Réception des demandes d'asile présentées aux points d'entrée

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’IRCC. Elle est publiée sur le site Web du ministère par courtoisie pour les intervenants.

Lorsqu’une demande d’asile est présentée à un point d’entrée, il convient de suivre les procédures de réception des demandes d’asile, y compris de vérifier si les dispositions de l’Entente sur les tiers pays sûrs s’appliquent.

Cette page présente les procédures détaillées de réception des demandes d’asile.

Sur cette page

Étape 1 – Consulter les systèmes d’IRCC et de l’ASFC

Une recherche intégrée de nom doit être effectuée dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC) à partir des données suivantes :

  • le nom;
  • le sexe;
  • la date de naissance.

S’il existe déjà un dossier sur le demandeur dans SMGC ou le Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL), le personnel pourra prendre connaissance de tout éventuel antécédent connu en matière d’immigration, y compris tout renseignement défavorable au demandeur.

Si on trouve un dossier sur le demandeur seulement dans le SSOBL, l’agent doit importer les renseignements de la personne de la base de données du SSOBL au SMGC, conformément aux instructions actuellement fournies par l’aide en ligne du SMGC.

Si on ne trouve pas de dossier sur le demandeur dans le SMGC ni dans le SSOBL, il faut en créer un en tant que client.

Une fois que le profil du demandeur a été ajouté au SMGC, une demande d’asile doit être créée. Le personnel de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) consignera les renseignements biographiques, y compris les pseudonymes, dans le SMGC.

Remarques

  • Le représentant autorisé doit être ajouté à titre de partie à la demande au moment de la création de celle-ci.
  • Il est très important que les membres d’une même famille soient regroupés dans le SMGC, car c’est ce qui permet de signaler à la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) qu’elle doit prévoir les audiences des demandeurs en même temps.
  • Le dossier d'examen ainsi que la demande d’asile doivent être créés dans le SMGC avant que les données biométriques ne soient recueillies afin de s'assurer qu'elles sont associées à la demande.

Étape 2 – Recueillir les données biométriques du demandeur : Empreintes digitales et photographie

Conformément à l’article 12.2 du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés (RIPR), il faut recueillir les données biométriques de tous les demandeurs d’asile âgés de 14 ans ou plus.

Les données biométriques et l’échange de renseignements permettent au gouvernement du Canada de confirmer l’identité d’un demandeur d’asile et de déterminer s’il a un dossier défavorable au Canada ou aux États-Unis. Cela contribue au maintien de l’intégrité des programmes en permettant de veiller à ce que les demandeurs inadmissibles n’aient pas accès au système d’octroi de l’asile canadien. De plus, l’échange de renseignements empêche les demandeurs d’asile d’avoir accès à plusieurs systèmes d’octroi de l’asile et peut aider à vérifier la crédibilité d’une demande d’asile.

L’échange manuel des renseignements biographiques des mineurs de moins de 14 ans peut avoir lieu seulement si l’échange des données biométriques des parents qui les accompagnent révèle une interdiction de territoire et si l’agent a des motifs raisonnables de soupçonner que l’échange des renseignements biographiques de l’enfant révélera une interdiction de territoire similaire. Il est possible de confirmer cette interdiction de territoire en demandant au pays partenaire d’obtenir des copies de la demande d’asile des parents.

Une fois la collecte des données biométriques terminée, si le système retourne une réponse de « mauvaise qualité », le personnel devrait tenter de prendre à nouveau les empreintes digitales. Le personnel a toutefois la possibilité d’accepter les empreintes digitales de mauvaise qualité en sélectionnant la raison appropriée pour laquelle il les accepte. Le personnel peut aussi inclure des notes supplémentaires et devrait définir et consigner les motifs d’acceptation, s’il y a lieu. Si la personne a déjà été en mesure de fournir des données biométriques (pour obtenir un visa de résident temporaire, ou VRT), une deuxième tentative de saisie des données biométriques devrait être effectuée dans la plupart des cas.

Pour en savoir plus

Empreintes digitales et photographies des demandeurs d’asile vulnérables et des enfants d’âge mineur

Tous les demandeurs doivent être photographiés.

Les personnes vulnérables et les enfants d’âge mineur peuvent être mal à l’aise face au processus de dactyloscopie et de photographie. Il faut tenir compte des sensibilités religieuses et culturelles au moment où l’on prend la photographie. L’agent doit trouver des accommodements dans la mesure du possible.

Exemple : Les femmes qui, pour des motifs religieux ou culturels, se voilent le visage ou la tête doivent se voir offrir la possibilité de recourir à une agente pour se faire photographier.

Il faut expliquer aux enfants la façon dont on procédera pour prendre leurs empreintes digitales et les photographier. L’enfant doit fournir ses empreintes digitales ou être photographié en présence de ses parents ou de son tuteur légal lorsque c’est possible. Un enfant mal à l’aise face à la prise de photographie peut être photographié en compagnie d’un parent ou d’un tuteur légal.

Pour en savoir plus

Étape 3 – Déterminer les compétences linguistiques du demandeur et le besoin de faire appel aux services d’un interprète

Les demandeurs ont le droit de communiquer avec les fonctionnaires canadiens dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.

Si un demandeur n’est pas en mesure de comprendre et de communiquer pleinement en français ou en anglais, l’ASFC fournira un interprète.

Si l’interprétation est requise, mais qu’aucun interprète n’est disponible au moment de l’examen de la recevabilité de la demande, l’agent peut ajourner l’examen jusqu’à ce qu’un interprète soit disponible. Pour des renseignements généraux sur l’ajournement d’un contrôle, consulter le Bulletin d’information de quart de travail de l’ASFC et le chapitre ENF 4 – Contrôles aux points d’entrée (PDF, 1,6 Mo).

Seuls les interprètes accrédités sont autorisés à agir comme interprètes au cours d’un examen de la recevabilité d’une demande d’asile. Les interprètes non accrédités (par exemple, les membres de la famille) ne sont pas autorisés, car une décision en matière de recevabilité ou d’admissibilité aura un impact considérable sur un demandeur.

Lorsque l’on a recours aux services d’un interprète, l’agent, l’interprète et le demandeur doivent signer un formulaire IMM 1265 – Déclaration de l’interprète, qui doit ensuite être versé au dossier.

Liens connexes

Étape 4 – Déterminer si le demandeur d’asile sera représenté

En général, la politique de l’ASFC est de ne pas autoriser la présence d’un avocat lors d’un examen au point d’entrée à moins qu’une arrestation ou une détention n’ait eu lieu. Cependant, si l’agent a affaire à une personne accompagnée d’un représentant, il devrait permettre à ce représentant d’assister aux procédures d’examen, à condition que ce dernier ne nuise pas à leur déroulement. Dans les cas d’arrestation ou de détention, les agents doivent informer les personnes de leur droit d’être représentées par un avocat avant de commencer l’entrevue. Pour la politique de l’ASFC, consulter l’article 8 du chapitre ENF 4 (PDF, 2,26 Mo).

Il existe 2 types de représentants : rémunérés et non rémunérés. Consulter toutes les politiques et procédures concernant le recours aux services d’un représentant.

Les représentants rémunérés peuvent inclure :

  • un avocat membre en règle d’un barreau provincial ou territorial canadien;
  • un conseiller en immigration membre en règle du Conseil de réglementation des consultants en immigration du Canada (CRCIC);
  • un notaire membre en règle de la Chambre des notaires du Québec.

Un représentant non rémunéré peut être :

  • un représentant d’une organisation non gouvernementale;
  • un travailleur communautaire;
  • un représentant d’une organisation religieuse;
  • un membre de la famille;
  • un ami.

Dans le cas des mineurs non accompagnés ou, selon l’agent, de personnes incapables de comprendre la procédure (pour des raisons autres que langagières), un représentant non rémunéré peut être invité à assister à l’entrevue. Consulter la politique complète sur le traitement des demandes d’asile de mineurs et de personnes vulnérables.

Si un représentant assiste à l’entrevue, un formulaire IMM 5476 – Recours aux services d’un représentant doit être rempli, signé et annexé au dossier. Dans le SMGC, le représentant doit être indiqué à titre de « partie » et associé au dossier applicable.

Étape 5 – Consulter le Centre d’information de la police canadienne (CIPC) et le National Crime Information Centre (NCIC) (ASFC seulement)

L’inscription des données biométriques doit être effectuée pour tous les demandeurs d’asile ayant 14 ans et plus. Les résultats de la ou des requêtes biométriques doivent être examinés avant la prise de décisions en matière de recevabilité et d’admissibilité. Les utilisateurs pourraient devoir effectuer une vérification des indices dans le CIPC et le NCIC si le SMGC produit une correspondance positive.

Les demandes de renseignements au NCIC se limitent aux questions d’administration de la justice pénale. L’agent de l’ASFC doit s’assurer que la demande de renseignements au NCIC a été autorisée avant d’accéder à l’information. Pour en savoir plus à ce sujet, consulter le bulletin opérationnel OBO 2020-080 de l’ASFC. On accède au NCIC par le CIPC. Chaque imprimé doit être classé « Protégé B », et l’identification de l’usager doit être noircie sur tous les imprimés du CIPC ou du NCIC qui sont conservés. Toutes les vérifications du casier judiciaire effectuées dans le cadre du processus de réception des demandes d’asile doivent être consignées dans le SMGC.

La norme de preuve à utiliser dans une décision d’interdiction de territoire en raison d’activités criminelles est fondée sur des « motifs raisonnables de croire ».

Étape 6 – Communiquer avec les bureaux des visas à l’étranger (ASFC seulement)

Si le demandeur d’asile est venu au Canada au moyen d’un visa de résident temporaire (VRT) ou qu’il a présenté une demande de visa à l’étranger, on doit envoyer une demande au bureau à l’étranger afin d’obtenir des photocopies de la demande et des notes sur le cas si elles ne figurent pas dans le SMGC. Il convient d’interroger d’abord les systèmes pour vérifier si des renseignements sont disponibles.

Dans le cas d’une demande faite à un bureau des visas se trouvant dans le pays de nationalité ou de résidence habituelle du demandeur d’asile, les renseignements doivent être transmis par courriel chiffré Entrust. Les renseignements échangés ne doivent jamais révéler l’identité du demandeur d’asile ni le fait qu’il a demandé l’asile. Sont ainsi visées les communications avec le bureau des visas de Hong Kong concernant des demandeurs d’asile venant de la République populaire de Chine. L’échange de messages non classifiés entre le pays d’origine du demandeur d’asile et le Canada pourrait entraîner des représailles contre le demandeur d’asile, sa famille ou ses associés.

Dans la plupart des cas, une demande adressée à un bureau des visas hors du pays de nationalité ou de résidence habituelle du demandeur peut être transmise par un système de courriel non classifié. Toutefois, dans certains cas, lorsque la situation particulière du demandeur d’asile incite à le faire, on peut décider de classifier les documents afin de protéger le demandeur d’asile.

Lorsque les détails du VRT ne sont pas disponibles dans le SMGC

Lorsqu’un VRT est apposé dans le passeport du demandeur d’asile, les messages adressés au bureau des visas en vue d’obtenir les notes sur le cas doivent se présenter ainsi : le numéro et la date de délivrance du visa, ainsi que le numéro de dossier du bureau des visas, qui apparaît en caractères noirs sur la sixième ligne imprimée du visa, à droite. Ce numéro commence par V (visiteur), E (étudiant) ou T (travailleur).

Lorsque les détails sur la demande ne sont pas disponibles, l’ASFC devrait fournir le nom, le lieu et la date de naissance, et le dernier pays de résidence permanente du demandeur, ainsi que la date de présentation de sa demande. Le message doit exiger que la réponse soit transmise au moyen d’un courriel encodé Entrust. Dans sa réponse, le bureau des visas doit fournir les détails de toute demande présentée à l’étranger et, le cas échéant, transmettre une copie de la demande au bureau qui a demandé les renseignements.

Étape 7 – Procéder à une fouille et à la saisie des documents pertinents (le cas échéant) aux termes de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR)

Des instructions et des exigences détaillées se trouvent au chapitre ENF 12 – Fouilles, saisies, dactyloscopie et photographie (PDF, 1.24 Mo). Les agents doivent clairement expliquer et documenter les motifs de la fouille et remplir les formulaires pertinents. La Charte canadienne des droits et libertés (la Charte) protège les droits fondamentaux de toutes les personnes se trouvant au Canada, notamment ceux des étrangers. Les articles 8 à 10 de la Charte régissent le pouvoir d’un agent d’effectuer des fouilles ou des saisies.

Le paragraphe L139(1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR) confère le pouvoir de procéder à la fouille :

  • d’une personne;
  • de ses bagages;
  • de ses effets personnels;
  • du moyen de transport qui a mené cette personne à un point d’entrée au Canada.

Le paragraphe L139(1) exige qu’un agent ait des motifs raisonnables de croire qu’une personne qui cherche à entrer au Canada :

  • n’a pas révélé son identité;
  • dissimule sur elle ou près d’elle des documents relatifs à son admissibilité à entrer au Canada;
  • dissimule des documents ayant servi ou pouvant servir à faire entrer illégalement des personnes au Canada, à faire la traite de personnes au pays ou à commettre d’autres infractions à la LIPR et au RIPR.

L’agent doit s’assurer que le formulaire BSF 667 – Fouille en vertu de l’article L139 est rempli et signé, et qu’une copie est remise au demandeur d’asile.

L’article L140 confère à un agent l’autorisation légale de saisir tous moyens de transport, documents ou autres objets s’il a des motifs raisonnables de croire :

  • qu’ils ont été obtenus ou utilisés irrégulièrement ou frauduleusement;
  • que la saisie est nécessaire pour en empêcher l’utilisation irrégulière ou frauduleuse;
  • que la saisie est nécessaire à l’application de la LIPR.

Bien qu’ils doivent déterminer au cas par cas si une éventuelle saisie répond aux critères énoncés à l’article L140, de façon générale, les agents d’IRCC et de l’ASFC procéderont généralement à la saisie des documents suivants auprès des demandeurs d’asile :

  • le passeport;
  • les pièces d’identité pertinentes;
  • les documents de voyage.

Des copies certifiées conformes des passeports et des documents de voyage authentiques doivent être remises au demandeur, qui pourrait en avoir besoin pour avoir accès à des programmes provinciaux et fédéraux.

La saisie de ces documents :

  • accélérera l’identification de la personne;
  • facilitera la vérification des antécédents;
  • facilitera l’identification des membres de la famille immédiate;
  • facilitera la vérification des renseignements fournis dans le formulaire Fondement de la demande d’asile (PDF, 541 Ko);
  • assurera la conformité;
  • permettra de s’assurer que les documents ne font pas l’objet d’une utilisation frauduleuse;
  • facilitera le renvoi, dans l’éventualité où la demande serait rejetée.

Dans tous les cas, les agents doivent remplir un formulaire de saisie, c’est à dire le formulaire BSF 698. Les agents doivent en remettre une copie au demandeur.

Les documents saisis doivent être numérisés en couleur et téléversés dans le SMGC, conformément aux instructions qui se trouvent dans le bulletin opérationnel de l’ASFC OBO-2021-022 – Numérisation et téléversement dans le SMGC des documents pour l’admission de réfugiés

Étape 8 – Procéder au contrôle

Le contrôle vise 2 objectifs :

  1. recueillir tous les renseignements nécessaires au sujet de la demande d’asile et du demandeur (l’entrevue devrait uniquement servir à recueillir des renseignements et non à prendre le demandeur en défaut);
  2. effectuer l’examen par le délégué du ministre relativement au rapport préparé aux termes de l’article L44 à l’égard du demandeur d’asile.

Options pour le contrôle

Aux points d’entrée, l’examen initial de tous les demandeurs d’asile est généralement effectué lors de la première entrevue. Diverses options s’offrent à l’agent des services frontaliers responsable du contrôle secondaire de l’immigration lorsqu’il ne peut effectuer un contrôle.

Retour temporaire

Dans certaines circonstances très exceptionnelles aux points d’entrée terrestres, il se peut qu’un rendez-vous pour un contrôle soit fixé et que le demandeur soit retourné aux États-Unis.

Procédures connexes

Arrestation et détention

L’article L55 prévoit l’arrestation et la détention de personnes dans des circonstances désignées. Les personnes interdites de territoire ne doivent pas toutes nécessairement être arrêtées et détenues. De même, on ne doit pas recourir à l’arrestation et à la détention pour des raisons de commodité administrative.

Pour des instructions détaillées sur les éléments devant être pris en considération afin de déterminer s’il faut exercer les pouvoirs en vertu de l’article L55, consulter les chapitres ENF 7 – Investigations en matière d’immigration et arrestations et détention en vertu de l’article L55 et ENF 20 – Détention (PDF, 1,6 Mo).

Consulter l’étape 9 pour en savoir plus sur l’entrée en vue d’un contrôle complémentaire.

Étape 9 – Processus concernant les demandeurs dont l’entrée a été autorisée en vue d’un contrôle complémentaire (le cas échéant)

Un demandeur d’asile peut être autorisé à entrer en vue d’un contrôle complémentaire conformément aux instructions de politique existantes dans l’un des cas suivants :

  • le traitement intégral ne peut pas être effectué;
  • le volume de demandes d’asile atteint les seuils de traitement établis dans les plans d’urgence régionaux de l’ASFC.

Des instructions détaillées sont accessibles dans le Bulletin d’information de quart de travail 2021–HQ-AC-07-16 – Lignes directrices sur l’utilisation de l’article L23 pour autoriser l’entrée en vue d’un contrôle complémentaire ou d’une enquête.

Modèle d’évaluation initiale de la demande d’asile (EIDA)

L’ASFC a élaboré le modèle d’évaluation initiale du demandeur d’asile (EIDA) pour assurer l’uniformité à l’échelle nationale dans l’examen de tous les demandeurs d’asile en créant :

  • une liste de questions de sélection obligatoires sur le formulaire d’EIDA BSF 850;
  • les étapes de la procédure à suivre pour évaluer les facteurs de risque liés à la détermination de la recevabilité de la demande et de l’admissibilité de la personne.

Si le demandeur d’asile a été autorisé à entrer en vue d’un contrôle complémentaire, on fixera pour le demandeur une date à laquelle il devra revenir au point d’entrée, ou il devra se présenter à une date ultérieure à un bureau intérieur ou à un centre de traitement de l’ASFC, en fonction des particularités du cas.

Le client doit se voir remettre la Brochure d’information à l’intention des demandeurs d’asile (PDF, 76 Ko).

Consulter le bulletin OBO-2021-043 pour les instructions complètes concernant l’EIDA.

Personnes demandant l’asile et dont la demande est irrecevable en vertu de l’Entente sur les tiers pays sûrs

S’il a été décidé, après la réception d’une demande d’asile présentée à un point d’entrée et le remplissage du formulaire Évaluation initiale de demande d’asile [BSF 850], que la demande en question est irrecevable aux termes de l’alinéa L101(1)e), et que le demandeur est renvoyé immédiatement, l’agent des services frontaliers n’est pas tenu d’effectuer la vérification de sécurité ni de remplir les formulaires suivants :

  • le formulaire Demande générique pour le Canada [IMM 0008];
  • le formulaire Personnes à charge additionnelles/Déclaration [IMM 0008 DEP] (s’il y a lieu);
  • l’Annexe 12 : Renseignements supplémentaires – Demandeurs d’asile au Canada [IMM 0008 – Annexe 12];
  • l’Annexe A : Antécédents/Déclaration [IMM 5669].

Consulter le Bulletin opérationnel OBO-2023-014 pour des instructions sur le traitement des demandeurs d’asile dont la demande est irrecevable en vertu de l’Entente sur les tiers pays sûrs.

Fonctionnalité de l’ASFC dans le Portail d’IRCC

À compter du 4 avril 2023, les personnes qui ont déjà présenté une demande d’asile à l’ASFC et qui ont été autorisées à entrer pour un examen plus approfondi par un agent, ou qui ont été informées par l’ASFC qu’elles doivent remplir leur demande d’asile en ligne, le feront au moyen du Portail d’IRCC à l’aide de la fonctionnalité de l’ASFC. Le Portail d’IRCC permet au demandeur d’asile, ou à son représentant légal qui présente une demande d’asile en son nom, de soumettre les renseignements requis pour la demande et de téléverser des copies de toute pièce justificative supplémentaire liée à sa demande dans un environnement en ligne sécurisé. On demandera au demandeur d’asile de remplir sa demande à l’aide du Portail d’IRCC, et il terminera son contrôle au Canada plus tard (le cas échéant). Un représentant peut aider ou compléter la demande au nom du demandeur. Consulter d’autres détails sur cette procédure.

Étape 10 – Rendre une décision concernant la recevabilité

Admissibilité

Les demandeurs d’asile sont généralement considérés comme interdits de territoire pour manquement à la LIPR [L41 et L20(1)a)]. Pour en savoir plus, consulter les instructions concernant l’admissibilité.

Une fois le rapport établi en vertu de l’article L44, la demande est renvoyée pour examen par le délégué du ministre. Celui-ci déterminera si le rapport est bien fondé et prendra la mesure de renvoi appropriée ou renverra la demande à la Section de l’immigration.

Des conditions d’immigration pourraient être imposées au demandeur.

Admissibilité

Une demande d’asile doit être présentée à un agent [L99(3)], et il incombe au demandeur d’asile de prouver que sa demande est recevable [L100(1.1)]. Si elle est recevable, la demande d’asile doit être renvoyée à la Section de la protection des réfugiés (SPR).

On s’attend à ce que la plupart des décisions relatives à la recevabilité soient prises le jour de l’examen par le délégué du ministre.

Si un agent soupçonne que la demande d’asile n’est pas recevable, il doit questionner le demandeur sur les faits sur lesquels se fondent ses soupçons. Si le demandeur d’asile soutient que sa demande est recevable et qu’il n’y a pas de faits contradictoires, la demande devrait être jugée recevable et être renvoyée à la SPR. Toutefois, l’agent devrait inscrire dans le système des notes détaillées au sujet de ses préoccupations et les marquer d’un indicateur.

Une décision définitive sur la recevabilité est alors prise par le délégué du ministre. L’état de la demande et le motif pour l’état de la demande dans le SMGC doivent refléter la décision de l’agent, ce qui déclenche le renvoi à la SPR pour les demandes d’asile recevables et la création des documents pertinents :

  • Document du demandeur d’asile (DDA);
  • Confirmation de cas déféré.

Pour en savoir plus sur la prise de décision en matière de recevabilité, consulter Présenter une demande d’asile à l’intérieur du Canada : Entrevues.

Étape 11 – Rassembler les documents

Pour créer le dossier papier et remplir les fichiers électroniques, l’agent doit :

  • s’assurer que la demande est dûment remplie et signée par le demandeur, et que les documents suivants sont inclus :
  • consigner ses notes, s’il y a lieu;
  • joindre 3 copies certifiées conformes des pièces d’identité du demandeur;
  • joindre 4 photographies format passeport du demandeur;
  • joindre une copie du dossier d’empreintes digitales si la dactyloscopie a été effectuée à l’aide d’un appareil LiveScan;
  • obtenir le nom et l’adresse du représentant, s’il y a lieu;
  • annexer toute la correspondance pertinente concernant le demandeur;
  • joindre les renseignements relatifs au dossier du bureau des visas, s’il y a lieu (ASFC : une copie du courriel envoyé au bureau des visas pour obtenir leur dossier. IRCC : la demande de renseignements SMGC, c’est‑à‑dire que le SMGC a produit un rapport de l’AIPRP en lien avec une demande de VRT);
  • entrer les données dans le SMGC dans les 48 heures suivant l’arrivée pour tous les cas où il y a responsabilité du transporteur et dans les 30 jours suivants pour tous les autres cas;
  • remettre au demandeur la brochure d’information à l’intention des demandeurs d’asile.

Remarque : Si le demandeur a utilisé le Portail d’IRCC, l’agent doit remplacer la demande remplie et signée, de même que les formulaires (IMM 0008, IMM 0008 DEP, Annexe A et Annexe 12) par le sommaire de la demande client en PDF. Le demandeur peut également téléverser le formulaire Fondement de la demande d’asile (PDF, 491 Ko) dans le Portail d’IRCC.

Les bureaux transmettront les documents suivants ou des copies de ceux-ci au bureau de la SPR concerné par l’interface NOVA-SMGC :

  • le sommaire de la demande client en PDF (pour les demandes remplies dans le Portail d’IRCC);
  • Recours aux services d’un Représentant [IMM 5476] (PDF, 1,56 Mo);
  • la confirmation de cas déféré;
  • le dossier de la demande de visa (rapport de l’AIPRP) (IRCC seulement);
  • l’avis de saisie de titre(s) de voyage et/ou document(s) d’identité et/ou d’autre(s) objet(s) (BSF 698);
  • les copies des documents saisis (authentiques et frauduleux);
  • les photographies du client (téléversées par le Portail d’IRCC, ou agrafées au verso du formulaire IMM 0008 du demandeur principal, s’il n’utilise pas le Portail d’IRCC);
  • la déclaration solennelle (si elle a été remplie);
  • la liste de contrôle – Documents fournis aux demandeurs d’asile [IMM 5780] dûment remplie, signée et datée (accessible à l’interne seulement);
  • les notes d’entrevues;
  • tout autre document soumis.

Sauvegarder et ajouter des documents dans le SMGC (ASFC et IRCC)

Une fois que le contrôle est terminé, tous les formulaires, notes de l’agent, pièces d’identité et documents à l’appui doivent être numérisés puis sauvegardés dans le SMGC et, s’il y a lieu, dans le répertoire commun de classement électronique, selon les directives fournies dans le tableau ci-dessous.

Élément Numérisé? Sauvegardé et ajouté au SMGC? Numérisé dans le SMGC au moyen de son code à barres 2D (s’il y a lieu)? Sauvegardé dans le répertoire commun de classement électronique?
Formulaire IMM 0008 Oui Oui – Correspondance reçue pour la demande Oui Oui
Annexe A
Annexe 12 Tableau concernant le service militaire et/ou le formulaire Détails du service policier (le cas échéant);
Oui Oui – Correspondance reçue pour la demande S.O. Oui
Enregistrement de la soumission ou sommaire de la demande client en PDF S.O. Oui – Correspondance reçue pour la demande S.O. Oui
Formulaire Fondement de la demande (applicable uniquement si le demandeur utilise le PCPR ou le Portail d’IRCC) Oui Oui – Correspondance reçue pour la demande S.O. Oui
Recours aux services d’un représentant [IMM 5476] (le cas échéant) Oui Correspondance reçue pour la demande S.O. Oui
Pièces d’identité et documents de voyage Oui Oui – Documents du client S.O. Oui
Notes de l’agent (le cas échéant) Oui Oui S.O. Oui
Dossier du bureau des visas (s’il y a lieu) Oui Document du SMGC S.O. Oui

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