Questions et réponses à l’intention des gestionnaires concernant la Directive sur l’administration des priorités
Table des matières
- Objet
- Présentation des bénéficiaires de priorité
- Bénéficiaires de priorité qui présentent eux-mêmes leur candidature
- Évaluation des bénéficiaires de priorité
- Rétroaction sur les candidatures présentées
- Autorisation en matière de priorité
- Nomination d'un bénéficiaire de priorité
- Inscription des bénéficiaires de priorité
- Appui aux bénéficiaires de priorité
- Besoin d'aide?
Objet
Q 1 : Pourquoi élabore-t-on une nouvelle Directive sur l'administration des priorités?
La Directive sur l'administration des priorités fait partie intégrante des Lignes directrices sur les nominations prioritaires. Elle renferme en un seul et même document les rôles et responsabilités de la CFP, des organisations et des bénéficiaires de priorité en ce qui a trait au respect des droits de priorité. La CFP a élaboré la Directive sur l'administration des priorités en réponse aux commentaires formulés par les organisations quant à la nécessité d'accroître la clarté, la sensibilisation et la compréhension des rôles et responsabilités des trois intervenants clés, soit la CFP, les organisations et les bénéficiaires de priorité. Ce besoin est également ressorti dans les constatations principales découlant d'une évaluation du programme d'administration des priorités.
Présentation des bénéficiaires de priorité
Q 2 : Pourquoi les gestionnaires d'embauche sont-ils tenus de respecter les droits de priorité?
En vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), la CFP a subdélégué les pouvoirs de nomination à l'administrateur général des organisations au moyen de l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN). Certains de ces pouvoirs ont par la suite été subdélégués aux gestionnaires d'embauche. Pour exercer les pouvoirs qui leur ont été délégués, les gestionnaires d'embauche doivent effectuer ce qui suit :
- s'assurer que les décisions de nomination sont conformes aux exigences de la LEFP et du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP), à l'instrument de subdélégation des pouvoirs de nomination établi par l'administrateur général et la CFP, et aux lignes directrices de l'organisation en matière de nomination;
- respecter les exigences et les valeurs énoncées dans la loi (c.-à-d. le mérite, l'impartialité politique, la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité).
Q 3 : En quoi consiste mon rôle à titre de gestionnaire d'embauche lorsqu'il s'agit de prendre en considération la candidature des bénéficiaires de priorité?
À titre de gestionnaire d'embauche, vous établissez les qualifications essentielles correspondant aux tâches que devra accomplir le titulaire du poste à doter. Les qualifications essentielles utilisées pour évaluer les bénéficiaires de priorité doivent être les mêmes que celles qui seraient utilisées dans un processus de nomination.
La prise en considération de la candidature des bénéficiaires de priorité est une étape à part entière qui doit être effectuée avant le lancement du processus de nomination. Lorsqu'aucun bénéficiaire de priorité n'est jugé qualifié pour la nomination, on peut lancer le processus de nomination. Une fois que l'énoncé des critères de mérite et les outils d'évaluation relatifs à la dotation du poste pour une durée déterminée ou pour une période indéterminée sont prêts, il faut demander à la CFP de présenter la candidature de bénéficiaires de priorité. Pour ce faire, le personnel des ressources humaines de votre organisation doit présenter une demande d'autorisation en matière de priorité via le Système de gestion de l'information sur les priorités. Vous devrez par la suite évaluer les bénéficiaires de priorité et les nommer s'ils possèdent les qualifications essentielles et satisfont aux conditions d'emploi du poste, tout en respectant l'ordre de préséance des droits de priorité.
Les bénéficiaires de priorité présentés par la CFP doivent être évalués avant les candidats dans le cadre d'un processus de nomination, ce qui permet d'assurer une évaluation juste et d'éviter la comparaison avec les autres candidats. Les bénéficiaires de priorité doivent avoir un délai raisonnable pour se préparer aux entrevues, aux examens ou aux autres modes d'évaluation utilisés (c.-à-d. qu'ils doivent avoir le même traitement que les candidats dans le cadre d'un processus annoncé ou non annoncé).
Q 4 : Quelles sont les mesures de dotation qui requièrent une demande d'autorisation en matière de priorité?
Sous réserve de certaines exceptions, l'obligation d'obtenir une autorisation en matière de priorité s'applique à la dotation de tous les postes vacants pour une durée déterminée et pour une période indéterminée, dans toutes les régions et toutes les organisations assujetties à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, quel que soit le type de processus de nomination (annoncé ou non annoncé; interne ou externe), ce qui comprend les nominations effectuées dans les contextes suivants :
- Nomination pour une durée déterminée (quelle que soit la durée);
- Nomination dans le cadre des programmes suivants ou à l'issue de ces programmes : PRPAF, PRPVI, PAAP;
- Nominations externes à des postes des groupes DS, SE-RES, UT ou de tout autre groupe professionnel pour lequel le système de nomination pour les promotions est fondé sur les qualités du titulaire;
- Recrutement postsecondaire;
- Mécanisme d'intégration des étudiants;
- Conversion d'un poste de durée déterminée en un poste pour une période indéterminée, à l'exception des situations prévues à l'article 59 de la LEFP;
- Nomination d'un bénéficiaire de priorité;
- Nomination à un poste à temps partiel (à l'exception des situations prévues par le Décret approuvant l'exclusion sur le travail à temps partiel);
- Emploi saisonnier (nomination initiale);
- Nomination à l'issue d'un processus annoncé pour lequel une autorisation en matière de priorité n'a pas déjà été obtenue (liste ou bassin de candidats préqualifiés);
- Nomination découlant d'un processus de dotation anticipée annoncé pour lequel l'autorisation en matière de priorité n'a pas été obtenue;
- Programmes d'apprentissage et de perfectionnement professionnel (y compris les programmes de perfectionnement approuvés à l'échelle ministérielle) – une autorisation en matière de priorité est requise au moment de la nomination initiale et de la nomination à la sortie du programme;
- Poste réservé aux groupes désignés de l'EE (nomination de membres d'un groupe désigné conformément à un programme d'EE prévoyant la restriction de la nomination à ce groupe).
Mis à part le droit de priorité de réintégration, les bénéficiaires de priorité peuvent être pris en considération et nommés à tout poste, quel que soit le groupe professionnel et le niveau, dans la mesure où ils possèdent les qualifications essentielles et satisfont aux conditions d'emploi du poste.
La zone de sélection ne s'applique pas aux bénéficiaires de priorité.
Bénéficiaires de priorité qui présentent eux-mêmes leur candidature
Q 5 : À quelle étape du processus de nomination les bénéficiaires de priorité peuvent-ils présenter eux-mêmes leur candidature?
Un bénéficiaire de priorité peut présenter sa candidature après la fin de la période d'affichage du poste ou après l'obtention d'un numéro d'autorisation en matière de priorité. Dans le cas d'un processus de nomination interne, un bénéficiaire de priorité peut présenter sa candidature à tout moment du processus avant que la notification de nomination ou de proposition de nomination soit publiée sur Publiservice. Dans le cas d'un processus de nomination externe, le bénéficiaire de priorité qui a présenté sa candidature doit être considéré jusqu'à ce qu'une lettre d'offre soit signée par la personne qui a été proposée en vue de la nomination.
Q 6 : Les bénéficiaires d'une priorité de personne mise en disponibilité peuvent-ils postuler à n'importe quel processus de nomination?
Oui. Un employé qui a été mis en disponibilité a le droit de participer à tout processus de nomination annoncé auquel il aurait pu participer à titre de candidat s'il n'avait pas été mis en disponibilité.
Évaluation des bénéficiaires de priorité
Q 7 : Pourquoi est-il important que les organisations informent les bénéficiaires de priorité des différentes étapes d'un processus d'évaluation?
Les bénéficiaires de priorité doivent être traités de façon juste, et le processus de nomination et les résultats en découlant doivent être transparents. Les bénéficiaires de priorité doivent avoir un délai raisonnable pour se préparer aux entrevues, aux examens ou aux autres modes d'évaluation qui seront utilisés. Le fait de fournir aux bénéficiaires de priorité un délai raisonnable pour se préparer à l'évaluation permet également aux personnes handicapées de faire connaître leurs besoins en matière d'adaptation et de demander les mesures d'adaptation nécessaires dans le cadre de l'évaluation. Il est également important de garder en tête que certains bénéficiaires de priorité ne sont pas des fonctionnaires et peuvent donc avoir besoin d'explications au sujet des processus de nomination ou des méthodes d'évaluation.
Q 8 : Une fois que la CFP a présenté des candidatures de bénéficiaires de priorité pour une possibilité d'emploi, de combien de temps dispose-t-on pour évaluer les bénéficiaires de priorité?
Une fois que votre organisation a demandé à la CFP de lui présenter des candidatures et que celles-ci lui ont été présentées, vous devez évaluer les bénéficiaires de priorité et leur fournir une rétroaction dans les 60 jours suivant la présentation des candidatures. Vous devriez également tenir compte de la durée des droits de priorité au moment de planifier l'évaluation des bénéficiaires de priorité. La CFP surveille tout retard dans l'évaluation des bénéficiaires de priorité qui pourrait mettre en péril leur droit de priorité et assure un suivi auprès des organisations d'embauche, le cas échéant.
Rétroaction sur les candidatures présentées
Q 9 : Dois-je fournir les résultats d'évaluation et une rétroaction aux bénéficiaires de priorité?
Oui. Les résultats d'évaluation doivent être fournis par écrit aux bénéficiaires de priorité, au moyen du Formulaire de rétroaction concernant les présentations de bénéficiaires de priorité du Système de gestion de l'information sur les priorités. Vous devriez fournir des explications détaillées au sujet de l'évaluation aux bénéficiaires de priorité et leur présenter des motifs raisonnables pour expliquer pourquoi vous avez conclu qu'ils possédaient ou non les qualifications essentielles ou qu'ils satisfaisaient ou non aux conditions d'emploi. Si un bénéficiaire de priorité vous demande des précisions sur les résultats d'évaluation, vous devrez en discuter avec lui en temps opportun. L'objet de cet exercice est de veiller à ce que les bénéficiaires de priorité dont la candidature a été éliminée comprennent bien les raisons à l'origine de la décision.
Autorisation en matière de priorité
Q 10 : À titre de gestionnaire, ai-je accès au Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP)?
Non. L'accès au Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP) est limité au personnel responsable de l'administration des priorités de la CFP ainsi qu'aux membres du personnel des ressources humaines des organisations. Les personnes ayant accès au système sont informées des exigences en matière de protection des renseignements personnels ainsi que de l'utilisation appropriée et de la divulgation des renseignements contenus dans le système.
Le système dispose toutefois d'un bouton « Entrée des invités » que les gestionnaires peuvent uniquement utiliser pour accéder aux rapports personnalisés du SGIP contenant des renseignements regroupés, par exemple sur les flux entrants et sortants des bénéficiaires de priorité.
Q 11 : Mes besoins en dotation ont changé depuis que mon organisation a présenté une demande d'autorisation en matière de priorité. Faut-il présenter une nouvelle demande d'autorisation en matière de priorité à la CFP?
Il faut présenter une nouvelle demande d'autorisation en matière de priorité si les qualifications essentielles, y compris les exigences en matière de langues officielles ou les conditions d'emploi ont été modifiées à un point tel que d'autres bénéficiaires de priorité auraient pu être identifiés au cours de la recherche et conséquemment on devrait prendre leur candidature en considération.
Nomination d'un bénéficiaire de priorité
Q 12 : Sur quels éléments doit reposer la décision de nommer un bénéficiaire de priorité?
La décision de nommer un bénéficiaire de priorité pourrait être prise uniquement à la lumière de l'évaluation des qualifications essentielles et s'il satisfait aux conditions d'emploi. Les autres critères de mérite, comme les qualifications constituant un atout, les exigences opérationnelles ou les besoins organisationnels actuels ou futurs, ne peuvent pas faire l'objet d'une évaluation ni influer sur la décision.
Q 13 : Qu'entend-on par « ordre de préséance des droits de priorité ».
Il existe quatre droits de priorité qui sont définis dans la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et qui sont désignés comme des « droits de priorité d'origine légale ». Les bénéficiaires d'un droit de priorité d'origine légale doivent être nommés avant tous les autres, dans l'ordre suivant :
- Membres des Forces armées canadiennes libérés pour des raisons médicales attribuables au service
- Fonctionnaire excédentaire de l'organisation;
- Fonctionnaire en congé;
- Personne mise en disponibilité.
Les droits de priorité définis dans le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique sont pour leur part désignés comme des « droits de priorité d'origine réglementaire ». Les personnes bénéficiant d'un droit de priorité d'origine réglementaire sont nommées après les personnes bénéficiant d'un droit de priorité d'origine légale, mais il n'y a pas d'ordre précis à respecter dans leur cas. Ces types de priorités sont les suivants :
- Fonctionnaire excédentaire provenant d'autres organisations;
- Fonctionnaire qui devient handicapé;
- Certains membres des Forces canadiennes ou de la Gendarmerie royale du Canada libérés ou licenciés pour des raisons médicales;
- Réinstallation de l'époux ou du conjoint de fait;
- Réintégration;
- Époux ou conjoint de fait survivant.
Inscription des bénéficiaires de priorité
Q 14 : Qu'attend-on des gestionnaires en ce qui concerne le Formulaire d'attestation du gestionnaire?
Les gestionnaires doivent signer le formulaire avant d'inscrire un bénéficiaire de priorité de fonctionnaire excédentaire dans le SGIP. En signant le formulaire, le gestionnaire responsable du fonctionnaire excédentaire atteste que l'organisation serait prête à nommer cette personne à un poste pour lequel elle possède les qualifications, si ce poste était disponible au sein de l'organisation. Le formulaire n’est pas requis pour les autres types de priorités. Le formulaire dûment signé doit être envoyé à la CFP avec la documentation requise telle que précisée dans le Guide sur les droits de priorités.
Q 15 : Qu'advient-il si je ne veux pas signer le Formulaire d'attestation du gestionnaire?
Si, à titre de gestionnaire responsable, vous ne voulez pas signer le Formulaire d'attestation du gestionnaire, vous devriez discuter de vos préoccupations avec votre supérieur afin de trouver une stratégie appropriée pour l'employé dont vous êtes responsable. Le Formulaire d'attestation du gestionnaire doit être signé avant qu'un employé puisse être inscrit dans le SGIP et ainsi voir sa candidature présentée pour des possibilités d'emploi à la fonction publique. Il est possible de discuter de toute situation particulière avec un conseiller en droits de priorité de la CFP.
Q 16 : Dois-je signer le Formulaire d'attestation du gestionnaire pour des bénéficiaires d’une priorité de fonctionnaire excédentaire qui sont déjà inscrits dans le SGIP?
Non. Vous n'êtes pas tenu de signer le formulaire pour des bénéficiaires d’une priorité de fonctionnaire excédentaire qui sont déjà inscrits dans le SGIP. Il s'agit d'une exigence uniquement pour les nouvelles inscriptions dans le SGIP. Pour la plupart des personnes qui sont déjà inscrites dans le SGIP, votre organisation a déjà fourni la même attestation par l'entremise du système au moment de l'inscription.
Q 17 : Qu'advient-il si le bénéficiaire de priorité dont je suis responsable ne veut pas signer le Formulaire de consentement?
Si un bénéficiaire de priorité choisit de ne pas signer le Formulaire de consentement, il ne peut pas être inscrit dans le système puisque la consignation de renseignements personnels dans le SGIP sans le consentement de la personne concernée contreviendrait aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Sa candidature ne pourra pas être repérée pour des possibilités d'emploi au moyen du système. Vous devriez informer cette personne que l’inscription au SGIP est le seul moyen dont dispose la CFP pour repérer la candidature de bénéficiaires de priorité pour des opportunités d’emplois. Il incombera donc au bénéficiaire de priorité de présenter lui-même sa candidature dans le cadre de processus de nomination.
Appui aux bénéficiaires de priorité
Q 18 : Quel type d'appui est fourni aux bénéficiaires de priorité?
Un facteur clé qui favorise la nomination des bénéficiaires de priorité est l'appui et l'orientation offerts par le gestionnaire et le personnel des ressources humaines de l'organisation d'attache. Ainsi, les bénéficiaires de priorité doivent avoir accès aux services d'un conseiller en ressources humaines qui puisse les aider à comprendre leurs droits et obligations et qui s'assure qu'ils disposent de tous les renseignements nécessaires pour prendre des décisions éclairées. De plus, l'organisation responsable des bénéficiaires de priorité est tenue de leur fournir les outils nécessaires pour les aider dans leur recherche d'emploi (p. ex. de l'aide pour préparer leur curriculum vitae, des conseils sur les techniques d'entrevue, l'accès à Publiservice, etc.). À titre de gestionnaire d'embauche, vous jouez un rôle important lorsqu'il s'agit d'appuyer les bénéficiaires de priorité dans leur recherche d'emploi, de leur offrir des possibilités d'emploi réelles et de fournir des références à leur égard.
Q 19 : Puis-je offrir du travail de façon temporaire à un bénéficiaire de priorité pendant la durée de son droit de priorité au moyen d'une affectation?
Oui. Les bénéficiaires de priorité qui acceptent une affectation ou un détachement continueront de voir leur candidature présentée à des postes pour lesquels ils pourraient posséder les qualifications jusqu'à l'expiration de leur droit de priorité ou jusqu'à ce qu'ils acceptent un poste pour une période indéterminée.
Q 20 : Outre les dispositions relatives aux droits de priorité découlant de la LEFP, les personnes visées par le réaménagement des effectifs ont-elles d'autres droits que je dois respecter à titre de gestionnaire?
Les fonctionnaires ont également des droits en vertu de la Directive sur le réaménagement des effectifs et des conventions collectives connexes. Parmi ces droits, mentionnons le recyclage dans les cas où le bénéficiaire d'une priorité de fonctionnaire excédentaire ou de personne mise en disponibilité ne serait pas qualifié aux fins d'une nomination immédiate, ainsi que la protection salariale dans les cas où il serait nommé à un poste de niveau inférieur. Ces ententes sont la responsabilité de l'Employeur (le Conseil du Trésor), et toute question concernant leur application et leur interprétation doit être adressée à celui-ci. Pour de plus amples renseignements, prière de consulter le site Web de l'Employeur.
Besoin d'aide?
Q 21 : À qui dois-je m'adresser si j'ai besoin d'aide ou si j'ai des questions sur l'administration des priorités?
À titre de gestionnaire, votre premier point de contact pour toutes les questions liées à l'administration des priorités est le conseiller en RH de votre organisation.
Pour consulter d'autres questions et réponses concernant l'administration des priorités, veuillez vous rendre sur le site Web de la CFP.
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