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Services internes

Description

On entend par services internes les groupes d’activités et de ressources connexes que le gouvernement fédéral considère comme des services de soutien aux programmes ou qui sont requis pour respecter les obligations d’une organisation. Les services internes désignent les activités et les ressources des 10 catégories de services distinctes qui soutiennent l’exécution des programmes dans l’organisation, sans égard au modèle de prestation des services internes du Ministère. Les 10 catégories de services sont :

  • services de gestion des acquisitions;
  • services de communication;
  • services de gestion des finances;
  • services de gestion des ressources humaines;
  • services de gestion de l’information;
  • services des technologies de l’information;
  • services juridiques;
  • services de gestion du matériel;
  • services de gestion et de surveillance; et
  • services de gestion des biens immobiliers.

Résultats

Gestion et planification financières

Afin d’atteindre les objectifs énoncés dans Protection, Sécurité, Engagement : la politique de défense du Canada (PSE)Note en fin d'ouvrage 178, le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces armées canadiennes (FAC) ont fait progresser les travaux de surveillance grâce à une gestion et à des rapports financiers efficaces et efficients. Ces fonctions clés de services de soutien ont permis de garantir la réussite des projets, des programmes et de l’équipement. Au fur et à mesure de la réalisation de chaque initiative PSE, les fonctions de soutien opérationnel génèrent des améliorations progressives dans de nombreux domaines de la gestion financière. Le MDN et les FAC continuent de surveiller et d’assurer la gérance et la responsabilité dans le déploiement des initiatives PSE et en tant que chef de file de la gestion financière et de la planification opérationnelle.

Au cours de l’AF 2020–2021, le MDN et les FAC ont travaillé en collaboration pour favoriser l’innovation, moderniser les outils et les techniques de collecte de données, et optimiser les politiques et les processus. En particulier, la mise en œuvre des analyses de la valeur de l’outil de planification et de prévisions financières favorise l’innovation en permettant au MDN et aux FAC de mieux comprendre la définition des besoins et améliore la prestation d’informations fondées sur des données probantes nécessaires à la prise de décision. Les processus liés à l’outil de planification et de prévisions financières ont été particulièrement utiles pour aligner et normaliser les prévisions en cours d’année du Ministère. En affinant les systèmes et les outils pour en faire une source unique de données et d’informations, le MDN et les FAC ont apporté des améliorations pour garantir la gestion des connaissances, notamment la fiabilité de nos données et notre capacité à aligner les ressources et à renforcer la responsabilisation. Ces améliorations permettent au MDN et aux FAC de voir plus efficacement à ce que la surveillance et la responsabilisation, plus particulièrement en ce qui concerne la gestion améliorée des ressources, soient soutenues par l’administration d’un cadre de contrôle financier interne.

Services de gestion et de surveillance

Une série d’assemblées généralesNote en fin d'ouvrage 179, de tables rondes et de déjeuners-conférences, animés par un consultant externe, ont permis d’explorer les thèmes liés au racisme anti-Noir et aux sujets connexes. En outre, le Groupe des matériels a organisé une table ronde avec des membres de divers groupes de diversité pour répondre aux questions et aux préoccupations.

Une nouvelle capacité a été créée en mars 2021 pour fournir à la haute direction des conseils sur la diversité et l’inclusion. Cette capacité a permis de mener des initiatives de gestion du changement pour créer un milieu de travail diversifié et inclusif. En outre, un Plan d’action pour la diversité et l’inclusion des civils a été élaboré pour approbation.

Le programme de perfectionnement des employés met davantage l’accent sur la diversité et l’inclusion dans le développement de jeux de rôles/scénarios pour l’évaluation des compétences en matière de leadership, qui est en cours de développement pour remplacer les simulations pour l’identification du leadership.

Des nouvelles sur les événements liés à la diversité, notamment le Mois de l’histoire des Noirs, la Journée internationale de la femme et les formations recommandées/obligatoires, ont été communiquées à l’ensemble du personnel à l’aide de communiqués informels et de l’intranet interne du MDN. La communication sur ces sujets reste un point permanent à l’ordre du jour des réunions de la haute direction, et des ressources supplémentaires sont ajoutées sur l’intranet, soutenues par la création d’un Groupe consultatif sur la diversité et l’inclusion.

L’élaboration et le suivi du Plan d’action du sondage auprès des fonctionnaires fédéraux ont été lancés. La diversité a fait l’objet de priorités et de mesures dans le cadre du Plan d’action du sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2019.

Au début de l’AF 2020–2021, le Ministère a approuvé la création d’une fonction de Surveillance des litiges du Ministère (SLM), une fonction de surveillance de programme qui s’apparente à un secrétariat pour la gestion et la coordination des activités liées aux litiges complexes touchant plusieurs divisions. Au cours de l’AF 2020–2021, la SLM a mis en œuvre la structure approuvée pour s’acquitter de son mandat élargi. Dans ce rôle, la SLM a travaillé en étroite collaboration avec le conseiller juridique des Forces canadiennes, les avocats plaidants du ministère de la Justice, les clients et d’autres partenaires du gouvernement fédéral afin de soutenir la réponse du Ministère aux litiges.

En plus de soutenir la conformité globale avec le Règlement final de la purge LGBTNote en fin d'ouvrage 180 et d’apporter son aide dans d’autres affaires juridiques toujours en cours de négociation ou de litige, la SLM a été désignée comme l’organisation cliente officielle du MDN pour le règlement de l’inconduite sexuelle au sein du Ministère. Par conséquent, la SLM a coordonné tous les aspects des obligations du MDN et des FAC en vertu de la convention de règlement, y compris la surveillance et la gouvernance de la convention de règlement (administration des demandes, soutien à l’administrateur et aux évaluateurs indépendants, soutien aux experts internes dans l’élaboration des mesures de règlement et parrainage des soumissions au Conseil du Trésor).

Le Ministère a continué à remplir son mandat de mener des évaluations, des audits et des enquêtes indépendants. Poussé par la COVID-19, le MDN a adapté son approche pour faire face aux risques émergents en initiant plusieurs autres rencontres qui ont servi à examiner la réponse du MDN et des FAC à la pandémie de la COVID-19 ainsi qu’en complétant d’autres rencontres qui étaient prévues pour l’AF 2020-2021. Sur le front de l’innovation et de la modernisation, le Ministère a lancé avec succès son premier projet conjoint d’audit et d’évaluation, a piloté MindBridge et certains outils d’analyse des données et a mis à niveau les outils de gestion des dossiers, ce qui permet de mieux hiérarchiser les enquêtes administratives et d’affecter les ressources.

Gestion des ressources humaines civiles

La gestion efficace des ressources humaines (RH) civiles est essentielle et constituera un facteur clé dans la mise en œuvre réussie de la politique PSE. Au cours de l’AF 2020–2021, notre attention s’est concentrée sur l’optimisation du modèle opérationnel des RH civiles par la mise en œuvre de notre plan de campagne visant à accroître nos capacités existantes et à refondre nos services de RH pour mieux soutenir l’Équipe de la Défense.

Les processus ont été rationalisés. Nous avons poursuivi la mise en œuvre d’une série d’initiatives de transformation des activités, flexibles, innovantes et axées sur les résultats, afin de soutenir les solutions centrées sur le client et de garantir la cohérence et la stratégie des capacités en matière de RH. Nous avons constaté des améliorations dans l’efficience et l’efficacité de nos fonctions de rémunération, de relations de travail, de dotation en personnel et de classification grâce à une planification efficace des RH, à la priorisation des demandes et à l’augmentation de notre capacité.

Ces investissements et ces améliorations de processus ont facilité le maintien du soutien des RH pendant la pandémie de la COVID-19. Nous avons créé des occasions de consultation syndicale significative et de communication précoce et continue avec les syndicats tout au long de la réponse à la pandémie, afin de garantir le soutien aux employés et aux gestionnaires. Nous avons également fourni davantage de conseils sur le travail flexible et la santé mentale, élargi nos rapports pour faire le suivi de la santé et la sécurité des employés, et éclairé la prise de décision au Ministère. Nous avons également adopté des outils d’automatisation pour améliorer les processus RH et soutenir le Ministère dans la gestion des RH.

Les investissements se sont poursuivis dans les capacités numériques des RH, notamment l’expansion et la refonte de l’application mobile Application mobile HR Go RHNote en fin d'ouvrage 181 afin d’améliorer les fonctionnalités pour les utilisateurs. De nouvelles informations concernant les programmes, les services et les initiatives des RH civiles (par exemple, le soutien en matière de santé mentale, le recrutement au MDN, et des informations sur le harcèlement et la prévention de la violence en milieu de travail) sont ajoutées chaque semaine et les utilisateurs peuvent accéder à de nouveaux outils tels que des calculateurs de salaire brut, des calculateurs de date de fin d’emploi occasionnel, des rappels pour soumettre les congés et saisir et approuver la paie, et un estimateur de promotion.

L’application HR Go RH, conçue avec la participation des membres de l’Équipe de la Défense, met à la portée des utilisateurs des informations et des outils relatifs aux RH civiles. C’est la première application de ce type au gouvernement fédéral. L’application a été téléchargée près de 9 000 fois sur toutes les plateformes mobiles pendant l’AF 2020–2021.

Le centre de contacts virtuel de HR Connect RH a continué à être utilisé comme canal de prestation de services pour accéder aux programmes et services de RH. Disponible en ligne ou par téléphone à l’aide d’un numéro gratuit, au cours de l’AF 2020–2021, le centre a reçu 18 477 demandes de renseignements de la part d’employés et de gestionnaires sur diverses questions de RH, notamment la rémunération, la dotation, la classification et les relations de travail, et y a répondu.

Compte tenu du contexte actuel de la pandémie de la COVID-19, le MDN a adapté ses stratégies de recherche de talents en privilégiant les salons de l’emploi virtuels et la diffusion dans les médias sociaux afin de soutenir les efforts de sensibilisation plus larges visant à promouvoir le MDN en tant qu’employeur de choix. LinkedIn a été utilisé pour annoncer et cibler le recrutement pour les postes difficiles à pourvoir, et un Salon virtuel de l’emploiNote en fin d'ouvrage 182 a eu lieu en janvier 2021 et a attiré plus de 6 000 participants. Ces innovations numériques ont favorisé une approche centrée sur l’utilisateur pour la prestation de services de RH et ont soutenu les employés et les gestionnaires pendant la pandémie de la COVID-19.

Nous avons également continué à augmenter notre capacité de mesurer le rendement et d’offrir des renseignements opérationnels et des analyses de l’effectif civil aux décideurs de la haute direction. Des tableaux de bord sur divers sujets (p. ex. rémunération, dotation, résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux et taux de représentation de l’équité en matière d’emploi) sont fournis régulièrement à la haute direction du Ministère, ce qui lui permet de prendre des décisions éclairées et fondées sur des données probantes.

Le service des relations de travail civiles du MDN a travaillé à l’établissement d’une approche plus proactive axée sur les résultats plutôt que sur les processus afin de régler les problèmes isolés et systémiques. En outre, le Bureau de gestion de l’invalidité a été élargi pour englober de nouvelles régions. Nous avons également élargi notre soutien analytique au Ministère en faisant le suivi des tendances dans l’effectif civil au cours de la pandémie de la COVID-19 afin de surveiller et de soutenir la santé et la sécurité de l’Équipe de la Défense, et de soutenir le travail axé sur les données et la prise de décision fondée sur des preuves.

Au cours de l’AF 2020–2021, nous avons enregistré des améliorations significatives en matière de rémunération. Les services de rémunération du MDN ont élargi leur approche de service complet en augmentant le nombre de consultations individuelles avec les conseillers en rémunération, en améliorant le service à la clientèle en communiquant directement avec les employés et en augmentant les services en personne dans les bases et les escadres. L’arriéré du MDN avait été réduit de 36 023 cas actifs au 1er avril 2020 à 22 221 cas actifs au 31 mars 2021 à la fin de l’AF 2020–2021, ce qui a entraîné une réduction de 14 040 cas en suspens (39 pour cent) et une réduction de 4 182 employés touchés par Phoenix (22 pour cent). La réduction soutenue de l’arriéré et l’amélioration des processus opérationnels sont le résultat direct de notre investissement dans les services de rémunération et de notre solide collaboration avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

Communication avec les Canadiens

Le MDN et les FAC communiquent avec les Canadiens au sujet des efforts mis pour protéger le Canada et les Canadiens, défendre l’Amérique du Nord aux côtés des États-Unis et contribuer à un monde plus pacifique et plus stable. Comme l’AF 2020–2021 a commencé avec le début de la pandémie de la COVID‑19, l’Équipe de la Défense devait informer les Canadiens de la façon dont elle contribuait à la réponse nationale à la pandémie, et poursuivait les opérations militaires essentielles.

Voici les principaux résultats :

  • Le Bureau des relations avec les médias de la Défense nationale a géré 2 307 demandes des médias, répondant à 91 % d’entre elles dans les délais négociés;
  • Le Bureau de demande des renseignements du public a répondu à 1 313 demandes de renseignements de la part de Canadiens, dont 91 % dans un délai de 10 jours ouvrables;
  • 450 activités de rencontres avec les intervenants (principalement des événements virtuels en raison de la pandémie) ont contribué à accroître la compréhension des publics des priorités, des questions et des défis de la Défense; et
  • Le programme des conférenciers de la Semaine nationale des anciens combattants 2020 a démontré l’adaptation et l’innovation dans l’environnement de la COVID-19, puisque le programme a répondu à 2 570 demandes de vidéos mettant en vedette des conférenciers des FAC, et des membres des FAC se sont portés volontaires pour donner 371 présentations virtuelles dans des écoles et des organismes communautaires, rejoignant ainsi environ 931 300 Canadiens.

Comme les Canadiens utilisent de plus en plus les technologies numériques pour communiquer dans leur vie quotidienne, l’Équipe de la Défense adopte une approche avec priorité au numérique pour communiquer avec les Canadiens. Au cours de l’AF 2020–2021 :

  • La croissance globale de l’auditoire sur toutes les plateformes du MDN et des FAC, y compris Facebook, Twitter, Instagram et YouTube, a augmenté de 36 %;
  • Les tests de facilité d’emploi du Web comprenaient quatre séries de tests avec modérateur et trois séries de tests à distance sans modérateur avec des utilisateurs, ce qui a permis d’obtenir des informations importantes sur les tâches en ligne qui sont actuellement réussies et sur la manière d’améliorer celles qui ne répondent pas aux critères de réussite; et
  • Les campagnes publicitaires de recrutement ont été axées sur la promotion des possibilités uniques de carrière à temps plein et à temps partiel offertes par les FAC, ainsi que sur les professions prioritaires. Les campagnes concernant les femmes dans les Forces, les peuples autochtones et la Force de réserve ont utilisé un mélange de médias traditionnels et numériques pour atteindre leur public.

Quartier général de la Défense nationale – Complexe Carling

Les derniers déménagements des occupants au QGDN (Carling) ont été achevés en juillet 2020. Toutes les installations liées aux technologies de l’information au QGDN (Carling), y compris l’achèvement des salles de conférence et de réunion restantes, ont été achevées avant la fin décembre 2020. Toutes les lacunes et les demandes de changement liées au projet Carling sont terminées et le projet a été clos.

Pour atteindre les objectifs du gouvernement du Canada, du MDN et du Commandement de la défense aérospatiale de l’Amérique du Nord (NORAD) liés à l’initiative Femmes, paix et sécurité, la région canadienne du NORAD a créé un poste de conseiller en matière de genre du quartier général et des points de contact en matière de genre dans chacun des détachements. Pour soutenir le conseiller en matière de genre, un certain nombre de membres du personnel ont suivi le cours de l’United States Northern Command Operationalizing Women, Peace and Security (WPS).

Gestion de l’information

Dans ses efforts pour s’aligner sur les priorités du gouvernement du Canada en matière de gestion de l’information et des données, qui figurent dans la Politique sur les services et le numériqueNote en fin d'ouvrage 183, l’organisation du dirigeant principal de l’information a mis à jour plusieurs politiques et directives internes liées à la gestion de l’information (GI) et examine la gouvernance existante afin de l’intégrer et de favoriser la transformation numérique. Une évaluation de l’espace des options pour éclairer la prise de décision à l’égard du Système de gestion des documents et des dossiers de l’entreprise en développement du Ministère a été réalisée au cours de l’AF 2020–2021. La COVID-19 a propulsé la mise en œuvre d’urgence de Defence 365, la version du MDN de Microsoft Office 365. Cette mise en oeuvre a garanti la continuité des activités grâce à une posture de travail à distance, qui a nécessité une révision de l’évaluation de l’espace des options des plateformes existantes et une évaluation de la manière dont la maturité de la GI peut être avancée.

Au cours de l’AF 2020–2021, l’architecture d’entreprise pour les investissements numériques s’est concentrée sur la mise en place d’un réseau d’experts du domaine pour consulter et conseiller sur les dossiers de projets numériques. Le MDN s’est investi davantage auprès du Conseil d’examen de l’architecture d’entreprise du gouvernement du Canada à la suite de cet effort accru.

Données, innovation et analyse de la Défense

Le MDN a harmonisé ses priorités afin de permettre l’utilisation des données et des analyses dans l’ensemble du Ministère, et de contribuer à l’application de la politique de défense. Voici les priorités du MDN pour l’AF 2020–2021 :

  • Lancement et mise en œuvre d’initiatives de recrutement et de méthodes de recherche de talents innovantes, notamment l’utilisation de LinkedIn Recruiter pour la recherche ciblée de candidats;
  • L’application mobile HR GO RH, qui met à la portée des utilisateurs des informations et des outils civils en matière de RH, a été développée et complétée afin d’offrir aux employés et aux gestionnaires un soutien accru;
  • Lancement d’un processus visant à déterminer les domaines dans lesquels le MDN pourrait exploiter les données pour prendre des décisions fondées sur des données factuelles. Plusieurs domaines clés ont été relevés dans lesquels les dirigeants du MDN seront en mesure de prendre des décisions fondées sur des preuves en matière de finances, de gestion de la chaîne d’approvisionnement, de ressources humaines et d’opérations;
  • Publication du document d’orientation fondamental intitulé Analytique au MDN et dans les FAC : Vision et principes directeurs;
  • Développement d’un mécanisme d’engagement interne annuel, qui a fourni une évaluation transversale de la maturité des données du MDN et des FAC;
  • Création d’une Stratégie de littératie en matière de données, direction du développement de nombreux efforts de formation et coordination de la mise en œuvre de diverses initiatives de formation en ligne. Une communauté de pratique virtuelle a été créée afin de mobiliser et de soutenir les praticiens des données et de l’analyse à tous les niveaux de l’organisation; et
  • Bien que le Ministère n’offre pas un nombre important de services externes aux Canadiens, il a continué à perfectionner son suivi et ses rapports sur les services externes en vue de faire évoluer les éléments de conception de services centrés sur le client de la Politique sur les services et le numérique du Secrétariat du Conseil du Trésor. Le Ministère continue de respecter toutes les normes de service à cet égard.

Technologie de l’information

Le MDN a continué de moderniser ses systèmes de gestion des ressources de l’entreprise afin d’appuyer la transition du Ministère vers la prise de décisions fondées sur des données probantes. Il s’agissait notamment de moderniser le Système d’information de la gestion des ressources de la Défense.

Les outils de gestion des ressources de l’entreprise du MDN sont utilisés pour consigner les renseignements opérationnels liés aux finances et à la gestion des ressources humaines et du matériel afin d’éclairer la prise de décisions et la production de rapports.

Le MDN a fourni de l’information et de l’analyse décisionnelle d’entreprise avancées au Groupe des matériels et au Groupe des services de santé des FAC pour les aider à développer et à établir leurs analyses opérationnelles de la chaîne d’approvisionnement, et à développer le tableau de bord de la COVID-19, ce qui a permis au Groupe des services de santé des FAC d’établir une capacité de surveillance de l’état de santé et de la vaccination des FAC en ce qui concerne la COVID-19.

Expérimentation

Le Ministère a tiré parti des investissements dans la technologie pour réaliser une transformation numérique des RH afin de créer une approche de la prestation de services RH axée sur le service et l’utilisateur. Ces innovations numériques et ces améliorations analytiques ont également aidé le Ministère à soutenir les employés et les gestionnaires pendant la réponse à la pandémie de COVID-19.

L’équipe des RH civiles a mis en œuvre les transformations numériques suivantes pour soutenir l’équipe de la Défense :

  • Mise en œuvre et élargissement de l’utilisation de l’automatisation de processus robotisés pour automatiser et rationaliser une variété de processus opérationnels de RH afin d’améliorer la prestation de l’expérience RH et de réduire les charges administratives;
  • Lancement de l’outil Carrière MDNNote en fin d'ouvrage 184 sur l’application mobile HR Go RH afin de soutenir l’embauche des étudiants et de les mettre en relation avec des emplois potentiels au sein du MDN.

D’autres activités d’expérimentation liées à la Défense sont décrites dans le présent rapport sous la rubrique Responsabilité essentielle 4 – Concept de force de l’avenir.

Principaux risques ministériels

Gestion des TI – Il y a un risque que le MDN et les FAC puissent avoir de la difficulté à maintenir leurs capacités de technologie de l’information au niveau approprié pour appuyer les opérations.

Le risque ci-dessus peut affecter la capacité du Ministère à atteindre les résultats ministériels de la responsabilité essentielle « Services internes ».

Étant donné que le Cadre ministériel des résultats de la Défense reflète une chaîne d’exécution allant de la conception des forces armées requises à l’exécution des opérations, en passant par la mise sur pied des forces, les activités visant à atténuer les risques liés à la responsabilité essentielle « Services internes » peuvent également être trouvées dans d’autres responsabilités essentielles qui fournissent des éléments constitutifs permettant d’obtenir les résultats des services internes.

Bon nombre des contrôles de prévention et d’atténuation de ce risque sont définis comme des activités de chaque résultat ministériel ci-dessous.

Ressources financières budgétaires (en dollars)

Budget principal des dépenses 2020–2021 Dépenses prévues 2020–2021 Autorisations totales pouvant être utilisées 2020–2021 Dépenses réelles (autorisations utilisées) 2020–2021 Écart (dépenses réelles moins dépenses prévues) 2020–2021
695 921 525 699 552 288 1 137 790 770 879 539 855 179 987 567

Ressources humaines (équivalents temps plein)

Nombre d’équivalents temps plein prévus 2020–2021 Nombre d’équivalents temps plein réels 2020–2021 Écart (nombre d’équivalents temps plein réels moins nombre d’équivalents temps plein prévus) 2020–2021
5,293 4 342 (951)

Les renseignements sur les ressources financières, les ressources humaines et le rendement liés au Répertoire des programmes du ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes, y compris l’explication des écarts importants, sont accessibles dans l’InfoBase du GCNote en fin d'ouvrage 185.

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