeaux, ou si vous vous retrouvez dans une situation où vous avez besoin d’une orientation immédiate, veuillez communiquer avec votre gestionnaire immédiat. Pour obtenir plus de renseignements et un guide détaillé sur la manière de déclarer un cadeau, visitez SavoirFaire.

Remarque

Il vous est interdit de solliciter des cadeaux, marques d'hospitalité, avantages ou transferts d'une valeur économique (y compris des dons, prix ou autres contributions) d'organismes ou de particuliers externes, tel qu'il est précisément énoncé à l'alinéa 121(1)c) (lien externe) du Code criminel. Il vous est permis de faire personnellement le don d'articles (y compris des produits, des marchandises et des services qui ne sont pas reliés au travail). Pour plus de renseignements, veuillez consulter l'Outil d'information relatif à la collecte de fonds par les employés.

1. Cadeaux, marques d’hospitalité ou avantages à divulguer

Vous êtes tenu de divulguer les cadeaux interdits et à déclarer à votre gestionnaire délégué, même si vous avez refusé l’offre.

  1. Cadeaux interdits :
    Vous n’avez jamais le droit d’accepter quoi que ce soit qui figure sur la liste ci-dessous. Si vous recevez l’un des cadeaux suivants, ou que l’on vous en offre un, vous devez le divulguer à votre gestionnaire délégué. Les cadeaux interdits comprennent les suivants :
    1. des dons en espèces ou en quasi-espèces (comme des cartes-cadeaux ou des honoraires monétaires) ou des gratifications (pourboires) d'un montant ou d'un autre;
    2. des biens ou services (ou des prix réduits pour ceux-ci) en échange d'un accès privilégié à l'ARC ou d'un traitement préférentiel de celle-ci;
    3. des laissez-passer gratuits ou à prix réduit pour des spectacles ou événements sportifs (p. ex. Royal Winnipeg Ballet, Centre national des arts, LNH, LCF, NBA et LMB);
    4. de l'alcool, du cannabis, des cigarettes ou des biens connexes;
    5. tout ce qui est interdit par les lois canadiennes;
    6. tout cadeau, marque d'hospitalité ou avantage qui compromettra ou qui pourrait compromettre votre intégrité ou celle de l'ARC.
  2. D’autres cadeaux, marques d’hospitalités et avantages comprennent les suivants :
    1. tout cadeau, marque d'hospitalité ou avantage fréquent ou récurrent, même si un seul incident semble tomber dans les limites de la portée acceptable (par exemple, une boulangerie locale qui livre une douzaine de beignes gratuits tous les mois);
    2. tout cadeau de la part d'une personne ou d'une entité pour lequel vous, selon vos fonctions à l'ARC, êtes en position d'offrir un avantage, un accès privilégié, un traitement préférentiel ou toute autre faveur (ou être perçu de le faire);
    3. les cadeaux accessoires comme des tasses, des stylos, des calendriers, du matériel promotionnel et des biens périssables comme des fleurs ou du chocolat, dont la valeur commerciale dépasse 50 $;
    4. un cadeau ou une marque d'hospitalité aux fins de travail lié aux intérêts et objectifs d'entreprise de l'ARC dont la valeur commerciale dépasse 50 $ (p. ex. un repas, un porte-documents en cuir donné à un animateur à titre d'honoraires, ou un timbre-poste commémoratif de la part d'une délégation étrangère qui visite l'ARC).

2. Cadeaux, marques d’hospitalité ou avantages qui n’ont pas à être divulgués

Vous avez le droit d’accepter un cadeau, une marque d’hospitalité ou d’autres avantages, pourvu qu’ils entrent dans les cadres des normes régulières de courtoisie ou de protocole d’entreprise et qu’ils répondent à tous les critères suivants :

  1. Il ne s'agit pas d'un cadeau interdit.
  2. Vous n'êtes pas en mesure d'offrir un avantage, un privilège, un traitement préférentiel, un accès privilégié ou toute autre faveur à la personne ou l'entité (ou d'être perçu de le faire).
  3. L'offre est sporadique et d'une valeur commerciale minime. Généralement, cela signifie :
    1. des cadeaux accessoires comme des tasses, des stylos, des calendriers, du matériel promotionnel et des biens périssables comme des fleurs ou du chocolat, dont la valeur commerciale est inférieure à 50 $ ;
    2. un cadeau ou une marque d'hospitalité aux fins de travail lié aux intérêts et objectifs d'entreprise de l'ARC dont la valeur commerciale est inférieure à 50 $ (p. ex., un porte-documents en cuir donné à un animateur/présentateur/panéliste à titre d'honoraires, ou un timbre-poste commémoratif de la part d'une délégation étrangère qui visite l'ARC);
    3. une situation dans laquelle vous n'avez pas la possibilité de payer pour vous-même (p. ex. un repas offert à un vérificateur alors qu'il exerce ses fonctions pour l'ARC dans un endroit éloigné).

Autres cadeaux, marques d’hospitalité et avantages

Sous réserve de l’approbation préalable de votre gestionnaire délégué, vous pourriez avoir le droit de représenter l’ARC dans le cadre d’une cérémonie de remise de prix ou autre événement d’entreprise.

Certains autres avantages possibles, tels que les milles « AIR MILES » , les paiements compensatoires accordés aux voyageurs dont le vol a été changé, les prix accordés lors de tirages en voyage sont visés dans la Directive sur les voyages d’affaires. Si vous recevez un tel avantage, on vous recommande de discuter de la situation avec votre gestionnaire.

Vous pouvez utiliser votre pièce d'identification de l’ARC pour obtenir un escompte d’entreprise offert aux fonctionnaires lorsqu’il n’y a pas d’attente d’un rendement direct de la part de l’entreprise (p. ex. un centre de conditionnement physique, Costco, certaines chaînes d’hôtel et certains services de location de voitures). Vous ne devez jamais indiquer que vous exercez des activités gouvernementales officielles lorsque vous accomplissez des activités personnelles.

Tous les voyages d’affaires que vous effectuez doivent faire partie de vos fonctions et responsabilités officielles. Si le but du voyage est influencé par le remboursement prévu des coûts par un tiers et que le voyage n’aide pas l’ARC à s’acquitter de son mandat, vous pourriez être en situation de conflit d’intérêts.

Le remboursement des frais de déplacement par un tiers (une entité gouvernementale non fédérale comme un organisme du secteur privé, une organisation non gouvernementale, ou le gouvernement provincial, municipal ou territorial) peut provoquer un conflit d’intérêts et pourrait mettre en doute l’objectivité et l’impartialité de l’ARC. À ce titre, aucun remboursement d’une tierce organisation ne devrait être envisagé s’il est possible que votre objectivité soit touchée ou soit perçue comme étant touchée ou s’il est possible que l’intégrité de l’ARC soit compromise. Les voyages parrainés par tout autre organisme ou organisme privé doivent être refusés.

Composer avec des situations difficiles

Il pourrait y avoir des situations dans lesquelles on vous offre un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage et que votre refus pourrait offenser une personne ou une entité, ou pourrait constituer une infraction au protocole normal. Si vous vous retrouvez dans une situation gênante ou inhabituelle, demandez une orientation de la part de votre gestionnaire immédiat et divulguez la question à votre gestionnaire délégué dès que possible. Pour obtenir d’autres renseignements, visitez le site SavoirFaire.

Scénario n°1 :

Jeanne travaille dans un centre d’appels de l’ARC. Un jour, alors qu’elle marche devant le poste de sécurité, on lui indique que quelqu’un lui a laissé une boîte de chocolats et une note de remerciement. Lorsqu’elle ouvre la note, elle voit que cela vient d’un client qui était reconnaissant de son aide au sujet d’une question complexe. 

Jeanne est flattée, mais elle sait que les employés de l’ARC ne sont pas censés accepter des cadeaux, donc elle en informe son gestionnaire immédiat sur-le-champ. Puisque le cadeau a été laissé pour elle au poste de sécurité, il n’y a aucun moyen de le refuser poliment. 

Le gestionnaire trouve bien que Jeanne ait reçu cette reconnaissance de la part d’un client. Il est évident que la boîte de chocolats n’a aucune valeur commerciale supérieure à 50 $, donc il n’est pas nécessaire de la divulguer au directeur du Bureau des services fiscaux (BSF). Plutôt, le gestionnaire propose ce qui suit :

  • les chocolats sont placés dans la salle à manger afin de les partager avec tout le monde;
  • on encourage Jeanne à téléphoner ou à écrire au client afin d’indiquer que, bien que le cadeau soit un signe de courtoisie, l’ARC offre le même niveau de service à tous les Canadiens sans s’attendre à une récompense.

Scénario n°2 :

Ben travaille étroitement avec une délégation de visiteurs de la Suède. Les réunions se sont bien déroulées et il est satisfait du fait qu’il ait bien pris soin des invités de l’ARC. En guise de remerciement, ils offrent à Ben une pièce de monnaie commémorative en boîte.

Ben est honoré, mais préoccupé. Il sait qu’on interdit aux employés de l’ARC d’accepter des dons, ou des liquidités. Cette pièce de monnaie a une valeur commerciale estimée de 20 $.

Que devrait-il faire?

Ben devrait informer son gestionnaire immédiat dès que possible. Bien que les cadeaux en espèces soient interdits, le refus du cadeau serait certainement gênant et pourrait même offusquer la délégation suédoise. Ben devrait accepter le cadeau et divulguer les détails à son gestionnaire délégué sur un formulaire de divulgation confidentielle. Le gestionnaire délégué a le pouvoir d’examiner le bien-fondé de la situation et de déterminer la manière de procéder.

Annexe D - Ce que vous devez savoir au sujet de l’après-mandat

En tant qu’employé de l’ARC, vous êtes responsable d’éviter la possibilité d’un conflit d’intérêts réel, apparent ou éventuel entre vos tâches actuelles et tout emploi subséquent à l’extérieur de l’ARC ou la fonction publique du Canada.

Lorsque vous démissionnez ou prenez votre retraite de l’ARC, vous êtes invité à soumettre un formulaire de divulgation confidentielle pour informer votre gestionnaire délégué de votre après-mandat de l’ARC ou de vos activités d’après-mandat, y compris le travail indépendant (voir les détails ci-dessous). Les employés du groupe des cadres de la direction (EX) ont l’obligation additionnelle de divulguer toute offre d’emploi ferme, même si elle est refusée. Le formulaire de divulgation confidentielle de l’après-mandat se trouve dans l’application « Engagement » du portail du LSE des SAE.

Lors de votre embauche, et comme condition d'emploi, vous avez signé et prêté le Serment ou affirmation solennelle dans laquelle vous avez déclaré que vous rempliriez les fonctions que vous confère votre emploi et que vous ne divulgueriez pas ou ne révèleriez pas à des sources externes tout renseignement qui vous parviendrait en conséquence de cet emploi et qui n'est pas accessible au public. La divulgation de renseignements sur les contribuables par un employé ou un ancien employé peut constituer une infraction à l'article 241 de la Loi de l'impôt sur le revenu, à l'article 295 de la Loi sur la taxe d'accise et à l'article 211 de la Loi de 2001 sur l'accise, pour lesquelles des peines sévères s'appliquent. Cette interdiction est valide en tout temps.

Tous les employés sont sujets à une période de restriction d’un (1) an suite à leur départ de l’ARC. Si vous prenez votre retraite, que l’on vous offre, ou que vous envisagez un emploi d’après-mandat à l’extérieur de l’ARC ou de la fonction publique du Canada (y compris un travail indépendant), vous devez prendre connaissance des renseignements figurant ci-dessous. Prenez note que toutes les références subséquentes liées aux possibilités d’après-mandat de la présente annexe sont considérées comme incluant le travail indépendant.

Partie 1 - Avant de quitter l’ARC

  1. Employés du groupe de la direction (EX) :
    • Si vous êtes un employé du groupe EX (y compris les affectations intérimaires au niveau EX), vous devez immédiatement divulguer toute offre ferme ou acceptation d’emploi extérieur à votre gestionnaire délégué à l’aide d’un formulaire de divulgation confidentielle. Il vous incombe de fournir des détails clairs sur l’emploi en question. Cela comprend toute offre sérieuse durant la période de restriction d’un an.
    • Si le gestionnaire délégué détermine que vous participez, ou pourriez participer, à des négociations officielles et sérieuses avec votre futur employeur, vous pourriez être affecté à d’autres fonctions et responsabilités.
  2. Tous les autres employés (employés ne faisant pas partie des EX) :
    • Vous devez informer votre gestionnaire délégué de l’acceptation de tout emploi externe à l’aide d’un formulaire de divulgation confidentielle. Il vous incombe de fournir des détails clairs sur l’emploi en question.
    • Si le gestionnaire délégué détermine que vous participez, ou pourriez participer, à des négociations officielles et sérieuses avec votre futur employeur, vous pourriez être affecté à d’autres fonctions.

Partie 2 - Après avoir quitté l’ARC

a. Activités interdites à tous les anciens employés de l’ARC :

Les anciens employés de l’ARC ne sont pas autorisés à représenter aucune personne, entité commerciale ou association ou aucun syndicat, ni à agir au nom de ceux-ci, concernant une affaire, une opération, une négociation ou un cas précis en cours et où l’ARC est l’une des parties, dans les situations suivantes :

  1. si l’ancien employé a représenté ou conseillé l’ARC dans le cas en question;
  2. si l’ancien employé occupait un poste de superviseur des employés de l’ARC qui ont représenté ou conseillé l’ARC dans le cas en question;
  3. si cette situation donnait lieu, ou pourrait donner lieu, à un avantage particulier ou de nature commerciale ou privée.

Les personnes qui ont intégré l’ARC dans le cadre d’une affectation du programme Échanges Canada n’agiront pas de façon à tirer avantage de cette affectation de façon inappropriée, une fois qu’elles ont quitté l’ARC.

Après avoir quitté le service de l'ARC, un ancien employé ne doit pas communiquer avec d’anciens employés, collègues ou superviseurs de l’ARC, à propos de toute activité liée à l’ARC, d’une façon quelconque qui pourrait être perçue comme tenter d’obtenir un traitement préférentiel ou un accès privilégié. L’ancien employé doit utiliser les voies normales et les points de service accessibles au public (par exemple, Mon Dossier, Mon dossier d’entreprise, Représenter un client, demandes de renseignements téléphoniques et au moyen des coordonnées fournies dans une correspondance officielle, entre autres), pour toute communication avec l’ARC liée à ses affaires.

Veuillez noter que ces interdictions sont valides en tout temps.

b. Les anciens employés de l'ARC peuvent être sujets à des conditions lorsqu'ils concluent un contrat avec le gouvernement du Canada et/ou l'ARC. Pour plus de renseignements, veuillez consulter la Directive sur les marchés conclus avec les anciens fonctionnaires et les Procédures de planification de l'approvisionnement et d'administration.

c. Les anciens employés EX-04 et EX-05 peuvent être visés par un délai de restriction de cinq (5) ans à l'égard des activités de lobbying auprès du gouvernement du Canada. Consultez la Loi sur le lobbying pour en savoir plus.

Scénario : Dans le cadre de son emploi à l’ARC, Jeff était gestionnaire à la Direction générale de l’ABCD. Dans un certain dossier, Jeff a rendu une décision en défaveur d’une déclaration d’entreprise.

Jeff quitte l’ARC et occupe un nouveau rôle dans un cabinet comptable privé. Dans le cadre de son nouveau rôle, on donne à Jeff le dossier de la même entreprise pour qui il avait rendu une décision défavorable. On lui demande d’aider cette entreprise à obtenir une décision plus favorable de l’ARC. Étant donné qu’il n’est plus à l’ARC depuis deux ans, Jeff est-il autorisé à travailler au dossier de cette entreprise?

Réponse : Non. Comme Jeff a représenté ou conseillé l’ARC dans le cadre du dossier de cette entreprise, il n’est pas autorisé à représenter, ou à conseiller cette entreprise en son nom, dans son nouveau rôle au cabinet comptable privé. Cette interdiction est valide en tout temps. Jeff ne doit pas s’occuper de ce dossier.

Partie 3 - Période de restriction

Tous les employés sont sujets à une période de restriction d’un (1) an suite à leur départ de l’ARC. Durant la période de restriction, toute offre ou acceptation d’emploi qui constituera, ou pourrait constituer, un conflit d’intérêts réel, apparent, ou éventuel, doit être divulguée par écrit à l’agent principal de l’après-mandat (APAM) (veuillez consulter la Partie 4 pour obtenir plus de renseignements).

  1. Période de restriction d’un (1) an pour tous les anciens employés :
    À moins d’avoir obtenu l’autorisation écrite de l’agent principal de l’après-mandat (APAM) pour réduire ou annuler la période de restriction, les anciens employés de l’ARC ne doivent pas faire ce qui suit :
    1. ils ne doivent pas accepter un emploi auprès d'une entité qui est à l'extérieur de la fonction publique du Canada et avec qui ils ont participé à des négociations officielles au cours de la période d'une (1) année qui a immédiatement précédé le départ de l'ARC, peu importe s'ils ont participé aux négociations officielles directement ou par l'entremise de leurs subalternes;
    2. ils ne doivent pas accepter une nomination à un conseil d'administration d'une entité privée avec qui ils ont participé à des négociations officielles au cours de la période d'une (1) année qui a immédiatement précédé le départ de l'ARC, peu importe s'ils ont participé aux négociations officielles directement ou par l'entremise de leurs subalternes;
    3. ils ne doivent pas représenter auprès de l'ARC des personnes ou des entités avec lesquelles ils ont participé à des négociations officielles au cours de la période d'une (1) année qui a immédiatement précédé le départ de l'ARC, peu importe s'ils ont participé aux négociations officielles directement ou par l'entremise de leurs subalternes; ou
    4. ils ne doivent pas conseiller leurs clients ou leur employeur au sujet des programmes et politiques de l'ARC ou d'un ministère ou un organisme du gouvernement avec lesquels ils ont eu des liens directs au cours de la période d'une (1) année qui a immédiatement précédé le départ de l'ARC.
  2. Réduction ou annulation de la période de restriction :
    1. Employés du groupe de la direction (EX) :
      • Un cadre actuel ou un ancien cadre peut présenter une demande à l’agent principal de l’après-mandat, par écrit, visant la réduction ou l’annulation de la période de restriction d’un (1) an.
      • Le commissaire détient l’autorité de réduire ou d’annuler la période de restriction pour les emplois externes.
    2. Tous les autres employés (employés ne faisant pas partie des EX) :
      • Un employé ou un ancien employé peut présenter une demande à l’agent principal de l’après-mandat, par écrit, visant la réduction ou l’annulation de la période de restriction d’un (1) an.
      • Le gestionnaire délégué détient l’autorité de réduire ou d’annuler la période de restriction d’un (1) an.
    3. La décision de réduire ou d’annuler la période de restriction prendra en considération les éléments qui suivent :
      • les circonstances entourant la cessation de leurs services;
      • l'ensemble des perspectives futures d'emploi de l'employé ou de l'ancien employé;
      • l'importance des renseignements de l'ARC qui ont été obtenus par l'employé ou l'ancien employé en vertu de son rôle à l'ARC;
      • la volonté d'effectuer un transfert rapide des connaissances et des compétences de l'employé ou de l'ancien employé de l'ARC vers le secteur privé ou d'autres secteurs gouvernementaux;
      • la mesure dans laquelle le nouvel employeur pourrait tirer un avantage commercial inéquitable ou personnel en embauchant l'employé ou l'ancien employé;
      • l'autorité et l'influence exercées par l'employé dans le cadre de son poste à l'ARC;
      • tout autre élément à la discrétion de l'ARC.

Partie 4 – Coordonnées de l’agent principal de l’après-mandat

On peut envoyer les demandes par écrit visant la réduction ou l’annulation de la période de restriction d’un (1) an à l’adresse suivante :

Agent principal de l’après-mandat
Agence du revenu du Canada
Direction générale des ressources humaines
7e étage
395 avenue Terminal
Ottawa ON  K1A 0L5

Adresse courriel : Agent principal de l’après-mandat (ARC)

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