Manuel d’examen des demandes pour les conseillers en recherche et technologie

Programme de la RS&DE

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Chapitre 3.0 Lignes directrices concernant les examens coordonnés

Table des matières

• 3.1.0 Résumé du chapitre
• 3.2.0 Exigences du chapitre
• 3.3.0 Contexte
• 3.3.1 Définition des examens coordonnés
• 3.3.2 Caractéristiques d'un examen coordonné
  • 3.3.2.1 Travailler avec les demandeurs dans le cadre de l'examen coordonné

3.1.0 Résumé du chapitre

Ce chapitre présente et explique les lignes directrices liées à un examen coordonné entre le conseiller en recherche et technologie (CRT) et l'examinateur financier (EF). Spécifiquement, ce chapitre touche les points suivants :

1. La definition;
2. Les caractéristiques;
3. Les façons de coordonner les examens;
4. Les avantages pour l'Agence du revenu du Canda (ARC) et le demandeur.

3.2.0 Exigences du chapitre

Pour faire suite au chapitre 1.6.0, deux exigences s'appliquent tant au CRT qu'à l'EF :

1. Tous les examens doivent être coordonnés entre le CRT et l'EF.
2. Les interactions pertinentes doivent être documentées.

3.3.0 Contexte

Les principes sous-jacents de la coordination entre le(s) CRT et l’EF s’appliquent aussi aux demandes de recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE) assignées à la fois au CRT et à l’EF. Les principes s’appliquent aussi à d’autres situations où la consultation et le partage de renseignements mènent à offrir des services plus efficaces et efficients, tels que les examens du processus (EP), les examens préliminaires de projet (EPP), les services consultatifs aux nouveaux demandeurs (SCAND), les services de chargés de compte (CC), et les services de visibilité (séminaires et webinaires d’information). En particulier, le SCAND est conçu pour être livré par le CRT et l’EF.

En général, selon les enjeux précis identifiés dans le plan d'examen, il sera possible de faire un examen coordonné en appliquant les lignes directrices pertinentes décrites ci-dessous. Dans plusieurs cas, ces lignes directrices viennent renforcer le besoin d'une discussion avec l'autre examinateur (le CRT ou l'EF) dans le but de planifier les examens, de coordonner les tâches et de contrôler la progression du dossier. Lorsque cela est approprié, le GRT et/ou le GEF peuvent devoir participer à la discussion et à la résolution des enjeux du dossier. Il est préférable que l'EF et le CRT puissent recevoir le dossier au même moment afin de faciliter la coordination des efforts et la planification en temps opportun.

3.3.1 Définition des examens coordonnés

Un examen coordonné est entrepris au moyen d'une approche où le CRT et l'EF et, au besoin, leurs gestionnaires respectifs, ont discuté et déterminé les principaux enjeux de la demande et se sont organisés pour coordonner leurs activités respectives durant l'examen. Par exemple, lorsqu'un examen est coordonné, le CRT et l'EF auront discuté ou échangé sur certains des points pertinents suivants :

• la portée de leur examen, incluant le besoin d'une visite sur place;
• les enjeux du dossier qui sont communs aux deux examinateurs et qui nécessitent l'apport des deux pour être résolus, et une approche planifiée pour résoudre ces enjeux;
• la responsabilité d'initier le premier contact avec le demandeur et les façons d'obtenir, puis communiquer les renseignements pertinents à l'autre examinateur;
• les événements (comme les projets de vacances ou des changements à la disponibilité) ou circonstances importantes (comme les nouvelles priorités ou la décision d'abandonner l'examen) qui pourraient avoir une incidence sur le plan de travail ou qui pourraient engendrer des délais ou des modifications au processus d'examen;
• les révisions importantes envisagées aux plans d'examen du CRT ou de l'EF. Dans le MED, l'expression « plan d'examen » fait également référence à un plan d'examen conjoint;
• les résultats obtenus au cours du travail d'examen effectué, surtout lorsqu'ils ont une incidence sur les enjeux communs;
• les redressements que chaque examinateur proposera et les représentations/renseignements supplémentaires reçus du demandeur;
• les sources des retards qui affecteront le processus d'examen;
• le contenu des communications avec le demandeur;
• le rapport d'examen de la RS&DE et la lettre de proposition financière afin d'obtenir et de donner des commentaires à chaque examinateur avant l'envoi au demandeur; et
• toute autre information qui a une incidence sur le processus d'examen de l'autre examinateur ou qui touche sur le l'achèvement du dossier dans les plus brefs délais.

Les examens coordonnés sont requis dans tous les cas où le CRT et l’EF reçoivent leur partie du dossier en même temps. Un examen coordonné donne aux deux examinateurs plus de flexibilité pour la façon et le moment de réaliser leur travail.

D’autre part, lors d’un examen conjoint, l’EF et le CRT travaillent en tandem. Tous les travaux au dossier, incluant les rencontres avec le demandeur, la planification et la correspondance, sont réalisés avec la participation simultanée des deux examinateurs. Les examens conjoints sont encouragés, en particulier pour les grands dossiers, mais ne sont pas exigés. Le MED ne traite pas des procédures de l’examen conjoint car elles font partie de celles, plus générales, de l’examen coordonné.

En résumé, un examen coordonné est un processus de collaboration et de soutien qui, en utilisant la communication comme outil principal, permet de résoudre les enjeux communs ou les chevauchements des enjeux et aide chaque examinateur à gérer et atteindre ses propres objectifs d’examen avec efficacité et efficience.

3.3.2 Caractéristiques d'un examen coordonné

Les examens coordonnés visent deux objectifs :

• Accroître l'efficacité et l'efficience du processus d'examen des demandes en favorisant une plus grande communication entre le CRT et l'EF; et
• Réduire le fardeau administratif pour le demandeur et minimiser l'interruption de ses opérations commerciales (par exemple, en coordonnant les demandes de renseignements et les visites sur place).

Chaque examinateur devrait s'engager à fournir de l'aide à l'autre examinateur sur les enjeux communs identifiés dans le plan d'examen et à l'informer de tous les développements pertinents qui pourraient avoir une incidence sur le processus d'examen de l'autre examinateur. Ces responsabilités réciproques ainsi que le processus d'examen coordonné global devraient normalement être appuyés par des documents qui confirment que, pour ce dossier en particulier, il y a eu suffisamment d'interactions pertinentes pour atteindre les deux objectifs énoncés d'un examen coordonné.

Interactions courantes dans le cadre d'un examen coordonné :

• Au début du processus d'examen, l'EF et le CRT se communiquent la portée de l'examen qu'ils prévoient effectuer. Ils discutent et déterminent quels enjeux communs requièrent une coordination des procédures d'examen.
• Chaque examinateur partage les renseignements pertinents qu'il détient concernant la demande ou le demandeur avec l'autre examinateur.
• Les examinateurs discutent des renseignements dont ils ont besoin pour effectuer l'examen. De cette façon, l'efficience de l'examen peut être améliorée en évitant que les deux examinateurs examinent les mêmes renseignements ou des renseignements semblables, ou chercheraient à obtenir des renseignements différents de la même source. À titre d'exemple, le CRT et l'EF peuvent tous deux souhaiter obtenir une ventilation des coûts par projet.
• Les examinateurs décident de la manière la plus appropriée et efficace d’obtenir des renseignements du demandeur. Ainsi, on évite de demander deux fois au demandeur les mêmes renseignements et on peut éliminer le besoin d’une deuxième visite.
• Les examinateurs discutent et coordonnent la nécessité d'une visite sur place chez le demandeur.
• Les examinateurs se tiennent l'un et l'autre au courant des progrès et de l'état d'avancement de leur examen respectif. Cela peut comprendre des mises à jour concernant les points suivants :
  • le calendrier des rencontres avec le demandeur;
  • les demandes de renseignements émises et l'information reçue;
  • les résultats provisoires du CRT concernant l'admissibilité du projet;
  • les nouveaux enjeux soulevés au cours de l'examen;
  • les changements ou les modifications qui ont dû être apportés au plan d'examen ou à la portée de l'examen;
  • l'insuffisance de la documentation ou des livres et registres du demandeur,
  • les retards prévus à l'interne (par exemple, projets de congés); et
  • l'estimation, par chacun des examinateurs, du temps requis pour compléter leur examen.
• Toute nouvelle information découverte par un des examinateurs, et qui pourrait avoir une incidence sur le travail de l'autre examinateur, lui sera communiquée rapidement. Cette remarque s'applique particulièrement à l'information dont il est question dans les chapitres du MED du CRT qui portent sur les « enjeux communs scientifiques-financiers ».
• Le CRT remet son rapport d'examen de la RS&DE à l'EF pour qu'il le lise et fasse ses commentaires. Tout commentaire fait par l'EF sera traité par le CRT avant d'envoyer le rapport au demandeur. Cette mesure vise à s'assurer qu'aucun élément important pour l'examen financier n'a été négligé dans le rapport d'examen de la RS&DE. Dans ce contexte, le CRT s'assure que le rapport d'examen de la RS&DE ne comprend pas de décision sur des enjeux strictement financiers. Néanmoins, le CRT fera des commentaires sur tout enjeu financier potentiel lorsqu'il a des préoccupations ou des réserves en raison de renseignements reçus du demandeur ou autrement. Ces commentaires consisteront uniquement en des commentaires factuels et des observations pertinentes qui pourraient aider l'EF à prendre des décisions relativement aux enjeux de son ressort. Par exemple, le CRT pourrait commenter le rôle d'un employé qui exécute des activités de RS&DE, ou le temps ou la période qu'une personne consacre à un projet, mais il ne devrait pas faire de commentaires indiquant si une personne est un « employé déterminé ». Le CRT pourrait toutefois signaler dans son rapport que l'employé a affirmé qu'il était un actionnaire de la société.
• Si un consultant externe est impliqué dans le processus d'examen, le CRT responsable du consultant communique régulièrement avec l'EF pour le mettre à jour sur la progression du travail du consultant dans le cadre de l'examen. Une copie du rapport du consultant est fournie à l'EF à des fins de commentaires avant qu'il ne soit envoyé au demandeur en annexe du rapport d'examen de la RS&DE du CRT.
• L'EF peut devoir accéder aux renseignements contenus dans le dossier TF98 pour l'année courante ou des années antérieures et du fait, il a besoin d'accéder à cette information qui n'est pas disponible au système CORTAX. La direction du BSFC est libre de déterminer et de mettre en place les procédures à cet égard. Il est possible que les distances géographiques entre le BSFC et le BSF puissent toutefois compliquer l'acheminement du dossier TF98 à l'EF.
• L'EF et le CRT communiquent entre eux, en temps opportun, les arrêts au compteur établis ou enlevés au SIGV.
• Si des pénalités sont envisagées, l'EF et le CRT travaillent conjointement et informent leurs gestionnaires, avant de communiquer avec le demandeur.
• Le CRT et l'EF devaient mettre tout en œuvre pour visiter le demandeur ensemble en vue de discuter des enjeux litigieux afin que le demandeur puisse mieux comprendre les répercussions de l'examen sur les crédits d'impôt à l'investissement (CII) demandés.
• L'EF soumet la lettre de proposition financière au CRT, avant de la soumettre au demandeur.
• L'EF et le CRT présentent leurs résultats dans une  proposition globale qui inclut les changements relatifs à l’admissibilité et les changements financiers afin d’éviter des délais associés aux réponses multiples du demandeur. Toutefois, dans certaines circonstances, il est préférable que le CRT envoie un rapport préliminaire d’examen au demandeur avant la proposition, par exemple, quand il y a un écart important entre l'achèvement des examens technique et financier. La décision d’envoyer un rapport préliminaire d’examen relève du pouvoir discrétionnaire du CRT et de la direction locale.

Lorsqu'un enjeu du dossier est purement financier ou technique, le CRT ou l'EF résoudra cet enjeu sans impliquer l'autre examinateur. Cependant, il existe aussi un certain nombre d'enjeux et de situations communs pour lesquels la coordination des examens est particulièrement utile, notamment :

• Travaux et dépenses liées – pour déterminer si des dépenses ont été engagées pour la RS&DE, le CRT peut avoir à décider si le nombre d’heures demandées est raisonnable en fonction des travaux de RS&DE effectués. Le CRT peut aussi devoir déterminer le contexte des dépenses.
• Salaires – pour déterminer si des dépenses ont été engagées pour la RS&DE, le CRT peut avoir à décider si l’employé a exercé directement des activités de RS&DE ou si ces activités pouvaient être directement attribuables à la RS&DE. 
• Matériaux – pour déterminer si des dépenses ont été engagées pour la RS&DE, le CRT peut avoir à décider si les matériaux demandés ont été « consommés » ou « transformés » lors de l’exécution de la RS&DE et si la totalité ou presque (TOP) de ces matériaux ont été consommés ou transformés.
• Contrats de RS&DE – pour déterminer si des dépenses liées à un contrat ont été engagées pour la RS&DE, le CRT peut avoir à décider si l’entrepreneur ou le sous-traitant (exécutant) a exécuté de la RS&DE et si cette RS&DE a été exécutée pour le compte du demandeur.
• Équipements – pour déterminer si des dépenses en capital ont été engagées pour la RS&DE, le CRT peut avoir à décider si le demandeur avait l’intention d’utiliser l’équipement en TOP pour la RS&DE ou si la TOP de sa valeur serait consommée en RS&DE. Il peut également avoir à décider de l’utilisation effective de l’équipement dans le cas d’un matériel à vocations multiples.
• Prototypes et usines pilotes – pour déterminer si des dépenses ont été engagées pour la RS&DE, le CRT peut avoir à décider de l’utilisation réelle ou du but et de l’utilisation prévus du bien par le demandeur, et
• Contextes de production expérimentale par rapport à production commerciale avec développement expérimental (PE+DE c. PC+DE) – pour déterminer si des dépenses ont été engagées pour la RS&DE, le CRT peut avoir à décider du contexte du cycle de la production demandé.

3.3.2.1 Travailler avec les demandeurs dans le cadre de l'examen coordonné

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