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Délégations et approbations nécessaires pour une cérémonie de citoyenneté

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’IRCC. Elle est publiée sur le site Web du ministère par courtoisie pour les intervenants.

Dans le cadre de la planification d’une cérémonie, le personnel de la citoyenneté pourrait devoir présenter une demande afin d’obtenir un certain type de délégation ou l’approbation pour inviter une personne ou une organisation particulière ou collaborer avec elle.

Sur cette page :

Demander des délégations pour des cérémonies de citoyenneté

Qui a des pouvoirs de délégation?

Conformément à l’instrument de délégation, le greffier de la citoyenneté canadienne fournit les délégations nécessaires pour les cérémonies de citoyenneté.

Combien de temps faut-il pour obtenir une approbation?

Le greffier de la citoyenneté canadienne répond à la demande de délégation dans un délai d’un jour ouvrable. Si une délégation urgente est nécessaire (le jour même), veuillez communiquer immédiatement avec le greffier de la citoyenneté en envoyant un courriel à l’AC et en indiquant Urgent dans l’en-tête du courriel.

Quelles activités nécessitent une délégation du greffier?

Demander une approbation pour inviter une personne ou une organisation particulière ou pour collaborer avec elle

Qui les approuve?

Les demandes d’approbation pour inviter une personne ou une organisation particulière ou pour collaborer avec elle sont approuvées par l’AC.

Qui a besoin d’une approbation?

Remarque : Ne pas oublier d’inscrire tous les renseignements sur les cérémonies dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC), qui produit le rapport hebdomadaire dans la liste des cérémonies, sur demande régulière de l’AC.

Invité de marque

Temps nécessaire pour l’approbation : Deux jours ouvrables pour obtenir une approbation.

  • Remplir le formulaire Avis concernant la présence d’un ou de plusieurs invités de marque – CIT 0503 et l’envoyer à l’AC.
  • Une fois l’approbation obtenue, veuillez indiquer le nom de l’invité de marque dans le SMGC.
  • EXCEPTION : Bien que les élus, les sénateurs et les membres des Forces canadiennes soient des invités de marque, il ne faut pas remplir de formulaire d’avis concernant la présence d’un ou de plusieurs invités de marque pour ces personnes.

Se reporter aux outils suivants : Glossaire – Invité de marque 

Représentant non élu d’un élu

Temps nécessaire pour l’approbation : Deux jours ouvrables pour obtenir une approbation.

  • Remplir le formulaire Avis concernant la présence d’un ou de plusieurs invités de marque – CIT 0503 et l’envoyer à l’AC.
  • Indiquer le titre du représentant non élu dans le formulaire d’avis concernant la présence d’un ou de plusieurs invités de marque.
  • Une fois approuvé, indiquer le nom du représentant non élu dans le SMGC.

Se reporter aux outils suivants : Collaborer avec des élus.

Qui n’a pas besoin d’approbation?

Élus (p. ex. député fédéral, député provincial ou maire) ou sénateurs

  • Aucune approbation de l’AC n’est nécessaire. Ne pas remplir le formulaire d’avis concernant la présence d’un ou de plusieurs invités de marque.
  • Indiquer le nom de l’élu ou du sénateur dans le SMGC.

Se reporter aux outils suivants : Collaborer avec des élus et Collaborer avec les hôtes et les commanditaires – Lignes directrices pour les hôtes et les commanditaires

Membre des Forces canadiennes (FC)

Se reporter aux outils suivants : Collaborer avec des membres des Forces armées canadiennes et des anciens combattants

Bénévole

  • Aucune approbation de l’AC n’est nécessaire si le bénévole ne prononce pas de discours.
  • Si un bénévole prend la parole durant la cérémonie, il est considéré comme un invité de marque. Il faut donc remplir le formulaire Avis concernant la présence d’un ou de plusieurs invités de marque – CIT 0503 à son sujet.

Se reporter aux outils suivants : Collaborer avec des bénévoles et Glossaire – Bénévole

Une approbation pourrait être requise pour qui ou quoi?

Ancien combattant

  • L’approbation est nécessaire dans quelques situations. Suivre les instructions Communiquer avec un ancien combattant. Ne pas remplir de formulaire d’avis concernant la présence d’un ou de plusieurs invités de marque.
  • Indiquer le nom de l’ancien combattant dans le SMGC.

Membre de la GRC (ou policier)

  • Si vous invitez un membre de la GRC (ou un policier) à la cérémonie à titre de conférencier :
    • il est considéré comme un invité de marque, ce qui nécessite une approbation. Remplir le formulaire Avis concernant la présence d’un ou de plusieurs invités de marque – CIT 0503.  
  • Si le membre de la GRC (ou policier) participe uniquement aux cérémonies d’ouverture et de clôture :

Organisme d’accueil

  • Généralement, aucune approbation de l’AC n’est nécessaire.
  • Indiquer le nom de l’organisme d’accueil dans la liste des cérémonies bien à l’avance ainsi que dans le SMGC.
  • Suivre les Lignes directrices pour les hôtes et les commanditaires et les instructions dans les Responsabilités de l’hôte.
  • Si vous n’êtes pas certain si vous devez travailler avec un organisme d’accueil particulier, veuillez communiquer avec l’AC.

Le personnel de la citoyenneté doit informer les représentants régionaux des communications de toutes les cérémonies spéciales, car ces représentants pourraient déterminer

  • qu’un avis aux médias doit être préparé ou
  • qu’il faut fournir des conseils sur les cadeaux, les affiches et les communiqués.

Se reporter aux outils suivants : Collaborer avec les hôtes et les commanditaires et Glossaire – Hôte.

Commanditaire

Remarque : Un commanditaire ne peut participer à une cérémonie sans hôte.

  • Généralement, aucune approbation de l’AC n’est nécessaire.
  • Si vous n’êtes pas certain si un commanditaire doit participer à une cérémonie, veuillez communiquer avec l’AC.

Se reporter aux outils suivants : Collaborer avec les hôtes et les commanditaires et Glossaire – Commanditaire.

Cadeaux

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