Conformité des employeurs aux normes du travail fédérales

Sur cette page

Le Programme du travail appuie et encourage les employeurs à se conformer au Code canadien du travail (le Code) au moyen d’activités :

  • de sensibilisation; et
  • d’éducation.

Lorsque les employeurs ne respectent pas le Code, le Programme du travail utilise des mesures servant à assurer la conformité. Ces mesures sont équitables, prévisibles et cohérentes à l’échelle nationale.

Remarque : aux fins de cette page web, la référence à "employé(s)" inclut également les personnes souvent appelées "stagiaires". Les "étudiants stagiaires" qui entreprennent des stages pour répondre aux exigences de leur programme d'études ne sont pas des employés.

Conformité aux normes du travail fédérales

Les employeurs et les employés sous réglementation fédérale doivent respecter les conditions d’emploi relatives aux salaires et à d’autres avantages sociaux. Celles-ci sont énoncées dans la partie III du Code. Ainsi, les règles du jeu sont équitables pour tous les milieux de travail et industries sous réglementation fédérale.

Le Programme du travail peut constater qu’un employeur ne respecte pas ces conditions. Dans de tels cas, celui-ci peut prendre un certain nombre de mesures de conformité et d’application de plus en plus strictes, notamment :

  • promesse de conformité volontaire : Engagement écrit d’un employeur envers le Programme du travail de remédier, dans un délai donné, à une contravention d’ordre :
    • financière; ou
    • non-financière;
  • lettre de détermination : Demande écrite officielle où l’employeur corrige la situation de non conformité. Par exemple, le Programme du travail peut demander à l’employeur de :
    • payer immédiatement des salaires ou autres indemnités; ou
    • mettre en œuvre des politiques et des pratiques appropriées en milieu de travail;
  • ordre de paiement : Si vous ne vous conformez pas, le Programme du travail peut émettre un ordre de paiement. Cet ordre de paiement peut être émis à vous ou à l’administrateur de la société concernée pour recouvrer les salaires impayés. Le Programme du travail ajoutera des frais administratifs au montant dû dans cet ordre de paiement;
  • collecte d’argent : Lorsque vous ou un administrateur ne payez pas l’ordre de paiement, le Programme du travail peut recouvrer le montant dû auprès:
    • de vos débiteurs; ou
    • de l’institution financière; ou
    • des débiteurs ou institution financière de vos administrateur(s);
  • ordre de conformité : Depuis le 1er janvier 2021, le Programme du travail peut émettre un ordre de conformité pour mettre fin à la non-conformité. Cet ordre permet de prévenir la répétition de toute contravention au Code et au Règlement. Ceci peut comprendre une contravention liée à un permis d’heures excédentaires;
  • sanction administrative pécuniaire : Depuis le 1er janvier 2021, le Programme du travail peut émettre un procès-verbal assorti d’une sanction administrative pécuniaire (SAP). Il peut aussi émettre un procès-verbal si vous ne remédiez pas à une contravention au Code;
  • dépôt à la Cour fédérale : Le Programme du travail peut déposer un ordre de paiement et un procès-verbal à la Cour fédérale, afin de s’assurer qu’il a force exécutoire en tant que jugement de cette cour. Le Programme du travail peut également publier de l’information sur le site web du Programme du Travail concernant :
  • poursuites : Si vous ne remédiez pas à une violation au Code ou au Règlement, le Programme du travail peut choisir de vous poursuivre. Celui-ci peut également emprunter cette voie si vous enfreignez délibérément la loi. Les violations répétées sont des indices d’un tel comportement intentionnel ou délibéré. Si vous êtes reconnu coupable, vous pouvez être soumis aux amendes suivantes :
    • les entreprises seront condamnées à une amende pouvant atteindre :
      • 50 000 $ pour une première infraction;
      • 100 000 $ pour une deuxième infraction; et
      • 250 000 $ pour une troisième infraction (et les infractions suivantes);
    • un employeur qui n’est pas constitué en société est passible d’une amende pouvant atteindre :
      • 10 000 $ pour une première infraction;
      • 20 000 $ pour une deuxième infraction; et
      • 50 000 $ pour une troisième infraction (et les infractions suivantes);
  • dénomination publique des contrevenants : Le Programme du travail publiera des renseignements sur les employeurs qui enfreignent le Code, notamment :
    • tous les ordres de paiement de 5 000 $ ou plus déposés à la Cour fédérale;
    • les sanctions administratives pécuniaires; et
    • les poursuites.

Erreurs de classification des employés

Il est interdit aux employeurs sous réglementation fédérale de commettre des erreurs de classification envers leurs employés pour se soustraire aux obligations que leur impose le Code et le Règlement. Voici une liste d’exemples de situations où une erreur de classification a été commise envers un employé :

  • le chauffeur constitué en société qui satisfait aux critères pour être un employé est classé de manière non conforme comme travailleur autonome ou indépendant;
  • le stagiaire ou l’employé est classé de manière non conforme comme étudiant stagiaire;
  • l’employé qui détient des parts dans une entreprise est classé de manière non conforme comme associé s’il n’exerce aucun contrôle :
    • sur la propriété; ou
    • les activités de gestion.

Tout employeur qui a intentionnellement commis une erreur de classification envers un employé contrevient au Code. Le Programme du travail peut prendre à son égard des mesures d’exécution de la loi pouvant aller jusqu’à une sanction administrative pécuniaire (SAP) ou une poursuite.

Tenue de registres

En tant qu’employeur, vous devez conserver le registre de paie et les autres registres d’emploi de chaque employé pendant au moins 36 mois. Lorsque l’emploi se termine, vous devez aussi conserver les registres de l’employé pour un autre 36 mois. De plus, vous devez afficher l’Annexe II « Avis relatif au Code canadien du travail – partie III » dans le lieu de travail. Cette annexe est affichée afin que vos employés sachent leurs droits et où obtenir plus d’information sur les normes du travail fédérales.

Vous devez également conserver les registres de chaque étudiant stagiaire pendant au moins 36 mois après la fin du stage.

Ce que les registres doivent contenir pour les employés

Le Règlement du Canada sur les normes du travail (Règlement) énumère en détail ce que vous devez inclure dans le dossier de chaque employé. En général, le registre d’emploi et le registre de paie de chaque employé doivent contenir les informations suivantes :

Registres généraux

  • Les dates d’entrée en fonction et de départ de chacun de ses employés (paragraphe 24(1) du Règlement);
  • Le nom;
  • L’adresse;
  • Le NAS;
  • La catégorie d’emploi;
  • le sexe
  • l’âge (inclut seulement dans le registre pour les employés âgés de moins de 17 ans)
  • Le salaire (à l’heure, à la semaine, au mois ou d’une autre façon) et les détails de tout changement de salaire (alinéa 24(2)(b) du Règlement);
  • Le mode de calcul utilisé quand le salaire est calculé autrement (alinéa 24(2)(c) du Règlement);
  • Les heures de travail fournies chaque jour sauf dans le cas où l’employé est :
    • un gestionnaire, un superintendant ou un employé qui exerce des fonctions de gestion;
    • un architecte, un dentiste, un ingénieur, un avocat ou un médecin;
    • un membre de n’importe quelle classes d’employé suivantes, soustrait à l’application des heures de travail standards et maximales (alinéa 24(2)(d) du Règlement) :
      • Commission des vendeurs de l’industrie de la radiodiffusion;
      • Commission des vendeurs de l’industrie des banques;
      • Employés des chemins de fer.

Registres des gains

  • Montants versés chaque jour de paie (alinéa 24.(2)(e) du Règlement);
  • Sommes versées pour les heures supplémentaires (alinéa 24.(2)(e) du Règlement);
  • Indemnités de congé annuel (alinéa 24.(2)(e) du Règlement);
  • Indemnités de jour férié (alinéa 24.(2)(e) du Règlement);
  • Indemnités de congé personnel (alinéa 24.(2)(e) du Règlement);
  • Indemnité de congé pour les victimes de violence familiale (alinéa 24.(2)(e) du Règlement);
  • Indemnités de congé de décès (alinéa 24.(2)(e) du Règlement);
  • Indemnités de cessation d’emploi (alinéa 24.(2)(e) du Règlement);
  • Indemnités de départ (alinéa 24.(2)(e) du Règlement);
  • Sommes versées chaque jour de paie, une fois les déductions effectuées (alinéa 24.(2)(f) du Règlement);
  • Dates de début et de fin de chaque période de congé (sous-alinéa 24.(2)(g)(i) du Règlement);
  • Si un employé interrompt son congé annuel, la date d’interruption du congé. De plus, si l’employé a poursuivi son congé, la date à laquelle son congé s’est poursuivi (sous-alinéa 24.(2)(g)(ii) du Règlement);
  • Si un employé reporte son congé annuel, les nouvelles dates de début et de fin de ce congé (sous-alinéa 24.(2)(g)(iii) du Règlement);
  • L’année de service à l’égard de chaque période de congé annuel qui a été accordé (alinéa 24(1)(g.01) du Règlement);
  • Copie de tout avis écrit d’interruption ou de reprise (alinéa 24(2)(g.02) du Règlement) :
    • de vacances;
    • d’un congé parental;
    • d’un congé de maternité;
    • d’un congé de compassion;
    • d’un congé relié à une maladie critique;
    • d’un congé relié à un décès ou une disparition;
  • Date de début et de fin du congé pour tout congé accordé conformément à la section VII - Réaffectation et congé liés à la maternité et autres congés, incluant tout préavis de congé et tout document ou certificat médical fourni par l’employé à l’appui de telles demandes de congé (alinéa 24.(2)(h) du Règlement);
  • Dates du début et de la fin de toute modification des tâches ou réaffectation de l’employée liée à la maternité, et exemplaire de tout préavis s’y rapportant (alinéa 24.(2)(h.1) du Règlement);
  • Tout jour férié ou autre jour de congé payé accordé, tout avis de substitution de jour férié (employé non assujetti à une convention collective), preuve que la substitution a été approuvée (alinéa 24.(2)(i) du Règlement);
  • Périodes de paie adoptées par l’employeur (alinéa 24(2)(k) du Règlement).

Moyenne des heures de travail

  • Avis affiché (alinéa 24.(2)(j) du Règlement);
  • Calcul de la moyenne des heures de travail (alinéa 24.(2)(j) du Règlement);
  • Date de début du calcul de la moyenne (alinéa 24.(2)(j) du Règlement);
  • Détails des réductions (alinéa 24.(2)(j) du Règlement);
  • Nombre d’heures supplémentaires rémunérées, le cas échéant, ou congés compensatoires pour les heures supplémentaires effectuées (alinéa 24.(2)(j) du Règlement).

Exigences additionnelles

  • Exemplaire de tout avis de licenciement donné conformément aux sections IX - Licenciements collectifs ou X – Licenciements individuels (alinéa 24.(2)(l) du Règlement);
  • Exemplaire de la demande écrite de certificat médical présentée par l’employeur conformément à la section XIII – Congé pour décès (alinéa 24.(2)(l) du Règlement);
  • Exemplaire de tout certificat médical produit par l’employé conformément aux sections VII - Réaffectation et congé liés à la maternité, XIII – Congé pour décès et XIII.1 – Maladie ou blessure reliées au travail. Remarque : L’employeur doit maintenir la confidentialité de ces documents (alinéas 24.(2)(h), 24.(2)(l) et 24.(4)(b) du Règlement);
  • Dates de tout congé de décès accordé, ainsi que la copie de l’avis écrit donné conformément à la section VIII – Congé pour décès (alinéa 24.(2)(m) du Règlement) Tout horaire de travail et toute modification d’un horaire de travail fournis à un employé (alinéas 24.(2)(n.1) du Règlement);
  • Tout avis écrit ou toute demande écrite faite conformément aux sections I – Heures de travail ou I.1- Conditions de travail souples (alinéas 24.(2)(n.2) du Règlement);
  • Registre indiquant tout refus effectué conformément au droit de refus de temps supplémentaire ou à l’horaire de travail sans préavis de 96 heures. (alinéas 24.(2)(n.3) et (n.5) du Règlement);
  • Dossier décrivant toute situation dans laquelle le refus de travailler d'un employé a été empêché par une situation que l'employeur ne pouvait raisonnablement prévoir (article 24.(2)(n.4) et (n.6) du Règlement)
  • Congé accordé à l’employé membre de la force de réserve aux termes de la section XV.2 :
    • un relevé des dates de début et de fin du congé et d’interruption de ce congé;
    • une copie de l’avis;
    • une copie de tout certificat médical fourni; et
    • une copie de tout avis donné;
  • Détails des motifs de l’absence d’un employé en raison d’un accident ou d’une maladie professionnels (sous-alinéa 24.(4)(a) du Règlement);
  • Date du retour de l’employé au travail, ou exemplaire de l’avis de l’employeur informant l’employé de l’impossibilité de le réintégrer, motifs à l’appui (alinéa 24.(4)(c) du Règlement).

Ce que les registres doivent contenir pour les étudiants stagiaires

Le Règlement sur les normes relatives aux activités d’apprentissage en milieu de travail (le Règlement) énumère en détail ce que vous devez inclure dans le registre de chaque étudiant stagiaire.

De façon générale, vous devez conserver des registres contenant les renseignements et documents suivants :

  • le nom complet et l’adresse de l’étudiant stagiaire et son âge s’il a moins de 17 ans (alinéa 4.(1)(a) du Règlement);
  • entente de stage (alinéa 4.(1)(b) du Règlement);
  • toute entente écrite entre l’employeur et l’étudiant stagiaire (alinéa 4.(1)(c) du Règlement);
  • toute correspondance entre l’employeur et l’établissement d’enseignement concernant le stage (alinéa 4.(1)(d) du Règlement);
  • les dates du début et de la fin du stage (alinéa 4.(1)(e) du Règlement);
  • le nombre d’heures et les dates auxquelles l’étudiant stagiaire a exercé les activités (alinéa 4.(1)(f) du Règlement);
  • tout jour férié accordé et l’entente écrite donnée par l’étudiant stagiaire si un autre jour y est substitué (alinéa 4.(1)(g) du Règlement);
  • les dates de début et de fin de tout congé accordé à l’étudiant stagiaire. De plus, tout préavis de congé fourni par l’étudiant stagiaire (alinéas 4.(1)(h) et 4.(1)(j) du Règlement);
  • approbation écrite donnée par l’étudiant stagiaire de toute modification de l’horaire de travail (alinéa 4.(1)(i) du Règlement);
  • tout certificat délivré par un professionnel de la santé à l’égard de l’étudiant stagiaire :
    • pauses pour raisons médicales;
    • réaffectation liée à la maternité; ou
    • congé;

(alinéa 4.(1)(k) du Règlement)

  • motifs détaillés de toute absence en raison d’une maladie ou d’un accident liés au stage (sous alinéa 4.(1)(l)(i) du Règlement) et :
    • une copie de tout certificat délivré par un professionnel de la santé attestant que l’étudiant stagiaire est apte à reprendre les activités. Remarque : L’employeur doit maintenir la confidentialité de ces documents (sous alinéa 4.(1)(l)(ii) du Règlement); et
    • date à laquelle l’étudiant stagiaire a repris les activités ou copie d’un avis de l’employeur l’informant que leur reprise n’était pas possible (sous alinéa 4.(1)(l)(iii) du Règlement);
  • dates de début et de fin de toute modification des activités de l’étudiant stagiaire liée à la maternité (alinéa 4.(1)(m) du Règlement).

Partage des registres avec le Programme du travail

Non seulement est-ce obligatoire pour vous de tenir les registres d’emploi et de paie des employés, c’est également avantageux. Le Programme du travail peut demander de consulter vos registres d’emploi et de paie lorsqu’il :

  • inspecte votre lieu de travail; ou
  • enquête sur une plainte.

Si vous ne fournissez pas les documents demandés, le Programme du travail peut décider de prendre des mesures d’exécution. Celles-ci pouvent aller jusqu’à une sanction administrative pécuniaire, basée sur :

  • les renseignements fournis par la personne qui dépose la plainte; et
  • l’omission de tenir des registres.

Pour en savoir plus sur la tenue des registres, consulter : Article 24 du Règlement du Canada sur les normes du travail.

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