Manuel d’examen des demandes pour les conseillers en recherche et technologie

Chapitre 2.0 Aperçu et généralités

Table des matières


2.1.0 Résumé du chapitre

Le présent chapitre donne des renseignements généraux sur le processus d'examen des demandes, incluant des renseignements s'appliquant à tout travail lié à la vérification à l'Agence du revenu du Canada (ARC) et non uniquement aux examens de la recherche scientifique et du développement expérimental (RS&DE). Les sections principales couvrent :

  1. un aperçu du processus d'examen des demandes pour la RS&DE;
  2. les grandes lignes des sources de renseignement de l'ARC;
  3. la terminologie propre à la RS&DE;
  4. une introduction au processus de règlement des différends de l'ARC;
  5. le pouvoir législatif des employés de l'ARC;
  6. les exigences législatives des contribuables;
  7. les procédures à suivre au moment de communiquer avec les demandeurs;
  8. les considérations de sécurité et de sûreté au cours d'un examen;
  9. les exigences de la sécurité de l'information;
  10. les normes de services pour l'examen des demandes pour la RS&DE.

2.2.0 Exigences du chapitre

Pour faire suite au chapitre 1.6.0, le conseiller en recherche et technologie (CRT) doit suivre toutes les procédures approuvées de l'ARC et les exigences du poste pour ce qui suit :

  1. la communication de renseignements au demandeur ou à son représentant autorisé;
  2. les questions de sûreté et sécurité;
  3. la sécurité de l'information;
  4. le service dans les langues officielles; et
  5. consultation du gestionnaire en recherche et technologie (GRT) dans certaines circonstances précises où des problèmes de sûreté et sécurité ou des difficultés avec le demandeur peuvent se poser

2.3.0 Aperçu du processus d'examen

Le diagramme suivant illustre les principales étapes du processus d'examen et donne les références appropriées aux principales sections du Manuel d'examen des demandes (MED) qui traitent de chaque étape. Ce tableau est un guide général seulement et ne couvre pas toutes les situations possibles ou les exceptions pouvant se produire lors d'un examen. Il est recommandé de consulter l'ensemble du MED pour plus de détails. De plus, le tableau suit l'ordre habituel d'un examen, mais cela ne signifie pas que ces étapes doivent toujours être suivies dans cet ordre.

Aperçu du processus d’examen

Ce diagramme illustre les principales étapes du processus d’examen et donne les références aux différentes sections du MED qui traitent de chaque étape.

Étape 1 : Le CRT reçoit la demande de la fonction de contrôle (les principales références sont les chapitres 1 et 2).

Étape 2 : Le CRT examine les renseignements reçus (la principale référence est le chapitre 4).

Étape 3 : Le CRT communique avec l’EF pour débuter la coordination (la principale référence est le chapitre 3.).

Étape 4 : Le CRT commence à planifier l’examen en identifiant les enjeux et en demandant des renseignements supplémentaires (les principales références sont les chapitres 4 et 5).

Étape 5 : Le CRT évalue le risque et détermine la portée de l’examen (la principale référence est le chapitre 4).

Étape 6 : Le CRT prépare un plan d’examen (la principale référence est le chapitre 4).

Étape 7 : Le CRT communique avec le demandeur, recueille des renseignements par lettre et/ou par téléphone (la principale référence est le chapitre 5).

Étape 8 : Le CRT visite le demandeur sur place (la principale référence est le chapitre 5).

Étape 9 : Le CRT analyse les renseignements et résous les enjeux (la principale référence est le chapitre 5).

Étape 10 : Le CRT recueille des renseignements supplémentaires par lettre et/ou par téléphone (la principale référence est le chapitre 5).

Étape 11 : Le CRT prépare le rapport d’examen (la principale référence est le chapitre 6).

Étape 12 : Le CRT communique les résultats de l’examen à l’EF (les principales références sont les chapitres 3 et 7).

Étape 13 : Le CRT assiste l’EF avec la proposition globale (la principale référence est le chapitre 7).

Étape 14 : Le CRT considère les représentations reçues du demandeur sur les résultats de l’examen (la principale référence est le chapitre 7).

Étape 15 : Le CRT termine l’examen (la principale référence est le chapitre 7).

2.4.0 Sources d'information de l'ARC

2.4.1 Publications

Il est essentiel de bien comprendre les documents de la RS&DE de l'ARC et d'en faire un usage efficace durant l'examen technique. Le Guide de références de la RS&DE contient des liens vers des information clés.  Voici les références clés nécessaires pour traiter les enjeux de l'examen :

Il existe aussi bon nombre de liens à d'autres politiques, directives et lignes directrices pertinentes dans le MED.

2.4.2 Systèmes d'information de l'ARC

Beaucoup d'information, incluant les feuilles d'évaluation du risque des CF, n'est disponible qu'à partir des systèmes d'information internes de l'ARC auxquels le MED fait référence. Pour les années d'imposition se terminant après 2008, les demandeurs peuvent produire les descriptions de projet par voie électronique et le CF ne l'imprime pas nécessairement. C'est pourquoi le CRT peut devoir accéder aux systèmes suivants ou demander à une autre personne d'y accéder afin d'examiner les données du projet, de vérifier les représentants autorisés, d'enregistrer les délais, de consigner les résultats des examens et d'exécuter d'autres activités de gestion de l'information :

  • Le Système d'information de gestion de la vérification (SIGV) comprend des renseignements sur les vérifications et les examens actuels et passés;
  • CORTAX : Système de l'ARC qui permet d'accéder aux renseignements de la T2 (sociétés) ainsi qu'aux renseignements prescrits du formulaire T661, y compris les renseignements sur les projets de RS&DE (p. ex. les noms des représentants autorisés);
  • RAPID : Système de l'ARC qui permet d'accéder aux renseignements autres que ceux sur les T2 et à d'autres renseignements; et
  • Outil de gestion du risque de la RS&DE : Système d'information où le CRT peut trouver l'évaluation initiale du risque fournie par le CF.

Un profil est assigné aux CRT selon leurs droits d'accès, et permet d'identifier les systèmes et niveaux auxquels ils peuvent avoir accès. Ce profil est géré par les bureaux locaux.

2.5.0 Terminologie spéciale

2.5.1 Fonction de contrôle

La fonction de contrôle (FC) est la fonction, dans chaque BSFC qui reçoit et examine les demandes de RS&DE qui lui sont référées par le centre fiscal. La FC décide si la demande doit être examinée plus en profondeur par un CRT ou un EF, ou les deux.

2.5.2 Projet et activités de RS&DE

Dans le MED, le mot « projet » est fréquemment utilisé. Bien qu'un « projet » ne soit pas défini ni utilisé dans la Loi, le formulaire T661 nécessite que les travaux de RS&DE soient demandés sous la forme de projets de RS&DE. Dans le MED, la terme sera utilisé tel que défini dans la politique sur l'admissibilité :

« Chaque projet demandé doit être conforme à la définition de la  RS&DE donnée au paragraphe 248(1) de la Loi. Un projet de RS&DE est défini comme un projet constitué d’un ensemble d’activités interreliées qui sont :

  • collectivement nécessaires pour tenter de réaliser l’avancement scientifique ou technologique visé par le projet en surmontant l’incertitude scientifique ou technologique;
  • menées au moyen d’une investigation ou recherche systématique dans un domaine de la science ou de la technologie par voie d’expérimentation ou d’analyse effectuée par des personnes qualifiées. »

Un projet peut consister en une ou plusieurs activités. Une activité est donc un élément des travaux dans un projet. Le chapitre 4.6.2 présente comment traiter les situations où seulement une partie des activités demandées font partie d’un projet de RS&DE.

2.5.3 « Admissible » et « non-admissible »

Les termes « admissible » et « non-admissible » (incluant les formes alternatives « admissibilité » et « non-admissibilité ») sont largement utilisés dans le programme de la RS&DE mais ne sont pas définis dans la Loi. Aux fins du MED, les termes « admissible » ou « non-admissible », sans autre indication, signifient que les travaux sont ou ne sont pas conformes à la définition d'activités de RS&DE du paragraphe 248(1) de la Loi.

2.5.4 « Détermination », « conclusion » et « décision »

Le terme « détermination », utilisé dans le MED, rend compte du résultat de l’examen technique conduit par le CRT au sujet de la conformité des travaux demandés à la définition d’activités de RS&DE au paragraphe 24891) de la Loi. Les déterminations du CRT couvrent les situations suivantes :

  1. tous les travaux examinés sont conformes à la définition d’activités de RS&DE (TT);
  2. certains travaux examinés sont conformes à la définition d’activités de RS&DE (CT);
  3. aucun des travaux examinés n’est conforme à la définition d’activités de RS&DE (AT).

Le terme « conclusion » est utilisé lorsque le CRT « conclut » que les travaux demandés sont non corroborés (NC). Cette situation se produit quand le demandeur n’est pas en mesure de présenter des preuves suffisantes pour corroborer les travaux demandés. Il n’est alors pas possible pour le CRT de déterminer si les travaux demandés sont conformes à la définition d’activités de RS&DE du paragraphe 248(1) de la Loi.

Le terme « décision » rend compte du travail du CRT qui n’a pas trait à la définition de la RS&DE. Cela concerne les « décisions » sur des enjeux de conformité conjoints techniques-financiers. Cela couvre également les situations où le CRT décide d’accepter tels que produits (ATQP) certains ou tous les travaux demandés, sans les examiner pour déterminer s’ils sont conformes à la définition d’activités de RS&DE du paragraphe 248(1) de la Loi. La décision d’ATQP les travaux demandés signifie que l’ARC n’a ni confirmé, ni infirmé, l’admissibilité des travaux demandés.

2.5.5 Examens au bureau, sur place, limités et détaillés

Ces termes sont employés pour coder le travail du CRT dans le SIGV.  Plus de renseignements à ce sujet sont disponibles dans le Guide en direct du SIGV.

2.6.0 Règlement des différends, avis d'opposition et appels

2.6.1 Règlement des différends

Au cours du processus d'examen, le demandeur peut ne pas être d'accord avec les décisions prises par le CRT. Parce que la résolution des différends est importante pour l'ARC et pour le programme de la RS&DE, un processus pour gérer les différends a été élaboré et est décrit dans la politique d'application 2000-02R – Lignes directrices pour résoudre les préoccupations des demandeurs en matière de RS&DE. Ce processus s'applique aux CRT lorsqu'ils mènent des examens. On y décrit un processus en trois étapes dans lequel on encourage premièrement le demandeur à parler avec le CRT ou l'EF pour résoudre les différends, deuxièmement à communiquer avec le GRT ou le GEF, et troisièmement à demander une révision administrative de l'examen. Le chapitre 5 présente d'autres procédures et approches recommandées pour le CRT pour résoudre efficacement les préoccupations des demandeurs.

2.6.2 Avis d'opposition et appels

À divers endroits dans le MED, on fait référence aux avis d'opposition et aux appels à la Cour canadienne de l'impôt. Le site Web suivant contient des détails sur le processus officiel de règlement des différends de l'ARC : Plaintes et différends.

Les litiges qui ne sont pas résolus à la satisfaction du demandeur au cours de l'examen peuvent être réglés par un processus plus officiel qui débute après qu'un avis de (nouvelle) cotisation ait été émis au demandeur. En ce qui concerne les demandes modifiées, il arrive parfois qu'un avis de nouvelle cotisation ne soit pas émis et que le processus soit différent. La Directive 1997-02, Recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE) – Demandes de remboursement du crédit à l'investissement (CII) fournit des détails.

Dans la plupart des cas, le demandeur doit produire un avis d'opposition dans les 90 jours suivant l'émission de l'« Avis de (nouvelle) cotisation ». Les demandeurs peuvent produire un avis d'opposition en utilisant la fonction « Mon dossier » dans le site Internet de l'ARC ou en écrivant au chef des appels à leur Centre d'arrivages des appels. Le dossier devient alors la responsabilité de la Division des appels de l'ARC qui effectuera un examen impartial. Il arrive parfois que le CRT participe à ce processus. Consulter la Division des relations avec les intervenants de la RS&DE à l'Administration centrale (AC) pour obtenir plus de détails sur ce processus d'examen. Consulter l'annexe A.6 pour connaître les points à prendre en considération lorsque des dossiers comportant un avis d'opposition ou un appel doivent être traités et lorsque le CRT peut participer au processus d'examen des Appels.

Si le demandeur est toujours en désaccord avec les résultats de la décision des Appels, il a le droit d'interjeter appel à la Cour canadienne de l'impôt. Les décisions de la Cour canadienne de l'impôt sont publiées et accessibles à partir de différentes sources comme le site Web de la Cour canadienne de l'impôt et Knotia. Les CRT peuvent s'abonner à Knotia en cliquant sur ce lien afin de recevoir des copies de jugements publiés.

Une décision du CRT, lorsque le demandeur s'y oppose, peut être examinée par d'autres directions générales de l'ARC et par la Cour canadienne de l'impôt. Il est donc important que le CRT suive les principes établis dans le MED afin que ses décisions soient documentées de façon appropriée et défendables.

2.7.0 Pouvoir législatif du CRT de mener des examens

Le paragraphe 231.1(1) de la Loi donne le pouvoir législatif au personnel autorisé de l'ARC pour mener des examens, et le CRT est une personne autorisée en vertu de cet article de la Loi. Le CRT reçoit une carte d'autorisation RC121A qui indique qu'il est ainsi autorisé. L'extrait suivant du chapitre 4.5.1 du Manuel de la vérification de l'ARC stipule ce qui suit à propos de la carte :

« Les vérificateurs reçoivent une carte d'autorisation RC121A qui stipule que la personne nommée sur la carte est autorisée à exercer les fonctions suivantes en vertu des dispositions pertinentes de la Loi et de la LTA :

  • pénétrer dans un lieu où est exploitée une entreprise;
  • pénétrer dans une résidence privée, lorsque requis, avec le consentement de l'occupant;
  • demander aux personnes présentes sur les lieux de fournir de l'aide et de répondre aux questions;
  • demander à une personne qu'elle l'accompagne sur les lieux lorsque la Loi le permet;
  • examiner et faire des copies de documents;
  • examiner les biens.

Il est expressément interdit de pénétrer dans une résidence privée sans la permission de l'occupant, à moins qu'un juge n'ait délivré un mandat autorisant une personne à y entrer.

Le nom apparaissant sur la carte d'autorisation RC121A doit être celui qui apparaît sur le certificat de naissance ou un autre document officiel (certificat de changement de nom, certificat de mariage, certificat de citoyenneté canadienne). Une nouvelle carte d'autorisation doit être délivrée lorsqu'une personne change légalement de nom.

La carte d'autorisation RC121A ne doit pas servir de carte d'identification personnelle ni à d'autres fins à laquelle elle n'est pas destinée. Elle doit être conservée séparément de la carte d'identité d'immeuble de l'employé, et l'employé ne doit jamais s'en départir. Pour des raisons de sécurité, il faut refuser toute demande de la photocopier. Toutefois, le contribuable peut en transcrire le texte à la main.

Tout vol ou toute perte de carte d'autorisation doit être signalé immédiatement et un rapport d'incident doit être rempli. »

Le statut de personne autorisée n'est pas limité aux employés de l'ARC. Par exemple, un consultant externe (CE) peut également être une personne autorisée. L'ARC donne normalement cette autorisation en fonction de chaque dossier et elle est limitée aux modalités du contrat. Le chapitre 4.7.3.1 contient plus d'information au sujet des CE.

Le chapitre 5.10.0 traite des procédures permettant de régler les problèmes relatifs à l'accès aux lieux d'entreprise du demandeur, au déroulement de l'examen ou à l'obtention de renseignements du demandeur.

2.8.0 Exigences législatives pour les contribuables et la conformité

2.8.1 Exigence de fournir des renseignements

L'article 231.1 de la Loi permet aux fonctionnaires de l'ARC d'inspecter, de vérifier ou d'examiner les livres et registres d'un contribuable ainsi que tout document du contribuable ou d'une autre personne (incluant un tiers) qui se rapporte ou peut se rapporter soit aux renseignements qui figurent dans les livres et registres du contribuable qui peuvent être pertinent à l'administration ou à l'application de la Loi. Ces aspects sont traités en détail au chapitre 5.4.2 du MED et au chapitre 10.6 du Manuel de la vérification.

L'article 231.1 de la Loi exige de quiconque (pas seulement du contribuable) de fournir les renseignements ou de produire les documents requis pour l'administration de la Loi, bien que, en pratique, des demandes à des tiers ne soient pas couramment présentées. En vertu des dispositions du paragraphe 231.5(1), le CRT peut demander à un contribuable de faire des copies de documents.

Les demandes de renseignements présentées en vertu de l'article 231.2 de la Loi sont connues comme étant des demandes péremptoires. Une demande péremptoire est un document légal émis par l'ARC qui oblige un contribuable, un inscrit ou un tiers à fournir des renseignements et/ou à produire des documents aux termes de cet article. Ces aspects sont traités au chapitre 5.11.1.1. Les demandes péremptoires ont une force de loi équivalente à une ordonnance d'un tribunal, mais on ne devrait y avoir recours qu'en cas de besoin. Si le destinataire ne se conforme pas à une demande péremptoire, cela pourrait entraîner une poursuite devant un tribunal.

Les documents de travail des comptables et représentants autorisés se rapportent aux livres et registres d'un contribuable, et les fonctionnaires de l'ARC ont l'autorité législative de demander l'accès à de tels documents à n'importe quel moment lors d'une inspection, vérification ou examen pour toute raison relative à l'administration ou à l'application de la Loi.

Des dispositions dans la Loi fournissent à l'ARC une gamme d'outils légaux liés à l'observation permettant à un fonctionnaire de demander ou d'exiger de l'information à des fins de vérification ou d'administration.

Le chapitre 5.4.0 contient une discussion sur les procédures permettant d’obtenir de l’information des demandeurs et des tiers. Ce chapitre liste également les communiqués applicables de la Direction générale des programmes de l’observation (DGPO) qui traitent de la politique de l’ARC et des outils légaux liés à l’observation.

Les chapitres 5.10 et 5.11 traitent des procédures permettant de gérer les situations où un demandeur ne fournit pas les renseignements nécessaires.

2.8.2 Exigences visant la tenue des livres et registres

Le paragraphe 230(1) de la Loi exige que les contribuables tiennent des livres et registres :

« […] dans la forme et renfermant les renseignements qui permettent d'établir le montant des impôts payables en vertu de la présente Loi, ou des impôts ou autres sommes qui auraient dû être déduites, retenues ou perçues. »

La Loi définit les registres de la façon suivante :

« Sont compris parmi les registres les comptes, conventions, livres, graphiques et tableaux, diagrammes, formulaires, images, factures, lettres, cartes, notes, plans, déclarations, états, télégrammes, pièces justificatives et toute autre chose renfermant des renseignements, qu’ils soient par écrit ou sous toute autre forme. »

Cette définition est suffisamment large pour inclure les preuves justificatives que le demandeur doit présenter pour supporter une demande pour la RS&DE. Le chapitre 5.6.6 fournit plus de détails.

Le paragraphe 230(3) de la Loi permet à l'ARC d'exiger d'un contribuable qu'il tienne des livres et registres adéquats s'il a omis de le faire auparavant. . Le paragraphe 238(2) souligne les conséquences de ne pas conserver des livres et registres. Le chapitre 5.11.3 traite des procédures permettant de régler les problèmes relatifs aux livres et registres inadéquats.

2.9.0 Contacts et communications avec le demandeur

2.9.1 Considérations d'ordre général

Tous les CRT doivent connaître et appliquer les politiques de l’ARC sur la sécurité des communications pour les renseignements protégés. Toutes les formes de communication doivent adhérer aux protocoles de sécurité des renseignements de l’ARC. Veuillez noter que la politique de l’ARC sur les communications est actuellement en révision..

Les points clés de la politique de l’ARC sont les suivants :

  • Les communications avec le demandeur faites par téléphone cellulaire et par courriel ne sont pas considérées comme sécuritaires et doivent être évitées pour traiter de questions techniques ou d’autres renseignements protégés. L’information protégée et classifiée ne doit pas être envoyée par courriel, même si le contribuable en fait spécifiquement la demande et l’autorise.
  • Le contribuable doit être avisé de n’envoyer aucune information personnelle à l’ARC par courriel.
  • Puisque les courriels reçus d’un contribuable ne peuvent pas être authentifiés, qu’il peuvent être interceptés et altérés, les employés devraient rappeler aux contribuables de ne pas transmettre leurs renseignements personnels à l’Agence en utilisant un courrier électronique non protégé.
  • Il est possible de communiquer par courriel avec d’autres employés de l’ARC. Cependant, ces courriels doivent respecter les conditions de confidentialité de la section 241 de la Loi et les politiques sur la sécurité de l’ARC. L’information protégée ne peut être échangée par courriel qu’à l’interne de l’ARC et doit être encryptée à l’aide d’outils approuvés par l’ARC. Selon le paragraphe 5.6 de la Politique sur l’information protégée de l’ARC, le réseau « public » est constitué des télécopieurs non munis de systèmes d’encryption permettant de recevoir de l’information des contribuables. Il peut également être utilisé pour envoyer des documents aux contribuables. Ces documents ne doivent concerner que le contribuable et ce dernier doit fournir une identification satisfaisante (en conformité avec les normes de service au contribuable existantes) et avoir spécifiquement demandé une réponse par télécopie. Les normes d’identification sont présentées dans MOI 3980 – La confidentialité pour services aux contribuables - Programmes des particuliers.

2.9.2 Autorisations et contacts avec le demandeur

Bien que le CRT soit autorisé à communiquer avec toute personne afin d'obtenir l'information nécessaire à l'examen d'une demande, le CRT n'a pas l'autorité de fournir des renseignements concernant une demande à une personne qui n'est pas autorisée par le demandeur à recevoir cette information.

Lorsque le CRT communique pour la première fois avec le demandeur, il doit premièrement s'adresser à la personne-ressource, pour les renseignements techniques, inscrite à la case 115 du formulaire T661. Cette personne peut référer le CRT à d'autres personnes dans l'entreprise afin de répondre aux questions ou d'organiser des rencontres. Si la personne-ressource n'est pas un employé, ou qu'elle réfère le CRT à une personne à l'extérieur de l'entreprise, le CRT doit s'assurer qu'il y a une autorisation au dossier avant de lui parler. S'il n'y a pas d'autorisation au dossier, le CRT doit contacter l'entreprise (la personne-ressource ou la personne qui a signé le formulaire T661), afin d'obtenir une copie signée du formulaire RC59 Consentement de l'entreprise pour l'accès par téléphone et par la poste (pour les sociétés) ou du formulaire T1013 Demander ou annuler l'autorisation d'un représentant (pour les particuliers). À des fins d'autorisation, l'ARC accepte également les lettres ou autres communications écrites, signées par le demandeur et énonçant clairement cette autorisation.

Le CRT peut faire des recherches dans le système du numéro d'entreprise pour identifier le propriétaire ou le représentant autorisé et vérifier les limites du pouvoir du représentant autorisé (notamment les années, les dates et la question de savoir s'il s'applique à une entreprise ou à un seul particulier), mais il arrive que ces données ne soient pas à jour. Les communications les plus récentes du propriétaire de l'entreprise sont les plus exactes. Si une nouvelle autorisation est reçue, le CRT devrait en garder une copie dans les dossiers et envoyer la copie originale au CF afin que le système du numéro d'entreprise puisse être mis à jour.

Le CRT doit être vigilant lorsqu'un tiers demande des renseignements confidentiels ou qu'il désire discuter de tels renseignements. Même si le demandeur fait la demande verbale pour autoriser un tiers, il est nécessaire qu'il y ait une autorisation dans le Système du numéro d'entreprise de l'ARC ou que le demandeur remplisse, signe et envoie une autorisation à l'ARC avant que l'on puisse satisfaire aux demandes de la tierce personne.

Le CRT peut communiquer avec une personne qui n'est pas le propriétaire ou un représentant autorisé pour obtenir de l'information au sujet d'une demande, mais cela ne signifie pas que tout renseignement concernant l'examen ou les affaires fiscales du demandeur peuvent être divulguées à cette personne. Il est important de se rappeler qu'on ne peut discuter de renseignements confidentiels qu'avec le demandeur ou ses représentants autorisés. Conformément aux dispositions de l'article 241 de la Loi, les renseignements confidentiels ne doivent pas être divulgués à une personne non autorisée. Le chapitre 5.4 traite de l’obtention d’informations auprès de tierces parties.

Le CRT devrait travailler en collaboration avec les représentants autorisés pour planifier les entrevues et les rencontres avec le personnel du demandeur. Toutefois, au début de chaque examen, le CRT devrait confirmer avec le demandeur le protocole de communication qu'il préfère (comme les demandes de renseignements, l'organisation des entrevues, la communication des résultats), et mettre l'accent sur l'importance de fournir rapidement des réponses aux demandes de l'ARC, qu'elles soient faites au demandeur et au représentant autorisé. En discutant ces attentes avec le demandeur au début du processus d'examen, il est plus facile d'éviter d'éventuels problèmes de communication.

2.9.3 Langues officielles

Les communications avec le demandeur doivent suivre les dispositions de la Loi sur les langues officielles.

2.9.4 Représentants du demandeur 

Les demandeurs font souvent appel aux services de fiscalistes pour préparer leurs déclarations de revenus et agir en leur nom auprès de l'ARC. Les demandeurs peuvent également engager des représentants pour rédiger les descriptions de projets ainsi que pour les aider au cours de l'examen de la demande. Les représentants du demandeur peuvent être présents durant les rencontres et peuvent répondre à des questions au nom du demandeur.

Le choix d’utiliser les services d’un représentant est le droit #15  de la Charte des droits du contribuable qui doit être respecté. Toutefois, ce droit ne contredit pas celui qu'a le CRT d'obtenir les renseignements dont il a besoin ou de contacter directement toute personne concernée au sujet de la demande, y compris le demandeur, les scientifiques ou les ingénieurs ayant la responsabilité des travaux demandés. Par exemple, si le CRT ne peut obtenir les renseignements nécessaires par l'intermédiaire d'un représentant, il peut s'adresser directement au demandeur. Les représentants du demandeur n'ont aucun droit de limiter l'accès du CRT à de l'information ou à des personnes lorsque cet accès est permis en vertu de la Loi. En fait, les articles 231.1 et 231.2 de la Loi donnent au CRT le pouvoir d'exiger de quiconque qu'il lui fournisse des renseignements ou des documents. Si des problèmes surviennent avec le représentant, comme des problèmes de communications ou des retards injustifiés, et que le demandeur a demandé que toutes les communications soient envoyées par l'intermédiaire du représentant, le CRT doit en discuter avec le GRT et documenter les faits avant de communiquer avec le demandeur directement.

Lorsqu’un demandeur a un représentant autorisé, le CRT devrait discuter avec le demandeur afin de déterminer s’il souhaite qu’une copie des demandes de renseignements orales et écrites soit envoyée au représentant ou non. 

2.9.5 Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP)

Deux lois sont pertinentes à l’aspect de la divulgation de renseignements, incluant les renseignements générés dans le cadre d’un examen des demandes de RS&DE. La Loi sur l’accès à l’information traite du droit du public à l’accès aux documents du gouvernement du Canada. La Loi sur la protection des renseignements personnels protège les renseignements personnels et donne aux individus un droit d’accès à leurs renseignements personnels détenus par le gouvernement.

Pour plus d’information sur l’AIPRP, incluant une description de ce qui ne doit pas être communiqué et de l’obligation du CRT de conserver l’information créée, veuillez vous référer au site Web de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

2.9.5.1 Informations demandées informellement

Les demandeurs peuvent faire une demande officielle d’accès à l’information de leur dossier fiscal ou informellement en demandant simplement au CRT ou à son gestionnaire. Selon la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, la méthode informelle est considérée comme la méthode d’accès à leur dossier fiscal à privilégier pour les demandeurs et une réponse devrait être fournie si cela est possible. La réponse dépend de l’état du dossier, s’il est encore ou pas en examen.

Si un dossier de RS&DE est encore en examen, de l’information demandée informellement peut être fournie quand un projet de cotisation a été envoyé au demandeur.

Si un dossier de RS&DE a été examiné, (re)cotisé et renvoyé au centre fiscal, le dossier peut être emprunté au centre fiscal et copié et l’information demandée informellement peut être transmise au demandeur.

Toutes les demandes d’accès à l’information, formelles ou informelles, devraient être coordonnées par le gestionnaire du CRT pour assurer une uniformité de traitement. La plupart des dossiers TF98 et des dossiers de vérification pourraient être transmis aux demandeurs une fois l’examen complété mais des informations importantes ne doivent pas être transmises.

Voici quelques exemples d’informations qui pourraient être transmises :

  • Rapport financier, T2020 et rapport scientifique;
  • Correspondance interne et externe, incluant les memorandums, correctement épurés lorsque nécessaire;
  • Correspondance avec l’administration centrale en lien avec le dossier (par exemple, demandes d’interprétation ou opinions techniques et renvois);
  • Documents de travail de vérification, à l’exclusion des renseignements obtenus d’une tierce partie, des indices, de la divulgation de techniques de vérification et de l’information provenant d’informateurs;

Voici quelques exemples d’informations qui ne peuvent pas être transmises :

  • Numéros d’entreprise, noms et adresses de dossiers secondaires;
  • Information obtenue confidentiellement lors d’une vérification qui pourrait compromettre les résultats de la vérification comme des rapports d’enquête criminelle, rapports de la Gendarmerie royale du Canada ou des documents obtenus dans le cadre d’une enquête;
  • Techniques de vérification et lignes directrices spécifiques à la vérification;
  • Information au sujet d’enquêtes en cours alors que la décision n’a pas encore été rendue;
  • Documents d’un dossier associé sous enquête;
  • Information confidentielle au sujet d’un autre contribuable;
  • Correspondance du Ministère de la justice et information assujettie au secret professionnel, incluant des avis légaux de la Direction des services juridiques (pour plus d’information, consultez les sections « Divulgation des avis juridiques » et « Utilisation des avis juridiques à l’intérieur de l’Agence » sur la page Web Directives de la Direction générale des services juridiques;
  • Comptes rendus de consultations et délibérations impliquant des représentants officiels ou des employés d’une institution gouvernementale ou d’un Ministre qui, si divulgués, pourraient causer un préjudice ou restreindre la capacité de l’ARC à administrer la Loi;
  • Documents protégés par un droit d’auteur;
  • Imprimés de systèmes informatiques de l’ARC. À la place, transcrire les informations pertinentes de l’imprimé et l’ajouter à une lettre envoyée au demandeur.

2.10.0 Considérations de sûreté, de sécurité et de santé

2.10.1 Introduction

Comme l'indique le chapitre 1, les sommaires de politiques de l'ARC présentés dans la section qui suit n'éliminent pas la responsabilité qu'a le CRT d'appliquer toutes les lois applicables et la politique actuelle de l'ARC.

Dans toute situation qui pourrait être dangereuse, la sécurité du CRT doit être la priorité principale. Les employés de l'ARC doivent se tenir à l'écart de toute situation qui présente des risques. Les employés de l'ARC doivent à tout moment penser à leur sécurité et à celle de leur famille, ainsi qu'à celle de leurs collègues et du demandeur. De telles situations ne peuvent être prévues mais le CRT, avec le GRT, peut utiliser son expérience et son jugement pour identifier les situations potentiellement menaçantes au moment d'exécuter un examen. Pour ce faire, le CRT doit connaître et suivre les procédures de travail, les mesures préventives, les lignes directrices et les exigences en matière de rapports établies par l'ARC. Celles-ci incluent :

  • le Code canadien du travail, partie II;
  • la Politique sur la santé et la sécurité au travail de l’ARC, et
  • la Politique sur les mauvais traitements, menaces, poursuites et voies de fait commis contre des employés (Volume de la sécurité, Manuel des finances et de l’administration).

De plus, le CRT doit :

  • demander l'aide et les conseils des gestionnaires, s'il faut visiter ou confronter des personnes difficiles; et
  • rapporter immédiatement tout mauvais traitement ou menace aux gestionnaires, à la Sécurité et à la police.

L’ARC offre le Programme d’aide aux employé(e)s (PAE), un service pour les employés qui font face à différentes préoccupations, tant personnelles que professionnelles.

2.10.2 Demande d'enregistrement vidéo ou audio par le demandeur

Bien que les demandeurs et leurs représentants puissent prendre des notes durant une rencontre, le CRT ne doit pas consentir à être enregistré avec de l'équipement vidéo ou audio. Si le CRT découvre que le demandeur enregistre une rencontre, il doit mettre fin immédiatement à la rencontre et informer le demandeur que la direction de l'ARC communiquera avec lui pour discuter de cette question et prendre d'autres dispositions. Le CRT doit alors informer immédiatement le GRT de cette situation.

2.10.3 Entrevues contenant des propos injurieux ou menaçants

Les prochains chapitres donneront des suggestions et des conseils pour gérer des examens difficiles. Toutefois, si durant un examen, le langage ou le comportement du demandeur ou de son représentant autorisé devient agressif ou intimidant au point où le CRT ne peut plus exercer ses fonctions raisonnablement, le CRT doit :

  • interrompre calmement l'entrevue ou y mettre fin;
  • consulter le GRT pour décider des mesures appropriées à prendre, et
  • rédiger, pour la gestion, un rapport détaillé sur l'incident, en mentionnant tous les faits pertinents.

Lorsqu'il y a risque d'agression et que la sécurité de l'employé est menacée, le CRT doit :

  • éviter d'irriter la ou les personnes ou d'exercer sur elles une mesure de contrainte;
  • quitter les lieux immédiatement;
  • utiliser son jugement pour trouver le moyen de se protéger s'il ne peut pas quitter les lieux, par exemple, appeler au secours en utilisant son téléphone cellulaire ou attirer l'attention d'une autre personne à proximité;
  • s'il y a agression, appeler la police dans les plus brefs délais, suivre ses instructions, subir un examen médical auprès d'un médecin qualifié et alerter le GRT et la sécurité dès que possible (le numéro à composer pour rapporter une menace est le 1-866-362-0192),
  • rédiger, pour la direction, un rapport détaillé sur l'incident, en mentionnant tous les faits pertinents (utiliser le formulaire RC 166).

2.10.4 Demandes de renseignements personnels ou d'autres renseignements

Si le demandeur en fait la demande, le CRT doit présenter sa carte d'autorisation RC121A de l'ARC et lui expliquer la raison, la nature et le fondement juridique de leur examen. Toutefois, le CRT ne doit jamais fournir de renseignements personnels, tels que son numéro de téléphone ou son adresse à la maison, ni produire des documents personnels comme un permis de conduire. Le CRT peut aussi montrer sa carte d'identification du gouvernement au demandeur mais, si celui-ci n'est pas satisfait, il peut parler au GRT. Si le demandeur continue d'exiger des renseignements non pertinents du CRT, et si ces demandes l'empêchent de faire son travail, le CRT doit mettre fin à la rencontre. L'incident doit être rapporté immédiatement au GRT. Le CRT peut être soumis aux procédures normales en matière de sécurité de l'entreprise (comme des fouilles des bagages et des demandes de renseignements raisonnables), s'il s'agit de la norme pour tous les visiteurs. S'il a des préoccupations concernant la nature des procédures, le CRT devrait communiquer avec le GRT.

2.10.5 Questionnaires, formulaires et ententes de confidentialité

Il arrive que les demandeurs demandent au CRT de remplir des questionnaires ou des formulaires avant de leur permettre d'accéder aux registres et aux locaux. Le CRT ne doit, en aucune circonstance, remplir des questionnaires, formulaires ou autres documents qui ne sont pas de l'ARC. Le CRT doit informer le GRT que le demandeur a fait une telle requête. Cette restriction n'empêche toutefois pas le CRT de se livrer aux pratiques habituelles comme signer le registre des visiteurs et y inscrire son nom et celui de l'organisation. Si le CRT n'est pas certain que les renseignements demandés devraient être fournis, il devrait communiquer avec son GRT.

Certains demandeurs s'inquiètent que leurs renseignements confidentiels puissent être divulgués de façon inappropriée. Ils peuvent demander au CRT de signer une entente de confidentialité avant de lui permettre d'accéder aux registres et aux locaux. S'il reçoit une telle demande, le CRT ne doit pas signer d'entente. Il doit plutôt informer le demandeur que le paragraphe 241 de la Loi comprend des dispositions très strictes sur la confidentialité qui, si elles sont enfreintes, résultent en l'imposition d'amendes et/ou l'incarcération. De plus, le CRT doit informer le demandeur que tous les fonctionnaires fédéraux, y compris lui-même, détiennent un certificat de sécurité approprié et ont fait le serment professionnel et l'engagement au secret professionnel et ont juré ou affirmé qu'ils ne divulgueraient pas de renseignements dont ils pourraient prendre connaissance au cours de l'exercice de leurs fonctions.

Un refus de la part du demandeur de permettre au CRT de mener un examen parce qu'il a refusé de signer un formulaire sera traité d'abord en informant le GRT de la situation. Si le demandeur continue d'empêcher le CRT de mener son examen, le CRT doit communiquer avec le demandeur par écrit pour l'informer que la demande sera refusée.

2.10.6 Santé et sécurité durant les visites sur place

L'ARC a élaboré un certain nombre de politiques, de normes, de règles et de lignes directrices concernant la santé et la sécurité des employés de l'ARC pour assurer la protection contre l'exposition à des risques professionnels et aux conditions et facteurs de l'environnement. Tel que mentionné précédemment au chapitre 1, le CRT doit connaître et appliquer les lois applicables et les politiques de l'ARC.

Certains des points importants de ces politiques sont :

  • Être au courant de tout risque relatif à la santé ou à la sécurité avant de visiter les locaux du demandeur est une partie essentielle de la planification d'une visite sur place. En vérifiant auprès du demandeur quelles sont les précautions nécessaires ou conseillées, telles que le port d'un masque facial, de protection auditive ou de bottes à embout d'acier, le  CRT peut évaluer ses besoins en matière de sécurité et agir en conséquence. Le  CRT devrait consulter le  GRT pour plus de détails à cet effet.
  • Porter une attention particulière à la planification de la sécurité lorsqu'on prépare un déplacement aller-retour chez le demandeur. En aucune circonstance n'est-il nécessaire de voyager lorsque des conditions extérieures dangereuses ou risquées (par exemple, routes glacées, tempête de neige, visibilité limitée) prévalent sur la route à parcourir. Lorsqu'il se déplace en voiture et que les conditions routières sont mauvaises, le  CRT doit toujours vérifier si ces conditions risquent de demeurer mauvaises ou d'empirer.
  • Si, lors d'une visite sur place, le  CRT croit que les conditions de travail ou les lieux ne sont pas sûrs, qu'il n'est pas possible d'accéder au site de façon sécuritaire ou qu'il ne peut continuer l'examen de façon sécuritaire, il doit immédiatement mettre fin à la visite. Le  CRT ne doit pas se placer dans une situation qu'il croit ne pas être sécuritaire et il doit se retirer de toute situation qui devient dangereuse. Lorsque possible, le  CRT doit communiquer avec le  GRT pour discuter des risques à sa santé et à sa sécurité avant de prendre une décision.
  • Le  CRT devrait discuter de toute autre question touchant la santé et la sécurité avec le GRT. Le  CRT peut aussi consulter les Directives du Conseil du Trésor sur la santé et la sécurité au travail s'il désire plus d'information.

2.11.0 Sécurité des renseignements

Le CRT doit connaître les politiques de sécurité de l’ARC qui doivent être suivies dès qu’il doit recevoir, diffuser, transporter ou transmettre des renseignements de nature délicate. Le Volume de la Sécurité du Manuel des Finances et de l’Administration décrit les politiques de sécurité de l’ARC.  Les politiques qui y sont décrites constituent la norme de l’ARC et prévalent sur toute autre instruction ou exigence dans le MED. De plus, le CRT doit suivre les lignes directrices sur la sécurité publiées par la Division de l'administration du programme et de l'assurance de la qualité et disponibles à Sécurité des renseignements scientifiques et technologiques. Tel que mentionné au chapitre 1, les résumés fournis dans ce chapitre ne donnent pas la politique complète. Ils n'éliminent pas la responsabilité qu'a le CRT de connaître et d'appliquer toutes les politiques de l'ARC actuellement en vigueur.

Les points suivants résument les principaux points de ces politiques :

  • L'ARC doit protéger la confidentialité de l’information de ses clients et en gérer l’utilisation et la divulgation selon les lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et les dispositions sur la confidentialité de la législation qu’elle administre. L’information de ses clients ne sera utilisée que pour le but pour lequel elle a été obtenue ou pour le but pour lequel l’information a été légalement divulguée à L’ARC. Pour plus de détails, veuillez consulter Renseignements sur les clients.
  • L'ARC considère la plupart des renseignements utilisés par le CRT comme étant de nature délicate et classés de niveau « Protégé B ». Cela comprend tout renseignement qui pourrait identifier un demandeur en particulier, que ce soit directement ou indirectement. Veuillez vous référer au site Lexique de la terminologie en sécurité pour  les définitions des informations protégées et de  leur niveau de protection. L’information envoyée aux demandeurs, tels que les projets de cotisation ou les demandes d’information, est protégée de niveau B. Des étapes, telles que vérifier l’adresse dans le système NE, doivent être entreprises pour éviter toute erreur d’adressage. On doit également s’assurer qu’aucune information d’autres demandeurs n’apparaît avant d’envoyer une lettre. Il est important d’utiliser des modèles propres plutôt que de modifier des lettres existantes. De plus, tel que prescrit par la politique de l’ARC, il est recommandé de remplacer les six premiers caractères du NAS par des X sur les lettres envoyées aux demandeurs.
  • La sécurité des renseignements est essentielle à l'ARC, et le CRT doit, en règle générale, exercer son jugement et s'assurer que toutes les mesures raisonnables sont prises pour protéger les renseignements protégés et les biens en tout temps. Si le CRT a des doutes quant à la façon de traiter une situation ou s'il a des préoccupations sur la sécurité en général, il doit consulter le GRT pour obtenir des conseils;
  • Tel qu’il est précisé dans les Normes sur la transmission et le transport des renseignements et des biens protégés et classifiés du Volume de la sécurité du Manuel des finances et de l’administration, les employés en déplacement doivent sécuriser les biens et/ou les renseignements protégés qu’ils transportent dans un porte-documents ou un contenant verrouillé. Le CRT doit apposer au porte-documents ou au contenant une étiquette comportant une adresse de réexpédition ou de retour et/ou le numéro de téléphone du bureau du CRT.
  • Les dossiers papier et les biens ne peuvent se trouver dans un véhicule que pendant le transport entre la résidence de l'employé, le lieu de travail ou le lieu d'affaires du demandeur. Lorsqu'ils se déplacent dans un véhicule, les employés doivent sécuriser les biens et / ou les renseignements classifiés et / ou protégés dans un porte-documents verrouillé. Le porte-documents doit être d'un modèle approuvé par l'ARC pour le type de renseignements ou de bien qu'il contient, et le CRT doit le placer dans le coffre du véhicule, qui sera verrouillé, ou à l'abri des regards dans le véhicule, lui aussi verrouillé. Le porte-documents ou le contenant et/ou le bien en question doit être placé dans le véhicule au moment du départ de la résidence de l'employé, du lieu de travail ou du lieu d'affaires du demandeur. Le CRT doit déployer tous les efforts raisonnables pour planifier son itinéraire de façon à éviter ou à limiter au minimum les arrêts en cours de trajet vers la destination finale. Par contre, si un arrêt bref, imprévu ou planifié, s'avère nécessaire (p. ex., déjeuner, dépanneur, garderie), le CRT doit exercer son jugement et s'assurer que toutes les mesures raisonnables sont prises pour réduire les risques à l'égard des biens et / ou des renseignements protégés.
  • Renseignements classifiés à un niveau supérieur à « protégés B » : Le CRT ne doit jamais laisser de renseignements classifiés et/ou « protégés C » dans un véhicule sans surveillance. Le CRT qui doit laisser des renseignements et/ou des biens protégés (par exemple un ordinateur portatif ou un ordinateur bloc-notes) à la résidence ou au lieu d'affaires d'un demandeur doivent utiliser un contenant approuvé par l'Agence ou un classeur approprié fourni par le demandeur, sur lequel peut être installé un cadenas à combinaison approuvé par l'Agence. Le CRT doit également conserver le contenant ou le classeur dans une pièce fermée à clé. L'ARC ne considère pas qu'un porte-documents soit un contenant approuvé lorsqu'il est laissé dans les locaux d'un demandeur.
  • Le CRT doit sécuriser adéquatement les renseignements protégés durant leur transmission par courrier. Le point principal de la politique est que le CRT doit envoyer toute information ou bien désigné protégé en utilisant les services d'une salle du courrier de l'ARC. Les salles du courrier ont des procédures de sécurité établies et approuvées pour la transmission de courrier à l'intérieur et à l'extérieur de l'ARC.
  • Les Normes sur la transmission et le transport des renseignements et des biens protégés et classifiés du Volume de la sécurité du Manuel des finances et de l’administration abordent également la question de la transmission de renseignements protégés par télécopieur. Ce document indique notamment que l’information protégée A et B peut être communiquée au demandeur par télécopieur public (sans dispositif de chiffrement nécessaire), mais uniquement après vérification de l’identité du demandeur et seulement à la demande écrite de ce dernier.
  • À des fins de suivi et de sécurité, le CRT doit, pour la transmission à l’interne d’information protégée, telle que des dossiers TF98 ou des rapports d’examen de RS&DE, utiliser un formulaire T973 – Avis d’acheminement d’expéditions contrôlées. Ce formulaire sert à faire le suivi entre les bureaux de l’ARC des « expéditions contrôlées » qui contiennent du matériel protégé. Ces formulaires sont disponibles dans toutes les salles du courrier de l'ARC.

2.12.0 Normes de service et date d'une demande complète

L'ARC s'est engagée à respecter certaines normes de service pour le traitement des demandes pour la RS&DE. Ces normes de service ont été établies en tenant compte des délais raisonnables pour le traitement des demandes de RS&DE en fonction de toutes les démarches normales concernées. L'ARC s'est engagée à respecter ces normes dans au moins 90 % des cas.

Le CRT doit tenir compte des normes de service de l'ARC lorsqu'il détermine le temps dont il peut disposer pour effectuer un examen.

Voici les quatre normes de service établies :

  • demandes courantes de crédit remboursable (type de demande 2337 pour sociétés, déclarations non cotisées avec CII à 35 %), 120 jours;
  • demandes par le demandeur de redressement de crédit remboursable (type de demande 0402 pour sociétés, déclarations cotisées avec CII à 35 %), 240 jours;
  • demandes courantes de crédit non remboursable (type de demande 0450 pour sociétés, déclarations cotisées avec CII à 20 %), 365 jours; et
  • demandes par le demandeur de redressement d'un crédit non remboursable (type de demande 0452 pour sociétés, déclarations cotisées avec CII à 20%), 365 jours.

Plus d’information sur ces normes de service est disponible sur la page web des Normes de service.

L'ARC détermine le nombre de jours pour traiter les demandes pour la RS&DE à partir de la date à laquelle le centre fiscale (CF) considère la demande de RS&DE comme complète jusqu'à la date à laquelle elle est renvoyée au CF pour l'établissement de la (nouvelle) cotisation. Ces deux dates sont enregistrées au SIGV.

Si l'examen de la demande est retardé en raison d'actions ou d'exigences du demandeur, le nombre de jours disponibles pour l'examen de la demande est prolongé du même délai. Ces délais sont enregistrés au SIGV.

Le processus pour entreprendre et approuver l'utilisation de délais est établi par chaque BSFC individuel et devrait être suivi par le CRT. Dans tous les cas, les raisons pour entrer un délai doivent être indiquées au dossier. Consulter la Directive 2003-03 Utilisation des arrêts de compteur dans le SIGV pour plus d'information.

Lors de la planification de l'examen, il convient de noter que le temps alloué s'applique à l'ensemble de l'examen et non pas seulement à l'examen technique. Le CRT devrait terminer son travail assez tôt pour accorder suffisamment de temps à l'EF pour qu'il consulte le rapport d'examen de la RS&DE, termine l'examen financier et prépare la proposition globale, et au CF, pour qu'il établisse la (nouvelle) cotisation.

Si, pour quelque raison que ce soit, le CRT croit qu’il ne sera pas en mesure d’examiner le dossier à l’intérieur du délai établi par les normes de service applicables, il devrait en informer le GRT responsable.

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