Produire des déclarations


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Comment transmettre une déclaration par voie électronique?

Pour transmettre une déclaration de revenu au moyen du service Web de la TED :

  1. Inscrivez-vous ou effectuez votre renouvellement et recevez l'approbation pour utiliser le service Web TED.
  2. Remplissez la déclaration selon les renseignements fournis dans les documents de votre client.
  3. Pour chaque déclaration admissible, assurez­vous que votre client remplisse et signe le formulaire T183, Déclaration de renseignements pour la transmission électronique d'une déclaration de revenus et de prestations d'un particulier. Dans ce contexte, le terme client fait référence à la personne qui doit produire la déclaration selon la Loi de l'impôt sur le revenu.
  4. Utilisez un logiciel de préparation de déclarations de revenus homologué pour la TED.
  5. Accédez au service Web TED afin transmettre les déclarations de vos clients directement à partir de votre logiciel de préparation d'impôt.Vous pouvez transmettre seulement durant les heures régulières de services.
  6. Obtenez un accusé de réception de l’acceptation ou du refus de la déclaration de particulier instantanément.

Comme mentionné en vertu du paragraphe 150.1(3) de la Loi de l'impôt sur le revenu :

« Pour l'application de l'article 150, la déclaration de revenus d'un contribuable pour une année d'imposition qui est transmise par voie électronique est réputée produite auprès du ministre sur formulaire prescrit le jour où celui-ci en accuse réception. »

Remarque : La déclaration de revenus d'un contribuable pour une année d'imposition qui est transmise par voie électronique est réputée produite auprès du ministre lorsque :

  • le numéro de confirmation est généré par le service Web TED.

Toutes les déclarations transmises à l’Agence du revenu du Canada sont traitées par cycle. Les déclarations acceptées sont introduites dans le prochain cycle disponible. Les cycles de traitement commencent habituellement à la mi-février, et les Avis de cotisation pour les déclarations traitées dans le premier cycle devraient être émis au plus tard à la fin du même mois.

Comment corriger une déclaration électronique?     

Si nous avons accepté et traité la déclaration T1 de votre client, vous pouvez être en mesure de modifier la déclaration T1 et la transmettre à nouveau en utilisant le service ReTRANSMETTRE. Aussi, votre client peut utiliser l'option Modifier ma déclaration. De même, si vous êtes le représentant autorisé de votre client et que vous possédez une autorisation de niveau 2 dans son compte, vous pouvez aussi utiliser l'option Modifier ma déclaration dans l'option Représenter un client.

Nous effectuons un examen sur chaque déclaration qui nous est transmise. S'il y a un problème qui nous empêche de traiter la déclaration, le système vous indiquera quels champs vous devez corriger. Cela signifie que nous n'avons pas accepté la déclaration et qu'elle n'est pas considérée comme étant produite.

Avant de quitter le système, imprimez la page de réponse du service Web TED qui contient le message d'erreur. Révisez les messages et les codes d'erreurs pour déterminer les problèmes qui existent.

Vous pourriez par exemple recevoir le code d'erreur suivant :

2037

Une entrée pour le montant pour époux ou conjoint de fait a été transmise dans la zone 303 de l’annexe 1 et, le cas échéant, à la zone 5812 du formulaire 428 provincial ou territorial. Lorsque le contribuable était marié(e) ou conjoint de fait durant l’année, mais ne l’était pas au 31 décembre, entrez 1 dans la zone 5522.

Les deux premières phrases du message définissent le problème : vous n'avez pas indiqué que votre client est marié ou conjoint de fait, mais celui-ci demande un crédit pour conjoint.

La dernière phrase suggère la façon de régler ce problème. Si le contribuable est effectivement marié ou conjoint de fait, modifiez la déclaration de revenus en conséquence. Si votre client n'est pas marié ni conjoint de fait, il ne peut pas demander la déduction du montant pour conjoint, et vous devriez supprimer cette entrée de sa déclaration ou entrez 1 dans la zone 5522 comme indiqué ci-dessus.

Vous pouvez habituellement obtenir la description complète de chaque code d'erreur avec votre logiciel de préparation de déclarations de revenus ou en accédant au chapitre 2 du RC4018 – Manuel des déclarants par voie électronique.

Après avoir effectué les changements nécessaires, sauvegardez de nouveau la déclaration de revenus et retransmettez-la pour le traitement.

La documentation papier

Dans cette section, toutes les déclarations de choix, désignations, renonciations, déclarations spéciales de choix et tous les accords seront identifiés par le mot « choix ».

La Loi de l'impôt sur le revenu permet de produire différents choix. Certains choix doivent être faits sur des formulaires autorisés par l'Agence du revenu du Canada (ARC), tandis que pour d'autres choix, il suffit de fournir toute l'information requise dans une lettre ou une note. Tous les choix, y compris les documents à l’appui, doivent nous être soumis par écrit aux fins de déclarations transmises par voie électronique, à moins d’indication contraire. Pour que les choix soient considérés valables, ils doivent être soumis à la date limite déterminée dans la Loi de l'impôt sur le revenu.

Envoyez les documents sur papier à l'appui des choix au centre fiscal qui dessert l'endroit où le client demeure, à l'exception du formulaire T1135, Bilan de vérification du revenu étranger, qui doit être envoyé au centre fiscal indiqué sur le formulaire.

Lorsque vous soumettez ces documents :

  • inscrivez clairement le nom au complet, l'adresse et le numéro d'assurance sociale du client sur tous les formulaires de choix, les lettres ou les notes;
  • indiquez clairement dans votre lettre d'accompagnement que ces documents soumis se rapportent à une déclaration transmise par voie électronique du client.

Veuillez conserver tout autre document utilisé pour préparer une déclaration de revenus et nous l'envoyer que si nous vous le demandons.

Exclusions

Vous ne pouvez pas utiliser le service Web TED pour transmettre une déclaration initiale T1 visant une année d'imposition autre que 2013, 2014,2015 ou 2016. De plus, vous ne pouvez pas transmettre par voie électronique une déclaration si l'une des situations suivantes s'applique :

  1. Le contribuable est un résident réputé (non assujetti à l'impôt d'une province ou d'un territoire).
  2. Le contribuable est décédé avant l'année d'imposition courante. De plus, les déclarations produites tôt et les déclarations de contribuables décédés produites en vertu d'un choix sont toujours exclues.
  3. Le numéro d’assurance sociale du contribuable débute par « 0 ». Seul les nouveaux arrivants au Canada avec un NAS qui débute par « 0 » sont éligilbles pour la TED.
  4. Selon les dossiers de l'agence du revenu du Canada, le contribuable est codé « failli » et le contribuable produit une déclaration « en-faillite » ou « post-faillite ». Seules les déclarations pré-faillites qui ne sont pas produites tôt sont acceptées par la TED.
  5. Le contribuable est un émigrant ou un non-resident. Cela exclut les revenus et les formulaires d'impôt suivants : Annexe A, Annexe B, Annexe C, les revenus provenant des feuillets  NR4, T4A-NR, NR-OAS et NR-RPC, les revenus selon l’article 116, l'article 216,  l'article 217 et les gains en capital imposables provenant de la disposition de biens canadiens si reçue comme un non-résident et DRSV.
  6. L'adresse du contribuable est à l'extérieur du Canada.
  7. Le contribuable déclare :
  • un revenu de source canadienne provenant de Lloyds of London;
  • un revenu d'emploi d'une organisation internationale;
  • un paiement forfaitaire au titre d'une pension accumulée au 31 décembre 1971;
  • plus de six enregistrements DFC;
  • un crédit d'impôt pour fiducie pour l'environnement admissible (de restauration minière) de l'Ontario, de la Saskatchewan, de la Colombie-Britannique ou du Yukon;
  • un état de paiement forfaitaire rétroactif admissible (T1198); et
  • une récupération du crédit d'impôt de la Nouvelle-écosse pour la recherche et le développement.
  1. Le contribuable choisi de reporter l'impôt relatif à la disposition d'actions de distributions d'une sociétés étrangères.
  2. Le contribuable demande :
  • un montant moins élevé que le montant maximum du crédit fédéral pour impôt étranger;
  • de l'impôt étranger payé à plus de trois pays;
  • de l'impôt étranger sur le revenu tiré d'une entreprise payé à plus de trois pays;
  • une déduction pour des dépenses pour de la recherche scientifique et du développement expérimental;
  • un crédit d'impôt de l'Alberta pour épargne-actions (T89).
  1. Le contribuable déclare un revenu d'agriculture avec la demande les programmes Agri-stabilité et Agri-investissement qui implique :
  • un revenu d'agriculture d'une société de personnes déclaré sur un feuillet T5013 ou la société de personnes inclus un associé qui est une personne morale;
  • un Indien du Canada qui déclare un revenu de travail indépendant qui est exonéré aux fins fiscales;
  • plus de 50 occurrences pour soit la valeur des stocks de cultures ou des stocks de bétail (DFC type 9 seulement).
  1. Le contribuable dépose le Formulaire - RC199 Programme des divulgations volontaires (PDV) Acceptation du contribuable ou le contribuable fait une demande au Programme des divulgations volontaires.

Sécurité

La sécurité exige l'établissement d'un partenariat entre deux parties. Dans le cas qui nous concerne, il s'agit de vous, le déclarant par voie électronique, et de l'Agence du revenu du Canada.

L'Agence du revenu du Canada (ARC)

Nous permettons seulement aux participants approuvés d'envoyer des déclarations par voie électronique.

Les renseignements personnels et financiers doivent être transmis sous forme de données chiffrées. Cette mesure permet de faire en sorte que les pirates informatiques et autres utilisateurs d'Internet ne puissent pas visualiser ou modifier les données transmises.

Nous garantissons également l'entreposage sécuritaire de vos données personnelles et financières dans nos ordinateurs. Nous utilisons une technologie de chiffrement de pointe et des procédures de sécurité perfectionnées pour protéger ce site en tout temps.

Nous faisons tout en notre pouvoir pour garantir la sécurité et l'intégrité des transactions sur notre site Web. Toutefois, comme Internet est un réseau public, il échappe à notre contrôle.

Le déclarant par voie électronique

Un déclarant par voie électronique qui désire transmettre les déclarations de ses clients doit d'abord s'inscrire, ou renouveler son inscription sur une base annuelle auprès de l'ARC. Lorsque votre demande d'inscription ou de renouvellement sera acceptée, une page de confirmation affichera un numéro TED ainsi qu'un mot de passe. Ces deux éléments d'identification forment la signature électronique nécessaire pour accéder à nos secteurs et à nos services confidentiels.

Vous devez également utiliser les protocoles de sécurité dûment approuvés pour avoir accès à notre site. Les données que vous transmettez à partir de votre ordinateur sont chiffrées avant la transmission. Le chiffrement transforme vos données selon un certain format, ce qui permet de les transmettre en toute sécurité par Internet. Une fois que les données ont été chiffrées, elles ne peuvent pas être lues tant qu'elles n'ont pas atteint leur destination et qu'elles n'ont pas été déchiffrées à l'aide d'une clé de décryptage.

En termes clairs, les renseignements de la déclaration de revenus sont répartis en petites parties de renseignements distincts qu'on appelle des paquets, qui sont chiffrés selon le protocole de sécurité de la couche transport (TLS). Ces paquets chiffrés sont envoyés par Internet individuellement, comme les pièces d'un casse-tête. Une fois que tous ces paquets sont bien en sécurité dans notre serveur Web sécurisé, ils sont rassemblés et déchiffrés.

Confidentialité

Pour aider à préserver le caractère confidentiel des données de vos clients :

  • Ne divulguez à personne votre numéro TED ni votre mot de passe. Avisez immédiatement le bureau d'aide de la TED si vous croyez que votre numéro TED ou votre mot de passe ont été compromis.
     
  • Si vous ne mettez pas votre ordinateur hors service après avoir terminé les activités associées à une zone de données chiffrées du site, effacez mémoire cache et arrêtez puis redémarrez votre navigateur. Cela supprime les copies des pages Web qui pourraient avoir été emmagasinées sur le disque dur de votre ordinateur. Rappelez-vous que l'information stockée dans la mémoire cache du navigateur n'est pas chiffrée.
    • Si vous utilisez Internet Explorer, videz la mémoire cache sur disque puis arrêtez et redémarrez votre navigateur.
       
  • à moins d'utiliser un pare-feu pour empêcher les pirates informatiques d'avoir accès aux renseignements personnels sur votre unité de disque dur, nous vous suggérons d'enlever les renseignements personnels de vos clients, tels que les renseignements fiscaux, de votre unité de disque dur et de les sauvegarder sur un dispositif de stockage de données chiffrées comme une clé USB.
    Veuillez noter qu'un pare-feu ne peut protéger votre ordinateur si vous installez des produits de mise en réseau d'égal à égal, comme ceux utilisés dans les sites Web populaires de partage de musique par Internet. Dans ce cas, la meilleure façon de protéger votre ordinateur est d'enlever les données personnelles de votre unité de disque dur, à tout le moins, assurez-vous de ne pas mettre de données personnelles dans un fichier commun.
    De plus, vous aurez peut-être besoin de changer les paramètres de votre pare-feu pour vous permettre d'entrer en communication avec notre serveur.
     
  • N'envoyez jamais de renseignements confidentiels par courriel, comme le numéro d'assurance sociale d'un client. Notre système de courriel n'assure pas la transmission sécuritaire des données.
     
  • Veuillez disposer convenablement de tous les documents afin de protéger la confidentialité de vos clients.

Vérification  

Vous n'avez pas à nous faire parvenir les feuillets de renseignements et les documents sur papier (sauf les formulaires de choix) au moment de la production de la déclaration par voie électronique. Informer les clients que les élections, désignations, accords, droit de renonciation et déclarations spéciales et choix doivent être soumis en format papier aux dates d'échéances établies dans la Loi de l'impôt sur le revenu. Cependant, il est important de rappeler à vos clients de conserver tous les reçus, formulaires, livres et autres documents qui ont servi à établir leur déclaration, au cas où nous voudrions les voir.

L'examen des déclarations produites par voie électronique peut donner l'impression que nous avons intensifié nos activités de validation. Ce n'est pas le cas. Le processus de sélection pour examiner les déclarations de revenus sont les mêmes pour les déclarations produites par voie électronique que pour celles produites sur papier. Nous communiquons plus souvent avec les personnes qui produisent leur déclaration par voie électronique parce que nous devons valider les documents à l'appui qui ne nous sont pas transmis par voie électronique.

L’objectif de ces examens est de maintenir l’intégrité du régime fiscal d’autocotisation du Canada en s'assurant que les déclarations sont cotisées en vertu des dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu et les politiques et procédures de l’Agence.

La déclaration produite par voie électronique contient une zone pour vous, le déclarant par voie électronique, afin que vous nous disiez où et comment envoyer la demande de documents à l'appui. À moins d’indication contraire des codes de l'examen des contacts précotisation et postcotisation des préparateurs de déclarations de revenus, nous vous l’enverrons par courrier ordinaire.

Lorsque des documents à l’appui sont requis, veuillez les envoyer à l'attention de l'unité qui les demande et vous assurer que votre enveloppe et votre lettre d’accompagnement indiquent clairement l’adresse complète du secteur qui demande les renseignements. Ces renseignements seront fournis dans la lettre de contact initial.

Programme d'examen précotisation

Il est possible qu’un indicateur (24, 564 ou 2139) s’affiche à côté du nom de famille du client dans le fichier d’accusé de réception accepté lorsqu’une déclaration a été sélectionnée aux fins de vérification de précotisation. Cet indicateur ne signifie pas nécessairement que des documents à l’appui seront demandés. Cependant, vous devriez informer votre client qu’il pourrait y avoir un retard dans le traitement de la déclaration et que des documents pourraient être demandés à l’appui de la ou des demandes en question ou pour vérifier la déclaration du contribuable. Tous les documents liés à ces déclarations doivent être conservés et il faut nous les envoyer seulement sur demande.

Programme de revue du traitement

Toutes les déclarations des particuliers, qu'elles soient produites par voie électronique ou sur papier, peuvent faire l'objet d'un examen de routine après l'établissement initial de la cotisation. Dans certains cas, cet examen mènera à une demande de documents à l'appui. Cela ne signifie pas nécessairement que vous ou votre client avez fait des erreurs ou des omissions. À moins que votre client ait signé la partie D – Déclaration de renseignements pour la transmission électronique d'une déclaration de revenus et de prestations d'un particulier du formulaire T183, et que cette information nous ait été transmise, nous communiquerons directement avec votre client si nous avons besoin de documents à l'appui.

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