Chapitre 5 – Remplacement de distinctions et de décorations

Responsabilités

1. La Chancellerie des distinctions honorifiques à Rideau Hall est responsable de l'administration générale des ordres, décorations et médailles du Canada, y compris le remplacement d'insignes.
2. Les récipiendaires qui demandent le remplacement d'insignes canadiens tel que les ordres, décorations de vaillance militaire, de bravoure ou de service méritoire (autres que la Décoration des Forces canadiennes [CD]) doivent communiquer avec la Chancellerie des distinctions honorifiques comme indiqué au chapitre 1.
3. Les demandes de remplacement de distinctions et de décorations de l'Ordre de Saint-Jean et des ordres provinciaux doivent être acheminées directement aux autorités émettrices.
4. Les récipiendaires qui demandent le remplacement de médailles de la Deuxième Guerre mondiale et de la guerre de Corée (à l'exception de la Médaille canadienne de service volontaire pour la Corée, administrée par la Chancellerie des distinctions honorifiques) doivent communiquer avec Anciens Combattants Canada (ACC) comme indiqué au chapitre 1.
5. Le remplacement de médailles pour les civils ainsi que pour les membres des FC en service, à la retraite ou décédés, incombe au directeur des distinctions honorifiques et reconnaissance (DDHR) et comprend :
   1. les médailles de campagne et de service canadiennes émises après la guerre de Corée;
   2. les médailles de l'ONU, de l'OTAN et de service décernées à des citoyens canadiens et qui figurent dans l'ordre de préséance;
   3. la CD et les autres décorations et médailles d'ancienneté et de bonne conduite qui ont été remplacées par la CD;
   4. la Croix du souvenir.
6. Le remplacement de médailles de pays du Commonwealth, de pays étrangers et d'organisations internationales qui ne sont pas administrées par le DDHR exige l'approbation des autorités émettrices, du pays ou de l'organisation en question et les personnes doivent communiquer directement avec l'autorité émettrice.
7. Les médailles peuvent être remplacées si elles ont été mal gravées, endommagées, perdues, volées ou détruites de quelque façon que ce soit.

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Modalités de remplacement

8. Un examen complet de l'admissibilité sera exécuté par le DDHR pour toutes les demandes de remplacement.
9. Titulaires de postes honorifiques. Si la personne est titulaire d'un poste honorifique, les modalités de remplacement sont les mêmes que celles indiquées pour les militaires actifs (se reporter au paragraphe 11). Lorsque la personne n'est plus titulaire d'un poste honorifique, les modalités de remplacement sont celles des militaires à la retraite (se reporter au paragraphe 14).
10. Militaires actifs. Les demandes de remplacement de médailles doivent être soumises par l'intermédiaire du système MAPS, par la SR de l'unité du militaire. La copie papier du formulaire, signée par le cmdt, doit être soumise au DDHR et comprendre :
    1. un dossier SDPM/Gardien exact et à jour; il faut s'assurer que toutes les affectations et les dates de qualification ont été notées, y compris toutes les périodes de service pertinentes et antérieures admissibles;
    2. une attestation de perte/déclaration solennelle, conformément aux DOAD 7000-1, indiquant les circonstances de la perte et attestant que tous les efforts possibles ont été déployés pour récupérer la décoration perdue ou volée;
    3. le nom et le grade au moment de l'admissibilité (si le nom a été changé, indiquer la date de changement de nom légal et l'ancien nom).
11. Si les médailles ont été perdues, volées ou détruites après leur présentation au militaire, l'unité doit lancer une demande de remplacement MAPS de la façon indiquée (se reporter aux paragraphe 20 à paragraphe 25).
12. Si la médaille est perdue par l'unité avant la présentation, il faut exécuter les étapes suivantes avant de faire une demande de remplacement :
    1. Il faut tout faire pour trouver une décoration perdue, y compris une enquête administrative ou une enquête de la police militaire (PM).
    2. Lancer une demande de remplacement de la façon indiquée dans la paragraphe 12.
    3. Inclure une note de service signée par le cmdt indiquant les circonstances de la perte et attestant que tous les efforts possibles ont été déployés pour récupérer la décoration perdue ou volée..
    4. Fournir un code financier au moment de la demande.
13. Personnel à la retraite. Les militaires à la retraite peuvent demander le remplacement de médailles administrées par le DDHR à l'aide du formulaire de demande de médailles (MDN-4010) et sur le site Web du Catalogue de formulaires de la Défense (DFC) du RID (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale).
14. Les unités ne doivent pas soumettre de demandes de remplacement de médailles pour des militaires à la retraite par l'intermédiaire de MAPS.
15. Civils. Les récipiendaires civils peuvent demander le remplacement de médailles administrées par le DDHR par l'intermédiaire de l'organisation ou de l'organisme qui a fait la demande originale, en utilisant le même formulaire et la même méthode (se reporter au chapitre 4).
16. Personnes décédées. Les médailles d'une personne décédée ne peuvent être remplacées qu'une seule fois après la mort du récipiendaire. Seuls l'exécuteur et le bénéficiaire légal peuvent faire une demande de remplacement au nom d'une personne décédée. Le demandeur doit fournir des preuves suffisantes expliquant de quelle façon les médailles originales ont été perdues, volées ou détruites. Les demandes doivent être soumises de la même façon que pour la Demande originale - Membres des FC décédés ou atteints d'une incapacité (se reporter au chapitre 4, paragraphe 38).
17. Les marchands de médailles, les musées ou les collectionneurs qui détiennent les médailles originales de militaires décédés n'ont pas le droit de recevoir des médailles non décernées ou de remplacement à moins que  la personne ou l'institution n'ait été identifiée comme le bénéficiaire légal des médailles dans le testament de la personne décédée.
18. Échange de médailles. Depuis que la Monnaie royale canadienne a repris la production de médailles en 2007, la qualité des médailles présentées s'est améliorée. Les personnes qui le souhaitent peuvent demander d'échanger, à leurs frais, les médailles qui leur ont été précédemment décernées pour les nouvelles médailles. Dans ces cas, la demande de replacement doit être accompagnée de la déclaration solennelle indiquant la raison de l'échange, le mandat du montant approprié et la décoration originale à remplacer. Le DDHR n'enverra pas de décoration en échange tant que la décoration originale n'aura pas été reçue. Vu que la médaille originale est retournée en échange d'une nouvelle médaille, elle n'est pas considérée comme une médaille de remplacement et la lettre « R » n'y sera pas gravée.

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Coûts

19. Les frais de remplacement de médailles perdues ou volées sont exigés sous forme d'un mandat ou d'une traite bancaire à l'ordre du RECEVEUR GÉNÉRAL DU CANADA. Les chèques personnels ne sont PAS acceptés.
20. Le demandeur ne doit pas effectuer de paiement au moment de la demande. Le DDHR communiquera avec lui une fois que les coûts auront été établis pour l'informer du montant exact à payer.
21. Une fois l'accusé de réception d'une décoration envoyé, l'unité des FC ou l'organisation civile responsable a 30 jours pour informer le DDHR de tout dommage initiale ou de toute erreur de gravure. À partir du moment où l'unité ou l'organisation civile a confirmé la réception de la décoration (formulaire MDN 728 signé) et jusqu'au moment de la présentation, la responsabilité de la décoration incombe à l'unité ou à l'organisation civile. Après la présentation, la responsabilité de la décoration incombe au récipiendaire.
22. Dans le cas de remplacements en raison d'erreurs de gravure, de défauts ou de dommages, signalés dans les 30 jours suivant la réception, la décoration originale doit être retournée au DDHR accompagnée d'un formulaire MDN 728 donnant une explication du problème (p. ex., erreur de gravure). Si l'erreur de gravure a été commise par l'unité, est le résultat d'un dossier du système Gardien non à jour, ou si elle a été signalée plus de 30 jours après la date originale de réception, l'unité doit fournir un code financier pour que la décoration soit remplacée. La médaille originale doit toujours être retournée avec la demande parce qu'aucune médaille de remplacement ne sera envoyée tant que la médaille originale n'aura pas été retournée au DDHR.
23. Dans le cas des membres actifs des FC seulement, la Couronne ne défraiera le coût de remplacement que lorsque la perte ou la destruction est causée par des circonstances inévitables inhérentes aux exigences du service (p. ex., un incendie à bord d'un navire ou d'un bâtiment du ministère de la Défense nationale [MDN]). Le DDHR établira si ce critère est rempli. Une note de service signée par le cmdt, justifiant la nécessité du remplacement de la décoration aux frais de la Couronne, est nécessaire.

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Gravure

24. Les médailles de remplacement sur lesquelles sont gravés les renseignements relatifs au récipiendaire, porteront la même inscription que celle qui figurait sur la médaille originale, comme décrit au chapitre 1, paragraphe 70 et au chapitre 4, paragraphe 99, sauf que la lettre « R » est ajoutée à la fin de l'inscription gravée, pour indiquer qu'il s'agit d'un remplacement. La lettre « R » ne sera pas ajoutée lorsque la décoration originale est retournée au DDHR pour être détruite, comme dans les cas où il faut corriger des erreurs de gravure.
25. Les demandes de remplacement subséquentes seront traitées au cas par cas par le DDHR. Le demandeur doit fournir des preuves suffisantes à propos des circonstances de la perte.

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