Exigences générales relatives aux registres

Mémorandum sur la TPS/TVH 15-1
Septembre 2026

La présente version remplace celle datée de juin 2005. Le présent mémorandum a été mis à jour pour tenir compte de modifications à la Loi sur la taxe d'accise portant sur la tenue de registres, y compris les renseignements qui pourraient être exigés aux fins d'inspection ainsi que l'envoi d'avis du ministre du Revenu national par voie électronique.

Table des matières

• Renseignements généraux
• Exigences relatives à la tenue de registres
  • Registres à tenir
  • Exigences liées à la facturation
  • Renseignements requis pour demander un crédit de taxe sur les intrants
  • Registres et images électroniques
  • Registres insuffisants
• Conservation des registres
  • Autorisation de se départir des documents avant la fin de la période déterminée
  • Registres conservés par un tiers
  • Lieu de conservation
• Registres liés à une opposition ou à un appel
• Demande du ministre
• Accès aux registres
  • Obligation d'accorder à une personne autorisée l'accès aux registres
  • Exigence de livrer des documents ou des renseignements
  • Autorisation de faire des copies de documents
  • Renseignements ou documents étrangers
• Pénalités

Renseignements généraux

1. L'objectif de la tenue de livres et de registres appropriés est d'assurer que toute obligation fiscale ou tout droit à un crédit de taxe sur les intrants (CTI) ou à un remboursement peut être déterminé ou appuyé par des preuves documentaires.

2. La définition du terme registre au paragraphe 123(1) inclut les comptes, conventions, livres, graphiques et tableaux, diagrammes, formulaires, images, factures, lettres, cartes, notes, plans, déclarations, états, télégrammes, pièces justificatives et toute autre chose renfermant des renseignements, qu'ils soient par écrit ou sous toute autre forme. Les mots document et renseignement sont utilisés dans le présent mémorandum. Bien que le mot renseignement ne soit pas défini dans la Loi sur la taxe d'accise (LTA), le terme document est défini au paragraphe 123(1) et s'entend, entre autres, de l'argent, d'un titre ou d'un registre.

Exigences relatives à la tenue de registres

3. Aux termes de l'article 286, les personnes suivantes doivent tenir tous les registres permettant d'établir leurs obligations et responsabilités pour l'application de la TPS/TVH ou de déterminer le remboursement auquel elles ont droit :

• toute personne qui exploite une entreprise au Canada ou y exerce une activité commerciale;
• toute personne qui est tenue de produire une déclaration de la TPS/TVH;
• toute personne qui présente une demande de remboursement.

4. Le ministre du Revenu national (le ministre) peut préciser la forme qu'un registre doit prendre ainsi que tout renseignement qu'il doit contenir. Sauf autorisation contraire du ministre, les registres doivent être tenus au Canada, en français ou en anglais.

Registres à tenir

5. Les registres peuvent être tenus sous plusieurs formes, notamment :

• les registres traditionnels, y compris les pièces justificatives à l'appui, produits et conservés sur papier ou sous forme électronique;
• les registres qui sont conservés sous une forme électronique intelligible (c'est-à-dire un format géré par un système électronique capable de produire des copies accessibles et utilisables) et qui permettent de remonter aux pièces justificatives;
• tous les autres documents, qu'ils soient par écrit ou sous toute autre forme (par exemple, les feuilles de travail d'un comptable), qui ont servi à la détermination des responsabilités et des droits en matière de TPS/TVH.

6. Tous les registres et pièces justificatives produits sur papier doivent être conservés comme tels, sauf si un programme acceptable de microfilms ou d'images électroniques est en place. Les documents sur papier comprennent les pièces justificatives qui ont été entrées dans un système électronique de tenue de registres.

7. On recommande à tout inscrit qui tient des registres sous forme électronique de suivre les meilleures pratiques pour la tenue de registres numériques, y compris l’utilisation de systèmes comptables infonuagiques sécurisés, la sauvegarde régulière des données et l'utilisation de formats compatibles avec les outils de vérification de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Pour des conseils plus détaillés, consultez le mémorandum sur la TPS/TVH 15-2, Registres électroniques.

Exigences liées à la facturation

8. Pour que les registres répondent aux normes imposées, certains renseignements doivent être inclus sur les factures ou les reçus, ou dans les conventions écrites. Aux termes du paragraphe 223(1), la LTA impose certaines exigences pour ce qui est d'indiquer la TPS/TVH sur les factures et les reçus, ou dans les conventions écrites, afin de fournir aux acquéreurs les renseignements suffisants pour leur permettre de déterminer leurs obligations relativement à la taxe sur les fournitures taxables.

9. Un inscrit qui effectue la fourniture taxable (sauf une fourniture détaxée) d'un bien ou d'un service, et qui est tenu de percevoir la TPS/TVH, doit indiquer l’une ou l’autre des mentions suivantes à l'acquéreur, soit selon les modalités réglementaires, soit sur une facture ou un reçu, ou dans une convention écrite :

• la contrepartie payée ou payable par l'acquéreur et la TPS/TVH payable relativement à la fourniture, de sorte que le montant de la TPS/TVH soit clairement indiqué;
• une mention que le montant payé ou payable comprend la TPS/TVH payable relativement à la fourniture.

10. Le paragraphe 223(1.1) exige en outre que si l'inscrit indique la TPS/TVH sur la facture ou le reçu, ou dans la convention écrite, le total de la TPS/TVH payable ou le total des taux auxquels la TPS/TVH est payable doit être indiqué sur la facture ou le reçu, ou dans la convention écrite.

11. Le Règlement sur la divulgation de la taxe (TPS/TVH) prévoit des modalités pour la divulgation de la TPS/TVH. Les modalités prescrites consistent à aviser l'acquéreur d'une fourniture taxable de manière clairement visible sur les lieux de fourniture (par exemple, au moyen d'une affiche).

12. Aux termes du paragraphe 223(2), une personne qui effectue une fourniture taxable au profit d'un acquéreur doit, à la demande de celui-ci, lui remettre par écrit les renseignements permettant de justifier une demande de CTI ou de remboursement par l'acquéreur. Ces renseignements peuvent être répartis dans plusieurs documents. Par exemple, il pourrait être nécessaire de présenter une combinaison de factures, de reçus et d'ententes écrites afin de satisfaire l'exigence de fournir les renseignements permettant de justifier une demande de CTI.

Renseignements requis pour demander un crédit de taxe sur les intrants

13. Le paragraphe 169(4) énonce les exigences relatives aux documents qu'un inscrit doit obtenir et conserver pour appuyer une demande de CTI. Même si ces exigences n'imposent pas de restrictions quant à la forme des documents obtenus ou conservés, certains renseignements doivent être compris dans ces documents ou registres. Le mémorandum sur la TPS/TVH 8-4, Documents requis pour demander des crédits de taxe sur les intrants, explique en détail les renseignements qu'un inscrit doit fournir à un client qui les demande afin que ce dernier puisse appuyer une demande de CTI.

Registres et images électroniques

14. Une personne qui utilise des systèmes informatisés pour générer des registres doit conserver les registres sous une forme électronique intelligible (c'est-à-dire un format géré par un système électronique capable de produire des copies accessibles et utilisables). La personne doit conserver les copies électroniques même si elle conserve des copies papier.

15. Toute personne doit appliquer des procédures de sauvegarde adéquates en tout temps pour s'assurer que les registres et les fichiers de données électroniques sont sauvegardés ou copiés sur un support électronique qui sera accessible à une date ultérieure. Si des documents lisibles par machine ou des fichiers de données électroniques devant être conservés sont perdus, détruits ou endommagés, la personne doit signaler l'incident à l'ARC et recréer les fichiers dans un délai raisonnable. Les fichiers pourraient être recréés, par exemple, en récupérant des copies de sauvegarde, si elles existent, ou à partir des documents de base. Les fichiers recréés doivent être conservés sous une forme accessible et utilisable par les représentants de l'ARC. Pour plus de renseignements, allez à Vos responsabilités et les exigences liées aux registres que vous devez tenir selon la loi, ou téléphonez à l'ARC au 1‑800‑959‑7775.

16. Pour plus de renseignements sur les registres et images électroniques, consultez le mémorandum sur la TPS/TVH 15-2.

Registres insuffisants

17. Aux termes du paragraphe 286(2), si une personne ne tient pas les registres nécessaires, le ministre peut préciser les registres qu'elle doit tenir. Dans un tel cas, l'ARC demandera habituellement qu'une entente écrite soit établie, indiquant que les registres doivent être tenus de la façon exigée. Après un délai raisonnable (normalement pas moins d’un mois), l'ARC fera un suivi, par écrit ou en personne, afin de s'assurer que l'entente est respectée.

Conservation des registres

18. Aux termes du paragraphe 286(3), toute personne obligée de tenir des registres pour l'application de la TPS/TVH est tenue de les conserver pendant la période de six ans suivant la fin de l'année qu'ils visent.

19. Aux termes du paragraphe 286(3.1) de la LTA, toute personne qui doit tenir des registres et qui les tient par voie électronique doit les conserver sous une forme électronique intelligible pendant la durée de conservation mentionnée au paragraphe 18 du présent mémorandum.

20. En général, la période de conservation des registres est déterminée en fonction de la dernière année où un document peut être exigé pour l'application de la LTA et non en fonction de l'année où l'opération en question a eu lieu et le document a été créé. À titre d'exemple, un particulier qui est un inscrit achète un véhicule et l'utilise autrement qu'exclusivement (à moins de 90 %) dans le cadre de ses activités commerciales. Chaque année, le particulier demande un CTI qu'il doit calculer en fonction de la déduction pour amortissement (DPA) qu'il a demandée relativement au véhicule. Le particulier doit conserver tous les documents relatifs à l'achat, aux demandes de CTI et aux demandes de déduction pour une période de six ans à partir de la fin de l'année à laquelle ils se rapportent. Donc, si l'achat a eu lieu le 15 avril 2015 et que les demandes de DPA ont eu lieu jusqu'en 2022, les documents correspondants doivent être conservés jusqu'au 31 décembre 2028.

Autorisation de se départir des documents avant la fin de la période déterminée

21. Aux termes du paragraphe 286(6), une personne qui doit conserver des registres peut se départir de ces registres avant la fin de la période déterminée pour leur conservation, sur autorisation écrite du ministre. Pour obtenir cette autorisation, la personne doit présenter une demande écrite au directeur du bureau des services fiscaux de l'ARC le plus près. La demande doit être signée par la personne ou son représentant autorisé et doit renfermer les renseignements suivants :

• une liste précisant chaque registre ou autre document à détruire;
• le type de document (par exemple, un document électronique sauvegardé sur bande ou disque);
• les années visées par les registres à détruire;
• une mention de tout appel, opposition ou renvoi en instance;
• les détails de toute circonstance particulière qui pourrait justifier la destruction des registres avant la fin de la période déterminée;
• tout autre renseignement pertinent.

22. Cette autorisation s'applique seulement aux documents attestant la TPS/TVH. Elle ne peut être accordée par aucune autre loi ou autorité qui exige de conserver des registres.

23. Aux termes du paragraphe 286(3.2), le ministre peut, selon des modalités qu'il estime acceptables, dispenser une personne ou une catégorie de personnes de l'exigence prévue au paragraphe 286(3.1) de conserver leurs registres sous une forme électronique intelligible.

Registres conservés par un tiers

24. Toute personne qui tient des registres, sous une forme écrite ou une autre, demeure responsable de la tenue, de l'intelligibilité, de la conservation et de l'accessibilité des registres lorsqu'elle confie la tâche de tenir les registres à un tiers, comme un commis comptable, un comptable, un gestionnaire d'opérations électroniques, un fournisseur de services d’applications, un fournisseur de stockage en nuage ou un fournisseur d'accès Internet, que la tâche soit effectuée en temps partagé, par l'entremise d'un centre de traitement à façon, ou selon d'autres dispositions. La personne doit s’assurer de continuer à respecter ces exigences même en cas de changements chez le tiers, tels que des conversions ou des mises à niveau de logiciels ou de matériel, une faillite ou une migration vers ou à partir d’un tiers. La personne est responsable de conserver les registres et de les mettre à la disposition d'une personne autorisée par le ministre (personne autorisée), comme un vérificateur de l'ARC ou autre fonctionnaire.

Lieu de conservation

25. Les registres doivent être conservés au lieu d'affaires ou à la résidence au Canada de la personne ou à l'endroit qui aura été désigné par le ministre. Ils doivent être mis à la disposition d'une personne autorisée, sur demande et à toute heure raisonnable, aux fins d'inspection. Les registres conservés à l'étranger et accessibles au Canada par voie électronique ne sont pas considérés comme des registres conservés au Canada. L'accès aux registres électroniques nécessite que la personne fournisse à une personne autorisée une copie acceptable des registres électroniques sous une forme électronique intelligible et utilisable afin que la personne autorisée puisse les traiter sur l'équipement de l'ARC.

26. Tous les registres conservés doivent être clairement étiquetés et entreposés dans un lieu sûr au Canada. Toutefois, l'autorisation de conserver les registres à l'étranger pourrait être accordée, sous réserve de modalités précisées par le ministre par écrit. Ces modalités, identiques à celles visant les registres conservés au Canada (y compris les registres électroniques), précisent que les registres entreposés à l'extérieur du Canada devront être mis à la disposition de toute personne autorisée aux fins de vérification, à toute heure raisonnable, conformément aux dispositions applicables de la LTA. La personne doit également convenir d'assumer les frais de déplacement et de séjour de la personne autorisée qui voyage à l'étranger pour effectuer une vérification sur place dans l'une des circonstances suivantes :

• les registres ne sont pas mis à la disposition d'une personne autorisée à un bureau des services fiscaux désigné au Canada dans le délai et selon les modalités imposés;
• les registres fournis comportent des renseignements inexacts ou incomplets.

27. Une personne peut obtenir l'autorisation de conserver des registres à l'étranger en envoyant une demande écrite au bureau de l'ARC dans sa région (pour les adresses des bureaux des services fiscaux, allez à la page Web des emplacements des bureaux de l'Agence). Une personne non-résidente peut trouver l'adresse du bureau approprié à Faire une demande de renseignements au programme de garantie et d'inscription des non-résidents. La demande doit inclure tout ce qui suit :

• les raisons pour lesquelles la personne souhaite conserver les registres à l'étranger;
• une adresse où les registres peuvent être examinés.

28. Pour des raisons de sécurité et de précaution en cas de feu, d'inondation, de vol ou autre, les copies de sauvegarde des registres électroniques sont habituellement entreposées dans un lieu autre que le lieu d'affaires. L'ARC encourage cette pratique commerciale et recommande de conserver les copies de sauvegarde dans un lieu au Canada.

29. La personne est responsable de livrer les registres aux fins d'inspection, où qu'ils se trouvent.

30. Les personnes exploitant une entreprise par Internet au moyen d'un serveur situé à l'extérieur du Canada doivent être au courant de leur responsabilité de conserver leurs registres au Canada. Ces personnes ont les mêmes responsabilités en matière de conservation de registres que celles qui exploitent leur entreprise par d'autres moyens.

Registres liés à une opposition ou à un appel

31. Aux termes du paragraphe 286(4), les registres concernant l'objet d'un avis d'opposition, d'un appel ou d'un renvoi doivent être conservés jusqu'à ce qu'il en soit décidé de l'opposition, de l'appel, du renvoi ou de tout appel en découlant.

Demande du ministre

32. Aux termes du paragraphe 286(5), le ministre peut exiger, par demande signifiée à personne ou par courrier recommandé ou certifié, de toute personne obligée de tenir des registres en vertu de l'article 286 qu'elle conserve ces registres pour la période précisée dans la demande ou la lettre, lorsqu'il est d'avis que cela est nécessaire pour l'application de la TPS/TVH.

Accès aux registres

Obligation d'accorder à une personne autorisée l'accès aux registres

33. Aux termes du paragraphe 288(1), une personne autorisée peut, en tout temps raisonnable, pour l'application ou l'exécution des dispositions en matière de TPS/TVH :

• a) inspecter, vérifier ou examiner les documents, les biens ou les procédés d'une personne, dont l'examen peut aider à déterminer les obligations ou les droits de celle-ci ou d'une autre personne pour l'application de la TPS/TVH;
• b) pénétrer dans un lieu où est exploitée une entreprise, où est exercée une activité commerciale, où est gardé un bien, où est faite une chose en rapport avec une entreprise ou une activité commerciale ou où sont tenus, ou devraient être tenus, des documents;
• c) requérir toute personne de lui donner toute l'aide raisonnable et de répondre à toutes les questions pertinentes à l'application et à l'exécution des dispositions en matière de TPS/TVH ainsi que :
  • i) d'accompagner la personne autorisée à un lieu désigné par celle-ci, ou par vidéoconférence ou toute autre forme de communication électronique, et de répondre aux questions de vive voix,
  • ii) de répondre aux questions par écrit, sous quelque forme que la personne autorisée indique;
• d) requérir de la personne ou de toute autre personne de lui donner toute l'aide raisonnable pour toute chose qu'elle est autorisée à faire en vertu des dispositions en matière de TPS/TVH.

34. Aux termes du paragraphe 288(2), lorsque le lieu mentionné au paragraphe 288(1) est une maison d'habitation, une personne autorisée ne peut y pénétrer sans la permission de l'occupant, à moins d'y être autorisée par un mandat décerné en application du paragraphe 288(3).

35. Aux termes de l'article 287, une maison d'habitation s'entend de tout ou partie de quelque bâtiment ou construction tenu ou occupé comme résidence permanente ou temporaire, y compris :

• a) un bâtiment qui se trouve dans la même enceinte qu'une maison d'habitation et qui y est relié par une baie de porte ou par un passage couvert et clos;
• b) une unité conçue pour être mobile et pour être utilisée comme résidence permanente ou temporaire et qui est ainsi utilisée.

Exigence de livrer des documents ou des renseignements

36. Aux termes du paragraphe 289(1), le ministre peut, par avis, exiger d'une personne qu'elle lui livre tout renseignement ou document (y compris une déclaration) nécessaire pour l'application ou l'exécution d'un accord international désigné [au sens du paragraphe 123(1)] ou des dispositions en matière de TPS/TVH.

37. Aux termes du paragraphe 289(1.1), un avis visé au paragraphe 289(1) peut être :

• a) soit signifié à personne;
• b) soit envoyé par courrier recommandé ou certifié;
• c) soit envoyé par voie électronique à une banque ou une caisse de crédit qui a consenti par écrit à recevoir les avis prévus au paragraphe 289(1) par voie électronique.

38. Aux termes du paragraphe 289(2), un tiers ne peut pas être obligé à livrer des renseignements ou des documents concernant une ou plusieurs personnes non désignées nommément, sauf si le ministre obtient d'abord l'autorisation d'un juge en vertu du paragraphe 289(3).

39. Aux termes du paragraphe 289(3), sur requête du ministre, un juge de la Cour fédérale peut, aux conditions qu'il estime indiquées, autoriser le ministre à exiger d'un tiers la livraison de renseignements ou de documents prévue au paragraphe 289(1) concernant une personne non désignée nommément ou plus d'une personne non désignée nommément (ci‑après un groupe), s'il est convaincu, sur dénonciation sous serment, de ce qui suit :

• a) cette personne ou ce groupe est identifiable;
• b) la livraison est exigée pour vérifier si cette personne ou les personnes de ce groupe ont respecté quelque devoir ou obligation prévu à la partie IX.

Autorisation de faire des copies de documents

40. Aux termes du paragraphe 291(1), lorsque, en vertu de l'un des articles 276 et 288 à 290, des documents font l'objet d'une opération de saisie, d'inspection, de vérification ou d'examen ou sont livrés, la personne donnée qui effectue cette opération ou auprès de qui est faite cette livraison ou tout fonctionnaire de l'ARC peut en faire ou en faire faire des copies. Toute copie attestée par le ministre ou une personne autorisée comme étant une copie du document original a la même force probante que le document original. Dans le cas de registres électroniques, la personne donnée ou le fonctionnaire peut faire des imprimés des registres électroniques, et les imprimés ainsi que les documents électroniques originaux seront considérés comme preuve de la nature et du contenu des documents originaux et auront la même force probante que les documents originaux.

Renseignements ou documents étrangers

41. Aux termes du paragraphe 292(2), le ministre peut, par avis signifié ou envoyé conformément au paragraphe 292(3.1), mettre en demeure une personne résidant au Canada ou une personne n'y résidant pas, mais y exploitant une entreprise, de livrer des renseignements ou documents étrangers. Une personne qui ne livre pas les renseignements ou documents étrangers dans le délai et selon les modalités imposés commet une infraction.

42. Pour l'application de l'article 292, le paragraphe 292(1) prévoit qu'un renseignement ou document étranger s'entend d'un renseignement accessible, ou d'un document situé, en dehors du Canada, qui peut être pris en compte pour l'application ou l'exécution des dispositions en matière de TPS/TVH, notamment pour la perception d'un montant à payer ou à verser par une personne pour l'application de la TPS/TVH.

43. Aux termes du paragraphe 292(3.1), un avis visé au paragraphe 292(2) peut être :

• a) soit signifié à personne;
• b) soit envoyé par courrier recommandé ou certifié;
• c) soit envoyé par voie électronique à une banque ou une caisse de crédit qui a consenti par écrit à recevoir les avis prévus au paragraphe 292(2) par voie électronique.

44. Aux termes du paragraphe 292(4), la personne à qui l’avis prévu au paragraphe 292(2) est signifié ou envoyé peut contester, par requête à un juge, la mise en demeure dans les 90 jours suivant la date de signification ou d’envoi.

45. Aux termes du paragraphe 292(6), la mise en demeure de livrer des renseignements ou documents étrangers qui sont accessibles ou situés chez une personne non-résidente qui n’est pas contrôlée par la personne à qui l’avis est signifié ou envoyé, ou qui sont sous la garde de cette personne non-résidente, n’est pas de ce seul fait déraisonnable si les deux personnes sont liées.

Pénalités

46. La LTA prévoit des pénalités pour les personnes qui omettent de conserver des registres suffisants ou de livrer les renseignements demandés. Pour plus de renseignements sur les pénalités, consultez le chapitre 16, Cotisations et pénalités, de la série de mémorandums sur la TPS/TVH.

Dans la présente publication, le générique masculin est employé dans le seul but d'alléger le texte.