DOAD 5050-0, Dossiers du personnel des Forces armées canadiennes

1. Introduction
2. Définitions
3. Abréviations
4. Orientation de la politique
5. Conséquences
6. Autorités
7. Références

1. Introduction

Date de publication : 2004-09-03

Date d’entrée en vigueur : 2025-01-29

Date de la dernière modification :  2025-01-29

Date de la dernière révision : 2025-02-11

Application : La présente DOAD est une directive qui s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Autorité approbatrice : Chef du personnel militaire (CPM)

Demandes de renseignements : Centre de réponses administratives (CRA)

2. Définitions

autorisation de disposition (disposition authorization)

Instrument qui permet aux institutions fédérales de disposer de documents qui n’ont plus aucune utilité opérationnelle.

Note 1 – Une autorisation de disposer permet la disposition des renseignements par aliénation, destruction ou transfert à Bibliothèque et Archives Canada.

Note 2 – Une autorisation de disposer peut iniquement être émise par Bibliothèque et Archives Canada. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 48282)

disposition (disposition)

Acte qui consiste à soustraire des actifs informationnels du contrôle du MDN et des FAC, par l’un des moyens autorisés suivants : aliénation, destruction ou transfert à Bibliothèque et Archives Canada.

Note – Il s’agit de la dernière étape du cycle de vie de l’information. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 43225)

document (record)

Éléments d’information autres qu’une publication, quel qu’en soit le support. (Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada) (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 43222)

dossier du personnel des Forces armées canadiennes  (Canadian Armed Forces personnel record)

Dossier qui contient des renseignements personnels d’un militaire.

Note 1 – Les dossiers médicaux, les dossiers relatifs à la sécurité et les dossiers de service sont des exemples de dossiers du personnel.

Note 2 – Les renseignements personnels peuvent se présenter sous n’importe quelle forme (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 42959)

3. Abréviations

4. Orientation de la politique

Contexte

4.1 Le MDN et les FAC sont responsables de la gestion des dossiers du personnel des FAC dans un cadre compatible avec les procédures et processus établis par le SMA(SN) et DPND pour la gestion des autres dossiers du ministère. Le CPM est l’autorité fonctionnelle pour les dossiers du personnel des FAC.

4.2 La série des DOAD 5050 énonce la politique et les instructions concernant spécifiquement les dossiers du personnel des FAC, tandis que la DOAD 6001-0, Gestion de l’information, énonce les autorités chargées de la gestion du cycle de vie et de la sécurité de tous les documents, y compris la gestion des dossiers du personnel civil du MDN.

4.3 Pour les exigences de sécurité spécifiques liées aux documents du COMFOSCAN, il convient également de se référer à la DOAD 8001-0, Commandement des Forces d’opérations spéciales du Canada – Sécurité des informations et des biens, et à la DOAD 8001-1, Commandement des Forces d’opérations spéciales du Canada – Gestion de la sécurité des informations et des biens.

Énoncé de politique

4.4 Le MDN et les FAC s’engagent à :

1. créer les dossiers du personnel des FAC et maintenir leur intégrité, conformément aux lois fédérales applicables et aux directives, politiques, ordonnances, instructions et procédures du gouvernement du Canada, du MDN et des FAC;
2. permettre aux militaires de consulter leurs dossiers du personnel des FAC conformément aux lois fédérales applicables;
3. faciliter la disposition des dossiers du personnel des FAC conformément aux autorisations de disposition applicables, conformément à BAC.

Exigences

4.5 Conformément aux lois fédérales, aux directives du CT et aux politiques applicables, le MDN et les FAC doivent s’assurer que :

1. toutes les personnes qui gèrent les dossiers du personnel des FAC le font conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale;
2. les personnes peuvent accéder aux renseignements qui les concernent dans les dossiers du personnel des FAC, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels;
3. les dossiers du personnel des FAC sont conservés depuis l’enrôlement d’un militaire jusqu’à un moment précis après sa libération, puis transférés à BAC conformément aux ADD 2000/019-1;
4. des vérifications régulières des dossiers du personnel des FAC sont effectuées pour confirmer que la gestion et l’administration des ressources humaines militaires s’appuient sur des informations utiles, complètes et exactes, comme l’exige le SCT.

Cadre de gestion des dossiers

4.6 Le MDN et les FAC assurent la gestion de deux types de dossiers :

1. les dossiers du personnel des FAC;
2. les autres dossiers du ministère.

4.7 Le tableau suivant présente le cadre de gestion des dossiers utilisé par le MDN et les FAC :

BPR, responsables et éléments des dossiers du personnel des FAC

4.8 Le tableau suivant illustre la gestion des divers éléments des dossiers du personnel des FAC par les BPR et les responsables :

Nota – Le responsable de la politique peut ou non être le détenteur des documents.

5. Conséquences

Général

5.1 Si des éclaircissements à l’énoncé de politique, aux exigences ou aux autorités énoncés dans la présente DOAD sont nécessaires, les employés du MDN et les militaires peuvent demander des directives par l’entremise de leur voie de communication ou de leur chaîne de commandement, selon le cas. Les résultats prévus établis dans l’énoncé de politique ne peuvent être atteints par le MDN et les FAC si les exigences précisées dans la présente DOAD ne sont pas mises en œuvre de façon appropriée. Le défaut d’atteindre les résultats prévus pourrait affecter la capacité du MDN et des FAC de veiller à ce que les FAC sont préparées à entreprendre des missions pour protéger le Canada et les Canadiens ou maintenir la paix et la stabilité internationales.

6. Autorités

Tableau des autorités

6.1 Le tableau suivant énonce les autorités relatives à la présente DOAD :

7. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

• Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
• Loi sur l’accès à l’information
• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Cadre stratégique sur la gestion de la conformité
• Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée
• Directive sur les services et le numérique
• Politique sur la protection de la vie privée
• DOAD 1000-7, Cadre stratégique de la gestion du personnel militaire - Canada.ca
• DOAD 5050-1, Dossiers personnels des militaires du Directeur général – Carrières militaires et du Directeur – Gestion de l’information des ressources humaines, et dossiers relatifs aux successions militaires du Juge-avocat général
• DOAD 5050-3, Dossiers du personnel des Forces armées canadiennes relatifs à l’administration des pertes
• DOAD 6000-0, Gestion de l’information et technologies de l’information
• DOAD 6001-0, Gestion de l’information
• DOAD 8001-0, Commandement des Forces d’opérations spéciales du Canada – Sécurité des informations et des biens

Autres références

• DOAD 8001-1, Commandement des Forces d’opérations spéciales du Canada – Gestion de la sécurité des informations et des biens
• Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale
• A-P9-050-000/PT-013 , Système de l’instruction individuelle et de l’éducation des Forces canadiennes
• Formalités pour les dossiers des ressources humaines militaires (FDRHM)
• ADD 2000/019-1 Système de gestion électronique des dossiers du personnel (SGEDP)
• Site Web de l'Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) - Info Source - Renseignements généraux