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Questions et réponses à l’intention des gestionnaires concernant la Directive sur l’administration des priorités

Table des matières

Objet

Q 1 : Pourquoi y a-t-il une Directive sur l'administration des priorités?

La Directive sur l'administration des priorités fait partie intégrante des Lignes directrices sur les nominations prioritaires. Elle renferme en un seul et même document les rôles et responsabilités de la CFP, des organisations et des bénéficiaires de priorité en ce qui a trait au respect des droits de priorité. La CFP a élaboré la Directive sur l'administration des priorités en réponse aux commentaires formulés par les organisations quant à la nécessité d'accroître la clarté, la sensibilisation et la compréhension des rôles et responsabilités des trois intervenants clés, soit la CFP, les organisations et les bénéficiaires de priorité. Ce besoin est également ressorti dans les constatations principales découlant d'une évaluation du programme des droits de priorités.

Présentation des bénéficiaires de priorité

Q 2 : Pourquoi les gestionnaires d'embauche sont-ils tenus de respecter les droits de priorité?

En vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), la CFP a subdélégué les pouvoirs de nomination à l'administrateur général des organisations au moyen de l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN). Certains de ces pouvoirs ont par la suite été subdélégués aux gestionnaires d'embauche. Pour exercer les pouvoirs qui leur ont été délégués, les gestionnaires d'embauche doivent effectuer ce qui suit :

Q 3 : En quoi consiste mon rôle à titre de gestionnaire d'embauche lorsqu'il s'agit de prendre en considération la candidature des bénéficiaires de priorité?

À titre de gestionnaire d'embauche, vous établissez les qualifications essentielles correspondant aux tâches que devra accomplir le titulaire du poste à doter. Les qualifications essentielles utilisées pour évaluer les bénéficiaires de priorité doivent être les mêmes que celles qui seraient utilisées dans un processus de nomination.

La prise en considération de la candidature des bénéficiaires de priorité est une étape à part entière qui doit être effectuée avant le lancement du processus de nomination. Lorsqu'aucun bénéficiaire de priorité n'est jugé qualifié pour la nomination, on peut lancer le processus de nomination. Une fois que l'énoncé des critères de mérite et les outils d'évaluation relatifs à la dotation du poste pour une durée déterminée ou pour une période indéterminée sont prêts, il faut demander à la CFP de présenter la candidature de bénéficiaires de priorité. Pour ce faire, le personnel des ressources humaines de votre organisation doit présenter une demande d'autorisation en matière de priorité via le Système de gestion de l'information sur les priorités. Vous devrez par la suite évaluer les bénéficiaires de priorité et en nommer un s'il possède les qualifications essentielles et satisfait aux conditions d'emploi du poste, tout en respectant l'ordre de préséance des droits de priorité.

Les bénéficiaires de priorité présentés par la CFP doivent être évalués avant les candidats dans le cadre d'un processus de nomination, ce qui permet d'assurer une évaluation juste et d'éviter la comparaison avec les autres candidats. Les bénéficiaires de priorité doivent avoir un délai raisonnable pour se préparer aux entrevues, aux examens ou aux autres modes d'évaluation utilisés (c.-à-d. qu'ils doivent avoir le même traitement que les candidats dans le cadre d'un processus annoncé ou non annoncé).

Q 4 : Quelles sont les mesures de dotation qui requièrent une demande d'autorisation en matière de priorité?

Sous réserve de certaines exceptions, l'obligation d'obtenir une autorisation en matière de priorité s'applique à la dotation de tous les postes vacants pour une durée déterminée et pour une période indéterminée, dans toutes les régions et toutes les organisations assujetties à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, quel que soit le type de processus de nomination (annoncé ou non annoncé; interne ou externe).

Les bénéficiaires de priorité peuvent être pris en considération et nommés pour n’importe quel groupe professionnel et niveau, tant qu’ils possèdent les qualifications essentielles et satisfont aux conditions d'emploi du poste; les bénéficiaires d’un droit de priorité de réintégration font exception à cette règle.

Le droit de priorité pour l’époux ou conjoint de fait survivant s’applique seulement dans le cadre des processus de nomination externe annoncés.

La zone de sélection ne s'applique pas aux bénéficiaires de priorité.

Bénéficiaires de priorité qui présentent eux-mêmes leur candidature

Q 5 : À quelle étape du processus de nomination les bénéficiaires de priorité peuvent-ils présenter eux-mêmes leur candidature?

Un bénéficiaire de priorité peut présenter sa candidature après la fin de la période d'affichage du poste ou après l'obtention d'un numéro d'autorisation en matière de priorité. Dans le cas d'un processus de nomination interne, un bénéficiaire de priorité peut présenter sa candidature à tout moment du processus avant que la notification de nomination ou de proposition de nomination soit publiée dans le Système de ressourcement de la fonction publique (Emplois GC). Dans le cas d'un processus de nomination externe, le bénéficiaire de priorité qui a présenté sa candidature doit être considéré jusqu'à ce qu'une lettre d'offre soit signée par la personne qui a été proposée en vue de la nomination.

Q 6 : Les bénéficiaires d'une priorité de personne mise en disponibilité peuvent-ils postuler à n'importe quel processus de nomination?

Oui. Un employé qui a été mis en disponibilité a le droit de participer à tout processus de nomination annoncé auquel il aurait pu participer à titre de candidat s'il n'avait pas été mis en disponibilité.

Évaluation des bénéficiaires de priorité

Q 7 : Pourquoi est-il important que les organisations informent les bénéficiaires de priorité des différentes étapes d'un processus d'évaluation?

Les bénéficiaires de priorité doivent être traités de façon juste, et le processus de nomination et les résultats en découlant doivent être transparents. Les bénéficiaires de priorité doivent avoir un délai raisonnable pour se préparer aux entrevues, aux examens ou aux autres modes d'évaluation qui seront utilisés. Le fait de fournir aux bénéficiaires de priorité un délai raisonnable pour se préparer à l'évaluation permet également aux personnes handicapées de faire connaître leurs besoins en matière d'adaptation et de demander les mesures d'adaptation nécessaires dans le cadre de l'évaluation. Il est également important de garder en tête que certains bénéficiaires de priorité ne sont pas des fonctionnaires et peuvent donc avoir besoin d'explications au sujet des processus de nomination ou des méthodes d'évaluation.

Q 8 : Une fois qu'une organisation a été informée des bénéficiaires de priorité intéressés par le poste à pourvoir, de combien de temps dispose-t-elle pour les évaluer?

Une fois que l'organisation reçoit le nom des bénéficiaires de priorité, elle est censée les évaluer et leur donner de la rétroaction dans les 60 jours civils. L'organisation doit tenir compte de la durée des droits de priorité lors de la planification des évaluations. La Commission de la fonction publique surveille tout retard dans l'évaluation des bénéficiaires de priorité qui pourrait mettre en péril leur droit de priorité, et assure un suivi auprès des organisations d'embauche, le cas échéant.

Rétroaction sur les présentations

Q 9 : Dois-je fournir les résultats d'évaluation et une rétroaction aux bénéficiaires de priorité?

Oui. Les résultats d'évaluation doivent être fournis par écrit aux bénéficiaires de priorité, au moyen du Formulaire de rétroaction concernant les présentations de bénéficiaires de priorité du Système de gestion de l'information sur les priorités. Vous devriez fournir des explications détaillées au sujet de l'évaluation aux bénéficiaires de priorité et leur présenter des motifs raisonnables pour expliquer pourquoi vous avez conclu qu'ils possédaient ou non les qualifications essentielles ou qu'ils satisfaisaient ou non aux conditions d'emploi. Si un bénéficiaire de priorité vous demande des précisions sur les résultats d'évaluation, vous devrez en discuter avec lui en temps opportun. L'objet de cet exercice est de veiller à ce que les bénéficiaires de priorité dont la candidature a été éliminée comprennent bien les raisons à l'origine de la décision.

Autorisation en matière de priorité

Q 10 : À titre de gestionnaire, ai-je accès au Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP)?

Non. L'accès au Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP) est limité au personnel responsable de l'administration des priorités de la CFP ainsi qu'aux membres du personnel des ressources humaines des organisations. Les personnes ayant accès au système sont informées des exigences en matière de protection des renseignements personnels ainsi que de l'utilisation appropriée et de la divulgation des renseignements contenus dans le système.

Le système dispose toutefois d'un bouton « Entrée des invités » que les gestionnaires peuvent uniquement utiliser pour accéder aux rapports personnalisés du SGIP contenant des renseignements regroupés, par exemple sur les flux entrants et sortants des bénéficiaires de priorité.

Q 11 : Mes besoins en dotation ont changé depuis que mon organisation a présenté une demande d'autorisation en matière de priorité. Faut-il présenter une nouvelle demande d'autorisation en matière de priorité à la CFP?

Il faut présenter une nouvelle demande d'autorisation en matière de priorité si les qualifications essentielles, y compris les exigences en matière de langues officielles ou les conditions d'emploi ont été modifiées à un point tel que d'autres bénéficiaires de priorité auraient pu être identifiés au cours de la recherche et conséquemment on devrait prendre leur candidature en considération.

Nomination d'un bénéficiaire de priorité

Q 12 : Sur quels éléments doit reposer la décision de nommer un bénéficiaire de priorité?

La décision de nommer un bénéficiaire de priorité pourrait être prise uniquement à la lumière de l'évaluation des qualifications essentielles et s'il satisfait aux conditions d'emploi. Les autres critères de mérite, comme les qualifications constituant un atout, les exigences opérationnelles ou les besoins organisationnels actuels ou futurs, ne peuvent pas faire l'objet d'une évaluation ni influer sur la décision.

Inscription des bénéficiaires de priorité

Q 13 : Qu'attend-on des gestionnaires en ce qui concerne le Formulaire d'attestation du gestionnaire?

Les gestionnaires doivent signer le formulaire d’attestation du gestionnaire avant d'inscrire un bénéficiaire de priorité de fonctionnaire excédentaire dans le Système de gestion de l’information sur les priorités. En signant le formulaire, le gestionnaire responsable du fonctionnaire excédentaire atteste que l'organisation serait prête à nommer cette personne à un poste pour lequel elle possède les qualifications, si ce poste était disponible au sein de l'organisation. Le formulaire n’est pas requis pour les autres types de priorités. Le formulaire dûment signé doit être envoyé à la Commission de la fonction publique avec la documentation de soutien indiquée dans le Guide sur les droits de priorité.

Q 14 : Qu'advient-il si le gestionnaire ne veut pas signer le Formulaire d'attestation du gestionnaire?

Si le gestionnaire responsable ne veut pas signer le Formulaire d'attestation du gestionnaire, il doit discuter de ses préoccupations avec son supérieur afin de trouver une stratégie appropriée pour l'employé dont il est responsable. Le formulaire doit être signé avant qu'un employé excédentaire puisse être inscrit dans le Système de gestion de l’information sur les priorités et ainsi être identifié et tenu informé des postes offerts dans la fonction publique. Il est possible de discuter de situations précises avec un conseiller en droits de priorité de l’organisation.

Q 15 : Qu'advient-il si le bénéficiaire de priorité ne veut pas signer le formulaire de consentement?

Si un bénéficiaire de priorité choisit de ne pas signer le formulaire de consentement, il ne peut pas être inscrit dans le Système de gestion de l’information sur les priorités (SGIP), puisque la consignation de renseignements personnels dans le SGIP sans consentement contrevient aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le SGIP est le seul moyen dont dispose la Commission de la fonction publique (CFP) pour identifier les bénéficiaires de priorité pour des postes. Si un bénéficiaire de priorité n’est pas inscrit au SGIP, la CFP ne pourra pas l’identifier et le tenir informé des postes offerts; par conséquent, il lui incombera de présenter lui-même sa candidature afin de trouver un emploi continu, avec l’appui de son organisation.

Appui aux bénéficiaires de priorité

Q 16 : Quel type d'appui est fourni aux bénéficiaires de priorité?

Un facteur clé qui favorise la nomination des bénéficiaires de priorité est l'appui et l'orientation offerts par le gestionnaire et le personnel des ressources humaines de l'organisation d'attache. Ainsi, les bénéficiaires de priorité doivent avoir accès aux services d'un conseiller en ressources humaines qui puisse les aider à comprendre leurs droits et responsabilités et qui s'assure qu'ils disposent de tous les renseignements nécessaires pour prendre des décisions éclairées.

De plus, l'organisation d’attache responsable des bénéficiaires de priorité est tenue de leur fournir les outils nécessaires pour les aider dans leur recherche d'emploi (par exemple, de l'aide pour préparer leur curriculum vitae, des conseils sur les techniques d'entrevue, l'accès à Emplois GC). Le gestionnaire joue aussi un rôle important lorsqu'il s'agit d'appuyer les bénéficiaires de priorité dans leur recherche d'emploi, de leur offrir des possibilités d'emploi réelles et de fournir des références à leurs employés.

Q 17 : Est-ce que du travail temporaire peut être offert à un bénéficiaire de priorité pendant la durée de son droit de priorité?

Oui. Les bénéficiaires de priorité qui acceptent une affectation ou un détachement continueront d’être identifiés pour des postes pour lesquels ils pourraient posséder les qualifications jusqu'à la fin de leur durée de droit de priorité, ou jusqu'à ce qu'ils acceptent un poste pour une période indéterminée.

Pour les personnes dont les droits ne permettent pas une affectation ou un détachement parce qu'elles n'ont pas de poste d'attache (par exemple, congé ou membre des Forces armées canadiennes libéré pour des raisons médicales), d'autres types d'emploi temporaire peuvent être proposés, tels que des contrats à durée déterminée, des contrats occasionnels ou du travail à temps partiel. Remarque : Ces options ne sont pas limitées aux personnes qui n'ont pas de poste d'attache.

Selon le type de droit de priorité, si la période d'emploi de durée déterminée d'un bénéficiaire de priorité est convertie en période indéterminée en vertu du paragraphe 59(1) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), son droit de priorité prendra fin puisqu'il aura obtenu un emploi permanent dans la fonction publique fédérale. De plus, selon le type de droit de priorité original, si le nouveau poste est d'un groupe et d'un niveau inférieurs, la personne pourrait être admissible à un droit de priorité de réintégration à compter de la date de sa conversion à une période indéterminée.

Cependant, dans ce même scénario, si le bénéficiaire de priorité demande plutôt, sans une bonne raison ou une raison suffisante, que le poste de durée déterminée se poursuive sans conversion à une période indéterminée malgré le paragraphe 59(1) de la LEFP, son droit de priorité prendra fin le jour de sa demande.

Q 18 : Outre les dispositions relatives aux droits de priorité découlant de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, les employés visés par le réaménagement des effectifs ont-ils d'autres droits que je dois respecter à titre de gestionnaire?

Les employés ont également des droits en vertu de la Directive sur le réaménagement des effectifs, des conventions collectives connexes et de la Directive sur les conditions d’emploi pour les cadres supérieurs. Parmi ces droits, mentionnons le recyclage dans les cas où le bénéficiaire d'une priorité de fonctionnaire excédentaire ou de personne mise en disponibilité ne serait pas qualifié aux fins d'une nomination immédiate, ainsi que la protection salariale dans les cas où il serait nommé à un poste de niveau inférieur.

Toute question concernant l’application et l’interprétation de ces ententes doit être adressée à l’employeur (le Conseil du Trésor), qui en est responsable.

Besoin d'aide?

Q 19 : À qui s'adresser pour les questions au sujet des droits de priorité?

Le premier point de contact du gestionnaire pour toutes les questions liées aux droits de priorité est son conseiller en ressources humaines.

Les conseillers en ressources humaines peuvent communiquer avec leur service ministériel ou leur conseiller en droits de priorité pour obtenir de l'aide

Consultez la Foire aux questions : Guide sur les droits de priorité

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