Où conserver vos registres, pendant combien de temps et comment obtenir la permission de les détruire avant la fin du délai de conservation

Où conserver vos registres

Vous devez conserver vos registres au Canada dans votre lieu d'affaires ou votre résidence, à moins que l'Agence du revenu du Canada (ARC) vous donne la permission écrite de les conserver ailleurs.

Remarque

Les registres qui sont conservés à l'extérieur du Canada et qui peuvent être accédés par voie électronique à partir du Canada ne sont pas considérés comme des registres conservés au Canada.

L'ARC n'accordera pas la permission de conserver des registres à l'extérieur du Canada aux entités suivantes :

  • organismes de bienfaisance enregistrés;
  • associations canadiennes enregistrées de sport amateur;
  • organismes canadiens municipaux;
  • organismes publics remplissant une fonction gouvernementale au Canada;
  • sociétés d'habitations résidentes du Canada et exonérées de l'impôt de la partie 1 de la Loi de l'impôt sur le revenu.

Pour obtenir la permission de conserver vos registres ailleurs, écrivez à votre bureau des services fiscaux. L'ARC examinera votre demande et vous dira par écrit si nous vous donnons permission et, si c'est le cas, à quelles conditions.

Si l'ARC vous permet de conserver vos registres à l'extérieur du Canada, vous devrez les mettre à sa disposition au Canada sur demande.

L'ARC peut accorder la permission de conserver vos registres électroniques à l'extérieur du Canada. Si c'est le cas, l'ARC peut accepter des copies si :

  • elles sont des reproductions conformes;
  • elles sont mises à la disposition des représentants de l'ARC au Canada sur un support électronique intelligible par les logiciels de l'ARC;
  • elles contiennent assez de détails pour appuyer les déclarations produites auprès de l'ARC.

Si vous conservez vos registres dans un serveur situé à l'extérieur du Canada, vous ou votre personnel devez pouvoir accéder à ce serveur pour fournir vos registres électroniques sur demande aux représentants de l'ARC.

Pour en savoir plus sur les registres électroniques, consultez la circulaire d'information IC05‑1R1, Tenue de registres électroniques, et le mémorandum sur la TPS/TVH 15.2, Registres informatisés.

Combien de temps conserver vos registres

En général, vous devez conserver tous vos registres et toutes les pièces justificatives pendant une période de six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ces documents se rapportent.

L'année d'imposition correspond :

  • à l'exercice pour les sociétés;
  • à l'année civile pour les particuliers;
  • varie pour les fiducies selon leur genre (pour en savoir plus sur les fiducies, y compris sur l'année d'imposition applicable à chaque genre, allez à Impôt sur le revenu des fiducies).

Les règles relatives au délai de conservation de registres sont les mêmes que celles des lois suivantes :

  • la Loi de l'impôt sur le revenu;
  • la Loi sur la taxe d'accise (comprend la TPS/TVH);
  • la Loi sur l'assurance-emploi;
  • le Régime de pensions du Canada;
  • la Loi de 2001 sur l'accise;
  • la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien.

Dans certains cas, le délai de conservation de registres est différent. Voici une liste de ces cas, et du délai qui s'applique à chacun :

  • Si les registres et les pièces justificatives se rapportent à l'acquisition ou à la disposition à long terme d'un bien, à l'enregistrement des actions ou à tout autre renseignement historique qui pourrait avoir un effet lors de la vente ou de la liquidation de l'entreprise, vous devez les conserver indéfiniment.
  • Lorsque l'ARC veut que vous conserviez certains registres pendant plus de six ans, un représentant de l'ARC vous contactera directement ou vous enverra une lettre par courrier recommandé pour vous informer de ce nouveau délai.
  • Si vous produisez une déclaration de revenus en retard, vous devez conserver vos registres pendant six ans à partir de la date où vous l'avez produite.
  • Si vous n'avez pas produit une déclaration de la TPS/TVH pour une période de déclaration qui a pris fin il y a plus de six ans, vous devez tout de même produire la déclaration et conserver les registres qui appuient les montants déclarés sur celle-ci. La période de six ans pour conserver vos registres liés à la TPS/TVH commence après la fin de la dernière année où un registre pourrait être nécessaire pour les besoins de déclarer la TPS/TVH.
  • Si vous envoyez une note de redressement de TPS/TVH à une entité de gestion, vous devez conserver les registres liés à cette note pendant six ans à partir de la date ou vous l'avez envoyée.
  • Si vous avez présenté une opposition ou un appel, conservez les registres nécessaires jusqu'à la plus éloignée des dates suivantes :
    • la date à laquelle l'opposition ou l'appel est résolu;
    • le délai pour présenter un appel est passé;
    • la période de conservation de six ans est passée.
  • Lorsqu'une entreprise non constituée en société ou toute autre organisation ferme les portes, elle doit conserver ses registres pendant six ans à partir de la fin de l'année d'imposition où elle a cessé d'exister.
  • Si une société est dissoute, elle doit conserver pendant deux ans après sa date de dissolution :
    • tous les registres et pièces justificatives permettant de vérifier si elle s'est acquittée de ses obligations fiscales et de vérifier les crédits auxquels elle a droit;
    • tout autre registre qu'une société doit conserver.
  • Lorsqu'une entreprise se fusionne ou se regroupe avec d'autres pour former une nouvelle entité, la nouvelle entité doit habituellement conserver les registres de chacune des entreprises fusionnées pendant six ans à partir de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle les registres se rapportent.
  • Si vous êtes le représentant autorisé d'une personne décédée ou d'une fiducie, vous pouvez détruire les registres après avoir reçu le certificat de décharge qui vous permet de distribuer les biens qui étaient sous votre garde.

Remarques

Pour obtenir un certificat de décharge, remplissez le formulaire TX19, Demande d'un certificat de décharge, et envoyez le à votre bureau des services fiscaux.

Pour obtenir un certificat de décharge si vous êtes inscrit à la TPS/TVH, remplissez le formulaire GST352, Demande de certificat d'attestation du paiement de la taxe (selon l'article 270 de la Loi sur la taxe d'accise), et envoyez le à votre bureau des services fiscaux.

  • Si vous êtes un donataire reconnu, vous devez conserver les doubles des reçus de dons pendant deux ans à partir de la fin de l'année civile où le don a été fait.
  • Si votre statut d'organisme de bienfaisance enregistré ou d'association canadienne enregistrée de sport amateur est révoqué, vous devez conserver les registres, les pièces justificatives et tout autre document pertinent pendant deux ans après la date à laquelle l'ARC a révoqué votre statut d'enregistrement.
  • Si votre organisme de bienfaisance enregistré constitué en société est dissout, vous devez conserver les registres pendant deux ans après la dissolution. Vous devez aussi garder les grands livres généraux qui renferment le sommaire des transactions reportées d'une année à l'autre et les contrats connexes d'une personne, autre que la société, pendant six ans à partir de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Vous pouvez continuer d'exister comme un organisme à but non lucratif après la révocation du statut d'enregistrement de votre organisme de bienfaisance constitué en société, mais vous devez conserver certains registres jusqu'après la dissolution.
  • Si vous êtes un agent enregistré d'un parti politique enregistré ou un agent officiel d'un candidat à une élection fédérale, vous devez conserver les registres pour appuyer les contributions que vous avez reçues et les dépenses que vous avez engagées pendant deux ans après la fin de la dernière année civile à laquelle elles se rapportent. Pour en savoir plus, consultez la circulaire d'information IC75‑2, Contributions à un parti enregistré, à une association enregistrée ou à un candidat à une élection fédérale.

Obtenir la permission de détruire vos registres avant la fin de leur délai de conservation

Si vous voulez détruire vos livres de comptes et vos registres, avant la fin du délai indiqué dans la partie Combien de temps conserver vos registres, vous devez d'abord obtenir la permission écrite de l'ARC.

Pour obtenir cette permission, vous ou votre représentant devez faire l'une des deux choses suivantes :

Si vous détruisez des registres sur support papier ou électronique sans avoir obtenir la permission, l'ARC pourrait engager des poursuites contre vous.

L'ARC peut accorder cette permission seulement pour des registres qui doivent être gardés selon les lois qu'elle applique. L'ARC peut pas autoriser la destruction de registres que vous êtes tenu de garder selon d'autre lois fédérales, provinciales, territoriales ou selon un règlement municipal.

Remarque

Si vos registres ont été détruits par suite d'une catastrophe, allez à Catastrophes et aide aux sinistrés.

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