Lignes directrices pour le Programme civil de travail flexible

Le Programme civil de travail flexible permet aux gestionnaires, parallèlement aux conventions collectives qui s’appliquent, d’autoriser les employés civils, dans la mesure du possible, à modifier, temporairement ou en permanence :

Conformément à la directive commune du chef d’état-major de la défense (CEMD) et de la sous-ministre (SM), le sous-ministre adjoint (Ressources humaines – Civils) (SMA[RH-Civ]) a émis une directive à l’intention de tous les gestionnaires concernant la gestion d’une main-d’œuvre civile diversifiée et souple. Vous avez peut-être entendu parler auparavant des programmes semblables comme le télétravail et les régimes de travail de rechange. Ce programme inclus toutes les options flexibles ainsi que l’introduction d’un nouveau formulaire d’entente obligatoire.

Options de travail flexible

Tous les régimes de travail flexibles doivent respecter la faisabilité opérationnelle, les dispositions applicables des clauses des conventions collectives, la politique du Conseil du Trésor et la Directive sur les conditions d’emploi. Ils sont mis en place lorsqu’un employé en fait la demande à son gestionnaire (pouvoir délégué).

Heures de travail flexible

Semaine de travail comprimée

Les employés effectuent leurs heures hebdomadaires de travail sur une période autre que les cinq jours complets prévus à leur convention collective, à condition qu’ils travaillent leur nombre d’heures moyen de travail au cours de cette période. Le nombre d’heures travaillées par jour détermine le nombre de jours de congé accordés par période.

Réduction des heures de travail

Dans le contexte de la COVID-19, il y a une reconnaissance temporaire et transparente de la situation d’un employé qui est en bonne santé, souhaite travailler à temps plein et peut exercer ses fonctions à distance ou n’a pas la capacité de se présenter au travail ou de demeurer en service et qui demande un congé payé pour d’autres motifs (code 699).

En tant que fonctionnaires fédéraux, tous les employés sont tenus d’adopter une approche fondée sur la bonne foi lorsqu’ils ont recours au code 699 pour demander un congé, en gardant à l’esprit la nécessité d’assurer en ce moment les services essentiels à la population canadienne. Les gestionnaires demanderont aux employés d’attester de la situation qui les empêche de travailler.

Veuillez porter attention à ne pas confondre ces modalités avec les « heures de travail réduites », ce qui entraînerait un changement dans l’affectation des employés à temps partiel ayant des conditions d’emploi particulières..

Horaire de travail flexible

Les employés peuvent présenter une demande de travailler selon un horaire flexible au cours de leur journée de travail, conformément aux dispositions de leur convention collective. Ils effectueront leur journée de travail normale, de manière cohérente, pendant toute la période au cours de laquelle l’horaire de travail flexible a été approuvé.

Milieu de travail flexible

Dans la mesure du possible, les employés exerceront les fonctions liées à leur poste dans un autre milieu que leur milieu de travail habituel, pendant une partie ou la totalité de la semaine de travail prévue.

Les employés ont également la responsabilité d’établir et de maintenir un espace de travail désigné et adéquat, favorisant la santé et la sécurité et offrant un environnement de travail libre de toute interruption ou distraction qui pourrait avoir des répercussions sur le rendement professionnel.

Considérations

Formation

Les employés en régime de travail flexible ont toutes les possibilités de réussir grâce aux occasions d’apprentissage qui leur sont offertes.

Sécurité

Équipement

Les gestionnaires ont la responsabilité de déterminer l’équipement dont les employés ont besoin pour remplir leurs fonctions. Les employés ne peuvent emporter avec eux tout équipement de TI du MDN, autre qu’une tablette électronique ou un ordinateur portable, sans autorisation préalable. Si l’équipement est endommagé ou perdu, l’employé pourrait se trouver dans l’obligation de rembourser l’État, s’il s’avère qu’il a fait preuve de négligence.

La fourniture et l’installation d’équipement ergonomique à domicile sont évaluées au cas par cas. Pour obtenir davantage de précisions, consulter l’approche de l’Équipe de la Défense en matière de l’équipement de soutien ergonomique et le télétravail.

Gestion de l’information

Conformément au Guide à l’intention des ministères sur l’assouplissement des restrictions : Lignes directrices pour la gestion et la technologie de l’information, les employés sont responsables de la tenue adéquate des messages.

Dans les cas où le gestionnaire a approuvé des modalités de travail conformément auxquelles l’équipement personnel de l’employé est utilisé, les renseignements relatifs aux questions institutionnelles qui ont une valeur opérationnelle sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information.

Santé et sécurité

L’établissement et le maintien d’un espace de travail sain et sécuritaire relèvent de la responsabilité des employés. Si une blessure se produit sur le milieu de travail ou pendant le télétravail, l’employé doit suivre la procédure de déclaration d’un accident ou d’une blessure en milieu de travail et faire un suivi immédiat auprès de son gestionnaire afin que les mesures appropriées soient prises. De plus, les fonctionnaires qui se blessent au travail ont droit à des indemnités en vertu de la Loi sur l’indemnisation des agents de l’État.

Dépenses

Les coûts engendrés par le télétravail doivent être assumés par l’employé. L’employé peut demander des déductions pour frais de bureau à domicile dans ses déclarations d’impôts pour une période supérieure à 50 % de ses heures de travail (3 jours par semaine). Le formulaire à cet égard est accessible sur le site de l’Agence du revenu du Canada (ARC). L’employé peut également communiquer avec l’ARC pour obtenir des directives ou des conseils. Les employés peuvent récupérer de leur milieu de travail les petits appareils portatifs et les fournitures de bureau sous réserve de l'autorisation de leur gestionnaire.

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Processus

Voici les étapes pour assurer la mise en place d’une nouvelle entente de travail flexible :

L’entente est évolutive : en plus d’être continuellement mise à jour, elle doit, au minimum, faire l’objet d’un examen annuel.

Rôles et responsabilités

Les responsabilités des employés sont les suivantes :

Les responsabilités des gestionnaires sont les suivantes :

Conseils pour gérer une main-d’œuvre diversifiée et à distance

Gestion axée sur les résultats

La gestion axée sur les résultats met l’accent non pas sur la manière ou le moment choisis pour effectuer le travail, mais sur le résultat final. Les gestionnaires doivent communiquer à leurs employés des objectifs clairs et mesurables, en ce qui a trait aux résultats, afin de permettre à l’organisation de les atteindre.

Pour assurer une gestion axée sur les résultats, les gestionnaires doivent :

En tant que gestionnaire, vous devez toujours mesurer le rendement de vos employés, où qu’ils soient; les travailleurs éloignés doivent être tenus responsables des résultats. Les discussions semestrielles et annuelles sur les ententes de gestion du rendement demeurent obligatoires, mais des échanges réguliers, qu’ils soient quotidiens, hebdomadaires ou mensuels, selon les circonstances, sont indispensables.

Communication et transparence

Ces ententes requièrent un engagement à l’égard de la clarté et de la régularité des communications, la gestion des objectifs de l’unité et une documentation relative à la surveillance et à la supervision continues. Les gestionnaires doivent s’assurer que leurs employés disposent des outils dont ils ont besoin pour effectuer leur travail et communiquer les uns avec les autres. Ils devront utiliser les différentes solutions technologiques disponibles pour réunir régulièrement leurs employés et prendre le temps de mettre leurs ressources humaines au courant. Les activités virtuelles de renforcement de l’esprit d’équipe permettent également aux employés d’apprendre à se connaître, de tisser des liens et de renforcer la confiance.

Avantages du travail flexible

Les employés peuvent :

Les gestionnaires peuvent :

Ressources supplémentaires

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