Section 5. Recommandations concernant l’évaluation et la mise en œuvre de votre plan sur l’accessibilité

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• Recommandations concernant l’évaluation de votre plan
• Recommandations concernant la tenue des dossiers

Recommandations concernant l’évaluation de votre plan

Votre organisation est tenue de préparer et de publier des rapports d’étape sur la mise en œuvre de son plan sur l’accessibilité. Comme chaque organisation a des ressources, des besoins et des capacités différentes, la Loi canadienne sur l’accessibilité (la Loi) et le Règlement canadien sur l’accessibilité (règlement) ne prescrivent pas d’approche particulière pour la mise en œuvre ni l’évaluation du plan.

Nous vous recommandons d’évaluer activement l’état d’avancement (réussite ou échec) des éléments individuels de votre plan tout au long des trois ans que le plan restera généralement en vigueur avant la mise à jour requise. Cette évaluation pourrait vous aider à préparer vos rapports d’étape et les versions mises à jour de votre plan.

La page web sur L’évaluation au Gouvernement du Canada comprend plusieurs ressources et recommandations sur l’évaluation de politiques, de programmes, de pratiques et de services. Alors que ces conseils et meilleures pratiques ont été mis ensemble en pensant aux organisations fédérales, plusieurs d’entre eux peuvent aussi être utiles pour les entités du secteur privé qui sont sous réglementation fédérale.

Bien que chaque organisation définisse le succès différemment, voici quelques recommandations et pratiques exemplaires pour mettre en œuvre et évaluer votre plan sur l’accessibilité :

• incluez dans le plan des actions précises qui peuvent être mesurées :
  • exemple : installer une rampe bien inclinée à l’entrée du bureau principal au plus tard le [date];
  • exemple : procéder à une évaluation de l’accessibilité des procédures de sortie d’urgence de l’organisation au plus tard avant le [date];
  • exemple : veiller à ce que 75 % des employés suivent une formation sur les communications accessibles au plus tard avant le [date].
• évitez les énoncés vagues ou idéalistes ou encore les choses qui ne peuvent pas être mesurées :
  • exemple : au lieu de dire que vous prévoyez « améliorer l’accessibilité » au sein de votre organisation, précisez les aspects que vous allez améliorer et les mesures concrètes que vous allez prendre;
  • exemple : au lieu de dire que vous avez l’intention de « changer les attitudes » à l’égard des handicaps et de l’accessibilité au sein de votre organisation, précisez les sujets que vous aborderez et les mesures concrètes que vous prendrez.
• faites preuve d’honnêteté et de réflexion lorsque vous évaluez la mise en œuvre de votre plan sur l’accessibilité :
  • vous pourriez constater que certaines mesures de votre plan sont achevées, quelques-uns sont en cours ou d’autres ne sont pas encore entreprises;
  • vous devez fournir des détails semblables sur les mesures à prendre à chaque étape susmentionnée;
  • pour des mesures qui sont présentement en cours ou pas commencés, demandez-vous :
    • quand cette mesure sera-t-elle achevée;
    • quelles ressources supplémentaires pourraient être nécessaires pour mener à bien cette mesure;
    • qu’est-ce qui a empêché que cette mesure soit entreprise ou achevée avant l’échéance proposée;
    • quelles mesures peut-on prendre pour réduire ou prévenir les obstacles à la réalisation de cette mesure.

Recommandations concernant la tenue des dossiers

Nous vous recommandons de tenir des dossiers clairs sur les mesures que l’organisation a prises pour cerner, éliminer et prévenir les obstacles. Il vous sera ainsi plus facile d’élaborer vos rapports d’étape et de mettre à jour votre plan sur l’accessibilité. Ces dossiers seront aussi utiles lors d’une inspection faite par le commissaire à l’accessibilité.

Nous vous recommandons fortement de tenir des dossiers clairs et détaillés au sujet de vos consultations avec des personnes en situation de handicap lors de la préparation de votre plan sur l’accessibilité et votre rapport d’étape. Ces consultations sont exigées par la Loi, et vos dossiers pourraient aider à démontrer que votre plan décrit précisément comment les consultations ont été menées.

Voici quelques éléments spécifiques que nous vous recommandons pour inclusion dans vos dossiers qui documentent les mesures qu’a prises votre organisation pour reconnaître, éliminer et prévenir les obstacles :

• personnes dont vous avez consulté pour préparer votre plan sur l’accessibilité et vos rapports d’étape :
  • gardez un dossier spécifique sur comment vous avez consulté les personnes en situation de handicap;
  • conservez des copies des commentaires ainsi que des autres informations soumis à travers cette consultation.
• détails spécifiques des mesures prises pour identifier, supprimer et prévenir les obstacles :
  • consignez régulièrement l’information pour assurer un suivi de la façon dont les obstacles sont reconnus, éliminés ou évités;
  • consignez les obstacles et les mesures précises que l’organisation a prises pour les éliminer ou les prévenir;
  • notez toute autres étapes futures qui doivent être complétées afin d’éliminer ou de prévenir des obstacles à l’avenir.
• tous les coûts et les ressources nécessaires :
  • le fait d’assurer un suivi à cet égard aidera votre organisation à planifier les améliorations et formations futures en matière d’accessibilité.
• qui était responsable de reconnaître, d’éliminer et de prévenir ces obstacles :
  • vous devez désigner les employés responsables de la mise en œuvre et de la mesure des améliorations en matière d’accessibilité;
  • le fait d’assurer un suivi à cet égard vous aidera à planifier les améliorations futures en matière d’accessibilité ainsi qu’à constituer une équipe de personnes qui peuvent conseiller d’autres employés au sujet de l’accessibilité.
• ce que vous a été dit :
  • la Loi exige que vous établissez un processus de rétroaction formel à travers lequel n’importe quelle personne qui interagit avec votre organisation puisse fournir de la rétroaction concernant la mise en œuvre de votre plan sur l’accessibilité et concernant tous obstacles rencontrés;
  • la loi exige que vous recevez cette rétroaction, en conservez une copie archive, et faites accusé de réception (si la rétroaction n’a pas été envoyé de façon anonyme) de la même façon dont vous l’avez reçu;
  • la loi exige aussi que votre rapport d’étape contient de l’information concernant cette rétroaction et comment celle-ci a été pris en compte;
  • vous avez peut-être aussi communiqué avec des experts, des organisations œuvrant pour les personnes en situation de handicap ou des fournisseurs de services pour obtenir des conseils sur l’élimination et la prévention des obstacles;
  • le fait d’assurer un suivi à cet égard vous aidera à élaborer vos rapports d’étape, mettre à jour votre plan sur l’accessibilité, et donner suite à toute rétroaction;
  • si ces dossiers sont accessibles au public, assurez-vous de supprimer tous les noms et les renseignements personnels pour en assurer la confidentialité.