Engagés dans le monde : une enquête systémique sur l’administration des affectations, assignations et emplois du personnel de l’Équipe de la Défense Hors-Canada
Décembre 2020
En juin 2020, il y avait plus de 4 000 militaires des Forces armées canadiennes, employés du ministère de la Défense nationale, employés du Personnel des Fonds non publics et membres des familles en affectation HORSCAN répartis dans 70 pays.
Les affectations HORSCAN sont communément perçues comme de belles opportunités, mais elles s’accompagnent de facteurs de stress et de difficultés uniques.
État de la mise en œuvre des recommandations
Mars 2026
- 13 recommandations ont été faites
- 13 recommandations ont été acceptées
- 4 recommandation ont été mise en oeuvre
- 9 recommandations ont été partiellement mises en oeuvre
Recommandation 1
Nous recommandons que d’ici septembre 2022, les Forces armées canadiennes, le ministère de la Défense nationale et les Services de bien-être et maintien du moral des Forces canadiennes s’assurent :
1.1 que tous les manques de ressources en personnel de soutien du programme HORSCAN sont établis et comblés;
1.2 que tous les employés et intervenants du programme HORSCAN sont bien informés de leurs responsabilités, et que des mécanismes sont mis en place pour valider l’efficacité de ce processus.
État de la mise en œuvre de recommandation 1 : partiellement mise en œuvre
Recommendation
Cette recommandation a été mise en œuvre pour les membres des FAC et le personnel des Fonds non publics des Forces canadiennes (PFNP FC), mais reste en suspens pour les fonctionnaires du MDN.
Membres des FAC – Le Vice-chef d’état-major de la Défense (VCEMD) a embauché du personnel pour numériser et appuyer le programme HORSCAN. Par ailleurs, un symposium sur le leadership au printemps, des outils de formation internes et des réunions mensuelles avec les commandants des unités de soutien pour la tenue des dossiers (cmdt USTD) permettent de communiquer l’information en temps opportun. L’analyse des lacunes sera terminée une fois que le projet de rationalisation du soutien sera achevé et que les processus seront stabilisés. Le projet de rationalisation du soutien est une initiative qui vise à accroître l’efficacité. La formation et les documents sont disponibles sur DO365 à l’adresse suivante : Section du service à l’étranger – Accueil (DO365) et Section du service à l’étranger – Documents d’accès général – Directives du CEMD et du VCEMD – Tous les documents
Pour le PFNP FC – Des trousses d’information et une formation officielle sont désormais disponibles à tous les emplacements. Les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes (SBMFC) ont également signé un accord sur les niveaux de service (ANS) avec le VCEMD concernant les services de soutien général et de dépistage.
Pour les employés du MDN – Le sous-ministre adjoint (Ressources humaines – Civils) (SMA RH-Civ) n’avait pas de mise à jour pour notre rapport des progrès du printemps de 2025. Le SMA (RH-Civ) a indiqué qu’un rapport de progrès sera fourni pour notre suivi de 2026.
Recommandation 2
Nous recommandons que d’ici septembre 2022, les Forces armées canadiennes, le ministère de la Défense nationale et les Services de bien-être et maintien du moral des Forces canadiennes élaborent et mettent en œuvre un plan de communication. Ce plan devrait comprendre l’évaluation et la résolution des lacunes en communication à toutes les phases du processus, y compris l’accès à de l’information locale, afin que le programme HORSCAN soit mieux connu et que tous les membres du personnel de l’Équipe de la Défense soient bien préparés pour leur affectation HORSCAN.
État de la mise en œuvre de recommandation 2 : partiellement mise en œuvre
Recommendation
Bien que certains efforts aient été déployés pour mettre en œuvre cette recommandation, il n’y a toujours pas de plan de communication officiel ni d’effort coordonné entre les membres de l’Équipe de la Défense.
Le VCEMD a indiqué qu’un plan de communication officiel est en cours d’élaboration. Entretemps, le personnel de Coordination et soutien HORSCAN organise des réunions mensuelles avec des représentants de l’Unité de soutien des Forces canadiennes Europe (USFC[E]), de l’Unité de soutien des Forces canadiennes Colorado Springs (USFC[CS]) et de l’État-major de liaison des Forces canadiennes (Washington) (ELFC[W]). Le cmdt/cmdtA et le SM assistent généralement à ces réunions.
Le personnel des SBMFC communique avec les militaires affecté•es à l’étranger par les moyens suivants :
- entretiens dans le cadre de processus de sélection;
- séances d’information organisées par le personnel de soutien et les SBMFC avant le départ du Canada;
- courriels d’information;
- communiqués et Internet;
- possibilités de participer à des assemblées générales durant leur affectation;
- accès à l’information sur SharePoint;
- boîtes aux lettres génériques où les militaires peuvent transmettre leurs questions et leurs préoccupations.
Le sous-ministre adjoint (Ressources humaines – Civils) (SMA RH-Civ) n’avait pas de mise à jour pour notre rapport des progrès du printemps de 2025. Le SMA (RH-Civ) a indiqué qu’un rapport de progrès sera fourni pour notre suivi de 2026.
La page éducative de l’ombudsman sur l’information générale sur le programme Hors-Canada est disponible https://www.canada.ca/fr/ombudsman-defense-nationale-forces/information-educative/militaires-fac/carriere/horscan/horscan-generale.html
Recommandation 3
Nous recommandons que d’ici janvier 2023, les Forces armées canadiennes :
3.1 procèdent à un examen comparatif exhaustif pour identifier et modifier toutes les sections des Directives sur le service militaire à l’étranger qui sont un dédoublement des Directives sur le service extérieur; et
3.2 procèdent à un examen pour valider les sections des directives qui concernent spécifiquement le mandat ou les exigences propres aux militaires.
Les résultats de ces examens devraient être compilés et soumis à l’autorité approbatrice.
État de la mise en œuvre de recommandation 3 : mise en œuvre
Recommendation
Après des mises à jour cycliques des Directives sur le service extérieur, les Directives sur le service militaire à l’étranger (chapitre 10 des Directives sur la rémunération et les avantages sociaux) ont par la suite été mises à jour et sont entrées en vigueur le1er avril 2025. Toutes les mesures nécessaires ont été prises, et nous considérons que cette recommandation est mise en œuvre.
Recommandation 4
Nous recommandons que d’ici janvier 2023, les Forces armées canadiennes renforcent la surveillance du programme HORSCAN, c’est-à-dire :
4.1 améliorer l’intégrité des données et les contrôles de qualité;
4.2 établir un processus formel permettant de définir les leçons apprises et d’améliorer les opérations;
4.3 améliorer la coordination générale entre les intervenants afin de favoriser les échanges d’information et les pratiques exemplaires; et
4.4 établir une stratégie de mesure du rendement afin de surveiller et évaluer l’administration du programme HORSCAN.
État de la mise en œuvre de recommandation 4 : partiellement mise en œuvre
Recommendation
Le MDN et les FAC ont réalisé des progrès importants dans le cadre de la mise en œuvre de cette recommandation. L’intégrité des données est optimisée grâce à un recoupement hebdomadaire des données provenant de plusieurs systèmes. Le VCEMD suit un programme informel de leçons retenues : il consigne les incidents majeurs et passe en revue le programme HORSCAN deux fois par année, au cours des réunions du comité supérieur d’examen. Le VCEMD se sert de ce programme de leçons retenues pour déterminer les changements nécessaires. Il renforce également la coordination entre d’autres sections, comme celle du Directeur général – Rémunération et avantages sociaux et le groupe de soutien HORSCAN. Le VCEMD examine actuellement le programme HORSCAN; une stratégie de mesure du rendement devrait être adoptée une fois cet examen terminé.
Par ailleurs, des réunions mensuelles ont lieu avec les commandants du soutien des dossiers des unités (cmdt USTD). L’information sur le Directeur – Rémunération et avantages sociaux (Administration) (DRASA) est également communiquée par l’intermédiaire de DO365.
Recommandation 5
Nous recommandons que d’ici janvier 2022, les Forces armées canadiennes établissent un soutien facilement accessible pour les militaires et les familles pendant le processus de présélection, c’est-à-dire :
5.1 faire en sorte que le formulaire de présélection et l’ensemble du processus soient entièrement numérisés;
5.2 mettre en place des normes de service officielles à toutes les étapes de la présélection; et
5.3 normaliser et communiquer aux militaires et familles des Forces armées canadiennes le processus d’obtention des passeports et des visas.
État de la mise en œuvre de recommandation 5 : partiellement mise en œuvre
Recommendation
Les FAC ont continuellement progressé dans le processus de présélection grâce à la numérisation des formulaires de présélection disponibles par l’intermédiaire de DO365 à l’adresse suivante : Section du service à l’étranger – IPO – Militaires – Tous les documents et
Foreign Service Support – Foreign Service User Group Teams Channel Guide.pdf – All Documents (en anglais seulement, processus de présélection et aide pour présenter une demande). Grâce à DO365, les militaires peuvent accéder à cette information sur le RED ou leurs appareils personnels par l’entremise de leur compte ECN. Le Bureau national de service à la clientèle pour les passeports (BNSCP) du MDN, qui relève du VCEMD, aide désormais les militaires dans leurs démarches pour obtenir un passeport; ils peuvent y accéder sur DO365 sur la page SharePoint Passeports et visas. Le processus de présélection numérisé est désormais disponible sur DO365. De plus, le processus de demande de passeport est inclus dans le message de présélection pour tous les militaires affectés à l’étranger, ce qui leur permet d’entamer rapidement le processus parfois long de demande de passeport. Cependant, les FAC n’ont pas élaboré de normes globales, et le soutien offert aux membres de la famille est restreint. Par conséquent, cette recommandation est partiellement mise en œuvre.
Recommandation 6
Nous recommandons que d’ici avril 2022, les Forces armées canadiennes améliorent les mécanismes de mesure du rendement et de contrôle de la qualité ayant trait aux réinstallations HORSCAN administrées par le fournisseur des services de réinstallations, c’est-à-dire développer des systèmes de suivi et d’analyse :
6.1 du nombre d’inexactitudes dans l’information fournie aux militaires; et
6.2 des tendances dans les demandes d’arbitrage et les décisions connexes.
Ces données devraient servir, à partir de données probantes, à améliorer la prestation des services au quotidien et à supporter des changements futurs à la politique de réinstallation.
État de la mise en œuvre de recommandation 6 : mise en œuvre
Recommendation
Les FAC ont mis au point des systèmes visant à suivre et à analyser l’information erronée sur la réinstallation transmise aux militaires affectés à l’étranger. Des processus internes, comme les visites d’aide d’état-major (VAEM), les réunions mensuelles de l’unité de soutien et les réunions sur la mesure du rendement permettent de cerner les cas récents, les tendances, les demandes de renseignements, les suggestions de mise à jour des politiques ainsi que les modifications de contrat, de même que d’en discuter.
La mise en œuvre d’OPSOFT en 2024 (CANFORGEN 097/24) pour assurer le suivi des demandes d’arbitrage et des décisions connexes a permis aux FAC d’accroître la surveillance du fournisseur de services de réinstallation, ce qui a fait en sorte qu’elles sont mieux informées de toute inexactitude quant à l’information fournie aux militaires affectés à l’étranger. Cette information a également été utilisée dans la négociation du nouveau contrat avec le fournisseur de services de réinstallation.
Par conséquent, nous considérons que cette recommandation est mise en œuvre. Les membres des FAC qui ne sont pas d’accord avec une décision communiquée par les fournisseurs de services de réinstallation (BGRS ou SIRVA) peuvent soumettre une demande d’arbitrage au DRASA par l’entremise de leur coordonnateur des réinstallations au moyen d’OPSOFT. Les militaires qui ne sont pas satisfaits d’une décision du DRASA peuvent déposer un grief. Consulter le site sur les Recours pour les problèmes de rémunération et d’indemnisation - Canada.ca pour de plus amples renseignements sur les mécanismes de recours.
Recommandation 7
Nous recommandons que d’ici janvier 2022, les Forces armées canadiennes s’assurent que tous les militaires affectés HORSCAN comprennent clairement les protocoles et processus de santé et sécurité au lieu d’affectation.
État de la mise en œuvre de recommandation 7 : partiellement mise en œuvre
Recommendation
Des travaux sont en cours pour mettre en œuvre cette recommandation. Cela comprend des consultations entre Affaires mondiales Canada et les SBMFC, afin d’expliquer clairement les renseignements locaux en cas d’urgence, y compris les renseignements sur la santé et la sécurité, adaptés à chaque lieu d’affectation à l’étranger. Le VCEMD n’a fourni aucun calendrier pour la mise en œuvre prévue.
Les renseignements sur les services de santé offerts sur place sont transmis aux militaires et à leurs familles à plusieurs reprises avant et durant leur affectation. Le personnel de soutien et l’équipe des SBMFC organisent des séances d’information de bienvenue et des assemblées générales, fournissent des instructions permanentes d’opération (IPO), transmettent des communications périodiques et font en sorte que les militaires et leurs familles puissent obtenir des conseils auprès de l’équipe des services de santé.
En ce qui concerne les protocoles de sécurité et d’évacuation, chaque N1 doit transmettre cette information à ses militaires. Les USTD HORSCAN collaborent, et les SBMFC transmettent l’information aux militaires à l’étranger. Les familles peuvent aussi recourir à la ligne d’information pour les familles pour obtenir de l’aide en tout temps.
Recommandations 8, 11 et 13
Nous recommandons que d’ici janvier 2022, les Forces armées canadiennes, le ministère de la Défense nationale et les Services de bien-être et maintien du moral des Forces canadiennes révisent et mettent à jour leurs plans d’évacuation d’urgence. Cet examen devrait tenir compte de l’ensemble du personnel et des familles de l’Équipe de la Défense.
État des mises en œuvre des recommandations 8, 11 et 13 : partiellement mises en œuvre
Recommendation
Le VCEMD élabore actuellement l’ébauche d’un plan d’évacuation d’urgence pour les militaires et a établi (en 2022) un ANS pour inclure les SBMFC. L’ANS s’applique aussi aux PFNP FC et à leurs familles par l’intermédiaire du plan d’évacuation d’urgence. Le VCEMD a également rédigé des IPO et publié une directive sur les besoins essentiels du commandant en information (BECI) à l’étranger à l’automne 2024, qui s’applique à toute évacuation. D’autres ressources sont également en cours d’élaboration ou sont communiquées.
Le sous-ministre adjoint (Ressources humaines – Civils) (SMA RH-Civ) n’avait pas de mise à jour pour notre rapport des progrès du printemps de 2025. Le SMA (RH-Civ) a indiqué qu’un rapport de progrès sera fourni pour notre suivi de 2026.
Recommandation 9
Nous recommandons que d’ici juin 2021, les Forces armées canadiennes améliorent le processus de gestion des demandes en lien avec l’éducation des enfants. Elles devraient notamment communiquer les décisions aux militaires, par l’intermédiaire des unités de soutien, de manière plus transparente, notamment en expliquant les raisons derrière les décisions et en normalisant la correspondance avec les militaires.
État de la mise en œuvre de recommandation 9 : mise en œuvre
Recommendation
Le Directeur général – Rémunération et avantages sociaux (DGRAS) dispose d’un nouveau processus normalisé pour communiquer les décisions relatives à la gestion de l’éducation des enfants (https://www.canada.ca/fr/ministere-defense-nationale/services/avantages-militaires/solde-pension-indemnites/prestations/gestion-education-enfants.html). En place depuis 2022, le processus fait en sorte qu’une fois la décision prise, un compte rendu de la décision est préparé et transmis aux coordinateurs d’unité à l’aide d’un modèle de courriel normalisé contenant des instructions sur ce qu’il faut communiquer aux militaires. Le modèle de courrier électronique contient un calendrier des soumissions de cas pour les réunions du groupe de travail B, un compte rendu de la décision, un résumé des cas, la liste des documents justificatifs examinés, un énoncé de ce que le militaire demande comme résultat, les recommandations du sous-comité sur l’éducation et la décision du groupe de travail B. Toutefois, le courriel indique aux coordinateurs de fournir aux militaires une copie de la ou des décisions, mais ne donne pas d’autres instructions sur ce qu’ils peuvent dire aux militaires en ce qui concerne les autres options de recours ou les systèmes de soutien accessibles en cas de décision défavorable. Ce nouveau processus normalisé ne fournit pas non plus de justification claire des décisions ni d’information sur la personne que le coordinateur ou le militaire peut contacter pour obtenir de plus amples renseignements.
Pour obtenir plus d’informations sur les allocations et les prestations pour l’éducation des enfants, les militaires et les familles peuvent accéder au produit éducatif de notre bureau intitulé « L’ABC des affectations HORSCAN – Partie B – Vous avez reçu votre directive d’affectation » (https://www.canada.ca/fr/ombudsman-defense-nationale-forces/information-educative/militaires-fac/carriere/horscan/abc-affectations-horscan/vous-recu-daffectation.html).
Recommandation 10
Nous recommandons que d’ici janvier 2022, le ministère de la Défense nationale évalue les processus d’administration du programme HORSCAN, apporte les mises à jour requises et établisse un plan de révision périodique pour ceux-ci.
État de la mise en œuvre de recommandation 10 : partiellement mise en œuvre
Recommendation
En 2022, nous avons été informés que le SMA(RH-Civ) avait élaboré un plan d’action visant à examiner et à mettre à jour les processus d’administration du programme HORSCAN. Le SMA(RH-Civ) a lancé, en novembre 2021, la section sur le Programme du service extérieur sur le site intranet de l’Équipe de la Défense; elle n’est accessible que sur le réseau de la Défense (Programme service exterieur). Cette section comprend de l’information générale destinée aux fonctionnaires, par exemple, les politiques et directives pertinentes, une foire aux questions, les normes de service, les coordonnées concernant les demandes de renseignements ainsi que des ressources.
Le sous-ministre adjoint (Ressources humaines – Civils) (SMA RH-Civ) n’avait pas de mise à jour pour notre rapport des progrès du printemps de 2025. Le SMA (RH-Civ) a indiqué qu’un rapport de progrès sera fourni pour notre suivi de 2026.
Recommandation 12
Nous recommandons que d’ici janvier 2022, les Services de bien-être et maintien du moral des Forces canadiennes établissent un processus de présélection formel pour les employés parrainés du Personnel des Fonds non publics.
État de la mise en œuvre de recommandation 12 : mise en œuvre
Recommendation
En mars 2024, les SBMFC et les Services de santé des Forces canadiennes (Svc S FC) à Ottawa ont signé un ANS visant à établir un processus de présélection officiel pour les membres parrainés du PFNP FC. Ce processus comprend le recrutement, la présélection pour un emplacement donné, l’accueil et l’intégration, le soutien en poste et les considérations politiques (propre à l’emplacement) concernant le PFNP FC. Nous considérons que cette recommandation a été mise en œuvre compte tenu de l’exécution réussie de l’ANS et de la présélection obligatoire des membres du PFNP FC pour une affectation HORSCAN.
