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Production de déclaration de renseignements par voie électronique – erreurs courantes

Production électronique des déclarations de renseignements

Avant de soumettre des déclarations de renseignements par l'intermédiaire du service de transfert de fichiers par Internet de l'Agence du revenu du Canada (ARC), assurez-vous d'utiliser les versions les plus récentes de ce qui suit :

Les erreurs XML courantes, leurs causes et les mesures recommandées sont présentées ci-dessous. 

Validations

Les fichiers XML soumis par transfert de fichiers par Internet sont soumis à des validations :

Important : Les fichiers XML qui ne sont pas conformes au schéma et aux spécifications de l'ARC peuvent être rejetés. Utilisez un analyseur XML pour valider votre fichier par rapport au schéma de 2025 fourni par l'ARC. Les analyseurs de validation sont disponibles en ligne.

Recommandations générales

Champs obligatoires et renseignements obligatoires

Un identificateur de champ est défini comme obligatoire en fonction du schéma. Un identificateur de champ obligatoire doit être présent dans le XML pour ce type de déclaration. Cependant, dans certains cas, vous n'aurez pas de renseignements à déclarer pour ce champ. Dans ces cas, vous devez toujours fournir une valeur pour le champ. La valeur fournie doit être conforme aux spécifications. Les champs obligatoires sont identifiés comme requis dans les spécifications.

Exemple 1. Le schéma T4 définit le numéro d'assurance sociale (NAS) de l'employé comme obligatoire pour chaque feuillet. Les balises <sin></sin> doivent donc être présentes dans le XML de chaque feuillet T4. Les spécifications XML prévoient les exigences de formatage suivantes :

Le champ est obligatoire et doit être composé de 9 chiffres. Lorsque le déclarant n'a pas accès au NAS, le champ doit être rempli avec 9 zéros (« 000000000 »).

Exemple 2. Le schéma T4 définit le numéro de compte de retenues sur la paie comme obligatoire dans le sommaire T4. Les balises <bn></bn> doivent donc être présentes dans le XML de chaque T4 Sommaire. Les spécifications XML prévoient les exigences de formatage suivantes :

Le champ est obligatoire et doit être formaté comme 15 caractères alphanumériques, 9 chiffres RP 4 chiffres, exemple : 0000000000RP0000. Un  NE complet et valide est requis pour qu'une déclaration soit traitée.

Exemple 3. Le schéma T4 définit le numéro de téléphone de la personne-ressource comme étant obligatoire dans le T4 Sommaire. Les balises <cntc_phn_nbr></cntc_phn_nbr> doivent donc être présentes dans le XML de chaque sommaire T4. Les spécifications XML prévoient les exigences de formatage suivantes :

Le champ est obligatoire et doit comporter 3 chiffres, suivis d'un trait d'union (-), suivi de 4 chiffres. Si un numéro de téléphone ne peut pas être fourni, le champ doit tout de même être rempli. Contrairement au NAS, le champ ne peut pas être rempli exclusivement de zéros. Quel que soit le numéro fourni, il doit respecter le format « ###-#### ».

Recommandations sur le transfert de fichiers par Internet

Suivez les recommandations ci-dessous pour améliorer les délais de traitement :

  1. Réduire le nombre de déclarations de renseignements par transmission. Cela augmentera l'efficacité du traitement, tout en réduisant la probabilité qu'une transmission soit rejetée en raison d'une non-conformité au schéma de l'ARC et aux spécifications XML.
  2. Réduire la taille non compressée des fichiers XML soumis. En conservant les fichiers XML de moins de 1 Go (taille non compressée), vous recevrez plus rapidement de l'information sur les erreurs relevées dans la transmission.

Avant de soumettre un fichier plus volumineux, ou si vous n'avez pas réussi à soumettre un fichier plus volumineux, envisagez de diviser le fichier XML conformément aux recommandations ci-dessus. Essayez de créer un très petit fichier XML (p. ex., moins de 2 Mo) et soumettez-le. Utilisez les messages d'erreur que vous recevez, le cas échéant, comme guide pour enquêter sur les problèmes dans les fichiers restants que vous soumettrez.

Erreurs courantes – T619, Formulaire de transmission électronique

Les renseignements obligatoires manquants ou invalides dans un formulaire T619 entraîneront le rejet de l'ensemble de la transmission. Des renseignements exacts doivent être fournis pour tous les champs obligatoires du T619. Par exemple: 

Les transmissions seront également rejetées si un numéro de compte du préparateur incorrect est fourni sur le T619. Vous devez vous assurer que le numéro de compte utilisé pour accéder au portail de transmission est le même que celui inscrit dans le formulaire T619.

Mon dossier d'entreprise (MDE)

Pour avoir accès à l’option produire une déclaration dans MDE, vous devez sélectionner un compte de programme pour le numéro d’entreprise à 15 caractères (NE15) (RP ou RZ). Il faut inscrire le même NE15 dans le formulaire T619.

Représenter un client (RUC)

Pour avoir accès à l’option produire une déclaration dans RUC, votre numéro d’identification de représentant (ID Rep) est requis. Il faut inscrire ce numéro dans le formulaire T619.

Code d'accès Web (CAW)

Pour utiliser les applications de production avec un CAW, seul un NE15, un numéro de compte de fiducie ou un numéro de compte de non-résident sont acceptés. Il faut inscrire ce numéro dans le formulaire T619.

Erreurs courantes – Demande rejetée

Après avoir soumis un fichier par transfert de fichiers par Internet, vous pouvez recevoir un message à l'écran ou dans le courriel de confirmation de réception avec le message suivant indiquant que la transmission est rejetée : 

Votre transmission […] a été rejetée pour une ou plusieurs des raisons suivantes :

Identificateurs de champs obligatoires sont manquants ou non valides

Enjeu
  • Cette erreur peut survenir pour les raisons suivantes :
    • Une balise obligatoire est manquante dans le fichier XML.
    • Une balise obligatoire associée à un autre type de déclaration est incluse dans le fichier XML.
Mesures recommandées
  • Assurez-vous que :
    • Toutes les balises obligatoires pour le type de déclaration sont présentes et remplies.
    • Le fichier XML ne contient que les balises obligatoires associées au type de déclaration.

Séquence des identificateurs de champs n'est pas valide

Enjeu
  • Cette erreur peut survenir pour les raisons suivantes :
    • La séquence des identificateurs de champ ne correspond pas au schéma.
    • Les éléments des fichiers XML ne sont pas inclus dans des identificateurs de champs d'ouverture et de fermeture (balises) appariés.
    • Les identificateurs de champ d'ouverture ou de fermeture sont manquants.
    • Les identificateurs de champ sont imbriqués de manière incorrecte (c.-à-d. que les balises ne sont pas fermées dans le même ordre qu'elles ont été ouvertes).
    • Les balises parents ne contiennent pas les balises enfants attendues.
    • Balises parentales vides.
Mesures recommandées
  • Assurez-vous que :
    • Tous les identificateurs de champ d'ouverture ont un identificateur de champ de fermeture correspondant.
    • Les identificateurs de champ sont correctement imbriqués.
    • La séquence des identificateurs de champ correspond au schéma du type de déclaration.
    • Toutes les balises enfant requises sont fournies pour une balise parent donnée.
    • Les balises parentes vides sont supprimées du fichier XML.

Format des champs obligatoires n'est pas valide

Enjeu
  • Cette erreur peut survenir pour les raisons suivantes :
    • Un champ obligatoire est laissé vide.
    • Un champ obligatoire est mal formaté.
Mesures recommandées
  • Assurez-vous que :
    • Tous les champs obligatoires pour le type de déclaration sont présents et remplis.
    • Tous les champs obligatoires sont formatés selon les spécifications du type de déclaration.
Remarque
  • Les champs facultatifs sont vérifiés pour le formatage s'ils sont présents et remplis. Si les erreurs de formatage affectent une partie importante du fichier, la transmission peut être rejetée.

Format entre les identificateurs de champs n'est pas valide

Enjeu
  • Cette erreur peut survenir pour les raisons suivantes :
    • Un ou plusieurs caractères sont présents à l'extérieur d'un identificateur de champ.
Mesures recommandées
  • Assurez-vous que :
    • Aucun caractère n'est présent à l'extérieur d'un identificateur de champ.

Erreurs courantes – Exemples

La balise parent PPRTR_SIN est présente sur le sommaire, mais la balise enfant est manquante ou invalide

Enjeu
  • Cette erreur peut survenir pour les raisons suivantes :
    • La balise parent PPRTR_SIN est présente dans le fichier XML, mais le fichier n'est pas une déclaration T4 ou T4A.
      • La balise PPRTR_SIN n'est valide que pour les déclarations T4 et T4A.
    • La balise parent PPRTR_SIN est présente dans le XML T4 ou T4A, mais la balise enfant obligatoire <pprtr_1_sin> est manquante.
    • La balise parent PPRTR_SIN est présente dans le XML T4 ou T4A, mais les champs enfants <pprtr_1_sin> ou <pprtr_2_sin> ne sont pas valides.
Mesures recommandées
  • Assurez-vous que :
    • La balise PPRTR_SIN n'est présente que dans les fichiers T4 ou T4A.
    • Si aucune valeur n'est signalée pour les balises enfants de PPRTR_SIN, supprimez-les du XML. Les balises parent et enfant associées doivent être supprimées.
    • Les champs <pprtr_1_sin> et <pprtr_2_sin> contiennent un NAS valide et passent la vérification Mod10.

NAS invalide

Enjeu
  • Cette erreur peut survenir pour les raisons suivantes :
    • Un champ NAS contient un ou plusieurs espaces vides ou traits d'union (avant, au milieu ou après le NAS).
    • Un NAS n'est pas valide (c'est-à-dire qu'il ne passe pas la vérification Mod10).
Mesures recommandées
  • Assurez-vous que :
    • Aucun espace vide ni trait d'union n'est présent pour chaque NAS.
    • Chaque NAS est valide et passe la vérification Mod10.

Contenu manquant ou invalide dans un ou plusieurs champs facultatifs

Enjeu
  • Cette erreur peut survenir pour les raisons suivantes :
    • Une balise contient des valeurs non valides. Par exemple:
      • Un caractère spécial dans un domaine qui ne le permet pas.
      • Un champ numérique avec un caractère alphabétique (p. ex., caractères dans l'indicatif régional).
      • Un champ alphabétique avec des valeurs numériques (p. ex., des valeurs numériques dans le code de la province).
Mesures recommandées
  • Assurez-vous que :
    • Tous les champs sont remplis selon les spécifications du type de déclaration produite (p. ex., T4, T4A, etc.).

Le numéro de compte du déclarant est manquant ou invalide pour ce type de déclaration

Enjeu
  • Cette erreur peut survenir pour les raisons suivantes :
    • Le numéro de compte du déclarant fourni dans le Sommaire est manquant ou mal formaté pour ce type de déclaration.
Mesures recommandées
  • Assurez-vous que :
    • Le numéro de compte du déclarant est fourni dans le fichier XML.
    • Le numéro de compte du déclarant est correctement formaté pour ce type de déclaration.

Le NE du déclarant dans le Sommaire est manquant ou invalide pour ce type de déclaration

Enjeu
  • Cette erreur peut survenir pour les raisons suivantes :
    • Le NE du déclarant fourni dans le Sommaire est manquant ou mal formaté pour ce type de déclaration. Par exemple, un compte de programme RC ou RT a été fourni pour le NE15 du déclarant, au lieu d'un compte de programme RP (p. ex., pour les déclarations T4 et T4A) ou RZ (p. ex., pour les déclarations T5 et T5007).
    • Le compte de programme (p. ex., RP0001, RZ0001) est fermé.
Mesures recommandées
  • Assurez-vous que :
    • Le NE est fourni dans le fichier XML.
    • Le NE est formaté correctement pour ce type de déclaration. Par exemple, un compte de programme RP est fourni pour les déclarations T4 et T4A, et un compte de programme RZ est fourni pour les déclarations T5 et T5007.
    • Le compte de programme (p. ex., RP0001, RZ0001) n'est pas fermé.
Remarque

Formatage ou valeur non valide dans un ou plusieurs champs

Enjeu
  • Cette erreur peut survenir pour les raisons suivantes :
    • Un champ a été rempli avec un format incorrect.
    • Un champ contient une valeur non valide.
  • Exemple de format incorrect. Les spécifications XML prévoient les exigences de formatage suivantes pour le numéro de contrat d'un feuillet T4RSP :
    • <ctrct_nbr></ctrct_nbr>
    • Numéro de contrat
    • - Obligatoire, 12 caractères alphanumériques
    • - case 14 du feuillet T4RSP
    • - le numéro de contrat du régime enregistré d’épargne-retraite
  • Si un trait d'union est inclus dans le champ (p. ex., ABC-12345678), le format est considéré comme non valide.
  • Exemple de valeur invalide. Les spécifications XML prévoient les exigences de formatage suivantes pour le prénom du destinataire d'un feuillet T4A :
    • <gvn_nm></gvn_nm>
    • Prénom du bénéficiaire
    • - 12 caractères alphanumériques
    • - les 12 premières lettres du prénom du bénéficiaire
    • Remarque : Si seules des initiales sont disponibles, fournir la première initiale du bénéficiaire.
  • Si plus de 12 caractères alphanumériques sont inclus dans le champ, la valeur est considérée comme non valide.
Mesures recommandées
  • Assurez-vous que :
    • Tous les champs sont remplis selon les spécifications du type de déclaration produite (p. ex., T4, T4A, etc.). Portez une attention particulière aux balises obligatoires et aux formats requis.
    • Tous les problèmes de formatage sont réglés avant la transmission.

Identificateurs de champs non valides (balises)

Enjeu
  • Cette erreur peut survenir pour les raisons suivantes :
    • Un identificateur de champ est présent dans le fichier XML, mais n'existe pas pour ce type de déclaration dans le schéma.
Mesures recommandées
  • Assurez-vous que :
    • Seuls les identificateurs de champ qui sont énumérés dans le schéma pour le type de déclaration sont inclus dans le fichier XML.
    • Assurez-vous qu'aucun des identificateurs de champ suivants n'est présent dans le fichier XML. Ces identificateurs de champ ont été supprimés du schéma de 2025.
      • Code de type de rapport (<rpt_tcd></rpt_tcd>)
      • Numéro de l'émetteur (<trnmtr_nbr></trnmtr_nbr>)
      • Indicateur de type d'émetteur (<trnmtr_tcd></trnmtr_tcd>)
      • Adresse de l'émetteur (<TRNMTR_ADDR></TRNMTR_ADDR>, <addr_l1_txt></addr_l1_txt> et <addr_l2_txt></addr_l2_txt>)
      • Ville de l'émetteur (<cty_nm></cty_nm>)
      • Code de province ou de territoire de l'émetteur (<prov_cd></prov_cd>)
      • Code postal de l'émetteur (<pstl_cd></pstl_cd>)
      • Nom de l'émetteur ligne 2 (<l2_nm></l2_nm>)

Caractères spéciaux

Si vous devez utiliser l’un des caractères spéciaux suivants, veuillez utiliser un point-virgule après les caractères, comme indiqué dans le tableau ci-dessous :

Caractère spécial
Caractère spécial Utilisez
<  &lt;
" &quot;
>  &gt;
' &apos;
& &amp;

Bien que les caractères spéciaux du tableau ci-dessus contiennent quatre caractères ou plus, ils sont considérés comme un seul caractère lorsqu’ils sont saisis dans la zone de contenu d’une balise XML.

Exemple : « Jean Lapointe & Fils » sera entré ainsi : « Jean Lapointe &amp; Fils »

Voici les caractères spéciaux acceptables pour les champs respectifs :

Les caractères spéciaux acceptables pour les champs respectifs
Champ Caractères spéciaux
Tous les champs financiers point (.)
virgule (,)
Champs financiers (montants négatifs seulement) trait d'union (-)
Nom du déclarant trait d'union (-)
point (.)
esperluette (&)
apostrophe (')
guillemets (")
virgule (,)
barre oblique (/)
signe numérique (#)
parenthèse (())
Adresse du déclarant (lignes d'adresse 1 et 2; Ville) trait d'union (-)
point (.)
esperluette (&)
signe numérique (#)
virgule (,)
apostrophe (')
espace
Postal Code trait d'union (-)
espace
Coordonnées (nom de la personne-ressource du déclarant) trait d'union (-)
point (.)
esperluette (&)
apostrophe (')
guillemets (")
virgule (,)
barre oblique (/)
signe numérique (#)
parenthèse (())
Nom du bénéficiaire (nom de famille ou prénom) trait d'union (-)
point (.)
esperluette (&)
apostrophe (')
espace
Nom commercial du bénéficiaire trait d'union (-)
point (.)
esperluette (&)
apostrophe (')
guillemets (")
virgule (,)
barre oblique (/)
signe numérique (#)
parenthèse (())
Adresse du bénéficiaire (adresses municipales, lignes 1 et 2 et ville) trait d'union (-)
point (.)
esperluette (&)
signe numérique (#)
virgule (,)
apostrophe (')

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